Как составить архивный справочник

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева,
Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва
ПрофОбрИздат 2002. с.151

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини
Издательство НОРМА Москва, 1996. с.157-165

3. Справочник по делопроизводству,
архивному делу и основам работы на
компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва,
М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьёв гл. 8, с. 220-228

4. Справочник Основные правила работы
архивов организаций

Задание:

1. Определение описи. К каким документам
составляется опись? (Павл. гл.8, с 228)

2. Методика составления и оформления
годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения (Павл. гл.8.1)

а). время составления годового раздела;

б). порядок внесения заголовков дел в
годовой раздел;

в). литерные номера, нумерация заголовков;

г). итоговая запись, предисловие;

д). другие виды справочного аппарата;

е). визирование и режим хранения.

3. Методика оформления законченной описи
дел постоянного хранения (Павл. гл. 8.2,
с. 232)

4. Заполните форму годового раздела
сводной описи дел постоянного хранения
(с. 61, 50)

Форма титульного листа описи документов
постоянного хранения

(название государственного архива ²)

(название фонда)

Фонд № ____________________________

Опись №____________________________

(Название описи)

Крайние даты документов______________________________

___________________________________________

² Заполняется в государственном архиве

Форма титульного листа описи документов
постоянного хранения

(название государственного архива ²)

(название фонда)

Фонд № ____________________________

Опись №____________________________

(Название описи)

Крайние даты документов______________________________

___________________________________________

² Заполняется в государственном архиве

Практическая работа № 19 Документы внутреннего и централизованного государственного учёта в архивах

Литература:

1. Архивоведение Е.В.Алексеева,
Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова Москва
ПрофОбрИздат 2002. с.99-105

2. Архивоведение З.В.Крайская, Э.В.Челлини
Издательство НОРМА Москва, 1996. с.172-179

3. Справочник по делопроизводству,
архивному делу и основам работы на
компьютере. Л.В.Павлюк, Т.И. Киселёва,
М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьёв с. 220-228

4. Справочник Основные правила работы
архивов организаций

Задание:

1. Определение централизованного
государственного учёта документов;
основные принципы научного учёта
документов (Афанасьева 99)

2. Внутренние учётные документы; виды
внутренних учётных документов. (Афанасьева
101)

3. Документы централизованного
государственного учёта (виды) – Афанасьева
106

4. Как и для чего используются основные
учётные документы архива организации
(Павлюк гл. 9.1, с. 235-237)

5. Заполнить формы: список фондов с. 71;
опись ОЦД с. 69, опись страхового фонда
с.74

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

7.4. Архивные справочники

Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

7.4.1. Опись дел, документов (приложения N 30-30ж) – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

В архиве описи составляются на неописанные документы.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (см. п. 5.4.2.6), листа-заверителя (приложения N 6, 6а) и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

При составлении описи, ее усовершенствовании и переработке применяется дифференцированный подход, заключающийся в установлении очередности работы, отборе сведений, применении различной методики представления информации о видах и разновидностях документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к описи.

7.4.1.1. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

7.4.1.2. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета (см. п. 7.4.4).

7.4.1.3. Усовершенствование описи направлено на повышение ее информационного уровня и включает следующие виды работ: уточнение заголовков (без изменения систематизации единиц хранения, единиц учета), составление необходимого справочного аппарата к описи.

7.4.1.4. Переработка описи заключается в составлении новой описи взамен описи, не отвечающей требованиям поиска и учета документов. Переработка описи включает уточнение или составление заголовков единиц хранения, единиц учета, их пересистематизацию и составление необходимого справочного аппарата к описи.

7.4.2. Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.

При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, информация о которых будет включена в справочник, отборе сведений, применении различной методики представления информации о фонде, группе фондов (индивидуальная, групповая характеристики или включение информации о фонде в список неаннотируемых фондов), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. При подготовке межархивных справочников помимо этого осуществляется и выбор архивов, сведения о которых будут включены в данный путеводитель.

7.4.2.1. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.

Содержание характеристик зависит от объекта описания.

7.4.2.2. Схема построения путеводителя определяется его целевым назначением (видом) с учетом состава фондов (профиля) архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем.

В путеводителях и кратких справочниках по фондам (кроме тематических) может применяться схема, по которой информация о фондах архива (архивов) делится на три раздела: о фондах досоветского периода, во втором – советского периода, в третьем – постсоветского периода. Подразделы схемы строятся в исторической и логической последовательности.

7.4.2.3. Путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объема фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них.

Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) выступает фонд.

Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования.

7.4.2.4. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

Характеристика документов фонда (фондов), части фонда (фондов) тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда, номера фонда, крайних дат документов фонда, номера описи (описей), содержащих документы по теме, указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата к фонду (фондам), аннотации документов и библиография по теме.

Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, а также об условиях доступа и использования.

7.4.2.5. Краткий справочник по фондам архива (архивов) – вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов: включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях; рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.

Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из: названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.

Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, а также об условиях доступа и использования; библиографией.

7.4.2.6. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие.

7.4.2.7. Путеводитель по архивам – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивов.

Он может включать информацию об архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, архивных фондов отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или другое хранилище документов Архивного фонда Российской Федерации.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из: названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), справочных данных по видам документации, исторической справки и аннотации.

Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией по архиву.

7.4.2.8. Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю может составляться общая библиография.

Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. См. также подраздел 7.6.

7.4.3. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материальнотехнические возможности архива.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

7.4.3.1. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

7.4.3.2. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в том случае, если группировка информации в нем отличается от группировки разделов систематического каталога.

7.4.3.3. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее – по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.

7.4.3.4. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований.

7.4.3.5. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Далее систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой классификации может быть также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

7.4.3.6. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.

Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.

7.4.3.7. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

В архиве она может проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.

7.4.3.8. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, номер фонда, название фонда, номера описи, единицы хранения, единицы учета, листов, язык документа, способ воспроизведения; для карточного каталога – также фамилия составителя и дата составления описательной статьи.

7.4.3.9. Для установления связи между разделами каталога или раз делов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы “рубрика” и “подрубрика” заполняются в обычном порядке, а в графе “содержание” указывается: “см. также …”, даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.

7.4.3.10. Ведение каталога – комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работ по каталогизации и использованию каталогов.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Индексирование – выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В предметном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту.

Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

7.4.4. Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какомулибо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

7.4.4.1. Указатели к единицам хранения одного фонда или нескольких описей одного фонда составляются в том случае, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей и часто используется.

Указатели к единицам хранения нескольких фондов или описей нескольких фондов одного архива составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли.

Такие же указатели могут быть межархивными.

7.4.4.2. Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов одного архива или нескольких архивов.

7.4.4.3. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик); сложной (имеет одну подрубрику или определение понятия).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают: порядковые номера единиц хранения, указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения;

указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов;

указателя к документам нескольких архивов – и названиями архивов.

7.4.4.4. Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик и подрубрик в нем приводятся в именительном падеже.

7.4.4.5. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и/или их структурных частей, названия отраслей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.

Именной указатель включает фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища, клички), биографические справки.

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии). Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, ва, ле, де и др. приводятся после фамилии и инициалов.

Именной указатель строится по алфавиту фамилий.

Географический указатель включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и др. географических понятий.

Современные названия географических понятий указываются сначала, а в скобках даются их старые названия, кроме того, старые названия вносятся в алфавитном порядке со ссылкой на новое название. Географические названия, представляющие собой сложные понятия, даются без инверсии, по первому слову.

Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

7.4.4.6. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов, или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

7.4.4.7. В указателе применяется система общих (“см.”) и частных (“см. также”) отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

7.4.4.8. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

7.4.5. Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме.

7.4.5.1. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

7.4.5.2. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

7.4.5.3. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

7.4.5.4. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

7.4.5.5. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметнотематический, географический, хронологический и другие признаки.

Структурная схема применяется в обзоре фонда организации с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Название структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов обзора.

Отраслевая (функциональная) схема в обзоре фонда применяется, когда фондообразователь не имеет четко выраженной функциональной структуры или когда его структура часто менялась.

В тематическом обзоре отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы организаций, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Построение обзора по предметно-тематической схеме предусматривает расположение сведений о документах по тематическим группам.

Хронологическая схема применяется в случаях, когда необходимо охарактеризовать отдельные периоды в деятельности организаций, или отразить последовательность происходивших исторических событий.

При построении межархивного тематического обзора информация в отдельных случаях может быть систематизирована по местам хранения документов, т.е. по алфавиту архивов.

Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

7.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

7.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

7.1.3. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

7.1.4. Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

7.1.5. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

7.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

7.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

7.1.8. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

7.1.9. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

7.1.10. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

Глава 5

ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

Архивы хранят ретроспективную документную информацию. Документы Архивного фонда РФ как источник информации содержат первичную документную информацию. Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается с помощью методов анализа и синтеза переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную форму. Документная информация о составе, содержании, поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической обработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией.

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат архива (НСА). НСА архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения.
5.1.Описание архивных документов

Описание архивных документов – процесс создание вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов. Целью описания документов является создание информации об архивных документах для дальнейшего многоаспектного использования. В описание входят сведения о составе и содержании архивных документов, их физико-химическом состоянии, условиях доступа, а также их поисковые данные.

Описание документов архива осуществляется на трех уровнях: фонд, единица хранения (дело), документ. В зависимости от уровня единицей описания является фонд, дело, документ. Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов.

Элементы описания:

– информация по идентификации единицы описания (наименование единицы описания, ее справочные и поисковые данные, объем единицы описания, вид документации, крайние даты документов, носитель информации, внешние особенности для уникальных документов);

– информация по истории образования и хранения единицы описания (история фондообразователя, история фонда, состав и содержание единицы описания – аннотация);

– условия доступа и использования единицы описания (условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документов, физические характеристики, влияющие на возможность использования, наличие фонда пользования, состав НСА к единице описания, степень полноты, способ воспроизведения, внешние и другие особенности);

– дополнительная информация (местонахождение оригиналов, наличие и местонахождение копий, документы, тематически и/или по происхождению связанные с единицей описания, библиография).

Каждый уровень описания требует определенного набора перечисленных элементов.

Описание на уровне дела (единицы хранения) состоит из следующих элементов: названия фондообразователя; названия структурной части фондообразователя; заголовка дела, аннотации, справочных данных. Если у фондообразователя была вышестоящая организация, то указывается ее название.

Заголовок дела включает:

– название вида дела или разновидности документов;

– название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от кого получены документы (адресат, корреспондент);

– вопрос или предмет, факт, событие и т.п., к которому относится содержание документов дела;

– место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента;

– даты, к которым относятся документы дела или указанные в них события.

Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, языке документа.

Аннотация содержит краткую характеристику отдельных документов или группы документов дела. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, а также документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку, имеющие справочное значение, содержащие сведения по личному составу и др.

Аннотация пишется после заголовка дела с красной строки. Она составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа, или как краткое изложение части документа.

Справочные данные включают:

– учетный номер по описи;

– крайние даты документов (дата создания документа);

– место создания документов;

– носитель информации;

– копийность (экземплярность);

– поисковые данные (архивный шифр);

– условия доступа и использования.

(См. прил. 15)

Пример описания дела:

Министерство строительства предприятий тяжелой индустрии СССР

Главприволжстрой

Трест «Сталинградтракторострой»

Плановый отдел

Арх. № 31

Полугодовые справки треста о выполнении плана работ и сдаче объектов в эксплуатацию за 1946 г.

Начато 1 января 1946 г.

Окончено 31 декабря 1946 г.

На 229 листах

Хранить постоянно

Государственный архив

Волгоградской области

Ф. Р-4535. Оп.2. Д.31.
Пример описания аннотированного дела:
Фроловский городской Совет депутатов трудящихся

Президиум

Арх. № 143

Протоколы № 1-24 заседаний президиума городского Совета депутатов трудящихся за 1951 г.

Протокол собрания членов черкасовских бригад за 20 апреля 1951 г. Л. 27-29.
Начато 13 января 1951 г.

Окончено 30 декабря 1951 г.

На 56 листах

Хранить постоянно

Государственный архив

Волгоградской области

Ф. Р-1234. Оп.1. Д.143.

1. Система научно-справочного аппарата к документам архива

Система научно-справочного аппарата к документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и баз данных о составе и содержание архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Архивные справочники делятся на типы, определяемые их целевым назначением: архивная опись, архивный каталог, путеводитель, обзор, указатель, база данных. Каждый из этих типов имеет виды и разновидности. Система НСА должна обеспечивать многоаспектный поиск информации на всех уровнях организации документов государственных архивов и реализовывать преемственность учетно-справочного аппарата архивов организаций и НСА государственных и муниципальных архивов. Преемственность НСА ведомственных, муниципальных и государственных архивов основывается на единстве требований и принципов построения.

При создании и совершенствовании НСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе определенной методики составления и усовершенствования описаний, в определении набора элементов описаний, состава и наполнения справочного аппарата, установлении очередности работ над фондами в зависимости от их информационной значимости, характера документов, практических потребностей. К фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, открывающим широкие возможности использования, формируется развернутая система НСА, которая должна обеспечивать быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска.

К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, система НСА может быть более простой по структуре и содержанию. Для фондов, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер частного дополнения к многоаспектным фондам, может быть сформирована минимальная система НСА.

Архивные описи

Архивная опись (опись дел и документов) – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и учета. Описи составляются в делопроизводстве и в архиве организации. В случае поступления в государственный или муниципальный архив неописанных документов, в них также составляются описи. Опись является базовым архивным справочником, так как она служит основой для создания других справочников системы НСА архива – путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. В связи с этим опись должна быть качественно составлена.

Опись одновременно является внутрифондовым первичным учетным документом и внутрифондовым справочником по составу и содержанию единиц хранения. Осуществляя функцию учета, опись фиксирует каждую единицу хранения и всю совокупность единиц хранения в целом. С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи. В качестве справочника по составу и содержанию единицы хранения опись рассчитана на информирование на уровне единицы хранения. Опись содержит вторичную информацию, которая должна в полной мере соответствовать первичной документной информации, заключенной в единице хранения.

Во всех архивах принята единая форма описи с графлением. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Опись – это перечень описательных статей, расположенных в порядке их нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Описательная статья описи – это набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения. К обязательным реквизитам относятся: порядковый номер, заголовок единицы хранения, крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год), количество листов в единице хранения. К дополнительным реквизитам относятся: делопроизводственный индекс, указание на подлинность или копийность документов, способ воспроизведения документов, степень полноты документов, внешние особенности, аннотация документов единицы хранения.

Порядковый номер единице хранения присваивают в соответствии со схемой систематизации документов внутри фонда. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Заголовок единицы хранения – основной элемент описания единицы хранения. Он должен быть унифицирован в соответствии с правилами работы архивов и строго соответствовать заголовку дела на обложке. Так, заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать: наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); адресата или корреспондента; вопрос или предмет, событие, факт, к которым относится содержание единицы хранения; даты событий. Например:

Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управлениями культуры о работе местных отделений Всероссийского общества охраны памятников истории и культуры за 1990 г.

Протоколы, постановления, приказы описываются с указанием их крайних номеров. Например:

Приказы № 1-95 генерального директора научно-производственного объединения по основной деятельности за 1995 г.

Если в единице хранения более трех видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие «документы», а в конце заголовка в скобках перечислить основные (3-4) разновидности документов. Например:

Документы о работе избирательной комиссии по выборам в областную думу за 2004 г. (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, информационные справки).

Если единица хранения состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок, а затем, при необходимости, уточняется содержание каждого тома. Например:

Статистические сведения о развитии экономики Волгоградской области за 1987 г. Т.1. Промышленность.

Статистические сведения о развитии экономики Волгоградской области за 1987 г. Т.2. Сельское хозяйство.

Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в заголовке может употребляться понятие «дело». Например:

Дело о финансировании строительства торгово-развлекательного комплекса. 2001-2003 гг.

Обычно это понятие употребляется при описании судебных, следственных, личных дел.

Крайние даты документов единицы хранения – это даты составления (регистрации) самого раннего и самого позднего (последнего) документа дела. В том случае, если даты определены приблизительно, то они заключаются в квадратные скобки. Например: [Не ранее 1985 г.].

Количество листов в деле проставляется на основании листа-заверителя единицы хранения.

Итоговая запись к описи закрепляет количество числящихся в ней единиц хранения, регистрирует все особенности учета (литерные, пропущенные номера), отражает все изменения в количестве единиц хранения, произведенные на основании соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. В итоговой записи указывается количество дел данной описи цифрами и прописью, первый и последний номера дел. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления. После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений.

В листе-заверителе описи указывается количество пронумерованных листов описи, в том числе литерных, а также пропущенные номера (см. прил.8).

Справочный аппарат к описи. Опись снабжают справочным аппаратом, в который входят: титульный лист, оглавление (содержание), если опись имеет разделы, предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (при необходимости), указатели.

Титульный лист описи включает: название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, содержащихся в описи (см. прил.1,3).

Обязательным элементом предисловия к описи является историческая справка к фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и фонда. В историю фондообразователя необходимо включить:

– характеристику исторических условий возникновения организации;

– название организации-предшественника;

– даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы;

– название организации-преемника;

– задачи и функции организации и их изменения;

– масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

– место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, социально-культурной жизни страны и региона;

– изменения в подчиненности организации;

– структуру организации и ее изменения.

Второй раздел исторической справки – история фонда – включает следующие сведения:

– дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

– изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты и т.д.);

– степень сохранности документов;

– особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

– сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в других фондах или архивах, и местах их хранения;

– сведения о наличии в фонде документов других организаций;

– состав НСА к фонду.

Третий раздел исторической справки включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Историческая справка может быть дополнена библиографией – списком опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

К описи могут составляться указатели общие (предметные, именные, географические, хронологические) или специальные (указатель учреждений, улиц, периодических изданий и др.). Указатели составляются для облегчения и ускорения поиска необходимой информации, а также с целью лучшей ориентации в составе и содержании единиц хранения.

Переводная таблица шифров составляется при переработке описи в случае изменения номеров дел, то есть при их перешифровке.

При составлении справочного аппарата к описи применяется дифференцированный подход: к фондам, содержащим многоаспектную информацию, особо ценные и уникальные документы, имеющим широкие возможности использования, создаются описи, снабженные указателями различных видов, с подробными предисловиями, содержащими развернутые сведения по истории фондообразователя и фонда.
Архивные каталоги

Архивный каталог – это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по признакам, расположенным в соответствии со схемой классификации документной информации, принятой для данного каталога. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов в архиве.

Каталоги подразделяются на систематические; тематические и их разновидности (каталог по истории государственных учреждений, каталог по истории административно-территориального деления); предметные и их разновидности (именной, географический). Они могут быть внутриархивными и межархивными.

В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности.

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Так, в каталоге по истории государственных учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, далее – по типам учреждений в алфавитном порядке (банки, заводы, общества, товарищества, управления), внутри типов – по алфавиту наименований организаций. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований.

В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц, а затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

Каталогизацией архивных документов называется совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы каталогизации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, оформление и ведение каталогов.

Отобранные для каталогизации фонды и документы описывают на каталожных карточках (см. прил.16). Обязательными реквизитами каталожной карточки являются: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, поисковые данные (номер фонда, название фонда, номера описи, дела, листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки. Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

При каталогизации для каждой характерной группы документов фонда выбирают наиболее рациональные приемы описания: подокументный, поединичный, групповой. На каталожной карточке могут быть описаны:

– при подокументном описании – отдельный документ из дела, посвященный одному вопросу, при условии, что остальные документы этого дела касаются других вопросов, либо часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов (например, отчет, протокол);

– при поединичном описании – дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;

– при групповом описании – группа документов одного дела по одному вопросу, предмету, группа однородных дел одной описи.
Обзоры документов

Обзор – архивный справочник, включающий в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Обзор фонда описывает документы одного фонда. Тематический обзор описывает документы фонда (фондов) одного архива или фондов нескольких архивов по одной теме. Обзор состоит из краткой истории фондообразователя, характеристик документов и справочного аппарата. В характеристику документов входят аннотация документов (индивидуальная или групповая) с указанием разновидности документов, их автора, краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок, подлинности, поисковых данных. При составлении аннотации документов дается их источниковедческий анализ, цитирование, показывается степень полноты и подробности содержащихся в документах сведений о конкретных фактах и событиях, может отмечаться, в каком фонде (архиве) имеются дополнительные сведения.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, приложений, указателей; для тематических обзоров добавляется список фондов, информация о которых включена в обзор. В необходимых случаях включается библиография по теме обзора.

Обзор может быть построен по структурному, отраслевому, тематическому или хронологическому признаку. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной, устойчивой структурой. Названия структурных частей в этом случае выступают в качестве разделов характеристики документов.

Отраслевая схема в обзорах применяется, когда фондообразователь не имеет структуры, структурные части не четко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто менялась.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности организаций или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.

Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

Путеводители и краткие справочники по фондам

Путеводитель – это архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде. Путеводители могут быть: архивные, межархивные, путеводители по фондам, тематические путеводители, краткие справочники по фондам. Путеводитель состоит из характеристик фондов (документов) и справочного аппарата. Характеристики фондов (документов) составляются на основе элементов описания и в зависимости от объектов описания (архив, группа фондов, фонд, часть фонда, документы).

Путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками. Объектом описания в путеводителе по фондам архива выступает фонд. В путеводителе по фондам применяется схема, по которой информация о фондах, как правило, делится на два раздела: в первом помещают сведения о фондах до 1917 г., во втором – после 1917 г. Подразделы строятся по отраслевому признаку в исторической и логической последовательности.

Характеристика фонда в путеводителе по фондам архива состоит из следующих элементов описания: последнее название фонда; все переименования организации-фондообразователя с крайними датами существования под каждым переименованием, начиная с самого раннего; справочные данные о фонде; историческая справка; аннотация; библиография по фонду; дополнительные данные по фонду (см. прил. 21).

Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу и микрофильмированных дел в фонде, ограничении в использовании, сведениями о том, были ли материалы раньше закрыты и по какой причине.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) – вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них. Он дает общую информацию о фондовом составе архива. В кратком справочнике по фондам описание ведется на уровне архивного фонда. Аннотация документов в кратком справочнике либо отсутствует (неаннотированный справочник), либо дается в обобщенной, сжатой форме (аннотированный справочник).

В неаннотированном кратком справочнике характеристика фонда состоит из названия фонда, номера фонда, объемных характеристик фонда, крайних дат документов фонда. В аннотированном кратком справочнике в характеристику включается также краткая аннотация состава и содержания документов фонда.

Путеводитель должен иметь справочный аппарат, в который входят: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

В настоящее время путеводители многих федеральных и региональных архивов доступны пользователям в сети Интернет на архивных сайтах.
Архивные указатели

Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (содержат только предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями).

Основными видами указателей являются хронологический и предметный (его разновидности – тематический, именной, географический). По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. Рубрика может иметь подрубрики или определение понятия. Предметный указатель включает понятия, расположенные в алфавитном порядке. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов, расположенных в хронологическом порядке.

В указателе применяется система общих («см.») и частных («см. также») отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива

Автоматизированный (электронный) НСА архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Электронный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и в виде автономных баз данных (БД). Информационное наполнение системы электронного НСА составляют описания документов на уровне фонда, единицы хранения, документа, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью электронного НСА являются полнотекстовые БД, содержащие цифровые копии документов.

Обязательным элементом описания для всех уровней в БД автоматизированного НСА архива являются ключевые слова – термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения, документа). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения и помещаются в специальные файлы ключевых слов.

Результат поиска представляется в электронном или печатном виде. Базы данных архива должны быть совместимы с автоматизированным Центральным фондовым каталогом Росархива. Это обеспечивается наличием в структуре БД архива обязательных реквизитов и представлением информации по этим реквизитам в ЦФК в электронном формате.

Автоматизированный НСА реализует все функции традиционной системы научно-справочного аппарата архива. Но при этом он представляет, более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов и получения его результатов, в том числе в удаленном режиме. В настоящее время процесс создания электронного НСА в архивах идет в трех направлениях:

1. Создание автоматизированных справочников на основе традиционных – в электронный формат переводятся каталоги, описи, указатели, картотеки и др.
2. Создание справочников изначально в электронной форме и предназначенных для функционирования именно в этой форме – базы данных.
3. Создание баз данных двойного назначения – выполняющих функции электронного справочника и одновременно служащих полной информационной и технологической основой для подготовки справочника к изданию (пример – программный комплекс «Архивный фонд»).

Остановимся подробнее на этих направлениях. Электронные аналоги имеют ряд преимуществ по сравнению с традиционными справочниками. Они позволяют вести поиск не по заданной схеме систематизации, а по всей информации. Электронный аналог легче дополнять и корректировать, создавать на его основе перечни найденных документов, как в электронной, так и в печатной форме. В последнее время в архивах идет активная оцифровка описей, других архивных справочников и представление их пользователям через Интернет.

Архивы страны активно создают тематические базы данных, позволяющие оперативно отвечать на запросы граждан и организаций. Эти БД представляют собой электронные картотеки решений органов государственной власти разных уровней, списки домовладений, земельные кадастры, хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей, метрические книги; создано много БД, содержащих сведения о награжденных, лицах, подвергшихся необоснованным репрессиям – раскулаченным, спецпереселенцам и т.п.

Самым большим по объему, универсальности и распространению электронным ресурсом архивов в настоящее время является программный комплекс «Архивный фонд». Мы уже говорили о нем в разделе, посвященном учету архивных документов. Действительно, он представляет собой элемент централизованного государственного учета. Но так как в «Архивный фонд» вводятся описания на четырех уровнях (фонд, опись, единица хранения, документ), эта БД может использоваться непосредственно как НСА для поиска документов, автоматического формирования справочников, размещения информации в Интернете. При правильном заполнении необходимых полей можно в течение нескольких минут получить исходный текст любого справочника вместе с его внутренним справочным аппаратом.

В современных архивах России увеличение общего объема электронных справочных ресурсов опережает рост традиционного НСА.
Тенденции и перспективы развития НСА в архивах России

В настоящее время система НСА по типовому составу завершена: сложились основные типы и виды архивных справочников – опись, обзор, каталог, указатель, путеводитель, база данных.

Основной и базовый справочник системы НСА – архивная опись. Уже в 2000 г. из общего количества единиц хранения, находящихся в государственных архивах России, было внесено в описи 97,3 %. Таким образом, можно говорить о том, что практически все документы Архивного фонда РФ описаны. Среди неописанных документов основную массу составляют документы ликвидированных организаций и документы личного происхождения. В архивах продолжается работа по усовершенствованию оцифровке описей.

Каталоги и обзоры в традиционной форме многими архивистами не признаются перспективными справочниками из-за их низкой результативности как информационной системы. К тому же они требуют больших трудозатрат на создание и пополнение, а используются недостаточно. Увеличение числа запросов в архивы, первостепенные задачи использования побудили архивистов к созданию различных внутрифондовых и межфондовых указателей.

Путеводители продолжают оставаться востребованными справочниками. Они также являются самыми распространенными среди опубликованных справочников.

Создание и развитие системы НСА в архивах в 1990 – 2000-е гг. происходило под влиянием следующих факторов:

– возросший интерес общества к истории страны и архивным документам;

– поступление в государственные и муниципальные архивы документов ликвидированных организаций, прежде всего, по личному составу;

– появление новых категорий запросов (генеалогических; о праве владения недвижимым имуществом, праве собственности; запросов, связанных с реализацией федеральных законов «О ветеранах», «О реабилитации жертв политических репрессий» и др.);

– необходимость создания полноценного НСА бывших партийных архивов;

– развитие информационных технологий.

Все эти обстоятельства поставили перед архивами задачу оперативной разработки адекватных поисковых средств к наиболее востребованным документальным комплексам. Некоторые архивы сделали в этом направлении очень много. Были созданы межархивные справочники о документах по личному составу, базы данных, указатели, каталоги, перечни к фондам судебно-следственных и фильтрационно-проверочных дел, справочники по генеалогической информации, административно-территориальному делению и др.

На предстоящие годы актуальными задачами архивных учреждений остаются обеспечение всех архивов, в том числе бывших партийных, путеводителями, обновление и углубление информации о составе и содержании фондов путем переработки ранее изданных путеводителей на более высоком уровне, подготовка оперативной информации о новых поступлениях, расширение видового состава справочно-информационных изданий. К числу перспективных задач относятся также:

– создание межархивных справочников о документах по личному составу, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах;

– создание справочников по правоустанавливающей информации (во многих регионах эта задача реализуется путем создания баз данных по решениям советских и партийных органов, органов власти и местного самоуправления);

– создание справочников к документам, активно использующимся при исполнении архивами социально-правовых, биографических и генеалогических запросов граждан.

Перспективы развития и совершенствования НСА связаны с активным и разнообразным использованием в этой области информационных технологий. В перспективе ядром НСА архива будет электронная система, содержащая иерархические организованные описания на пяти уровнях: фонд, опись, единица хранения, документ, текст (изображение). Первые три уровня – это все типы справочников, имеющиеся в архиве. Уровни документа и текста будут заполняться постепенно в ходе подготовки справочных и информационных продуктов, документальных публикаций и т.п. На каждом из верхних четырех уровней по каждому объекту описания вводится полный набор элементов описания. Система может формировать тексты любых справочников (путеводителей, тематических перечней и др.) для их публикации на любых видах носителей.

В такой системе традиционный справочник на бумажном носителе является одномоментной проекцией части электронной системы. Традиционные справочники могут быть и впредь востребованы, исходя из привычек, индивидуальных предпочтений и особенностей восприятия информации пользователями.
Вопросы для повторения

1. Определение понятий: первичная и вторичная документная информация, описание архивных документов, архивный справочник, система НСА архива. Дифференцированный подход к разработке архивных справочников.
2. Описание единиц хранения: понятие, характеристики элементов информации.
3. Архивные описи: назначение, место в системе НСА, состав и порядок составления.
4. Каталоги архива. Методика описания документов при каталогизации.
5. Обзоры документов. Указатели.
6. Путеводители и краткие справочники по фондам.
7. Электронный НСА: направления и перспективы развития.

Рекомендуемая литература

1. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов СССР /Главархив СССР, ВНИИДАД. – М., 1981.
2. Алексеева Е.В. Описание документов и дел – основа создания системы НСА архива организации / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. – 2004. – № 1. – С. 88-94.
3. Алексеева Е.В. Опись – важнейший архивный справочник. (История и методика составления) / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. – 2004. – № 2. – С. 98-101.
4. Алексеева Е.В. Справочно-поисковые средства к архивным документам: Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации // Делопроизводство. -2009. – №1.- С.97-105.
5. Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе // Отечественные архивы. – 2008. – №4. – С.24-30.
6. Савин В.А. Архивные электронные информационные ресурсы Архивного фонда РФ: идентификация и классификация // Отечественные архивы. – 2008. – №4. – С.31-37.
7. Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов: Материалы Всеросс. Науч.-практ. Конф., 22-23 апр. 2003 г. – М., 2003.
8. Шалатонова П. Историческая справка об организации для архива // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 8. –С.84-91.

 
Каталоги специфической документации

Государственные архивы с общей документацией, как правило, имеют в своем составе некоторое количество специфической по форме документации. К ней относится документы на небумажной основе, а также документальные материалы в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут представлять значительный научный интерес, поэтому целесообразно, чтобы сведения о подробной документации нашли отражение в системе каталогов госархива. Информация о таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования возможно создание самостоятельных каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно – практическим использованием.

Принципы организации каталогов специфической документации различны. Они могут организовываться в соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы – по алфавиту названий произведений или имен авторов.

 
Фондовый каталог

Элементом системы каталогов можно считать также фондовый каталог. Его основная функция – централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами – создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.

 
Делопроизводственные картотеки в системе каталогов

В системе каталогов документальных материалов государственных архивов со временем могут занять место отдельные элементы учетно-информационного аппарата учреждений.

В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего внимания в этом смысле заслуживают картотеки учета нормативных актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения в сближении учетно-информационного аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства.

 
Взаимосвязь элементов системы каталогов

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связи между ними – организация взаимодействия элементов системы. Взаимосвязь элементов осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой.

---

 

2. Методика дифференцированного отбора сведений для описания при каталогизации

 
Сущность дифференцированного подхода при каталогизации

Различная степень информационной значимости архивных фондов вызывает необходимость выработки дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при создании всех элементов системы научно-справочного аппарата государственного архива. Установление принадлежности фондов к определенным категориям – один из начальных этапов работы по созданию и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата к документальным материалам архива, в том числе и работы по созданию системы каталогов. /8/

Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе и применении комплекса наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов разных категорий. При этом имеется в виду установление очередности выбора архивных фондов для каталогизации, определение характера отбора единиц хранения, документов и сведений из них, применение различных приемов подачи информации о документальных материалах.

Практическое осуществление дифференцированного подхода будет зависеть от категории фонда, информационной значимости структурного подразделения данного фонда, разновидности документальных материалов, непосредственно связанной с их содержанием и им обусловленной, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, в том числе вида каталога (систематический, именной, географический и т.д.).

 
Выбор архивных фондов

В системе каталогов данного архива должны быть, в конечном итоге, сосредоточены сведения о содержании всех его фондов. Это положение не означает, что в каталоги войдут сведения о каждом единичном документе или единице хранения каждого фонда. Оно означает, что сведения о содержании всех фондов войдут в систему каталогов с разной степенью обобщения информации о материалах – от каталожной карточки, составленной на вопрос, отраженный в части документа, до отсылочной карточки к фонду в целом. Поэтому практически задача выбора фондов заключается в определении очередности их каталогизации и решении вопроса, с какой степенью обобщения войдут сведения о данном фонде в каталог. Каждый архив определяет эту очередность с точки зрения целесообразности каталогизации документальных материалов фондов той или иной категории в данное или последующее время. Как правило, в первую очередь каталогизации подвергаются фонды первой категории. Однако при определении очередности каталогизации тех или иных фондов должны учитываться такие поправочные коэффициенты, как: комплексность разработки фондов, интенсивность и перспективы использования документов, состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов, направленность работы архива, степень сохранности документальных материалов данного фонда.

1. Комплексность разработки фондов. Наряду с фондами первой категории первоочередной разработке могут подвергнуться фонды второй и даже третьей категорий, документальные материалы которых связаны между собой временем происхождения, масштабом деятельности и т.д., то есть они составляют в совокупности определенный комплекс. Комплексность разработки фондов дает возможность всесторонне изучить историю и документальные материалы учреждений-авторов за данный период, проследить их взаимосвязь, обратить внимание на дублетность документов и широко применить групповое описание документальных материалов на каталожных карточках.

Одновременной каталогизации могут быть подвергнуты комплексы фондов в рамках существования определенной территориальной единицы. Например, фонды областного архива за советский период делятся на губернский, окружной и областной комплексы. Вначале каталогизируются документальные материалы фондов советских учреждений, организаций и предприятий, действовавших на данной территории в период существования там губернии; после завершения работы над ними переходят к каталогизации документальных материалов периода существования округа, а затем – области. Недостатком такого решения вопроса является то, что каталогизация документальных материалов на продолжительное время ограничивается лишь определенными хронологическими рамками.

В некоторых случаях (особенно для союзных и республиканских центральных государственных архивов) более целесообразно проведение последовательной каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования, независимо от изменения административно-территориального деления. Например, проведение каталогизации фондов органов государственной власти и управления, или органов планирования, или органов культуры и т.д. за весь период их деятельности.

2. Интенсивность и перспективы использования документальных материалов. Из фондов первой категории, намеченных к каталогизации, первоочередной разработке подлежат те, которые наиболее широко и часто используются. Учитывая интенсивность использования документальных материалов, архив может включить для каталогизации в первую очередь и фонд второй категории.

3. Состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов. Прежде всего учитывается взаимосвязь и взаимодополняемость основных элементов этой системы – каталогов и описей (при этом учитывается качество описей, степень отражения в них содержания документальных материалов). Кроме того, наличие в системе каталогов географического и именного каталогов также окажет влияние на очередность разработки фондов, документальные материалы которых содержат соответствующую информацию. Насыщенность документальных материалов фонда сведениями для включения в имеющийся в архиве именной каталог, может послужить одной из причин первоочередности его разработки.

4. Направленность работы архива. В результате работы архива по использованию и публикации, научно-технической обработке, если она проводится на карточках, может образоваться массив карточек, содержащих сведения о фондах как первой, так и второй категорий. После редактирования эти карточки включаются в каталог.

5. Степень сохранности документальных материалов данного фонда. Если документальные материалы фонда первой категории сохранились неполностью, в список фондов для первоочередной разработки, помимо этого фонда, могут быть включены фонды учреждений его системы, относящиеся ко второй и даже третьей категории. Как правило, эти документальные материалы являются необходимым дополнением для освещения деятельности основного учреждения.

Таким образом, решение проблемы выбора фондов для каталогизации определяется категорией данного фонда – принадлежность фонда к той или иной категории влияет на очередность его каталогизации с учетом вышеперечисленных поправочных коэффициентов.

 
Выбор структурных частей фонда

В фонде, намеченном к каталогизации, не все структурные части будут каталогизироваться в обязательном порядке и не все подвергнутся каталогизации одновременно. Как правило, материалы основных структурных подразделений учреждения содержат многообразную информацию о деятельности самого учреждения и учреждений его системы и требуют первоочередной и детальной разработки (имеется в виду полистный просмотр и наибольшая вероятность подокументной разработки). Информация, содержащаяся в материалах других структурных частей, чаще всего детализирует документную информацию основных отделов или представляет интерес как конкретная информация по определенному участку работы учреждения. Поэтому каталогизация материалов этих структурных частей проводится во вторую очередь, с большей степенью обобщения сведений об их содержании, или они вообще исключается из плана каталогизации.

Документальные материалы структурных частей большинства фондов первой и второй категорий в зависимости от значения и места их фондообразователей в общей структуре учреждения можно разделить на четыре группы:

• материалы общих отделов (коллегий, президиумов, канцелярий, секретариатов, организационно-инструкторских отделов), отражающие общее руководство деятельностью самого учреждения в целом и учреждений его системы;

• материалы отраслевых отделов, отражающие конкретные направления производственной деятельности фондообразователя;

• материалы функциональных отделов (планово-экономический, отдел труда, зарплаты и кадров, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжение, сбыта и т.д.), отражающие выполнение определенных функций в сфере обеспечения целевой деятельности фондообразователя;

• материалы подразделений, отражающие выполнение подсобно-вспомогательных функций.

Основное внимание при выборе для каталогизации структурных частей фондов должно быть обращено на полноту отражения в их документальных материалах основной, целевой деятельности фондообразователя и учреждений его системы.

Документальные материалы общих отделов наиболее полно и всесторонне освещают основную целевую деятельность учреждения. Их конкретное содержание в описи, как правило, не показано. Кроме того, в материалах этой группы много итоговой документации обобщающего характера, отражающей производственную деятельность учреждения (доклады, отчеты). Поэтому они подвергаются первоочередной и детальной разработке в обязательном порядке.

Содержание документальных материалов функциональных и отраслевых отделов, во-первых, частично поглощается в документальных материалах общих отделов; во-вторых, оно показано в описи конкретнее, чем содержание документальных материалов общих отделов. Поэтому эти материалы каталогизируются только после разработки документов общих отделов и с большей степенью обобщения сведений об их содержании (от каталожной карточки, составленной на отдельную единицу хранения, до отсылочной карточки к описи). /9/

Документальные материалы структурных частей, несущих вспомогательные функции, возможно из плана каталогизации исключить. При этом следует иметь в виду, что в зависимости от периода времени возникновения документов, от исторической обстановки, в которой они появились, каталогизации могут быть подвергнуты и документальные материалы вспомогательных структурных частей.

 
Отбор единиц хранения и документов

Отбор единиц хранения следующим этапом работы по каталогизации. При отборе единиц хранения и документов для описания на каталожных карточках следует руководствоваться тем же принципом, что и при выборе структурных частей фонда – прежде всего учитывать целевую направленность документальных материалов и степень отражения в них основной деятельности учреждения. Имея четкое представление о функциях учреждения, можно заранее наметить ориентировочные комплексы документов, содержание которых будет отражать существенные и вспомогательные стороны работы, т.е. основную и вспомогательную документацию. К основной относится документация, определяемая целевым назначением учреждения, полученная извне или созданная в самом учреждении. Она содержит сведения о характере, направлении, итогах деятельности самого учреждения и связанных с ним учреждений. К ним относятся, например, нормативные документы органа управления, без которых это учреждение не может выполнить своих главных функций. К вспомогательной относится документация, содержащая сведения справочного характера, дополняющая основу. Единицы хранения, содержащие сведения по основной деятельности учреждения-автора и учреждений его системы, соответствующие его основным функциям, подвергаются каталогизации в первую очередь.

При оценке содержания единиц хранения и документов для каталогизации следует учитывать также виды и разновидности документальных материалов. Каждый вид и разновидность предназначены для документирования определенных сторон деятельности учреждения и несет свойственную ему функциональную нагрузку. Важнейшими видами документов, посредством которых, например, осуществляется руководство, являются законы, указы, постановления, решения, приказы и т.д. Следовательно, с видом и разновидностью документа связывается наличие в них определенной информации, что дает возможность использовать разновидность документа в качестве своеобразной оценки его содержания, а, значит, и как дополнительный фактор при отборе. Предпочтение отдается тем видам и разновидностям, которые документируют наиболее существенные стороны деятельности учреждений.

Таким образом, при отборе единиц хранения и документов для каталогизации необходимо тщательное изучение функций учреждения, функций видов документов, целей, преследуемых при их создании, и степени информативности каждого документа. Учитывается также степень отражения содержания единиц хранения в описи.

Единицы хранения, состоящие их таких документов, как протоколы, постановления, решения, распоряжения, указы, циркулярные письма, отложившиеся в результате деятельности самого учреждения-фондообразователя, содержание которых отражает выполнение учреждением и его системой основных функций и в описи не показано, должны быть обязательно подвергнуты каталогизации и, как правило, в первую очередь. Возможен такой вариант, когда первоочередной каталогизации подвергаются не все документальные материалы фонда, а лишь вышеперечисленная группа единиц хранения. Остальная группа дел фонда, подлежащая каталогизации, может быть оставлена для последующей разработки в другое, более удобное для архива время. Особенно это характерно для центральных государственных архивов с большим количеством фондов, содержащих многостороннюю информацию. Например, при разработке фонда Совета Министров в первую очередь каталогизируются постановления и распоряжения СНК и Совета Министров, остальная группа единиц хранения намечается для последующей разработки.

При отборе единиц хранения и отдельных документов для каталогизации нужно учитывать следующее:

1. распорядительные материалы вышестоящих органов в фондах нижестоящих, имеющих прямое отношение к осуществлению учреждением его целевого назначения, хранение которых в фонде признано целесообразным, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в том случае, если фонды вышестоящего и подведомственного учреждений хранятся в одном архиве и есть возможность убедиться в том, что эти документы сохранились в фонде вышестоящего учреждения;

2. материалы подведомственного учреждения в фонде вышестоящего, присланные для контроля и обобщения, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в случае, аналогичном изложенному в пункте 1;

3. копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д., в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в учреждениях, их составившем, не остаются, подвергаются каталогизации в том случае, если фонды этого и вышестоящего учреждения, куда были посланы подлинники, находятся в разных архивах;

4. если при изменении административно-территориального деления соответствующие материалы не были переданы по назначению и остались в прежнем архиве, они подвергаются каталогизации. Каталожные карточки на такие материалы могут включаться в систематический каталог и выделяться путем соответствующих географических рубрик или из них может создаваться специальная картотека;

5. печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся непосредственно деятельности данного учреждения, подвергаются каталогизации. Печатные издания, не относящиеся к деятельности данного учреждения, но представляющие значительный научный интерес, могут быть переданы в научно-справочную библиотеку архива или подвергнуты каталогизации по усмотрению архива. При этом архив учитывает характер использования печатных изданий, состав и принципы построения системы каталогов.

Из плана каталогизации заранее следует исключать такие единицы хранения, как циркуляры, приказы, постановления и другие руководящие материалы, присланные для сведения из вышестоящих учреждений. эти единицы хранения могут каталогизироваться лишь в том случае, если установлено, что документальные материалы данного вышестоящего учреждения за указанный период не сохранились. Не включаются в план каталогизации материалы по личному составу, хранящиеся в архивах только в справочных целях – лицевые счета, приказы, списки, платежные ведомости (если особенности работы архива не требуют составления справочных картотек на материалы по личному составу). При этом следует учитывать, что материалы по личному составу, имеющие научное значение, могут быть отражены в именном каталоге. Целесообразно их подвергать просмотру с целью выявления и описания отдельных документов для систематического и особенно для именного каталога (из приказов по личному составу могут быть отобраны сведения о выдающихся деятелях и работниках науки, культуры и производства, сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники, имеющие такие сведения, не сохранились; личные дела, отобранные для постоянного хранения в архиве, каталогизируются для именного каталога).

 
Отбор сведений

Научно-обоснованный отбор сведений из документов является наиболее важной частью работы по каталогизации. Цель отбора – выявить для описания такие сведения, которые в совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документальных материалах. При этом необходимо избегать включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах, явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не показывающих индивидуальные, характерные особенности их появления. Качество отбора сведений в конечном итоге определяет полноту разделов каталога, степень освещенности тех или иных исторических фактов и событий.

Непременным условием квалифицированного отбора сведений из документальных материалов при каталогизации является применение общих принципов маркситско-ленинской методологии:

• партийности, предполагающей научную объективность в оценке сведений с позиций марксизма-ленинизма;

• историзма, требующего знания не только конкретной истории, но и делопроизводственной практики, существовавшей в данный исторический период;

• всесторонности и комплексности, то есть учета всех явлений, событий, фактов в жизни общества, изучение их во взаимосвязи и взаимообусловленности.

При проведении отбора сведений из документальных материалов для описания на каталожных карточках, в основном, применяются те же критерии, что и при проведении экспертизы ценности документальных материалов, с учетом целевого назначения данной работы.

Основным критерием при отборе сведений является критерий оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее научно-исторического и практического значения. Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях, выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь сведения, отраженные в документальных материалах, для освещения тех или иных сторон жизни общества с позиций как настоящего, так и будущего. Необходимо отбирать только такие информационные сведения, которые показывают основное содержание документа. Основное содержание документа (основная информация) – это та целевая необходимая информация, которая вытекает из формы и целевого назначения документа как средства управления. При этом свернутая информация о содержании документа, с одной стороны, не должна быть избыточной, не относящейся к основному содержанию документа, т.е. следует избегать излишней детализации содержания. С другой стороны, она не должна быть неполной, недостаточной для освещения основных фактов, явлений, событий, отраженных в документальных материалах. Не следует излишне обобщать характерные особенности содержания документальных материалов, которые могут представить значительный интерес для показа существенных, но не свойственных данному учреждению сторон его деятельности.

В первую очередь при отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении, итогах деятельности данного учреждения или учреждений его системы. Таким образом, критерий оценки содержания выступает в тесной связи с такими факторами, как значение учреждения, характер, сфера его деятельности. Чем шире охват различных направлений деятельности подведомственных или смежных по характеру деятельности учреждений, тем большее количество ценной в научном и практическом отношении документации отложится в результате его деятельности и, следовательно, тем большее количество сведений потребует отражения в каталоге.

Так, исходя из критерия оценки содержания, сведения административно-хозяйственного характера (о ремонте зданий, если они не являются историческими памятниками, распределении производственных площадей, отпусках и т.д.) включению в каталог не подлежат.

При отборе сведений учитывается также время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда важен сам исторический период – период подготовки и проведения Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской войны, Великой Отечественной войны, периоды, имеющие особое историческое значение для отдельных республик, краев, областей.

Применение в совокупности критериев оценки содержания и времени происхождения документа помогает в каждом конкретном случае решить вопрос о включении тех или иных сведений в каталог. Например, при отборе информации из протоколов берутся сведения только по решенным вопросам. Но составитель, исходя из конкретного содержания протокола и учета исторического периода, профиля учреждения, может в отдельных случаях брать на каталожную карточку и вопросы нерешенные, постановка которых уже заслуживает внимания исследователя.

Критериями отбора сведений для каталогизации являются также:

• место событий, освещенных в документальных материалах;

• автор или адресат. Так, первостепенное значение для отбора сведений имеют документы головных учреждений, организаций, предприятий в пределах данной республики, края, области, а также документы, подписанные известным деятелем или ему адресованные, независимо от характера содержания этих документов;

• степень сохранности документальных материалов.

Определяющим моментом квалифицированного отбора сведений является применение всех этих критериев во взаимосвязи друг с другом. /10/ Следует учитывать, что практически применять принципы и критерии отбора помогают “Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах госархивов”, схемы классификации и методические разработки самих архивов. При этом каждым архив исходит из специфики и конкретного содержания его документальных материалов. Все вышеизложенное относится прежде всего к систематическому каталогу.

При отборе сведений для предметных и предметно-тематических каталогов (географический, именной, по истории госучреждений и др.) применяются такие же критерии, что и при отборе сведений для систематического каталога, но с акцентом на те аспекты содержания документальных материалов, которые составляют специфику данного каталога. При этом необходимо помнить, что вопросы отбора сведений тесно связаны с вопросами организации, назначением каталога, которые определяют направление, характер и специфику отбора сведений.

Наибольшей спецификой обладает отбор сведений для именного каталога. Прежде, чем приступить к отбору сведений для именного каталога необходимо четко установить круг лиц, сведения о которых должны браться на каталожную карточку для включения в каталог. В именной каталог включаются сведения о лицах, политическая, общественная, экономическая, культурная, просветительская или практическая деятельность которых представляет интерес для науки и практики. При этом необходимо иметь в виду, что в каталог включаются сведения не только о деятелях прогрессивных партий, организаций и т.д., но и о деятелях реакционного направления, сведения о которых содержатся в документальных материалах общего хранения.

Рекомендовать всеобъемлющий перечень лиц, сведения о которых должны включаться в именной каталог применительно к документальным материалам ГАФ СССР в целом, – задача в настоящее время невыполнимая. Каждому архиву целесообразно, исходя из конкретного содержания и специфики документальных материалов с учетом масштаба, характера и сферы деятельности учреждений-фондообразователей, в документальных материалах которых содержатся сведения о тех или иных лицах, составить такой примерный перечень лиц. В пределах определенного звена государственных архивов (республиканские, областные, городские архивы) это перечень во многом будет однотипен. Однако он будет иметь и ряд особенностей в каждом конкретном архиве, т.к. круг лиц, рамки их деятельности, их интересов, отразившиеся в документальных материалах, будут значительно шире профиля материалов архива. Этот перечень может пополняться и уточняться в процессе конкретной работы при составлении каталожных карточек для именного каталога. Он только в самых общих чертах намечает круг лиц, сведения о которых следует брать для включения в каталог.

В именной каталог каждого архива войдут сведения о жизни и деятельности работников Коммунистической партии Советского государства, науки, культуры, просвещения, промышленности, историческая значимость которых несомненна. При составлении перечня основным критерием явится значимость деятельности лица, сведения о котором содержатся в документальных материалах архива. Если деятельность данного лица имела прямое отношение к работе учреждения-фондообразователя или учреждений его системы, то ее значимость (для материалов советского периода) можно определить из должностного положения и круга вопросов, которым это лицо занималось. При этом необходимо учитывать функции фондообразователя, специфику его работы, период деятельности. В перечень вносятся наименования таких групп лиц, как участники исторических событий, деятели науки, культуры и искусства, передовики промышленности и сельского хозяйства, авторы документов творческого характера. Помимо этого, в перечень вносятся фамилии тех лиц, историческая значимость которых несомненна и сведения о которых имеются в документальных материалах данного архива.

В именной каталог отбираются сведения биографического характера (автобиография, биография, характеристики, документы о перемещениях по службе, увольнениях, награждениях и т.д.) и сведения о деятельности данного лица в той или иной сфере жизни общества (материалы творческого, служебного, делового характера), автографы выдающихся деятелей.

Аналогичным образом осуществляется отбор сведений и для других предметных и предметно-тематических каталогов: вначале – установление круга понятий, сведения о которых должны войти в данный каталог, затем – собственно отбор сведений в соответствии с критериями, о которых говорилось выше.

---

 

3. МЕТОДИКА ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОГО ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПРИ КАТАЛОГИЗАЦИИ

Дифференцированный подход к каталогизации документальных материалов предусматривает определенное различие в методике описания. Анализ наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов различных категорий составляет содержание предлагаемой методики.

Информация, объективно отражающая основные стороны деятельности фондообразователя, может быть обеспечена применением научно-обоснованной методики на базе принципов партийности, историзма, всестороннего и комплексного подхода к описанию документальных материалов. Например, сведения о материалах, характеризующих организацию заготовок сельхозпродуктов за 1953-1961 гг., должны быть описаны при каталогизации таким образом, чтобы обязательно отразить и не потерять в массе информации то новое, что было внесено в это дело решениями партии и правительства – повышение заготовительных цен на сельскохозяйственные продукты, снижение норм обязательных поставок, установление единых закупочных цен. Каталогизация документальных материалов о снабжении сельского хозяйства техникой должна дать четкую информацию об удовлетворении заявок колхозов и совхозов на материально-технические средства для развития сельскохозяйственного производства и строительства и т.д.

Отдельные вопросы, находившиеся за пределами регламентированных функций конкретного учреждения, но нашедшие отражение в его документах и по различным причинам представляющие научный или практический интерес, /11/ также имеют основание для описания и включения в каталог.

Такой подход к определению основных принципов методики описания конкретных комплексов документальных материалов обеспечит объективное отражение первичной информации (документов) в каталогах каждого государственного архива.

 
Вопросный метод описания на каталожных карточках

Основным методом описания документальных материалов при каталогизации является вопросный метод, при котором каждый самостоятельный вопрос описывается на отдельной карточке. Необходимость такого метода описания подтверждается тем, что вопрос служит основанием при индексировании каталожных карточек, является сущностью большей части запросов, выполняемых архивами, а также – отправным моментом для поиска документальных материалов.

Вопросом следует считать совокупность сведений, характеризующих какое-либо событие, явление, объект или предмет, причем эти сведения могут заключаться как в отдельном документе или в части документа, так и в группе документов. Как правило, обозначение вопроса должно включать понятие о действии, отразить динамическую сторону событий и явлений, характеризовать действие, совершаемое предметом (объектом) или касающееся его. Например, о развитии животноводства, о строительстве школьных зданий и т.п.

Вопросный метод обязателен при составлении карточек для систематического и предметно-тематического каталогов. Для предметных каталогов карточки в ряде случаев также отражают вопросную сторону документной информации, но в этих случаях основой ее является все-таки предмет, лицо, объект.

 
Требования к информации каталожной карточки

Информация, вынесенная на каталожную карточку, представляет собой совокупность сведений, характеризующих отдельные вопросы первичной информации. Сама каталожная карточка определяется как носитель вторичной информации. Структура ее складывается из элементов, характеризующих вопрос и несущих сведения о поисковых данных документа. Это – основные элементы карточки. К числу дополнительных относятся те, в которых фиксируются способ воспроизведения каталогизируемого документа, дата составления и фамилия составителя каталожной карточки.

Характеристика описываемого вопроса складывается из сведений, размещенных по графам карточки: “содержание”, “рубрика”, “подрубрика”, “место события”, “дата события”, “название фонда”. В графе “индекс” повторяется основное содержание каталожной карточки в формализованном, закодированном виде, позволяющем при систематизации определить место карточки в каталоге. Так, например, сведения об организации, структуре и функциях Самарского губкомхоза из протокола заседания президиума Самарского губернского исполкома можно, избегая повторения в разных графах одних и тех же сведений, разместить по каталожной карточке следующим образом:

Индекс Т/21/ Рубрика Губкомхоз.

Дата события 18.02.21. Место события Самарская губ.

Содержание Об организации, структуре и функциях губкомхоза.

Из протокола № 17 заседания президиума

Название фонда Самарский губ. исполком.

При составлении каталожной карточки следует исходить из того, что каждый ее элемент несет определенную информацию. Обозначение вопроса на карточке должно отвечать ряду требований, в частности:

• недопустим пересказ содержания документа или его отдельной части. На каталожной карточке должно быть лишь обозначение вопроса в форме, дающей представление о сути содержания первичной информации;

• при анализе содержания документов обязательно выделяется главный вопрос и основные аспекты его освещения;

• текст информации каталожной карточки должен быть адекватен основному смысловому содержанию документа (группы документов). Он не должен сокращать или расширять объем информации, содержащейся в документе;

• стилистическая сторона информации каталожной карточки должна обеспечить предельную ясность и ее полное смысловое понимание. Текст не должен состоять из сложных синтаксических конструкций, затрудняющих понимание смысла. Сложные предложения следует заменять простыми, чаще использовать обобщающие слова, которые заменяли бы несколько однородных членов предложения.

Существенные ошибки при описании происходят из-за нечеткого формулирования вопроса, выносимого на карточку. Эти ошибки, влияющие на информативность каталожной карточки, можно свести к следующим: излишняя детализация при описании отдельного вопроса; излишняя лаконичность при изложении существа вопроса, влияющая на восприятие смыслового содержания, а также отсутствие характеристики действия при обозначении содержания. Так, отсутствие понятия о действии часто приводит к искажению представления о содержании материалов, например:

Содержание О двоевластии в поселке Акбулак после Февральской революции

Из протокола областного съезда Совета кр., солд., раб. депутатов в г. Оренбурге.

Настоящую информацию можно понять по-разному: об установлении или наоборот – о ликвидации двоевластия и т.д. Другой пример:

Содержание О лесопильном заводе кооперативного союза “Крестьянское дело.”

Материалы.

Здесь можно предположить, что речь идет о материалах, характеризующих либо общую деятельность завода, либо какую-то одну сторону этой деятельности – строительство завода или его реконструкцию, обеспечение руководства или любой другой вопрос. Таким образом, включение в текст каталожной карточки понятия о действии делает информацию более конкретной.

В практике архивов нередки случаи, когда каталожные карточки насыщены излишней информацией – перечислением видов документов, наименованиями их авторов и корреспондентов и другими подробностями, хотя часто это не вызывается необходимостью. Особенно заметно такое положение в тех каталогах, где широко использованы ранее сформировавшиеся предметные и предметно-тематические каталоги, например:

Содержание Журнал Комитета министров по представлению

статс-секретаря по делам управления учреждений императрицы

Марии в связи с ходатайством о представлении членам Комитета

глазной лечебницы в С.-Петербурге из купцов права носить

мундир ведомства учреждений императрицы Марии.

Выделенную часть текста можно считать достаточной для каталожной карточки.

Столь же нецелесообразна и другая крайность в методике описания отдельных вопросов, а именно стремление к неоправданной краткости, лаконичности, что приводит к снижению информативности каталожной карточки.

Унификация в изложении информации улучшает ее восприятие при просмотре карточек в каталоге. За последние годы все большее распространение в государственных архивах получает определенный порядок изложения той части информации которая помещается в графе “содержание”. Имеется в виду инверсия, при которой на первое место выносится суть вопроса – “о том-то”, а дальше дается краткое указание на разновидность документа. Можно считать оправданным применение именно такой унификации, т.к. определенное единообразие в подаче информации повышает информативность всей поисковой системы.

Конкретные особенности каждого отдельного документа влияют на определение наиболее целесообразного приема описания. Поэтому, следует иметь в виду, что изложение характеристики вопроса в графе “содержание” начинается с обозначения вида документа в тех случаях, когда название вида включает в себя и понятие о содержании – “план”, “бюджет”, “главная книга”, “устав” и т.д., например:

Содержание Генеральные план мелиоративных работ в губернии.

Инверсия при изложении текста вторичной информации применяется и для предметных каталогов. В именном каталоге, где главная информация выносится в верхнюю часть карточки, в географическом, где главная информация помещается в графе “место события”, инверсное описание позволит сразу обратить внимание на основные вопросы, связанные с объектом описания.

Рассматривая методику обозначения хронологии и географических границ вопроса на каталожной карточке, следует остановиться лишь на следующих моментах.

Дата вопроса выносится в графу “дата события” в следующем виде : 10 февраля 1943 года – 10. 02. 43; 10 февраля 1843 года – 10. 02. 1843. Если вносится только год, то он обозначается полностью – 1843, 1943. В карточке в графе “содержание” дата указывается лишь в том случае, если это является необходимым для обозначения вопроса, уточнения его. При этом применяется принятое написание, например:

Дата события 1945.

Содержание О проверке выполнения постановлений СНК РСФСР

о производстве местных строительных материалов в 1945

Из протокола № 9 от 06. 02. 45.

Следует иметь в виду, что далеко на всегда дата составления документа является датой события. Это также нужно учитывать при анализе содержания документа.

Подобным же образом решается вопрос и с обозначением географических границ. Указание названий республик, губерний, областей, районов помещаются в графе “место события”, в графе “содержание” даются лишь те географические признаки вопроса, без которых содержание утрачивает определенную долю информативности.

 
Поединичное описание

Поединичное описание может считаться основным при повопросном формировании дел. При этом фактически происходит слияние понятий – поединичный-вопросный. Повопросная система формирования дел в делопроизводстве учреждений как дореволюционных, так и советских позволяет архивам составлять основную часть каталожных карточек на отдельные единицы хранения (“дела”) или группы их. Используются заголовки только из описей, которые не требуют переработки.

При перенесении заголовков из описи на каталожные карточки применяется инверсия. Например, в описи фонда Всесоюзного совета научно-технических обществ дан заголовок “Доклад о результатах проверки деятельности Воронежского отделения и материалы к нему”. На каталожной карточке эта информация имеет такой вид:

Содержание О результатах проверки деятельности Воронежского отделения ВСНИТО

Доклад и материалы к нему.

В отдельных случаях необходима некоторая редакционная правка текста информации, что также следует считать целесообразным при проведении описания материалов с описи. Эта правка заключается в основном в литературно-редакционной отработке текста информации, в процесс которой устраняются архаизмы в оборотах речи, проверяется правильность применения сокращений и т.п.

В тех случаях, когда в описи заголовки начинаются словом “то же”, на карточке необходимо это сокращение, типичное для описи, раскрывать по заголовку самой единицы хранения, поисковые данные которой выносятся на карточку. Например, заголовок в описи – “То же – предприятий легкой и пищевой промышленности”. Этот текст, взятый изолированно от предшествующих заголовков, ни о чем не говорит исследователю. Так, в приведенном примере текст каталожной карточки должен выглядеть следующим образом:

Содержание О мерах снижения заболеваемости рабочих и служащих предприятий легкой и пищевой промышленности.

Нередки случаи, когда поединичное описание сочетается с частичным подокументным описанием. При этом на единицу хранения составляются сразу несколько карточек – одна на всю единицу в целом и определенное количество карточек на отдельные документы или части документов. Такое описание может применяться при следующих условиях:

а) если в заголовке дела не обозначено содержание отдельных документов, представляющих самостоятельный научный интерес для отражения в соответствующем разделе (или виде) каталога, то составляются дополнительные карточки, например:

1-я карточка (на все дело в целом) –

Содержание О проведении изыскательных и проектных работ для строительства предприятий газовой промышленности.

Докладные записки и справки Главгаза.

2-я карточка (на отдельный документ) –

Содержание План научно-исследовательских работ по проектированию “Большого Кемерова”.

б) если в единице хранения имеются документы, связанные с именами видных деятелей, известных ученых и т.п. например:

1-я карточка (общая на единицу хранения) –

Содержание О газификации твердого топлива.

Докладные записки Главгаза.

2-я карточка (на отдельный документ) –

Рубрика Академик И.М. Губкин.

Содержание О газификации твердого топлива. Заключение Главгаза на докладную записку И.М. Губкина.

в) если в единице хранения имеются документы об отдельных административных и географических районах, не обозначенные в общей характеристике вопроса. Одна карточка, общая на единицу хранения, составляется на вопрос в целом.

Место события РСФСР

Содержание О реорганизации текстильной промышленности.

Материалы республиканского совещания.

На отдельный документ можно составить самостоятельную карточку, представляющую определенный интерес для конкретного архива, например:

Место события Калининская обл.

Содержание О реорганизации текстильной промышленности в области.

Доклад председателя облисполкома на республиканском совещании.

Аналогичные карточки могут быть составлены на сведения по другим областям или конкретным предприятиям.

 
Групповое описание

Групповая карточка составляется на однородные сведения по вопросу или теме, содержащиеся в разных документах или делах фонда и объединяемые географическими признаками, которые необходимы как классификационные рубрики конкретных разделов каталога. Такие сведения имеются, как правило, в фонде любой категории.

Говоря о групповом описании, мы имеем в виду итог, результат этой работы – групповую каталожную карточку. /13/

Дифференцированный подход при описании документальных материалов предполагает определение целесообразности применения группового описания в каждом конкретном случае. Для группового описания могут быть объединены сведения по одному вопросу из документов одного или нескольких дел, содержащих, кроме того, информацию и по другим вопросам. Так, например, дело, содержащее отчеты по различным вопросам профсоюзной работы, имеет заголовок в описи:

Статистические отчеты обкомов профсоюза за 1949 г.

На них составляются каталожные карточки:

Дата события 1949.

Содержание О развитии огородничества. Статистические отчеты обкомов.

Дата события 1949.

Содержание О состоянии культурно-массовой работы в ФЗМК.

Статистические отчеты обкомов.

При групповом описании на одной карточке могут быть объединены сведения из нескольких отдельных документов одной единицы хранения или нескольких единиц хранения. Такими документами могут быть:

а) протокол и стенограмма одного заседания или нескольких заседаний по одному вопросу.

Содержание О рассмотрении плана застройки Ленинского района города.

Из протокола № 14 стенограммы заседания исполкома.

Содержание Об обсуждении итогов выполнения строителями соцобязательств за год.

Из протоколов № 24, 25 заседаний президиума.

б) инициативные письма и ответы на них. Так, например, три тома переписки облисполкома с Главсельстроем и Министерством сельского хозяйства включают в себя документы о выделении средств на восстановление МТС; о подготовке кадров строителей, о выделении строительных материалов для жилищного строительства и др. На эти вопросы составляются каталожные карточки: о выделении средств на восстановление МТС; о подготовке кадров строительных рабочих; о выделении строительных материалов для жилищного строительства и несколько других.

в) различные документы (протоколы, отчеты, справки и др.) с приложениями к ним (отчетами, справками, докладами, таблицами, схемами и др.)

Содержание Об обсуждении программ преподавания истории в школах второй ступени.

Протокол № 15 заседания президиума. Программы по истории.

Групповая карточка может составляться к отдельной описи или группе описей, объединяющих тематическую группу документов, а также к фонду в целом. В этих случаях групповая карточка является фактически отсылочной. Составление таких карточек целесообразно, когда документальные материалы фонда или части фонда содержат однотипную документацию по узко специализированному вопросу, содержание которого соответствует какому-либо одному подразделению каталога. Так, при каталогизации документальных материалов Комиссии помощи голодающим Поволжья при Советах депутатов, материалы которой ограничены небольшим хронологическим периодом, целесообразно применить групповое описание. Расписывание на отдельных каталожных карточках таких финансовых документов как ведомости, денежные ордера, квитанция, списки пожертвований и т.д. нецелесообразно. Правильнее составить одну общую карточку на все документы, например:

Содержание Об организации помощи населению Поволжья

См. материалы Комиссии помощи голодающим Поволжья фонда Совета депутатов…

Целесообразно применить рекомендуемый способ группировки сведений к материалам судебно-следственного характера, что позволяет иметь в каталоге вместо сотен и тысяч карточек всего несколько десятков с тем же объемом информации. При этом возможно заранее определить группы основных вопросов и обозначить их на каталожных карточках, которые в дальнейшей работе будут лишь пополняться поисковыми данными. Так, например, для исторической части областного архива, имеющего фонд судебного округа, в раздел каталога “Преступления по должности” помещаются каталожные карточки с информацией только о таких преступлениях в пределах отдельных административных территорий и за определенный период. Учитывая форму и размер каталожной карточки, можно считать допустимым вынесение в этом случае поисковых данных в графу “содержание” (после текста информации) или на обратную сторону карточки.

Составление отсылочных карточек возможно также, если каталогизация фонда по каким-либо причинам не планируется на ближайшие годы, а сведения, хотя бы общие, о содержании его материалов могут представлять интерес для исследователей, – в каталог помещается карточка с отсылкой или к фонду в целом, или к отдельным его структурным подразделениям. Впоследствие, после проведения каталогизации, эти карточки могут быть изъяты из каталога. Особенно широкое применение таких карточек может быть рекомендовано для документальных материалов фондов третьей категории. Карточка в этом случае составляется на отдельную структурную часть, на фонд в целом или на группу однородных фондов, например, больниц, школ, колхозов одного отраслевого направления и т. д.

В практике государственных архивов нередки случаи, когда результатом работы по тематическому выявлению документов являются группы карточек, которые можно условно назвать “суммарными” по отношению к карточкам системы каталогов. Составление суммарных карточек, как правило, обусловлено выполнением работ, не связанных с целевой каталогизацией. Это – исполнение тематических запросов, составление перечней документальных материалов по определенной теме или отдельному вопросу темы и т.д. Использовать такие карточки в каталоге до проведения целевой каталогизации тех же фондов вполне целесообразно. Суммарные карточки позволяют ввести в обращение сведения о документальных материалах фондов, не включенных в планы целевой или попутной каталогизации на ближайшие годы, но представляющих определенный интерес как для исследователей, так и для работников архива.

Суммарные карточки также в основе своей содержат информацию по отдельному вопросу или теме в целом. При описании на карточке отдельные элементы информации могут опускаться. Карточка составляется на группу, иногда значительную, документов по одному вопросу. При этом хронологический период может быть весьма продолжительным, он не ограничивается какими-либо рамками. Географические признаки могут быть опущены.

Содержание К истории Усть-Катавского вагоностроительного завода

ф. 37, оп. 3, дд. 2049, 228.

ф. 23, оп. 1, дд. 2, 254.

ф. 46, оп. 1, д. 4.

Дата события 1873 – 1883. Место события Богородский уезд.

Содержание О деятельности городской думы.

1873 – 1876 гг. – ф. 17, оп. 48, д. 394.

1877 – 1880 гг. – ф. 17, оп. 60, д. 675.

1883 г. – ф. 17, оп. 54, д. 53.

В последнем примере “деятельность” думы не является вопросом, это – комплексное обозначение функций думы в целом. Такие документальные материалы потребуют впоследствии специальной разработки и составления каталожных карточек на все вопросы, характеризующие деятельность думы. Поэтому архивам нужно предусматривать в перспективных планах каталогизацию таких фондов.

Следует четко представлять себе, что введение суммарных карточек в систематический каталог – мера временная, и что увлечение составлением суммарных карточек нельзя признать целесообразным. Использование же в каталоге уже составленных карточек на отдельные комплексы документальных материалов вводит в оборот информацию о многих интересных документах. Наличие таких карточек в каталоге ориентирует определенным образом исследователей относительно направления поиска нужных сведений.

Широкое использование группового описания при каталогизации открывает значительные возможности для создания каталогов. Групповое описание дает экономию во времени при составлении и оформлении каталожных карточек, уменьшает объем каталога, облегчая исследователям и работникам архивов просмотр необходимых разделов. Следует, однако, отметить, что специфика или особая ценность документной информации для изучения определенной проблемы может требовать более детализированного описания конкретного вопроса. Тогда объединение таких сведений с другими нецелесообразно, лучше составить самостоятельную карточку. Сюда могут относиться, например, сведения о пользовании земельными фондами в силу того, что земля – основное средство производства в сельском хозяйстве и информация по такому вопросу представляет самостоятельный интерес. В другом случае, для материалов о производстве высокочастотных установок важно выделить самостоятельную информацию о производстве ультразвуковых установок, как определенного прогресса в развитии промышленности за конкретный период времени и т.п.

Степень обобщения сведений при формулировании характеристики вопроса определяется в значительной степени и тем разделом (подразделом, отдельным индексом) каталога, его структурой, для которого данная информация предназначена. Так, для разделов, имеющих основные деления по хронологии, нецелесообразно составлять групповые карточки, объединяющие сведения за ряд лет. Для разделов, имеющих разделителями названия административно-территориальных районов, отдельных населенных пунктов, не следует проводить объединение информации, которое помешает разместить эти карточки в соответствии со схемой классификации данного раздела.

Определение оптимальных границ для объединения сведений по одному вопросу из разных документов и единиц хранения целесообразно осуществлять, исходя из оценки конкретных документальных материалов и конечной структуры соответствующих разделов каталогов данного архива.

 
Описание отдельных видов документов

Документальные материалы, хранящиеся постоянно в государственных архивах, очень разнообразны по видам. Рассмотреть в настоящих рекомендациях особенности описания всех видов и разновидностей документов или даже большинства их не представляется возможным. Ниже будут изложены особенности описания отдельных видов управленческой документации.

 
Описание распорядительной документации

К этой группе документов относятся такие виды, как указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, циркулярные письма, нормативная и другая документация. В описях документальных материалов как советского, так и дореволюционного периодов, содержание этих документов обычно не раскрыто, внутренние описи к таким единицам хранения имеются крайне редко. Следовательно, именно путем каталогизации возможно информировать о содержании этой группы материалов. Как правило, такая документация описывается подокументно как в фондах первой, так и второй категории.

Если документ имеет в своем наименовании обозначение основного вопроса (“постановление о том-то”), то оно выносится на каталожную карточку в качестве информации о содержание документа и берется в кавычки.

Содержание “О мероприятиях по развитию промышленности строительных материалов на территории республики”.

Проект постановления…

Если название документа отсутствует или оно не раскрывает существа вопроса, информацию для каталожной карточки следует сформулировать самостоятельно и изложить без кавычек. Если к документу приложены материалы, послужившие основанием для решения вопроса, перечислять их на карточке не следует, достаточно указать после обозначения разновидности описываемого документа – “… и материалы”.

Содержание “О пересмотре норм расхода сырья, материалов и электроэнергии в производстве и строительстве и норм производственных запасов на 1954 г.”

Приказ № 108 по МПСМ РСФСР от 10.07.50. и материалы.

При каталогизации документов фонда или структурной части фонда, деятельность которых имела сугубо специализированное направление, соответствующее наименованию определенного раздела систематического каталога, целесообразно составить одну карточку, где указать поисковые данные этих документов. Если карточка составляется на материалы всей структурной части или фонда в целом, распорядительная документация специально может не разрабатываться. Это характерно для фондов второй и третьей категорий.

Описание документов типа уставов, положений и т.п. аналогично описано названных выше видов документов. При цитировании названия документа также применяются кавычки. Порядок изложения информации о них может быть двоякими: с инверсией или без нее. Прямой порядок применения, когда название вида служит и источником определений информации.

Содержание “О развитии учебных хозяйств сельскохозяйственных техникумов”.

Проект положения Главпрофобра Наркомпроса РСФСР и

Наркомзема РСФСР.

Содержание Уставы производственных отделов институтов эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения РСФСР.

 
Описание плановой документации

При описании на каталожных карточках перспективных и текущих планов, контрольных цифр, бюджетов, смет и др., а также материалов к ним следует исходить из положений, данных в настоящем пособии применительно к описанию документов, видовое название которых содержит в себе определенную долю информации. При этом целесообразно широкое применение группового описания для фондов всех категорий. Так, например, группируются сведения о планировании развития отдельных отраслей народного хозяйства за один и тот же период или по одной территории (учитывается структура соответствующего раздела каталога), взятые из планов развития народного хозяйства и т.п.

Дата события 1951 – 1955.

Содержание О развитии промышленности строительных материалов.

Из годовых планов развития народного хозяйства республики.

Дата события 1946 – 1950. Место события Тульская область.

Содержание О развитии сети органов народного просвещения.

Из годовых планов работы облисполкома.

Таким описанием плановой документации многоотраслевых учреждений достигается дополнительная информация о содержании документов фондов первой и второй категорий, отражается значительный круг вопросов, не обозначенных в описи.

Плановая документация отраслевых учреждений, организаций и предприятий (фонды второй категории), а также аналогичные материалы предприятий в фондах первой и второй категорий описываются, как правило, групповым способом. Планы, содержащие сведения о развитии различных отраслей народного хозяйства, можно описывать на нескольких каталожных карточках, в соответствии с отраслевым направлением народного хозяйства той или иной территории.

Проекты планов, приложений к плановой документации не описываются, как правило, на отдельных каталожных карточках (если это не итоговый материал о работе за предыдущие годы). Указания на эти документы делаются на каталожной карточке после характеристики вопроса. Такими приложениями могут быть экономические обоснования, расчеты к планам, проекты документов и т.п.

Место события Крайний Север

Содержание О развитии народного образования.

Из плана развития народного хозяйства РСФСР и материалы.

В тех случаях, когда эти сведения по своему содержанию имеют отношение еще и к другому разделу каталога, следует составить вторую каталожную карточку.

Описание бюджетов и смет производится без применения инверсии.

Дата события 1955.

Содержание Смета на строительство спортсооружений.

(Фонд отраслевого обкома профсоюза).

 
Описание отчетов, обзоров, справок, докладов и докладных записок

Текстовые отчеты органов государственной власти охватывают, как правило, множество разнообразных вопросов. Их следует по возможности расписывать на нескольких каталожных карточках, каждая из которых будет в таком случае содержать информацию по самостоятельному вопросу. На такой отчет в целом также составляется отдельная карточка. Имея в виду ежегодную периодичность таких отчетов, можно составить групповую карточку, которая объединит сведения о них за несколько лет. Например, на годовой отчет о деятельности ВЦИК составляется ряд карточек. Одна из них:

Дата события 1923.

Содержание О состоянии народного образования.

Из отчета о деятельности ВЦИК.

И карточки на другие вопросы, которые нашли отражение в этом отчете. Кроме того, этот отчет вместе с аналогичными отчетами ВЦИК за другие годы описывается групповым способом.

Дата события 1922 – 1924.

Содержание О деятельности ВЦИК.

Отчеты.

В примере использован фонд первой категории. Для фондов первой категории, сфера деятельности которых охватывала множество разнородных вопросов, такой способ каталогизации будет наиболее целесообразным.

Отчеты о работе отраслевых органов управления, специализированных организаций, т.е. фондов второй категории, деятельность которых имела отраслевую направленность, содержат, как правило, характеристику одного вопроса, отражающего основную функцию учреждения. Описываются такие отчеты на одной каталожной карточке.

Дата события 1950 – 1956.

Содержание О работе проектных организаций.

Годовые отчеты Главцентроэнерго.

1950 г. – д. 1050

1951 г. – д. 1164

1953 г. – д. 1389

1954 г. – д. 1531

1955 г. – д. 1660

1956 г. – д. 1785

Содержание О работе детских лечебно-профилактических

учреждений.

Отчет облздравотдела.

Содержание О состоянии военно-учебных заведений.

Отчет главного начальника военно-учебных заведений.

Такого же типа отчеты по отдельным вопросам составляются органами государственного управления и ведомствами широкого профиля.

Если возникает необходимость отразить в каталоге отдельные стороны отчета, то составляются дополнительные карточки.

Описывать статистические отчеты с разнохарактерными сведениями возможно различными способами, с учетом того, что может считаться наиболее целесообразным в условиях каждого конкретного архива.

Статистические отчеты, официальные формы которых предусматривают ежегодно повторяющиеся сведения по одной или нескольким определенным темам или вопросам, описываются подокументно или чаще – групповым способом.

Содержание О численности работников медицинских НИИ.

Статотчеты НИИ.

Содержание Статотчеты госсанинспекций АССР, краев и областей

РСФСР.

Статистические отчеты, содержащие сведения по нескольким самостоятельным вопросам, могут описываться аналогично отчетам о работе органов государственного управления. При этом для информации на карточке объединяются темы из нескольких отчетов. Например, широко известная в определенный период для профсоюзной документации форма статистического отчета “Общие сведения” содержит разделы о соцсоревновании, производственных совещаниях, культурно-массовой работе и профсоюзном членстве. Каждый такой раздел из отчетов за несколько лет может быть обозначен на отдельной карточке и занять свое место в систематическом каталоге. Это удобно и для систематизации каталожных карточек, и при поиске в каталоге.

Целесообразно объединение для описания на одной каталожной карточке статистической и текстовой документации, связанной содержание. Например, статистический отчет и пояснительная записка к нему или текстовой отчет и статистическая (разработочная) таблица к нему.

Содержание О количественном и качественном учете орошаемых земель.

Статистические отчеты, таблицы, ведомости.

Для статистических материалов, как видно на этом примере, целесообразно оговаривать более подробно наличие документов типа таблиц, ведомостей.

При описании статистических отчетов широко применяются отсылочные карточки.

Методика описания, рекомендуемая нами для отчетов, распространяется и на другие документальные материалы обобщающего характера – объяснительные записки к отчетам, обзоры, доклады, таблицы (сводные, разработочные по ряду вопросов), справки и т.д. Конкретизация описания проводится путем внесения в характеристику вопроса отраслевого, тематического и географического аспектов для фондов первой категории. Для фондов второй категории – вопрос дополняется указанием на его тематические, объектные или географические стороны. Так, в приведенных примерах содержание вопросов уточняется введением тематического аспекта. В первом случае указывается, что это не отчет ВЦИК в целом, а лишь одна сторона его деятельности, один вопрос, в другом примере – уточнение содержания вопроса осуществлено путем обозначения характера объекта – в одном случае это проектные организации, в другом – учебные заведения, в третьем – детские лечебные учреждения.

Отдельные группы отчетных документов независимо от категории фондов не требуют описания по разделам. К ним относятся отчеты по отдельным вопросам, обозначенным уже в названии документа. Кроме того, на каталожной карточке описываются, как правило, целиком финансовые отчеты без выделения каких-либо разделов на дополнительные карточки.

При выборе способов описания для отчетной документации нужно учитывать, помимо факторов, определяющих научно-историчекую ценность документов, также и широту информации, заключенной в них. Для многотемных документов – несколько каталожных карточек, по количеству самостоятельных вопросов. Одновопросные документы описываются на отдельных карточках. Методика, рекомендуемая для отчетных материалов, вполне применима для описания большой группы контрольно-справочной документации (акты, справки, докладные записки), оформляющей результаты проверки хода выполнения хозяйственного и культурного строительства.

 
Описание протоколов, стенограмм

Протоколы и стенограммы интенсивно используются исследователями в государственных архивах. Это заставляет особенно внимательно относиться к каталогизации названных материалов, тем более, что описи в большинстве своем не дают представления об их содержании.

Для составления информации о содержании вопроса протокола можно использовать формулировку, данную в разделе “слушали”, если она правильно отражает суть вопроса. В ином случае необходимо формулировать информацию самостоятельно, используя при этом сведения, заключенные в разделе “постановили”. Например, формулировка раздела “слушали”: “Об Охотско-Камчатском крае”. Сведения из раздела “постановили” позволяют составить следующую информацию о содержании этого пункта протокола:

Место события Охотско-Камчатский край

Содержание Об освоении и использовании природных богатств края.

Протокол № 7 заседания СНК РСФСР.

При каталогизации протоколов или стенограмм на отдельные каталожные карточки берется каждый вопрос, представляющий интерес в научном и народнохозяйственном отношении. Например, в протокол включены три вопроса, на каждый из них составляется самостоятельная карточка.

Содержание О восстановлении эвакуированных предприятий

Наркомместпрома и Наркомата автотранспорта РСФСР.

Из протокола № 9, п. 1.

Содержание О ходе выполнения постановлений СНК РСФСР об

увеличении производства мыла в 1942 г.

Из протокола № 9, п. 2.

Содержание О выполнении плана развития животноводства и

увеличения поголовья скота в совхозах Наркомсовхоза.

Из протокола №9, п. 3.

Иногда при описании протоколов выносятся все вопросы сразу (повестка дня) на одну каталожную карточку. Обычно так поступают при работах, не связанных с каталогизацией материалов, или при проведении работы совместно с техническим сотрудником, который тут же дублирует эту карточку для всех вопросов. /14/ Основная карточка поступает в раздел систематического каталога, где сосредоточены сведения о деятельности данного учреждения.

Содержание

1. Об экономическом положении уезда.

2. О сельхозналоге на 1924/25 гг.

3. О местном бюджете.

4. О работе волисполкомов.

Протокол заседания 3-й сессии уисполкома.

В тех случаях, когда в протоколе идет речь об утверждении или изменении каких-либо нормативных или плановых документов – положений, программ, планов, бюджетов и т.д., являющихся приложениями к протоколу, – на каталожной карточке проводится описание этих документов. Так, если протокольна запись лишь фиксирует факт утверждения бюджета на заседании, бюджет приложен к протоколу, целесообразно составить такую карточку:

Дата события 1942 Место события Ленинградская обл.

Содержание Бюджет области на IV квартал.

Приложения к протоколам, послужившие подготовительным материалом для рассмотрения поставленных вопросов, могут быть описаны двумя способами:

а) за основу для информации на каталожной карточке берется документ-приложение с оговоркой о его принадлежности к протоколу.

Содержание О поставках Наркомэлектропромом наркоматам и ведомствам ламп к газогенераторным автомашинам.

План. Приложение к протоколу № 37.

Этот вариант описания целесообразно использовать лишь в тех случаях, когда содержание приложений шире и значительнее вопроса, поставленного в протоколе;

б) за основу для информации каталожной карточки берется содержание текста протокола, отражающего и содержание приложений, наличие которых оговаривается.

Содержание О возвращении призванных по мобилизации военнослужащих на места их прежней службы в уземотдел.

Протокол уездного земельного отдела и материалы.

На тексты выступлений выдающихся государственных деятелей, деятелей науки и культуры составляются отдельно каталожные карточки для именного каталога или для соответствующих разделов систематического. Например, карточка для систематического каталога:

Содержание О развитии местных органов управления промышленностью.

Стенограмма заседания организационной секции ВЦИК.

И, кроме того, для именного:

Калинин М.И.

Содержание Речь на заседании организационной секции ВЦИК о развитии местных органов управления промышленностью.

Из стенограммы заседания.

Если в архиве не имеется именного каталога, то наличие текстов выступлений названных деятелей оговаривается на каталожной карточке, предназначенной для систематического каталога.

Содержание О развитии местных органов управления промышленностью.

Из стенограммы заседания организационной секции ВЦИК.

Речь М.И. Калинина.

Если мы имеем дело с протоколами структурной части учреждения, название которой четко определяет характер и направление ее деятельности, чему вполне соответствует и содержание имеющихся документальных материалов, то возможно отказаться от подокументного или поединичного способов описания этих материалов (Комиссии исполкомов: по борьбе с голодом, помощи школам, топливные и т.д.). В этом случае составляется отсылочная карточка к соответствующим описям. Подобным образом можно решить вопрос и при описании протокольных материалов фондов учреждений узко специализированного направления, а также протоколов по специальным вопросам деятельности, например, протоколов испытаний оборудования, проведения соревнований и т.д.

Протоколы и стенограммы отчетно-выборочных собраний и конференций общественных организаций (профсоюзов, НТО, ВОИР, ДСО и т.д.) описываются как поединично, так и групповым способом. Возможно проводить описание этих материалов прямо с описи. Говоря об описании протоколов, следует рекомендовать составление групповых карточек для вопросов, обсуждение которых проходило на заседаниях соответствующих органов несколько раз. При описании протоколов с нерешенными вопросами, следует это оговорить на карточке, применяя формулировки “о рассмотрении”, “об обсуждении”, а не “об утверждении” и т.д. Вместе с тем следует признать нецелесообразным составление каталожных карточек на протоколы фондов первой категории без обозначения вопроса, рассчитанные лишь на учет их в каталоге. Для учета документов имеется опись и подобное дублирование не может считаться правильным.

 
Описание переписки

Характер формирования переписки в делах и полнота обозначения ее содержания в описи определяют подход к описанию этой документации при каталогизации. Если содержание переписки отражается заголовком единицы хранения, то применяется поединичное описание ее на каталожной карточке.

Содержание О заготовке продуктов и фуража для Красной Армии.

Переписка.

Содержание О восстановлении электростанций, снабжении электроэнергией, топливом и оборудованием электростанций и предприятий.

Переписка.

В последнем примере очевидна необходимость дублирования каталожной карточки.

Если в единице хранения, сформированной как “переписка”, имеются отдельные документы, не относящиеся к основному вопросу переписки, имеющие самостоятельное значение, то они описываются на отдельных каталожных карточках. Например, общая карточка:

Содержание О ремонте шоссейных дорог в губернии.

Переписка с земскими управами.

Отдельная карточка:

Содержание “Ведомость шоссейных дорог Московской губернии,

находящихся в ведении губернского земства, с указанием их

протяженности и конечных пунктов”.

Глухие заголовки для обозначения содержания переписки или показывающие ее содержание лишь частично (“по другим вопросам”) не могут служить основанием для информации на каталожной карточке. Такие единицы хранения требуют полистного просмотра и чаще всего подокументного описания. Так, для обозначения содержания переписки Леноблисполкома, озаглавленной “по общим вопросам”, где содержатся документы о состоянии сельского хозяйства в области, о реконструкции ряда клубов и домов культуры, о мероприятиях по борьбе с вредителями сельскохозяйственных культур требуется составление трех каталожных карточек, на каждый вопрос отдельно.

Особое внимание следует уделять переписке при каталогизации личных фондов. Именно здесь часто встречаются уникальные документы в виде автографов, писем, рецензий, критических высказываний выдающихся деятелей науки и культуры, т.е. сведения включаемые в именной каталог, а часто и в систематический. Так, например, если в фонде скульптора А.И. Козырева имеются письма Е.А. Федорова, а в фонде детского писателя Л.И. Куликова хранятся письма С.Я. Маршака и А.Л. Барто, то такие документы должны быть описаны самостоятельно, на отдельных карточках.

Описание других разновидностей документальных материалов строится в основном на тех же принципах.

 
Особенности описания, обусловленные видом каталога

Специфика каждого каталога, входящего в систему каталогов государственного архива, проявляется и в информационных данных, обозначенных на каталожных карточках. Они должны обеспечить наличие тех признаков информации, которые составляют специфику данного каталога.

Методика описания, изложенная выше, имеет в виду в основном составление каталожных карточек для систематического каталога. Методика описания сведений, предназначенных для пополнения предметных и предметно-тематических каталогов, имеет некоторые особенности.

Карточка для именного каталога, как показывает практика архивов, является, по существу, дублетной карточкой систематического каталога с графическим выделением фамилии, имени лица, которые составляют основу информации на карточке в этом случае. Фамилия может выноситься в верхнюю часть карточки, подчеркиваться в тексте, обозначаться в “рубрике”, но суть информации останется прежней – вопрос. Например, карточка для систематического каталога:

Содержание О положении Петроградского гарнизона.

Из стенограммы заседания Петросовета.

Карточка для именного каталога:

Рубрика АВРОВ

Содержание Доклад о положении Петроградского гарнизона.

Из стенограммы заседания Петросовета.

Карточка для географического каталога не отличается по форме от карточки систематического каталога. Но при составлении текста информации подчеркивается та ее сторона, которая определяет специфику данного каталога. Так, при описании документальных материалов для географического каталога обобщение сведений происходит в ином, чем для систематического каталога, направлении, то есть при конкретизации географических понятий обобщаются вопросы, отражающие содержание документальных материалов в соответствии с характером содержания разделов географического каталога. В этом случае следует подчеркнуть, что обобщение сведений о содержании документальных материалов по определенной географической или административно-территориальной единице проводится в объеме, соответствующем понятию, вынесенному на разделитель. Так при разделителе “сельское хозяйство” обобщаются сведения по вопросам сельского хозяйства в пределах определенной территории, в то время как в систематическом каталоге раздел “сельское хозяйство” имеет множество конкретных понятий и вопросов, наиболее общие из которых составляют самостоятельные разделы.

Составление информации для каталога по истории государственных учреждений аналогично составлению карточки для тех разделов систематического каталога, которые включают сведения о создании, реорганизации, структуре и функциях учреждений государственной власти и управления.

Рубрика Управление землепользования

Содержание О реорганизации управления и учреждений его

системы.

Приказ № … МСХ РСФСР.

В этом случае нецелесообразно обобщение сведений по нескольким учреждениям разных систем, ибо это повлечет за собой обязательное дублирование.

В заключение необходимо отметить, что в данном методическом пособии изложена лишь общая постановка вопроса дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при каталогизации фондов разных категорий. Пособие имеет целью помочь архивистам в разработке конкретной методики каталогизации документальных материалов с учетом особенностей каждого государственного архива.

---

 
СНОСКИ

/1/ Первый выпуск серии вышел под названием: “Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации). Выпуск 1. Основы дифференцированного подхода при переработке и усовершенствовании описей”. М., 1969.

/2/ Здесь и далее вместо термина “тематическая карточка” используется более общий как для информационной, так и для архивной практики термин “каталожная карточка”

/3/ В пособии не рассматривается методика дифференцированного описания при каталогизации научно-технической документации, кинофотодокументов, в также материалов, характерных для специализированных архивов.

/4/ Определение понятия “каталог документов” см. Государственный стандарт Союза ССР. Делопроизводство и архивное дело. термины и определения. ГОСТ-16487-70; определения видов каталогов см. “Краткий словарь архивной терминологии”. М. – Л., 1968.

/5/ Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах государственных архивов (советский период). М., 1962.

/6/ Например, Схема каталога документальных материалов. ЦГИА СССР. Ленинград, 1971. Ротапринт; Схема классификации документальных материалов ЦГИА БССР в г. Минске. Минск, 1964. Машинопись; Схема классификации документальных материалов досоветского периода. Калинин, 1964. Машинопись.

/7/ В данном случае “имя” выступает как собирательное понятие; конкретно в качестве основания деления в именном каталоге вступают фамилии, псевдонимы и т.д.

/8/ О принципах деления архивных фондов на категории в целях создания научно-справочного аппарата см. Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации). Вып. 1. М., 1969.

/9/ Подробнее см. раздел III. Методика дифференцированного описания документальных материалов при каталогизации.

/10/ Выдвигаемая в качестве критерия отбора сведений при каталогизации во многих методических разработках государственных архивов степень обобщения сведений не является критерием отбора и ставит лишь задачу группировки сведений об описываемых документальных материалах.

/11/ Подробнее см. раздел II. Методика дифференцированного отбора сведений для описания при каталогизации.

/12/ Целевое описание проводится в процессе работы, задачей которой является создание системы каталогов. Попутное описание осуществляется в процессе проведения научно-технической обработки документальных материалов или усовершенствования описей, а также при выполнении некоторых работ по использованию и публикации документальных материалов.

/13/ Однако групповая карточка может возникать не только в процессе описания. Очень часто при включении каталожных карточек в соответствующий раздел систематического каталога мы находим там аналогичные, ранее составленные карточки по другим материалам, – то же вопрос, период и события. Целесообразно объединение таких карточек. Цель этой меры вполне оправдана соображениями экономического порядка: получается значительное сокращение объема каталога с той же информативностью.

/14/ В этих случаях предполагается составление научным сотрудником одной каталожной карточки на несколько вопросов и дублирование ее техническим сотрудником путем полного перенесения текста информации.