Как составить баланс рабочего времени в человеко часах

При планировании рабочего времени сотрудников предприятия оперируют такими понятиями, как «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».

Баланс рабочего времени – это таблица, в которой отражено распределение календарных дней /часов, их использование работниками фирмы. С помощью документа контролируются временные потери рабочих часов, определяется численный состав. Данный учет можно вести в Excel как показано ниже на примере.

Составляющие баланса рабочего времени

Данный анализ содержит ожидаемые показатели и фактическое использование рабочего времени. Единицы измерения – человеко-дни / человеко-часы.

Элементы анализа:

• календарный фонд = количеству дней в году;
• номинальный (табельный) = все дни минус выходные и праздники;
• максимально возможный = номинальный минус дни отпуска;
• явочный = максимально возможный минус неявки;
• фактический = явочный минус простои.

Такой отчет составляется ежемесячно для каждого структурного подразделения. Впоследствии плановое время сравнивается с фактическим временем. Показатели анализируются в абсолютных величинах и в коэффициентах:

• факт. время /макс. возможное;
• неявки /табельное или макс. возможное;
• явочн. /макс. возможное.

Таким образом, основная задача баланса:

1. Повышение эффективности использования фонда рабочего времени.
2. Определение плановой численности специалистов.



Расчет баланса рабочего времени

Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени за прошлые периоды. Необходимо рассчитать:

• номинальный фонд рабочих часов;
• часы, приходящиеся на отпуск;
• максимально возможный фонд;
• явочный плановый фонд.

«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:

1. Табельные значения берутся из графика работ конкретного специалиста. Например, в декабре 2015 г 31 календарный день. Отнимаем праздники – получаем 28. Сорокачасовая рабочая неделя, пятидневка – 20 рабочих дней или 160 рабочих часов.
2. Количество «отпускных» дней берется из графика отпусков. Если у работника на анализируемый период запланирован отпуск, то для расчета максимально количества рабочих часов из табельных значений отнимаются плановые отпуска.
3. Плановый отпуск сопоставляется с рабочими днями по графику. В таблице отражаются дни и часы, приходящиеся на рабочие смены.
4. Чтобы рассчитать явочное время, необходимо спрогнозировать неявочные дни. Максимально точно это сделать невозможно. Поэтому возьмем средний процент неявок за предыдущий квартал. Полученное значение вычтем из максимально возможного фонда. Результат – плановый явочный фонд.

Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.

В столбце «Максимально возможное время» расчет производится автоматически. Вводим формулу: = F4 – H4 (табельные значения минус плановый отпуск). Для дней и часов соответственно.

Для расчета не явочных часов нужны средние показатели неявок. Удобнее всего, если учет времени тоже ведется в Excel. Ежемесячно подсчитываются «явки» и «неявки» по каждому сотруднику.

Тогда при составлении баланса на новый период можно в графу «Явочное время» ввести формулу со ссылкой на «Учет раб.вр.» за предыдущие 3 месяца.

Например, такую: =J4-((‘Учет раб.вр. Март’!B3+’Учет раб.вр. Апрель’!B3+’Учет раб.вр. Май’!B3)/3). Или с использованием функции СРЗНАЧ: =K4-(СРЗНАЧ(‘Учет раб.вр. Март’!C3;’Учет раб.вр. Апрель’!C3;’Учет раб.вр. Май’!C3)).

По такому же алгоритму заполняются данные по всем сотрудникам и подразделениями. Формулы копируются на весь столбец.

Впоследствии на основе баланса можно составлять аналитическую таблицу для сравнения плановых и фактических показателей.

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Этапы составления:

1. Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
2. Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
3. Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

1. Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
2. Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
3. Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
4. Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
5. Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
6. Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

1. Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
2. При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
3. В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.

Результат расчетов:

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.

Скачать баланс рабочего времени
Скачать табель учета рабочего времени

Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.

Баланс
рабочего времени в человеко-днях
рекомендуется составлять ежемесячно.
Чтобы получить баланс рабочего времени
в человеко-часах необходимо каждую
позицию баланса в чел/днях умножить на
среднюю фактическую продолжительность
рабочего дня и прибавить потери рабочего
времени, учтенные в чел/часах (внутрисменные
потери, перерывы в работе кормящих
матерей, льготные часы подростков).

Схема
баланса рабочего времени в чел/днях.

На
основе данных баланса можно рассчитать
систему показателей, характеризующих
использование рабочего времени.

Коэффициент
использования фонда рабочего времени:

Все
коэффициенты рассчитываются как
процентное отношение фактически
отработанного времени к соответствующему
фонду времени.

Коэффициент
использования календарного
времени:

Коэффициент
использования табельного фонда

Коэффициент
использования max возможного фонда
времени

Для
оценки использования рабочего времени
рассчитывается коэффициент использования
рабочего периода, который представляет
собой отношение среднего числа дней
отработанных одним работником за
изучаемый период к числу дней, которые
должен был отработать 1 работник за тот
же период в соответствии с режимом
работы предприятия.

На
основании данных второго раздела данных
баланса рабочего времени рассчитываются
относительные показатели структуры
max возможного фонда рабочего времени,
которые представляют собой процентное
отношение каждой позиции этой части
баланса к max возможному фонду рабочего
времени. 

На
основании данных баланса рассчитывается
среднесписочная численность работников
за изучаемый период, как отношение
календарного фонда времени к числу
календарных дней за тот же период.

Для
характеристики использования рабочего
дня рассчитывается коэффициент
использования рабочего дня. Он равен
соотношению между средней фактической
продолжительностью рабочего дня и
средней установленной продолжительностью
рабочего дня. Установленной называется
продолжительность рабочего дня
определенная трудовым законодательством
или режимом работы предприятия.

Средняя
установленная продолжительность
рабочего дня рассчитывается по средней
арифметической взвешенной (),
вариантами в которой является установленная
продолжительность рабочего дня отдельных
групп работников, а весом – численность
этих групп работников.

Средняя
фактическая продолжительность рабочего
дня рассчитывается как отношение
отработанных человеко-часов за изучаемый
период к отработанным человеко-дням за
тот же период. 

Средняя
фактическая продолжительность рабочего
дня различается по полному времени и
по урочному времени.

Средняя
фактическая продолжительность рабочего
дня по полному времени рассчитывается
как отношение фактически отработанных
человеко-часов к числу отработанных
человеко-дней за тот же период. При
таком расчете в число отработанных
человеко-часов включаются человеко-часы,
отработанные сверхурочно.

Средняя
фактическая продолжительность рабочего
дня по урочному времени рассчитывается
как отношение числа отработанных
человеко-часов в урочное время к числу
отработанных человеко-дней за тот же
период.

Зная
показатели средней установленной
продолжительности рабочего дня и средней
фактической продолжительности рабочего
дня, можно рассчитать коэффициенты
использования средней установленной
продолжительности рабочего дня как
процентное отношение средней фактической
продолжительности рабочего дня по
полному и урочному времени к средней
установленной продолжительности
рабочего дня.

Показатели
использования рабочего времени.

I.Показатели
использования фондов времени:

1       Коэффициент
использования календарного, табельного,
максимально возможного фондов времени =
(фактически отработанное время) /
(соответствующий фонд). 100% – коэффициент
использования максимально возможного
времени = доля времени, неиспользованного
по различным причинам. Соответствующий
фонд – фактически отработанное время
= резервное время, которое может быть
использовано для увеличения выпуска
продукции.

Показатели
структуры макс. возможного фонда раб.
времени

Они
характеризуют долю отработанного
времени, неявок по уважительным причинам
и потерь рабочего времени в максимально
возможном фонде р.врем.

Показатели
использования рабочего времени:

1       Среднее
число дней, отработанное одним работником,
= (фактически отработанные чд) /
(среднесписочная числ-ть работников) .

2       Средняя
полная продолжительность рабочего
дня =
(отработанные чч, включая сверхурочные)
/ (отработанные чд) .

3       Средняя
урочная продолжительность рабочего
дня =
(отработанные чч в урочное время) /
(отработанные чд) .Урочная
продолжительность рабочего дня –
время, устанавливаемое администрацией
предприятия по согласованию с профсоюзами,
по выполнению определению определенной
работы.

4       Среднее
число часов работы на одного рабочего =
(отработанные всеми рабочими чч) /
(среднесписочная численность работников) .

Между
показателями использования рабочего
времени существует зависимость,
используемая в анализе динамики затрат
рабочего времени и динамики
производительности труда. 

Решение
этой модели посредством индексного
метода позволяет определить прирост
уменьшение рабочего времени в чч,
обусловленное увеличением уменьшением
числа рабочих (),
продолжительности рабочего периода
()
и средней продолжительности рабочего
дня ().

Степень
использования рабочего времени оценивается
с помощью следующих показателей:

5       Коэффициент
использования рабочего периода =
(среднее фактическое число дней,
отработанное одним работником за период)
/ (располагаемое число дней работы (число
дней, кот. должен был отработать 1 работник
по режиму работы предприятия)) .
Т_Д.Р. определяется
путем вычитания из календарного фонда
времени 1 рабочего праздн. и вых. дней и
ср. числа дней отпусков в расчете на 1
рабочего.

6       Коэффициент
использования рабочего дня =
(средняя фактическая полная или урочная
продолжительность рабочего дня) /
(установленная продолжительность
рабочего дня (=8 часов при 5-тидневной
рабочей неделе и 6,67 часа при 6-тидневной).

а)
при использовании полной продолж. раб.
дня: ;

б)
при урочной прод-ти раб. дня: 

Интегральный
показатель использования раб. времени: это
произведение (5) и (6).: .
С его помощью определяется удельный
вес общих потерь рабочего времени, часть
из которых является целодневными, а
часть внутрисменными.

a₀,a₁ –
ср. факт. продолжит-ть раб. дня в базисном
и отчетном периодах;

b₀,b₁ –
ср. факт. продолжит-ть раб. периода –«–«–;

c₀,c₁ –
среднеспис. числ-ть рабочих –«–«–;

T₀,T₁ –
фонд отработанного времени в человеко-часах
–«–«–.

Т=abc

Общее
изменение кол-ва отработанного времени
(в чч) определяют как
разность: Т=(Т₁–Т₀)=a₁b₁c₁–a₀b₀c₀.

1)   изменение
фонда отработанного времени за счет
изменения численности
рабочих: Т_c=a₀b₀c₁–a₀b₀c₀=a₀b₀(c₁–c₀);

2)   за
счет изменения продолж. раб.
времени: Т_b=a₀b₁c₁–a₀b₀c₁=a₀c₁(b₁–b₀)

3)   за
счет изменения прод-ти раб.
дня: Т_a=a₁b₁c₁–a₀b₁c₁=b₁c₁(a₁–a₀)

Т=Т_a+Т_b+Т_c.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатель фиксирует фактически отработанный каждым сотрудником период и данные об этом указывает в специальном табеле. Используя эту информацию, организации получают человеко-часы — это показатель, рассчитываемый для учета рабочего времени и необходимый при подаче некоторой отчетности.

Как считают для органов статистики

Данные об отработанных человеко-часах руководители организаций обязаны указывать в форме статистического наблюдения №П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденной Приказом Росстата от 24.07.2020 №412. Указания по заполнению формы утверждены Приказом Росстата от 27.11.2019 №711.

Формула, как посчитать количество отработанных человеко-часов для формы П-4, следующая:

Исходя из общих правил, как рассчитать человеко-часы за год для статистики, при подсчетах складывают все время, которое сотрудник трудился в рабочие дни в организации и за ее пределами. Учитываются внеурочные часы, работа в командировках, работа на совмещаемой должности (на этом же предприятии).

Но если на предприятии есть работники, которые трудятся полный и неполный день, для них проводятся отдельные расчеты с использованием табеля рабочего времени. В этом случае формула, как считать человеко-часы в форме ПМ, выглядит следующим образом:

Расчет в общем случае

Человеко-час — это единица учета рабочего времени, которая соответствует одному часу работы одного человека. Работодателю с ее помощью удобно планировать рабочее время сотрудников, определять нужное количество трудящихся для выполнения работы, устанавливать сроки для выполнения заданий. Если в организации традиционная пятидневка, количество человеко-часов в 2022 году берут, например, из производственного календаря. Но если имеются исключаемые из расчета периоды, придется посчитать вручную.

В общем случае считать следует так:

Но есть периоды, которые не учитывают. Это:

• период болезни сотрудника, согласно листку нетрудоспособности;
• время простоев;
• в расчет не берется период отпусков;
• время, на которое сокращен трудовой день работников определенных категорий в соответствии с указаниями законодательства РФ;
• время, предоставленное недавно родившей сотруднице для кормления ребенка;
• иные причины.

Пример

Чтобы рассчитать этот показатель, вам необходимо в табеле учетного времени посчитать сумму количества отработанных часов в день всех сотрудников.

Приведем пример для маленькой фирмы. Представим, что в ней трудится 10 работников. В день общая сумма отработанных ими часов составляет 80 чел./часов:

10 чел. * 8 час

Полученное число умножаем на количество рабочих дней в месяце:

80 чел./часов * 21 день = 1680 чел./часов.

Теперь рассчитаем этот показатель для каждого работника.

При пятидневной рабочей неделе и восьмичасовом рабочем дне расчет следующий:

21 день * 8 часов = 168 чел./часов

Человеко-день

Под термином «человеко-день» понимают единицу измерения рабочего времени, соответствующую рабочему дню одного человека, независимо от числа отработанных им часов. Необходимо отметить, что этот показатель является менее точным.

В человеко-днях измеряют:

• дни, фактически отработанные сотрудником;
• явочное время;
• дни, когда сотрудник не явился на работу;
• простои, включающие целый день и более.

Также учитываются:

• дни нахождения в служебных командировках;
• те дни, в которые работник получил наряды своего предприятия для отработки в другой организации;
• дни, когда из-за вынужденного простоя на основном рабочем месте сотрудника задействовали в другой деятельности предприятия.

Расчет человеко-дней

Расчет общего количества человеко-дней производят по формуле:

Иногда работодателю требуется рассчитать среднесписочную численность трудящихся, отработавших неполное рабочее время. В этом случае расчет производится пропорционально отработанному времени:

• сначала подсчитываем общее количество человеко-дней;
• далее определяем среднюю численность не полностью занятых сотрудников в пересчете на полную.

Формула следующая:

Расчет человеко-часов за год

Чтобы получить показатель «количество отработанных работниками списочного состава человеко-часов за год», сложите все часы, отработанные служащим в трудовые дни в компании и вне ее пределов. В расчет входит время труда в рабочих поездках, сверхурочный труд, труд на совмещаемой должности в этой же фирме.

При подсчете не учитывается:

• период болезни сотрудника, прописанный в больничном листе;
• отпуск для кормящих мам;
• время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
• время ежегодного отпуска трудящегося;
• часы сокращения трудового дня;
• время, когда служащий повышал свою квалификацию с отрывом от трудового процесса;
• период участия сотрудников в забастовках;
• иные причины отсутствия служащего на трудовом месте.

Итоговая сумма состоит из сведений по каждому сотруднику, а формула, как рассчитать отработанные человеко-часы за 2022 год, выглядит так: