База резюме — необходимый инструмент для каждого рекрутера. Он помогает специалисту найти тех кандидатов, которые ищут релевантную должность. Как создать собственную базу резюме и кандидатов, где искать будущих сотрудников и как автоматизировать рекрутинг?
В каких случаях поиск по базе резюме эффективен?
Работа с базой резюме осуществляется через коммуникацию, прежде всего, с «холодными» контактами. Кандидаты могут не находиться в активном поиске работы. Рекрутеру нужно приложить немалые усилия, чтобы заинтересовать кандидата своим предложением. Именно поэтому подбор сотрудников через базы резюме зачастую осуществляется как дополнительный метод поиска персонала. В каких же случаях к нему прибегают?
№1. Вам нужен узкоспециализированный специалист или работник определенной сферы деятельности.
№2. Вы ищете профессионалов такого направления, которые долго не засиживаются без работы.
№3. На рынке нет интересных вам кандидатов, которые готовы рассматривать вашу вакансию.
№4. Вакансия еще не открыта для публичного доступа, но вам уже нужно искать сотрудника.
Job-порталы для поиска резюме
Одни из наиболее популярных баз резюме в Украине — площадки для поиска работы. Помимо возможности размещать вакансии, вам доступны к просмотру базы резюме. Вы можете выбрать подходящих кандидатов и связываться с ними напрямую. Как это сделать?
Rabota.ua
Незарегистрированные пользователи могут просматривать резюме, но у них нет прав, чтобы предпринимать какие-то действия. Чтобы открыть телефон, email соискателя или предложить вакансию, нужно купить платный пакет для работодателей и тогда вы сможете в качестве бонуса открывать 10 контактов соискателей на протяжении месяца. «Доступ к Базе резюме» дает возможность открывать все контакты в выбранных рубрике и регионе.
На сайте компании вы можете выбрать удобный тариф и рассчитать его по стоимости по вашим параметрам.
Work.ua
На этой платформе нужно быть зарегистрированным как работодатель. В случае, если вы подтвердите действительность компании, то сможете открывать 10 контактов в месяц в бесплатной базе резюме. Платный пакет услуг включает в себя возможность получать от 10 контактов в день до 1500 контактов в месяц, в зависимости от суммы оплаты.
grc.ua
Зарегистрированный работодатель получает доступ к открытой базе резюме в 1,3 млн кандидатов. Можно купить период доступа от 1 недели до 12 месяцев. Также платформа предлагает 7-дневный доступ к резюме из нужной сферы и такой же 7-дневный доступ к резюме в регионах.
Создаем базу кандидатов: 3 работающих способа
Поиск талантов — ответственный этап работы любой организации. И нет большей потери времени и денег для компании, чем долгое закрытие вакансии из-за отсутствия качественной базы кандидатов.
Вне зависимости от рыночных условий рекрутеру важно расширять свою базу кандидатов. Как это сделать?
1. Находиться в постоянном поиске
Опытные рекрутеры понимают, что поиск кандидатов — это постоянный процесс. База резюме позволяет всегда закрыть не только текущие вакансии, а и будущие. Неподходящий сегодня кандидат может стать именно тем, кто вам нужен на другую вакансию завтра. Корректное общение и хорошие коммуникации помогут вам закрывать открытые позиции компании быстрее.
2. Спрашивать рекомендации
Если кандидат и компания не подходят друг другу, важно не упускать возможность и спрашивать рекомендацию. Специалисту ничего не стоит посоветовать знакомого или коллегу, а вам +1 кандидат в базу.
3. Продавать компанию везде и всегда
Сделайте удобный раздел с вакансиями на вашем сайте и опишите детали сотрудничества. Ведь, если кандидат заинтересовался вашей компанией, то официальный сайт — это первое место, куда он зайдет, чтобы узнать больше о работе в компании.
Помимо этого, не забывайте с помощью социального рекрутинга вовлекать тех, кто пока не готов с вами работать или не подходит под требования открытых вакансий. Перепосты публикаций помогут получить бОльший охват и эффективнее продвигать бренд работодателя.
Публикуйте посты на разную тематику от подборки интересных фактов до информации об успехах компании. Открывайте детали корпоративной культуры организации и ее «внутренней кухни». Подписывайтесь на тех, кто подписался на вас, добавляйте в друзья свою целевую аудиторию. Заносите всех интересных вам специалистов в собственную базу кандидатов ежедневно.
Где вести базу кандидатов?
В наши дни без автоматизации трудно представить работу любого HR-специалиста или рекрутера. Уход от работы в Excel помогает избежать ошибок при вводе информации, сэкономить время, защитить конфиденциальные данные.
Многие рекрутеры уже давно и успешно перешли на работу с различными ATS (Applicant Tracking System) — системами отслеживания кандидатов. Такое программное обеспечение специализируется на полном управлении процессом найма, позволяя публиковать вакансии, просматривать резюме и удобно хранить информацию.
Преимущества ATS
1. Оптимизация найма. Все кандидаты и их резюме в одном месте.
2. Эффективный рекрутинг. Вы можете не только хранить данные о кандидатах, а и удобно отслеживать их.
3. Аналитика. Отчетность помогает оценить качество рекрутинговых процессов в компании и увеличить их продуктивность.
Кстати, в Hurma System вы можете не только вести удобную базу кандидатов в одном месте, а и подгружать их CV, парсить резюме с LinkedIn и интегрироваться для выгрузки вакансий со всеми популярными job-порталами Украины: work.ua, rabota.ua, DOU, INCO, HeadHunter, jobs.tut.by. В HRM-системе совсем недавно обновили профиль кандидата, поэтому работать с базой стало еще удобнее.
Постоянный поиск кандидатов = быстрое закрытие вакансий
Все, что нужно делать успешному рекрутеру сегодня — пополнять свою базу квалифицированными специалистами. Не имеет значения, какие источники поиска резюме и кандидатов вы используете, главное — найдите удобный для себя способ хранить и обрабатывать данные.
Правильная работа с базой данных кандидатов значительно ускоряет закрытие вакансий и снижает затраты на подбор персонала. Все это происходит за счет грамотного формирования кадрового резерва компании.
Хорошая база данных – это не только большие объемы резюме с комментариями, это еще и удобство работы со всей необходимой информацией по кандидатам.
Как быстро находить данные о соискателях, с которыми уже был контакт?
Как эффективно сформировать базу резюме? Как ей управлять и где хранить?
Как избежать дублирования кандидатов и легко ориентироваться в истории подбора?
Как минимизировать расходы на рекрутинг?
На эти вопросы отвечает Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWorkRecrutier.
Давайте рассмотрим четыре основных способа хранения резюме:
1. Хранить резюме в папках на компьютере.
2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.
3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.
4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.
1. Хранить резюме в папках на компьютере.
Уметь грамотно структурировать резюме в папках на компьютере очень полезный навык. Он даже пригодится, если вы решите использовать онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга. Давайте разберем, как же наиболее удобно структурировать папки.
Прежде всего, открытые вакансии нужно разделить на отделы. Предположим, что у вас будет папка «Отдел продаж». В ней мы создаем папки с городами, в которые требуются специалисты. В каждом городе – все открытые вакансии. Например, «Руководитель отдела продаж», «Менеджер по продажам», «Менеджер по работе с клиентами», «Телемаркетолог». В каждой папке еще по две папки – «Перспективные» и «Неперспективные».
Далее возможны два варианта.
Первый – вы можете отдельно создавать папку с конкретным человеком и вносить туда все документы, связанные с этим соискателем.
Второй – сохранять по каждому кандидату только один документ с резюме, внося туда необходимые комментарии. Важно помнить, что папку с резюме и само резюме мы называем в едином формате. Например, Петров Илья, то есть вначале фамилия потом имя. Если вы выбираете вариант с сохранением нескольких файлов по одному кандидату, то лучше все виды файлов также называть по единой форме. Например, Петров Илья.docx или Resume.docx.
Это будет выглядеть так:
У этого способа хранения информации о кандидатах существуют серьезные минусы.
Такую базу тяжело передать другому рекрутеру, если произойдет смена кадров. У каждого своя логика структурирования и новому менеджеру по подбору персонала будет тяжело работать с накопившейся информацией. Придется все перестраивать под себя и тратить на это рабочее время.
Более того, в этом процессе резюме кандидатов могут быть утеряны. При таком подходе рекрутеры чаще всего дополнительную информацию по соискателям держат в голове и в любой момент, какие-то важные детали могут быть забыты. Для самого рекрутера это тоже стресс – помнить все и бояться что-нибудь забыть. Плюс к этому, чтобы вспомнить кандидата, вам нужно будет находить историю переписки с ним в почте, но там все равно будет не вся информация, которая необходима.
Если вы сами пользуетесь такой базой резюме, то первое время у вас не возникнет проблем. Главное все структурировать – сделать папки с понравившимся кандидатами, отказами, состоявшимися и несостоявшимися интервью. Но здесь тоже есть минус – один кандидат может попасть сразу в несколько папок, и вы об этом не будете знать. Из-за этого может возникнуть серьезная путаница.
2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.
Если сравнивать хранение информации о кандидатах в папках на компьютере и Excel, то второй вариант более удобен, но он все равно не решает главных трудностей. Здесь тоже необходимо грамотно структурировать информацию. Например, важны такие поля как заказчик, позиция, ФИО, карьера, текущие ожидания, статус, комментарий, телефон, email.
При таком подходе рекрутер тратит много времени на занесение информации о кандидате в таблицу и возникают трудности с поиском соискателя. Вы можете сократить выборку по статусу или имени кандидата, но все равно придется вручную проматывать список и искать нужного соискателя.
Также остается проблема с дублированием одного и того же кандидата на разные вакансии и нет полной истории взаимодействия с соискателями. Один кандидат попадает к нескольким заказчиками одновременно, а итоги общения с ним хранятся сразу в нескольких Excel. Опять же по разным таблицам неудобно искать и невозможно комбинировать поиск по нескольким параметрам.
Теоретически в Excel можно посчитать статистику по закрытию вакансий – сколько изначально было отобрано кандидатов, сколько прошли интервью, сколько приняли предложение о работе и так далее. Но все это будет занимать достаточно много времени и не все данные могут попасть в анализ. Кроме того, с более сложными отчетами возникнут трудности.
Например, собирать причины отказов соискателей и почему мы им отказали, станет уже сложнее. А это важные показатели для планирования подбора и улучшению HR-стратегии компании. Собирая статистику вручную, вы будете тратить много времени и не всегда сможете представить ее в визуально понятном и удобном для руководства формате.
3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.
Преимущество этого способа относительно двух предыдущих – можно более-менее быстро найти резюме в папках по строчке из Excel. Информация по подбору хранится в таблице, но сами резюме лежат в хорошо структурированных папах на компьютере.
Минусы этого подхода – долго заносить вручную информацию по кандидатам в таблицу, полную историю подбора сложно отследить, неудобно сортировать кандидатов в Excel по разным параметрам и за дополнительной информацией все равно приходится возвращаться в папки. Все это отнимает кучу времени рекрутера.
4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.
И наконец, последний вариант – автоматизация. Этот подход исключает все перечисленные минусы первых трех методов хранения резюме. Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга позволяет в один клик добавить резюме из работных сайтов, соцсетей и почты в базу. При этом вся информация по соискателю будет представлена в едином удобном формате.
Рекрутеры быстро находят нужных кандидатов по разным параметрам в сервисе – отдельно по навыкам, желаемой должности, опыту работы, образованию и так далее. Таким образом, вы не тратите время на просмотр соискателей, которые заведомо не подходят. Сразу видите полную историю взаимодействия с кандидатом.
Даже если ваш коллега общался с ним год назад, вы узнаете, почему соискатель не был принят на работу. Ну и конечно вы автоматически получаете всю необходимую HR-аналитику – воронку соискателей, эффективность источников подбора и так далее. Визуально она будет представлена в виде понятных диаграмм и графиков.
У многих рекрутеров при переходе на онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга возникает вопрос – что делать со своей базой резюме, которая хранится в папках на компьютере, Exсel, устаревших коробочных программах или вообще никак не структурирована. Первым делом нужно понять, насколько для вас будет актуальна база в будущем.
Если вы понимаете, что она слишком устарела и пользы из нее уже не извлечь, то проще проигнорировать перенос таких резюме в сервис. Все зависит от специальности. Если у вас большое количество резюме IT-специалистов, то, бесспорно, их нельзя терять. Если вы обладатель базы промоутеров пятилетней давности, то не стоит тратить на нее время, так как велика вероятность, что многие сменили род деятельности.
Хороший онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга полностью перенесет вашу базу с комментариями. Количество резюме не должно влиять на качество импорта, даже если у вас 100 000 резюме. Но при этом важно обращать внимание на сохранность всех комментариев по кандидатам. Без них база утратит свою пользу и смысл. Кстати, на минимальных объемах резюме (до 100 штук), подойдет перенос вручную.
Все сервисы для автоматизации работают по-разному, кто-то переносит резюме пачками в архиве. При таком варианте о сохранности комментариев не может быть и речи. Как правило, с такими резюме по факту ничего не происходит. С ними дальше нельзя работать из-за отсутствия необходимой дополнительной информации по кандидату.
Хороший сервис умеет переносить резюме из папок и комментарии из Excel, автоматически создавая вакансию и прикрепляя к ней все подходящие резюме. Он соотносит и синхронизирует всю информацию по кандидату из разных видов файлов. Таким образом, получается перенос полной структурированной информации по соискателю с комментариями. При импорте сервис должен сам находить и объединять всю информацию по кандидатам, которой вы обладаете. Только так от этого будет польза.
***
Итак, мы рассмотрели четыре способа хранения резюме. Из них наибольшую пользу приносит последний.
Автоматизация больших объемов резюме и историй взаимодействий помогает рекрутерам повысить эффективность своей работы в несколько раз. Чтобы данные можно было легко и быстро перенести в онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга с сохранением комментариев к соискателям нужно правильно подготовить всю информацию.
Если вы храните резюме в папках на компьютере, то все папки должны быть организованы по одному принципу, чтобы при переносе в сервис по автоматизации сохранилось как можно больше полезной информации. Лучше всего использовать способ, который описан в первом пункте. Если вы ведете учет кандидатов в Excel, то все таблицы должны были заполнены по одинаковому принципу — столбцы были с одними и теме же названиями и в одинаковой последовательности.
Если у вас информация по кандидатам и в папках, и в Excel, то проследите, чтобы ФИО соискателей были написаны также по единому образцу с названиями папок и файлов на компьютере.
Хотя хороший онлайн-сервис должен объединять кандидатов по контактным данным. Достаточно, чтобы в разных файлах или строках совпадал телефон или email соискателя. Резюме кандидата в сервисе автоматически объединятся с его данными и комментариями в таблице.
После такой подготовки все данные могут быть перенесены в онлайн-сервис для автоматизации рекрутингаи вы сможете наслаждаться работой с кандидатами, экономя свое время и получая максимум пользы от своей базы.
Не стоит грузить все на облака и уж тем более складировать папки на рабочем столе. Можно использовать специализированные сервисы для решения этого вопроса. Ниже краткий обзор на самые известные сервисы ведения базы резюме.
⭐️Podbor / Подбор
Умный поиск кандидатов в IT. Предиктивные алгоритмы отличают Подбор от других подобных систем.
⭐️Талантикс
сервис от хед хантера
⭐️СберПодбор
система для ведения базы кандидатов, аналитика, добавление в единую базу кандидатов из разных площадок поиска сотрудников.
⭐️Cleverstaff
сервис для рекрутинга с парсером резюме. Позволяет быстро формировать базу резюме, импортируя информацию с сайтов HeadHunter, LinkedIn и других сайтов поиска работы, а также из почты.
⭐️E-staff
программа для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. Автоматизирует большинство рутинных операций в рекрутинге.
⭐️ Huntflow
сервис для эффективного подбора. Встроенный почтовый клиент для переписки с кандидатами. Распознавание резюме из pdf, doc и rtf.
⭐️ Persia HR
помогает организовать работу команды рекрутеров. Единая база кандидатов, импорт резюме из разных источников, удобный поиск, история работы с кандидатами и многое другое.
⭐️ Mirapolis Recruit
эффективная, простая и удобная в использовании система для автоматизации всех этапов процесса подбора персонала. Для использования системы нужен только веб-браузер.
⭐️ Experium
программа для автоматизации подбора персонала. Автоматически создает «Карточки человека» из резюме, размещает объявления на работных сайтах и скачивает с них отклики; работает с соц.сетями; отправляет кандидатам и линейным менеджерам электронные письма и SMS и т.п.
⭐️ FriendWork
онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга, который помогает закрывать вакансии в 2 раза быстрее. Работает через веб-браузер и доступен с любого компьютера, планшета или смартфона.
⭐️ Keepteam
онлайн-сервис для управления и подбора персонала, быстрого оформления необходимых кадровых документов, согласования отпусков, рабочих графиков, а также учёта инвентаря и других задач.
⭐️ GoRecruit
эффективный помощник руководителя при найме персонала, который анализирует данные кандидатов в социальных сетях, оценивает их и выбирает наиболее подходящих кандидатов. Оценка. Сравнение соискателей. Открытый доступ к вакансиям.
Будьте первыми в курсе последних новостей о HR-сфере и IT-рекрутменте – подписывайтесь на наш блог в Telegram!
Работа с резюме
Анкета кандидата
Один из вариантов упростить работу менеджера по подбору персонала в ходе собеседования – это создать бланк «Анкета кандидата», который будет использоваться дополнительно к резюме. Основная задача такой анкеты – фиксация в удобной форме получаемых сведений.
Анкета может содержать следующие данные:
1.Базовая информация – ФИО, возраст, образование, последнее место работы, координаты для связи. Это обязательный минимум, который поможет в случае, если кандидат пришел на собеседование без резюме или не указал в нем нужных данных.
2.Дополнительная информация – причина поиска работы, источник сведений о вакансии, зарплатные ожидания, рекомендатели, возможный срок выхода на работу. Эти данные обычно не включаются в резюме, но важны для принятия решения.
3.Специальная информация – актуальная для конкретной позиции. Для некоторых вакансий имеет смысл сделать свой вариант анкеты кандидата и включить в него специальные вопросы. Например, при подборе водителей важно уточнить: место проживания, стаж вождения, марки машин, на которых приходилось работать, наличие своего автомобиля, его марку, информацию об авариях и грубых нарушениях за последние 5 лет и пр. При подборе секретарей в анкету кандидата можно включить вопросы о скорости печати и уровне знания иностранных языков.
Готовить отдельные формы анкет имеет смысл только для постоянных, регулярно появляющихся вакансий. Если же предложений много, и они разнообразны, менеджеру по подбору удобнее пользоваться унифицированным бланком.
4.Результаты собеседования – форму для их фиксации можно разместить на оборотной стороне бланка анкеты. Не секрет, что после проведения 10–20 собеседований бывает трудно вспомнить, что же за кандидат приходил в самом начале, и чем он понравился или не понравился. Чтобы не держать всю информацию в голове, ее также можно записать на оборотной стороне анкеты кандидата. В этом вопросе нет строгих правил. Каждый может сделать удобный для себя бланк.
Предлагаемая форма содержит следующие основные блоки:
комментарии рекрутера по трем аспектам оценки кандидата – квалификация, личностные качества, мотивация;
экспертные оценки – для заполнения интервьюерами на каждом этапе отбора (образование, опыт, квалификация, зарплата, мотивация, общее впечатление);
результаты проверки рекомендаций.
Бланк удобно делать на бумаге пастельных тонов. Такая анкета визуально выделяется среди других документов на столе и, будучи прикрепленной к резюме кандидата, уже прошедшего собеседование, позволяет легко определить, с кем еще предстоит встретиться.
Папки
В настоящее время существует такое количество разнообразных красивых папок, файлов, разделителей и наклеек, что так и хочется создать огромную «Базу резюме кандидатов». Но как бы ни было приятно смотреть на тонны резюме, красиво разложенные по полочкам, наглядно свидетельствующие об огромном объеме проделанной работы, практической ценности в таких архивах не много.
Современный рынок труда чрезвычайно динамичен. Люди меняют места работы часто и быстро. Тот, кто еще вчера был кандидатом, рассматривающим предложения, сегодня уже довольный жизнью сотрудник успешной компании с перспективами карьерного роста. И вряд ли его резюме еще раз окажется полезным. Максимум, одна строчка: ФИО, должность, телефон. Поэтому для оптимизации работы с резюме первым делом надо разобраться, какие из них имеет смысл хранить. Для этого можно разделить вакансии на категории:
1.Разовые – единичные вакансии на должности с низким уровнем текучести. В случае удачного подбора потребность в таких специалистах может не возникнуть в течение нескольких лет. Например, главный бухгалтер, водитель генерального директора, руководитель отдела маркетинга и пр.
2.Регулярные – это вакансии, которые возникают в работе с определенной периодичностью по причине высокой текучести кадров либо в связи с постоянно увеличивающейся потребностью в специалистах определенного профиля.
Регулярные вакансии можно разделить на:
общие – для рядовых сотрудников, не связанных со спецификой деятельности организации (секретари, бухгалтеры, офис-менеджеры, кадровики, системные администраторы, курьеры и пр.);
специализированные – для профессионалов, обладающих знаниями и навыками, ключевыми для компании (для консалтинговой – консультанты, для торговой – менеджеры по закупкам или продажам со знанием специфики товара, для инвестиционной – финансисты, трейдеры, инвестиционные аналитики, для рекламного агентства – дизайнеры и копирайтеры).
Понятно, что в случае с разовыми вакансиями, имеет смысл некоторое время хранить резюме финалистов, дабы подстраховаться на случай внезапного увольнения нового сотрудника с испытательного срока. Скорее всего, и эти кандидаты в течение 1–2 месяцев найдут другую работу, и в случае освобождения места придется начинать поиск «с нуля». Поэтому после закрытия вакансии можно сразу уничтожать резюме тех, кому было отказано, а после прохождения новым сотрудником испытательного срока – и резюме финалистов.
В случае с общими вакансиями также нет необходимости в сохранении резюме. Все, кто претендовал на них, очень быстро трудоустраиваются и меняют свои пожелания к работе. Кандидат, который еще вчера хотел быть курьером, сегодня стремится стать логистом, системный администратор теперь претендует на вдвое большую зарплату, а секретарь, поработав некоторое время в другой компании, уже планирует свой декретный отпуск. Заботливо сложенные в папочку резюме оказываются ненужными. Так зачем же их хранить?
И только в работе со специализировнными вакансиями резюме могут пригодиться. Потому что они содержат информацию о людях, работающих в той же сфере, к которой относится бизнес компании. Так, если вчера не было возможности предложить аналитику достойную зарплату, то новое штатное расписание, вероятно, позволит еще раз обратиться к тому же соискателю. А может, кто-то из недавних менеджеров по продажам уже дорос до позиции руководителя отдела?
Таким образом, по этой категории однозначной рекомендации «выбрасывать без сожалений» быть не может. Если таких специалистов на рынке наперечет, то информация о них может стать одним из конкурентных преимуществ – и компании, и менеджера по подбору. Сведения о таких соискателях эффективнее хранить в электронной базе данных. Существует множество способов ее организации.
Каким из них воспользоваться – зависит от специфики решаемых задач.
Создание базы данных
Первый вариант – хранение сведений о соискателях в папках электронной почты. Если вы подготовили ее к приему резюме, входящие письма сортируются по папкам с названиями вакансий, и в почте автоматически формируется база данных о кандидатах определенной специальности.
Трудозатраты при этом минимальны, но использование такой базы ограничено. Хранятся в ней только резюме, пришедшие по электронной почте, необходимую информацию найти сложно, к тому же нет возможности вести статистику, добавлять комментарии о соискателях. Второй вариант – использование системы E-Staff Рекрутер (www.e-staff.ru). Это система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге. Ключевые возможности, предоставляемые этой системой:
учет вакансий и заявок на подбор сотрудников;
автоматическая публикация объявлений о вакансиях в интернете;
импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Word;
работа с соискателями – прием кандидатур в разработку, учет результатов интервью, отслеживание статуса, прием на работу или отказ, контроль прохождения испытательного срока;
отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам;
поиск любых данных в базе как по формальным критериям, так и по произвольным словам;
поиск кандидатов в интернет-архиве E-Staff.
Плюсы: помимо возможности хранения информации, система позволяет оптимизировать ее получение и обработку (публикация объявлений, автоответчик и пр.).
Минусы: система платная, потребуется некоторое время на ее освоение.
Создание собственной базы данных в Excel
Третий вариант – создание собственной небольшой базы в Excel – это промежуточное решение, имеющее ряд достоинств предыдущих вариантов. Основная функция такой базы данных – хранение ключевой информации и ведение статистики.
Ежедневно среднестатистический менеджер по персоналу совершает от 10 звонков, проводит минимум 3 собеседования и получает огромное количество информации от потенциальных кандидатов. Рано или поздно перед каждым специалистом встаёт вопрос: что делать со всей этой информацией, как её систематизировать, хранить и получать к ней доступ? HR-менеджер медиакомпании «Хорошие люди» делится своим опытом решения этой задачи.
– Профессиональная болезнь всех рекрутеров и менеджеров по персоналу – неспособность запоминать людей. Уже через неделю мы с трудом вспоминаем менеджера по продажам Катю из компании «Системные продажи». А если мы занимаемся массовым подбором? Это сотни кандидатов каждый месяц!
Что же делает каждый менеджер по персоналу в этот момент? Для начала мы начинаем вести базу кандидатов в бумажном виде. Это огромные папки с резюме, которые пылятся и занимают много места в шкафах. Да и для того, чтобы проверить, был у нас контакт с кандидатом или нет, уходит масса времени. Попробуйте перебрать десятки папок. Это задача не из простых.
Следующим этапом в попытке систематизации информации является ведение таблички в Excel. Таблица растягивается на сотни строк, а особо упорные в формировании базы специалисты по персоналу доходят до её конца.
После освоения Excel и бесполезного уничтожения нескольких маленьких рощ деревьев менеджер по персоналу приступает к поиску инструмента, который позволит сортировать кандидатов по вакансиям, фиксировать историю взаимодействия с кандидатом и анализировать источники привлечения кандидатов.
Во всём многообразии предлагаемых инструментов он натыкается и на супердорогие и сложные продукты, демо-версии которых невероятно красивы, но увидев ценник на них, коммерческий директор почему-то многозначительно покашливает и скромно молчит.
В итоге каждый менеджер по персоналу находит тот самый, единственный в своём роде инструмент, который доступен компании любого размера и полностью отвечает потребностям рекрутера – программу E-staff. Как же работает этот без преувеличения уникальный инструмент любого рекрутера?
1. Заказчик вакансии формирует требования и заполняет максимально информативную форму, без которой вакансия не пойдёт в работу. Больше никаких «приведи того, не знаю кого».
2. Автоматически в несколько кликов вы публикуете объявления на всех подключенных работных сайтах. Нет необходимости десятки раз заполнять одни и те же шаблоны.
3. Вы находите резюме на работном сайте. В два клика выгружаете его в свою собственную базу.
4. Создаете событие по кандидату (звонок, интервью, предложение).
5. Что удивительно – программа сама рассылает по электронной почте кандидатам схему проезда при приглашении на интервью и уведомления об отказе, если кандидат не подошёл.
6. Программа позволяет писать комментарии, которые будут храниться годами и не потеряются.
7. По истечении отчётного периода вы автоматически выгружаете всю воронку и аналитику источников привлечения кандидатов.
В итоге вы экономите своё время, деньги и, что очень важно, не выглядите некомпетентными, когда звоните одному и тому же кандидату несколько раз по одной и той же вакансии.
Данная программа весьма успешно работает как в огромных федеральных компаниях, так и в средних региональных. Сервис E-staff – это на сегодняшний день единственный инструмент, который позволяет рекрутеру – истинному профессионалу своего дела – систематизировать процесс своей работы.
