Как составить бизнес панель

В статье описан подход к созданию панели бизнес-показателей компании на различных уровнях управления. Представлены матрица результативности руководителя отдела. Описаны принципы, которые положены в основу формирования различных панелей, основанных на методологии сбалансированной системы показателей. Автор уделяет особое внимание критериям выбора платформы для разработки программного продукта. Описана техническая архитектура программного продукта. 
Автор: А.Г. Белов

Разработка панелей бизнес-показателей компании

Процессы управления организацией пронизывают ее сверху вниз. Для принятия обоснованных решений руководителям различных уровней необходимо полагаться на достоверную и своевременную бизнес-информацию. Панели бизнес-показателей хранят данные о результативности и эффективности протекающих в организации бизнес-процессов. Эти данные используются для мониторинга, анализа, управления.

В зависимости от характера хранимой информации и функций панелей бизнес-показателей их можно разделить на три основных типа [1]:

1.    Стратегическая панель бизнес-показателей. Позволяет отслеживать продвижение к стратегическим целям компании. Как правило, такая панель строится на основе методологии сбалансированной системы показателей (ССП) [4]. Такая панель используется на самом верхнем уровне иерархии управления, и позволяет координировать работу подразделений организации для согласованного движения в направлении реализации стратегических приоритетов организации. Стратегическая панель бизнес-показателей может создаваться не только для всей организации, но и для бизнес-дивизиона, функционального подразделения и рядового сотрудника. Обычно такие панели структурируют показатели по основным стратегическим перспективам: финансы, рынок (клиенты), внутренние процессы, развитие (персонал и инфраструктура).  В интерфейсе панели возможно определение иерархической связи между целями разных перспектив для анализа влияния одних показателей достижения цели на другие [2].  Регулярность обновления данных в таких панелях обычно происходит ежемесячно или ежеквартально. Соответственно, инструменты такой панели ориентированы на отслеживание результатов не чаще одного раза в месяц.  Акцент в таких панелях бизнес-показателях делается больше на управление, чем на анализ или мониторинг.
Использование таких панелей направлено на преактивное управление, поэтому серьезное внимание должно уделяться планированию. Период планирования может быть от квартала до нескольких лет. При формировании стратегической панели каждый показатель цели должен иметь плановое значение и фактическое. Управленческие решения принимаются на основе анализа соответствия и отклонений в достижении целей за период деятельности организации. Пользователями стратегических панелей показателей могут быть не только высший менеджмент, но и собственники предприятия.

2.    Тактическая панель бизнес-показателей. Такие панели позволяют отслеживать процессы и проекты на уровне подразделений организации. Такие данные используются руководителями среднего и высшего звена для анализа эффективности и результативности протекающих бизнес-процессов.Тактические панели формируются по зонам ответственности подразделений и сотрудников. Основное назначение тактической панели показателей – это использование для проведения анализа.  Именно эти два аспекта определяют отличие  от других видов панелей.
В таких бизнес-панелях используются показатели целей в области качества, результативности бизнес-процессов, учитывается реализация запланированных мероприятий, отслеживаются задачи связанные с развитием компетенций сотрудников, а также оценивается степень соблюдения установленных в организации стандартов. Методологическая база формирования тактической панели бизнес-показателей основывается на принципах целевого управления (MBO). Это означает, что как и в случае формирования показателей достижения стратегических целей, в тактической панели должны быть собраны как плановые, так и фактические данные. Обновляются панели показателей ежедневно или еженедельно. По итогам анализа результативности (достижения плановых показателей) могут иметь место стимулирующие воздействия (например, премирование или депримирование).
Представление панелей бизнес-показателей может быть в двух основных видах. Первый – это персонифицированная матрица результативности. В такой матрице указан состав показателей, который определяет результативность протекающих бизнес-процессов и операций под управлением конкретного сотрудника или руководителя.  Второй – это параметризированный отчет, который выводит те же данные без привязки к уровням ответственности. В таком отчете заложена возможность проведения многомерного анализа данных с использованием различных аналитических разрезов. Анализ может производиться как изменение показателей в динамике, так и на предмет соответствия или отклонения от плановых значений.

Примером может служить матрица результативности подразделения за период, представленная на рис.1.

 Рис. 1. Матрица результативности руководителя отдела

3.    Оперативная панель бизнес-показателей используется для отслеживания операционных показателей деятельности (рисунок 2). Данные из этих панелей могут использоваться сотрудниками всех уровней, и предназначены для мониторинга процессов связанных с сервисом, работой с клиентами, производством и финансами.  Использование таких данных для мониторинга подразумевает необходимость обновления показателей с интервалом от нескольких минут до нескольких часов.  Для оперативных показателей обычно не определяются плановые значения, но они  могут иметь определенные уровни «приемлемости», верхние и нижние значения, которые образуют коридор, в котором изменяются значения показателей. Мониторинг показателей производится преимущественно в динамике и инструменты должны быть адаптирован для этого. Оперативная бизнес-панель либо использует опережающие индикаторы, которые позволяют пользователю используя эти данные управлять бизнес-процессами, либо используя статистические и прогностические методы на основе запаздывающих индикаторов выявлять отклонения в процессах и предотвращать нежелательные последствия.
Примером может служить панель бизнес-показателей в логистической компании, в которой отслеживается степень плановой заполняемости транспорта или панель показателей колл-центра, которая показывает количество обработанных, упущенных, отклоненных запросов.

Рис. 2. Оперативная панель бизнес-показателей  в разрезе периодов и 2-х видов аналитик

Рис. 3. Оперативная панель бизнес-показателей
в разрезе 2-х видов аналитик

Рис.4 Оперативная панель

Если на предприятии используются все три вида панелей, то при формировании показателей различных уровней необходимо обеспечить использование одинаковых данных. Это важно для обеспечения «единой версии правды» и согласованного подхода к управлению. Таким образом, при выделении одинакового показателя в панелях различного уровня, в более высокий уровень данные должны попадать из более низкого уровня.

Техническая архитектура панели бизнес-показателей

Хранение и представление данных бизнес-показателей происходит на нескольких информационных слоях [3]:
1.    Верхний слой – это слой визуализации, в котором выводится консолидированная информация по показателям в удобном для использования виде. Обычно визуализация определяется типом панели. Этот слой может также представлять инструменты для моделирования, статистической обработки информации, генерирования запросов и проведения детального анализа с использованием данных нижних слоев. Этот слой также имеет инструменты для разработки планов, в том числе с учетом разных возможных сценариев.
2.    Второй слой – это многомерный массив консолидированной и структурированной с использованием необходимой аналитики информации. Слой может быть представлен регистром, в который на основе предварительно определенных правил консолидации выгружена информация из нижних слоев.Помимо самих данных в этом слое хранятся ссылки на объекты данных источника, на основе которых получилась консолидированная информация.
3.    Третий слой – это слой интеграции. В этом слое хранится информация о самих источниках данных и о механизмах, по которым происходит  консолидация. В нем определены алгоритмы и правила с использованием которых происходит выборка данных из источников, кроме того тут определяются и механизмы с помощью которых возможно обращение к источникам при обратном анализе (от консолидированных данных к транзакционным).
4.    Четвертый слой – представляет собой слой транзакционной информации, которая фактически является источниками данных для других слоев. Этот слой подразумевает использование любых бизнес-приложений, в которых находит отражение фиксация первичных бизнес операций (транзакций).
Если для формирования стратегической панели показателей потребуется использование всех слоев, то для формирования оперативной панели показателей слой интеграции и консолидации может отсутствовать.  Использование нескольких слоев необходимо по нескольким причинам: во-первых, для формирования итоговых показателей происходит интеграция и консолидация бизнес-информации, а во-вторых, для проведения анализа пользователю может потребоваться переходить с верхних слоев вплоть до самых нижних, транзакционных данных.

  Платформа для панели бизнес-показателей

Поддержка обозначенной функциональности панелей бизнес-показателей невозможно без использования специализированного программного решения. Применение для таких целей распространенных программных продуктов Excel иAccess приведет к упрощению обозначенных механизмов и, как следствие, к дискредитации идеи интегрированного управления результативностью на основании динамических панелей бизнес-показателей.
Выбор платформы для разработки программного продукта должен опираться на несколько основных критериев:
1.    Платформа должна обладать высокой степенью открытости, которая позволит производить с минимальными затратами интеграцию с другими бизнес-приложениями.
2.    Экономическая доступность для конечных пользователей. Наличие на рынке труда достаточного количества специалистов, способных проводить интеграцию и сопровождение системы.
3.    Платформа должна представлять набор готовых инструментов для разработчика, которые позволят минимизировать затраты на создание механизмов хранения данных и визуализации.
4.    Платформа должна обеспечить возможность создания типового (тиражного) решения, которое обладает высокой степенью универсальности. Это обеспечит независимость пользователей от разработчиков решения с одной стороны, с другой стороны снизит стоимость сопровождения и поддержки.
Целесообразным представляется выбор 1С:Предприятие 8.2 как платформы для разработки тиражного решения. Такой выбор не только соответствует перечисленным критериям, но и учитывает высокую распространенность решений на этой платформе среди потенциальных пользователей. Как следствие, это будет способствовать более быстрому распространению продукта и его освоению.

Бизнес-план – это документ, в котором освещены все основные аспекты по проекту: характеристика направлений деятельности и планируемых финансовых потоков, описание этапов развития, рынка, стратегий, рисков и компетенций команды.

Как выглядит бизнес-план и для чего нужен

Как показывает практика, бизнес-план (даже заказанный у большой четверки) не спасет проект от банкротства, если на то есть весомые причины.

Большая четверка – крупнейшие в мире компании, оказывающие консалтинговые услуги (аудит, бизнес-планирование, маркетинговое исследование, структурирование сделок и пр.): Deloitte, PricewaterhouseCoopers, Ernst & Young и KPMG.

Полезных функций у бизнес-плана гораздо больше, и, если к его разработке подойти не формально, а с учетом специфики предприятия и текущей ситуации на рынке, он может стать полезным инструментом реализации стратегии и достижения поставленных целей, а также контроля выполнения показателей.

Виды бизнес-планов

Бизнес-планы по категориям пользователей делятся на внутренние и внешние:

Если бизнес-план разрабатывается для компании с историей, то обычно к нему прикладывают финансовую отчетность за 2-3 предыдущих завершенных периода, расчеты прогнозного баланса начинают с фактических данных на последнюю отчетную дату и отражают накопленные результаты деятельности в финансовом потоке:

Международные стандарты бизнес-планирования

Бизнес-план состоит из текстовой (описательной) части и финансовой модели. Финансовая модель – это система расчетов, которая позволяет оценить эффективность проекта. Перечень разделов и подразделов, которые необходимо раскрыть в бизнес-плане и порядок их расположения в текстовой части называется стандартом бизнес-планирования.

Стандарты бизнес-планирования, используемые в России

Стандарты можно найти на официальных сайтах соответствующих организаций. Обратите внимание, что у одной организации требования к бизнес-плану могут отличаться по разным программам. Например, Министерство сельского хозяйства РФ разработало разные форматы бизнес-планов для программ «Агростартап», «Семейная ферма», «Развитие материально-технической базы кооперативов» и пр.

Кто разрабатывает бизнес-план?

Совсем не так давно в России была распространена практика, когда при обращении за кредитом в банк менеджер выдавал клиенту список аккредитованных компаний, которые могут разрабатывать бизнес-планы. И, если клиент приходил с готовым оформленным бизнес-проектом, то отправлялся на переделку в консалтинговую компанию с аккредитацией в данном банке. Сейчас такие случаи встречаются, но это не общепринятая практика и можно самостоятельно решать у кого заказать бизнес-план. 

Бизнес-планы могут разрабатывать консалтинговые компании, экономические и финансовые службы предприятий, а также специалисты по бизнес-планированию, работающие на себя. Заказывая бизнес-план, будьте готовы, что для начала работы необходимо заполнить бриф и в процессе подготовки документа к вам будут обращаться с уточняющими вопросами по вашему проекту. Хороший бизнес-план создается только в тесном сотрудничестве консультанта и команды инициатора проекта.

Бриф –  это задание заказчика для исполнителя, конкретизирующее результат их сотрудничества.

Подойдет ли готовый бизнес-план

В свободном доступе абсолютно бесплатно можно найти бизнес-план для любой сферы бизнеса за исключением разве что совершенно новых направлений. Еще больше вариантов по нужной отрасли можно найти за небольшую плату. Но стоит ли доверять таким бизнес-планам и показывать его инвестору или относить в банк? Скорее всего у вас его не примут, за исключением случаев, когда предоставление бизнес-плана лишь формальность.

Пример готового бизнес-плана с расчетами

Бизнес-план начинается с финансовой модели. На первом листе указываются название проекта и основные параметры расчетов (дата начала периода планирования, горизонт расчетов, налоговое окружение, ставка дисконтирования, валютные курсы и другие задействованные показатели):

Расчеты по основному сырью и вспомогательным материалам:

Отчет о доходах и расходах (Profit & loss, PL):

Прогнозный баланс (Balance sheet, BS):

Далее должен быть представлен анализ чувствительности проекта, который может быть в виде таблицы или графика:

Завершает финансовую модель расчет показателей эффективности:

О чём писать

Если вы готовите бизнес-план для себя, а не для банка или инвестора, то это не обязательно должен быть фолиант на 300 страниц. Достаточно тезисно осветить несколько основных разделов.

Если вам нужен бизнес-план для инвестора или, в особенности, для банка, может быть полезно нанять консультанта. Он поможет соблюсти требования по формату и расставить правильные акценты.

Основа любого бизнес-плана — это анализ рынка и финансовая модель.

О том, как проводить маркетинговое исследование, в сети есть много открытой информации. Самые распространенные ошибки, на которых многие «спотыкаются», — это отсутствие анализа конкурентов и завышение данных по рынку. Вводные о спросе и ценах — ключевые для анализа эффективности всего проекта. Поэтому, строя расчёты на некорректных данных, вы обманываете, в первую очередь, сами себя.

Как считать бизнес-план

Самый простой, удобный и доступный инструмент для создания финансовой модели — это MS Excel. Но если у вас пока нет опыта финмоделирования, можно воспользоваться шаблонами финансовых моделей на основе MS Excel, которые бывают как бесплатными, так и платными. Профессионалы используют готовые программы, наподобие Альт-Инвест или Project Expert. В такую программу нужно внести исходные данные, а все расчёты она сделает сама. Отметим, что даже внести данные неспециалисту будет достаточно сложно. Кроме того, для новичков у этих программ есть один большой недостаток – высокая цена, по уровню сопоставимая с заказом бизнес-плана у консалтинговой компании. Поэтому для разработки одного бизнес-плана ее покупать не целесообразно.

Как написать бизнес-план: пошаговая инструкция 

Резюме проекта (введение)

Маркетинговая кампания

Здесь необходимо составить подробную стратегию продвижения. В нее входят: определение целевой аудитории, а также способов и стоимости привлечения клиентов, анализ рынка и конкуренции, выявление каналов продаж, обозначение этапов и сроков завоевания рынка.

Важно написать ориентировочный план ваших продаж – это поможет представить возможные объемы выручки и доходов.

План производства товаров и услуг

Этот пункт описывает организацию производства и особенности инфраструктуры, производственные ресурсы, площади и оборудование. В нем расписывают процесс производства и методы контроля качества. Кроме того, тут нужно представить расчет вложений и амортизации. Производственный план дает возможность понять, с какой динамикой получится увеличить производство и как лучше выстроить логистику.

Организация рабочего процесса

Раздел посвящен организационной структуре предприятия. Тут вы пишете пошаговое руководство для всех сотрудников с указанием задач и сроков исполнения, а также распределяете полномочия и ответственность для каждого. Выстраиваете систему контроля и расписываете ожидаемые результаты от работы.

Описание товара/услуги

Это нужно для того, чтобы четко понимать, какой товар/услугу вы выпускаете и ориентировочно представить, как выглядят ваши потенциальные клиенты, создать картину целевой аудитории. Перед этим важно проанализировать рынок, чтобы точно знать, что вы будете поставлять уникальный товар/услугу или же будете выгодно выделяться среди конкурентов.

Тут необходимо точно обозначить: чем же вы будете лучше остальных и почему клиент захочет выбрать именно вас? Очевидно, что успех в бизнесе подразумевает вашу конкурентоспособность.

В этой части бизнес-плана выделите ваше уникальное торговое предложение (УТП) –  яркое отличие от других компаний или других продуктов, по которому клиент сможет безошибочно отличить вас и сказать: “Вот это да!”

Финансовый план

В этом разделе должна быть представлена смета с детальными расчетами себестоимости продукта или услуги, а также прибыли и убытков. Это такое доскональное планирование бюджета предприятия. Кроме того, в нем нужно оценить затраты: единовременные – на помещение и оборудование, периодические – на зарплату, аренду и иные платежи, сырье и т.д. Здесь же указывается период инвестирования (примерный), точка безубыточности и точка окупаемости. Все данные для финансового плана берутся из финансовой модели, порядок построения которой мы рассмотрели в этой статье ранее.

Перспективы развития и прогноз рисков

Важная часть – прогнозирование результатов. Исходя из предыдущих пунктов и денежных показателей, нужно дать оценку вашему бизнесу. Сюда входит и прогноз движения финансов, и прогноз рисков. Объективный взгляд на то, каким будет проект в реальности – поможет исправить недочеты. Еще немаловажно заранее подготовить и написать способы минимизации рисков.

Типичные ошибки при составлении бизнес-плана

Часто задаваемые вопросы

«Планы – это мечты знающих людей» Эрнст фон Фейхтерслебен (английский ученый, философ, литературный критик).

Цели бизнес-планирования

Выбрав свое дело, необходимо решить, как вы его будете организовывать, а значит нужно спланировать ближайшую перспективу.  Бизнес-план нужен всем:

• Тем, у кого вы попытаетесь одолжить деньги на реализацию своего проекта, то есть банкирам и инвесторам.
• Вашим сотрудникам, желающим понять свои задачи и перспективы.
• И вам самим – для проверки разумности и реалистичности своих идей.

Бизнес-план – это документ, который:

1. Описывает все основные аспекты будущего предприятия или проекта.
2. Анализирует все проблемы, с которыми оно может столкнуться.
3. Определяет способы решения выявленных проблем.

Правильно составленный бизнес–план – это четкий ответ на вопросы: «стоит ли вкладывать деньги в задуманное дело и принесет ли оно доходы, которые окупят все затраты сил и средств?».

Важно! Планирование должны осуществлять настоящие или будущие лидеры компании, то есть те люди,  кто не боится брать на себя ответственность за реализацию бизнес–плана. Но это не значит, конечно же, что не нужно пользоваться услугами консультантов и экспертов в этой области.  Правда, за  его составление консалтинговые фирмы берут  приличные суммы, начиная где-то от 2 тыс. долларов США  до 40 тыс. долларов США.  А ведь его можно составить и самому, понеся при этом минимальные затраты. Включаясь в эту работу лично – вы не только смоделируете свою будущую деятельность, но и проверите на крепость себя и сам замысел.

Итак, основное предназначение бизнес–плана: он помогает предпринимателям решить следующие задачи:

— Изучить емкость и перспективы развития будущего рынка сбыта.

— Оценить затраты для производства нужной рынку продукции. Соизмерить их с ценами.

— Определить те показатели, по которым можно будет регулировать состояние дел.

Имейте в виду! Бизнес–план пишется обычно на перспективу, и составлять его следует примерно на 3-5 лет вперед. При этом для первого года основные показатели следует делить в месячной разбивке, для второго – поквартальной, и лишь начиная с третьего года, следует ограничиться годовыми показателями. Хотя если брать в расчет нашу экономику, ее изменчивость, то планировать на время более года – не совсем эффективно. Поэтому многие сейчас ограничиваются написанием плана на год.

Структура бизнес–плана

Бизнес–план имеет сложную структуру. Вся жизнь фирмы от момента создания до момента стабильности и устойчивости должна быть прописана деловым языком, при этом доходчиво и живо. Бизнес–план должен быть понятным любому предпринимателю, финансисту и банкиру, а также потенциальным партнерам. Меморандум о конфиденциальности составляется в целях предупреждения лиц, знакомящихся с бизнес–планом, о конфиденциальности, приводимой в нем информации. В меморандуме может содержаться запрет на копирование, на передачу проекта третьим лицам и требование о возврате проекта автору.

Бизнес–план всегда должен быть кратким и ёмким. Правда, иногда, чтобы раскрыть суть проблемы, его делают довольно глубоким по содержанию. Рекомендуемый же объем: 30 – 70 страниц, не более. А все дополнительные материалы желательно вынести в приложения к бизнес–плану.

Помните! Важно предоставлять дозированную информацию.

Вот главные моменты, которые вам необходимо будет предусмотреть:

1. Аннотация (до 1 страницы) – письменное обращение для высшего руководств.
2. Резюме (1-3 страницы) – основная информация, для ознакомления с бизнес–планом.
3. Бизнес–план (45-60)  — для подробного изучения проекта специалистами инвестора и экспертами.

Запомните! Любой бизнес имеет свои особенности, следовательно, не может существовать некий «стандартный» план, приемлемый во всех случаях. Существует, если так можно выразиться, только общий принцип, структура  составления бизнес–плана.

Далее изложим содержание бизнес–плана более подробно.

Резюме

Ваш бизнес всегда должен начинаться с выводов, вы напишите их в самую последнюю очередь, но именно они должны быть самыми первыми пунктом вашего бизнес–плана. Резюме – это результат уже написанного бизнес–плана. Эта единственная часть, которую читают большинство потенциальных инвесторов.

• Цель бизнес-плана.
• Потребность в финансах, для каких целей они необходимы.
• Краткое описание бизнеса и его целевого клиента.
• Основные отличия от конкурентов.
• Основные финансовые показатели.

Бизнес–план:

1. Цели и задачи

Здесь вам нужно будет привести анализ идеи (SWOT–анализ). Раскрыть сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы.

• Анализ идеи.
• Цель деятельности (чего вы хотите достичь).
• Характеристика отрасли.

2. Продукт (услуга)

Важно, чтобы эта часть была написана ясным, четким языком, понятным для неспециалиста.

• Описание продукции или услуги и их применение.
• Уникальность
• Необходимые для бизнеса технологии и квалификация.
• Лицензия/патентные права.

3. Анализ рынка

Рынок и маркетинг —  решающий фактор для всех компаний. Вам необходимо предварительно собрать и  обработать большой объём «черновой» информации.

• Покупатели.
• Конкуренты (их сильные и слабые стороны).
• Сегменты рынка.
• Размер рынка и его рост.
• Оценочная доля на рынке.
• Состав вашей клиентуры.
• Влияние конкуренции.

4. План маркетинга

На этом этапе основная задача – завоевать доверие и расположение потенциального инвестора. Если у вас нет специального образования, следует почитать книги по маркетингу, обратиться к специалисту.

• Маркетинговая расстановка (основные характеристики продукции, услуги в сравнении с конкурентами).
• Ценообразование (как правильно установить цену на товар).
• Схема распространения товаров.
• Методы стимулирования продаж.

5. План производства

Здесь вы должны рассмотреть все вопросы, связанные с помещениями, которые вы занимаете, их расположением, оборудованием, персоналом.

• Расположение помещений.
• Оборудование.
• Источники поставки основных материалов и оборудования.
• Использование субподрядчиков.

6. Управленческий персонал

Инвестиции делаются в конкретных людей, а не в бизнес–план, потому данный раздел является одним из самых важных.

• Основной руководящий состав.
• Состав персонала.
• Вознаграждение.

7. Источники и объём требуемых ресурсов

В этом разделе вы должны представить свои соображения относительно:

• Объем требуемых средств.
• Источники их получения, форма, сроки.
• Сроки возврата средств.

8. Финансовый план и анализ рисков

Деловые люди делятся на тех, кто любит работать с цифрами, и кто боится их. Для тех, кто относится к первой категории, этот раздел бизнес–плана, несомненно, самый важный.

• Объем продаж, прибыль, себестоимость и т.д.
• Риски, и каким образом их можно избежать.

9. Детальный финансовый план

Вам необходимо включить в свой бизнес–план детальный финансовый план:

• Прогноз объемов продаж.
• Оценки прибыли и убытков.
• Анализ движения наличности (ежемесячно на первый год, затем поквартально).
• Годовая балансовая ведомость.

И напоследок, хотелось бы дать несколько полезных советов по составлению бизнес–плана:

1. Для начала почитайте несколько других бизнес–планов.
2. Бизнес–план должен отражать вашу индивидуальность.
3. Подготовка бизнес–плана  — это работа, требующая подключения воображения.
4. Набирайтесь опыта и навыков в выбранном направлении.
5. Пишите только в те дни, когда вы полны энергии, а не когда вы морально и физически истощены.

Желаю вам удачи!

В статье мы рассмотрим для чего нужен бизнес-план, какие разделы он должен содержать, почему его нельзя игнорировать.

Что такое бизнес-план

Бизнес-план– это четкое полное описание и расчет будущего проекта, начиная с первых шагов по его реализации до выхода на самоокупаемость. Состоит он из нескольких частей, может включать графики, таблицы, фотографии, расчет кэш-флоу, маркетинговые исследования.

Что входит в состав бизнес-плана:

• сведения об авторе (компании) проекта;
• описание проекта;
• анализ рынка, конкурентов;
• политика ценообразования;
• расчет окупаемости;
• дополнительные финансовые расчеты;
• вывод о целесообразности запуска проекта, его перспектив.

Зачем необходим бизнес-план

Бизнесмены с опытом никогда не игнорируют создание бизнес-плана перед запуском нового проекта. Это позволит в разы уменьшить риски, предварительно предусмотреть и предотвратить возможные проблемы. Вероятность того, что ваш проект выстрелит, значительно повысится, если составлен грамотный и четкий бизнес-план. И наоборот, расчеты могут показать неэффективность идеи, что окупаться она будет долго и не стоит в это вкладывать средства.

Бизнес-планы при открытии нового дела могут потребоваться и в обязательном порядке. Например, вы хотите получить грант или государственную субсидию на открытие своего дела или для инвесторов, при оформлении банковского кредита.

Бизнес-планы также составляются, чтобы найти партнера, для продажи доли в бизнесе, при разработке маркетинговых мероприятий, для определения перспектив развития действующего бизнеса.

Виды бизнес-планов

В зависимости от того, для каких целей составляются бизнес-планы, они могут быть разными даже для одного и того же проекта. Разберем подробнее виды и отличительные черты проектов.

Бизнес-план для себя

Основной вид бизнес-плана. Составить бизнес-план для открытия собственного дела можно в произвольной форме, так, как удобно автору. Он представляет реальную оценку проекта, максимально учитывает возможные проблемы, выявляет острые углы.

Главная задача такого бизнес-плана оценить перспективность идеи, стоит ли ей заниматься. Этот вид является базовой основой для составления других видов бизнес-планов.

Бизнес-план для инвесторов

Задачей бизнес-плана для инвесторов является убедить их в том, что проект стоящий и в него можно смело вкладывать деньги. Подготовить бизнес-план для инвестора лучше по принятым стандартам, о которых речь пойдет ниже.

На какие вопросы должен отвечать бизнес-план:

• в чем смысл и преимущества проекта;
• сколько потребуется инвестиций;
• какой срок окупаемости вложений;
• каким образом инвестор будет влиять на реализацию проекта.

Бизнес-план для кредитов в банке

Банки, реализовывая программы поддержки бизнеса, могут выдавать кредиты, в т. ч. льготные, на запуск новых проектов. Бизнес-план входит в пакет обязательных документов от компании. Для банка акцент необходимо делать на то, что у предпринимателя будет достаточно средств на ежемесячное погашение кредита и процентов, обязательно расписать источники поступления доходов, пока проект находится в стадии разработки и запуска. Часто банки требуют расчет кэш-флоу, который помогает спрогнозировать денежные потоки и высчитать точку безубыточности.

Разные банки предъявляют различные требования к составлению бизнес-планов, но стандартно придерживаются международных стандартов UNIDO. Поэтому первоначально можно составить универсальный бизнес-план, потом подогнать его под требования кредитора.

Бизнес-план для господдержки

Программы господдержки работают для разных направлений бизнеса. Можно получить грант на открытие или развитие собственного дела, для развития в сельском хозяйстве, для молодых предпринимателей и т. д.

Предоставление бизнес-плана при обращении за господдержкой является обязательным условием. Они составляются строго по утвержденной форме. Если ваш проект не будет соответствовать требованиям, в предоставлении поддержки просто откажут.

Антикризисные бизнес-планы

Антикризисный бизнес-план – это чек-лист, который должен помочь бизнесу найти выход из создавшегося положения, помочь рассчитаться с кредиторами. Разрабатывается он, когда компания находится в стадиях предбанкротства или банкротства. Составляется матрица рисков и возможностей, разрабатываются пути снижения расходов, планы по реализации имущества для погашения долгов.

Стандарты бизнес-планирования

Есть международные стандарты планирования, по которым принято разрабатывать бизнес-планы:

• UNIDO.
• ЕБРР.
• BFM Group.
• KPMG.
• TACIS.

Структура стандартов похожая, в основе лежит два блока аналитический и расчетный. В аналитическом блоке производится описание проекта, описание бизнеса, маркетинговый анализ. В расчетном блоке планы по маркетингу и производству, финансовый план.

В чем отличаются методики:

• в последовательности разделов;
• в глубине раскрытия информации в зависимости от того, что в каждой из них считается наиболее приоритетным;
• в подходе к анализу и оценке рисков.

Выбирая методику составления бизнес-проекта, помните, что единых универсальных стандартов существовать в принципе не может из-за различия в направлениях, целях и методах ведения бизнеса. Каждый бизнес-план будет по своему уникальным и может включать любую информацию, которая по мнению автора необходима для раскрытия проекта.

Разберем каждый стандарт подробнее.

1. Бизнес-план по стандартам UNIDO

Стандарт разработан Организацией Объединенных Наций по промышленному развитию (ЮНИДО), в чей состав входит Центр международного промышленного сотрудничества РФ. Поэтому эти стандарты наиболее часто применяются в России и большинство известных на данный момент компьютерных систем для бизнес-планирования опираются на эту методику.

Стандарт ЮНИДО считается самым подробным, подходит как для крупных и средних компаний, так и для малого бизнеса.

Что входит в состав бизнес-планов по стандартам UNIDO:

Резюме.

Это презентация всего проекта. Здесь в сжатом виде представляется весь бизнес-план с краткими выводами по нужному объему инвестиций, сроках запуска проекта, анализу рынка, рентабельности, перспективам развития. Он предназначен для того, чтобы потенциальный инвестор смог проникнуться идеей, понял выгодность проекта и быстро оценил возможность финансирования бизнеса. Если он продолжит изучение других разделов бизнес-плана, где представлено подробное описание, значит вы сумели его заинтересовать.

Описание бизнеса.

В разделе будет содержаться информация о компании, которая реализует проект, об ее опыте, финансовых результатах, наличие производственных возможностей и специалистов для запуска проекта.

Бизнес-идея.

Какую продукцию или услугу планируется производить, в чем ее конкурентные преимущества. Раздел может содержать подробные технические характеристики, фотографии, расчеты.

Продажи и маркетинг.

В раздел включается анализ рынка сбыта, выделение свободных ниш бизнеса, которые планируется занять. Здесь же анализируются конкуренты, их сильные и слабые стороны, а также круг потенциальных покупателей.

План производства.

Раздел содержит смету затрат, какие потребуются капитальные вложения, стоимость оборудования. Расписывается сама технология производства. Производится расчет себестоимости и рентабельности, издержек, потребность в трудоресурсах. Представляется разработка логистической политики компании.

Организационный план.

Раздел отражает процесс организации производства: квалификация персонала, управленческий состав, срок реализации проекта.

Финансовый план.

Здесь будут собраны все финансовые расчеты: доходов и расходов, прибылей и убытков, прогноз выручки и выхода на самоокупаемость.

Какие подразделы может содержать финансовый план:

• Смета финансирования.
• Смета расходов.
• Источники привлечения и возврата средств.
• Прогноз движения денежных средств.
• Анализ денежных потоков.

Оценка эффективности.

В разделе могут содержаться расчеты, показывающие, насколько проект эффективен, как быстро он окупиться, прогноз, когда он выйдет на самоокупаемость.

Риски и гарантии.

В разделе дается описание возможных рисков и каким образом компания будет обеспечивать возврат средств финансирования, если что-то пойдет не так, с учетом непредвиденных обстоятельств. Инвестор должен быть спокоен за свои средства, знать, что он сможет вернуть деньги при любом исходе или какие риски он берет на себя.

Приложения.

Раздел содержит регистрационные документы компании, результаты маркетинговых исследований, расчеты, которые были сделаны привлеченными специалистами. Собирается вся наглядная информация: большие таблицы, графики, проекты, схемы.

2. Бизнес-план по стандарту ЕБРР

План, разработанный по стандарту Европейского Банка Реконструкции и Развития, предназначен для привлечения прямых западных инвестиций в сумме более 5 млн евро. Он считается самым кратким и рамочным.

Разделы бизнес-плана:

• Титульный лист.
• Меморандум о конфиденциальности.
• Резюме.
• Описание предприятия.
• Описание проекта.
• Финансирование.
• Приложения.

Особенностью стандарта ЕБРР является акцент на финансовом разделе. Большое внимание уделяется финансовому состоянию компании, анализу рисков, учету заемных, экономической эффективности проекта, и т. д.

3. Бизнес-план по стандарту BFM Group

Бизнес-план BFM Group является жестко регламентированным. Он предусматривает расчет большего количества показателей.

Какие имеет особенности:

• Рассчитываются максимально возможное число финансовых показателей.
• Производится анализ чувствительности сразу по нескольким переменным.
• Делается помесячный прогноз основных статей затрат вплоть до окончания проекта.

Разделы бизнес-плана в принципе на отличаются от стандарта ЮНИДО, только в раздел «Финансовый план» включен отдельные подразделы «Расчет финансовых показателей» с помесячными значениями и «Показатели оценки эффективности проекта». Специалисты говорят, что несмотря на то, что методика нацелена на подробный анализ финансовой стороны проекта, расчет такого количества показателей может быть нерентабельным, особенно для малого бизнеса.

4. Бизнес-план по стандарту KPMG

Стандарт разработан крупной консалтинговой компанией, является популярным на западе, но в России не применяется.

Особенностью методики выступает приоритетное внимание различным маркетинговым показателям и финансовой составляющей проекта. Производственные и технические показатели исследуются не так тщательно, как в других методиках.

5. Бизнес-план по стандарту TACIS

TACIS имеет специальные стандарты, разработанные Европейским союзом, в целях оказания помощи в ведении и организации бизнеса, а также в разработке различных бизнес-проектов для стран СНГ. Методика в целом не отличается от UNIDO и может использоваться для бизнеса любой величины.

Как составить свой бизнес-план

Чтобы составить бизнес-план на открытие своего бизнеса, нужно пройти несколько этапов:

• Произвести анализ рынка и конкурентов.
• Собрать исходные данные.
• Подготовить бизнес-план.

Мы дадим подробное описание каждому этапу^

Анализ рынка и конкурентов

Первым делом нужно изучить рынок и конкурентов. Это поможет узнать, насколько ваш продукт необходим, кто в нем заинтересован, есть на рынке что-либо подобное. Стоит ли вообще вкладываться в дело.

В бизнес-планировании применяются несколько методик анализа:

SWOT анализ

Это метод стратегического планирования для оценки внешних и внутренних факторов, влияющих на развитие компании.

Суть анализа состоит в том, что факторы, воздействующие на бизнес, разделяются на группы:

S– strengths(сильные стороны). Это факторы, обеспечивающие устойчивое положение и конкурентные преимущества на рынке. Переменные, за счет которых увеличивается товарооборот, то, что будете улучшать, укреплять, усиливать. Примеры: сильная служба поддержки, быстрая доставка, большие площади.

W– Weaknesses (слабые стороны). Это факторы, на которые стоит обратить внимание, что требуется усовершенствовать или устранить. Причины, которые могут повлиять на снижение товарооборота, падение выручки, потерю конкурентоспособности. Например, слабая служба поддержки, плохая упаковка, нет доставки, отсутствие клиентской базы.

O– Opportunities (возможности). Это внешние события, которые происходят вне зависимости от компании, но положительно сказываются на ее деятельности. Например, снижение таможенных сборов, внедрение прогрессивных технологий.

T– Threats (угрозы). Внешние факторы, негативно влияющие на бизнес. Например, экономический кризис, самоизоляция, появление новых конкурентов.

SWOT-анализ помогает выявить сильные и слабые стороны самого бизнеса и учесть внешние факторы, которые также будут влиять бизнес.

Минусом такого анализа выступает то, что нет конкретных числовых показателей, поэтому оценка будет субъективной.

Сильные и слабые стороны своего бизнеса

Давайте разберем на примере, открытия магазина Секонд-хенда.

Мы сделали анализ и выявили наши сильные стороны:

• Есть помещение с умеренной арендной платой в спальном районе города.
• Анализ уровня доходов жителей района показал, что в основном в нем живут люди невысокого достатка.
• В этом районе нет ни одного Секонд-хенда.
• У нас есть опыт в торговле товарами.

Учли слабые стороны:

• Отсутствует клиентская база.
• Есть риск, что закупленная в тюках одежда будет равной, испачканной, ее будет невозможно продать.

Возможности и угрозы

Разберем на нашем примере возможности проекта:

• Экономический кризис, инфляция снижают реальные доходы населения, поэтому граждане вынуждены экономить на одежде. Но люди, понимающие в брендовой одежде, в секонде имеют возможность покупать вещи любимых марок.
• Изменилось отношение потребителей к поношенным вещам, теперь в секонд ходить не стыдно.

Какие есть внешние угрозы:

• Есть вероятность открытия в районе еще одного или нескольких секонд-хендов.
• В связи с непонятной ситуацией с курсом евро сделать долгосрочное планирование расходов и прибыли будет проблематично.

Сбор исходных данных

Сделав анализ рынка, можно приступать к следующему этапу: сбору исходных данных.

Какие сведения потребуются в первую очередь:

• Спрос на товар или услугу, которую мы запускаем. Нужно собрать характеристики самого продукта, рассчитать его цену, поощрение спроса на данный продукт и место его реализации.
• Инвестиционные расходы: покупка оборудования, техники, ремонт и подготовка помещения.
• Прочие затраты: аренда, коммунальные услуги, зарплата рабочим и управленческого персонала, налоги, рекламная кампания.
• Расчет источников финансирования с планированием условий возврата заемных средств.
• Анализ поступления и расходования производственных материалов. Сколько потребуется закупать сырья, где, с какой периодичностью.
• Выбор системы налогообложения. Сделать расчет по налоговым и другим обязательным отчислениям, рассчитать сумму налогов в соответствии с системой налогообложения.
• Расчет объемов производства и продаж, выручки и прибыли, расчет рентабельности, при необходимости расчет влияния сезонности.
• Расчет активов компании. Сколько будет недвижимости, транспортных средств, оборудования.
• Политика ценообразования.

В каждом бизнес-плане будут разные дополнительные показатели, в зависимости от направления деятельности. Например, при закупке товаров из Европы, необходимо учитывать таможенные расходы.

Формирование финансовой модели проекта

Если у вас крупная фирма, требуются большие инвестиции, бизнес-план лучше заказать в специализированных компаниях. Они составят четкий, профессиональный проект. Это увеличит вероятность того, что вы найдете инвесторов. Правда стоимость услуги от 30 тыс. руб.

Если ваш бизнес небольшой, создать бизнес-план можно самостоятельно или с помощью онлайн-конструкторов или программ на базе Microsoft Excel.

Почему лучше воспользоваться специальными программами и сервисами:

• Это сократит время на разработку бизнес-проекта.
• В специализированном ПО учитываются все необходимые нюансы, которые новичок в бизнес-планировании может пропустить и не учесть.
• Программы и сервисы содержат встроенные аналитические методики, шаблоны итоговых отчетов, четкую структуру бизнес-плана, есть подсказки и комментарии по его заполнению.

Онлайн-конструкторы

Работать в онлайн-конструкторах удобно и просто. Нужно ввести данные и система автоматически произведет расчет финансовых показателей.

Вот несколько конструкторов бизнес-планов:

Просто План	Конструктор поможет пройти через все этапы планирования и презентации вашей бизнес-идеи. Можно попробовать бесплатно. Стоимость базового тарифа 490 руб. в месяц.
Semestr.online	Сервис предназначен для составления бизнес-плана нового предприятия или моделирования деятельности существующей организации. Созданный бизнес-план можно сохранить или воспользоваться шаблонами бизнес-планов.
Igotmoney.ru	Конструктор, где бизнес-план генерирует нейронная сеть, который затем можно редактировать. Стоимость разработки 990 руб.
ПОРТАЛ БИЗНЕС-НАВИГАТОРА МСП	Конструктор позволяет сделать бизнес-план онлайн на любую точку вашего города на 5 лет. Расчет можно сделать по соотношению спроса и предложения, по объему стартового капитала или выбрать готовый из предоставленного списка

 Использование онлайн-конструкторов имеет свои плюсы и минусы.

Достоинства	Недостатки
Собрать финансовую модель можно за несколько минут	Подходит для расчетов небольшого типичного бизнеса
Есть бесплатные онлайн-конструкторы	Не учитывает индивидуальных особенностей бизнеса

Программы на базе Microsoft Excel

Есть готовые программы на базе Microsoft Excel, помогающие делать расчеты.

В чем преимущества использования программ:

• Более широкий функционал.
• Можно пользоваться готовыми шаблонами, это существенно облегчит работу над бизнес-планом.
• Для расчета показателей используются специальные инструменты, что исключает возможность ошибок.
• Есть примеры типовых планов, которые можно предварительного изучить.
• Для расчетов используются стандартные формулы и таблицы, поэтому вся информация, необходимая для потенциальных инвесторов, представлена в понятном и легком для восприятия виде.
• Можно делать диаграммы, рисунки или другие графические изображения.

Минус один – достаточно высокая стоимость, можно найти бесплатные версии, но они будут с ограниченным функционалом.

Какими программами можно воспользоваться:

Project Expert	Программа для разработки бизнес-планов и оценки инвестиционных проектов. Применяется при создании и выборе оптимального плана развития бизнеса. Позволяет моделировать деятельность различных отраслей и масштабов — от небольших компаний до крупных холдинговых структур. Стоимость от 80 тыс. руб.
Альт-Инвест (Сумм)	Подходит для подготовки бизнес-планов средних и крупных компаний по стандартам ЮНИДО. Производится оценка инвестиционных проектов, разрабатывается план развития бизнеса. Программа продается пакетом на 5 рабочих мест, стоимость от 165 тыс. руб.
Business Plan Pro	В программу заложено более 400 уже готовых решений, поэтому можно быстро выбрать оптимальное решение. В готовый бизнес-план можно вносить изменения.
Альфа Проект	Классическая программа для автоматизации бизнес-планирования в любой сфере бизнеса. Позволяет составить план в течение нескольких часов. Стоимость пользования от 3500 руб., есть возможность приобрести бесплатную пробную версию.

Написание бизнес-плана

После составления финансовой модели проекта приступают к созданию бизнес-плана. Процесс заключается в подробном написании каждого раздела с прикреплением доказательных расчетов.

Общие требования к документу

Разберем, каким требованиям должен соответствовать каждый раздел:

Титульный лист	Название компании, юридический и фактический адреса, актуальные контакты и данные учредителей, руководителей, дата составления, логотип.
Содержание	Перечисление всех разделов, на каких страницах расположены.
Резюме	Краткое описание проекта, концепция, основные выводы, планируемые финансовые показатели, размер необходимых инвестиций.
Описание идеи	Указать продукт, который компания планирует выпускать и его преимущественные особенности, выгода от его приобретения. Можно вкратце рассказать о технологических процессах. Наличие авторских прав или патента.
Описание проекта	Перспективность проекта, в чем суть начинания, ключевые участники проекта, на какой стадии разработки он находится, сроки реализации, SWOT-анализ.
Маркетинговый раздел	Отражаются данные маркетингового исследования: Масштаб проекта– региональный, международный. Сегменты, на которые ориентируется компания. Динамика роста объема продаж. Ценообразование. Анализ конкурентов. Анализ способов сбыта. Целевая аудитория. Анализ дополнительных факторов.
Организационный раздел	Характеристика основных этапов начала деятельности: Месторасположение производства; Производственные мощности и оборудование; Среднесписочная численность работников, в т. ч. управленческого персонала. Расчет ФОТ. Смета капитальных и текущих затрат. Расчет необходимых инвестиций.
Финансовый раздел	Анализ окупаемости проекта: План доходов и расходов на год. Движение денежных потоков. Анализ привлеченных средств со сроками возврата. Анализ безубыточности. Расчет показателей эффективности. Балансы на первый год с разбивкой по месяцам.
Гарантии и риски	Риски могут быть финансовые, отраслевые, социальные. Нужно проанализировать и объективно оценить, рассчитав возможные потери, каждый риск. Предоставить гарантии возврата вложенных инвесторами средств, если что-то пойдет не так.
Приложения	Прикладывают копии всех документов, которые упоминаются в тексте проекта: Правоустанавливающие документы компании. Документы на право собственности или договора аренды производственных мощностей. Договора с контрагентами, лицензии, сертификаты, патенты. Фотографии, большие графики, таблицы.

Готовый пример бизнес-плана

Ниже приведены несколько бизнес-планов, которые можно скачать и воспользоваться в качестве образца:

• Бизнес-план гостиницы для животных.
• Бизнес-план туристического магазина.
• Бизнес-план интернет-магазина.
• Бизнес-план швейного производства.
• Бизнес-план по выращиванию картофеля.

Ошибки бизнес-планирования

Разберем, какие типичные ошибки допускают новички в бизнес-планировании.

Неправильное оформление

Для составления бизнес-планов официальным структурам обязательно придерживайтесь требований к его составлению.

Слишком громоздкий бизнес-план

Документ должен состоять только из фактической информации, анализа, выводов. Не должен уводить читателя в сторону. Оптимальный объем до 25–50 страниц, иначе есть вероятность, что инвестор не дочитает его до конца.

Нет плана привлечения инвестиций

Необходимо оценить, сможет ли бизнес справиться с обязательствами, выбрать самый выгодный вариант привлечения денег. Если это банковский кредит, заложить в смету расходов его обслуживание.

Неправильные данные

Вся информация должна быть подтверждена документально или цифрами, иначе бизнес-план окажется сказкой, а не аналитическим документом.

Нет анализа конкурентов

Это обязательная часть бизнес-плана, без которой полный анализ бизнес-планирования невозможен.

Не проведено маркетинговое исследование

Без анализа поставщиков оборудования и материалов, ценообразования, способов сбыта, целевой аудитории, ваш бизнес-план будет поверхностным и не продуктивным.

Подробное описание продукции и услуг, которые интуитивно понятны читателю

Если вы предлагаете продукт, который уже популярен на рынке, уделите больше внимания его преимущественным характеристикам.

Где можно взять готовый бизнес-план

Для написания бизнес-планов самостоятельно, можно взять готовые и использовать их в качестве шаблона для описания своего проекта.

Вот несколько сервисов, на которых можно скачивать готовые бизнес-планы.

Агрегатор бизнес-планов	Сервис, на котором можно бесплатно скачивать готовые бизнес-планы. Предлагают около 1000 готовых проектов, разбитых по категориям.
БиПлан	На сервисе представлено около 100 готовых бизнес-планов с платным доступом. Они дают основные направления выбранного бизнеса, без детального анализа.
Business-planner	Сайт с готовыми бизнес-планами, с которыми можно ознакомиться бесплатно, есть шаблоны и образцы бизнес-планов. Можно заказать индивидуальный бизнес-план.

Что выбрать: составить самому или купить

Бизнес-план можно составить самостоятельно или заказать у профессионалов. Давайте разберем, как выбрать способ разработки.

Когда лучше составить самому

Самостоятельно разрабатывать бизнес-план можно, если он нужен вам, а также внешнему частному инвестору. Инвестор заинтересован в быстром обороте своих средств и в получении прибыли, поэтому ему важно, чтобы разработчик проекта действительно разбирался в нем, в технологиях процессов, в тонкостях и нюансах производства или деятельности.

Когда лучше заказать у профессионалов

У профессионалов заказывают проекты в следующих ситуациях:

• При разработке сложных бизнес-планов, требующих участия разных специалистов.
• Если вы выбрали направление деятельности, которое для вас является новым.
• Если бизнес-план является документом для предоставления в банк, для получения гранта или субсидии.

Выводы

• Бизнес-план – это основной документ, с которого следует начинать любой проект.
• Его можно сделать самостоятельно, воспользоваться специальными сервисами или программами или заказать у профессионалов.
• Есть стандарты оформления документа, которых необходимо придерживаться при обращении к внешним инвесторам.
• Типовые бизнес-планы и шаблоны могут дать только основной план написания, конкретизация разработки осуществляется индивидуально по каждому проекту.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли специальные курсы по обучению разработке бизнес-планов?

Да, на обучающих онлайн-платформах можно найти курсы. Например, на платформе Специалист.ру есть курс «Подготовка и защита бизнес-плана».

Можно ли бесплатно научиться составлять бизнес-план?

Платформа МСП предлагает бесплатное обучение с личной поддержкой наставника для открытия своего дела, пройдя которое вы сможете составить бизнес-проект любой сложности.

«Атвинта» на примерах показывает, как и какие данные размещать на аналитических панелях.

Зачем и кому нужны дашборды

Люди обожают цифры — оцифрованные данные помогают держать ситуацию под контролем, анализировать и строить планы. Особенно удобно, когда кто-то позаботился о вас и собрал много полезных цифр в одном месте. А еще дополнил их графиками, которые наглядно показывают изменения.

В таком виде цифры обретают силу. Теперь это уже не просто большое количество разрозненной информации, а данные, которыми удобно оперировать.

Интерфейсы, помогающие в анализе, называются дашбордами или аналитическими панелями. В них располагаются отчеты с цифрами, графиками, диаграммами, таблицами и списками. На примерах наших проектов мы расскажем об основных правилах и лайфхаках при работе с дашбордами.

*Числа на изображениях в статье придуманы для разработки макетов и не являются реальными данными

Инструмент настолько гибкий и актуальный, что его используют в приложениях, сервисах и программах для любых сфер.

Компаниям дашборды нужны для анализа бизнес-показателей, бюджетной сфере — для контроля работы госорганов. В B2C-сервисах они помогают решать частные задачи пользователя, например, отслеживать прогресс в приложении для изучения английского.

Задачи дашбордов

Аккумулируют информацию в одном месте

На аналитических панелях собраны ключевые сводные показатели. Это освобождает пользователя от изучения многочисленных источников данных: таблиц, отчетов, списков, реестров.

Автоматизируют аналитику

В интерфейсе отражена готовая для анализа информация. Нужные подсчеты проведены и дополнены визуалом, так что значительная часть работы уже сделана за пользователя.

Ускоряют процесс принятия решений

Изучение сырой документации занимает целые часы, в то время как на дашборде собрано все необходимое. Ключевые данные всегда находятся под рукой, и их просмотр занимает не больше 10 минут.

Отражают ситуацию и подсвечивают проблемные места

Дашборд, как панель в автомобиле, показывает основные метрики, благодаря которым водитель держит ситуацию под контролем. Так и перед пользователем открывается общая картина, процессы становятся понятными и прозрачными. На дашборде четко видно, в каком сегменте просели показатели и на что стоит обратить внимание.

Грамотно составленный дашборд экономит время, показывает реальную ситуацию в бизнесе и процессах, а также помогает принимать решения.

Как мыслят пользователи

Важный момент в разработке дашборда — масштаб видения пользователя. В зависимости от задач ему могут быть интересны более общие или частные показатели.

Лучше всего это видно на примере иерархии в госорганах. Когда мы делали дашборды для системы досудебного обжалования, нам предстояло разработать экраны для госслужащих трех уровней:

Для каждой роли мы создали дашборды с разными данными.

На дашборде вице-премьера отражены показатели эффективности работы системы по стране: общее количество жалоб, нарушение сроков, средний срок принятия решений по всем субъектам. На панели министра отражаются те же показатели, но в разрезе министерства.

А для инспектора мы создали планировщик задач с частными жалобами жителей региона, так как он работает с ними напрямую.

Мелкие детали не интересны министру, но нужны инспектору — даже 10 незакрытых жалоб будут для него поводом провести проверку. А у министра показатели исчисляются тысячами, и это не сыграет значительной роли при принятии решений на таком уровне.

Или пример из бизнеса. Один из наших кейсов — разработка ERP-системы для завода по производству кормов. Мы писали о нем на VC:

Владелец обратился к нам с задачей вывести в системе сводные показатели по производству, закупкам и продажам. Он хотел видеть понятные и прозрачные отчеты, которые сделают бизнес управляемым. Такому пользователю нужны данные в крупных мазках — ему важно видеть общую картину для принятия управленческих решений.

В то же время в ERP-системе реализован функционал для технолога, который создает формулы замеса кормов. Для его работы не нужны финансовые отчеты — он оперирует объемом ингредиентов, их соотношением, плановым и фактическим выпуском продукции. Это более узкие и специализированные данные.

Одна и та же информация имеет разную значимость. Для одних она будет сигналом к действию, для других — бесполезным показателем.

Что должно быть на дашборде

Перед тем, как делать дашборд, нужно понять, какие данные на нем будут отражены.

В идеальном мире заказчик знает, какие цифры нужны его сотрудникам. А еще готов сгруппировать их по приоритету и важности. Тогда агентству можно проскочить этап аналитики и сразу начать разработку экранов.

Однако чаще бывает так:

Во всех случаях нужна аналитика — исследования помогут определить пул данных, которые будут выводиться пользователю. Мы перечислим несколько инструментов, которые были эффективны в нашей практике.

Глубинные интервью

Глубинные интервью (Customer Development, CustDev) помогают напрямую у пользователя узнать, какая информация пригодится в его работе и какие показатели наиболее важны.

Мы перерабатывали интерфейс сервиса QMT — системы контроля качества в контакт-центре. Одной из задач проекта была модификация имеющихся дашбордов супервайзеров. Эти сотрудники отвечают за отдельные проекты и отслеживают эффективность командной работы по ним.

Аналитики провели CustDev с сотрудниками заказчика и узнали:

Настоящее глубинное интервью — это когда вы узнаёте, как живут пользователи в системе, для чего им нужны те или иные показатели. Если вы провели опрос, но не знаете распорядок дня сотрудника, то такое исследование вряд ли поможет в разработке.

Информация из первых рук поможет отсечь лишнее и выявить данные, которые будут актуальны для пользователя.

Полевые исследования

Еще один способ узнать, как пользователь принимает решения — изучить процесс его работы. Метод актуален при создании дашбордов для работающих систем, которыми уже пользуются люди.

Все в том же QMT мы просили сотрудников провести обычный рабочий день в системе и наблюдали, как они выполняют рутинные задачи. На наших глазах люди пользовались системой и объясняли, зачем выполняются те или иные действия.

Так мы подробнее разобрались с задачами, приоритетами и этапами работы супервайзеров. Например, главный показатель, на который они ориентируются — средняя оценка качества звонка. А одна из задач сотрудника — контроль работы операторов и проверка их рейтинга.

Тотальное погружение в процессы пользователя поможет понять, какими категориями он мыслит и какими данными оперирует чаще всего.

Изучение процесса принятия решений

В проекте по досудебному обжалованию мы плотно взаимодействовали с командой клиента. В распоряжении было более 50 показателей, и в процессе совместной работы мы корректировали наполнение дашбордов.

Специалисты на стороне заказчика лучше знакомы с конечными пользователями, их задачами и особенностями принятия решений на разных уровнях. Командная работа помогает агентству создать инструмент, основанный не на фантазиях, как бы это могло быть, а на том, как это происходит на самом деле.

Сколько экранов делать

Пул данных для дашборда сформирован, теперь можно применить эту информацию в контексте визуала. Чтобы дизайнеру было легче формировать логику интерфейса, нужно распределить показатели по группам.

Основной принцип группировки — показатели должны описывать одно и то же явление или субъект. Например, это могут быть показатели эффективности, показатели отдельного направления, показатели подразделения или сотрудника.

Получившимися группами удобно оперировать в визуале. Если данных в блоке мало, то их можно поместить на отдельной плашке дашборда, а если много — им стоит посвятить отдельный экран.

Мы разработали панель для губернатора Кемеровской области, где представлены оба варианта.

Идеальная структура многоуровневого дашборда выглядит так:

Обратите внимание, принцип «чем больше, тем лучше» в дашбордах не работает. Обилие данных выглядит впечатляюще при сдаче проекта, но мешает человеку, который хочет быстро решить свою задачу.

Многоуровневые панели актуальны только для тех специалистов, кто анализирует большое количество данных. Многим пользователям будет достаточно одного экрана с несколькими плашками.

Например, губернатор курирует множество направлений: медицина, безопасность, благоустройство, нацпроекты и другие. Для этого пользователя мы сделали дашборд с более 10 экранами.

Обратный пример — образовательная платформа SMITUP, где для задач ученика достаточно одного экрана. На нем мы отразили дедлайны и даты по урокам и заданиям, чтобы обеспечить тайм-менеджмент учебного процесса. Подробно о проекте писали в статье на VC:

Следите за балансом данных и не допустите, чтобы пользователь захлебнулся в лишней информации. Иначе вместо своих задач он будет тратить время на изучение дашбордов, которые должны облегчать, а не усложнять жизнь.

Правила размещения данных в интерфейсе

Данные и структура есть — можно размещать показатели в интерфейсе. Мы сформировали несколько правил, которые помогают быстро считывать данные и не теряться среди цифр и графиков.

Собирать данные на плашках

Удобно, когда показатели одной категории или смысла находятся на одной плашке. Это визуально отделяет группы данных, поэтому пользователь не путается и понимает, на какой запрос отвечает информация в блоке.

На одной плашке может быть размещена диаграмма, структура и общее количество, но все они раскрывают подробности одного явления.

Выделять значимое крупным

Все, что относится к общим и ключевым показателям, нужно выделять более крупными масштабами. Размер шрифтов, графиков и плашек расставляет акценты и переключает внимание пользователя на данные, которые необходимо изучить в первую очередь.

Без таких акцентов взгляду будет не за что зацепиться, и пользователь потратит больше времени на изучение дашборда, просматривая всю панель.

Оставлять воздух

Экран, где каждый пиксель заполнен информацией, рассеивает внимание и увеличивает время на поиск нужных показателей.

Чтобы данные не сливались в единое полотно, оставляйте достаточно свободного пространства между элементами интерфейса. За счет этого блоки становятся легко различимы между собой.

Экономить пространство

Чтобы оставить больше полезного пространства для информации, нужно по максимуму сократить или свернуть элементы основного интерфейса: сайдбары, навигацию, выпадающие списки, фильтрацию, кнопки.

Пример из нашей практики. На первом фото — пресейловая концепция дашборда с широким сайдбаром, который захватил четверть экрана. На втором — финальный вариант, где мы переработали систему фильтрации и освободили место для данных.

Общаться с пользователем цветом

Дашборды должны помогать в анализе, и цвет — отличный инструмент для взаимодействия с пользователем.

У людей сформированы цветовые паттерны, например, зеленый автоматически воспринимается как нечто с положительными или утвердительным посылом: ок/подтвердить/система работает исправно. Красный сигнализирует — что-то пошло не так.

В досудебном обжаловании рост срока принятия решения оценивают негативно, потому что система должна рассматривать жалобы быстрее. Такое изменение мы подсвечиваем красным. Снижение срока, наоборот — положительный сигнал, который отмечается зеленым.

Маленькие стрелки выполняют аналитику за пользователя и подсказывают, как изменился показатель.

Использовать яркие контрастные цвета

Дополнительно разделить типы информации помогают цвета. В дизайне лучше использовать яркие оттенки — это выделяет цифры и графики в интерфейсе. Так пользователь быстро находит данные в рабочем пространстве.

Например, если в диаграмме использовать цвета одной гаммы, то структура показателя становится не такой различимой.

Работа с цветом должна быть филигранной — здесь легко дойти до аляпистых сочетаний, которые испортят внешний вид дашборда.

Как работает графический визуал

Графики, схемы, диаграммы и карты — способы графической интерпретации показателя. Это основной инструмент дашборда, который помогает анализировать данные быстрее. Изучая экран, пользователь визуально считывает информацию о ситуации в бизнесе или подразделении.

Так, на графике сразу видна динамика показателя. Если представить те же данные в таблице или списком, то придется по порядку смотреть цифры каждого периода, чтобы оценить тренд.

Просто попробуйте в уме оценить динамику ряда чисел: 23, 46, 15, 48, 32, 14, 18, 56, 118, 16, 20, 25. Не самая простая задача для среднестатистического человека.

В структурных диаграммах видны преобладающие доли. Обычно в них нет абсолютных величин, однако визуально пользователь понимает, адекватна ли такая структура для его процессов. Если что-то не так — можно углубиться в частные показатели, если все в порядке — перейти к следующим данным.

Пользователю, который оперирует информацией в разрезе территорий, пригодятся карты. Это актуально для управляющих сетями или чиновников высокого ранга. На карте с помощью цвета можно отразить разную температуру показателя, которая будет сигнализировать о ситуации в отдельной локации.

Без карты пришлось бы изучать список по регионам и вручную искать проблемные субъекты, что заняло бы намного больше времени.

Где брать диаграммы и графики

В разработке визуализации данных есть два основных подхода.

Библиотеки и плагины

Подход, при котором используют готовые графики и внедряют их в интерфейс, дорабатывая дизайн и цвета.

Решения из библиотек и плагинов рассчитаны на простые показатели вроде стандартной структуры и динамики, поэтому способ подходит для визуализации несложных данных. Например, найти подходящий график для вложенной структуры будет трудно.

Список проверенных библиотек, которые мы использовали в своих проектах:

Также можно использовать приложения или искать в комьюнити Figma уже отрисованные графики, что будет актуально в условиях сжатых сроков. Но, как правило, функциональные плагины и наполнение Figma не отличаются изобретательностью и интересными решениями.

Плюсы готовых решений: экономия времени дизайнера, возможность отразить наиболее распространенные показатели, простая реализация на этапе разработки.

Минусы: ограничения в вариативности данных и визуализации, если дизайнер планирует применить более креативный подход.

Создание с нуля

В случае, когда нужно визуализировать специфичный набор данных и возможностей готовых источников недостаточно, стоит разработать визуал самим.

Создание собственной визуализации и более сложных вариантов, скорее всего, приведет к увеличению сроков разработки, так как не все задумки дизайнера можно реализовать на практике. Поэтому рекомендуем наполнять дашборды, параллельно консультируясь с техническими специалистами.

В нашей практике был случай, когда у разработки на стороне заказчика возникли сложности с внедрением наших макетов. Тогда мы совместно со своими программистами подготовили рекомендации, следуя которым можно было на 100% реализовать идеи дизайнеров.

Плюсы собственных наработок: нет ограничений по типам данных и сложности визуализации.

Минусы: более трудозатратный подход, возможны технические сложности при внедрении.

Как выбрать визуал для показателя

Графики экономят время, когда они легко считываются. Если на распознавание логики визуала уходит много времени, то он идет в утиль. Наша задача — упростить работу, а не ломать голову пользователя.

В дашбордах нужно выбирать более простые и очевидные виды диаграмм, с которыми большинство сталкивалось в школе, институте или на работе. Мозг быстро считает знакомую логику, и человеку не придется тратить время, чтобы научиться понимать новый график.

В работе с дашбордами мы плотно взаимодействуем с командой на стороне заказчика и согласовываем вид каждого показателя. Если значительной части рабочей группы непонятно, что означает визуал — мы подбираем новое решение.

Работа со сложными показателями

С простыми диаграммами намудрить сложно, а вот с многокомпонентными приходится разбираться.

Рассмотрим пример. В дашбордах досудебного обжалования на одном визуале нужно было отобразить вложенную структуру:

На практике такие диаграммы встречаются редко, и мы долго не могли найти подходящий вариант для этого случая. В итоге мы создали более 20 тестовых визуалов, чтобы выбрать наиболее удачный из них.

Финальный вариант:

Нам будет интересно почитать в комментариях, какое решение вам понравилось больше остальных.

В некоторых случаях усложняются и простые на первый взгляд формы.

Например, в нашем кейсе структура одного показателя состояла из большого количества долей. Если бы мы сделали стандартную диаграмму с мелкими отрезками, то пользователю было бы сложно оценить структуру. Тогда мы использовали ракушку — диаграмму с широкими полями.

Дашборды создают для экономии времени, поэтому пользователь должен легко взаимодействовать с ними. Это не лучшее место для лишних нагромождений, поэтому стоит искать самые простые и очевидные решения.

Креатив будет уместен в дизайне самих графиков, их цветовой гамме, проработке теней и других элементов. Но и здесь важно не переборщить и сделать аналитические панели аккуратными.

Как улучшить дашборд

Основы разобраны, теперь перейдем к нюансам, которые помогут докрутить дашборд по стилю и функциональности.

Анимация

Анимация делает интерфейс более живым и привлекательным. Самый оптимальный вариант — добавить ее только при загрузке страницы, чтобы во время использования движение не отвлекало пользователя.

Темная тема

Разработка темной темы актуальна для дашбордов, которые будут транслироваться на совещаниях. По отзывам наших клиентов, именно темная тема лучше смотрится на больших экранах.

Выбор цветового режима добавит элемент кастомизации и расширит возможности пользователя, сделав дашборд еще более удобным для тех, кому приятнее работать с темной темой.

Обучение

Полезно подружить пользователя с новым инструментом и провести обучение по основным элементам панели.

Советы

Если в организации действуют четко регламентированные процессы, то можно создать раздел с рекомендациями. Он будет выводить план действий для сотрудника в случае ухудшения того или иного показателя.

Всплывающие цифры

Удобно, когда при наведении на диаграмму сразу высвечивается поясняющая информация по показателю, которую не придется искать в других частях дашборда.

Основные ошибки

Подведем итоги списком частых ошибок при создании дашборда.

Основной «грех» — это забыть про главную цель дашборда. Он должен помогать в принятии решений и ускорять процесс аналитики. Плохой дашборд отбирает время пользователя и бюджет заказчика, а хороший — экономит сотни человекочасов.