Как составить бизнес процесс по работе с клиентами

Успешная работа отдела продаж, достижение запланированных объемов выручки и прибыли компании зависят от того, как организованы и оптимизированы бизнес-процессы подразделения сбыта. Подробные карты бизнес-процессов помогают организовать слаженную и эффективную работу, не дублировать функции. 

Что такое бизнес-процессы и для чего они прописываются

Бизнес-процесс – это стандартная совокупность действий, которые выполняются для получения определенного результата (создание продукта, оказание услуги, выполнения работы). Бизнес-процессы должны быть прописаны для каждого предприятия, составлены подробные карты. Это может быть комплекс подпроцессов, функций или процедур, которые направлены на достижение цели основного процесса.

Основные виды бизнес-процессов:

• управляющие. Процессы управления всей системой предприятия;
• операционные. Процессы, направленные на создание основного продукта компании, получение дохода и достижения стратегических целей фирмы. В эту категорию относят: маркетинг, снабжение, производство, сбыт;
• поддерживающие. Действия, обслуживающие основные совокупности процедур – техническая поддержка, бухгалтерский и налоговый учет, работы по подбору персонала, хозяйственному обслуживанию и пр. 

Все бизнес-процессы должны быть выстроены таким образом, что позволяет в результате их выполнения создать реальную ценность для целевой аудитории и исключить необязательные и лишние действия. Модель функционирования компании нацеливается на создание конкурентоспособных продуктов с наименьшими издержками. 

Бизнес-процессы отдела продаж

Бизнес-процессы в отделе продаж – это все действия, которые совершаются для реализации товаров или услуг компании. Делятся на основные (продажа и сопровождение сделок) и вспомогательные бизнес-процессы. К вспомогательным относятся: составление и согласование коммерческих предложений, обсуждение и утверждение оптимальных условий сотрудничества и выполнения заказа, составление и подписание договоров, внесение всех данных в клиентскую базу и пр.

Для эффективной работы сбытового подразделения необходимо продумать и выписать все бизнес-процессы, ориентируясь на специфику деятельности, принципы работы компании, стратегические цели фирмы. При написании и детализации действий будут видны все «узкие» и проблемные места, которые нужно будет устранить. 

Действия отдела продаж, которые проходят поэтапно:

1. Генерация лидов (потенциальных покупателей, заинтересовавшихся продуктом).
2. Утепление и развитие лидов.
3. Закрытие сделки.
4. Выполнение условий сделки.
5. Возврат, удержание и развитие покупателя.
6. Обслуживание ключевых постоянных клиентов. 

Генерация лидов 

Формирование базы потенциальных клиентов. Бизнес-процессы по формированию лидов зависят от продукта, особенностей целевой аудитории, оптимальных инструментов продвижения. Лидогенерация может осуществляться путем прозвона «холодной» базы, формирования трафика через формы захвата в социальных сетях, на корпоративном сайте, других интернет-ресурсах. Эти бизнес-процессы в отделе продаж обычно выполняют хантеры или колл-центр на аутсорсинге. 

Утепление и развитие лидов

Лиды – это еще не покупатели и с ними нужно обязательно работать дальше. Менеджер отдела продаж на этом этапе должен классифицировать лиды по категориям, перспективности и вероятности закрытия сделки. В каждой категории нужно выявить основные потребности и сформировать план дальнейших действий. Хантер формирует предложение с учетом потребностей целевой группы, проводит предварительные переговоры, разрабатывает коммерческие предложения с учетом индивидуальных особенностей потенциального клиента. После этого хантер передает базу теплых лидов менеджеру, закрывающему сделки – клоузеру.

Завершение сделки

Самая ответственная и сложная стадия, от которой зависит объем продаж. На этом этапе выполняются такие бизнес-процессы: 

• проведение переговоров с потенциальным клиентом (по телефону, онлайн или при личной встрече), 
• работа с возражениями, 
• расчет стоимости заказа, 
• обсуждение и подбор оптимальных условий сотрудничества, 
• составление и согласование договоров, 
• выставление счетов, 
• контроль оплат и пр. 

После завершения сделки и выполнения условий договора клиент переходит к сопровождающему менеджеру – фермеру.

Выполнение условий договора

На этом этапе очень важно выполнить все оговоренные условия. Это дает возможность не только избежать санкций и штрафов за невыполнение условий сделки, но и получить лояльного клиента, который может стать постоянным покупателем. Кроме того, довольный клиент оставляет положительные отзывы, может рекомендовать компанию. Перечень бизнес-процессов зависит от особенностей продукта, условий договора. 

Работа с клиентами

Для обеспечения стабильных продаж товаров или услуг нужно не только искать новых заказчиков, но и работать с базой постоянных клиентов. Менеджеры делают по базе рассылки с информацией о новинках, акциях, спецпредложениях. Хорошо работают поздравления с праздниками, днями рождения, другими важными датами. С постоянными клиентами можно проводить опросы, приглашать их на закрытые мероприятия компании, подчеркивая их важность для фирмы. 

Обслуживание VIP-клиентов

Работа с ключевыми клиентами может быть вынесена в отдельный комплекс действий, которые определяются с учетом формата продаж, специфики продукта. 

Как составить бизнес-процессы для отдела продаж

Для формирования перечня основных и вспомогательных бизнес-процессов для отдела сбыта нужно определить стратегию продаж, формат реализации товаров или услуг, сотрудников, которые будут выполнять поставленные задачи. 

Перечень вопросов, которые помогут сформировать основные блоки бизнес-процессов:

• Какой продукт нужно продавать, каким целевым группам?
• Как построен отдел продаж, есть ли разбивка на хантеров, клоузеров и фермеров или распределение по продуктам, рынкам. 
• Как организуются и контролируются процессы сбыта?
• С помощью каких рекламных инструментов и площадок, маркетинговых мероприятий идет поиск потенциальных клиентов?
• Из каких источников приходит трафик на сайт, страницу в социальных сетях, на входящие звонки в компанию?
• По каким этапам воронки продаж проходят новые и постоянные клиенты?
• Какие процедуры проходят после закрытия сделки?
• Как отдел продаж пересекается с другими подразделениями, как взаимодействует?
• Как фиксируются все действия менеджеров по продажам, как ведется база клиентов (вручную или с помощью CRM)?

Ответы на эти и другие вопросы, затрагивающие все этапы реализации товаров или услуг, помогут прописать подробные карты бизнес-процессов отдела продаж.

Этапы разработки бизнес-процессов для отдела продаж

Дальнейшая работа по формированию бизнес-процессов проходит по таким этапам:

1. Формирование ключевых процессов и декомпозиция их на подпроцессы.
2. Описание бизнес-процессов.
3. Выявление узких мест и действий по их устранению.
4. Определение показателей, которые помогут измерить результативность выполнения процедур.

Шаг 1 – основные блоки

После того, как будут прописаны все рабочие процессы, нужно сгруппировать их по определенным характеристикам. Это основные блоки: поиск клиентов, утепление лидов, закрытие сделки, выполнение условий договора, работа с постоянными клиентами и пр. 

Шаг 2 – описание

После разбивки процедур по блокам нужно подробно описать каждый из них:

• Все основные блоки должны иметь название: «Составление коммерческого предложения», «Проведение переговоров с новыми клиентами», «Работа с договорами» и пр.
• Каждый процесс должен решать определенные цели и задачи, которые тоже прописываются для всех блоков. Исходя из этого, определяется перечень действий, которые должен выполнить сотрудник с соответствующими компетенциями.
• Нужно назначить исполнителей процессов и подпроцессов. Поэтапные блоки должны иметь вход и выход (результат, который нужно получить в результате выполнения комплекса действий). Назначаются сотрудники, которые ставят задачи и те, кто их выполняет, а также работники, которые будут использовать результаты, полученные на выходе.
• Определите ключевые факторы успеха, которые необходимы для выполнения поставленных задач. Это могут быть профессиональные знания, опыт, личностные и другие качества менеджеров по продажам или руководителя отдела сбыта. 
• Если в работе используется система CRM, нужно описать, каким образом основные и вспомогательные бизнес-процессы должны быть интегрированы в сервис. Это поможет автоматизировать большую часть процедур, повысить эффективность выполнения задач менеджерами и РОПом. 

Шаг 3 – проблемные места и их устранение

В процессе детализации и описания бизнес-процессов можно выявить узкие места, которые снижают продуктивность работы. И продумать, за счет каких новых процедур можно устранить или минимизировать проблемные места. 

Шаг 4 – определение результатов

Очень важно сформулировать показатели результативности выполнения. Это могут быть промежуточные и итоговые результаты, которые показывают текущее состояние дел и общую картину по отделу продаж за определенный отчетный период времени. К промежуточным результатам можно отнести количество звонков, разосланных коммерческих предложений, встреч или онлайн-переговоров и пр. Итоговые показатели – объем продаж, размер прибыли, конверсия по разным площадкам и пр. 

Формирование и описание бизнес-процессов – это важный фактор организации эффективной работы отдела продаж и всего предприятия в целом. Нужно выписать все действия и регламенты, которые связаны с привлечением потенциальных покупателей, ведением переговоров и закрытием сделок, а также с сопровождением заказов и работой с постоянными клиентами.

В данном примере будет рассмотрен бизнес-процесс обслуживания заявок клиентов по приобретению продуктов питания. Шаблон можно скачать здесь. Вы также имеете возможность импортировать шаблон и отредактировать его под ваши потребности с помощью дизайнера бизнес-процессов.

 !!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И УПРАВЛЕНИЕ ОТДЕЛОМ ПРОДАЖ

Процесс продаж — это «трубопровод», в котором двигаются ваши клиенты. Они проходят определенные этапы. Продавцы совершают определенные действия. Цели этих действий разные на каждом этапе.

Чем сложнее продукт, тем сложнее процесс продажи и больше действий предстоит осуществить продавцу.

Управление продажами — это управление процессом продажи.

Чем более детально описаны действия, которые должен совершить продавец в процессе продажи и чем лучше продавец обучен для того, чтобы эффективно совершать эти действия, тем больше сделок на выходе из «клиентопровода».

Этапы процесса продажи многократно повторяются в относительно неизменном виде. Поэтому вы можете проанализировать, из каких этапов состоит ваш бизнес-процесс продажи, описать содержание каждого этапа, и затем постоянно улучшать процесс для того, чтобы планомерно повышать эффективность каждого блока и всего процесса продажи в целом.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Количество и качество сделок линейно зависит от эффективности управления процессом продажи. Управлять эффективно можно тем, что описано.

По исследованию американской Sales Management Association средний рост прибыли в компаниях, в которых бизнес-процесс продажи был описан составил +18%.

Количество сделок линейно зависит от эффективности процесса продажи.

С описания процесса продажи начинаются любые улучшения и повышение эффективности работы вашего отдела продаж и всей компании в целом.

Но только описать процесс продажи недостаточно. Необходимо его оптимизировать (т.е. улучшить), регламентировать, внедрить, и контролировать.

Всего 5 (пять) управленческих действий необходимо выполнять Руководителю одела продаж (РОПу) для того, чтобы получить эффективное управление отделом продаж:

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЦЕПОЧКА СОЗДАНИЯ СТОИМОСТИ

Истоки понятия «бизнес-процесс» лежат в работах Майкла Портера (1980г.). Цепочка создания стоимости Портера — почти полный аналог бизнес-процесса. Портер ввел понятие цепочки стоимости для выявления источников конкурентных преимуществ и понимания, какими действиями компания создает добавочную стоимость.

В процессе продажи также создаётся добавочная стоимость: конечная стоимость услуги или поставленного клиенту товара содержит стоимость каждого действия продавца.

Бизнес-процессы бывают основными и вспомогательными. Основной процесс отвечает непосредственно за генерацию прибыли. Вспомогательный — отвечает за поддержку основного процесса.

Бизнес-процесс продажи является основным, потому что он отвечает за получение прибыли в компании. Поэтому эффективное управление процессом продажи является важнейшим в управлении бизнесом.

Если вы планируете внедрить новый инструмент для увеличения продаж, сначала опишите бизнес-процесс продажи, и только после этого приступайте к внедрению изменений.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ

Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.

Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?

1. Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
2. Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
3. Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
4. Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
5. Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ

Автоматизация процесса продажи осуществляется с помощью CRM-системы. CRM внедряется после описания процесса-продажи в оптимизированном виде, т.е. после устранения «узких» мест.

Бизнес-процесс продажи не может быть коротким: лидогенерация, утепление, закрытие лида, а также развитие и возврат клиентов — это стадии процесса продажи. На каждой стадии может быть несколько этапов продажи и вложенные процессы, т.е. процессы, в которых участвуют сотрудники других подразделений (юридическая служба при согласовании договора, финансовая служба при согласовании коммерческого предложения и т.п.).

При создании ТЗ для внедрения CRM все стадии процесса-продажи описываются, в них удаляются «узкие» места, т.е. в CRM должен быть заложен уже улучшенный процесс-продажи.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАДИИ

Этот материал дает описание бизнес-процесса продажи для В2В сегментов. Процесс имеет базовые стадии, они едины для всех бизнесов. Выявите, какие именно действия ваших менеджеров подпадают под ту или иную стадию процесса продажи.

Каждая стадия предполагает набор определенных действий, которые ваш продавец должен совершить с потенциальным покупателем для того, чтобы продвинуть его по процессу продажи.

В случае, если вы выстраиваете конвейерный отдел продаж, понимание последовательности стадий бизнес-процесса продажи особенно важно. Потому что в конвейере важно знать, как именно разделить функционал между продавцами.

Общая схема бизнес-процесса продажи с базовыми стадиями выглядит следующим образом:

В бизнес-процессе 6 (шесть) стадий, каждая может содержать несколько этапов. Количество и содержание этапов зависит от специфики вашего продукта.

1. Стадия Leads Generation***Создание трафика лидов для продажников. Условие выхода — Marketing Qualified Lead, т.е. лид, соответствующий портрету нашего целевого клиента.///
2. Стадия Leads Development***Продавец-хантер (Hunter) квалифицирует лид, утепляет его повторными звонками, формирует потребность в продукте и в качестве Sales Qualified Lead передает его далее по конвейеру продаж.///
3. Стадия Leads Conversion***Продавец-клоузер (Closer) cогласует заказ, ведет ценовые переговоры, закрывает сделку. Сложная стадия, при циклах сделки выше 15-ти дней здесь зависают клиенты, сделка может откладываться. Важны техники продаж и стратегия работы с клиентом по циклу покупки, а не по циклу продажи.///
4. Стадия Сlient Fulfillment***Выполнение договорных обязательств перед клиентом после подписания договора. Для первых одной-двух сделок клиента могут вести клоузер и клиентский менеджер. Эта стадия бизнес-процесса продажи часто не оптимизирована, возможны нестыковки между продажниками и клиентщиками.///
5. Стадия Account Management***Удержание и развитие клиентской базы. Главная проблема — клиентский менеджер обслуживает, но не удерживает и не развивает, т.е. не делает до-продажи.///
6. Стадия Key Account Management***Удержание и развитие ключевых клиентов, доля которых в прибыли может доходить до 20%. Это функционал КАМа (Key Account Manager), эксперта по развитию ВИП-клиентов.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: ЭТАПЫ

Вам необходимо расписать все этапы для каждой стадии бизнес-процесса продажи.

В результате станет понятным, из каких шагов состоит стадия, какие именно активности должен осуществлять менеджер по продажам на каждом шаге процесса продажи, и какой результат этот шаг должен принести.

Стандартные этапы В2В продажи:

1. Квалификация;***
2. Оценка потребности;***
3. Презентация;***
4. Подготовка КП;***
5. Согласование КП;***
6. Договор;***
7. Счет;***
8. Деньги.

В зависимости от специфики продукта, процесса-продажи, названия и содержание этапов продажи будут разными.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: КАК ОПИСАТЬ

Для того, чтобы описать процесс продажи, необходимо выполнить его анализ. Изучите, как проходит ваш процесс продажи сейчас (as is), и затем сформулируйте этапы процесса продажи такими, какими они должны стать после его оптимизации, т.е. исправления «узких» мест (to be).

Часто на начальной стадии описания выделить этапы для каждой стадии сложно, и процесс продажи на бумаге выглядит очень запутанно.

На наших проектах по развитию В2В продаж схемы процесса as is до их оптимизации могут выглядеть так:

Чтобы не рисовать процесс продажи на бумаге, описывайте его с помощью схемы: «этап-результат (выход)-ответственный-задачи-ключевой фактор успеха этапа».

Заносите данные для каждого этапа процесса продажи в таблицу:

Cтруктура таблицы для описания процесса продажи:

• Вход-Выход:***Это условие начала этапа и его окончания. Выходом этапа может быть информация (балл скоринга или квалификации, назначенная встреча), либо что-то материальное (заполненная Анкета клиента, выставленное Коммерческое предложение, согласованный договор). Результат должен быть проверяемым. Выход предыдущего этапа является входом для следующего.///
• Ответственный:*** Для каждого этапа процесса продажи определите необходимый функционал для выполнения этого этапа. Решите, кто из ваших сотрудников уже выполняет этот функционал или способен его выполнить. Назначьте ответственного для реализации этого этапа.///
• Задачи:***Подробное описание задач, которые решает менеджер по продажам на этом этапе.///
• Действия:***Действия менеджера, которые он предпринимает для того, чтобы выполнить задачи этапа.///
• КФУ:***Ключевой фактор успеха прохождения этого этапа: какое обязательное условие должен выполнить продавец, чтобы получить нужный результат на этом этапе?///
• Требования к CRM:***Описанный процесс продажи ложится в CRM, часто для каждого этапа должны выполняться определенные настройки (отражение той или иной сущности, наличие определенных полей, дополнительный функционал), их и необходимо указать в этой колонке.

В ходе описания процесса продажи выявляются «узкие места», которые вы исправите позже в работе.

После того, как вы описали процесс продажи в Excel, выложите его в специализированных программах (Visio, Fox Manager, Mind Manager) или «зашейте» в вашу CRM:

При адаптации новых сотрудников описанный процесс продажи станет незаменимой помощью для того, чтобы быстро освоить специфику ваших продаж. Тем, кого вы будете нанимать на работу этот документ очень поможет быстро разобраться в специфике процесса продажи вашей компании.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

Внедрение изменений в существующий процесс продажи — непростая задача. Чтобы избежать сопротивления сотрудников, проводите внедрение в несколько шагов по определенному алгоритму.

Шаг 1. Разработайте KPI для каждой стадии и этапа процесса продажи

Для того, чтобы избежать саботажа сотрудников, разработайте для каждой стадии процесса продажи показатели, по которым вы будете оценивать выполнение задач. Показатели должны быть привязаны к цели вашего бизнеса, которую вы определили по методу SMART.

Разработайте KPI для вашего процесса продажи с учетом требований к показателям, ваших целей и специфики процесса.

Показатели процесса продажи закладываются в систему мотивации отдела продаж. До тех пор, пока процесс продажи не будет изучен, описан и откорректирован, работающую систему мотивации разработать невозможно.

Шаг 2. Регламентируйте процесс продажи

Разработайте подробный регламент выполнения каждой стадии и этапа процесса продажи и внедрите KPI по выполнению этого регламента в систему мотивации.

Шаг 3. Пропагандируйте цели и иди улучшения

На стратегической сессии или собрании отдела продаж объясните цели внедрения новых методов работы и опишите результаты, которых вы ожидаете. Презентуйте новую систему мотивации.

Шаг 4. Получайте положительные результаты

Помогайте в течение первых 2-3-х недель сотрудникам отдела продаж работать по новому бизнес-процессу продажи до первых положительных результатов. Очень важно, чтобы сотрудник получил результат. Если его нет, то происходит снижение мотивации и веры в новые методы работы.

Шаг 5. Анализируйте и корректируйте

Собирайте данные по «узким» зонам процесса продажи, анализируйте ошибки, корректируйте их и снова внедряйте изменения.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СОЗДАНИЕ С НУЛЯ

Для того, чтобы создать процесс с нуля, проведите подробный анализ конкурентов. Изучите ваших прямых и ключевых конкурентов. Методом «таинственного покупателя» посетите компанию конкурентов и разместите у них заказ.

Через звонки конкуренту и переписку с ним выявите всю специфику их процесса продажи, его сильные и слабые места.

С помощью анализа цепочки создания стоимости конкурента и SWOT анализа сформулируйте свои конкурентные преимущества и УТП продукта.

После этого постройте процесс продажи так, чтобы он наилучшим образом продавал рынку ваше УТП продукта и преимущества компании.

Под этот процесс продажи выберите оптимальную структуру отдела продаж и сформулируйте функционал продавцов для каждой стадии процесса продажи.

Подберите продавцов, обучите их, внедрите систему мотивации, отчетности и управления.

ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: ПОСТОЯННОЕ УЛУЧШЕНИЕ

Стандартизировать процесс продажи полезно. Но важно идти дальше. Постоянная работа по повышению качества процесса продажи по циклу PDCA — это ключевая задача Руководителя отдела продаж.

Постоянное улучшение процесса продажи не имеет завершения. Исправив «узкое горлышко» и внедрив одно улучшение в процесс продажи, вы вскоре обнаружите следующую проблему. Запускайте работу по ее устранению.

Основные правила улучшения процесса продажи:

• Правило 1: Расставляйте приоритеты. Исправляйте в процессе одну, самую актуальную проблему. Не беритесь за несколько «узких» зон. Процесс продажи в В2В сложный, а вы находитесь под постоянным прессом выполнения планов продаж. Корректируйте узкие места процесса исходя из приоритетности.

• Правило 2: Регулярный сбор статистики.
  Не забывайте аккумулировать статистику. Она вам в помощь в качестве
  доказательной базы по результатам улучшения, а также для запуска новых
  изменений – в получении ресурсов на них от собственника и акционеров компании.

• Правило 3: Обратная связь. В процессе изменений берите обратную связь от продавцов. Это поможет вам запустить конвейер постоянного улучшения работы отдела продаж и сформировать команду, лояльную к вашему стилю управления и к работе направленной на постоянное улучшение качества.

Стандартизируйте и улучшайте ваш процесс продажи, повышайте техники продаж на каждом этапе. Это обеспечит планомерный и стабильный прирост продаж.

Готовые отраслевые решения Битрикс24 (корпоративный портал и CRM) в процессе автоматизации деятельности предприятия являются только первым этапом. В дальнейшем эта платформа предлагает многофункциональный инструментарий для выверенной организации работы компании.

Битрикс24 решает следующие задачи:

• является хорошо продуманной, комплексной CRM;
• представляет систему управления проектами;
• предлагает набор инструментов для создания упрощенной коммуникации во внутренней рабочей среде предприятия.

Но еще Битрикс24 позволяет использовать ряд бизнес-процессов – специальных операций с выверенной последовательностью действий. Платформа имеет уже готовые бизнес-процессы, и дает возможность создавать новые на базе корпоративного портала.

1.Согласование

В любой компании присутствует необходимость согласования. И многие сталкивались с проблемой, когда сотрудник подготовил документ и никак не может застать начальника на месте, чтобы согласовать.

Процесс согласования можно автоматизировать – сотрудник запускает процесс согласования, загружает договор, а система уже сама определяет ответственного, ставит срок и показывает постановщику задачи на каком этапе находится согласование.

Ответственный (исполнитель), получая документ, может согласовать его либо отправить на доработку.

Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу. Система сама заставляет ответственного сделать это вовремя, что положительно сказывается на прибыли компании.

Схема бизнеса-процесса «Согласование»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет договор, выбирает ответственных, которые должны его согласовать или отправить на исправление;
2. если участники согласования отправляют договор на исправление, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. после исправления договора процесс создает задачу «Отправка на почту клиенту», ответственному приходит уведомление о завершении процесса.

2. Утверждение документа

В этом бизнес-процессе много вариантов развития событий. Можно выбрать последовательный вариант, либо завести статусы, в каждом из которых будет свой алгоритм действий.

Схема бизнеса-процесса «Утверждение документа»:

1. сотрудник вводит необходимые данные и прикрепляет документ, выбирает ответственных, которые должны согласовать или отправить на исправление;
2. если участники процесса отправляют документ на исправление в первом этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
3. если участники согласования приняли документ в первом этапе, но отправляют документ на исправление о втором этапе, тогда бизнес-процесс создает задачу на ответственное лицо по его исправлению;
4. после утверждения документа документ публикуется, приходит уведомление ответственному о завершении процесса.

3. Счет на оплату

Любая компания так или иначе сталкивается со счетами, нуждающимися в оплате. Это также можно автоматизировать с помощью бизнес-процесса «Счет на оплату». Он работает по следующей схеме:

Схема бизнеса-процесса «Счёт на оплату»:

1. сотрудник вводит данные счета;
2. бизнес-процесс назначает ответственного, который согласует эту заявку;
3. после согласования заявка отправится в бухгалтерию;
4. после проведение оплаты, сотруднику, инициатора процесса, придёт уведомление о его завершении процесса.

4. Ознакомление

Во многих компаниях часто возникает момент, когда необходимо быстро довести до сведения всем сотрудникам о нововведениях, новых приказах и т.п. Бизнес-процесс «Ознакомление» позволяет максимально быстро оповестить всех, кто имеет отношение к этому нововведению.

Схема процесса проста:

1. сотрудник создаёт процесс и прикрепляет к нему документ или ссылку на него;
2. выбирает отделы или конкретных пользователей, которым следует прочитать этот документ;
3. есть возможность написания комментария
4. фиксирует срок (дедлайн);
5. бизнес-процесс создает задания для ответственных, которые утверждают или отклоняют документ.

После истечения срока, сотрудник увидит, сколько из отмеченных сотрудников ознакомились с документом.

5. Оформление больничного

Во многих современных компаниях, сотрудник во время болезни может не находиться на рабочем месте и есть три вида оформления такого отсутствия:

1. официальное оформление больничного листа;
2. работа из дома, когда сотрудник сохраняет трудоспособность;
3. отгул за свой счёт, когда сотрудник не может работать.

Все эти варианты представлены в бизнес-процесс «Заявка на больничный».

Схема работы процесса:

1. сотрудник запускает бизнес-процесс из дома, указывая вариант отсутствия;
2. руководитель сотрудника подтверждает заявку;
3. дальше Битрикс24 будет присылать уведомления с указаниями действий, которые необходимо предпринимать.

Алгоритм можно настроить в зависимости от допустимых вариантов в конкретной компании.

6.Оформление командировки

Если деятельность компании сопряжена с частыми командировками, то бизнес-процесс «Заявка на командировку» автоматизирует все этапы согласования с помощью задач на руководителя и бухгалтерию.

Схема бизнес-процесса «Оформление командировки»:

1. сотрудник заполняет данные по командировке и запускает бизнес-процесс;
2. идет проверка об утверждении руководителем командировки, если она не утверждена, тогда процесс закрывается;
3. если руководитель утвердил командировку, тогда запускаются процессы уведомления сотрудника и бухгалтера.

7. Заявление на отгул

В некоторых компаниях алгоритм оформления отгула достаточно сложен. Обычно нужно заранее предупредить руководителя, написать заявление, отправить заявление бухгалтеру. Если руководителей несколько, то приходится ждать, когда они все одобрят отгул.

Бизнес-процесс «Заявление на отгул» упрощает эту цепочку. Сотрудник указывает дату отгула, причину отгула, а также вид отработки: за свой счёт или за ранее отработанное время. Дальше система запускает постановку задач на руководителя, бухгалтерию и сама согласует отгул.

Схема бизнеса-процесса «Заявление на отгул»:

1. сотрудник заполняет данные об отгуле и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление руководителю отдела и автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда идет уведомление бухгалтеру и начальнику, а также автору;
5. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

8. Оформление отпуска

Оформление очередного отпуска можно также автоматизировать с бизнес-процессом «Заявление на отпуск». Для этого сотрудник загружает в систему желаемую дату начала и окончания отпуска.

Заявление направляется к руководителю отпускника, который согласует этот период. Затем система автоматически ставит задачи в отдел кадров и бухгалтерию для оформления документов. И сотруднику приходит уведомление о согласовании отпуска.

Схема бизнеса-процесса «Оформление отпуска»:

1. сотрудник заполняет данные об отпуске и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на отпуск;
3. если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
4. если заявка согласована, тогда;
5. идет уведомление бухгалтеру, а также автору;
6. запись в график отсутствия и закрывается бизнес-процесс.

9. Увольнение

Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие. Сотруднику необходимо передать дела, собрать кучу подписей.

Бизнес-процесс «Увольнение сотрудника» позволяет разбить этот процесс на шаги, где каждый шаг будет автоматически направляться ответственному сотруднику. В результате сотруднику остаётся только следовать подсказкам Битрикс24 и процесс увольнения обойдётся без нервных потрясений.

Схема бизнеса-процесса «Увольнение»:

1. сотрудник заполняет данные об увольнении и отправляет на согласование;
2. бизнес-процесс запускает проверку об утверждении заявки на увольнение: если заявка не утверждена, тогда уходит уведомление автору и процесс закрывается;
3. если заявка согласована, тогда: идет уведомление бухгалтеру, а также автору и закрывается бизнес-процесс.

10. Принятие на работу сотрудника

Один из самых востребованных бизнес-процессов – «Новый сотрудник», позволяет автоматизировать приём на работу. Можно настроить систему так, чтобы задачи ставились сразу на ответственных сотрудников, которые должны выполнить действия для оформления нового сотрудника: введения его в курс работы, обучение и т.д.

Схема бизнес-процесса «Принятие нового сотрудника»:

1. вводятся данные сотрудника;
2. запускается бизнес-процесс с документами, с которыми должен ознакомится сотрудник со сменой статуса;
3. после полного ознакомления происходит закрытие бизнес-процесса.

Вывод

Любой бизнес нуждается в автоматизации. Битрикс24 – идеальный инструмент для этого. Его стандартные процессы позволяют решить множество бизнес-задач. Но также в Битрикс24 есть возможность создавать новые, уникальные процессы, оптимизированные под нужды конкретной компании.

Компания «Цифровой Элемент» помогает внедрить Битрикс24 и настроить необходимые бизнес-процессы. Мы избавим вас от рутины, поможем сэкономить время, с помощью грамотно выстроенной системы выставления задач. А экономия времени для бизнеса – это экономия денег!