Сейчас узнаете, какой должна быть акция благотворительного фонда, чтобы привлекать максимум доноров с минимумом усилий.
Почему акции бывают разными
Благотворительность, как и кино, должна быть разной. Если бы мы продвигали фильм, то не стали бы предлагать ужастик любителю комедии.
Каждому человеку нравится что-то больше остального. Поэтому люди делятся на фанатов детективов и фанатов боевиков.
Для каждого сегмента нужно снимать своё кино и делать свою благотворительную акцию.
У каждого сегмента людей своя причина стать донором. Поэтому и благотворительные акции должны быть максимально заточенными под каждый сегмент.
Подробнее о сегментация в благотворительности я писал в этой статье.
Продвигаем благотворительную акцию
Допустим, устраиваем акцию в приюте для животных. Принять участие в акции могут только местные жители города.
В этом городе живут разные люди, поэтому, чтобы охватить как можно большее их количество, нужно готовить акцию под каждый сегмент.
Каждый новый сегмент активирует новых доноров, улучшая результаты акции. Иногда сегменты можно объединять, увеличивая тем самым охват акции. Логично, что пытаться охватить одной акцией все сегменты – худшая из стратегий.
Делим всех жителей города на 11 сегментов, каждый из которых отличается мотивацией участия в благотворительности.
Мотив №1: Прямая выгода донора
Цитата
Все, кто примут участие в акции, получат официальный выходной на работе.
Работает хорошо, потому что обменивает участие в акции на конкретную, измеримую пользу для донора.
Подобную акции можно продвинуть в руководство предприятия, желающее влиять на имидж в глазах сотрудников или жителей города, получив в обмен много доноров.
Или руководство компании вместо рабочего выходного предлагает сотрудникам ездить в приют регулярно.
Мотив №2: Общественный интерес к проблеме
Цитата
Примите участие в торжественном открытии памятника собаке Маше, которая в прошлом месяце стала жертвой живодера
Если про ситуацию с собакой Машей знают все в городе, то приюту просто нельзя упускать такую возможность привлечь внимание к своей деятельности.
Серьезное, резонансное событие зацепит всех жителей города. Акция должна стать следующим, логичным шагом для тех, кого событие зацепило особенно.
Предложите людям посочувствовать не только в мыслях, но и натурально/материально.
Может показаться, что эксплуатировать такие поводы не культурно, но, на мой взгляд, нужно думать о пользе, которая принесёт акция, а не о том, как вы к ней относитесь.
Мотив №3: Откупится от плохой ситуации
Цитата
Акция в поддержку волонтеров, занимающихся поиском пропавших животных. Эти люди найдут вашу любимую собаку, если она пропадёт.
Тут мы просим доноров примерить на себя ситуацию, когда что-то плохое может случится с каждым.
Люди помогут сейчас, чтобы потом помогли им.
Такой призыв, как правило, активирует людей, которые часто думают о плохом, но которые просто не получали предложения помочь.
Сделают пожертвование, потому что “а вдруг и моя собака убежит”. В каком-то смысле донор откупается от плохой ситуации.
Используйте такой призыв очень осторожно, так как легко перегнуть палку в степени настойчивости.
Мотив №4: Косвенная выгода или реклама
Цитата
Местный производитель кормов пожертвует 10 кг корма каждой семье, взявшей друга из приюта до 31 октября.
Такой призыв хорошо работает только в случае, если в качестве донора планируется привлечь компанию/фирму.
Частным донорам просто не нужен пиар через благотворительность.
Бизнесу нужны результаты, поэтому относитесь к подобным акциям как к измеримым и контролируемым рекламным компаниям.
Считаю это отличным форматом благотворительной акции, так как все ее участники остаются в выигрыше.
Но подобные форматы сложны для новичков, так как есть вероятность перегнуть палку и надоесть частным донорам.
Если в акции участвует бизнес, то не забудьте добавить причину и для частных доноров.
Мотив №5: Личная заинтересованность в решении проблемы
Цитата
Акция помощи ветеринарной клинике на грани банкротства, которая лишилась поддержки из бюджета города.
Подобный призыв активирует людей, которые не хотят испытать негатив от потери чего-либо. Если донор не поможет, то лишится чего-то ценного и важного именно для него.
Например, ветеринарная клиника, которой требуется помощь, была самой близкой к донору.
Подобные акции не могут быть регулярными программами фондами.
Мотив №6: Кумир рекомендует
Цитата
Хоккейная команда города приглашает вместе посетить приют и помочь волонтерам привести все в порядок.
Тут все просто. Есть кумир с фанатами. Куда идет кумир, туда идут и доноры.
Это хорошо работает, потому что у каждого кумира есть сформированное сообщество, внутри которого люди притерлись и обзавелись связями.
Работает хорошо. Можно сделать регулярной программой фонда. Например, каждые три месяца хоккейная команда помогает устроить выставку животных из приюта.
Фонд, как организатор, должен помочь кумиру сформировать правильное сообщение к его аудитории, чтобы не получилось пластиковой благотворительностью.
В таких случаях эффект станет противоположным.
Мотив №7: Удовольствие от участия в акции
Цитата
Благотворительный поход в поддержку диких животных тайги.
На мой взгляд, самый слабый мотивации для доноров. Активирует только тех, кто уже значительно лоялен к теме, продвигаемой фондом.
Новых доноров будет очень мало. Но зато активируется спящие люди внутри фонда, которая давно ждали позитивной причины перейти из наблюдателей в доноры.
Имеет смысл превратить такие акции в слеты неравнодушных активистов фонда, чтобы доноры, которые редко помогают, почувствовали удовольствие от участие в жизни коллектива волонтеров.
Мотив №8: Стремление помочь нуждающимся
Цитата
Акция помощи покалеченному псу Максу
Самый популярный вид благотворительной акции. Иногда достаточно показать, кому сейчас нужна помощь, и кто-то из тех, кто просто следил за жизнью фонда, станет донором впервые.
Разные случаи помощи цепляют разных людей, поэтому в таких акциях важно подробно рассказывать о максимальном количестве нуждающихся.
Но не забывайте соблюдать “гигиену” благотворительного текста.
Мотив №9: Чтобы приобщиться к тому, что они любят
Цитата
Благотворительный слет владельцев собак породы терьеров в поддержку приюта.
В этой случае мы обращаемся к тем жителям города, которые живут вместе с собаками породы терьер.
Людям интересно сплотиться по общему признаку (порода питомца), а акция должна стать личным приглашением на подобное мероприятие.
Важно использовать именно позитивный фактор, чтобы обращать акцию сразу на конкретное фанатское сообщество. Можно сделать акцию даже для слета фанатов звездных войн.
Мотив №10: Желание быть причастными к общему делу
Цитата
Примите участие во всероссийской акции в поддержку закона о жестком обращении с животными.
Многим людям важно, чтобы акцию поддерживало много людей. Это доказательство того, что все происходит правильно.
Участвуя в крупном событии, человек испытывает больше доверия и удовлетворения, ощущая причастность к чему-то большому.
Самостоятельно такой призыв сработает плохо, поэтому он обязательно должен быть совмещен с еще более личным для донора мотивом.
Мотив №11: Из религиозных и профессиональных побуждений
Цитата
Акция в поддержку ветеринаров поселка Чистые пруды, находящихся в тяжелой финансовой ситуации.
Подобные акции имеют строго ограниченный радиус действия. Люди жертвую, потому что сами являются частью сегмента ветеринаров.
Ветеринары помогают ветеринарам. Владельцы животных помогают владельцам животных. Врачи помогают врачам.
То же самое относится к религии, убеждениям, профессиям. Как только акция обретает ограниченный каким-то сообществом круг, то она становится слабее для всех, кто снаружи сообщества, но максимально эффективной во внутрь.
Что еще нужно знать
Чтобы не навредить индустрии благотворительности, соблюдайте два конкретных правила.
-
Между акциями соблюдайте дистанцию
Нельзя эксплуатировать какой-либо из сегментов постоянно. Делайте передышки, переходите в другие сегменты. Так доноры будут успевать не только отдавать, но и получать удовлетворение в ответ.
-
Не борщите с градусом просьбы
Нельзя все время просить срочной помощи. Чем сильнее кричите сегодня, тем больше доноров “оглохнет” и перестанут слышать просьбы. Соблюдайте золотую середину, тогда в нужный момент будет возможность быстро актировать большую часть доноров на что-то действительно важное.
-
Комбинируйте мотивы для частных доноров и организаций
Идеальная акция учитывает интересы двух лагерей: бизнеса и частных лиц. И там, и там есть ресурсы, которые обе стороны желают применить в благотворительности. Задача маркетолога в фонде – подготовить предложение для обеих сторон.
Учитесь продвигать благотворительность правильно, тогда эффект от общих усилий будет иметь накопительный эффект с каждой новой акцией.
Download Article
Download Article
Doing a charity event is a great way to raise awareness and money and bring people together, but the success of the event depends on careful planning and organizing. What exactly does that involve though? Don’t worry—we’ve put together the ultimate guide to planning a fundraising event that will walk you through everything you need to do from start to finish to ensure the event is a hit. Check out the tips below to learn all about the charity event planning process so you can put together a memorable event that meets (or surpasses) your fundraising goal.
-
1
Define a clear purpose. While raising money for a good cause is a central component of any charity event, it isn’t always the only (or even sometimes primary) purpose. Once you’ve determined the cause that you want to support, take time to clearly define what your event can do in order to provide the most assistance.[1]
[2]
- Generally speaking, there are three types of charity events: direct fundraising, which are indeed focused specifically on raising money; enlistment / profile raising, which aim to attract attention and / or volunteers to the cause; and acknowledgements of support, which are essentially public thank-yous to supporters.
- Every charitable cause needs money, but would your chosen cause benefit at least as much from greater public awareness and support? Tailor your proposed event to best serve the needs of your cause.
-
2
Get permission to raise funds or awareness. For legal and practical reasons, it is important to obtain permission before conducting an event to support a charitable organization. The last thing you want to do is draw the ire of the group you’re trying to help, or inadvertently get them in “hot water” through your good intentions.[3]
- Even if you are raising funds for an individual or family — for instance, holding a spaghetti dinner to benefit a family that lost its home to a fire — it is good practice to request and obtain permission first. Most people appreciate charity when in need, but they deserve the right to be involved in and approve of the process.
Advertisement
-
3
Set a budget and a fundraising goal. It takes money to make money in the business world, and the same is true for raising money for charity. You need to establish a thorough budget before the event so that you can set a realistic fundraising target.[4]
[5]
- When setting your budget, take care to account for everything, including the venue, set up, food, entertainment, safety / security, and various other incidental costs based on the nature of your event. It may help to visualize yourself as a guest visiting the event — what would you see, do, and expect, and are those things all covered in your budget?
- Try to set a specific fundraising goal, not just “as much money as possible.” Having a realistic, clear goal will help you plot out your ideal event and can help motivate volunteers and donors to help reach that goal. If you are holding a charity event for an established organization, seek their assistance in determining a reasonable goal.
-
4
Identify your target audience. If running a charity event is starting to sound a bit like running a small business, there’s a reason for that. Many of the same principles for budgeting, marketing, logistics, and preparing for the the unplanned hold true whether you are drawing in money for charity or to pay the bills.[6]
- Consider the nature of the cause you are supporting and the potential donor base most apt to come out to support it. If you are raising funds for the local symphony orchestra, for instance, a silent auction and dinner at a country club may be in order. Or, if you are seeking to replace the playground equipment at the local park, a family-friendly street carnival may be your best bet.
- Don’t be overly presumptuous, of course. Make your event welcoming for anyone who wants to support the cause. Simply make sure that the most likely target audience is served.
-
5
Establish a theme, design, or focus. Once you’ve determined your goals, budget, donor base, and event type, you can work on the details of crafting your event to ideally represent those factors.[7]
- Again, like a small business, you want to create a consistent “branding” to represent your marketing material and the actual set-up and presentation of the event. Link it to the cause you are supporting. For example, a superhero theme may be a good choice for a fundraiser benefitting a children’s hospital.
- Be creative but budget-friendly, of course. Remember the purpose of the event is to raise money and / or awareness for a good cause.
-
6
Attract sponsors. Ideally, your goal should be to have the entire cost of hosting the event covered by sponsorships and donations, so that 100% of the money raised at the event can go to the charitable cause. To make this happen, you need to aggressively but smartly approach potential sponsors with a persuasive “pitch” for your event and their support.[8]
- Business get many requests for sponsorships and donations to charitable causes, so you need to make your effort stand out to improve your odds of success. Don’t just rely on the goodness of your cause; make a persuasive case why it will benefit the cause and the supporting business.
- Present a written, detailed proposal that describes items such as: the high-profile media / public / online attention your event will draw in; the high-quality event management team and sensible budget you have assembled; the specific nature of the recognition the company will receive, down to details like banner size and logo inclusions in the program.
- Do some research beforehand on the companies you choose to approach. How many charitable events have they sponsored / supported recently, and at what level? Are there any patterns to the types of events or charities they tend to support? What kind of recognition seems to appeal to them? Come to your meeting as prepared as possible. You may be a volunteer, but act like a professional.
Advertisement
-
1
Spread the word. There are more options now than ever before in advertising an event, from handing out flyers to engaging in a social media blitz. Use every avenue at your disposal to spread awareness widely, while at the same time paying specific attention to marketing strategies likely to reach your target donor base.[9]
- You can’t really start advertising too early. Begin spreading the word as soon as you have the basics in place (when, where, why), then refine your marketing strategy as you fill in the details.
- Even in today’s digital world, placing posters in the front window of local businesses will help raise awareness of your event. Don’t be afraid to ask for help from local sources in advertising your fundraiser. The same holds true for using social media — accept help whenever and wherever you can.
-
2
Don’t shortchange logistics. When you’re in charge of a charity event, your responsibilities can range from ordering tables to booking entertainment to selecting a menu to navigating government red tape. As noted from the beginning of this article, proper planning will make the job of getting what you need (and want) when and where you need it much easier. Good negotiating skills will also prove very useful.[10]
- Many businesses are willing to provide donated items or discounts for charitable events, but they also may get requests all the time and be wary of supporting yet another. Be ready with a good “pitch” for the importance of your cause and the assistance they can provide, and also be ready to negotiate your best deal. Offer more prominent signage thanking them for their donated equipment, for instance, or simply approach multiple vendors to work out your best price.
- The need for government permits or licenses will vary widely based on your location and the nature of your event. If you are offering a raffle or games of chance, selling alcohol, or using public property (a park or a closed-off street, for instance), your odds of requiring government clearance will increase. Contact your local government early in the process to determine what if any permits and licenses you will require.[11]
-
3
Assemble your best team. Getting the right volunteers for an event is just as important as getting the right employees for a business. You can’t do it all yourself, and their abilities to get things done will go a long way to determining the success of your event.[12]
- You aren’t likely to have the luxury of being choosy about who your volunteers are, but you can be thoughtful about what roles to place them in. Conduct informal interviews to determine which volunteers are better suited to up-front roles, and which are better for behind-the-scenes work. Be clear to them (and yourself) that every role is critical to the success of the event.
- Depending upon the nature of your event, you may also be utilizing a “host committee,” which is usually a group of large donors and / or local celebrities who are primarily there to add some prestige to your event. Use any advice they may offer judiciously, but also remember that they are only symbolic leaders for the event, while you are the one who needs to be in charge.[13]
-
4
Expect the unexpected. No event, charitable or otherwise, goes off without a hitch. Bad weather, a faulty sound system, or even a medical emergency may intervene in your perfectly planned event. You can brainstorm possible problems and solutions to them, but you also need to be flexible enough to “roll with the punches” as your event happens.[14]
- Have a safety plan in place for emergencies, and consider whether you should provide security, especially if the event is open to the public and a large crowd is expected. While probably not required by law, you may want to consider some version of “public liability insurance” as protection against major, unforeseen disruptions.
-
5
Follow up after your event. Old-fashioned, handwritten thank-yous can still go a long way in making a donor or volunteer feel special and more willing to help again. Never skimp on showing your appreciation to anyone and everyone who has helped make the event a reality.[15]
- For tax and legal purposes, keep a detailed written record of every donation you receive. You can also use these records as a contact list to keep people informed about and involved in the cause and any future events.[16]
- Always spend some time after the event going through what worked and what did not. Think about what you can learn from this event to make the next one even better. Seek out the opinions of trusted volunteers and donors / supporters.[17]
- For tax and legal purposes, keep a detailed written record of every donation you receive. You can also use these records as a contact list to keep people informed about and involved in the cause and any future events.[16]
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do you organize a donation event?
Rob Wu
Fundraising Expert
Rob Wu is the CEO of CauseVox, a digital fundraising platform designed for nonprofits. CauseVox works to help do-gooders raise more money with less effort. Rob has raised over $200,000 for his own nonprofit crowdfunding projects, and his work has been recognized by CNN, Christian Science Monitor, and the Wall Street Journal.
Fundraising Expert
Expert Answer
If you want to do a digital fundraising event, start by deciding on your impact and financial goals. First, determine the purpose of raising the funds, which is your impact goal. Then, use that to determine your financial goal. For instance, if you want to help 1000 kids, decide whether you want to raise $50 apiece to provide each one with a backpack full of school supplies? Or is it $100 per kid in order to provide a scholarship so they can go on a field trip? Then, create a narrative. You need to have a compelling reason why your campaign is important, as well as why people should actually pay attention and donate to you. That information will help you craft your marketing for the charity event. Build a campaign site. Your campaign site is basically a page that’s optimized for fundraising. It can look like a crowdfunding site, or it can be an event page with more information about the date, location, and purpose of the charity event. Get donations. Try asking your most passionate supporters for donations before anyone else. That can help get people excited. Then, launch the event to the broader public by sending it out on your email list or social media channels. You can also do paid media, PR, or leverage any partners you have to help you spread the word.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 57,271 times.
Did this article help you?
Акция по сбору денег — специальное мероприятие, направленное на сбор материальной помощи для решения конкретных задач. Финансирование может потребоваться для лечения или реабилитации, реализации бизнес-проекта и так далее. Такие акции часто проходят в онлайн-режиме или через Интернет. Рассмотрим пошаговую инструкцию, как собрать деньги в каждом из вариантов.
Теоретическая часть
Сначала стоит понять, что финансирование бывает трех типов:
- Пожертвование — подарок, передача материальной помощи конкретному человеку или фонду. В такой ситуации человек получает только благодарность.
- Фандрайзинг — популярное направление по поиску финансирования, а также получения дополнительных ресурсов для реализации конкретного проекта, инициированного той или иной организацией.
- Краудфандинг — поиск людей их вовлечение в реализацию конкретной идеи. Акция сбора денег, как правило, организуется через Интернет. Полученные средства могут направляться на любые цели — для развития бизнеса, создание программы, решения в трудной ситуации и так далее.
Как провести благотворительную акцию со сбором денег — инструкция
Организация события проходит в несколько этапов:
- Примите решение по поводу цели, которую будет преследовать проект. Если это требуется, обсудите вопрос с друзьями или партнерами.
- Сходите в банк для открытия счета (в первую очередь, если он отсутствует). Это обязательный шаг, если требуется собрать деньги на пожертвование одному человеку или группе людей. Чтобы избежать налоговых расходов, важно указать назначение. К примеру, если проводится акция по поиску средств на лечение рака ребенка, стоит прописать имя и фамилию больного.
- Определитесь с типом события, проведение которого планируется. Вариантов много — поиск через Интернет или в обычном режиме (аукцион, ужин, соревнование и та далее).
- Оставьте контактные данные, чтобы люди могли связаться и получить уточняющую информацию по организуемому событию.
- Привлеките опытных людей, которые умеют собирать деньги и уже проводили такую акцию. Не обязательно просить их о непосредственной помощи — хватит и подробной информации в отношении того, что и как необходимо делать.
Как только предварительная работа выполнена, подберите подходящую площадку, где будет организован сбор средств. Популярные варианты — общественные сооружения, кафетерии с вместительным залом, церкви, школьные помещения и так далее. Чтобы упростить задачу, можно уточнить, какие организации уже организовывали подобные события и где они проводились. Если вовлечь владельца объекта в проблему, площадка для сбора денег будет предоставлена без арендной платы.
Сразу после выбора, стоит прийти лично и осмотреть место, где будет проведена акция сбора денег. Продумайте, как люди будут заходить и выходить, где располагаться и так далее. Это важно, чтобы избежать давки или неудобств. Ключевой момент — определение дня и времени проведения. Если назначить событие рано или в рабочее время, никто не придет. Лучше собирать людей в выходной день, в послеобеденный период.
Отдельного внимания требует вопрос приема материальной помощи. Простой и популярный путь — получение наличных или банковских чеков. Альтернативным решением считается перевод на банковскую карту. Этот вариант неудобен для организатора, но зато появляется шанс получить большую сумму в виде пожертвований. Еще один способ — принятие мобильных выплат через специальные приложения.
Перед тем как провести благотворительную акцию со сбором денег, важно проконсультироваться с властями и уточнить, какие бумаги требуется заполнить. Здесь многое зависит от целей и способа привлечения средств. Сразу продумайте процесс входа на мероприятие. Здесь возможно два пути:
- Бесплатно.
- По пригласительным (билетам).
Событие может быть платным, что позволяет рассчитывать на определенную сумму. С другой стороны, необходимость сразу давать деньги часто отталкивает людей. По правилам благотворительности важно ознакомить гостей с ситуацией, дать им проникнуться проблемой, а уже после просить материальную помощь. Важно, чтобы в помещении была информация, на какой счет переводить средства или к кому обратиться по этому поводу за помощью.
Чтобы успешно собрать деньги на пожертвование, проделайте следующие шаги:
- Проинформируйте как можно больше народа о проводимом мероприятии — через Интернет, объявления в газете, радио или ТВ. Многие СМИ могут пойти на бесплатное сотрудничество и предоставить место на правах социальной рекламной кампании. Параллельно стоит запустить акцию по сбору денег в Интернете с распространением информации через социальные сети.
- При платном входе, требуется сделать и продать билеты за 1-2 недели до проведения мероприятия. На них требуется указать реквизиты, чтобы люди могли перечислить средства даже в том случае, если посетить мероприятие лично не удастся. Это правило касается и бесплатного входа (можно сделать флайеры).
- Чтобы избежать кражи наличных, важно предусмотреть сейф (именно в нем будут храниться средства). Хороший вариант — поставить на входе в помещение большую корзину и назначить наблюдателя. Такой ход дает результат.
После завершения мероприятия стоит убрать в помещение и использовать средства по целевому назначению. Все записи, документацию и чеки рекомендуется сохранить.
Как сделать так, чтобы акция по сбору денег дала лучший результат?
Чтобы повысить эффективность поиска материальной помощи следуйте простым советам:
- Поставьте людей в известность о конечной цели пожертвований. Человек проще расстается с деньгами, если речь идет о благотворительной миссии. Это работает, если речь идет о привлечении финансирования для лечения детей или помощи нуждающимся.
- Верьте в том, чем занимаетесь. Если вы приняли решение собирать деньги на акцию с целью благотворительности, важна вера в проект. В результате проще воодушевить других людей на доброе дело. Честность и сострадание чувствуются на подсознательном уровне.
- Сделайте все необходимое, чтобы с пожертвованием денег не возникало трудностей. Чем больше способов для перечисления материальной помощи, тем лучше. Нижний порог для перевода рекомендуется сделать минимальным.
- Благодарите каждого, кто перечислил даже небольшую сумму. Как вариант, оформить благотворительное письмо, а наиболее крупным инвесторам подарить какую-либо вещь (футболку, кепку и так далее). Это касается частных лиц или организаций.
Как собрать деньги на пожертвование через Интернет?
Чтобы упростить задачу, стоит организовать сбор материальной помощи в Сети. Для этого существует площадка Sbordeneg.com, предоставляющая возможность бесплатно подать объявление и привлечь требуемую сумму на любые цели. Инструкции по созданию проекта приведены на сайте. Все, что требуется — указать реквизиты, рассказать людям о поставленной задаче, запустить акцию по сбору денег и рекламировать ее в Сети. Поиск требуемой суммы гарантирован.
Когда приход начинает организацию социальной деятельности он нередко сталкивается с тем, что большинству подопечных в первую очередь необходима материальная помощь. Эффективным способом сборов вещей и пожертвований является проведение благотворительных акций. Как провести благотворительную акцию в торговом центре и с чего начать, расскажем в сегодняшнем материале. Информация подготовлена Синодальным отделом по церковной благотворительности и социальному служению по материалам VII Общецерковного съезда по социальному служению.
Подготовительная работа:
Необходимо выяснить нужды ваших подопечных и составить четкий список требуемых вещей, разделив их на понятные блоки: одежда, продукты питания, лекарства, лечение, обучение и т.д.
Все, что по списку можно собрать вещами, надо собирать именно так, а денежные пожертвования беречь для тех расходных статей, которые невозможно оплатить другим способом. Например, медицинские услуги, лекарства (их можно принимать в дар только от фармакологических компаний, в которых вы уверены), оплата работы штатных сотрудников проекта и т.п.
Проведение акции:
Вариант 1: Акция в торговой точке, которая проводится силами самой торговой точки
В качестве торговой точки могут выступать торговые центры, магазины продуктов или потребительских товаров, минимаркеты, супермаркеты, гипермаркеты, рынки и т.д. Этот вариант работает очень эффективно в случае, если руководство торговой точки проявляет явную заинтересованность в проведении акции, готовность напечатать и разместить рекламные материалы, привлечь к участию своих сотрудников. Последнее условие является ключевым для успеха мероприятия. Особенно эффективно проводить такую акцию «марафоном», например, в течение двух недель подряд.
Что потребуется от Вас:
1. Договориться с торговой точкой (сетью магазинов, супермаркетом и т.п.) о проведении акции.
Как правило, переговоры идут успешнее, если действовать через «ближний круг» – знакомых, знакомых друзей и т.п. Исследования показывают, что в благотворительной сфере люди очень доверяют рекомендациям близких людей. «Холодные» переговоры с нуля тоже могут быть успешными, но требуют гораздо больше времени и сил.
Размещение информации о проведении акции в торговой точке
2. Помочь торговой точке с составлением объявлений и информационных листовок о проходящей акции.
Удостовериться, что в инфо материалах указана цель (кому и для чего помогаем), даты и время проведения акции, указан понятный список того, что покупатели могут купить в этом магазине, и определено место, где пожертвование можно оставить. Например, это могут быть специальные контейнеры в прикассовой зоне на выходе из торгового зала. Желательно также установить на кассах небольшие ящики для приема денежных пожертвований. Обязательно их опечатать и тщательно закрепить. Ящики должны находиться под пристальным надзором охраны магазина.
В листовках также должен присутствовать ваш логотип, название организации и контакты, чтобы формировалась узнаваемость ваших проектов, и повышалось доверие участников.
3. Договориться с руководством торговой точки о том, что все сотрудники будут проинформированы об акции и ее условиях.
При необходимости окажите содействие в составлении памятки-инструкции для сотрудников: краткое и четкое описание, кому и зачем собирается помощь, что за организация ведет проект, как будут переданы и распределены пожертвования и т.п.
Очень важно, чтобы продавцы-консультанты в торговых залах и кассиры вежливо и доброжелательно приглашали посетителей магазина участвовать в акции. В этих же целях в прикассовой зоне и на входе в торговый зал, в тех местах магазина, где присутствуют необходимые вам товары, важно разместить объявления/листовки про акцию со списком необходимых вещей.
4. Анонсировать акцию на всех доступных сайтах, в соцсетях, развесить объявления на территории храмов и дружественных организаций.
5. Подготовить склад (помещение достаточной вместимости) для хранения, сортировки и выдачи собранных товаров.
6. Организовать оперативный вывоз собранных вещей своими силами или при помощи торговой точки.
Этот формат наименее трудозатратен для вас. Если в акции будет задействована целая сеть супермаркетов (например, Магнит, Пятерочка, Мираторг и т.д.), эффективность будет намного выше.
Акция с участием сестер милосердия и добровольцев
Вариант 2: Акция в торговой точке, которая проводится вашими силами (сотрудники+добровольцы)
Такую акцию сложнее организовать и провести, но с ее помощью вы не только соберете пожертвования, но и сможете приобрести новых друзей и единомышленников, которые узнают о вашей деятельности, могут стать добровольцами, постоянными жертвователями и т.п.
Что потребуется от Вас:
1. Написать письмо-обращение в администрацию торгового центра, супермаркета или рынка с просьбой об организации акции на их территории. Наиболее эффективно акции проходят в крупных центрах и супермаркетах типа «Ашан», «Карусель», то есть в магазинах с большим ассортиментом и проходимостью. Но есть успешные примеры проведения таких акций и на продуктовых рынках. Для акции предпочтительны выходные дни, когда покупателей больше. Если вы планируете собирать не только товары, но и деньги для их последующего приобретения, нужно заранее обсудить это с администрацией торговой точки и получить с их стороны официальное разрешение.
2. Заранее разработать и напечатать листовки. Это ключевой момент акции. На листовке должно быть прописано, кто организует акцию (с контактной информацией), для кого собирается помощь, как в ней можно принять участие — с подробным списком необходимых товаров.
Важно заранее решить, готовы ли вы собирать и распределять одежду б/у и т.п., во время проведения акций люди часто предлагают использованные вещи в хорошем состоянии. Подготовьте ответ на этот вопрос (готовы принять или нет, куда можно привезти в другой день и кому отдать и т.п.), передайте эту информацию своим добровольцам и всем сотрудникам.
Обязательно укажите в листовках и объявлениях, как можно помочь позже, на случай если прямо сейчас у человека такой возможности нет – сайт, смс, реквизиты.
Листовок должно быть много! Наиболее эффективно раздавать их на входах в торговую точку и в тех зонах торговых залов и магазинов, где расположены товары из списка необходимого.
Наиболее эффективно раздавать листовки у входа в торговую зону
3. Заранее разместить в торговой точке объявления, что в такой-то день (дни) будет проходить акция (это могут быть большие плакаты). Если есть возможность, в день проведения акции нужно организовать радио или видео рекламу (устные объявления о проходящей акции по громкой связи торговой точки, реклама на мониторах).
4. Заранее привлечь к проведению акции добровольцев. От их количества и подготовки зависит успех акции. Чтобы найти добровольцев, нужно разместить объявления на сайтах (например, всех приходов епархии), создать объявления и группы мероприятия в социальных сетях (там же публиковать информацию о нуждах, связанных с акцией транспорт, упаковочные материалы и т.п.). Желательно объявить информацию в храмах после богослужения о самой акции и о том, что в ней можно поучаствовать в качестве добровольцев. Очень хорошими добровольцами, как правило, становятся сестры милосердия, школьники (под присмотром родителей), студенты, молодежь храма, участники театральных кружков.
5. Назначить координатора, который будет вести запись добровольцев и отвечать на их вопросы. Добровольцы обычно не могут работать целый день, лучше делить их на группы и составить подробное расписание по времени. Координатор составляет список добровольцев так, чтобы в каждый временной интервал присутствовало достаточное количество людей.
6. Заранее провести тренинг с добровольцами и/или выдать им инструкцию о том, что они должны делать и что говорить людям. Инструкцию можно выслать для ознакомления по электронной почте. Не забудьте также взять распечатанный вариант инструкции с собой на акцию. Не все смогут прочитать ее накануне, а кто-то наверняка придет и без предварительной записи.
В инструкции нужно подробно расписать детали акции: кто организатор, даты и сроки проведения, механика участия, для кого собирается помощь, как и кому помощь будет распределяться, каким еще способом можно помочь.
Волонтеры должны знать, к кому они могут обратиться в случае возникновения вопросов, на которые они не знают ответов, понимать всю механику акции, чтобы уверенно и убедительно отвечать на вопросы посетителей.
Волонтеры должны быть доброжелательны, улыбчивы, готовы преодолеть стеснительность и не бояться общаться и раздавать листовки.
От количества розданных листовок и от доброжелательности, улыбчивости и приветливости добровольцев зависит успех акции
Методика раздачи листовок:
<список>• Волонтеры предлагают взять листовки всем совершеннолетним посетителям торгового центра. Обращаться к посетителям нужно с улыбкой и подготовленной вступительной фразой, например, «Поучаствуйте в благотворительной акции», «Сегодня у нас проходит благотворительная акция».; • Подходить к человеку лучше немного сбоку, не в лоб – это смущает и подсознательно воспринимается как агрессия.; • Не нужно пытаться выбирать из потока «доброжелательные лица», а просто обращаться ко всем посетителям, находящимся в радиусе примерно 1.5 метров.; • НЕ нужно проявлять излишнюю настойчивость; • НЕ расстраивайтесь, если человек среагировал недоброжелательно или агрессивно (такое случается редко, но все же бывает). Подбадривайте новичков – сотрудников и добровольцев.; • НЕ нужно «лечить» и убеждать в своей правоте тех, кто начинает критиковать благотворительность, политическую ситуацию в мире и т.п. В этом случае надо вежливо попрощаться и отойти, продолжая раздавать листовки другим посетителям.; • Если вы проводите акцию в большой торговой точке, лучше прекратить раздачу листовок за час до завершения акции. Иначе покупатели могут выйти из магазина позже, чем ваш информационный стенд закончит свою работу и прием товаров.; • Для раздачи листовок выставляйте добровольцев по несколько человек. В команде им будет веселее и смелее общаться с посетителями торговой точки. Но главное чтобы между собой они не общались на отвлеченные темы.; • После окончания акции пройдите по торговой точке и соберите остатки листовок с торговых рядов, лавочек, прилавков и пустых покупательских корзин. Это оставит хорошее впечатление у администрации торговой точки.
В день проведения акции в торговом зале нужно установить информационный стенд
7. В день проведения акции на выходе с рынка или торгового центра, за кассами в супермаркетах (т.е. в зоне выхода из торгового зала на хорошо видном и достаточно свободном месте) нужно установить информационный стенд.
Стенд должен включать в себя стол с информационными материалами, опечатанный ящик для денежных пожертвований (его нельзя оставлять без присмотра!), баннер/ролл-ап или просто большой плакат, привлекающий внимание посетителей, тележки (или ящики) для сбора вещей (можно попросить у супермаркета на время проведения акции), где люди могут оставлять приобретенные товары и задавать вопросы. У стенда должен присутствовать представитель организации и хорошо информированные добровольцы, которые смогут правильно объяснить, как стать добровольцем, куда и кому будет направлена помощь, кто организует мероприятие, как можно помочь после окончания акции.
Посетителям, сделавшим пожертвование (денежное или вещевое), желательно дарить какой-нибудь маленький сувенир, который будет напоминать им про вашу организацию (это может быть магнит, карманный календарь, значок и т.п.) и листовку с информацией о том, как с вами связаться и чем можно помочь в дальнейшем.
Очень желательно вести запись наиболее активных участников, готовых в дальнейшем оказывать добровольческую и денежную помощь. Обязательно сохраните их контакты (в первую очередь, адрес электронной почты), это ваша база благотворителей.
Через некоторое время после проведения акции (в ближайшие две недели) обязательно вышлите им письма с благодарностью и кратким отчетом, сколько было собрано помощи, как она была передана нуждающимся. Особенно сильное впечатление производит грамотный фотоотчет о выдаче помощи. В конце письма оставьте контакты вашей организации и информацию о том, как можно помочь прямо сейчас, например, ссылку на страницу сайта со способами пожертвования, номер и формат смс-пожертвования.
После акции вывезти все собранные вещи
8. После проведения акции нужно вывезти все собранные вещи с территории торгового центра или рынка.
Вывозить собранное можно силами добровольцев частями в течение дня или все сразу в конце дня после завершения акции (для этого нужно предусмотреть машину большей вместимости). Если вы выбрали второй вариант и собранных мешков с вещами очень много, можно договориться с торговым центром о предоставлении помещения под складирование вещей в течение дня.
9. До проведения акции заранее нужно найти и подготовить помещение склада, где будут впоследствии храниться и сортироваться собранные товары.
10. После завершения акции обязательно нужно поблагодарить администрацию торговой точки, а также разместить на своем сайте фотоотчет и рассказ (с благодарностью торговой точке и всем, кто оказал содействие в организации и проведении, в том числе добровольцев можно перечислить по именам), сколько было собрано вещей и денег, как они будут использованы.
И еще раз, не забывайте, что на такой акции кроме денег очень эффективно можно собирать продукты, бытовую химию, лекарства, средства гигиены, игрушки, вещи и даже б/у вещи. В последнем случае стоит оповестить покупателей о сборе вещей заранее, чтобы они подготовились и разобрали шкафы. Такие акции хороши для магазинов, куда ходят люди из ближайших домов: они могут пойти домой, собрать вещи и вернуться. Акции такого типа вызывают гораздо больше доверия у потенциальных жертвователей. Если стоит человек и просит деньги, это часто вызывает сомнение. Когда они видят, что собирают вещи, продукты, средства гигиены и т.д., у людей возникает другой уровень доверия.
Консультации по проведению таких мероприятий можно получить у руководителя направления фандрайзинга Православной службы «Милосердие» Белавиной Анны 8(916)097-86-29 или 8(903)126-21-02, anna.i.belavina@gmail.com или у Метлёвой Екатерины 8(926)579-83-78, katerina.metleva@gmail.com
И другие советы из книги «Фандрайзинг для начинающих: как искать средства на благотворительный проект».
Итак, речь пойдет о том, как провести акцию по сбору денег и вещей в торговом центре или офисе. Это один из самых эффективных форматов для сбора вещей и продвижения организации (рекламы).
Организовать и провести акцию довольно сложно, но с ее помощью вы не только соберете вещи, нужные вашим подопечным, но и приобретете новых благотворителей и единомышленников, которые узнают о вашей деятельности, могут стать в дальнейшем добровольцами, помочь в организации следующих мероприятий или будут участвовать в других ваших проектах.
Место
- Выберите подходящий торговый центр. Наиболее эффективно акции проходят в крупных центрах и супермаркетах типа «Ашан», «Карусель», т.е. магазинах с большим ассортиментом и проходимостью.
- Напишите письмо в администрацию торгового центра с просьбой разрешить организовать акцию на их территории.
Конечно, хорошо если вы знаете владельцев, управляющих или ключевых сотрудников площадки, но и обращение в администрацию тоже может дать результат. Главное – убедительно заявить о вашей организации, о целях сбора товаров и вашей отчетности как перед покупателями, так и перед администрацией. Пишите простым языком, без лишнего официоза. Подтвердите авторитет организации официальными документами, отчетами и, если есть, фотографиями предыдущих акций. Постарайтесь встретиться с администрацией лично, это увеличит вероятность согласия на акцию.
Если вы планируете собирать не только товары, но и деньги для приобретения нужных вещей, заранее обсудите это с администрацией магазина и получите с их стороны письменное разрешение.
- До проведения акции заранее найдите и подготовьте помещение склада, где будут впоследствии храниться и сортироваться собранные товары.
Если таких помещений нет, то можно договориться с администрацией торгового центра о временном хранении и доступе к сортировке вещей. Но имейте в виду, что такая договоренность требует от вас внимательной организации процесса сортировки и вывоза вещей. В случае каких-то накладок или задержек по срокам вам могут отказать в будущих акциях, поэтому лучше использовать свои или какие-либо другие складские помещения. К тому же, если вещи будут храниться на территории магазина, вам придется согласовать четкий список лиц с доступом в помещения центра и оговорить ответственность за хранение материальных ценностей.
- После проведения акции нужно вывезти все собранные вещи с территории торгового центра. Вывозить собранное можно силами добровольцев частями или все сразу в конце дня после завершения акции. Если вы выбрали второй вариант и собранных мешков с вещами очень много, можно договориться с торговым центром о предоставлении помещения под складирование вещей в течение дня. Важно, чтобы после акции не осталось мусора, разбросанных листовок, брошенных тележек и т.п.
Время
Чтобы покупателей было больше, лучше выбирать для акции выходные дни, но не летом. Лучше посоветоваться о времени с администрацией торгового центра. Эффективно проводить акцию «марафоном» – например, в течение двух-трех недель подряд (например, если вам нужно собрать достаточное количество вещей для пострадавших в чрезвычайной ситуации). Тогда «сарафанное радио» приведет к вам в следующий раз соседей и знакомых тех покупателей, которые успели принять участие в первой акции. Но оцените свои силы: хватит ли их для «марафона»?
Что собираем
Составьте список товаров, которые будете собирать. Заранее решите, готовы ли вы, к примеру, собирать и распределять одежду, бывшую в употреблении, и при необходимости укажите, что принимается только новая одежда. Составив список, дайте знакомым прочесть его и проверить, все ли понятно. Список должен быть не очень большим и не должен содержать конкретные бренды (если это не принципиально). Пусть у людей будет выбор в ценовом диапазоне товаров.
Реклама акции
- Разместите информацию об акции на вашем сайте, в социальных сетях, привлеките СМИ и дружественные организации. Можно договориться и расклеить объявления в районе проведения акции, раздавать листовки или разбросать их по почтовым ящикам. Для крупной акции можно дать рекламу в местных газетах, на телевидении, в транспорте (к примеру, в маршрутках), на билбордах и сити-форматах. Все это, конечно, потребует дополнительных средств и их привлечения. Но для крупной акции реклама вполне уместна и дает результат. К тому же часть рекламных площадей выделяется под социальные проекты бесплатно. Уточните условия в администрации города.
- Заранее разместите в супермаркете объявление о сроках и целях проведения акции. Если есть возможность, в день проведения акции нужно организовать аудиорекламу (устные объявления о проходящей акции по громкой связи). Договоритесь с администрацией о том, чтобы все сотрудники были проинформированы об акции и ее условиях. Предложите составить для сотрудников мини-инструкцию по проведению акции. Очень важно, чтобы продавцы-консультанты и кассиры вежливо и ненавязчиво приглашали посетителей магазина участвовать в акции. Очень уместно было бы разместить информацию со списком необходимых вещей в прикассовой зоне.
Волонтеры
- Для проведения акции вам обязательно потребуются добровольцы. Чтобы найти их, разместите объявление на вашем сайте, в соцсетях (повторяйте его периодически), попросите разместить объявление все дружественные вам организации.
- Рассчитайте необходимое количество добровольцев исходя из объема помещения магазина, задач на входе и выходе, работы по разбору вещей, общению с жертвователями. Учитывайте время на обед и смены, ведь люди не смогут помогать вам весь день. Привлекайте добровольцев заранее и в количестве в два раза большем, чем нужно. От того, сколько их будет и как они подготовлены, зависит успех акции.
- Обязательно назначьте координатора работы добровольцев. Координатор будет вести запись добровольцев и отвечать на их вопросы. Причем список составлять нужно так, чтобы в каждый временной интервал акции добровольцев было достаточное количество. Учитывайте, что в день акции не все смогут прийти по разным обстоятельствам, поэтому всегда приглашайте добровольцев с запасом, а на ключевые задачи пусть будут заместители-дублеры.
- Заранее проведите тренинг с добровольцами, вашими сотрудниками и сотрудниками магазина. Выдайте (и пришлите по электронной почте) каждому инструкцию о том, что он должен делать, что говорить людям, напишите имя и контакты руководителя акции и других ее участников и т.п. В инструкции нужно подробно расписать детали акции: кто организатор, даты и сроки проведения, правила участия и порядок действия организаторов, для кого собирается помощь, как она будет распределяться, каким еще способом можно помочь подопечным и НКО.
- Волонтеры должны знать, к кому они могут обратиться, если у них возникнут вопросы, понимать, как и для чего устроена акция, чтобы уверенно и убедительно отвечать на вопросы посетителей.
- Волонтеры должны быть доброжелательны, улыбчивы, не бояться общаться, раздавать листовки. Нужно чтобы они преодолели стеснительность и не переживали, если во время акции не смогут ответить на все обращенные к ним вопросы: главное быть открытыми и уметь быстро узнать ответ у координатора. Расскажите им об этом обязательно. От подготовки волонтеров зависит объем помощи, успех акции и дальнейшая лояльность людей к вашей организации.
- Не забудьте также взять распечатанный вариант инструкции для добровольцев с собой на акцию. Не все смогут прочитать ее накануне, а кто-то придет и без предварительной записи.
Листовки
- Нужно разработать и напечатать листовки.
- Листовок должно быть много! Наиболее эффективно раздавать их на входах в супермаркет и в тех зонах торговых залов, где расположены товары из списка необходимого.
- Нужно научить волонтеров раздавать листовки (обязательно включите эту информацию в инструкцию).
- Если вы проводите акцию в большом супермаркете, лучше прекратить раздачу листовок за час до завершения акции. Чтобы последние получившие листовку покупатели успели принести товары на ваш стенд.
Какая информация должна быть на листовке?
— сроки проведения акции;
— кто организует акцию (кратко о вашей организации);
— ваш логотип;
— для кого и зачем собирается помощь;
— наглядная инструкция как принять участие в акции;
— список товаров;
— другие способы помочь (адрес в интернете или адрес вашего склада, т.к. люди унесут листовку домой и, возможно, захотят помочь позже);
— контактная информация (телефон, адрес в интернете).
От количества розданных листовок и от доброжелательности добровольцев зависит успех акции.
Как раздавать листовки. Правила для волонтеров
Предлагайте листовки всем совершеннолетним посетителям торгового центра.
Обращайтесь к посетителям с улыбкой и подготовленной вступительной фразой, например: «Поучаствуйте в благотворительной акции!», «Сегодня мы помогаем детям! Присоединяйтесь!»
Подходите к человеку немного сбоку, не в лоб, иначе это может его оттолкнуть.
Если магазин хорошо посещаемый и посетителей много, не пытайтесь выбирать из потока «доброжелательные лица», а просто обращайтесь ко всем посетителям, находящимся от вас в радиусе примерно 1,5 метра.
Не нужно проявлять излишнюю настойчивость и расстраиваться, если человек среагировал недоброжелательно или агрессивно.
Не нужно убеждать в своей правоте тех, кто начинает критиковать благотворительность, политическую ситуацию и т.п. В этом случае надо вежливо попрощаться и отойти, продолжая раздавать листовки другим посетителям.
Стенд акции
В день проведения акции за кассами супермаркета (т.е. в зоне выхода из торгового зала на хорошо видном и достаточно свободном месте) нужно установить информационный стенд.
- У стенда должен быть координатор акции и добровольцы, которые смогут объяснить покупателям, кому будет направлена помощь, кто организует мероприятие, рассказать о других способах помощи, просто пообщаться с людьми и раздать им информационные материалы.
- Посетителям, сделавшим пожертвование, желательно дарить какой-нибудь маленький сувенир, который будет напоминать им про вашу организацию (это может быть магнит, карманный календарь, значок и т.п.) и листовку с информацией о том, как с вами связаться и чем можно помочь в дальнейшем.
- Желательно вести запись наиболее активных участников, готовых в дальнейшем оказывать добровольческую и денежную помощь. Обязательно сохраните их контакты.
Что должно быть в пределах информационного стенда?
- стол с информационными материалами, куда люди могут подходить и задавать вопросы;
- ящик для денежных пожертвований (если разрешено администрацией);
- баннер акции, привлекающий внимание посетителей;
- тележки (или ящики) для сбора вещей (можно попросить у супермаркета на время акции), где люди могут оставлять приобретенные товары.
Если акцию проводит сам торговый центр
Руководство торгового центра может решить провести акцию по сбору вещей для вашей организации своими силами. Нужно понимать, что этот вариант работает очень эффективно только если руководство проявляет явную заинтересованность, готово напечатать и разместить рекламные материалы, привлечь к участию сотрудников. Последнее условие является ключевым для успеха мероприятия.
Ваше участие в акции в этом случае будет заключаться в составлении объявлений и информационных листовок об акции. В листовках (см. выше) нужно указать цель, дату и время акции, список товаров, которые покупатели могут купить в магазине и оставить в специально установленных для этого ящиках или корзинах в прикассовой зоне. Проверьте, стоит ли в листовках и объявлениях ваш логотип, контактные данные, указаны ли другие способы помочь. При необходимости нужно помочь составить памятку-инструкцию для сотрудников.
Очень важно, чтобы продавцы-консультанты и кассиры вежливо и ненавязчиво приглашали посетителей магазина участвовать в акции. В этих же целях в прикассовой зоне важно разместить объявления со списком необходимых вещей.
Нужно подготовить склад для хранения, сортировки, выдачи товаров, организовать вывоз собранных вещей.
Такой формат акции наименее трудозатратен для вас.
Если в акции будет задействована целая сеть супермаркетов, эффективность будет намного выше.
Фото: :Екатерина Степанова
Татьяна Зверева. Фото: Павел Смертин
Об авторе:
Татьяна ЗВЕРЕВА – руководитель спецпроектов портала «Милосердие.ru» в интернете (SММ, продвижение портала, фандрайзинг). Окончила Российский Государственный гуманитарный Университет по специальности менеджмент, имеет большой опыт построения бизнес-процессов в корпоративной среде (OOO «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», МТС, «Вимм-Билль-Данн», Оргкомитет Олимпийских игр «Сочи-2014»). Руководила отделом фандрайзинга Православной службы помощи «Милосердие».
