- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
- Срок хранения объяснительных записок
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
- Вводную часть
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
- Описательную часть
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
- Мотивировочную часть
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
- Просительная часть
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
- Иные реквизиты
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
- Приложения
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
- Пишите по существу
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
- Не перекладывайте вину
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
- Не допускайте ошибок
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
Примеры объяснительных записок:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная записка по причине опоздания на работу
Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc
В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
- при проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано затребовать у сотрудника объяснительную в письменной форме. Об отказе дать пояснения составляется соответствующий акт;
- бумага пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника, уполномоченного на урегулирование спора с работником;
- объяснительная по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка должна быть учтена при принятии решения о назначении наказания (отказ проверить доводы, указанные в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).
Обратите внимание!
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
- если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
- объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
- документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).
Обратите внимание!
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
- на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
- на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
- на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
- на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
- наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
- сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
- обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
- объяснения сотрудника в произвольной форме;
- дата составления документа и личная подпись сотрудника.
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
- составленная по факту выявленного нарушения;
- разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
- составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.
Для чего нужна объяснительная записка?
Объяснительная записка — документ, который, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работодатель должен затребовать у подчиненного, прежде чем наложить на него дисциплинарное взыскание в виде выговора, замечания или же увольнения. Объяснительную сотрудник обязан представить работодателю в течение 2 дней с момента затребования.
Понятие «опоздание» прямо не раскрывается в ТК РФ. Однако оно вполне может быть квалифицировано как нарушение работником своих обязанностей и послужить поводом для дисциплинарного взыскания, так как в соответствии с положениями ст. 189 ТК РФ обязанностью сотрудника является соблюдение правил внутреннего распорядка, которыми, в частности, закрепляется график работы.
Сущность объяснительной записки об опоздании на работу — в ознакомлении работодателя с причинами, повлекшими совершение сотрудником проступка. Само по себе предоставление объяснительной не гарантирует последующего освобождения работника от предусмотренного ТК РФ дисциплинарного взыскания. Но те факты, которые в ней изложены, работодатель обязан принять во внимание, чтобы оценить соразмерность проступка и применяемых впоследствии дисциплинарных мер. Сотрудник может и не предоставлять работодателю объяснительную, но в этом случае компания вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.
Если работник не представляет объяснительную, его нужно уведомить о необходимости составления такого документа.
Как составить уведомление работнику о необходимости дать письменные объяснения, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Объяснительная за опоздание: структура документа
То, как должна выглядеть объяснительная записка, не регламентируется ни ТК РФ, ни прочими федеральными НПА. Но если следовать деловой практике, то можно составить документ со следующей структурой:
- дата составления;
- заголовок — «Объяснительная записка»;
- сведения о составителе записки и о том, кому она адресована;
- текстовый блок с разъяснениями в отношении проступка;
- Ф.И.О. и подпись сотрудника.
В левой верхней части документа можно указать название структурного подразделения, в котором работает составитель записки. Сведения о получателе (Ф.И.О. и должность руководителя) фиксируются в правой верхней части документа.
Ниже по центру размещается название документа. Желательно заглавными буквами, шрифт на 2–4 размера больше основного.
Следующий элемент объяснительной — текстовый блок с разъяснениями причин опоздания. Его правомерно считать самым важным, ведь именно он определяет, какой будет реакция работодателя на проступок.
Как составить текст объяснительной?
В объяснительной записке должны найти отражение:
- точные даты, время осуществления сотрудником действий, на которые он ссылается, события, в которых он участвовал;
- причины, непосредственно предопределившие опоздание на работу.
При оформлении записки следует придерживаться официально-делового стиля.
Что касается первого пункта, рекомендуется однозначно писать о том, что речь идет об опоздании, а также о том, на какой отрезок времени относительно рабочего графика. Не следует писать фразы наподобие «явился на работу несколько позже обычного».
Говоря о причинах, фиксируемых в объяснительной об опоздании на работу, желательно дать работодателю увидеть корень проблемы. Тот факт, что человек проспал, может быть обусловлен самыми разными причинами. То, что на улице всю ночь велись строительные работы и было очень шумно, — это одно, участие в геймерском турнире по интернету до утра — совсем другое.
Каков оптимальный объем объяснительной?
Относительно объема текстового блока объяснительной есть разные точки зрения. Некоторые считают, что документ должен максимально кратко излагать факты, имеющие отношение к проступку. Однако есть те, кто полагает, что работнику следует раскрыть сведения о причинах опоздания как можно подробнее, чтобы работодатель мог принять однозначное решение о том, стоит ли применять дисциплинарное взыскание или можно обойтись устным внушением, а то и вовсе признать причину опоздания уважительной.
Справедливо полагать, что всё зависит от конкретной ситуации. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине того, что не успел на автобус, метро или электричку, уместно разъяснить, по какой именно причине это произошло. Причины опоздания из-за того, что в квартире заклинило дверной замок, и из-за незаведенного будильника различаются в плане оценки уважительности, хотя и привели к одному результату. Поэтому в таком случае имеет смысл детализировать рассказ.
В свою очередь, если автобус попросту не вышел на линию по расписанию, особых подробностей здесь, вероятно, не понадобится — достаточно будет указания на сам факт того, что график движения транспорта был нарушен. Но в этом случае работодатель, вероятно, пожелает убедиться, что это было действительно так. В связи с чем сотруднику, возможно, придется сопроводить объяснительную дополнительными источниками, подтверждающими изложенные факты.
Какими они могут быть и как должны предоставляться работодателю?
Дополнительные документы, подтверждающие уважительную причину опоздания
В подтверждение того, что причина опоздания уважительная, сотрудник может приложить к записке дополнительные документы непосредственно с пометкой «Прилагаю следующие документы». Либо нужно сослаться на возможность их предоставления в любой момент по требованию работодателя. Подобным документом может быть квиток со штрафом, выписанным сотрудником ГИБДД, остановившим опоздавшее в связи с этим на работу лицо за нарушение (работнику пришлось потратить время на оформление соответствующего взыскания).
Доказательной базой в данном случае могут быть и электронные источники, например, видеозапись на телефоне, трансляция с публичных веб-камер или новостные сообщения, если причина опоздания связана с задержкой или невыходом транспортного средства на линию по расписанию в связи с непогодой. Также может быть уместно разместить соответствующий контент на облачном сервисе и указать в объяснительной ссылку на его скачивание или просмотр.
Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?
Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.
Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).
Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении.
Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф.И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.
Где можно скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу?
Загрузить бланк и образец объяснительной за опоздание, подготовленный нашими экспертами, вы можете беспллатно, кликнув по картинке ниже.
Объяснительная записка об опоздании на работу
Скачать
Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается давать объяснения о причинах опозданий. В этом случае нужно составить акт об отказе работника от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины.
Как правильно составить такой документ и в течение какого времени его нужно оформить, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобу все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Итоги
Объяснительная записка об опоздании — официальный документ, значимый для обеих сторон трудового договора. Сотрудник, предоставляя ее, получает шанс избежать дисциплинарного взыскания, если опоздание было вызвано уважительными причинами и их удалось убедительно изложить в документе. Непредоставление объяснительной дает работодателю полное право наложить дисциплинарное взыскание на работника. Для сотрудника важно убедиться в корректности структуры объяснительной, а также удостовериться в том, что работодатель принял ее и это документально зафиксировано.
Для работодателя получение объяснительной важно, во-первых, потому, что ее затребование — обязанность, прописанная в ТК РФ, а во-вторых, для поддержания трудовой дисциплины в коллективе (человек, которого однажды обязали писать соответствующий документ, скорее всего, постарается не давать поводов для получения подобных распоряжений повторно).
Ознакомиться с прочими документами, применяемыми в кадровом документообороте, вы можете в статьях:
- «Как составить докладную записку (правила, бланк, образец)?»;
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
