Как оформить бланк заказа
Бланк заказа – готовая печатная форма, на которой обозначены необходимые для заполнения поля и проставлены их наименования. Такая форма призвана облегчить потенциальному заказчику заявку и сделать процесс заказа удобным и быстрым. Оформить бланк заказа для вас не составит труда, необходимо только четко вносить необходимые сведения в соответствующие поля.
Инструкция
Вам необходимо понимать, что подобные бланки заказов операторы принимают в больших количествах ежедневно. Многие компании используют автоматическое распознавание текста в полях для того, чтобы как можно скорее обработать поступающие заявки. Поэтому прежде, чем начать заполнение, внимательно ознакомьтесь с полями и уясните, какую информацию необходимо указать в каждом из них.
При заполнении от руки, постарайтесь писать разборчиво и грамотно, чтобы буквы и, особенно, цифры хорошо и однозначно читались. В некоторых бланках, в поле для внесения фамилии, имени и отчества предусмотрено написание каждой буквы в отдельной клетке. Это как раз и позволяет автоматизировать процесс внесения ваших данных в клиентскую базу данных. Поэтому старайтесь, чтобы каждая буква была написана в отдельной клетке и правильно была считана компьютером. Таких проблем нет в тех бланках заказов, которые вы заполняете, приобретая товары в интернете. Но и тут нужно быть внимательным и не делать ошибок.
В бланке заказа обязательными будут поля с адресом заказчика. Их тоже необходимо заполнить очень внимательно – одна неправильная буква, цифра номера дома, и ваш заказ долго будет лежать на почте в ожидании своего адресата. Если вы заказываете доставку почтой, не забудьте правильно написать индекс своего почтового отделения – это ускорит доставку.
Также аккуратно и внимательно следует заполнить поля, в которых вы будете указывать параметры товара – его артикул, цвет, размер, количество. Эти сведения необходимо заполнить обязательно. А вот поле «Ваше сообщение», которое есть на некоторых бланках, обязательным для заполнения не является.
После заполнения всей необходимой информации, еще раз внимательно просмотрите все поля и проверьте правильность внесенных данных. Где необходимо сделать выбор, проставив галочку напротив нужного пункта, сделайте это.
Видео по теме
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Что это
Бланк заказа – документ, который требуется при поставке определенного товара от поставщика/продавца заказчику.
Как и для чего использовать
Используется при поставке определенных изделий. Форма включает дата совершения операции, информацию о заказчике и продавце. В акте обязательно указываются подробные данные товара: его код, название, артикул, сумма. При большом количестве изделий оформляется таблица. Заявление может составляться как на единожды, так и на регулярной основе. Этот момент может регулироваться основным договором. Единого, унифицированного бланка не существует. Для правильного заполнения можно скачать образец.
Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.
Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на поставку товара .docСкачать образец заявки на поставку товара .doc
На какие товары можно формировать заявку
Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:
- стройматериалы,
- канцелярские принадлежности,
- хозяйственные товары,
- мебель,
- технику,
- оборудование и т.д.
Порядок получения товара
Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.
- Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
- Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
- После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).
При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.
Плюсы и минусы заявки
Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.
Позитивный момент
Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.
Негативный момент
Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.
Можно ли отказаться от заявки на поставку товара
Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.
В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).
Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.
Кто составляет заявку
Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.
Образец заявки на поставку товара
На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.
- В «шапку» вписываются:
- название той фирмы, которой она адресована,
- название компании–заказчика,
- дата, номер и место составления документа,
- данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
- Далее в документ нужно внести:
- наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
- их количество,
- размер,
- вес,
- тару,
- прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).
При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.
- Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.
При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
На что обратить внимание при оформлении заявки
Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.
Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).
Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).
Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.
Заявка на поставку товара – это официальная бумага, являющаяся приложением к заключённому ранее договору поставки, по факту получения которой поставщик обязан в обговоренные сроки поставить товар покупателю. В материале мы подробно разберём механизм, а также правила заполнения заявки.
Файлы для скачивания:
Заявка
Поставка товара по заявке – это отдельная разновидность договора поставки. Покупатель получает груз не по факту подписания договора, а только после направления контрагенту заявки. Это крайне удобно, ведь позволяет сторонам поддерживать длительные взаимовыгодные отношения, находясь в разных частях страны.
Сам текст договора обязательно должен упоминать в себе заявку. Должное внимание следует уделить следующим моментам:
- сроки подачи заявки;
- форма официальной бумаги;
- способ отправки документа.
Что указывают в официальной бумаге
Первым делом хотелось бы отметить, что заявка сама по себе не обладает юридической силой. Значимость с точки зрения закона она приобретает лишь в совокупности с подписанным договором. Следовательно, обязательно оставляем ссылку на соглашение между партнёрами.
Самый главный элемент заявки – это её основная часть, в которой заказчик прописывает, какой именно товар желает получить: количество, сорт, ассортимент, вид и так далее. Во избежание ошибок и лишних затрат на услуги транспортных компаний поставщик на практике всегда связывается с покупателем и утверждает его заказ. Если всё соответствует изложенному в заявке, можно переходить к отгрузке.
Кто составляет и как отправить заявку
То, кто именно будет составлять заявку, зависит от размеров предприятия, распределения обязанностей между его сотрудниками. Например, индивидуальные предприниматели, как правило, формируют заказы самостоятельно. В крупных фирмах эта задача поручается логисту, юристу, контрактному управляющему или кому-то ещё. Напоминаем, что, как бы то ни было, на заявке должен стоять автограф уполномоченного представителя организации. Полномочия подтверждаются следующими официальными бумагами: устав общества, паспорт ИП, доверенность. В противном случае документ не будет иметь юридической силы.
Что касаемо способа отправки заявки контрагенту, то их всего три:
- через факс;
- посредством электронной почты;
- посредством обычной почты.
Последний вариант выглядит самым ненадёжным, так как сроки доставки писем почтой оставляют желать лучшего, а порой посылка может попросту потеряться. В вопросах поставки товара важен каждый день.
Количество экземпляров
Количество составленных экземпляров заявки зависит от условий, прописанных в договоре. По общему правилу все деловые бумаги, участвующие в правовых отношениях контрагентов, составляются в двух экземплярах. В нашем случае одна копия должна отправиться поставщику для формирования заказа, а вторая остаётся у покупателя. Следует напомнить, что на документе не стоит автографа представителя поставщика, а это значит, что использовать его в качестве доказательства в суде не выйдет. Вопрос о количестве экземпляров решается контрагентами в индивидуальном порядке.
Форма документа
Заявка относится к группе официальных бумаг, к которой законодательство не предъявляет никаких требований по части формы и содержания. Не существует никаких общеобязательных унифицированных бланков. Если в условиях договора форма заявка не обговорена вовсе, она однозначно может составляться в свободной форме.
Необходимо учесть, что свободная форма также в свою очередь предъявляет определённые требования к содержанию, а именно:
- обозначение, кому и от кого направляется;
- указание реквизитов (дата, номер, место);
- перечень приобретаемого товара;
- подпись ответственного лица;
- расшифровка оставленного автографа.
Заявка обычно пишется на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке предприятия. Второй вариант видится более перспективным, так как на бланке по умолчанию обозначены реквизиты фирмы. В первом случае их придётся прописывать вручную.
Исполнить текст можно двумя способами: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Это решение принимает составитель. Мы рекомендуем отдать предпочтение печатному варианту, не полагаться на почерк своего сотрудника. Любая ошибка в заявке может стоить дней работы целой компании.
Объясняем, как правильно оформить заявку
Любую заявку можно условно разделить на четыре смысловых блока: реквизиты, сведения о сторонах, предмет и подпись покупателя. Уделим должное внимание каждому из них.
Первым делом следует разобраться с реквизитами. В шапке документа прописываем, что он является приложением к заключённому между сторонами договору поставки, оставив на него ссылку (дата, номер). Далее здесь же указываем дату и место составления заявки.
Ниже по документу обозначаем, кто выступает в качестве покупателя и поставщика. Для этого оставляем следующие данные об организациях:
- полные наименования со ссылками на организационно-правовые формы;
- фактический адрес для (для отгрузки).
Далее покупатель просит поставщика отгрузить товар в определённом количестве и качестве, приводит полный перечень. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы, состоящей из столбцов: наименование, артикул, количество, цена, стоимость. Под таблицей подводится итог общей сумме.
Примерный образец
На этом моменте работа с заявкой подходит к завершению. Заверяем его автографом уполномоченного представителя покупателя, отправляем обусловленным способом. В течение установленного договором поставки срока товар должен оказаться у покупателя, иначе поставщика будут ждать штрафные санкции, предусмотренные условиями соглашения. Напомним, что речь идёт именно о сроках отгрузки, а не о сроках доставки. За вторые отвечает уже транспортная компания, если, конечно, поставщик не перевозит грузы самостоятельно.
Пример оформления заказа на поставку продукции (оказание услуги) на бланке
Тематика документа: Заказ
Файл текстовой версии: 2,4 кб
Образец документа:
--------------------------------------------------------------------------- ¦Эмблема и реквизиты Кому:¦ ¦Организации-заказчика (наименование и адрес¦ ¦ организации-поставщика)¦ ¦ ¦ ¦ ЗАКАЗ N __ ¦ ¦ ¦ ¦"__" ________ 20__ г. г. _______________¦ ¦ ¦ ¦Просим принять к исполнению заказ на поставку (оказание) ________________¦ ¦_________________________________________________________________________¦ ¦ (наименование продукции - товара или услуги) ¦ ¦ ¦ ¦1. Предмет заказа: ______________________________________________________¦ ¦2. Цена: ________________________________________________________________¦ ¦3. Количество: __________________________________________________________¦ ¦4. Срок поставки: _______________________________________________________¦ ¦5. Условия платежа: _____________________________________________________¦ ¦6. Особые условия исполнения заказа: ____________________________________¦ ¦_________________________________________________________________________¦ ¦Основание: ______________________________________________________________¦ ¦ (наименование договора, номер, дата) ¦ ¦Приложение: _____________________________________________________________¦ ¦ ¦ ¦Подпись представителя заказчика: ¦ ¦М.П. ¦ ---------------------------------------------------------------------------
Приложения к документу:
- Пример оформления заказа на поставку продукции (оказание услуги) на бланке.rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Заказ»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Заказ»:
- Проект государственного контракта (приложение к извещению о проведении запроса котировок на поставку товара в рамках программы в сфере образования, воспитания и развития общедоступных образовательных ресурсов)
- Сводная заявка – заказ на дезинфекционные средства
- Сводная заявка-заказ на дезинфицирующие средства для объекта физической культуры и спорта
- Сводная заявка-заказ на дезинфицирующие средства для структурного подразделения учреждения социальной защиты населения г. Москвы
- Сводная заявка-заказ на дезинфицирующие средства для лечебно-профилактического учреждения г. Москвы
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
