Как составить бюджет конференции

Продолжаем цикл статей о том, как успешно провести деловое мероприятие.

Сегодня говорим о бюджете.

В реальности ситуации бывают разные, но в любом случае, факт наличия предварительного бюджета определяет все дальнейшие действия. Поэтому — бюджету быть! В процессе подготовки конференции бюджет всё равно будет пересматриваться, сокращаться или увеличиваться. Как правило, наша компания готовит сначала предварительную смету, согласовывает ее с организатором конференции — нашим клиентом. Затем работаем исходя из имеющихся данных. По окончании конференции составляется итоговый финансовый отчет и формируется фактическая смета.

С какой сложностью сталкиваются наши клиенты на начальном этапе, еще когда есть только лишь понимание того, что конференция должна состояться? Сложность эта — предварительный бюджет конференции. Ведь важно понять, сколько денег потребуется на проведение конференции. Исходя из этих цифр уже можно будет рассчитывать регистрационный взнос, планировать гранты, привлекать спонсоров.

• Первый шаг при составлении бюджета — попытка понять — сколько примерно денег может потребоваться на проведение конференции.

• Следующий шаг — составление детальной сметы.

На этом этапе Вам важно учесть как можно больше деталей, непредвиденных расходов, вспомнить все мелочи — начиная с крупных расходов на аренду залов и заканчивая скотчем, бумагой и чернилами для принтера на стойке регистрации. Для того, чтоб Вам было легче сориентироваться в огромном количестве статей расходов, мы составили для Вас шаблон предварительной сметы. 

shablon_predvaritelnoy_smety_konferencii

Разумеется, шаблон — это только основа, некая форма, на базе которой вырастет уникальный документ, который будет отражать жизнь именно Вашей конференции.

Практический совет:

На непредвиденные расходы нужно закладывать 15-25% от общей суммы, получившейся по Вашим предварительным подсчетам. Непредвиденные расходы нужно учитывать обязательно! Не надейтесь на свою память и стабильность условий, в которых мы живем и работаем.

Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.

Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.

В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.

Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.

Этапы составления бюджета

Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.

1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия

Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?

Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.

2. Определить число приглашенных

Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?

От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.

3. Определиться с границами бюджета

Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.

Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.

Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.

Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег

4. Составить смету расходов

В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.

5. Согласовать бюджет у руководства

Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основные статьи расходов

Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.

Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.

Площадка и её оформление

Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.

Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.

Статьи расходов вносятся по приоритетности

Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.

Меню и кейтеринг

Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.

При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.

В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.

Оборудование

Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.

Активности

Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.

Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.

Праздничная программа

На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.

Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.

Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.

Расходы на персонал

Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.

В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.

Расходы удобно сгруппированы по категориям

Транспортные расходы

Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.

При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.

Подарки

В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.

Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.

Своими руками или через event-агентство

Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.

В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.

Агентское вознаграждение и итоговая сумма

Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.

На чем можно сэкономить

Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.

Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:

1. Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
2. Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
3. Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
4. Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
5. «Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
6. Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.

Основные ошибки при составлении бюджета

Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.

Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.

Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.

Как защитить бюджет у начальника

Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:

• минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
• оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
• максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.

Грозный начальник (на самом деле добрый)

Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.

Выводы

Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:

1. Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
2. Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
3. Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
4. Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
5. Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
6. Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.

Что дальше

Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.

В следующей статье мы рассказали, зачем нужен бриф и как его правильно заполнить, не упустив важных деталей.

Как составить бюджет конференции?

Как сформировать бюджет? Как составить смету? Как рассчитать регвзнос? Как привлечь дополнительные средства? Как соотнести приход-расход? Какие бывают схемы расчета регвзносов?

Регистрация на бесплатный вебинар «Бюджетирование конференции»: http://congressrussia.timepad.ru/event/59098/

С какой сложностью сталкиваются организаторы конференций на начальном этапе, еще когда есть только лишь понимание того, что конференция должна состояться?

Сложность эта – бюджет конференции. Ведь важно понять, сколько денег потребуется на проведение конференции. Исходя из этих цифр уже можно будет рассчитывать регистрационный взнос, планировать гранты, привлекать спонсоров. Тема формирования бюджета всегда актуальна для любой деятельности. Раскрыть такую тему в небольшой статье, разумеется, невозможно. Мы и не ставим сейчас такой задачи. Но всегда полезно поделиться некоторым опытом и идеями, которыми Вы сможете воспользоваться  в своей работе.

Первым шагом при продумывании бюджета является укрупненное понимание статей дохода и расхода конференции. Первое, что необходимо понять – на какие деньги будет проводиться конференция. Основных статей дохода может быть не так много:

• регистрационные взносы,
• спонсорские средствагранты.
• регвзносы+спонсорские средствагранты.

В рамках бюджета они могут сочетаться в самых различных соотношениях (в большинстве случаев можно подготовить и провести приконгрессную тематическую выставку и  использовать платное участие в выставке коммерческих компаний. К таким выставкам интерес проявляют компании, которые видят в ваших участниках конференции своих потенциальных клиентов. Поэтому оплачивают участие в выставке, на которой предоставляют свои продукты). Основных же статей расхода бывает намного больше: аренда залов, оборудование в этих залах, кофе-брейки, приветственный фуршет, прощальный гала-ужин, материалы участника (портфели, бейджи, блокноты, ручки и т.д.), транспорт, экскурсионные программы, оплата работы и питания персонала, оплата участия VIP спикеров, презентационная продукция (баннеры, стенды, указатели).

Второй шаг: формирование сметы расходов конференции.  Этот этап можно условно разделить на две части — составление предварительной сметы и подготовка и утверждение детальной сметы на проведение конференции. Для этого можно воспользоваться различными бесплатными калькуляторами, размещенными в интернете. Например, этим: калькулятор бюджета конференции http://monomax.ru/calc . С помощью таких сервисов Вы сможете представить себе общую сумму бюджета и увидеть как средства распределяются по основным блокам статей расходов.  Составление детальной сметы и расчет регистрационного взноса требуют более пристального внимания и будут рассматриваться на нашем бесплатном вебинаре 1.04.2013 (регистрация на вебинар здесь http://congressrussia.timepad.ru/event/59098/)

В заключение пара полезных советов:

На непредвиденные расходы нужно закладывать 15-25% от общей суммы, получившейся по Вашим предварительным подсчетам. Непредвиденные расходы нужно учитывать обязательно! Не надейтесь на свою память и стабильность условий, в которых мы живем и работаем.

При расчете регистрационного взноса не забудьте учесть банковский процент за переводы посредством банковских карт. Иначе может получиться дефицит бюджета.

Больше полезных советов на наших бесплатных регулярных вебинарах:
http://congressrussia.ru/vebinary_conference

 *на правах рекламы 

Организация мероприятий всегда начинается с составления бюджета. И это не удивительно, ведь только при правильном распределении имеющихся финансовых средств, которых редко бывает в избытке, можно рассчитывать на эффективность и достижение всех поставленных целей.

Что же следует учитывать в первую очередь при организации бизнес-мероприятий, например, таких как конференция?

Самая большая статья расходов, как правило, это аренда площадки. Кроме того, закладывайте в бюджет мероприятия кейтеринг, то есть питание, и аренду оборудования. Если необходимое оборудование, такое как, саундсистема, проектор и т.д. арендуется на месте, то размер этих расходов зависит от класса выбранного зала – будь он в гостинице, бизнес-центре или, к примеру, в учебном заведении.

Планирование и организация мероприятия начинается с составления перечня площадок, подходящих по конфигурации (размеру, классу, наличию дополнительной инфраструктуры), и затем выбора из этого перечня наиболее подходящей по цене. Далее рассчитываются все сопутствующие расходы. Как правило, к ним относятся (указано в порядке уменьшения удельной доли в общих расходах):

• кейтеринг (обеды и кофе-паузы)
• синхронный перевод (если необходим)
• аренда оборудования для синхронного перевода (если необходимо)
• аренда конференц-системы (если необходима)
• аренда саундсистемы
• аренда ноутбуков, проектора и экрана
• аренда флип-чартов.

В ряде случаев организация мероприятий также требует и поддержки участников путем предоставления им трансфера из аэропорта, бронирования номеров в гостинице, и, хотя размер этих расходов является весьма и весьма значительным, однако он, как правило, напрямую привязан к ценам поставщиков услуг, т.е. эти статьи бюджета лучше выводить отдельно от остальных расходов.

Часто заказчик просит сэкономить на том, что считает относительно неважным, например, на синхронном переводе и оборудовании для синхронного перевода. Однако, надо понимать, что эта деятельность узко специализированная, требующая высокого профессионализма и мастерства, т.е. переводчики должны быть подобраны самого высокого класса. При этом, каким бы ассом своего дела ни был переводчик, если оборудование будет барахлить, то слушатели вряд ли поймут и усвоят всю сообщаемую им информацию и смысл мероприятия для них будет потерян, т.е. все остальные расходы будут тоже понесены впустую. Кроме того, более дорогое инфракрасное оборудование имеет гораздо лучшую защиту от прослушивания, чем радио.

Бюджетирование мероприятия

Поговорим про бюджетирование мероприятия. Независимо от того, платным или бесплатным будет вход на ваше мероприятие, большое оно или маленькое, вам необходимо хорошо знать, из чего складывается его бюджет. Реалистичное и своевременное понимание всех статей расходов и доходов позволит вам адекватно и без провалов его планировать, иметь возможность вовремя вносить платежи и оставаться спокойным, когда надо срочно оплатить счет, — конечно же, в самый неподходящий момент.

Мероприятия делятся на те, у которых есть бюджет на подготовку и проведение (или он появляется в нужном объеме после старта продаж билетов), и те, у которых его нет, или он сильно ограничен. Расходы, конечно, ждут вас в обоих случаях. Осталось понять, как их планировать максимально выгодно, и при этом умудриться не выглядеть человеком, который в ущерб ивенту и участникам сэкономил на всем, на чем можно.

Давайте оговорим это сразу: мы вписываем в предварительный список и бартерные позиции, и платные. И держим в голове такую мысль: все, что будет в итоге вами сэкономлено, — это ваш заработок. По каждому пункту мы будем писать, сколько примерно (!) мы на него тратим, на примере двухдневного делового события с платным входом на 600+ человек офлайн (и 500+ онлайн).

Основные обязательные статьи расходов выглядят следующим образом:

• Аренда залов — 210–250 тысяч рублей. Исключением является ситуация, когда помещение принадлежит вам. Упущенную выгоду от сторонней аренды в данном случае, конечно, считать не будем.
• Аренда технического оборудования (опять же, за исключением случаев, когда оно принадлежит вам; тогда можно посчитать амортизацию, но удерживать эту сумму с себя вы все равно не будете). В нашем случае, когда мы арендуем полностью оборудованные специализированные помещения, этих дополнительных трат мы не несем, обычно базовый комплект демонстрационного оборудования входит в стоимость аренды зала. Но вообще, по опыту проведения мероприятий на необорудованных площадках можем сказать, что аренда комплекта «экран+проектор+кликер» на день обходилась нам в 7 тысяч рублей. Ноутбуки в этих случаях мы использовали свои.
• Аренда стульев, столов, модульных конструкций, настилов, сцен и прочего (и снова, за исключением ситуаций, когда что-то из того, что вам нужно, есть в наличии). В случае аренды оборудованного пространства за стулья, столы и кафедры для спикеров отдельно платить не надо (есть, конечно, разные площадки, в том числе и с платными стульями и с поминутной оплатой аренды, но мы стараемся на таких не работать). Аренда сцены и застройки стоит дополнительных денег, каждый случай считается индивидуально.
• Дизайн — фирменный стиль, в котором будет выдержан ваш сайт, вся полиграфия, баннеры для инфопартнеров, «наружка», оформление мероприятия. На конференцию мы тратим в среднем 120–150 тысяч рублей, постоянно обращаясь к одному и тому же высококлассному дизайнеру.
• Производство сайта — верстка и техническая поддержка, создание страницы для трансляции и страницы просмотра записей. Также стараемся взаимодействовать с постоянной командой, это обходится нам в 50–65 тысяч рублей.
• Реклама. Проведение крупного мероприятия без затрат на рекламу — иллюзия. Это совсем не тот пункт, на котором можно экономить. От 150 до 350 тысяч рублей мы тратим на рекламную кампанию наших конференций. Такая большая дельта зависит от тематики, города проведения, аудитории, в меньшей степени — от цены билета.
• Видеозапись/трансляция — обязательный элемент для многих видов мероприятий: конференций, фестивалей, мастер-классов, встреч с известными людьми. Стоимость мультикамерной съемки в одном зале, которую постоянно делает для нас одна команда, составляет 56 тысяч в день.
• Трансфер, питание, проживание, райдер выступающих. Если вы не выполните условия, на которых пригласили спикера или музыкальную группу, то есть риск срыва мероприятия. Поэтому лучше оплатить трансфер (обычно можно уложиться в 5–12 тысяч рублей на человека), проживание (4–7 тысяч в сутки) и организовать перемещения на такси — это недорого.
• Кофе-брейк/обед. Если вы проводите длительное мероприятие, где не предусмотрен платный фудкорт, то накормить и напоить участников нужно обязательно. Сколько раз и чем — это зависит от длительности ивента и ваших возможностей. Но стандартно предлагаются утренний кофе (около 30 тысяч в день) и дневной сытный кофе-брейк (от 140 тысяч в день на вышеуказанное количество участников).
• Подарки выступающим. Их можно как купить, так и получить у партнеров/спонсоров (это один из вариантов их интеграции в мероприятие). Тут фантазию может ограничить только ваш бюджет.
• Фотограф(ы). Их количество мы обсуждаем в соответствующем разделе. Стоимость их услуг может меняться от нуля (если вы договорились о бартере или к вам пришла команда студентов фотошколы за опытом съемки репортажа) и до многих десятков тысяч рублей, когда на огромном форуме работает целая команда, в задачи которой входит не только фотосъемка, но и оперативное выкладывание материалов в интернет или заливка в облако, распечатка фотографий, компоновка экспресс репортажей для моментальной публикации.
• Съемка видеоролика о мероприятии может стоить от пяти до нескольких десятков тысяч рублей. Цена зависит от того, какое ТЗ вы дали оператору, какое оборудование для съемки должно быть задействовано, есть ли сценарий, привлекаются ли сторонние специалисты для съемки/обработки или артисты/массовка и еще множества факторов.
• Пакет участника образовательного мероприятия — по умолчанию в него вкладываются полезные, а еще, по возможности, приятные элементы. Обязательно в нем должны быть блокнот (с расписанием), ручка, сертификат участника, бейдж с лентой. Опционально — милые и нужные мелочи (наушники, печенье, бутылка воды). Что из этого вы получите по бартеру, а что купите — полностью зависит от ваших договоренностей с партнерами, которых вам удастся привлечь. Обычно «раздатка» на 600 человек обходится в 90–130 тысяч рублей.
• Бухгалтерия + налоги — расходы на оплату работы вашего бухгалтера и налогов будут регулярными и обязательными, они не всегда привязаны к мероприятию. Несколько тысяч в месяц на оплату услуг бухгалтера (налоги у каждого свои, вам их посчитают) – и можно спать спокойно. Если это не помогает — купите снотворное. Имеются противопоказания, проконсультируйтесь с врачом.
• Процент, начисляемый платежными системами. Если вы продаете билеты, то оптимально будет делать это через билетного оператора, который берет на себя все процессуальные вопросы за небольшой процент от стоимости билета. Но стоит помнить, что эти расходы напрямую зависят от размера доходов от продажи билетов. В среднем оператор забирает 7,5–9,5% от стоимости билета. Считайте сами, исходя из стоимости ваших билетов.
• Расходные материалы — скотч, бумага, батарейки, маркеры и прочие мелочи. Три-четыре тысячи на ивент.
• Грузоперевозки. Если вам нужно привезти и увезти стулья, рекламные конструкции, партнерское оборудование, то закладывайте на это 5–8 тысяч (одна поездка «Газели» с двумя грузчиками). Рекомендуем заранее узнавать расценки местных сервисов грузоперевозки. Как-то мы столкнулись в Москве с тем, что срочная перевозка грозила обойтись в 28 тысяч за 4 часа. Нашли, к счастью, более бюджетный вариант.
• Телефония и хостинг — расходы на сайт, мобильную связь и номер 8–800 обычно небольшие, но они есть. На один проект, который длится примерно 2–3 месяца, мы закладываем 5–8 тысяч рублей. Считаете расходную часть — не пренебрегайте мелкими статьями, из них может сложиться вполне приличная сумма.
• Полиграфия. Сюда входит как «раздатка» (блокноты, сертификаты и прочее), так и крупный формат — пресс-воллы, ролл-апы, оформление залов. В среднем 4–15 тысяч стоит печать пресс-волла + аренда конструкции, 3–7 тысяч — ролл-ап. Большие конструкции следует просчитывать индивидуально. Есть лайфхак о том, куда после мероприятия девать баннеры от пресс-воллов — вроде, выкинуть жалко. Аудитория с радостью заберет их на дачу — парники закрывать. Не смешно, а очень даже экологично, вы же их не выкинули.
• Юрист/договоры — нужны редко. Однако лучше однажды заплатить юристу за составленный по букве закона договор и приложения к нему, чем тратить время на поиск нужного в интернете и думать, все ли учтено и прописано. В среднем за договор + приложение вы заплатите 5 тысяч рублей.
• Выделенные интернет-каналы — стоимость уточняйте у владельцев площадки (обычно 5–15 тысяч за канал в день).
• Оборудование и услуги на мероприятие, которые вам не удалось получить по бартеру, — зарядные станции для телефонов, работа гардеробщиков, бар с алкогольными напитками. Тут уже мы не будем озвучивать цены, потому что в каждом отдельном случае вам придется исходить из сложившейся ситуации и понимать, что еще нужно оплатить. И золотое правило любого организатора: в день мероприятия надо иметь при себе наличные деньги.
  Бартером (полным или частичным) в случае подготовки мероприятия можно закрывать самые разнообразные статьи расходов — все зависит от вашей способности договариваться и от заинтересованности потенциальных бартерных партнеров в вашем мероприятии. Часть пунктов, перечисленных выше, мы полностью или частично обеспечиваем с помощью бартера, но так как это уникальные договоренности в каждом отдельном случае, то мы пишем средние цены по рынку, без учета возможностей экономии.

Не надо, конечно же, думать, что все эти деньги вам нужно выложить в первый день подготовки к мероприятию. По договоренности с партнерами и контрагентами у вас может быть схема отсроченных платежей, предоплат и рассрочек. Регулярные же расходы (такие как оплата мобильной связи и номера 8–800, услуг бухгалтерии, налогов) заранее закладывайте в план и имейте возможность своевременно оплачивать.

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Ценообразование мероприятия

Зачем нужно заключать договор с площадкой и подрядчиками

Заключение договора между заказчиком и исполнителем

Задайте вопрос команде!

Принимаем ваши вопросы об ивентах и публикуем ответы от специалистов «Ивентологии»