Как составить бюджет закупок торгово

Кажется, что план закупок нужен только крупному производству или сетевым магазинам. Это не так: даже небольшому бизнесу планирование позволит снизить амортизационные расходы, не купить лишнего или не оказаться без товара в нужный момент.

Объясняем, как составить план закупок, по которому удобно будет работать всем: бизнесу, менеджерам и поставщикам.

Как планировать объем

Объем зависит от того, что именно приобретает компания.

1. При закупке сырья и материалов нужно опираться на план производства. Для каждого вида продукции должны существовать нормативы затрат по материалам. На основе этих нормативов и определяют объем закупки.
2. При закупке товаров нужно отталкиваться от плана продаж. Это лучший способ не купить лишнего и не попасть в ситуацию, когда нужно срочно докупать недостающие товары.
3. Если закупаете вспомогательные материалы, например, горюче-смазочные, запчасти, хозтовары, канцтовары и подобные, ориентируйтесь на средние расходы за предыдущий период. При этом важно учитывать изменения ситуации. Если организация продала или купила транспорт, затраты на топливо изменятся.

Как посчитать объем закупок. Можно использовать простую формулу: З = П – НЧ + КЦ.

П — потребность на период.

НЧ — фактический остаток на начало периода.

КЦ — плановый остаток на конец периода.

Пример. В план продаж ООО «МебельТрейд» на 2 квартал 2021 года включены 270 кухонных столов. На начало квартала на складе есть 20 столов. Минимальный резерв по этой позиции на предприятии установлен в размере 10 штук. Значит, за квартал потребуется закупить 260 столов.

Сколько должно быть плановых остатков

В идеальной ситуации все материалы нужно использовать, а товары отгружать прямо «с колес». При таком подходе остатки на складах будут стремиться к нулю. Впервые такую схему внедрили еще в 50-е годы прошлого века в компании Toyota.

Полностью переносить на российский бизнес японскую модель работы с нулевыми остатками на складах весьма рискованно. Это связано и с менталитетом, и с объективными причинами: большие расстояния, менее развитая инфраструктура.

Большинство российских организаций все-таки резервируют остатки материалов или товаров на складах. Нормативы для складских остатков определяют или в виде фиксированного количества, или в процентах от оборота — к примеру, 10% от месячных затрат материала или продаж товара.

Часто устанавливают нормативы не по всем запасам в целом, а индивидуально по разным группам сырья и товаров, иногда — даже по отдельным позициям. В этом случае норматив может зависеть от спроса на конкретный товар, важности определенного вида материала для производства и других факторов.

Как планировать закупочные цены

Важно учитывать ситуацию на рынке и нормативы, заложенные в общий бюджет компании.

Пример. По плану продаж в ООО «МебельТрейд», один кухонный стол продают за 13 000 ₽. Минимальная наценка по этому товару — 30%. Значит, при формировании плана закупок цена кухонного стола должна быть не выше 10 000 ₽.

Если при анализе рынка выяснится, что закупить товар или сырье по такой цене невозможно, следует скорректировать параметры общего бюджета. Можно, к примеру, поднять цену продажи или снизить плановую наценку.

Как учитывать НДС

Если компания работает с НДС, то и в плане закупок все суммы лучше указывать тоже с НДС. Так, план по объемам проще сравнивать с данными контрактов, а также с планом по оплатам.

Важно помнить, что на основе плана закупок формируется расходная часть общего бюджета доходов и расходов компании. А в этот бюджет все расходы следует включать без НДС. Поэтому при переносе данных из плана закупок в бюджет расходов и доходов нужно не забыть вычесть НДС.

Как планировать оплату

За все товары и материалы нужно вовремя платить. При составлении плана по оплатам нужно учитывать условия расчетов по в контрактам.

Перечисление средств «день в день», сразу при поступлении товара или сырья, встречается не часто. Обычно договоры с поставщиками предусматривают отсрочку или предоплату. Также важно учитывать порядок доставки.

Пример. Партию кухонных столов нужно отгрузить покупателю до 5 июня. Но условия контракта на поставку столов предусматривают предоплату за 10 дней и самовывоз со склада поставщика в другом городе, на что требуется еще 2 дня. Значит, нужно предусмотреть оплату не позднее 24 мая, чтобы успеть своевременно привезти товар на склад. А лучше зарезервировать еще 2–3 дня на «форс-мажоры», то есть оплатить до 21–22 мая.

Из примера видно, что товар поступит на склад в июне, но заплатить за него нужно в мае. И подобных ситуаций будет немало. В большинстве случаев суммы на месяц в планах закупок по поставке и по оплате не будут совпадать.

Планирование и контроль необходимы, если вы хотите эффективно вести дела. Поможет в этом «Мобильное предприятие» Билайн. С ним вы можете управлять продажами и анализировать их, контролировать выполнение рабочих задач со стороны сотрудников. Почти четверть пользователей «Мобильного предприятия» Билайн занимаются оптовой торговлей, еще десять процентов работают в ритейле. Система позволяет хранить все данные по сделкам и клиентам в одном месте.

Как контролировать выполнение плана

Контролировать текущие платежи

Текущий контроль за расходом денежных средств стоит проводить каждый день. Для этого можно создать платежный календарь, который будет связан с месячным бюджетом. План оплат за сырье, материалы, товары и другие приобретаемые ценности — это составная часть платежного календаря компании.

Контролировать объемы закупок и цены

Подробный анализ закупок обычно проводят по итогам месяца. Здесь следует сравнить плановые и фактические закупки по объемам и ценам. Если затраты отклоняются от плана, нужно «разложить» разницу на две составляющие: по количеству и по цене. Для этого удобно использовать статистический метод цепных подстановок.

Пример. В апреле запланировали купить 67 кухонных столов по цене 10 000 ₽. Фактически купили 60 столов по 11 000 ₽.

Чтобы найти общее отклонение затрат на закупку столов от плана, нужно умножить фактическое количество приобретенных столов на фактическую цену и вычесть произведение планового количества и плановой цены.

О = Кф х Цф – Кп х Цп = 60 х 11 – 67 х 10 = –10 000 ₽.

Отклонение по количеству= (Кф – Кп) х Цп = (60 – 67) х 10 = –70 000 ₽.

Отклонение по цене  = (Цф – Цп) х Кф = (11 – 10) х 60 = 60 000 ₽.

В нашем примере отклонения направлены «в разные стороны». За счет снижения количества затраты уменьшились по сравнению с плановыми. А рост цены привел к увеличению затрат, но в меньшей степени. Поэтому в целом на закупку столов потратили меньше денег, чем было запланировано.

Также возможны и структурные отклонения: появляются позиции, которых не было в плане, а запланированные, напротив, исчезают.

Как корректировать план

После анализа плана и фактического положения дел, нужно что-то предпринимать. Но не всегда.

Корректируем план

Если были ошибки при планировании: неверно оценили нормативы затрат, объем рынка или уровень цен.

Если изменилась ситуация: существенно изменился валютный курс, ушел один из крупных поставщиков, или, напротив, появился новый.

Решаем другие проблемы

Если отклонения появились из-за ошибок сотрудников.

Если ситуация изменилась незначительно или условия вернутся к прежним в ближайшее время.

Дальше у компании есть два пути: исправлять выявленные недостатки или пересмотреть подход к планированию.

Вариант 1. Исправлять недостатки имеет смысл, если вы можете вернуться к исходным показателям в плане. Например, если объем выпуска продукции снизился из-за ремонта станков или помещения.

Или выяснилось, что сотрудники коммерческой службы закупили товары либо сырье по завышенным ценам. В такой ситуации следует перезаключить контракты на рыночных условиях, наложить взыскание на виновных сотрудников и усилить контроль за работой службы закупок.

Вариант 2. Поменять планы. Так поступают, если отклонения выгодны для компании. Например, удалось найти поставщиков с более низкими расценками.

Пересмотреть планы придется и в случае, если компания не может повлиять на ситуацию. Допустим, закупает импортное сырье или товары, а курс валюты существенно вырос.

Как работать с планом закупок

1. Составлять исходя из трех основных статей: объемы, стоимость и расчеты с поставщиками.
2. Сверять план продаж по расчетам с поставщиками с общим платежным календарем компании.
3. Создавать план на год, квартал и месяц.
4. Проводить анализ плана закупок по количеству, ценам и структуре ежемесячно.
5. По итогам анализа корректировать план, если это необходимо.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее – «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс – contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Бюджет закупок в программе Корпос

Бюджет закупок – это один из наиболее важных типов из всех бюджетов предприятия. Являюсь разновидность операционных бюджетов, он играет большую роль в жизнедеятельности предприятия. Рассмотрим более подробно, что из себя представляет бюджет закупок, какие функции выполняет и каким образом составляется.

Что такое бюджет закупок и зачем он нужен

В бюджете закупок содержатся сведения о финансово-экономических показателях, которые свидетельствуют об эффективности бизнес-процесса. С его помощью можно определить необходимое количество материалов, требуемого для изготовления той или иной продукции. Это дает возможность планировать объем закупок на определенный период в сумме и в количестве.

Такие данные берутся из бюджета прямых затрат. При это структура бюджета закупок зависит непосредственно от сложности организации самого бизнес-процесса. Это может быть как один бюджет, так и несколько.

Как правило, он отражает сведения о закупках товаров и коммерческой продукции определенного периода и содержит следующую информацию:

• объем закупаемой продукции;
• стоимость товара;
• общая сумма затрат;
• количество складских запасов;
• оборачиваемость товарных запасов;
• график проведения платежей;
• сумма задолженности по кредитам;
• соотношение количества соглашений с предоплатой к общему количеству заключенных договоров.

Основное назначение такого инструмента – обеспечить прозрачность и максимальную управляемость деятельности компании, касающейся проведения закупок. Без знания, что и когда покупать, отсутствует понимание своего бизнеса в целом.

Процедура планирования бюджетов закупок

Существует несколько подходов к планированию, когда речь заходит о бюджете закупок. В зависимости от характера экономической деятельности, за основу берется та или иная номенклатура. Предлагаем следующий алгоритм планирования:

1. Продумать план продаж для всех составляющих элементов, которые необходимо приобрести для его реализации. Когда деятельность заключается в торговле, тут все гораздо проще. Нужно всего лишь взять перечень продаваемых товаров и их количество.
2. Когда же бизнес касается производства, тут все обстоит немного сложнее. Тогда в первую очередь составляют план производства. Он не обязательно совпадает с планом продаж, так как какая-то часть продукции может быть уже на складе или произведена сверх плана продаж, что обеспечит организацию необходимым количеством страховых запасов.
3. Далее определяют перечень сырья, материалов и прочих компонентов, которые нужны для производства запланированного объема продукции. Для этого могут также потребоваться и различные услуги, количество которых также по возможности нужно рассчитать.
4. После того, как собрана информация о всем том, что нужно приобрести, следует проверить, какое количество продукции уже есть на складе. К этой сумме добавляют количество, которое должно остаться на складе на конец периода, и получим план закупок, который ляжет в основу бюджету.
5. Для того, чтобы разработанный план стал бюджетом закупок, его необходимо оценить. Конечно, сделать это нелегко. Особенно, учитывая, насколько сильно колеблются цены. Но без этого вы не поймете уровень своих затрат, из-за чего будет сложно определить, в плюс или в минус вы работаете.

Когда бюджет закупок готов, можно оценить уровень своих затрат, проанализировать результаты по бюджету доходов и расходов. Возможно, последний придется пересмотреть.

Также корректировки могут потребоваться и бюджету движения денежных средств, так как бюджет закупок влияет и на него. Логично, что чем больше планируется закупок, тем больше, соответственно, потребуется платежей. Это может повлечь за собой необходимость наладить связи с новыми контрагентами, обеспечить организацию новыми источниками финансирования либо просто изменить финансовую политику предприятия.

Регламент бюджетов закупок

Контролируя бюджеты предприятия, можно грамотно управлять значительной частью его затрат. Если в компании нет такой системы контроля, то она может нести нецелесообразные расходы, не имея при этом возможности повлиять на ситуацию.

Не менее важно составить бюджет закупок правильно. Для этого существует специальный регламент. Его игнорирование может привести к различным проблемам. Например, к потере денежных средств из-за завышенных цен на закупаемые материалы.

После выявления завышенных цен далеко не всегда можно решить оперативно данный вопрос. Обычно, у компаний есть свои методы снижения цен на закупаемые материалы. Некоторые из них даже разрабатывают целую методику для таких случаев.

При этом, формируя бюджет закупок, важно обратит внимание на следующий момент. На каждом предприятии за проведение закупок может быть ответственным разный сотрудник. Например, в небольших компаниях за эту часть работы может отвечать один человек, в то время как в средних и больших организациях для таких целей могут создавать целые отделы.

Поэтому, работая с бюджетом закупок, нужно учитывать этот нюанс. Все, кто занимаются закупками, существенно влияют на финансово-экономическое состояние компании. Хотя сами по себе закупки тоже бывают разными, и часто требуют для их проведения разной квалификации.

Когда бюджет закупок составляют без участия того или иного отдела, связанного с их проведением, это не только противоречить принципу децентрализации в управленческом процессе, но и может навредить компании. Ведь именно менеджеры по закупкам ведут реальную работу с поставщиками и лучше знают особенности того или иного рынка.

Еще один момент, на который нужно обращать внимание, работая с бюджетом закупок, это точность данных в бюджете производства. Ведь графики закупок сырья и материалов обычно являются основой для графиков производства.

Поэтому важно, чтобы все сотрудники были взаимосвязаны, принимали участие в процессе закупок (каждый в пределах своей компетенции).

Пример составления регламента

Когда речь заходит о бюджете закупок, выделяют следующие функции, актуальные в процессе планирования закупки материалов:

• отображение планового показателя по остаткам сырья по состоянию на начало периода, по которому проводится отчет;
• отображение планового показателя по остаткам сырья на конец периода, по которому проводится отчет;
• состояние сметы по требуемым объемам закупочного материала;
• формирование бюджета;
• согласование документации всеми ответственными отделами, ее утверждение.

При этом на этапе учета и контроля процесса закупки актуальными будут другие функции:

• сбор всех данных о необходимых материалах;
• разработка положений по будущему бюджету;
• контроль за использованием выделенных средств;
• анализ полученных сведений, касающихся использования денежных средств.

Рекомендации по формированию бюджетов закупок

Планирование и расчет бюджетов закупок предполагают проведения анализа целого ряда показателей. Мы рекомендуем обращать внимание на:

• производственную программу;
• объем запасов требуемых материальных ресурсов для закупок, а также их расход;
• потребность персонала в той или иной технике, продуктах или товарах;
• планы строительства, проведения ремонтных работ и реконструкции сооружения, оборудования и прочих объектов;
• рыночную стоимость тех или иных товаров, работ или услуг;
• другие моменты, которые имеют значение, когда речь заходит про бюджет закупок.

Составив бюджет закупок и понимая их объем, можно определить закупки определенной организации у конкретного поставщика. Происходит это по следующему алгоритму:

• проведение анализа существующих предложений поставщиков на основе рассчитанного количества потребности и времени ее появления;
• если аналогичный ресурс предлагает несколько поставщиков, преимущество отдают тому, у которого больший ранг контракта закупки;
• когда возникают ограничения предложения у поставщиков, анализируется возможность провести закупку в другое время;
• если отсутствуют поставщики запрашиваемых ресурсов, делается допущение, что ресурс приобретен в нужное время и в нужном количестве по базовой цене закупок.

Таким образом, бюджет закупок – очевидная вещь, которую множество предприятий почему-то недооценивают. Тем не менее, именно по бюджету закупок нужно контролировать весь процесс закупок компании. Чтобы облегчить себе процесс его формирования, рекомендуем использовать программу для управления закупками на платформе 1С: Предприятие 8.

Управление закупками – одна из важнейших задач для бизнеса любого масштаба – как розничного, так и онлайн. От того насколько правильно будет спланирован заказ поставщиками, зависит лояльность потребителей. Ведь при грамотных закупках удается своевременно удовлетворить спрос. 

Алгоритм планирования закупок

Предпринимателю важно уделять внимание закупкам, ведь имеющиеся продукты, полуфабрикаты и сырье – это один из главных активов, позволяющих зарабатывать.

Однако заказывать большие объемы, не ориентируясь на фактические объемы производства или продаж, – неправильно. Вот почему:

• запасы могут стать непригодными к дальнейшему использованию. Например, у некоторых продуктов питания и сырья короткий срок годности. Если не использовать или не продать их сразу после заказа, можно понести убытки. Ведь деньги за заказ этих продуктов будут отданы поставщику, а прибыль с их реализации не получена;
• площадь склада – ограничена, то есть рано или поздно все доступное место будет занято имеющимися запасами. Однако в любой момент может потребоваться закупка другой продукции или материалов. И складировать ее будет некуда. Аренда или постройка нового склада является дополнительной статьей расходов;
• если товары не продать, они могут стать невостребованными. Например, продукция, спрос на которую продиктован сиюминутной модой и трендами;
• компания тратит на закупку «лишних» товаров и материалов деньги, которые могла бы расходовать более рационально. Ликвидность предприятия снижается. 

Важно не делать лишних закупок, но и не допускать ситуаций, когда торговля или производство «встают» из-за отсутствия нужных запасов. Чтобы придерживаться золотой середины в управлении закупками, важно понимать:

• сколько продукции или сырья требуется закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить простои на складе;
• какие условия сотрудничества с поставщиками самые выгодные;
• как составить план расходов. 

Предварительные операции

Планирование закупок начинается с предварительной подготовки и анализа. Сперва необходимо спрогнозировать спрос, то есть потребность клиентов в продукте или услуге. Вот какие исходные данные потребуются для прогнозирования спроса:

• объем продаж на текущий и прошлые периоды;
• количество товара, которое осталось на складе;
• наличие неудовлетворенного спроса потребителей. Например, клиенты нуждаются в определенном товаре, который не представлен на рынке или находится в дефиците;
• анализ ассортимента и сегментирование его по спросу на отдельные позиции;
• план продаж на прошлые периоды и процент его выполнения. 

Для составления плана продаж и для организации работы отдела сбыта формируется прогноз по каждой позиции. Но для планирования закупок подойдет прогноз по группам взаимозаменяемой продукции. 

На втором этапе предварительных работ планируются продажи. Например, спрос на товар составляет 100 единиц в месяц, но реально сотрудники отдела могут продавать по 80 единиц. Фактические результаты компании ложатся в основу планирования продаж. 

После формирования плана по продажам можно приступать к планированию закупочных объемов и страховых запасов. Важно заранее учесть отклонение от прогнозов в большую сторону. Например, в среднем отдел продаж с имеющимися ресурсами может продавать по 80 единиц товара ежемесячно. Но в любой момент может попасться крупный клиент, благодаря которому будет продано 90 товаров. Важно закупиться необходимым количеством, чтобы избежать неприятных последствий. Но загвоздка в том, что величина закупок должна оставаться оптимальной, чтобы избежать переполненных складов, замораживания денежных активов. Оптимальное значение в каждой компании и отрасли может отличаться. 

Анализ дополнительных факторов

Кроме прогнозируемого спроса и фактических продаж, необходимо учитывать сезонные факторы. Например, есть товары, которые востребованы у клиентов только в определенный сезон: елочные игрушки, наборы подарков к праздникам, товары для пикника, сада и огорода. Закупку таких позиций надо продумывать на шаг вперед. Но количество также должно быть оптимальным. 

Кроме сезонности, есть еще факторы, которые надо учитывать в работе:

• изменения тенденций моды и новые тренды;
• появление конкурентов на рынке или сокращение конкуренции. Если появились новые компании, которые предлагают такие же товары, то часть клиентов уйдет к ним. Значит, объем закупок можно сократить либо вложить больше средств в маркетинг для удержания покупателей;
• погодные условия;
• экономическая ситуация в регионе. 

Расчет заказа

Когда проанализированы продажи, спрос и дополнительные факторы, необходимо сформулировать точный объем заказа. Чтобы рассчитать заказ поставщику, можно использовать усредненную формулу. В ней уже учтены нюансы, влияющие на размер заказа. 

Следует учитывать график поставок. Необходимо составить годовой календарный план закупок, согласовав его с поставщиком. Например, в понедельник работник отдела закупок формирует заявку и подает ее поставщику. В среду тот привозит продукцию. Следующий день формирования заказа – понедельник на следующей неделе, то есть следующая партия товаров должна приехать через неделю, в среду. Значит, при формировании заказа важно указать такой объем товаров и сырья, которого хватило бы до следующей даты поставки, а не до следующей даты формирования заказа. 

Однако при таком подходе важно определить периодичность подачи заявок на товар. Продукцию повседневного спроса можно заказывать по мере истощения запасов, тогда нужно определить критический минимум. Как только объем запасов дойдет до этой отметки, работники закажут новую партию. Такая периодичность подходит для работы с теми поставщиками, у которых есть минимальный порог для заказа и он является высоким. В ином случае формировать заявки можно, не дожидаясь истощения запасов. Например, раз в месяц или в неделю. 

Второй нюанс, который надо учесть – минимальное количество товарных единиц, при котором магазин сможет нормально функционировать. Это особенно важно для офлайн-магазинов, ведь там нежелательны пустые полки. Чтобы рассчитать, какое количество продукции необходимо для работы магазина:

• реальные средние продажи в день. Чтобы вычислить их, можно взять период, например, месяц. Сумму ежемесячных показателей нужно разделить на число рабочих дней. Важно смотреть на даты, где продажи значительно превышали средний объем. Например, в один из дней прошлого месяца было продано вдвое больше товара, чем обычно, потому что проводилась акция. Если аналогичная акция будет проводиться в будущем, то учитывать этот повышенный объем продаж нужно. Но если мероприятие было разовым, то лучше изначально исключить этот день и пересчитать среднедневной объем продаж;
• прогнозируемый объем продаж за сутки. Полученный результат необходимо скорректировать с учетом коэффициента сезонности, а также внутренних и внешних факторов;
• страховой запас. Чтобы магазин работал без перебоя до следующей закупки, необходимо иметь страховой запас. Он рассчитывается на основании прогнозируемого объема продаж;
• товарные остатки, которые будут на складе в момент поставки новой партии. Так как между датой оформления заявки и датой поставки товара проходит некоторое время, нужно учитывать этот период. Необходимо просчитать товарный остаток на момент поставки новой партии. Для этого от текущих остатков нужно отнять ежедневные продажи, а затем полученное значение умножить на количество дней до поставки. 

Как формировать заказы поставщикам

После того как составлен план закупок, можно формировать заказ поставщикам. Но перед этим следует найти тех, кто готов предоставить продукцию на выгодных условиях. Заказы им могут быть сформированы вручную или с помощью автоматизированных программ. Если формировать заказы вручную, то будет преимущество – получится своевременно среагировать на изменения рынка, возникновения новых трендов. Однако ручной метод требует больше времени, к тому же при его использовании повышается риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, сотрудник может формировать заказ на позиции ассортимента, основываясь на субъективных представлениях о том, какой товар хорош и востребован, а какой – нет. Кроме того, работник может указать в заказе неверные цифры или названия сырья. 

Более современный способ закупок предполагает использование специальных программ. ПО учитывают данные из аналитики продаж. Вот какие преимущества есть у такого метода:

• влияние человеческого фактора сводится к нулю;
• при формировании ассортимента на будущий период нет личного субъективного мнения работников;
• трудозатраты работников сокращаются, а значит, работодатель может сэкономить на оплате труда;
• все ассортиментные позиции всегда будут в наличии в магазине. 

Кроме того, многие программы для закупок дают еще другие возможности. Например, можно в онлайн-режиме анализировать данные о продажах. После каждой продажи количество товара на остатке уменьшается, то есть пользователь видит, какая продукция и в каком количестве была продана за смену. Вот еще что можно делать в программном обеспечении:

• корректировать цены и устанавливать скидки, акции;
• контролировать движение денежных средств;
• подключить онлайн-кассы, чтобы работать в соответствии с федеральным законом № 54;
• упростить и оптимизировать работу персонала за счет формирования отчетности по движению товара и денежных средств.

Методы закупок

Есть несколько подходов, которые помогают компаниям поддерживать товарный запас:

• приобретение конкретных товаров одной партией. Так у поставщика можно получить скидку. Однако чем больше партия, тем больше места на складе требуется для хранения. Метод подходит для закупки товаров, которые пользуются высоким спросом у потребителей и продаются регулярно;
• закупки мелкими партиями. Подходят для предприятий, у которых нет большого складского помещения. Продукцию в небольших партиях можно оплачивать по мере поступления. Это будет ускорять оборачиваемость капитала;
• приобретение по мере необходимости. Товары закупаются нерегулярно, и у компании нет четких обязательств по объему закупок. Обычно таким способом пополняют запасы товаров с нерегулярным спросом. 

Очевидно, что закупки сырья и товаров – важный, но не простой этап работы компании. Грамотная организация процесса повысит ликвидность предприятия, сделает его более привлекательной как с точки зрения инвесторов, так и с точки зрения клиентов.