Как составить чеклист

Чек-листы сильно выручают в работе и обычной жизни. Они помогают структурировать информацию и служат напоминанием. Чтобы чек-листы приносили пользу, нужно уметь их правильно составлять.

В статье расскажем, как сделать чек-лист — принципы составления, какую задачу должен решать, как оформить. И дадим краткое определение, если вы вообще не в курсе, что такое чек-лист.

Читайте также: 10 лучших курсов для дизайнеров

Что такое чек-лист и для чего он нужен

Чек лист — это список пунктов, составленный в произвольном порядке. Он может обозначать последовательность шагов для выполнения задачи, список важных дел, характеристики объекта. Чек лист может быть составлен на бумаге, электронном носителе, маркерной доске.

Вы хотя бы раз в жизни составляли чек-лист. Самые простые примеры — список покупок для магазина, распорядок дня, план на выходные.

Чек-листы нужны для упрощения сложных задач, а также проверки и контроля выполненных действий. Например, у вас есть сложное задание — убраться в квартире. Вы не знаете, с чего начать. Разбиваем большую задачу на несколько маленьких (протереть полки, вынести мусор, пропылесосить) и получаем чек-лист.

Это интересно: 11 функциональных тайм-трекеров

Чек-листы полезно использовать:

• для планирования графика;
• упрощения бизнес-процессов;
• создания задач для персонала и проверки их выполнения;
• мотивации и самодисциплины;
• планирования бытовых рутинных задач, если не уверены в своей памяти.

P.S. Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них.

Где и зачем используются чек-листы

Мы выяснили, что можно использовать чек-листы дома, на работе и в бизнес-процессах для личного удобства. Но еще на них делают деньги.

Как зарабатывают на чек-листах:

Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.

Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок. Еще можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна».

Раздают клиентам и подписчикам, как бонус. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько). Или раздаете чек-листы зрителям прямых эфиров. Для них это мотивация чаще смотреть прямые эфиры, чтобы получать больше полезной инфы.

Используют как упаковку для товара. Это креативный способ увеличить продажи. Пример — шоколад «Чек-лист ПАНИКЕРА». На упаковке в шуточной форме написано, что делать во время пандемии Covid (подраться за гречку, скупить туалетку). 100% такой шоколад берут в подарок или ради фото.

Как создать и оформить чек-лист — инструкция

Нужно предварительно составить список из пунктов на бумаге, а потом оформить его. Для оформления будем использовать сервис Canva. Есть и другие сервисы для оформления списков.

Как правильно составить чек-лист

Перед составлением чек-листа полезно изучить рекомендации:

Один пункт списка должен обозначать одно действие или характеристику. Чем проще чек-лист, тем он эффективнее. Сами пункты тоже старайтесь делать лаконичными.

Используйте простые и понятные формулировки при составлении пунктов.

Пункты должны быть составлены в логической последовательности. Но если список создается исключительно для самоконтроля, можно записать задачи в произвольном порядке. Например, если речь идет об уборке в квартире, нет разницы, с чего именно вы начнете. А если это чек-лист по установке программы на компьютер, важно правильно соблюдать шаги.

Придерживайтесь списка до 20 пунктов плюс/минус. Если список длиннее, лучше разбить задачу на несколько мелких и по каждой составить свой чек-лист.

Пункты пишем в утвердительной форме. «Отправить ТЗ автору, скинуть файл редактору, принять работу от дизайнера». Можно использовать повелительное наклонение: «Отключи телефон на час, сделай зарядку».

Желательно, чтобы кроме самой задачи в списке было место для изменения ее статуса — например, поле для галочки, что она выполнена. Но можно и без галочки — просто зачеркивать лишние пункты.

Важные задачи в чек-листе можно отметить цветом и указать срок выполнения.

В идеале весь чек-лист должен поместиться на одном листе/экране. Но это не обязательное требование. Просто так удобнее.

В чек-листах не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от пунктов. Используйте два. Черный на белом — оптимальный вариант для чек-листа. Можно на однотонном цветном фоне. Если цветов больше, то они должны быть не яркими. Если для фона используем картинку, пусть она будет с прозрачностью.

Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать полезную информацию. Такие чек-листы лучше составлять экспертам. Например, вы ведете страницу в Instagram и предлагаете подписчикам чек-лист «Как сбросить 10 кг за 2 недели». Очевидно, такой список должен составлять специалист — диетолог, фитнес-тренер. Или автор уникальной методики, проверенной на себе.

Более сложные чек-листы можно создавать не в виде списка, а в виде таблицы. Где будет колонка для задачи, дедлайн, отметка о выполнении, заметки или комментарии. Правда такие чек-листы теряют свое основное свойство — простоту. Но главное, чтобы список помогал решить проблему. Создавайте чек-лист в такой форме, в какой вам будет удобнее с ним работать. Со временем вы научитесь изменять чек-листы под себя и находить оптимальные варианты составления списков.

И самое важное — чек лист должен приносить результат, который можно зафиксировать. Например, выполнение конкретной задачи.

Статья в тему: Как красиво оформить отзывы в Инсте

Оформляем чек-лист в Canva: пошаговая инструкция

Вы составили список и приняли во внимание рекомендации, изложенные выше. Теперь переходим к оформлению:

Шаг 1. Переходим в сервис Canva.com (как пользоваться Canva в России).

Можно сразу выбрать готовые шаблоны чек-листов и просто их отредактировать. Находим по ключевику «cheсk list» или «chek list» (с ошибкой). А вот по слитному написанию «checklist» ищет хуже. Другие варианты для поиска: «to do list» и «планировщик». Еще можно найти шаблоны без ключевика, перейдя в категорию «Планеры». Выбираем подходящий шаблон и редактируем.

Но мы не ищем легких путей, поэтому покажем, как создать кастомный чек-лист с нуля. Переходим к шагу 2.

Шаг 2. Создаем новый документ. Идем в категорию «Планеры» и жмем «Создать пустой дизайн. Планировщик».

Шаг 3. Добавляем фон. Лучше делать однотонный. Яркие цвета не используем. Если хочется поставить фотографию или паттерн на фон, тогда нужно увеличить прозрачность картинки. Или добавить сверху плашку, залитую цветом и тоже с прозрачностью.

Например, хотим сделать чек-лист для путешествий. Добавим фото природы в качестве фона — раздел «Фото», ключевик «nature».

Шаг 4. Делаем фон более прозрачным — 3 точки, значок прозрачности. Увеличиваем прозрачность до такой степени, чтобы фон не перекрывал будущий текст. Потом можно подкорректировать.

Важно: прозрачность работает, если картинку установить поверх полотна, а не в качестве фона. Визуально одно и то же, но инструменты работают по-разному.

Шаг 5. Добавляем заголовок. Идем в инструмент «Текст». Выбираем любой стиль. Лучше, если шрифт заголовка будет отличаться от шрифта пунктов.

Можно поместить текст на плашку контрастного цвета. Плашки находятся в разделе «Элементы». Это обычный прямоугольник или квадрат. Цвет и размер фигуры легко изменить.

Шаг 6. Пишем пункты. Слева можно сразу оставить место для квадратов, в которых потом будем ставить галочки. Используем все тот же инструмент «Текст», но он должен отличаться от заголовка.

Шаг 7. Добавляем квадраты для галочек. Из раздела «Элементы».

Пустое место можно не трогать или добавить туда элемент. Когда текста много, лучше вообще обходиться без лишних деталей. Но в нашем примере иллюстрация не отвлекает от списка.

Готовый вариант:

Чек-листы лучше сохранять в PDF формате для печати.

P.S. Конечно, можно создавать более креативные и сложные чек-листы с рамками, значками, колонками. Но если стоит задача быстро сделать практичный чек-лист — достаточно описанных шагов. Если есть время и желание создать красивый дизайнерский список — в Canva полно инструментов для этого.

От типа зависит структура чек-листа.

1. Шаги для выполнения задачи. Самый распространенный тип. Показывают, что нужно сделать для достижения цели. Например, «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей».

1. Этапы, уровни, дорожные карты. Этот тип похож на предыдущий, но тут мы разбиваем глобальную задачу на этапы и по каждой составляем свои чек-листы. А также создаем один общий чек-лист для фиксации этих этапов. Например, дорожная карта по запуску стартапа. Можно выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.

1. Перечень ошибок. Шаги, которые наоборот отдаляют от цели. Например, вы хотите открыть канал на YouTube. Чек-лист «5 ошибок начинающего ютубера» поможет избежать неправильных действий.
2. Список идей. Например, «33 идеи для постов». Сюда же лайфхаки, рекомендации, секреты.
3. Список обязательных вещей/сервисов/приложений. Пример, как мы делали в Canva — вещи, которые нужно взять в путешествие. Или «10 курсов по продвижению». Это также может быть список для вдохновения — «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
4. Чек-лист для проверки. Чтобы оценить выполненную работу, выбрать кандидата на должность, проверить, все ли готово к запуску мероприятия. Самый простой пример — фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки.

Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации.

Третий пример — диспетчеры и пилоты самолетов всегда перед началом полета проверяют по своим чек-листам, все ли готово для безопасного взлета.

1. Список критериев. На что обращать внимание при выборе телефона, автомобиля, вакансии.
2. Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.
3. Чек-листы для создания алгоритмов. Вы хотите создать чат-бота для сайта. Или настроить автоответы. Можно создать чек-лист, где будут описаны основные вопросы и ответы. Потом по этому же чек-листу проверяете, все ли учтено при настройке бота или автоответов.
4. Чек-лист для поиска информации. Например, вам нужна база поставщиков. Или список конкурентов, по которым будет проводиться анализ. Или вы хотите спарсить пользователей. Создаете чек-лист, чтобы понимать, по какому принципу настраивать поиск.

Кстати, чек-листы могут быть специальными (под конкретную задачу, продукт, мероприятие) или универсальными.

Если задача глобальная, она может включать в себя все вышеперечисленные типы чек-листов. Например, для запуска крупного проекта или достижения уровня личностного роста недостаточно одного чек-листа.

Заключение

Если вы никогда не пользовались чек-листами — советуем попробовать. Они реально облегчают жизнь и создаются в пару кликов. Есть также сайты с готовыми шаблонами чек-листов, если лень придумывать пункты самостоятельно.

Полезные ссылки:

• ТОП-7 облачных хранилищ
• Как стать блогером на YouTube
• ТОП-10 лучших CRM-систем

Советы

Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться

+ несколько сервисов для создания чек-листов

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.

Чек-листы — это один из самых популярных инструментов современного тайм-менеджмента. В этой статье мы расскажем о том, почему они сегодня так востребованы и в каких ситуациях они могут применяться.

Что такое чек-лист

Чек-лист (check-list, или проверочный список) — это перечень, состоящий из пунктов, которые нужно выполнить либо проверить. Простыми словами, чек-лист — список каких-либо дел на выполнение.

К чек-листам относится и список покупок для магазина, и список дел на день, и даже кулинарный рецепт. Отличие чек-листов от обычных списков в том, что они предполагают активные действия читателя, а не просто пассивное чтение. Продвигаясь по чек-листу, мы выполняем какие-то задания или проверяем некие условия, а потом обязательно отмечаем то, что сделали или проверили.

История чек-листов

История возникновения чек листов связана с авиацией. По крайней мере, именно ей приписывают контрольные списки как официальное явление. В 1935 году в США во время испытаний разбился бомбардировщик Boeing B-17. Как показали расследования, катастрофа произошла из-за ошибки командира экипажа Питера Хилла: он был плохо знаком с особенностями новой модели и перед взлетом не проверил стопор рулей. Газеты окрестили бомбардировщик «слишком сложным, чтобы на нем летал человек». Производитель не стал упрощать летательный аппарат, а создал список для пилотов, что делать. Все детали были перед глазами у пилота, а не только в его памяти. Решение сработало, и впоследствии армия заказала более 12 тысяч таких самолетов — более известных как «Летающая крепость» B-17. Вскоре чек-листы стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.

Зачем нужны чек-листы

Главная функция, для которой стоит воспользоваться чек-листом — навести порядок в расписании.

Использовать чек-лист можно, чтобы:

1. Зафиксировать все бытовые и рабочие задачи.
2. Упростить маркетинг, увеличить продуктивность сотрудников.
3. Выполнить их в срок.
4. Создать задачи для персонала и проверять их выполнение.
5. Отслеживать результат или прогресс в задаче.

Ситуации, в которых могут потребоваться чек-листы:

• Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
• Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
• Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
• Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них. Зарабатывают на чек-листах:

• Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.
• Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты на сайте, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок.
• Можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна» и добавляет популярные модели с ссылкой на сайт.
• Раздают клиентам сайта и подписчикам в качестве бонуса. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько).
• Используют как упаковку товара. Это креативный способ увеличить продажи. Например, на упаковке шоколада в шуточной форме написать, что он поможет справиться со стрессом или что-то подобное.

Чек-лист экономит время, избавляя голову от лишней нагрузки. Это руководство, которое помогает правильно выполнять любые задачи или действия с максимальной эффективностью.

Типы чек-листов

Чек-листы бывают разные по своему направлению, что отражается на их составлении. Выделяют пять видов чек-листов:

1. Do-Confirm (сделай и проверь). Подойдет для профи, которым нужен самоконтроль. В этом случае сначала выполняют задачи, а потом сверяются со списком.
2. Трекеры – это инструменты, с помощью которых можно внедрять в повседневный образ жизни или рабочий процесс какие-то полезные привычки, избавляться от вредных. Главное, что они рассчитаны на определенное количество дней. Пример: пить определенное количество стаканов воды в день или же отказаться от курения.
3. Памятки – они работают по принципу «прочитай – сделай» или Read-Do. Этот тип больше ориентирован на новичков, и пункты в нем более походят на советы. Так, если пошагово выполнять перечисленные простые действия, можно прийти к результату. Например, сбор мебели или план рабочих задач на день.
4. Развлекательные чек-листы. Это списки дел, которые нужно сделать за тот или иной период, например за лето, осень или отпуск. Они приносят удовольствие от выполнения задач и проставления галочек.
5. Бинго. Формат популярен в соцсетях. Это картинка, разделенная на несколько квадратных частей, в каждой находится фраза, характерная для определенной ситуации или группы людей. Если фраза подходит, напротив ставят галочку. Есть бинго на любые темы, например «Саморазрушение», «Бинго для рабочих совещаний».

Примеры чек-листов

Рассмотрим примеры видов чек-листов на практике.

В повседневной жизни мы постоянно ими пользуемся дома и на работе, например:

• Трекер: начали бегать по утрам или бросить курить. Можно указать в чек-листе вознаграждение: если человек каждый день в течение недели занимался спортом, то может купить себе что-то в подарок.
• Лайфхаки и советы: советы по правильному составлению резюме или лайфхаки для изучения иностранного языка.
• Развлекательный:«Чек-лист для создания осеннего настроения», «Как правильно сидеть дома в карантин». Формат часто используют в рекламе для вовлечения аудитории.
• Шаги для выполнения задачи: «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей», дорожная карта по запуску стартапа, «Как создать сайт/блог/бизнес», «Настройка бизнеса, менеджмент / SEO / CRM». По первому примеру можно попробовать выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.
• Список обязательных вещей/покупок/сервисов/приложений: «вещи, которые нужно взять в путешествие», «10 курсов по продвижению», «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
• Чек-лист для проверки: фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки. Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации. Также интернет-магазин или сайт может контролировать исполнителя, особенно при работе с фрилансером. К примеру, при заказе обозначить не просто дедлайны, но и инструкцию проверок конечных работ. Это увеличит эффективность, позволит сделать и объяснить подзадачи.
• Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра или сайта, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.

Это только небольшая часть примеров чек-листов, которые можно встретить в повседневности. Это может быть план на день с бытовыми задачами, задания по работе, план покупок и многое другое.

Как создать чек-лист и оформить

Содержание чек-листа зависит от выбранной темы. Чек-лист позволит удобно вести бизнес дела, решать задачи по маркетингу или своевременно постить в блог – у каждого собственные критерии. Важно сделать удобный для жизни план действий, составить чек-лист сложно только поначалу. Если вы используете сервис планировщик, то там можно выбрать шаблон для составления в пару шагов, посмотреть кейсы или даже пройти курсы.

Структура чек-листа примерно одинакова:

• Заголовок. Он должен быть заметным, содержательным и простым для понимания.
• Вступление. Во вступлении вы поднимаете проблему клиента и говорите, что чек-лист поможет ее решить.
• Основная часть. Главное правило при написании основной части — никакой воды.
• Заключение, краткий вывод или итоговый список, который обобщает всю полученную информацию.

Чек-лист — это не просто текстовый материал. Он должен выглядеть привлекательно, чтобы было интереснее читать и приятнее работать с материалом. Поэтому заранее подготовьте обложку (можно указать на ней заголовок, фирменные знаки, изображения), нейтральный фон, отформатируйте текст и подберите изображения при необходимости.

Основные правила и этапы создания чек-листа:

1. Выбор цели, целевой аудитории и формата. Подготовка чек-листа начинается с аналитической работы. Вначале надо понять, кто будет читать чек-лист, какие проблемы он поможет решить. От этого будет зависеть формат чек-листа.
2. Разделите задачу на этапы — это будет своеобразный каркас списка.
3. Далее следует детализировать каждый этап по хронологии, разбить его на отдельные операции.
4. Продумать, какие ошибки могут быть допущены работниками (если это чек-лист для них) на любой из этих стадий, и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.
5. Протестировать получившуюся пробную версию чек-листа.
6. При необходимости внести исправления и дополнения.

Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом в чек-листе является проверка отчетов в сервисе сквозной аналитики для контроля ситуации и быстрого реагирования, если что-то идёт не так.

Оформления чек-листа зависит от выбранного приложения или сервиса. Услуги специалистов обычно не требуются, чтобы сделать чек-лист. Технических аспектов немного, сервисы позволяют просто, быстро и удобно составлять планы. Если чек-лист коммерческой направленности с большим перечнем категорий, то чтобы ничего не упустить, лучше обратиться к специалистам или знакомым. Самостоятельно разработать может быть сложно.

Преимущества и недостатки

Рассмотрим преимущества и сложности, которые могут появиться при использовании чек-листов для различных кейсов и задач.

Плюсы

Минусы

Гибкость — этот вид простой проверки может быть использован во всех уровнях и типах тестирования, хоть и в разной форме, помимо этого, его легко адаптировать под нужды конкретной задачи. Простота создания и поддержки — создать, использовать и поддерживать контрольный список несложно, помимо этого, существует довольно много легкодоступных инструментов, но их я рассмотрю в конце статьи. Простота визуализации — легко понять, что уже готово, что не готово, оценить просто возможность передачи задачи в работу, например или изучить продукт или его часть на наличие и состояние критических проблем без траты времени на поиск в jira или подобных системах. Геймификация. Некоторые люди при выполнении какой-то работы очень любят ставить галочки или крестики, таким образом отмечая завершение процедуры. Это превращается в своеобразную игру – чем больше отметок, тем лучше. Это позволяет создать просто расслабленное настроение, ничего не будет мешать и удобно выполнять. Чек-листы можно использовать для прививания дисциплины. Делегирование полномочий и декомпозиция. Если подробно устанавливать некоторые рабочие этапы, становится очевидно, какие задачи можно выполнить самостоятельно, а какие просто поручить другим. + Раскрыть Исключение или предупреждение ошибок. Можно устранить вероятность возникновения огромного количества сбоев или несостыковок, если сделать продуманный план. Мотивация. Когда человек наблюдает за процессом выполнения работы через чек-лист, он наглядно видит прогресс. Это дает чувство удовлетворения и мощный толчок для более быстрого завершения дел. Организация и совершенствование процессов. В результате обеспечивается прямое выполнение задач, люди становятся в разы более организованными. Получение аналитических данных. Всю информацию потом можно собрать и построить на ее основе графики, гистограммы или диаграммы. Экономия времени. Использование шаблона – это экономия времени на ежедневное составление и структурирование списка дел. Человеку не придется долго сидеть и думать, что же делать дальше, ведь самое главное всегда будет под рукой.

Слабая детализация для некоторых целей. Например, вашей команде содержание будет понятным, но заказчикам может быть непонятна суть. Из-за этого сложно использовать для отчетности, чаще в жизни чек-листы используют только для команды. Различия в интерпретации. QA инженеры с различным опытом могут выполнять одинаковые задачи, используя различные подходы, что может быть одновременно и плюсом и минусом. Не подходят для новичков и джунов. Если опытный сотрудник без проблем может понять, что следует проверить, проконтролировать и учесть с помощью списков, с новичком есть вероятность, что такого уровня будет мало. Создание чек-листа может быть формой прокрастинации. Это когда вместо выполнения простой задачи люди тратят время на чрезмерно детальное планирование. Есть риск непреднамеренного саботажа пунктов списка во время работы. Поэтому важно объяснить всем участникам каждый пункт максимально подробно. Рутинная работа по списку. После внедрения типовых чек-листов сотрудники скорее будут слепо двигаться по готовому алгоритму, чем привносить что-то новое в процесс работы.

Чем чек-лист отличается от гайда и списка дел

Часто эти понятия — гайд, список дел (to do list) и чек-лист (check list) — употребляются как синонимы, но это не совсем верно. Все эти инструменты помогают запоминать какие-то вещи и содержат рекомендации по выполнению задач, но на этом их сходство кончается. Разберем каждый тип и отличие с примером.

Допустим, нужно испечь кекс. Составим список дел, гайд и чек-лист для данной задачи:

1. Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности. У руководства могут быть различные варианты действий. В нашем примере, это может быть задача по покупке ингредиентов, взбиванию блендером крема и по выпечке коржей в духовке при температуре 180 градусов. Если пропустить какое-либо действие из гайда, то результат не получить.
2. Список дел составляется для каждой конкретной задачи и используется всего раз, а чек-лист помогает контролировать повторяющиеся процессы. Чек-лист состоит из обязательных пунктов, а пункты из списка дел можно перенести, изменив очередность, либо вовсе не делать. Например, для выпечки нужно подготовить все ингредиенты и необходимое оборудование, прежде чем начинать процесс — составить список дел. В него может войти список ингредиентов, которые нужно приобрести, или задачи. Этот вид носит более конкретный характер и помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас.
3. Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий. Например, здесь есть четкие пошаговые задачи для выпечки, которые необходимо соблюсти в точности.

В отличие от всего вышеперечисленного, чек-лист обычно содержит инструкции, как сделать то или иное дело. А также подробные шаги, которые нужно выполнить, чтобы сделать его хорошо. Чек-лист — это пункты, которые нужно проверить, чтобы результат получился идеальным. Если пропустить какой-нибудь из пунктов чек-листа, то результат всё равно получится.

Чек-лист — это проверочный список, который помогает делать что-то идеально и постоянно, выполнять задачи быстрее и эффективнее. Он позволяет достичь высокого качества и уменьшить количество ошибок.

Приложения и сервисы для создания чек-листов

Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме. Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но не обязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные удобные конструкторы.

Разберем популярные программы, где можно создать чек-листы:

• Canva. Это универсальный сервис, в котором можно разработать дизайн или воспользоваться шаблоном. Сервис доступен для использования как на платной, так и бесплатной основе.
• TestRail. Сервис мобильного аудита полного цикла на основе чек-листов. Основная специализация — автоматизация бизнес-процессов.
• TestLink. Комплексная система тест-менеджмента.
• Trello. Имеет функционал составления чек-листов в рамках задач.
• Google.Sheets — этот инструмент в представлении не нуждается. Тем не менее это, конечно, не единственное решение с таблицами, Excel тоже подойдет!
• Microsoft To Do (ранее Wunderlist) — отличное решение для чек-листов. Предусмотрена генерация задач из электронной почты, также интеграция с Dropbox, Slack и Zapier.
• Miro. В этом приложении удобно создавать уже Mind Maps.
• Jira. Есть много вариантов встраивания под разные задачи + доп. Инструменты, такие как этот.
• Venngage. Сервис, позиционирующий себя как инструмент для создания инфографики, имеет множество шаблонов для графического дизайна, среди которых презентации, баннеры, диаграммы, отчеты, открытки, офферы и др.
• Adobe Creative Cloud Express. Множество шаблонов и возможностей для чек-листов.
• 365Done. Самый популярный сайт в рунете для создания чек-листов. Он русскоязычный, поэтому практически все представленные шаблоны или готовые списки идут на русском языке. Пользоваться им можно как бесплатно, так и платно – для этого есть возможность денежной поддержки проекта или покупка тетрадей, дневников и книг в магазине.
• Any.Do. Приложение позволяет вести учет ежедневных дел и составлять красивые, аккуратные чек-листы.
• WorkFlowy. Функционал обширен – тут можно подбирать разные форматы и делиться ими с коллегами, вписывать задачи в свое или чужое расписание, добавлять заметки.
• Planfix это центр управления компанией. Здесь ставят и выполняют задачи, управляют проектами, планируют работу и достигают цели.
• Чек-лист | Эксперт. Этот вариант прекрасно подходит для ситуаций, когда вы выполняете большое количество типичных задач, но при этом необходимо проконтролировать все их этапы.
• Checkli. Англоязычный аналог “Чек-лист | Эксперт”.
• Notion. Возможность командной работы над проектами, интеграция с популярными сервисами (Google Drive, Figma, Twitter, Slack, Invision и др.) и большой набор шаблонов для ведения задач еще больше расширяют функциональность сервиса.
• Evernote Business. Одно из самых популярных приложений для создания заметок поможет не только составить to-do-списки, а и сохранить нужную информацию в различных форматах.
• OneNote. Сервис напоминает электронную записную книжку: можно создавать разделы и страницы, делать заметки на полях и даже рисовать, как бы вы это делали в обычном блокноте.
• Todo.txt. Это технология работы с задачами. Система Todo.txt предполагает создание простых файлов, с которыми можно работать как в обычном “Блокноте”, так и в различных специальных сервисах.
• Remember The Milk. Напоминания о заданиях, созданных в этом планировщике, могут приходить на почту, в мессенджеры, по SMS, через мобильные приложения, в Twitter. Благодаря привязке к Google Maps можно привязывать напоминания к месту.
• Any.do. Софт имеет две основные функции: создание чек-листов и заполнение календаря-ежедневника. Есть синхронизация с Google Календарем и iCloud.
• TickTick. Менеджер задач, где реализован широкий набор как стандартных функций, так и продвинутых фишек.
• Todoist. В приложении можно создавать проекты, разбивать их на отдельные задачи и вести их совместно с командой. Большинство популярных функций — таких как напоминания, метки, приоритетность, загрузка файлов, комментарии и фильтры — доступны только в премиум-версии.
• MyLifeOrganized. Программа предлагает автоматическое составление списка заданий, к которым следует приступать далее, позволяет выстраивать гибкие иерархии и создавать зависимости между действиями. Только для личного пользования.
• Habitica. Игровое приложение Habitica для выработки полезных привычек, ведения личных задач и достижения целей. Выполняя задания из списка, вы прокачиваете своего персонажа, получая более продвинутые доспехи, навыки и артефакты.
• Connecteam. Приложение для работы малого бизнеса. Пользователям доступна возможность заполнения планов, форм, отчетов, заточенных под дистанционную работу.
• Zenkit To Do. Программа подходит для решения рутинных задач. Присутствует бесплатный тариф.
• Google Keep. Google предлагает возможности для создания ежедневных чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки. Кроме того, вы можете ставить теги, структурирующие контент по темам.
• JotForm. Конструктор для сбора информации и создания различных чек-листов, в том числе в PDF-формате. В программе есть возможность редактировать готовые шаблоны в PDF.
• 101 Planners, который похож на Canva, только с чуть менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Шаблоны полностью бесплатные — вдруг приглянутся именно эти.
• CheckOffice служит для автоматизации чек-листов, выявления и устранения нарушений в сетевых компаниях любого размера.

Полезные советы

Чтобы чек-лист был успешно внедрен в жизнь, нужно сделать его согласно правилам: максимально лаконичным и понятным. Обратите внимание на эти советы:

1. Определитесь с целью и аудиторией чек-листа.
2. Записывайте в виде списка все задачи, которые помогут достичь конкретной цели.
3. Начните с внедрения в те области, где начались проблемы с упорядочиванием процессов.
4. Формулируйте результат, который вам нужен, и разбейте на этапы процесс его достижения. У вас должен получиться список задач, которые можно будет пошагово выполнить за один раз.
5. Расставляйте приоритеты. Заносите в чек-лист основное, удалите лишние задачи.
6. Пишите просто и кратко. Смысл в том, чтобы задача была понятна с первого раза за пару минут, не пугала объемной или путаной формулировкой.
7. Один пункт — одно действие. Например, «заказать духи, когда получу деньги» — это два действия: «получить деньги» и «заказать духи».
8. Лучше объединить задачи, которые либо имеют что-то общее, либо их нужно выполнять в определенной последовательности.
9. Делайте не больше 20-25 пунктов. Если список получается слишком длинным и пунктов больше, то рекомендуем разбить его на несколько логических частей, после для каждой составить свой чек-лист. Чек-листами должно быть удобно пользоваться.
10. Пункты в чек-листе пишутся исключительно в утвердительной форме: «Открыть документ», «Зайти в меню». Можно использовать повелительное наклонение: «Откройте документ», «Зайдите в меню».
11. При оформлении не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от сути чек-листа. Оптимально — 2-3 цвета. Если цветов больше, то они должны быть неяркими.
12. Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать максимум полезной информации без воды.
13. Структура. Желательно использовать 3 колонки. В первой — порядковый номер, во второй — формулировка задачи, в третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки.
14. Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
15. Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.

В чек-листе можно ставить не только галочки (выполнено), но и другие обозначения. Например, крестик — не удалось выполнить. Заранее продумайте эти обозначения.

Часто задаваемые вопросы

Раньше чек-листы составляли на бумаге, но сейчас можно с помощью программ: в онлайн-календарях, таблицах в Word и Excel, заметках в телефоне. Если планируете использовать чек-листы многократно, лучше использовать специальные сайты, которые мы разобрали в статье.

Под процессом подразумеваются действия на пути к определенному результату, то есть к цели. Процессы могут быть разовые или периодические, например, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные. Цель — это конечный результат чек-листа, ради которого он был составлен.

Подробно то, как составить список задач описали выше. Но цифровые решения не просто записывают нужные шаги, но и позволяют:

• Собирать информацию и из нее создавать список дел.
• Отображать задачи или проект в режиме реального времени.
• Отправлять напоминания о задачах.
• Обеспечивать работу в команде.
• Отслеживать ежедневные задачи.
• Добавлять фотографии, видео, электронную подпись, а также GPS-метки для дополнительной информации.
• Отслеживать ход выполнения задач и проектов.
• Для создания электронных чек-листов существует бесчисленное множество приложений. Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, определитесь с теми задачами, которые вы планируете решать с помощью такого ПО.

Для этого выбирайте нужное приложение и следуйте инструкции.

Чек-листы могут быть применимы во всех сферах. Они могут выступать в роли списка дела, поэтапного руководства по решению задач или контроля выполнения, для организации командной работы, диагностики проблема в организации, поиска идей и многого другого.

Это тот же перечень задач, но в бизнес-плане. То есть задачи составлены для менеджера (по типу скрипта продаж), маркетолога, команды в целом. Это как некая пагинация, так как нумерует порядок дел по их важности и скорости выполнения. Иногда, даже самая популярная CRM-система так не помогает в бизнесе, как готовый чек-лист.

Заключение

Правильно составленный и оформленный чек-лист, в зависимости от цели, идеальный инструмент для привлечения новых клиентов, повышения продаж, налаживания рабочих процессов или развития самодисциплины. Чек-лист для сотрудника, – главный инструмент самоконтроля. Он будет помогать не забыть о важном. Сможет защитить и от недопонимания. В конечном итоге выигрывают все – и работники компании, и клиенты, ведь такой способ проверки позволяет увеличить качество обслуживания, сокращая расходы. Чек-лист в личной применении высвобождает ментальные ресурсы для того, чтобы было время сосредоточиться на сложном. Помогает быть дисциплинированным.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Содержание

Что такое чек-лист — известно каждому пилоту. Собственно, авиация — это и есть, как принято считать, та отрасль, которая дала миру чек-листы. В своё время авиаторы поняли — процесс управления летательными аппаратами настолько усложнился, что для обеспечения безопасности полётов просто необходимо дополнительное средство контроля даже малейших процедур. Внимание: в конце статьи бонус для маркетологов.

До сих пор использование чек-листов или, на русский манер, контрольных карт — обязанность пилотов, в то время как подавляющее большинство специалистов может позволить себе роскошь пренебрегать ими. Отдельные карты на запуск двигателей, руление, взлёт и так далее — необходимое условие обеспечения сохранности человеческих жизней. То же можно сказать и про хирургов, в работе которых приходится учитывать десятки критически важных факторов подготовки и проведения операций.

Что такое чек-лист

Что это всё-таки за предмет, который отвечает за жизни людей? Чек-лист — это список пунктов, составленный в произвольном виде — в блокноте, на смартфоне или маркерной доске. Обычно это, как выразились бы специалисты по базам данных, два поля — булева переменная и string. Хорошо, попроще — словесное описание процедуры и отметка «сделано».

Перед выполнением процедур, галочка ещё не проставлена, есть только список. По мере выполнения задач или проверки условий из списка, вы отмечаете пункты удобным для себя знаком, свидетельствующим о том, что проверка пройдена, действие совершено.

Причём, как можно понять из уточнений, существует много различных видов чеклистов. В контексте сферы применения бывают бытовые и профессиональные списки дел. По типу пунктов можно выделить проверку условий и постановку задач для выполнения.

Один пункт — одна задача, так как именно в целях концентрации внимания используются подобные списки.

Чем он отличается от других списков

Чек-листы часто путают с гайдами, списками дел и пошаговым планом. Посмотрим, в чем отличие листов от этих способов планирования.

От гайда

Гайд — это своего рода рекомендации. Она включает в себя действия, которые нужно совершать в определенной последовательности, например, гайд по выпечке или по использованию Фотошопа. У руководства могут быть различные варианты действий (разные ингредиенты или способы получения результата).

От списка дел

Список дел составляется для каждой конкретной задачи. Например, покупка продуктов, оборудования, мытье посуды в случае с приготовлением торта. Список дел характеризуется возможностью сосредоточиться на делах, которые нужно сделать здесь и сейчас. При этом порядок действий не имеет значения.

От пошагового плана

Пошаговый план — это поэтапная инструкция, которой необходимо строго придерживаться для получения результата. Здесь нельзя отменить или перенести следующий пункт, так как важна установленная последовательность действий.

Функции чек-листов

Главная функция чек-листов — наводить порядок в расписании. Они нужны для того, чтобы:

• зафиксировать все бытовые и рабочие задачи;
• выполнить их в срок;
• отслеживать результат или прогресс в задаче.

Область применения

Среди бытовых примеров легко подобрать несколько, только вспомнив себя и свою семью. Например, чек-листы сбора портфеля для ребёнка:

• Дневник
• Пенал
• Папка с тетрадями
• Учебники
• Сменная обувь

Чек-лист выхода из квартиры для делового человека:

• Кошелёк
• Ключи
• Паспорт
• Ручка
• Визитки
• Гарнитура

Те, кто самостоятельно планирует свой отпуск, наверняка прекрасно знают процедуру получения шенгенской визы:

• Анкета
• Фото
• Справка с работы
• Копии трудовой книжки
• Выписка с банковского счёта
• Бронь жилья
• Бронь транспорта
• …

Такой подход помогает быть более организованным и собранным.

Назначение

Чек-листы применяются в качестве:

• Руководства к действию

Если для достижения какого-либо результата вам необходимо проделать последовательность действий, может пригодиться план. Пошаговый план действий, записанный на носителе, будь то смартфон или блокнот, станет отличным чек-листом.

Для домохозяйки это может быть рецепт приготовления обеда. Листок бумаги, на котором записан алгоритм действий — «залить воду в кастрюлю», «томить в духовке полчаса» и другие — наиболее знакомый и проверенный временем подход.

Команда инженеров на производственной линии сборки сложной техники обязательно пользуется инструкцией, где прописана последовательность действий. Когда речь идёт о высокотехнологичных проектах, ошибки недопустимы.

• Средства контроля параметров

Разница может быть едва уловимой, но всё же существует своя специфика у процессов, которые требуют не выполнения чётких действий для получения конкретного итога, а, скорее, проверки состояния систем.

Чаще это касается чек-листов, в которых последовательность выполнения пунктов может не быть критичной, как, например, со списком продуктов в магазине — вам не обязательно покупать их в строгом порядке. Основное назначение таких чек-листов — напомнить, что именно нужно сделать, или в каком состоянии должна находиться та или иная система.

Веб-мастер может самостоятельно изготовить себе чек-лист по настройке новой рекламной кампании. Документ позволит проконтролировать, количество объявлений, группы объявлений, бюджеты и аудитории, все ли площадки запущены.

• Инструмента мотивации

Немало людей чувствительных, да и вполне обычных знают на собственном опыте, как тяжело и временами страшно приступать к одной большой задаче. Тем не менее, как говорится, слона надо есть по кусочкам. Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микро-задачами заполняются галочками.

Также чек-листы можно применять для выработки полезных привычек. Составьте себе ежедневный план по правильному питанию или физической активности. Так будет легче контролировать себя и достигать успехов.

Для более комплексного подхода к личной эффективности, обратите внимание на материал Как применять правило Парето: примеры закона 80 на 20 в бизнесе и жизни.

Внедрение чек-листов часто встречает сопротивление со стороны исполнителей, которые не хотят чувствовать себя роботами. Идеально сначала «продать» им идею использования чек-листов. Пояснить, что чек-лист не автоматизирует их деятельность и не принижает опыт, профессионализм и компетенции, а наоборот освобождает мозг исполнителя от рутинных действия, позволяя сконцентрироваться на более сложных или творческих задачах.

Ситуации

• Выполнение задач. Самый распространённый вид чек-листов. Используются, чтобы описать порядок шагов, ведущих к достижению цели. Не годятся для экстренных ситуаций.
• Экстренные. Для критических событий используются специфические чек-листы. Говоря, опять же, о знакомых нам пилотах гражданской и военной авиации, можно упомянуть, что у них есть не только взлётно-посадочные чек-листы, но и алгоритмы действий на случай отказа двигателя или ухода на второй круг при неудавшейся посадке.
• Координация. Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
• Выработка дисциплины. Выше уже упомянуты чек-листы мотивации — собственно, речь о том же.
• Срочные действия. Так называемые To-Do листы для экспресс-выполнения задач.

Мы в Колтач создали умные чек-листы для интернет-маркетологов. С помощью интерактивного инструмента можно учесть все этапы запуска проекта и проконтролировать выполнение задач. Выбрать можно из 10 чек-листов под специфические ситуации:

• Настройка обратного звонка для контекстной рекламы;

Попробуйте виджет обратного звонка Calltouch, у него простые и гибкие настройки. И много возможностей — вызов обратного звонка можно настроить на любую форму с полем телефона.

• Проверка ключевых настроек рекламных кампаний в Яндекс;
• Проверка важных настроек рекламных кампаний в Google;
• и другие.

Преимущества

Чек-листы позволяют освободить «оперативную память» мозга от рутинных задач и процессов. Если постоянно держать в голове много мелочей, это отнимает много энергии, снижает концентрацию внимания, приводит к расфокусировке и бессилию.

Явными преимуществами данного метода являются:

• Существенное повышение производительности. Вы экономите массу времени и не задействуете собственные ресурсы, чтобы постоянно держать в голове второстепенные детали. Все усилия направлены на выполнение основной задачи, поэтому всё удаётся быстрее и с большим КПД.
• Исключение или уменьшение количества ошибок. Если последовательность действий зафиксирована, то большая часть работы уже выполнена. На этапе планирования уже не может произойти ошибки — план закреплён в чек-листе, по которому вы двигаетесь. Всё внимание сосредоточено на процессе выполнения важнейшей части проекта.
• Упрощение процесса делегирования. Вместо того, чтобы вытаскивать из памяти и заново формулировать порядок выполнения одной или многих процедур, вы передаёте коллегам или подчинённым готовый алгоритм, где всё учтено. Вы не тратите время и силы на интернирование кадров, а продолжаете заниматься насущными делами в то время, как те успешно вливаются в процесс с помощью чек-листов.
• Формирование дисциплины. Чёткий выверенный алгоритм подстёгивает к регулярной активности, помогает быть продуктивным.
• Облегчение контроля исполнения задач. Помимо того, что вы понимаете, как ставить задачи, с чек-листом вы также ясно видите, как проверять результат их выполнения.

Виды чек-листов

Сделай-проверь (do-confirm).

Подходит для опытных исполнителей, которые просто должны проверить, что ничего не упущено.

Прочитай-сделай (read-do).

Ориентирован на новичков. Нужно просто читать и пошагово выполнять достаточно простые действия. К примеру, сборка мебели.

Что такое процесс и цели в чек-листах

Под процессом мы подразумеваем действия на пути к определенному результату, то есть к цели. Процессы могут быть разовые или периодические, например, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные.

Чек-лист для описания процессов

С помощью таких чек-листов вы фиксируете шаги к реализации отдельной задачи. Один и тот же лист можно использовать повторно, например, список вещей для путешествий.

Чек-лист для проверки

Чек-листы — удобный инструмент проверки конкретных признаков, например:

• Проверка прогресса.  Пригодится типмлидам и продакт-менеджерам, чтобы отслеживать ключевые моменты задачи.
• Проверка правильности. В листе указаны критерии, по которым можно оценить качество продукта или работы.
• Изучение технических характеристик продукции. Например, перед покупкой телефона вы смотрите на количество мегапикселей, объем памяти корпуса и операционную систему.
• Сбор информации для анализа. Если вам нужно собрать информацию про конкурентов, выделите для себя важные вопросы в чек-листе, чтобы не потеряться в процессе поиска.

Все эти пункты применимы и для бытовых, и для рабочих вопросов.

Оформление чек-листа

• Важно определить тип чек-листа.
• Желательно использовать 3 колонки. В первой — порядковый номер, во второй — формулировка задачи, в третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки.
• Один пункт включает в себя одно простое действие.
• Каждый пункт формулируется лаконично из 2-3 слов.
• В один чек-лист оптимально включать от 5 до 20 пунктов. Если требуется больше, то лучше разбить процесс на этапы и для каждого этапа разработать отдельный чек-лист.
• Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
• Пункты должны быть расположены в логичной последовательности.
• Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.
• Нет необходимости стараться указать абсолютно всё. Достаточно включать самое важное, что непосредственно влияет на достижение результата или его качество.
• При оформлении желательно использовать не более двух цветов. Для выделения текста и расстановки акцентов лучше использовать заглавные и курсивные буквы, а не разные цвета, чтобы пёстрое оформление не отвлекало внимание.

Чек-листы, имеющие отношение к определённым поведенческим триггерам, лучше всего располагать там, где эти самые триггеры чаще всего срабатывают. Например, напоминание о том, что нужно сделать зарядку до завтрака, можно разместить возле чайника на кухне. Личные — в смартфоне, на рабочем столе компьютера, ноутбука, планшета или в ежедневнике. Рабочие — на видном месте или рабочем столе компьютера сотрудника. Доступ к коллективным чек-листам должен быть быстрым и удобным для скачивания и распечатывания. Рекомендуем использовать облачные хранилища.

Для интернет-маркетолога неотъемлемым и ежедневным пунктом в чек-листе является проверка отчетов в сервисе сквозной аналитики для контроля ситуации и быстрого реагирования, если что-то идёт не так.

Например, в Calltouch есть специальные дашборды как раз для этой цели, в которые вы можете вывести ключевые показатели в наглядном виде. Панели агрегируют информацию из виджетов на сайте. У пользователя появляется возможность скомбинировать только самые важные метрики и отслеживать их непрерывно. Например, построить статистику воронки продаж.

Где создать чек-лист

Чек-лист составляется на бумаге, в современных текстовых редакторах или в таблицах Excel или OpenOffice. Для более сложных вариантов чек-листов есть приложения с расширенным функционалом.

Примеры чек-листов

Существует несколько распространенных форматов чек-листов, которые удобно применять в повседневной жизни.

Трекер

Этот формат направлен на то, чтобы отслеживать регулярность определенного действия. Это удобно, чтобы внедрять полезные привычки и следить за числом прошедших дней. Трекеры также могут включать в себя мотивацию, например, покупка приятного подарка, если человек не бросил свои занятия через неделю.

Бинго

Бинго — это аналог лото, который обрел популярность в соцсетях. Только это не поле с цифрами, а изображение, поделенное на несколько квадратов. В каждой секции есть фраза, характеризующая ситуацию или поведение группы людей. Если вы видите, что фраза в квадрате для вас жизненная — зачеркивайте квадрат. Бинго может состоять из любых тем: от личных вопросов до рабочих совещаний.

Развлекательный чек-лист

Этот формат не подойдет для решения сложных, многоступенчатых задач. Он создается именно для развлечений. Сюда, например, можно отнести чек-лист «Создание осеннего настроения», «Обустройство рабочего места», «Что нужно успеть сделать до … лет».

9 лучших онлайн-приложений для создания чек-листов

Чтобы не думать над оформлением и структурой чек-листа, воспользуйтесь специальными приложениями. Мы подобрали для вас 9 популярных программ для этой задачи.

Connecteam

Приложение для работы малого бизнеса. Пользователям доступна возможность заполнения планов, форм, отчетов, заточенных под дистанционную работу. Connecteam предлагает бесплатный тарифный план, совместимый с работой на смартфоне.

Zenkit To Do

Программа подходит для решения рутинных задач. Информация собирается в одном месте и касается разных сфер: от чек-листов по работе с клиентами до технических документов. Присутствует бесплатный тариф.

Any.do

Софт имеет две основные функции: создание чек-листов и заполнение календаря-ежедневника. Функции дают возможность строить планы в соответствии с расписанием или местоположением, делиться задачами с другими пользователя. Есть синхронизация с Google Календарем и iCloud.

Evernote Business

Еще один инструмент для работы малого бизнеса: он используется преимущественно как облачное хранилище. Также программа позволяет разработать чек-листы, синхронизировать задачи между сотрудниками для их согласования.

Google Keep

Google предлагает возможности для создания ежедневных чек-листов. В них можно добавлять списки, голосовые записи, изображения и заметки. Кроме того, вы можете ставить теги, структурирующие контент по темам.

WorkFlowy

Это планировщик с бесплатным тарифным планом для чек-листов. В бесплатном тарифом можно писать до 100 чек-листов ежемесячно. Созданные документы можно отправлять другим пользователям, вписывая туда расписание сотрудников.

#365done

Конструктор формирует простые чек-листы с помощью встроенных шаблонов. Шаблоны предлагаются на разные темы: от еженедельного расписания до трекеров. Присутствует простой визуальный редактор, в котором вы можете менять макет под необходимую задачу.

Remember The Milk

С этим приложением вы создадите базовые чек-листы, которые можно синхронизировать сразу на нескольких устройствах. В документах можно ставить напоминания, дедлайны и определять приоритеты выполнения задач.

JotForm

Конструктор для сбора информации и создания различных чек-листов, в том числе в PDF-формате. В программе есть возможность редактировать готовые шаблоны в PDF. В настройках вы можете установить напоминания, которые приходят на электронную почту.

Как и обещали – бонус

Мы выяснили, что чек-листы, пришедшие к нам из авиации, полезный и важный инструмент. Маркетинг, по сути, то же пилотирование: одно неверное движение, и ваша реклама не взлетит. Чтобы такого не произошло, мы подготовили для вас чек-лист настоящего маркетолога, где учли все необходимое. Дьявол кроется в мелочах. Не упустите ни одну из них. Забрать бесплатные чек-листы.

Итог

Чек-лист — инструмент для решения профессиональных и личных задач. Главный принцип хорошего чек-листа — последовательность, логичность и краткость. С ними вы можете привести планы в порядок на бумаге или в мобильных приложениях.

Самый простой способ избежать ошибок в работе — это выполнять свои задачи по чек-листу. Расскажем, как создавать удобные чек-листы на обычной бумаге и в планировщике SingularityApp.

Человеку, как известно, свойственно ошибаться. И львиная доля этих ошибок приходится на наши повседневные дела.

Вот несколько типичных ситуаций:

1. Мы подходим к дверям офиса и выясняем, что забыли дома ключи.
2. Мы приезжаем в командировку. Разбирая в гостинице чемодан, обнаруживаем, что не взяли зарядку для телефона.
3. Мы засыпаем в хлебопечку необходимые ингредиенты, запускаем программу выпечки и отправляемся смотреть фильм. А через час с ужасом понимаем, что не положили в тесто дрожжи.

Разумеется, здесь ничего совсем уж ужасного не произошло. Однако даже такие «мелочи» способны надолго испортить настроение.

У перечисленных выше ситуаций есть общее свойство. Испечь хлеб, собраться на работу или в командировку — это все задачи, которые состоят из множества отдельных шагов.

И удержать эти шаги в голове довольно сложно. Мы не машины, и наша способность к запоминанию информации ограничена. Более того, точно так же ограничена и наша способность к вниманию. Стоит нам заболеть, недоспать или перенервничать, как мы начинаем совершать одну ошибку за другой.

К счастью, для решения этих проблем есть один очень простой и проверенный рецепт — работа по чек-листу. Нужно просто разбить сложные задачи на отдельные шаги и превратить их в контрольные списки:

Чек-листы полностью снимают все ограничения нашей памяти и внимания. Даже если устали или не выспались, мы уже ни о чем не забудем.

Как создать свой чек-лист на бумаге

Такие чек-листы можно использовать много раз подряд. Кстати, саму таблицу чертить не обязательно: достаточно просто взять бумагу в клеточку.

Как создавать чек-листы в SingularityApp

Все, теперь можно приступать к составлению списка шагов. Пункты чек-листа при необходимости можно двигать и менять местами.

После добавления к задаче контрольного списка рядом с ней появится специальный значок. Он напомнит, что нужно заглянуть в свойства задачи и воспользоваться чек-листом для ее выполнения.

Советы

1. Чек-листы больше подходят для задач, которые повторяются и повторяются в неизменном виде. Например, нам каждый месяц приходится оплачивать коммунальные платежи, и эта задача состоит из одних и тех же шагов: вода, свет, отопление и т.д.

   Если же «многошаговая» задача не повторяется или каждый раз видоизменяется (как, например, список покупок), то в Сингулярити ее удобнее планировать не как задачу, а как проект.

2. Часто бывает так, что задача не имеет четкого интервала повторения. Например, мы регулярно ездим в командировки, но эти командировки происходят хаотично и в разные дни. Специально для таких «спонтанных задач» полезно создать отдельный проект, в котором у нас будут храниться чек-листы на все случаи жизни.

3. Некоторые задачи предполагают взаимодействие с различными веб-ресурсами. Удобно добавлять ссылки на эти ресурсы прямо в чек-лист — это очень экономит время.

4. Иногда нужно передать чек-лист другому человеку. Например, мы хотим поделиться опытом с коллегой или дать своему сотруднику инструкцию по выполнению задачи. В этом случае нужно создать отдельный проект, поместить в него задачи-инструкции и пригласить в проект нужных людей (подробнее об этом — в статье о делегировании).