Мы срываем дедлайны, даже если задача не суперсрочная и время её выполнения мы определяли сами. Вот четыре способа исправить это и всегда завершать работу вовремя.
1. Сделайте проект более срочным для себя
Любую задачу, если вы не считаете её срочной, легко отложить. Действительно, если до окончания работы у вас ещё целый месяц, можно не торопиться и заняться чем-то более приятным. Но такой подход, как правило, оказывается губительным: время пролетает быстро, а это грозит бессонной ночью накануне сдачи проекта.
Совет прост: сдвиньте дедлайн в своём личном рабочем графике на более ранний срок.
Вместо того чтобы дать себе на реализацию проекта месяц, отведите на него неделю. Даже если вы не уложитесь в семь дней, у вас останется время на доработку, улучшение важных мелочей, которые обычно всплывают в последний момент.
2. Установите свой личный срок
Все мы разные. Наверняка во время мозговых штурмов и обсуждений проекта вы слышали, как коллеги предлагают самые разные пути решения проблем. Опираясь на собственные навыки, опыт и предпочтения, вы сумеете создать для себя лучший план выполнения проекта, не оглядываясь на остальных.
Известный бизнес-тренер Карсон Тэйт (Carson Tate) делит людей по продуктивности на четыре категории:
- организаторы — реализуют проекты, используя привлечённых сотрудников;
- расстановщики приоритетов — сосредоточены на основной идее;
- визуализаторы — никогда не теряют происходящее из вида;
- планировщики — умеют приводить в порядок даже мелочи.
Вместо того чтобы в очередной раз сказать: «Я должен выполнить это до такого-то числа», просто полностью сосредоточьтесь на задаче. Вы можете погрузиться в проект сразу с головой либо выполнять его частями параллельно с другими задачами. Главное, определите, что лучше именно для вас.
3. Поставьте достижимую цель
Все мы хотим выполнить работу лучше и быстрее. Но порой сложно сделать первый шаг, справиться с ощущением, что вам предстоит сдвинуть гору. Возникают сомнения: а стоит ли вообще приступать, если задача сложна и, возможно, невыполнима?
Попробуйте разбить проект на несколько небольших, но легко выполнимых этапов. Представьте, что вы должны работать 10-минутными отрезками. Вам придётся определить, что бы вы могли сделать за это время. Возможно, получится придумать дизайн, сделать два или три слайда, поправить написанный ранее текст?
Этот способ хорош, когда вы не решаетесь приступить к работе, а значит, отодвигаете всё дальше срок сдачи проекта. Начните с небольшого 10-минутного дела. Если вам понравится делить задачу на временные отрезки, придерживайтесь этой стратегии до самого конца.
4. Определите срок осмысленно
Что произойдёт, если вы сорвёте дедлайн? Скажете себе, что это не столь важно, или будете переживать?
Если вы не чувствуете ответственности за то, что не уложились в срок, для вас нет никакого стимула его выдерживать. Нужна мотивация.
Скажите своему начальнику, что вы представите доклад в понедельник, а не просто отметьте это в своём ежедневнике. Сообщите коллеге, что доделаете свою часть проекта до конца дня. Внешний контроль позволит вам собраться и выполнить намеченное вовремя. Вы же не хотите стать обманщиком?
Дедлайн — хороший способ повысить производительность. Но он не должен выливаться в ненависть к самому себе за постоянно срываемые сроки.
Попробуйте воплотить в жизнь эти четыре совета. Возможно, вы научитесь всё успевать, получать удовольствие от работы и со временем выполнять больший её объём за то же время.
Дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект. Дедлайном может быть календарная дата, день недели, время или даже наступление какого-нибудь события. Вот несколько примеров:
- Построить новый мост до 15 июня 2022 года.
- Обновить дизайн сайта до 5 мая.
- Подать налоговую декларацию до 30 апреля.
- Написать статью к пятнице.
- Заплатить за свет до 12 марта.
- Сдать зачет до 14 апреля.
- Написать отчет к 15–00.
- Купить чай и конфеты к ужину.
- Навести порядок в квартире до приезда гостей.
- Укрыть розы до первых заморозков.
- Похудеть к пляжному сезону.
Дедлайны — это одно из ключевых понятий тайм-менеджмента, а также любого планирования вообще. Как видно из примеров выше, они используются фактически во всех сферах человеческой жизни: в учебе, в бизнесе, в управлении проектами, в законодательстве и даже в быту.
Главное предназначение дедлайнов — делать наши планы более точными и конкретными. Постановка дедлайнов помогает нам грамотно распоряжаться своим временем и получать результат именно тогда, когда это необходимо.
Невыполнение задачи к назначенному сроку называется «срывом дедлайна». Как правило, срыв дедлайна приводит к негативным последствиям. Например, если бизнесмен вовремя не подаст декларацию, его оштрафуют. А если фрилансер не закончит проект к условленной дате, он испортит себе репутацию.
Однако даже если неприятностей и не последует, нарушение сроков всегда означает, что первоначальный план по каким-то причинам сорвался. Иногда такое происходит из-за непредвиденных обстоятельств, а иногда свидетельствует о просчетах в планировании или о неправильной организации работы.
Для чего нужны дедлайны
Слово «дедлайн» обычно вызывает у нас не самые приятные ассоциации. Сразу вспоминаются авралы, сверхурочные, стрессы и различные неприятности, связанные с несоблюдением срока. Возникает закономерный вопрос: почему же люди добровольно осложняют себе жизнь этими «крайними сроками»?
На самом деле дедлайны, несмотря на все связанные с ними проблемы, дают человеку несколько очень серьезных преимуществ. Вот они:
1. Своевременное получение результата. Часто нам даже не нужно придумывать себе дедлайны: они возникают в нашей жизни сами по себе. Как правило, они обусловлены необходимостью получить конкретный результат в конкретное время.
Представим, что нам нужно подготовиться к празднованию Нового года: повесить гирлянды, украсить елку, купить продукты и подарки. У этой задачи изначально есть свой дедлайн — вечер 31 декабря. Если мы не выполним задачу к этому времени, она потеряет актуальность. Разумеется, никто нам не запретит в январе украшать елку и покупать мандарины, но привычного праздника уже не получится.
Другой пример: предположим, что сегодня нам нужно поздравить с днем рождения друга или родственника. Здесь тоже есть дедлайн — вечер этого дня. И если мы отложим задачу на завтра, нам уже придется извиняться за несвоевременное поздравление.
Таких дел с «естественными дедлайнами» у нас очень много. Вот еще примеры:
Во всех этих случаях соблюдение дедлайнов помогает нам избегать проблем или же не упускать выгоду.
2. Планирование совместной работы. Другая важная функция дедлайнов — это координация совместных усилий отдельных людей или целых коллективов.
Предположим, что над строительством дома трудятся две бригады строителей: каменщики и кровельщики. Вторая бригада не может выполнить свою часть работы, пока первая не закончит свою. Чтобы кровельщики не занимались пассивным ожиданием, а могли спокойно планировать работу на других объектах, бригадам следует договориться о дедлайне. К этому дню каменщики должны будут возвести стены, а кровельщики — завершить другие дела и подготовиться к работе.
Дедлайны помогают согласовать не только последовательные, но и параллельные этапы работ. Давайте, например, представим, что некая компания решила создать промо-страницу нового продукта. Для этого ей потребуются усилия сразу нескольких специалистов: редактора, копирайтера, иллюстратора и т. д. Вот как может выглядеть рабочий процесс в этом случае:
Если дедлайны в совместной работе поставлены грамотно, они помогут ускорить работу над проектом и избежать серьезных временных потерь. Например, без дедлайнов каменщики могли бы безосновательно затянуть свою часть работы, а потом долго ждать, когда кровельщики освободятся.
3. Рациональное распределение усилий. Зная время до дедлайна, мы можем оценить объем предстоящей работы и равномерно распределить его по времени.
Например, мы планируем написать книгу объемом 100 000 слов за три месяца. Легко подсчитать, что для этого нам придется писать примерно по 1100 слов каждый день. И это будет именно тот объем, который позволит вовремя закончить работу и не тратить на нее больше усилий, чем это необходимо.
В популярной технике SMART дедлайн считается одним из критериев правильно поставленной цели. И это не случайно: определив дедлайн, мы можем составить максимально точный план достижения цели, который избавит нас от неопределенности, спешки и нерешительности.
4. Борьба с прокрастинацией и самосаботажем. Без дедлайнов задачи выглядят необязательными для выполнения: их можно безболезненно игнорировать и откладывать на потом.
Предположим, что некий журналист решил написать внеплановую статью для своего издания. У этой статьи нет конкретной даты публикации, а значит, нет и дедлайна. И если с мотивацией или самодисциплиной у журналиста вдруг возникнут проблемы, он легко сможет найти предлог, чтобы отложить задачу («что-то я устал», «нет вдохновения», «а вот интересный видеоролик»). Да, он наверняка почувствует, что ведет себя как-то неправильно. Однако формально он может приступить к своей работе когда угодно.
Но давайте представим, что статью вдруг добавили в план публикаций, и у нее появился дедлайн. Теперь журналист твердо знает, чем он на самом деле должен сейчас заниматься, а все его отмазки автоматически становятся «незаконными». Разумеется, в этом случае журналист тоже может впасть в прокрастинацию, но на душе у него будет уже не так спокойно.
Когда дедлайн определен, задачу уже нельзя просто взять и отложить. В голове у человека включается что-то вроде таймера с обратным отсчетом, который начинает причинять ему дискомфорт и подталкивать к действию.
5. Повышение производительности труда. Дедлайны заставляют думать о своевременном завершении работы, а значит избегать задержек и промедлений.
Давайте еще раз возьмем пример с журналистом и внеплановой статьей. Предположим, что журналист все-таки преодолел прокрастинацию и приступил к работе. Но спешить ему по-прежнему некуда. А это значит, что он запросто может:
- Отвлекаться на социальные сети и общение с друзьями.
- Давать волю своему перфекционизму и часами «шлифовать» незначительные детали.
- Работать в темпе «в час по чайной ложке».
- Не думать об эффективности работы и выполнять ее самым нерациональным способом.
Подобные проблемы заметно снижают производительность труда, но если человек никуда не спешит, он может даже не обратить на них внимания. Когда же у задачи есть дедлайн, то все отвлечения и задержки сразу становятся очевидны.
Как правильно ставить дедлайны себе и другим
Ниже перечислены основные правила постановки дедлайнов. Соблюдение этих правил помогает точнее определять сроки выполнения задач и составлять выполнимые планы как для себя, так и для других.
Обратите внимание: мы рассматриваем дедлайны в контексте личного тайм-менеджмента. Если вас больше интересует управление проектами, рекомендуем обратиться к специальной литературе.
1. Фиксируйте дедлайны. Определив срок выполнения задачи, запишите его в блокнот или таск-менеджер. Дедлайн, который поставлен в уме, выглядит необязательным: его легко отменить или пересмотреть задним числом.
2. Дедлайны должны быть обоснованы. Одна из самых серьезных ошибок в планировании — это назначать крайний срок произвольно. Например:
— Хочу выучить японский язык за четыре месяца.
— Почему именно за четыре?
— Ну… А почему бы нет?
Такие планы с высокой долей вероятности сорвутся. Дедлайн нельзя брать с потолка: мы всегда должны четко понимать, почему выбрали тот, а не иной срок.
На самом деле дедлайн может определяться только двумя факторами:
- Необходимостью получить конкретный результат в конкретное время. Например: «подтянуть английский до летнего отпуска», «похудеть к пляжному сезону», «подготовить презентацию до встречи с заказчиком в пятницу». Часто такие дедлайны диктуются внешними обстоятельствами и не зависят от наших желаний.
- Возможностью получить конкретный результат в конкретное время. Например, нам нужно установить дедлайн для написания книги. Предположим, что физически мы способны писать только по 1000 слов в день. Следовательно, на книгу объемом 100 000 слов у нас уйдет примерно 3 месяца и 10 дней. Именно этот срок и следует взять в качестве дедлайна, добавив к нему небольшой резерв времени.
3. Проведите исследование. Дедлайн нельзя ставить «на глазок», особенно если мы выполняем задачу впервые. Запросто может оказаться, что наши первоначальные представления о задаче были поверхностными и недостоверными.
Чтобы точнее спрогнозировать срок выполнения задачи, проведите хотя бы небольшое исследование: полистайте справочники, изучите чужой опыт, проконсультируйтесь со специалистами, поставьте эксперимент и т. д. Например:
4. Ориентируйтесь на худший сценарий. Оценивая сроки, мы часто имеем дело с «вилкой значений». Например:
- За неделю я буду терять от 0,5 до 1 кг.
- Каждая статья в блоге будет приносить от 100 до 500 посетителей в месяц.
- Конверсия в покупателей составит от 2 до 5%.
Составляя план, лучше ориентироваться на самый пессимистичный вариант. Если все произойдет именно так, вы будете к этому морально готовы, а ваши планы не сорвутся. Если же показатели окажутся лучше ожидаемых, это станет для вас приятным сюрпризом. Вы сможете выполнить свой план досрочно или скорректировать его с учетом новой информации.
5. Планируйте с запасом. Часто дедлайны срываются из-за непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров.
Например, мы планируем закончить проект к субботе. Но в понедельник к нам приезжают гости, в среду у нас болит спина, а в пятницу в нашем районе на несколько часов отключают свет. В результате мы заканчиваем проект с опозданием на пару дней.
Чтобы избегать подобных проблем, рекомендуется закладывать в свои планы хотя бы небольшой резерв времени или усилий.
Резерв времени. На непредвиденные обстоятельства обычно советуют закладывать до 20–40% времени. Например, если мы можем написать книгу за 100 дней, лучше установить срок в 120 или 140 дней. Если ничего не случится, и мы закончим проект раньше — отлично.
Резерв усилий. Аналогично: можно прибавить 20–40% к ежедневному объему работ. Например, если нам нужно писать по 1000 слов в день, чтобы закончить книгу вовремя, мы должны писать по 1200–1400 слов.
Какой вид резерва выбрать — зависит от вашей задачи. Можно комбинировать оба варианта.
6. Оцените риски. Установив дедлайн, запишите причины, по которым он может сорваться. Например:
Составив список, подумайте: насколько эти риски реальны? Как их предотвратить? Можно ли снизить вероятность их появления? Возможно, что после этого анализа вам придется подкорректировать планы и увеличить резерв времени.
7. Избегайте нереалистичных сроков. Если предыдущие пункты выполнены правильно, то здесь проблем возникнуть не должно. Если же составленный план все равно выглядит слишком фантастично, еще раз исследуйте задачу: возможно, вы что-то упустили.
8. Подумайте, можно ли быстрее. Составив подробный план, мы обычно настраиваемся на выполнение задачи каким-то конкретным способом. Из-за этого мы часто игнорируем другие решения, порою даже более эффективные.
Например, мы настроились продвигать свои услуги через социальные сети и не думаем о других каналах. А ведь вполне может оказаться так, что реклама в Яндекс Директ или качественный видеоролик способны гораздо быстрее привлечь клиентов.
Убедитесь, что выбранные вами средства действительно наиболее эффективны.
9. Устанавливайте дедлайны для важных задач. Одна из самых популярных ошибок в тайм-менеджменте — это выполнение срочных задач в ущерб важным.
Например, некий фрилансер целыми днями занимается выполнением срочных заказов. Да, он зарабатывает деньги. Но при этом у него не остается времени на профессиональный рост и продвижение своих слуг. В результате он годами остается на одном и том же уровне, упуская возможность увеличить свой доход.
Если задачи действительно важны и могут кардинально улучшить вашу жизнь, их следует выполнить как можно скорее. Установите для таких задач крайний срок и выполняйте их наряду со срочными делами.
10. Не ставьте дедлайны там, где вы прямо не влияете результат. Мы не можем точно предугадать поведение других людей или случайные события. Здесь мы способны только повысить вероятность благоприятного для нас исхода, но не более того.
Например, владелец кафе может тратить много сил, денег и времени на создание лучшего заведения и на его раскрутку. Однако вряд ли он сумеет точно предсказать, когда его кафе станет популярным и станет ли оно популярным вообще.
В таких ситуациях следует планировать только свои действия, придерживаясь принципа «делай что должен, и будь что будет».
Как соблюдать и не срывать дедлайны
Правильно поставленный дедлайн еще не гарантирует, что план не сорвется. В этом разделе мы разберем основные ошибки и проблемы, связанные с соблюдением дедлайнов, и рассмотрим несколько полезных приемов.
Для удобства раздел поделен три части: планирование работы, организация рабочего процесса и особенности работы с клиентами.
Планирование
1. Сразу планируйте начало работ. Одна из самых популярных ошибок — это установить дедлайн для задачи, но не запланировать дату начала работ. В результате задача начинает незаметно откладываться, и дедлайн срывается.
Чтобы избежать таких проблем, сразу запишите, когда вы приступите к работе и каким будет первый шаг. Например:
2. Составьте график предстоящих работ. Разделите свою задачу на отдельные шаги и распределите эти шаги по дням, неделям или месяцам (см. декомпозиция). График поможет отслеживать прогресс и лучше контролировать сроки. Если в процессе работы что-то пойдет не так, вы заметите это сразу.
План можно оформить любым удобным для вас способом: в виде списка дел на бумаге, в виде таблицы или диаграммы Ганта.
3. Установите дедлайны для отдельных этапов. Чтобы сроки не расползались, установите жесткие дедлайны для всех крупных этапов проекта. Например:
Организация работы
1. Выполняйте основной объем работы в начале. Многие стремятся делать наоборот, но это опасная стратегия.
Во-первых, в процессе работы могут вскрыться новые обстоятельства, которые мы не учли на этапе планирования. Во-вторых, чем дольше длится проект, тем выше шанс столкнуться с форс-мажорами. Когда эти факторы накладываются на большой объем работы, завершать проект приходится в авральном режиме.
Если основная часть работы была выполнена еще в начале, наш план получает дополнительный запас прочности.
2. Двигайтесь от важного к деталям, и от сложного к простому. То же самое: этот принцип помогает завершить проект без стрессов и авралов. Если самая сложная или самая главная часть работы уже позади, мы можем спокойно «полировать детали», не боясь сорвать сроки.
3. Не делайте лишнего. Иногда в процессе работы нам хочется сделать что-то, что не входило в первоначальный план: вставить декоративный элемент, дописать дополнительную функцию или добавить для клиента какой-нибудь приятный бонус.
Обязательно запишите все эти идеи, но отложите их реализацию до тех пор, пока не будет выполнена обязательная часть. Такие «отличные идеи» часто становятся главными ворами времени в проекте.
Также в процессе работы следует избегать необоснованного перфекционизма. Не нужно делать на «пять с плюсом» то, что достаточно сделать на «тройку».
4. Сперва дневная норма, потом все остальное. В первую очередь старайтесь выполнять запланированный на день объем работы по важным проектам. Только после этого переходите к другим задачам: делам по дому, развлечениями и т. д. Если отложить проекты на конец дня, у нас может не хватить на них времени или сил.
Работа с клиентами
1. Убедитесь в правильном понимании задачи. Прежде чем браться за работу, удостоверьтесь, что правильно поняли потребности и ожидания клиента.
Предположим, некому веб-мастеру заказали сайт. Он начинает тщательно изучать целевую аудиторию, создавать для нее удобный интерфейс и т. д. А потом выясняется, что клиенту сайт нужен только для отчета перед начальством. Посетителей там не ожидается, поэтому большая часть проделанной работы не имеет смысла.
Сегодня некоторые компании и фрилансеры оформляют понимание задачи письменно и дают этот документ на утверждение клиенту. Такой подход помогает избежать недоразумений и ненужной работы.
2. Убедитесь, что это действительно срочно. Ничто так не демотивирует, как «очень срочная работа», которую потом положат в стол. Если перед вам поставили слишком уж экстремальный дедлайн, поинтересуйтесь, с чем это связано. Клиент должен ответить примерно следующее:
— Почему до 15 апреля? В этот день мы будем участвовать в выставке, и хотим давать ссылку на новую промо-страницу потенциальным заказчикам.
— Почему так срочно? Хочу подарить ваш хендмейд жене на 8 марта.
Если же выяснится, что дедлайн взят с потолка, постарайтесь договориться о более удобных для вас сроках.
3. Используйте поэтапное согласование. Невозможно вовремя сдать работу, если она выполнена неправильно. Особенно опасны ошибки на ранних стадиях проекта: из-за них все последующие усилия окажутся напрасными. Например:
- Если портной ошибся с размерами, готовый костюм не подойдет заказчику.
- Если рекламное агентство неправильно определило целевую аудиторию, оно создаст бесполезную рекламу.
Чтобы избежать таких проблем, договоритесь с клиентом о промежуточных согласованиях на разных стадиях работы. Например, если журналист пишет на заказ лонгрид для какого-нибудь издания, у него могут быть такие этапы согласования:
4. Установите свой дедлайн. Установите собственный дедлайн («редлайн») за несколько дней до клиентского. Разница между сроками станет своеобразной подушкой безопасности в том случае, если что-то пойдет не так.
Редлайн особенно полезен в командной работе, когда над проектом работают сразу несколько человек. Он поможет своевременно выявить и исправить недочеты перед сдачей проекта заказчику.
Проблемы и недостатки дедлайнов
Постановка дедлайнов — это один из самых противоречивых методов тайм-менеджмента. Дедлайны существенно повышают качество нашего планирования, но вместе с этим они создают нам и множество серьезных проблем. Вот только некоторые из них:
1. Дедлайны — это всегда стресс. Они загоняют нас в жесткие рамки и по своей сути являются формой принуждения. А принуждение (даже если это самопринуждение) для человека всегда неприятно и сопровождается стрессом. Если же крайний срок близок и существует риск сорвать дедлайн, то давление на психику возрастает многократно.
2. Срыв дедлайна порождает дополнительные проблемы. Даже когда мы ставим дедлайны сами себе, их несоблюдение приводит к испорченному настроению и подрыву самооценки. Если же речь идет о взаимодействиях с другими людьми, то последствия могут быть гораздо серьезнее: конфликты с клиентами или руководством, удар по репутации, финансовые убытки.
3. Крайние сроки часто определяют неверно. Людям порою сложно правильно оценить объем предстоящей работы, предусмотреть форс-мажоры и возможные трудности. Более того, в некоторых же проектах дедлайны «берутся с потолка» и не соответствуют реальным возможностям исполнителей.
4. Опасность прокрастинации. Большие сроки расслабляют и создают ложное ощущение безопасности. Из-за этого и возникает одна из самых распространенных проблем с дедлайнами: откладывание предстоящей работы. Человеку кажется, что времени у него еще много, и он может никуда не торопиться. Беда здесь в том, что после каждого откладывания ежедневный объем предстоящей работы постепенно возрастает и однажды может стать «экстремальным».
Пример. У студента экзамен через месяц, и ему нужно за это время выучить 60 билетов. Чтобы успеть подготовиться, он должен ежедневно учить по два билета. Однако в течение двух недель он откладывает занятия и теперь вынужден каждый день учить по четыре билета, тратя на это все свое время.
5. Опасность авралов. Неверное определение сроков и упомянутое выше «хроническое откладывание» неизбежно приводят к авральной работе. А это, в свою очередь, приводит к дополнительным стрессам и риску переутомления.
6. Снижение качества работы. Зачастую единственный способ уложиться в срок в режиме аврала — это снизить качество. То есть: пропустить важные этапы работы, выделить меньше времени на проверку, упростить и т. д.
7. Дедлайны не совместимы с перфекционизмом. Если человек любит шлифовать детали и доводить все «до идеала», он будет или постоянно срывать дедлайны, или испытывать чувство неудовлетворенности от своей работы. И то и другое будет для него крайне неприятно.
8. Снижение гибкости. Полностью сосредоточившись на крайнем сроке, мы часто перестаем следить за изменением обстановки. Из-за этого мы не замечаем опасностей и упускаем благоприятные возможности.
Перечисленные недостатки ничуть не умаляют достоинства дедлайнов: они были и остаются одним из самых полезных инструментов планирования. Однако если в их использовании нет особой необходимости, а возможные проблемы могут «перевесить» преимущества, то от постановки дедлайнов лучше отказаться.
Поделиться:
Неправильные дедлайны
До добра не доведут
Дедлайн — это такая штука, которая помогает своевременно достигать цели. Установка сроков влечёт за собой необходимость ставить приоритеты, фокусироваться на задачах и оценивать время и ресурсы, которые нужны для их выполнения. Они регулируют ожидания клиента и прокачивают как руководителя, так и сотрудников. Но главное, дедлайн — это про уважение.
Как правило, определяя крайний срок той или иной задачи, руководитель как бы делится планами и ожиданиями с командой. Показывает, что задача реально важна и от её выполнения зависят другие результаты. Высший пилотаж — когда руководитель объясняет, почему срок именно такой, и показывает его связь с другими работами.
В общем, дедлайн — это один из самых важных и полезных инструментов в любой компании. Сейчас расскажем, как их ставить с пользой для себя, команды и компании в целом.
Почему дедлайны так важны
Термин Dead line означает «мёртвая линия», за ней — смерть. Не успел — отвечаешь головой. Поэтому кажется, что дедлайн — это зло, которое вгоняет команду в стресс, портит отношения и демотивирует что-либо делать.
На деле же наоборот. При разумном использовании дедлайны усиливают команду, в которой появляются здоровые рабочие отношения. А всё потому, что дедлайны:
- Прививают чувство ответственности за сроки и качество своей работы.
- Помогают обнаружить безответственных ребят, которым не место в команде.
- Объясняют исполнителям, что, зачем и когда от них ждут. Работать становится проще и спокойнее, у людей появляется возможность планировать своё время.
- Позволяют команде чувствовать себя красавчиками, когда те успевают закрыть задачи в срок, и мотивируют продолжать в том же темпе или даже опережать его.
Можно перечислять дальше, но смысл один — адекватные дедлайны помогают сформировать здоровый рабочий коллектив и повысить его эффективность.
Правильное отношение к дедлайнам важно не только для работы, но и для личной жизни. Возможность планировать нагрузку на работе поможет увидеть, сколько остаётся времени для отдыха и личных увлечений. Без дедлайнов этих границ как бы не существует.
Что будет, если пренебрегать дедлайнами
Без дедлайнов цели теряются из виду, задачи откладываются на потом, время и ресурсы используются неэффективно. Как следствие, качество и сроки не соблюдены — клиент недоволен. С таким подходом вряд ли бизнес проживёт долго. Если к вам приходит клиент и спрашивает о своём заказе, а в ответ получает что-то вроде: «Ну, это зависит от ретроградного Меркурия, на этом наши полномочия всё», — пару месяцев такой работы, и на дверях компании появится табличка «Closed».
Важно понимать, что дедлайн — это инструмент достижения целей. Но не только он влияет на то, будет достигнута цель или нет. Например, если вы сдали задачу в срок, но качество исполнения оставляет желать лучшего, то и нужного результата вы, вероятнее всего, не достигнете. Поэтому важно научиться оценивать задачи и по срокам выполнения, и по качеству, и по ожидаемым результатам. И наоборот, без сроков ожидаемого результата не будет, даже если работа сделана качественно.
Вопрос времени, когда руководитель начнёт учиться ставить, контролировать и соблюдать дедлайны. И вероятнее всего, на пути его будет ждать горстка проблем.
Что будет, если назначать дедлайны по наитию
Некоторые люди ставят дедлайны наугад, не учитывая сложность задачи, доступные ресурсы и сроки. Иногда везёт и всё успевается, но чаще нет. При таком подходе команда и сам руководитель будут снова и снова сталкиваться с проблемами.
Ставя жёсткий дедлайн по задаче на слишком короткий срок, вы создаёте необходимость быстрого, но не обязательно качественного выполнения.
Например, команда делает задачу и в процессе обнаруживает, что не учла всех деталей. В итоге люди начинают работать в стрессе и спешке, пытаясь закрыть дыры, потому что уже всем всё пообещали. В таком случае приходится закрыть глаза на качество, ведь главное здесь — сдать задачу в срок. Но и в срок команда всё равно не успевает.
Исход — компания начинает меньше зарабатывать и больше тратить, потому что:
- Вас не уважают на районе. Страдает клиент, а следом за ним и ваша репутация. Результат не соответствует ожиданиям, заказчик не вернётся, а ещё и друзьям расскажет, какой вы нехороший.
- Вы насрали себе в карман. Уменьшается выручка. Проект срывается, так как сделать в такой срок оказалось невозможным, а в другой уже не нужно. И даже если клиент принял работу, он не стал постоянным и рекомендаций друзьям не дал.
- Упала продуктивность и мотивация команды. Мы большая семья в одной лодке и гребём 24/7, но выгорание никто не отменял. Люди — это люди. С таким подходом по пути легко потерять часть лучших гребцов.
- Сложности с новыми проектами. Из-за накопленного долга и усталости обрабатывать новые заказы сложнее. Приходится отказывать или ставить большие сроки сдачи проекта. Клиенту проще обратиться к конкурентам.
Понюхав пороху, можно подумать, что лучше уж ставить дедлайны как можно длиннее. И на вопрос клиента о сроках отвечать: «Мы сделаем всё в лучшем виде. Крайний срок — летом, но не этим». Подход, конечно, интересный и для кого-то из клиентов даже приемлемый. Но в таком случае мы сталкиваемся с другой опасностью.
Ставя большие дедлайны просто так, вы снижаете продуктивность и работоспособность команды.
Представьте, вы поручили Алексею нарисовать логотип для сайта. Он бы мог выполнить задачу за 2 дня, но вы даёте неделю. Конечно, есть вероятность, что Алексей никогда не прокрастинирует и делает всё так, чтобы успеть в срок. Он осознанный, прокачанный, эффективный, в потоке и вообще тренер успеха.
Но скорее всего, в этот же день Алексей подумал: «Ага, приступлю в конце недели». Вечером воскресенья он вспомнил, что обещал вроде бы сдать в понедельник. Сел работать, понял, что не уточнил задание, а спрашивать уже как-то стыдно. В итоге работа не сделана либо сделана не так, как было нужно — лишь бы не сорвать дедлайн. Утром вы слушаете оправдания и думаете, что всё сделали правильно, а Алексей нехороший.
Почему он растянул выполнение задачи? Просто потому, что мог. Слишком длинный срок сдачи расслабляет и подталкивает нас откладывать задачи до тех пор, пока не наступит крайний срок.
Для этого явления даже специальный термин существует — закон Паркинсона. Это когда работа расширяется, чтобы заполнить всё отведённое на её решение время. Человек растягивает выполнение задачи на больший период, даже если мог решить её быстрее, и приносит результат только в назначенный срок сдачи. Если вообще приносит, так как при таком подходе высока вероятность в последний момент узнать, что задачу-то он в итоге не понял.
В долгосрочной перспективе это приводит либо к регулярному срыву сроков, либо к неэффективному выполнению задач. После такой расслабленности работа в обычном темпе вызовет нешуточный стресс, так как Алексей отвык работать нормально.
Неправильная постановка дедлайнов рушит стратегию и планы.
Важные задачи откладываются на потом, потому что выполняются менее важные, но срочные. Если дедлайны часто неадекватные, приоритизация теряет смысл. Все задачи попадают в категорию «срочно и важно».
В общем, назначение дедлайнов наугад приводит к снижению эффективности и качества работы, а также к проблемам с выполнением поставленных целей в срок. Теряется доверие клиентов, теряются деньги, сотрудники демотивируются и уходят сами, либо их увольняют.
Как же научиться ставить дедлайн
Работа с дедлайнами — это регулярный процесс. Чтобы правильно их установить, оценивайте задачи. Приоритизируйте их и определяйте, сколько времени и ресурсов требуется для их выполнения. После этого изучайте, насколько адекватна была ваша оценка, ищите причины ошибок и устраняйте.
Для постановки дедлайнов предлагаем использовать следующий алгоритм:
1. Прежде чем что-то делать, сформулируйте, что именно вы собираетесь делать.
Определите цель задачи и что именно нужно получить в результате. Полезно изучить одну или несколько методик постановки задач. Например, SMART или любую другую. Часто у задач неадекватный дедлайн только потому, что не разобрались изначально, а что же на самом деле было нужно.
2. Если задач сильно больше, чем вас — приоритизируйте.
Оцените, насколько велика будет польза от решения задачи: что получат пользователи или бизнес, сколько вы заработаете. Так вы поймёте, задача важнее других или она пока может полежать в очереди. В итоге вы не будете искусственно завышать значимость и срочность задач.
3. Разбейте задачу на более мелкие и конкретные подзадачи для каждого исполнителя.
4. Определите, какие ресурсы потребуются для выполнения каждой подзадачи: люди, деньги, оборудование, информация.
5. Оцените время, которое потребуется на выполнение каждой подзадачи.
6. Установите реалистичный срок дедлайна по каждой подзадаче, учитывая все вышеуказанные факторы.
Для этого опирайтесь на информацию из всех пунктов выше. Зная в лицо каждую подзадачу, время на их решение и необходимые для этого ресурсы, вы сможете более реалистично определить дедлайн.
7. Добавьте запас времени к дедлайну последней подзадачи, необходимой для завершения изначальной задачи.
Эта дата станет дедлайном основной задачи. А запасные дни будут подстраховкой на случай форс-мажоров, которые случаются примерно… всегда.
Следуя этому алгоритму, можно установить реалистичные дедлайны, которые помогут достичь целей в срок. Даже если задача не слишком срочная, у вас нет чётких ожиданий или вам просто лень — всё равно ставьте дедлайны. Всем только лучше будет. Это научит вас и ваших сотрудников планированию и дисциплине.
У любой хорошей задачи есть крайний срок исполнения. Встречу, футбольный матч, поездку в общественном транспорте — всё можно представить как задачу с определённым дедлайном и использовать как поле для нарабатывания навыка.
Сложно, долго, не получается
С первого раза не получится, это правда. Но это и не так страшно, потому что теперь вы знаете, что это регулярный процесс улучшений. Первое время берите чуть больше времени про запас.
Давайте разберём весь процесс постановки дедлайнов, чтобы закрепить материал. У нас была задача — написать статью «Как правильно установить дедлайны».
Разбиваем задачу на подзадачи и оцениваем
- Сбор информации. Для этого нам не нужно идти в интернет или штудировать книжки. У нас есть эксперт, который долго разбирался в природе дедлайнов и научился с ними дружить. С 9:00 до 19:00 он занят основной работой, а с 19:00 до 20:00 может заниматься статьёй. Чтобы собрать всю нужную информацию в кучу, ему хватит 3−4 часов, значит срок этой подзадачи — 2 дня.
- Написание статьи. Наш эксперт не писатель, и ему может понадобиться чуть больше времени, чем обычному автору. Раза так в два. Мы видим, что штатные авторы пишут материал за 2 рабочих дня, значит рассчитываем, что эксперт справится за 4 дня.
- Редактура статьи. Мы подготовили много материалов и знаем, что в среднем на редактуру уходит 1 день.
- Отрисовка иллюстраций. Мы не знаем, сколько именно времени займёт отрисовка, но точно знаем, что не больше 2 дней — даже если иллюстратор по уши в делах. Назначаем срок — 2 дня.
- Корректура, публикация. Дело за малым, справимся за 1 день.
К задаче мы приступаем 5 апреля. По предварительной оценке, на задачу нужно 10 дней. Возьмём 20% времени на непредвиденный случай — это 2 запасных дня. Значит срок выполнения задачи, который мы озвучим заказчику — 12 дней. А для исполнителя — по-прежнему 10 дней.
Ставим дедлайн исполнителю — 15 апреля к 17:00.
А заказчику обещаем отдать — 18 апреля до 10:00.
Важно, чтобы исполнитель не знал, что заказчик ждёт статью в 10 утра 18 апреля, а не 15-го вечером. Иначе познакомимся с эффектом Паркинсона. Человек, выполняющий задачу, должен понимать ответственность, если не уложится в срок. Нельзя допускать мысли: «Ну опоздаю чуть, не страшно, всё равно ждут 18-го».
Чтобы научиться стрелять, нужно смотреть, куда попадаешь
Прошёл месяц, смотрим результаты по задачам. Например, все этапы сделали вовремя, а вот с редактированием ошибались чаще. В 70% задач нужно было 3 дня, а не один, как планировали.
Плохие новости: Мы ошибались и не укладывались в планируемый срок.
Хорошие новости: Мы узнавали это заранее, сообщали клиенту, что задерживаемся, и говорили насколько. А иногда просто хватало дней про запас. У нас появился набор оценённых задач.
Как оказалось, написание всех статей проходит по одному и тому же сценарию, в одни и те же сроки. Теперь мы можем гарантировать клиентам качество в конкретный срок, планировать загрузку и разработать в будущем KPI, который привяжем к деньгам и тем самым сильнее повысим мотивацию исполнителей.
В будущем дедлайны по каждому шагу можно аккуратно уменьшать, наращивая скорость команды. Или ещё чего — вариаций много. Теперь у нас развязаны руки, потому что мы контролируем работу, а не она нас. У нас теперь естьфакты и цифры. Мы опираемся на них и управляем процессом.
Ошибаться не страшно, страшно не представлять, из-за чего одна и та же ошибка возникает постоянно. Всё получится, главное — поставьте себе дедлайн 😉
Над статьёй старались
Полезная подборка
Дедлайн – что это такое простыми словами и как используется в работе? Какие виды дедлайнов бывают и как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным? Какую пользу и вред приносят дедлайны?
Первый раз о дедлайне я услышал, когда работал в Центре поддержки клиентов мобильного оператора. Нужно было принять 72 звонка за 2 часа, чтобы подтянуть показатели группы операторов. И руководитель сказал мне: “Дедлайн – через 2 часа. Нужно костьми лечь, но выполнить”. Тогда я впервые столкнулся с этим понятием, и стал выяснять, что это такое. Дедлайн не был нарушен, а я получил информацию, которой поделюсь.
Дедлайн — что это такое
Понятие дедлайн пришло к нам из английского языка. Буквально dead line – мертвая линия, черта, или линия смерти. В настоящее время термин определяет крайний срок чего-либо. Сегодня никто не станет убивать вас за то, что вы его пропустили. Но так было не всегда – в те времена, когда термин только появился, людей действительно убивали за пересечение dead line.
«Убийственное» происхождение термина «дедлайн»
В 1860-х годах «мёртвой линией» была линия внутри или вокруг тюрьмы в США в годы Гражданской войны (1861-1865). Заключенных расстреливали за то, что они пересекли «мёртвую линию». Переход за линию считался попыткой к бегству.
Ров в тюрьме Андерсонвилля
«На двадцать футов (около 6 метров) внутрь и параллельно забору установлены легкие ограждения, образующие «мертвую линию», за которую выступ ступни или даже пальца обязательно принесет смертельную пулю часового».
Легкие ограждения – deadline
После окончания Гражданской войны слово «дедлайн» стали использовать образно, а в наше время термин связывают с крайним сроком, а не со стрельбой по человеку.
Синонимы и антонимы
Чтобы лучше понять значение слова «дедлайн», посмотрим на похожие и противоположные по смыслу слова:
| Синонимы (похожие) | Антонимы (противоположные) |
|
|
Термин можно применять к чему угодно. Срок годности пастеризованного молока – 30 суток, это его дедлайн. Дата погашения платежа по кредиту – 10 число каждого месяца. Снова дедлайн.
Вот как обычно применяется это слово в разговорной речи:
- Извини, я сегодня задержусь на работе, шеф поставил дедлайн сдачи проекта.
- Иванов, у нас наклевывается крупный клиент. Нужно подготовить коммерческое предложение. Дедлайн — 12 часов завтрашнего дня.
- Вы обещали сверстать сайт до пятницы, а сегодня уже понедельник. Ставлю вам дедлайн до завтрашнего дня, если работа не будет выполнена, я буду искать другого исполнителя.
Виды дедлайна и сферы применения
Дедлайн применим ко всему. Мой рабочий день начинается в 9 утра, и это крайний срок, когда я должен оказаться на рабочем месте. При этом из дома нужно выйти не позже 8 часов, а лучше раньше. И это тоже дедлайн. Я купил квартиру в новостройке – в договоре прописан срок сдачи (дедлайн) дома в эксплуатацию. Дедлайн нельзя нарушать, ниже мы рассмотрим, чем это грозит. Рассмотрим основные сферы, в которых применимы дедлайны, на простых примерах.
Дедлайн в рекламе и продажах
В рекламе часто используются крайние сроки (дедлайны) для стимулирования продаж. Маркетологами было выявлено наблюдение, что установка срока психологически действует на клиента и подталкивает его к принятию решения.
Пример – распродажа до 10 января. Черная пятница (всемирный день крупных скидок). Скидки на завтраки до 11 утра. Бизнес-ланчи по выгодной стоимости с 12 до 16 часов. Если не купить товар до этого времени – цена вырастет, и сэкономить не получится.
Для продавцов дедлайн – это конец отчетного периода. Когда я работал руководителем в офисе продаж, наш отчетный период равнялся 1 календарному месяцу. И для нас дедлайном был последний день месяца. Не выполним план продаж – не получим премию.
Дедлайн в законодательстве
Налоги на доходы физических лиц должны быть оплачены до 30 апреля. Не подал декларацию вовремя – будут применяться штрафы.
Штрафы ГИБДД можно оплачивать со скидкой в течение 14 дней после их выставления. Не успел – заплати по полной.
Срок исковой давности по кредиту — 3 года. Если банк за это время не подаст на должника в суд, то кредит можно не платить. Но там есть нюансы, подробнее по ссылке выше.
Дедлайн в журналистике
Выпуск газеты, журнала. Номер должен появиться на прилавках, к примеру, в понедельник в 10 утра. Предварительно его нужно подготовить, проверить, напечатать. Редакторы, журналисты, копирайтеры, дизайнеры бегают по редакции с криками: «дедлайн!». Забавно смотреть на это в фильмах, но не очень – быть участником такого процесса. Можно ли избежать паники, когда дедлайн наступает на пятки? Да! И ниже мы рассмотрим способы, как это сделать.
Понаблюдать со стороны на дедлайны в журналистике можно в фильмах:
- Дьявол носит прада (2006);
- Стажер (2015);
- Сентябрьский номер (2009);
- Сияние (1980);
- Мизери (1990).
Для художников, которые сотрудничают с редакциями и издательствами, применимы те же дедлайны, что и в журналистике. Все должно быть готово ко времени выпуска.
Дедлайн у программистов
Для программистов важно завершить работу в установленный срок. Программа, скрипт или сайт должны быть готовы к определенному времени. Программа не начала работать вовремя – заказчик потерял деньги, а программист зарплату.
Видео: Когда наступил дедлайн
Дедлайн в сфере управления проектами
Когда заказчик поручает какой-либо команде или фрилансеру создание проекта (например, рекламная кампания, создание сайта, разработка дизайн-проекта, ремонт в квартире и т.п.), то всегда оговариваются сроки выполнения. Ведь никто не захочет ждать вечность. А если проект многоступенчатый, то каждому этапу присваивается свой срок, который и будет дедлайном. При чем, это выгодно как заказчику, так и исполнителю, который сможет более четко распланировать свою работу и назначать даты работ новым клиентам
Пример ремонта квартиры:
- Старт работ — 1 июня;
- До 5 июня предоставить дизайн-проект и согласовать его;
- С 5 по 7 — демонтаж старого интерьера;
- С 7 по 10 — монтаж окон, дверей и коммуникаций (электрика, трубы, вентиляция);
- С 10 по 13 — штукатурка и стяжка;
- и т.д.
[irp posts=”16421″ name=”Как научиться быстро печатать на клавиатуре – 8 лучших тренажеров + советы из личного опыта”]
Дедлайн в кинематографе, фильмы про дедлайн
Чтобы понять, что такое дедлайн в кинематографе, рассмотрим несколько примеров.
Киноакадемия объявляет конкурс, главный приз которого – грант (деньги) на съемку своей картины. Задача – прислать короткометражный фильм на остросоциальную тему (то, что беспокоит всех и будет интересно). Крайний срок сдачи работы – 10 мая. И это – жесткий дедлайн. Работы просто не будут приниматься после 10 числа. Все конкурсанты должны отнестись серьезно к этому заданию, если планируют победить.
Хочу отметить 2 фильма по теме:
- Дедлайн, 2006, триллер. Российский фильм, повествующий историю сценариста. Сценарий для сериала нужно сдать завтра, а работа еще не начата. Герой прибегает к экстремальным мерам, чтобы сдать работу вовремя;
- Дедлайн, 2009. США, ужасы, триллер. Главная героиня отправляется в уединенный дом, чтобы закончить работу над сценарием. Но происходящее вокруг попытается помешать ей это сделать.
Видео на десерт: Хошь пей, хошь стирай
Из книг на тему дедлайна можно почитать Тома ДеМарко, чья книга так и называется: «Deadline. Роман об управлении проектами». Книга будет полезна для всех, кто работает с проектами и руководит людьми. Но если промониторить отзывы, то для опытных менеджеров, кто изучил уже не одну книгу на этот счет и может похвастаться большим опытом книга, скорее всего, не откроет ничего нового. В этом плане лучше изучать титанов в области менеджмента, таких как Питер Друкер.
Польза и вред дедлайнов
Дедлайн может помочь каждому в команде идти по верному пути и позволит бизнесу завершить крупный проект с наименьшим стрессом для членов команды. Дедлайны приносят нам и пользу, и вред. Рассмотрим подробнее.
Польза дедлайнов
Главная польза от дедлайнов – соблюдение сроков. Работа с дедлайном помогает четко оценить свои возможности, составить план работы и сфокусироваться на задачах. При написании этой статьи я установил для себя этапы и следовал им. Рассмотрим, какие приемы помогут получить главную выгоду от дедлайнов
Разбивка на этапы
Разбейте крупный проект на этапы и дайте каждому промежуточному процессу конкретный срок исполнения. Дедлайнов, соответственно, будет несколько. Для каждого этапа свой дедлайн и для всего проекта свой.
Основным преимуществом разбивки крупного проекта на мелкие фазы является то, что так проще оценить время, требуемое на реализацию проекта, необходимые ресурсы, а также выстроить понятный, логический процесс. Например, вам нужно создать и запустить сайт. Вроде все просто, однако на деле может всплыть множество неожиданных проблем и вопросов, которые могут застопорить весь процесс и растянуть его по времени на неопределенные сроки.
Вот как-бы выглядел наш проект, разбитый на этапы:
- Выбираем нишу, например, сайт кулинарной тематики;
- Придумываем название и регистрируем домен — дедлайн 1 мартобря;
- Арендуем хостинг — дедлайн 2 мартобря;
- Создаем сайт на самом популярном движке WordPress — дедлайн 3 мартобря;
- Выбираем тему оформления, настраиваем плагины и т.л. — дедлайн 10 мартобря;
- Собираем семантику и готовим контент-план публикаций — дедлайн 15 мартобря;
- Готовим первую статью — дедлайн 20 мартобря.
Фокус на задаче
Установка сроков, которые должны быть выполнены, сохраняет работу в фокусе. Если нет крайнего срока, проекты имеют свойство растягиваться. Дедлайны помогают работникам сосредоточиться на главной задаче.
Необходимые ресурсы
Адекватно оцените свои силы. Какие-то этапы возможно лучше перепоручить другим специалистам. Да, вы можете изучить веб-верстку и самостоятельно сделать дизайн сайта, но на это у вас может уйти несколько месяцев. Или можно заплатить фрилансеру, который сэкономит ваше время и выполнит эту задачу более качественно, так как у него больше опыта и знаний. А вы в это время выполните какую-то другую задачу в которой хорошо разбираетесь.
Да, и не забудьте поставить адекватный дедлайн фрилансеру. Некоторые из них набирают проектов в прок и сдают в последнюю очередь те, где заказчики не поставили конкретные сроки выполнения проекта.
Мотивация и чувство выполненного долга
Ничто так не угнетает, как зависший проект, которому нет конца и края. Сотрудник, который успешно и своевременно завершает этап проекта, будет испытывать чувство выполненного долга и удовлетворение от проделанной работы. Он получит заслуженную похвалу. Это поднимет командный дух, замотивирует сотрудника и в дальнейшем укладываться во временные ограничения.
Вред дедлайнов
Если срок выставлен некорректно (ниже мы рассмотрим, как правильно устанавливать дедлайн), возникает чувство, что задача непосильна. Это порождает стресс. В небольших количествах стресс идет нам на пользу, а в больших – начинает вредить. Пожалуй, в этом и заключается главный вред дедлайна. Если при его установке не были учтены специфические особенности задачи, его легко нарушить.
Последствия срыва дедлайна
Дедлайны при их нарушении приводят к последствиям. Рассмотрим их в порядке от мягких до критичных:
- Разочарование в собственных силах, стресс. Задача не выполнена, я не справился – это повергает в уныние;
- Неприятная беседа с руководителем или заказчиком;
- Потерянное время. Если дедлайн был строгим, и задача не выполнена – она может стать уже ненужной;
- Потеря денег. И для исполнителя, и для заказчика. Не сданная вовремя статья, невыполненный план, не переведенная заработная плата;
- Потеря репутации, отказ от дальнейшего сотрудничества, вплоть до увольнения.
Чтобы не допустить срыва дедлайна, рассмотрим частые ошибки и разберем правила, как не допустить нарушений и вовремя выполнять все задачи. Также рассмотрим основы эффективного управления временем (тайм-менеджмент).
Как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным: 5 распространенных ошибок
При правильной постановке дедлайн может значительно увеличить шансы на успех работы. Все советы и рекомендации, которые будут приведены ниже, основаны на практике бизнесменов, тренеров, психологов.
Ошибка #1: Попытка мотивировать себя долгосрочным дедлайном
Самый мотивирующий крайний срок – тот, который наступит завтра. Британские ученые установили, что среднестатистический студент может выучить китайский язык за 1 ночь перед экзаменом. Конечно, это шутка. Но она наглядно иллюстрирует то, что часто происходит с нами – иллюзия того, что времени на работу еще много, приводит нас к суете и спешке в последний момент.
Написание диплома для студентов – яркий пример. Кажется, что времени впереди очень много, но по факту диплом пишется за неделю, или даже за день до срока сдачи.
Правильнее будет распределить время на написание каждой главы. В этом случае не будет чрезмерной нагрузки, и работа будет выполнена в срок без страха и бессонных ночей. Для этого напишите план диплома и, затем, для каждой главы поставьте дедлайн. Например, защита диплома через три месяца (12 недель). В дипломе 10 разделов. Логично будет на каждую главу выделить неделю. Дедлайн каждой главы будет в воскресенье. Если следовать плану, то диплом будет готов за две недели до сдачи. То есть, будет время для вычитки и внесения последних изменений + останется время на отдых.
Ошибка #2: Постановка нереальных сроков
Установка нереальных сроков имеет абсолютно обратный эффект. Стоит начать сомневаться, что сможешь вовремя закончить – и не возникнет желания начать.
Например, я проснулся и решил, что я закрою свою ипотеку за 3 месяца (долг перед банком – 1,6 млн. р.). Сам себе установил дедлайн. Есть ли логика в таком сроке? Нет, мой текущий уровень дохода не позволяет погасить кредит настолько быстро, даже если я буду работать в режиме 24/7/365. И я вряд ли возьмусь за выполнение такой задачи.
Верное решение здесь – рассчитать свои возможности. К примеру, я могу вносить сверх ежемесячного платежа 10 т. р, и с помощью таких платежей я смогу досрочно погасить ипотеку за 10 лет. Или же найти дополнительный заработок, и весь доход с него использовать для досрочного погашения ипотечного кредита.
[irp posts=”3225″ name=”Учет времени (хронометраж) – как быть более эффективным в бизнесе, на работе и дома”]
Ошибка #3: Установка ограничения по времени там, где просто нужно терпение
Есть вещи, в которых мы не можем контролировать скорость достижения результатов. Установка строгих дедлайнов в этих случаях – рецепт стресса.
Пример из жизни. С приходом весны пошли дожди и крыша лоджии потекла. Я обратился к застройщику.
Новостройка после сдачи дома в эксплуатацию еще минимум 5 лет находится на гарантии, согласно п. 5 ст. 7 ФЗ-214 «О долевом строительстве». Инженер сказал, что восстановительные работы могут быть проведены только тогда, когда среднесуточная температура воздуха будет не ниже +5 градусов. При меньшей температуре используемый раствор отвалится уже через неделю и не решит проблему.
Я хочу, чтобы течь заделали прямо сейчас, и каждый день звоню инженеру. Можно ли здесь установить дедлайн? Нет. Необходимо подождать, пока погодные условия станут подходящими для укладки раствора.
Другой пример – нет полного контроля над тем, сколько вы будете весить в следующем месяце И устанавливать для себя дедлайн весить 55 кг к 1 июня. Но есть контроль над режимом питания и физической нагрузкой. «Подкачаться, похудеть к лету» – так себе дедлайн, если честно. Будет эффективнее установить крайний срок для изменения привычек питания или тренировок, но не ставить крайний срок для определенного веса.
Ошибка #4: Не зафиксированный дедлайн
Записать дедлайн на бумагу – уже половина дела. Зафиксировать можно и в цифровом виде, в заметки или календарь. Обещание, которое вы даете в своей голове, может так и остаться обещанием.
Вариант поддержки извне, если речь идет о жизненных целях – дать публичное обещание о том, что какое-то событие должно произойти не позже энной даты. Покупка машины, квартиры, досрочное погашение ипотеки – все, что действительно важно. Ответственность перед другими, страх провала в глазах друзей будет подталкивать вперед.
[irp posts=”3717″ name=”Записывайте важные мысли с помощью меток (прокачиваем личную эффективность)”]
Ошибка #5: Установка дедлайна перед изучением возможностей
Иногда установка дедлайна может значительно увеличить время, затрачиваемое на проблему. Это происходит в том случае, если срок выставлен без учета дополнительных возможностей и автоматизации процесса. И тогда выполнение задачи занимает больше времени, чем нужно.
Как пример, можно привести работу наборщика текста. Перепечатка 1 страницы текста занимает, скажем, 30 минут. А если использовать сканер и программу распознавания текста – тот же процесс займет уже 1 минуту. Привлечение дополнительных инструментов помогает сократить сроки выполнения задачи.
Другой пример – скорость пешехода составляет в среднем 5 км/ч. И ставить дедлайн – пройти пешком 150 км за 10 часов – в корне неверно. Важно учитывать реальные возможности и строить планы, исходя из них.
Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн: 5 советов руководителю и рекомендации сотруднику
Пропуск сроков – обычное явление в мире бизнеса. Никто не виноват (или все виноваты), и нет никаких реальных последствий – пока руководитель не проснется однажды утром и не скажет: «Эй, разве мы не должны были закончить этот проект вчера? Что случилось?»
Прежде чем принимать жесткие управленческие решения, попробуйте разобраться в проблеме. Вот что можно сделать.
- Побеседуйте с сотрудником и спросите, что происходит. Предоставьте ему возможность высказаться. Если у вас возникли проблемы с пониманием того, что является причиной нарушения сроков, попробуйте копнуть глубже, задав такие вопросы, как: «На что мне стоит обратить внимание в этом проекте?» и «Какие вещи мешают?»
- Поговорите о влиянии нарушенных дедлайнов. Например: «Когда вы поздно перевели деньги в банк, сотрудники остались без зарплаты перед праздниками». Покажите последствия. Вы, как руководитель, видите их очень четко. Подчиненные могут не осознавать полную картину до того, как она будет озвучена.
- Спросите, какие инструменты использует ваш сотрудник для отслеживания сроков. Кроме того, выделяется ли время для работы над проектами заблаговременно до дедлайна, или работа ведется непосредственно перед ним? Возможно, сотруднику нужны более совершенные системы или дополнительные тренинги по управлению временем.
- Четко изложите свои ожидания относительно того, что должно измениться в будущем. В этом контексте вы предлагаете свою помощь и возможность верно расставить приоритеты.
- Поговорите о следующих шагах. Вам нужно, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, какие конкретные шаги он предпримет для решения проблемы. В идеале он придумает это самостоятельно, но если не сможет – вы можете четко обозначить, чего вы хотите от подчиненного.
Дайте своему сотруднику выполнить достигнутые договоренности. Если же результата не будет, имеет смысл принимать управленческое решение.
Если посмотреть на проблему со стороны сотрудника, который постоянно нарушает сроки – что-то явно не так. Речь не идет о небольших промахах, речь идет о регулярном, непрекращающемся игнорировании сроков. Возможно, задачи ставятся слишком сложные, и лучше полностью от них отказаться.
Иногда задача может быть выше наших сил. Это совсем не означает, что мы плохие. Холодильник прекрасно охлаждает продукты и сохраняет их свежесть, но чай он нам не заварит. Можно пребывать в стрессе, а можно перейти к другим, более доступным задачам.
[irp posts=”16282″ name=”Что такое тимбилдинг (командообразование): идеи и сценарии + инструкция как все правильно организовать”]
Ответы на вопросы
Что такое «редлайн»
Редлайн – от англ. red line – красная линия. Простыми словами – это промежуточный срок сдачи работы. Например, в рекламном агентстве заказана реклама, она должна быть готова к 10 апреля – это дедлайн. Руководитель агентства устанавливает срок сдачи 1 апреля – это редлайн. Между редлайном и дедлайном обязательно должен быть промежуток времени. Наличие редлайна перед окончательной сдачей поможет провести нужные доработки, если они необходимы.
В продажах я выставлял редлайн на предпоследний день месяца. В январе редлайном было 30 число – на конец этого дня все экономические показатели должны быть выполнены на 100%. 31 число – не повод расслабляться, а возможность увеличить свою премию за счет увеличения продаж. Здесь уже шла сосредоточенная работа на деньги – план выполнен, премия максимальная.
В общем смысле – это любой ограничитель, превышение которого пока еще не грозит критичными последствиями. Например, красная отметка на спидометре автомобиля или градусника.
Что такое дедлайн в спорте
Термин «дедлайн» используется в спорте: хоккей, футбол, баскетбол и связан с переходами игроков между командами. Произошел от английского trade deadline – крайний срок торговли, или обмена.
В конце каждого ежегодного спортивного сезона существует так называемое трансферное окно (пауза, во время которой матчи не играются), во время него игроки могут переходить в другие команды и заключать новые контракты. Команды, соответственно, могут привлекать игроков из других команд. Дедлайн – закрытие трансферного окна и начало нового игрового сезона.Пришел дедлайн – все переходы закрываются.
Перманентный дедлайн
Перманентный дедлайн простыми словами можно назвать постоянным. Это состояние. когда вы можете самостоятельно устанавливать для себя ежедневные дедлайны, несмотря на то, что сроки еще позволяют работать без перенапряжения. Работа в таких условиях сопряжена с высоким нервным напряжением и стрессом.
Заключение
В статье мы выяснили, что такое дедлайн, узнали о его значении, последствиях срыва, разработали инструменты для борьбы с ним. Чтобы эффективно работать с дедлайнами и достигать максимальной продуктивности, используйте техники, о которых мы писали:
- ставьте себе и подчиненным реальные дедлайны;
- боритесь с прокрастинацией с помощью инструментов тайм-менеджмента;
- разбивайте задачу на небольшие отрезки – это ускорит срок сдачи работы;
- общайтесь с вашими сотрудниками, если у них возникают сложности с выполнением дедлайнов.
Зная все о дедлайне, можно возвращаться к работе, чтобы успеть в срок и не страшиться неприятных последствий.
Видео на десерт: 19 счастливчиков, которым дико повезло
Часто срываете сроки выполнения заданий и получаете нагоняи от начальства? Тогда вам стоит научиться работать с дедлайнами. О том, что такое дедлайн в тайм-менеджменте, как его поставить и выполнить, читайте в статье.
Что такое дедлайн?
Дедлайн — это конкретный срок, к которому необходимо завершить решение поставленной задачи, чтобы избежать неприятных последствий. Происходит от английского deadline, что в переводе означает «линия смерти». Дедлайн — самый крайний срок, линия, которую нельзя переступить, а также один из критериев правильной постановки цели.
Дедлайн может быть связан с конкретной датой — жесткий дедлайн. Пример: сдать статью до 28 октября. Или с наступлением некоторого события — гибкий дедлайн. Пример: завершить работы в саду до первых заморозков. Заметим, что гибкий дедлайн может очень быстро и неожиданно стать жестким дедлайном.
Дедлайны встречаются во всех сферах жизни, например:
-
что такое дедлайны в учебе — сроки сдачи курсовых, рефератов, отчетов, даты проведения экзаменов, дата защиты диплома;
-
что такое дедлайны в повседневной жизни — точный час утреннего подъема, время начала рабочего дня, время семейного ужина;
-
что такое дедлайны в продажах — срок акции продажи товара по сниженной цене побуждает клиента быстро принимать решение о покупке;
-
что такое дедлайны в психологии — проблема человека, связанная с выполнением дел в последний момент, так называемый синдром дедлайна.
Как видно из примеров, дедлайны задают четкие рамки поведения и могут приводить к проблемам. В то же время дедлайн как инструмент планирования имеет ряд преимуществ:
-
четкость;
-
своевременное получение результатов;
-
согласование и координация совместных работ;
-
распределение времени и усилий на решение задач;
-
повышение продуктивности и эффективности профессиональной деятельности.
Дедлайн: как его поставить и выполнить?
Дедлайны в личном тайм-менеджменте — хороший способ вовремя завершать выполнение начатых дел и достигать поставленных целей, но при условии правильной постановки сроков. Основные правила:
-
Фиксирование дедлайна. Запишите установленный дедлайн в ваш план.
-
Обоснованность дедлайна.. Руководствуетесь необходимостью выполнить задачу и возможностью это сделать.
-
Реалистичность дедлайна. Ставьте реальные сроки. Вы должны иметь представление, сколько времени требуется для решения задачи. Если проблема возникла впервые, оцените это, анализируя чужой опыт или проведя свой собственный эксперимент.
-
Плохой сценарий. Всегда ориентируйтесь на худший вариант развития событий, тогда любой исход окажется благоприятным.
-
Запас прочности. Учитывайте, что могут возникнуть форс-мажорные обстоятельства. Эксперты рекомендуют выделять на них примерно 30% резерва времени и усилий, чтобы не срывать дедлайны.
-
Оценка рисков. Запишите возможные причины срыва дедлайна и проанализируйте, насколько они реальны, и как вы можете на них повлиять. Возможно, придется изменить установленный дедлайн.
-
Эффективность действий. Ответьте на вопрос: можно ли оптимизировать решение задачи и выполнить ее быстрее?
-
Проработка типичной ошибки тайм-менеджмента — выполнение срочных задач в ущерб важным. Планируйте решение важных задач в одном ряду со срочными и устанавливайте для них четкие дедлайны.
Чтобы ваши дедлайны не срывались:
-
планируя дедлайн, сразу устанавливайте дату начала работ;
-
разбейте задачу на этапы и установите промежуточные дедлайны;
-
основной объем работы планируйте на начало отведенного на ее выполнение периода;
-
не увлекайтесь мелкими деталями, пока не выполнена основная часть работы.
Не стоит жить по принципу — если плана нет, значит он не сорвется. Нужно просто строить реальные планы, основанные на понимании специфики стоящих перед вами задач и путей их решения и устанавливать обоснованные дедлайны их реализации.
Чек-лист «5 эффективных коучинговых практик для жизни»
Больше узнать о принципах тайм-менеджмента, о методах планирования и распределения времени можно в статьях раздела «Коучинг». Если вы хотите помогать другим людям правильно распоряжаться временем и не срывать дедлайны, Академия EdPro предлагает освоить профессию коуча на программе «Профессиональный коучинг ICF». Дедлайн принятия решения для участия в новом потоке вы найдете на сайте.
Гайд «3 действенных инструмента для самокоучинга для достижения целей»
Скачать бесплатно
