Как составить деловое письмо на запрос

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Письменный ответ на запрос контрагента является официальным документом. Как и в случае с Реестром деловых документов, он должен начинаться с вежливого обращения к получателю. По вашему запросу о предоставлении информации мы направим вам — письмо, информацию или документ.

Но всегда ли необходимо писать ответ на письменный запрос? Если ваша организация получает интервент (запрос от органа власти или государственного органа), вы обязаны ответить и предоставить необходимую информацию. Права на запрос письменного ответа включают

• Суды и сотрудники правоохранительных органов
• Прокуратура, прокуратура
• Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, Федеральная налоговая служба и территориальные налоговые инспекции, Федеральная налоговая служба.
• Полиция, полиция
• Министерство обороны.

Кроме того, адвокаты, работающие по договорам оказания услуг, также должны отвечать. Аналогичным образом они должны отвечать на запросы контрагентов, с которыми у агентства заключен договор. Также предоставляется информация о договоре предоставления — о ценах, наличии товаров, времени работы и т.д.

Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Утвердительный ответ должен быть подробным, а отрицательный — обоснованным. Если причина запроса отсутствует (какова причина запроса), агентство имеет право отклонить объяснение в письменном виде.

Однако обратите внимание, что отказ должен быть сделан как можно более любезно и конкретно, со ссылкой на причины отрицательного решения.

В какие сроки надо ответить

Никаких сроков. Если в заявке указан крайний срок, вы должны ответить на нее в указанный срок следующими фразами В ответ на письмо вам сообщат следующее (далее следует необходимая информация) Если срок не указан, общее правило — ответ в течение семи дней. Если вам требуется больше времени для сбора информации или документов, вы должны придерживаться разумных сроков для отправки письма.

Это реальное время, необходимое для сбора определенной информации или документов.

Как составить письменный ответ на запрос информации

Единого формата для ответных писем не существует. Организации должны писать на бланках с обязательной идентификацией отправителя и получателя как часть потока деловой переписки. Допускаются как рукописные, так и печатные ответы.

Руководство по правильной подготовке ответов на информационные письма деловых партнеров :

1. Введите информацию об отправителе.
2. Напишите имя или фамилию получателя.
3. Напишите номер и дату исходящего письма.
4. Укажите характер ответа. Альтернативный вариант: в запросе на информацию скажите: «Я хотел бы отправить письмо адресату». Затем укажите, утвердительно или отрицательно вы ответили. Обязательно укажите номер и дату первоначального заявления.
5. Если необходимо, перечислите все приложения (документы, которые необходимо представить).

Ответ составляется на собственном экземпляре получателя. Документ должен быть подписан руководителем организации с указанием его/ее должности и имени. Печать должна быть проставлена только в том случае, если она будет использоваться в помещении.

Образец положительного ответа

Образец фактического ответа на запрос информации в прокуратуру :

Государственное учреждение дополнительного образования детей «Аллюр», спортивная школа для детей и молодежи Олимпийского протектората.

г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1

Протокол № 205 от 01. 09. 2021 г.

Прокуратура города Москвы.

Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваш запрос о предоставлении документов, связанных с проведением прокурорской проверки № 195 от 31 августа 2021 года (кроме № 315), в соответствии с пунктом 2 статьи 6, пунктом 1 статьи 22 Федерального закона № 2202 — 1992. 01. 17 «О прокуратуре в Российской Федерации» направляю Вам следующие документы

1. Статут.
2. Приказ о назначении директоров.
3. Свидетельство о постановке российской организации на учет в налоговых органах по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Олимпийский протекторат «АЛЛЮР» Иванов И.И.

Образец ответа с отказом дать информацию

А также используются следующие методы ответа на информационные письма налоговым инспекторам

У налоговых органов есть утвержденная форма отрицательного ответа — уведомления о невозможности своевременного представления документа (информации). Утверждена решением Федеральной налоговой службы, MMB-7-2/[email protected] от 24 апреля 2019 года. Если налогооблагаемая организация не успевает представить документы в ФНС по запросу или не может сделать это по каким-либо причинам, бухгалтер или другой компетентный сотрудник направляет уведомление по форме КНД 1125045 в течение следующего дня со дня получения запроса инспектора.

Как отправить ответ

Ответы на заявления будут даваться одним из доступных способов — лично, по почте или с курьером, или в электронном виде. Если представитель организации доставляет посылку лично, убедитесь, что у него есть доверенность. Только руководитель организации может действовать от имени организации без доверенности.

Отправления должны осуществляться заказным письмом с описью вложения и подтверждением получения. Электронная версия должна быть отправлена TCS (в обслуживающую организацию) или по электронной почте вместе с обязательной электронной подписью документа.

В 2009 году окончила экономический факультет Южного федерального университета по специальности «Экономическая теория», в 2011 году получила степень магистра по специальности «Экономическая теория» и защитила магистерскую диссертацию.

Ответ на запрос

Как уже упоминалось выше, ответное письмо всегда отправляется другой стороне, которая хочет получить какую-либо информацию. Поэтому нет необходимости ждать ответа. Фактический официальный документ обычно является окончанием диалога по конкретному делу.

Сам запрос касается практически любой информации, необходимой другой стороне. Это может быть прайс-лист на услуги, товары, разъяснение правил проведения акций, скидок, уточнение деталей и т.д. Обратите внимание, что выполнение запроса может быть необязательным.

Если компания не заинтересована в сотрудничестве с деловым партнером, она может оставить письмо без ответа, но такое действие будет плохой деловой этикой.

Правила деловой этики

Деловая этика определяется как набор правил, которым должны следовать участники рынка при взаимодействии друг с другом. Эти правила обеспечивают деловые отношения и позволяют относиться друг к другу с уважением. Следует обратить внимание на следующие нюансы.

• Деловой стиль речи, сохранение нейтрального тона голоса и
• Не используйте жаргон, ненормативную лексику, ругательства и ненормативную лексику.
• Предоставить информацию о получателе и отправителе, и
• обратите внимание, что письмо адресовано другой стороне.

Взаимное уважение является ключом к долгосрочным, взаимовыгодным отношениям.

Кто составляет письмо

Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.

Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. Качество ответа в значительной степени определяет решение подрядчика о начале или продолжении сотрудничества.

Руководители получают копию окончательного письма, которое они могут сразу же подписать. Рекомендуется потратить пять минут на изучение документа, поскольку сотрудник, занимающий эту должность, мог допустить некоторые ошибки в написании. Возможно, самой большой ошибкой является отсутствие указания на то, как должен быть получен ответ.

Если официальный документ устраивает администратора, он может подписать его.

Отправка

Существует четыре распространенных способа ведения деловой переписки с другой стороной. Они следующие

• По факсу, по
• По почте (бумажный вариант), и
• По электронной почте; и
• лично в руки представителю другой организации.

Поскольку это письмо является ответом на предыдущий запрос, имеет смысл отправить его тем же способом, что и первоначальный документ. Однако это правило действует только в том случае, если желаемый способ ответа не указан в тексте запроса в явном виде.

Как написать документ

Существует два фактических способа написания писем: рукописные письма с использованием синей или черной ручки или печатные письма с использованием компьютера. Решение принимается автором письма с учетом мнения руководства компании. В любом случае, даже напечатанная версия должна иметь физическую форму.

Это связано с тем, что подпись директора должна быть «живой», т.е. написанной от руки. Таким образом, получатель может знать, что он не получил официальный документ от мошенника и что само письмо не является спамом.

Инструкция по составлению письма-ответа

Прежде всего, следует обратить внимание на условия и положения Предоставить информацию об отправителе: номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер и официальный адрес. Во-вторых, обратите внимание на то, кто является получателем и отправителем. В случае постановления укажите имя и должность руководителя компании-получателя и название компании со ссылкой на ее организационно-правовую форму.

Здесь вы оставляете ту же информацию, но уже для отправителя, в общем выпадающем списке.

Внизу документа, посередине страницы, напишите слово «письмо». Вся переписка должна быть зарегистрирована, поэтому официальному документу должен быть присвоен уникальный номер документа и указана дата создания.

Следующий шаг — обработка тела документа. Обратите внимание, что компания получила запрос, сопровождаемый конкретным Ссылайтесь на письмо-запрос (дата, номер). Следующий шаг — предоставление другой стороне запрашиваемой информации.

Если составитель заранее знает, что полученный запрос не удовлетворит получателя, разумно определить альтернативные варианты. Это не всегда возможно, но там, где это возможно, важно не игнорировать его. Как правило, это обсуждение условий контракта (цена, сроки, количество и качество).

Вот пример.

Получена заявка № 22 от 17 сентября 2024 года с просьбой предоставить прайс-лист на закупаемые товары. В частности, заявитель запросил белые футболки с 42 по 54 размер.

Сообщаем вам, что мы можем предоставить только черные футболки запрашиваемого размера. Мы надеемся, что вы рассмотрите наше предложение.

Искренне, Генеральный директор ООО «Верхние Корешки» Ватов Н.Д.

На этом этапе ответное письмо можно считать завершенным. Остается только подписать и поставить инициалы на письме и отправить его получателю. Если адресат дал вам конкретные инструкции о том, как получить письмо, по возможности следуйте им.

Основные детали запроса :

Название организации, которой адресован запрос. Имя организации, от которой отправляется запрос. Определяет информацию, которую необходимо получить. Подпись субъекта запроса. Дата запроса.

Затем, после проверки законности полученного запроса, информатор также составляет образец ответа на письменный запрос о предоставлении информации.

Когда требуется?

Существует ряд распространенных ситуаций, в которых может потребоваться ответное письмо

• Государственным органам (например, если от налоговых органов получен запрос на финансовую отчетность компании, индивидуальную информацию о деятельности организации и т.д.).
• Поставщикам (например, если поставщик письменно запрашивает актуальный список материалов для заказа).
• Покупателю (например, если покупатель потребовал, чтобы товар был доставлен в определенный день).
• Судебным органам (например, если суд затребовал определенные доказательства).
• банковским учреждениям (например, если банк запросил кредитный отчет у другого банка, предоставляющего услуги организации).
• физическим лицам (например, в ответ на запрос информации о возможности подать заявление на определенную должность в организации) и т.д.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все варианты этого документа можно разделить на два типа

1. Положительный ответ на запрос информации — в первую очередь выражает согласие организации предоставить запрашиваемую информацию.
2. Отрицательный ответ — представляет собой мотивированный отказ в предоставлении информации или отклонение предложения.

Главная особенность и разница между этими типами писем заключается в их содержании.

При написании письма с положительным ответом следует дать как можно более полный и подробный ответ на вопрос. Наконец, не стоит сомневаться в ценности информации, которую вы пытаетесь предоставить.

Если вы готовите отрицательный ответ на запрос о предоставлении информации, вы должны четко объяснить, почему вы отказываетесь от запроса или почему вы не предоставите информацию.

Важно: Рекомендуется, чтобы в письме с отрицательным ответом также были указаны условия, при которых запрашивающее агентство может получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Последовательность написания ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции.

1. Подготовка заголовков документов. В левом верхнем углу следует указать полные данные организации, запрашивающей ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс). В правом верхнем углу должно быть указано имя сотрудника организации, которому адресован документ. Как правило, документы адресуются генеральному директору компании.
2. Номер и дата документа должны быть зарегистрированы в календаре исходящей почты. При необходимости можно кратко указать тему письма. Однако это не является обязательным.

• Сведения о предыдущих запросах (номер и дата регистрации) и их основное содержание (буквально несколько слов); и
• информацию о приложении.

В случае отрицательного письма разъясняется следующее

• детали запроса и его содержание (аналогично позитивному письму), the
• причины отклонения заявки; и
• Заявление об отказе.

Если у получателя возникнут вопросы, убедитесь, что в левом нижнем углу документа указаны имя и номер телефона заявителя.

Как ответить?

Положительно

ООО «Силуэт» на должность генерального директора.

¡Москва, ул. Ленина, 54.

(095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Е. С. Шинкарюк.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746.

Адрес: 01-19/678 от 10.12.17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года.01-19/678 Направляем Вам пересмотренный прайс-лист на новое предложение по коллекции «Жемчужина» (копия прилагается). Мы также сообщим вам, что готовы предложить скидки на отдельные предметы коллекции (размер скидки зависит от объема рынка).

__5__ L Приложение.

ООО «Силуэт» Генеральный директор Иванов П.Д.

• Скачать бланк ответа на заявление о предоставлении информации
• Скачать положительный ответ на запрос информации

Отрицательно

Петрова Е.П. из ООО «Эксим» легко понять

Москва, ул. Забелина, д. 36, ул. Ленина, д. 41, № 9

(095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

Адрес: 01-19/412 от 05. 10. 17

Уважаемая Елена Павловна!

В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года о возможности трудоустройства в нашу компанию на должность Бухгалтер ответственное лицо, требования к должности 01-19/412 Бухгалтер ответственное лицо, т.е.:.

• Опыт работы на аналогичной должности не менее пяти лет; и
• иметь дело с коммерческой организацией.

Эти требования отражены в описании обязанностей главного бухгалтера № 21, 15. 01. 10 № 45 «Об утверждении описания обязанностей».

Голубев, генеральный директор ООО «Эксим» А.Ю.

В целом, письма, отвечающие на запросы информации, должны отвечать основным требованиям деловой переписки (профессиональный стиль, краткость, точность и отсутствие двусмысленности). Кроме того, они должны быть на фирменном бланке организации (если применимо).

Интерпеллянт

Запросы, называемые в юриспруденции вопросами, могут направляться в различные инстанции с просьбой предоставить информацию по конкретному вопросу.

Основной компетенцией заявителя (задающего вопрос) является право запрашивать информацию, закрепленное за ним законом или конвенцией.

Например, право запрашивать информацию у государственных или частных органов предусмотрено законом.

1. Суды в определенных случаях
2. судебные приставы-исполнители в исполнительном производстве; и
3. органы прокуратуры в контексте уголовных расследований, досье и запросов граждан, а также надзорной деятельности в целом; и
4. налоговые органы в контексте проверок соблюдения налогового законодательства; и
5. полиция в контексте уголовных расследований и запросов граждан; и
6. адвокаты по контрактам на оказание услуг; и
7. Оборонные ведомства в контексте обеспечения обороноспособности страны.

На основании прав, предоставленных договором, стороны договора могут запрашивать информацию в контексте конкретных правоотношений. Например, стороны договора могут обмениваться письмами о

• способность к снабжению
• уточнение банковских реквизитов контрагента,…
• График работы и т.д.

Компании и организации, набирающие подрядчиков на основе публичного объявления, могут обращаться к любому человеку, запрашивающему информацию, поскольку публичное объявление предполагает свободное участие. Таким образом, в ходе публичного вызова может быть запрошена следующая информация

• Цена товара или услуги.
• Что касается рабочего времени.
• О качестве и целостности товара.
• Что касается доступных возможностей трудоустройства, то для
• туристические достопримечательности и т.д.

Таким образом, после получения запроса в первую очередь необходимо определить право собеседника на получение информации. Следует помнить, что независимо от того, является ли собеседник органом, имеющим право запрашивать информацию, запрос должен быть обоснован. Итак.

• Суды обязаны указывать в заявлениях, где запрашивается информация по конкретному делу. Например, «В производстве ОМСК находится уголовное дело в отношении И.И.И. по признакам преступления, предусмотренного статьей XX Уголовного кодекса Российской Федерации, Иванов И.И., 1988 года рождения, занимающийся предпринимательской деятельностью в качестве охранника с 2019 по 2021 год».
• Институт применения указывает количество уголовных дел или материальных
• Прокуратуры, осуществляющие проверки в порядке общего надзора, обязаны предъявить доказательства того, что проверка назначена или проводится на основании обращения гражданина или юридического лица.
• Налоговый орган может указать в качестве основания для подачи заявления проверки, проведенные в отношении конкретного лица.

Вы не можете выполнять необоснованные запросы, особенно в отношении личных данных и персональных данных.

Всегда помните, что предоставленная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы предоставите ее в ответ на необоснованный запрос.

Поэтому, если необходимо, не стоит инициировать электронное письмо от апеллянта.

• Чтобы получить разъяснения по поводу запроса, вам следует
• потребовать, чтобы заявление было подписано работником; и
• попросить прислать новое заявление с правильной информацией или, например, с печатью органа-заявителя.

Исполнение запроса

Необходимая информация может быть предоставлена в письменном виде или путем приложения копии документа к ответу.

Если документ приложен к ответу, то сам ответ будет сопровождаться большим количеством букв. Например, «По вопросу № 123 от 11. 11. 2021 года А. А. направить Васильковой медицинские документы».

Оформление

Ответ на запрос осуществляется в соответствии с правилами общей деловой переписки. Это означает, что текст ответа должен включать входящие и исходящие данные. Текст ответа должен включать следующее.

1. Имя (фамилия) и адрес заявителя, и
2. Фактический текст ответа. Например, «В соответствии с Вашим запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года направляем Вам копию трудового договора №123, заключенного между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А. М., от 16 марта 2018 года». Или «В соответствии с запросом №2-1224/21 от 12 мая 2021 года сообщаем, что Максимов Ю., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный моппет».
3. Дата и подпись сотрудника. В ответе рекомендуется указать имя сотрудника и его контактную информацию. Переводчику могут потребоваться некоторые пояснения.

Если ответ на запрос отрицательный, либо потому, что собеседник не имеет права запрашивать информацию, либо потому, что запрос был сделан неправильно, необходимо указать причину отказа. Например, «Ваше заявление не может быть выполнено, так как не содержит всей необходимой информации». А именно, отсутствуют дата, номер заявления и подпись судьи».

Массовость направления запросов о представлении документации

Правом на направление запросов наделены начиная от Счетной палаты РФ, заканчивая контрольными ведомствами исполнительной власти (Роспотребнадзор, Росздравнадзор и т.д.). Все запросы могут быть связаны с расследованием уголовного дела или проведением проверки заявления о совершении преступления (доследственная проверка).

Массовый характер направления запросов обусловлен подготовкой и получением большого объема информации, которая впоследствии может стать доказательствами по уголовному делу.

Поэтому при получении запроса не торопитесь отвечать, а для начала необходимо дать запросу правовую оценку, а насколько такой запрос обоснованный, помогут выяснить наши специалисты.

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

• правильное указание реквизитов автора письма;
• ясное изложение проблемы;
• по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
• по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

В АКБ «Мосбанк» 123790 г. Москва, ул. Высокая, 78 от Линчевского Дмитрия Яковлевича, проживающего по адресу: 123908, г.Москва, ул.Октябрьская, д. 90, кв. 213, тел. 222-66-88 e-mail

О реструктуризации задолженности

12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

Юридическая природа запроса о представлении документации

Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:

• МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
• ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
• Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
• Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».

Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:

• Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
• Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.

Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел., факс ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2021 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

• наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
• номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Самые частые варианты запросов

4.1. Направляемые до возбуждения уголовного дела ОЭБиПК и оперативными подразделениями ФСБ РФ

Таких запросов большинство, и это самый удобный способ для «добычи» как можно большего количества информации.

Законность:

сотрудники вышеуказанных структур должны указать свое право, на основании которого они пользуются своими полномочиями — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции» или п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федеральной службе безопасности».

Обоснованность:

указывается номер и дата КУСП (книга учета сообщений о преступлениях), что указывает о наличии реальной проверки и факты проверочного мероприятия.

Если запрос будет неполным, то необходимо подготовить ответ с указанием недостатков запроса с просьбой оформить его надлежищим виде.

4.2. Направленные после возбуждения уголовного дела следственными подразделениями

У них более эффективные способы получения информации (обыски или выемки). Такой запрос необходимо также проверить.

Законность:

на практике указывают только ч. 4 ст. 21 УПК РФ, что не является обоснованием.

Обоснованность:

необходимо также обосновать требование, как и в первом варианте, а именно указан номер и дата возбуждения уголовного дела, факты, по которым сотрудники ведут расследование и как запрашиваемая информация связана с предметом уголовного дела.

4.3. Направляемые в рамках проведения прокурорской проверки

Сотрудники прокуратуры также выявляют насколько та или иная компания ведет деятельность в рамках законодательства, не ставя перед собой цель привлечь предпринимателя или бизнесмена к уголовной ответственности. Но если в ходе прверки будут выявлены нарушения, то материалы будут направлены в правоохранительные органы, а уже полиция будет решать вопрос о том, надо ли возбуждать уголовное дело.

Прокуратура тщательнее подходит к составлению таких запросов и они не несут уголовно-правовые риски для компании.

Законность:

как правило, правовые обоснования содержатся в запросе и по каким фактам проводится данная проверка.

Обоснованность:

как правило, информации о том, как могут запрашиваемые документы посодействовать проверке не содержатся.

Ответ на требование необходимо направлять также с просьбой — дать обоснование своим требованиям.

Итог:

к сожалению, «силовики» пользуются безграмотностью «Бизнеса» и не оформляют запросы в должном виде, но необходимо помнить о привлечении к административной ответственности, в случае непредоставлении информации.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Рекомендации специалистов

В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.

Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.

Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.

И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел., факс Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу

Читать дальше: Как восстановить дкп на автомобиль для налоговой

13.05.2017 г., исх. № 156/59

Запрос на предоставление акта сверки

Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Читать дальше: Заявление о неполучении судебного приказа образец

Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.

Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.

В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону . Это быстро и бесплатно !