Как составить деловой отчет

В деловых отчетах указываются цели, которые необходимо достичь и доложить руководителю. Они также описывают различные форматы, которые вы можете использовать для придания ему большей убедительности и повышения вероятности того, что он вызовет действия со стороны коллег в вашем отделе. Вы должны четко определить аудиторию, которой вы представляете отчет, чтобы повысить его ясность.

В этой статье мы обсудим, что такое деловой отчет, различные типы деловых отчетов, как написать деловой отчет и его пример.

Что такое деловой отчет?

Деловой отчет – это официальный документ, в котором представлена важная информация о компании для принятия ключевых краткосрочных и долгосрочных решений. Некоторые данные, представленные в бизнес-отчете, включают в себя показатели деятельности организации, конкурентный анализ или процессы, с которыми могут ознакомиться все сотрудники.

Некоторые ключевые компоненты, которые могут входить в состав бизнес-отчета, включают:

Резюме

Резюме дает аудитории полное представление о рассматриваемых вопросах, теме отчета, типе доказательств и источников, на основе которых был составлен отчет, а также о предполагаемых решениях, основанных на полученных данных. Заключение может быть менее одной страницы или до четырех страниц в зависимости от количества необходимых подробностей, но для написания этого раздела следует подождать, пока вы соберете все свои выводы, чтобы они были понятны рецензентам вашей презентации.

Оглавление

При личной презентации бизнес-отчетов обычно используется слайд-шоу, но вы все равно должны предоставить физическую копию всем рецензентам. Оглавление определяет тему, которую вы будете освещать на каждом слайде. На него может сослаться руководитель или член совета директоров, если им понадобится обратиться к нему во время вашей презентации.

Введение

Во введении указывается причина, по которой вы провели отчет, и его значимость для организации. Вы можете использовать эту информацию, чтобы начать свое выступление перед аудиторией с объяснением того, почему необходимо приступить к реализации предлагаемого вами решения.

Основной абзац

В основном параграфе освещаются текущие бизнес-проблемы компании, а также данные, которые вы исследовали, процесс, в котором вы подходили к исследованию, и конечные результаты исследования. Если ваш отчет состоит из большого количества исследований, вы можете перечислить полученные результаты, чтобы сократить содержание отчета.

Заключение

Заключение состоит из нескольких выводов, которые могут быть сделаны теми, кто смотрит на отчет впервые. Данные из основной части и заключения показывают потенциал действий, которые может предпринять предприятие для улучшения процессов компании, а также необходимость проведения дополнительных исследований.

Ссылки

Ваши ссылки показывают источники, которые вы использовали для составления бизнес-отчета. Ссылки, которые вы покажете, могут подтвердить достоверность вашего отчета, а руководители могут принять решение о дальнейших действиях на основании ваших доказательств. Обязательно правильно оформляйте источники и соблюдайте стандарты форматирования вашей компании, если таковые существуют.

Приложение

Приложение является необязательным элементом бизнес-отчета, но оно может быть дополнительным доказательством, подтверждающим ваши методы исследования и выводы. Визуальное представление данных, таких как диаграммы и фотографии, может быть уместным, особенно если вы исследуете вопрос, который нуждается в изображениях для подтверждения ваших выводов.

Типы деловых отчетов

Типы бизнес-отчетов, которые вы можете использовать, включают:

Рекомендательные отчеты

Рекомендательный отчет распознает проблемы бизнеса и демонстрирует целенаправленные решения для их устранения. Для составления рекомендательного отчета необходимо выявить проблему, но вы можете привлечь команду экспертов в вашей отрасли для решения проблем и расширения возможностей получения прибыли для вашего бизнеса.

Отчеты о расследованиях

Отчет о расследовании – это, как правило, внутренний отчет, который документирует инцидент, произошедший между двумя или более сотрудниками. Все сотрудники и свидетели должны предоставить свои истории и факты об инциденте в Отдел персонала, чтобы они могли сделать официальное заключение и сообщить о своем решении остальным сотрудникам компании.

Отчеты о соблюдении требований

Отчеты о соблюдении требований сигнализируют о том, что вы работаете в рамках внутренних правил и правительственных постановлений, выполняя свою работу на законных основаниях. Энергетическая промышленность должна соблюдать экологические нормы, чтобы добывать природные ресурсы для использования потребителями, поэтому компания может заставить своих сотрудников заполнить отказы от претензий, о которых они могут сообщить в руководящие органы в случае необходимости.

Отчет о целесообразности

Отчет о целесообразности предназначен для того, чтобы убедить членов организации выбрать один курс действий вместо другого. Этот отчет популярно писать для руководителей, которые оказывают непосредственное влияние на исход отчета и результаты, полученные после него. Поэтому вы должны иметь представление о том, как убедить их, поэтому постарайтесь получить обратную связь от менеджеров и других людей, которые согласны с вашей стратегией, чтобы написать эффективный отчет.

Отчет об исследовании

Отчет об исследовании дает полную информацию руководителю о деталях исследования по определенной теме. Собранные вами данные могут быть сведены в один раздел полного делового отчета, но вы должны объяснить все методы и прогресс, достигнутый вами в достижении поставленных целей. Это может быть полезно для инженеров или ученых, пробующих методы, которые будут использоваться для создания новых продуктов для компании.

Периодический отчет

Периодический отчет представляет собой график событий на квартальной или годовой основе, чтобы подчеркнуть, что повлияло на результаты деятельности компании в этот период. Бухгалтерии компании может понадобиться доступ к этому отчету, чтобы написать о своем финансовом положении и сообщить об этом заинтересованным сторонам, таким как инвесторы, правительство и руководители.

Как написать деловой отчет

Ознакомьтесь со списком этапов написания деловых отчетов от имени вашей компании:

1. Определите тип отчета, который вы хотите написать

Вам необходимо определить тип решения, которое вы хотите определить в своем отчете. Рекомендательный или периодический отчет рекомендуется для решений, которые должна принять ваша компания, где вы можете учесть результаты ваших исследований и методы сбора доказательств.

Отчет о расследовании или соблюдении требований дает представление о поведении отдельных лиц и о том, работали ли они с процессами вашей компании для выполнения своей работы. Выбирайте отчет тщательно и попросите совета у своего руководителя, если вам нужны указания по каждому типу отчета и цели, которую вы пытаетесь достичь.

2. Перечислите все фоновые исследования и информацию

Ваше исследование – это центр аргументации вашего предполагаемого решения, поэтому постарайтесь сначала найти внутреннюю информацию, прежде чем обращаться к внешним источникам. Например, увеличение количества подписчиков в социальных сетях и лайков на постах может указывать на то, что вашей компании необходимо увеличить маркетинговый бюджет, чтобы привлечь больше клиентов.

Университетские исследования эффективности маркетинговых кампаний в социальных сетях и конкурентный анализ маркетингового бюджета компании могут изменить мнение членов совета директоров.

3. Опишите методы исследования, применяемые до настоящего времени

Важно указать, как вы подошли к исследованию и с кем вы связались для получения важной информации, которая создает основу для ваших выводов. Обратите внимание на внутренние отделы, с которыми вы общались для получения внутренней информации, и выясните, когда они подготовили информацию. Чем более обновлены ваши ресурсы, тем больше достоверности имеет ваше исследование.

4. Порекомендуйте свои решения по улучшению работы компании

Используйте формулу SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-Based), чтобы придумать действенные цели для вашей компании. С помощью этих целей вы сможете определить этапы развития вашей организации и стать лидером отрасли. SMART-цель в социальных сетях может заключаться в том, чтобы в течение следующих трех месяцев увеличить охват аккаунтов компании в социальных сетях на 1 000 подписчиков.

Вам также необходимо указать, каким образом вы собираетесь достичь этой цели, поэтому проведите мозговой штурм тактик, которые может использовать ваш отдел. Увеличение маркетингового бюджета, наем стажеров и приоритетное взаимодействие с текущими подписчиками на всех платформах могут быть тремя способами увеличить количество подписчиков на аккаунтах вашей организации в социальных сетях.

Пример бизнес-отчета

Проанализируйте этот пример бизнес-отчета, чтобы увидеть форматирование и структуру, которой вы можете придерживаться, а также способ убедить компанию двигаться вперед с вашим решением.

Годовой обзор метрик социальных медиа за 2018 год для маркетинговых данных Joe’s Marketing Data

Проведенные отчеты
Дженис Уоррен
464-756-9802
jwarren@joesmarketing.com

16 декабря 2018 г

Введение:

Когда в течение 2017 года Joe’s Marketing подписала 10 контрактов с клиентами, стало ясно, что присутствие в социальных сетях важно для поддержания имиджа организации. Несмотря на создание аккаунтов на трех основных платформах, мы использовали стажеров только для размещения постов раз в неделю на каждой платформе.

Этот отчет подводит итоги охвата нашего присутствия в социальных сетях за последний год и результаты для изучения и расширения наших маркетинговых усилий на 2019 год.

Основной параграф (результаты исследования):

• В течение 2018 календарного года количество подписчиков увеличилось на 5% по сравнению с 2017 годом, а количество подписаний клиентов увеличилось на 50%.

• Когда мы предложили пакеты регистрации клиентов во время праздничного сезона, три клиента подписались, а число последователей за этот период увеличилось на 20 человек.

• Согласно опросам, проведенным университетами, студенты предпочитают, чтобы с ними общались в социальных сетях, и воспринимают бренды в первую очередь как людей.

• Опросы клиентов совпали с их ответами, так как им понравилась маркетинговая стратегия, ориентированная на человеческие интересы.

• Посты на нашем основном канале социальных сетей привели к 10-процентному росту на целевой странице компании.

Заключение:

Мы обнаружили, что данные, полученные от компаний, показали рост интереса к услугам со стороны компаний, но они хотели видеть активное присутствие наших услуг в социальных сетях, чтобы укрепить доверие к нашей компании. Они считают, что улучшение процессов и вовлеченности в социальных сетях может привести к большой отдаче от инвестиций.

Решения:

• Нанять трех сотрудников на полный рабочий день для ведения аккаунтов в социальных сетях

• Получить отзывы от нынешних клиентов, которые мы сможем разместить в социальных сетях

• Увеличить клиентскую базу до 15

• Имеют 100-процентный показатель удержания клиентов

• Обучить торговый персонал процессам работы в социальных сетях, которые проводит новый менеджер по маркетингу

Ссылки:

• Исследования проведены путем опросов “из уст в уста”, проведенных среди студентов Университета Вашингтона

• Остальные данные были получены от стажера по маркетингу

ShareTwitterLinkedInFacebookEmailCopy to Clipboard

Деловой отчёт как жанр

Официально-деловой стиль является важной функциональной разновидностью языка, обслуживающей общественную сферу: коммуникацию граждан и органов государственной власти, область административно-хозяйственной деятельности, а также текущее делопроизводство в организациях.

Отличаясь строгостью, точностью и недвусмысленностью, официальный стиль диктует повышенные требования к содержанию и структуре создаваемых на его основе документов.

Среди жанров официально-делового стиля выделяются документационные, которые включают типы и разновидности документов, принятых в той или иной организации. Это приказы, служебные письма, заявления, отчёты.

В содержание отчёта входят объективные данные, полученные путем анализа текущей производственной (административной) ситуации, а также статистические и прогностические сведения, предложения и рекомендации по улучшению работы.

В зависимости от предназначения отчёта его можно подразделить на несколько типов:

• Финансовый, информирующий о расходах денежных средств.
• Административно-хозяйственный, связанный со сведениями об управленческой и производственной деятельности организации.
• Кадровый, сообщающий о важных изменениях в сфере персонала.
• Периодический, осуществляемый в соответствии с определённым расписанием (ежедневный, ежемесячный, квартальный, годовой).
• Аналитический, посвященный сбору информации о причинах, факторах, условиях развития той или иной ситуации.

Иная классификация отчётов строится по признаку ведущей цели и содержания:

• Плановые производственные отчёты, которые направлены на анализ текущей деятельности в целях повышения её эффективности.
• Внеплановые отчёты, составляемые при изменении привычных условий деятельности (например, отчёт после проведения выездной проверки, командировки, семинара или обучающей конференции, профессионального тренинга или курсов повышения квалификации).
• Информационные отчёты, составляемые при необходимости донести до адресата (как правило, руководителя) сведения о какой-либо проблеме или ситуации, требующей пристального внимания, контроля.
• Статистические и экономические, связанные с информирование вышестоящих органов о выплате налогов, хозяйственной деятельности субъектов.
• Отчёты-предложения, в которых содержится предложенный сотрудником перечень мер, реализация которых позволит улучшить деятельность организации.
• Научно-исследовательские, создаваемые в ходе исследовательской экспериментальной деятельности сотрудниками научных лабораторий и институтов.

«Составляем деловой отчёт: оформление, стиль написания» 👇

Каждый тип отчёта направлен на решение следующих задач:

• Информирование адресата о результатах работы, итогах анализа или проверки.
• Мотивация к изменению текущей ситуации или сохранению условий осуществления деятельности.
• Рекомендации по улучшению качества работы, устранению недостатков.

Особенности оформления и стиля написания отчёта

Чёткая структура отчёта позволяет облегчить процесс его составления и восприятия. В связи с этим основным принципом построения отчёта является учёт критериев логичности и точности речи. Отчёт не должен содержать лишней, не относящейся к делу информации, а те сведения, что в нём представлены, должны отличаться чёткостью и лаконизмом.

Структура отчёта обычно отражает следующую логику: от постановки проблемы и её анализа к поиску путей и способов её решения с приложением конкретных рекомендаций и выводов.

Опираясь на данную схему, можно выделить основные структурные элементы отчёта:

• Наличие заголовка, отражающего его тему, а также данных об исполнителе с указанием должности, фамилии.
• В больших многостраничных отчётах для удобства чтения составляется оглавление, иногда такой отчёт предваряет резюме, содержащее краткие сведения о содержании отчёта.
• Во введении исполнитель обосновывает цели, задачи отчёта, его предназначение и иные данные, касающиеся порядка и способов сбора полученной информации.
• В основной части содержится анализ данных, рассмотрение проблемы, статистические выкладки, позволяющие представить ситуацию в целом.
• Рекомендации содержат ряд предложений, направленных на устранения проблем, улучшение качества работы. Данные предложения должны носить конкретный характер и содержать последовательный перечень действий, мероприятий и сроки их исполнения.

Стиль и язык отчёта должен соответствовать общим требованиям, предъявляемым к официально-деловым текстам:

• Точность, избегание двусмысленности, семантической неопределённости, обеспечивающейся терминологической лексикой, однозначными словами, отсутствием средств образности.
• Логичность, формируемая за счёт последовательной композиции, грамматически верного выражения мыслей, структурирования содержания по рубрикам, разделам.
• Аргументированность, обеспечивающаяся конкретностью содержания, ссылкой на статистические данные, результаты проверок и проч.
• Объективность, связанная с отсутствием субъективных оценок, экспрессивных речевых средств, неличный характер изложения.

Формат отчёта зависит как от его целей, так и от содержания. Обычно используют форму аналитической справки (для кратких статистических отчётов), а также письма и статьи.

Написание делового отчёта – необходимое умение сотрудника, для овладения которым требуется знать и применять особенности официально-деловой коммуникации.

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
• ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
• порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о новых правилах заполнения формы СЗВ-ТД;
• ситуациях, когда не надо платить страховые взносы и НДФЛ;
• расширении гарантий для отдельных категорий работников.

Читать дальше

Дополнительное соглашение об изменении графика работы — это документ, в котором стороны трудового договора пересматривают продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания, время отдыха, устанавливают или отменяют его особенности (ненормированный, гибкий, порядок чередования смен, без перерыва на обед и т. д.). 

Читать дальше

Показать еще

Бизнес-отчеты бывают разных форматов, могут служить разным целям и иметь разные требования. Поскольку не существует единого стандартного бизнес-отчета, данный курс поможет вам понять их общие принципы. Знание этой общей информации даст вам необходимые знания для адаптации к любой конкретной ситуации написания отчета, с которой вы можете столкнуться.

Мы рассмотрим типы отчетов, части отчетов и способы их написания. Каждая часть отчета будет проиллюстрирована по мере обсуждения ее отношения ко всему отчету. Так что мы объединим все эти преимущества в одно целое. В конце данного курса вы поймете, как каждый шаг, этап и часть объединяются для создания профессионального бизнес-отчета.

Изучаем бизнес-отчеты

В более широком смысле умение писать профессиональный бизнес-отчет – необходимый навык для передачи идей в бизнес-среде. Бизнес-отчеты помогают компаниям принимать решения и решать проблемы. Формы, цели и механизмы написания отчетов отличаются от компании к компании. Таким образом, утверждение, что существует один правильный стиль или один механизм написания, было бы неверным и вводящим в заблуждение.

Давайте рассмотрим некоторые общие черты большинства бизнес-отчетов:

• Во-первых, отчеты обычно касаются выявленной проблемы. Их целью, может быть, просто предоставление справочной информации в виде информационного отчета. Или цель может заключаться в том, чтобы предложить рекомендации по решению проблемы, как в аналитическом отчете.
• Во-вторых, отчеты должны содержать факты. Деловые отчеты должны быть убедительными и учитывать фактические данные, хотя мнения экспертов могут быть включены в него. Ваше мнение не должно присутствовать.
• В-третьих, будь то одна страница или сто, все отчеты должны быть удобными для чтения. Следует использовать внутренние заголовки, маркированные или нумерованные списки, а также абзацы длиной не более шести-десяти строк.

Ключом к написанию любого хорошего отчета, независимо от его типа, цели, формата, является соблюдение основного процесса написания отчета. Этот процесс включает четкое понимание цели отчета, сбор и описание достоверных данных, подготовку схемы описания, а также краткое и ясное написание отчета, который будет являться высококачественным и профессиональным.

Официальные и неформальные отчеты

Одно из решений, которое вы как составитель отчета должны принять, заключается в том, будет ли ваш отчет официальным или неформальным. Часто это понятие понимают неправильно. Кто-то может подумать, что все деловые письма должны быть формальными.

На самом деле, подавляющее большинство деловых писем носит неформальный характер. Это недоразумение возникает из-за терминологии. Когда речь заходит о неформальном письме, то многие думают, что здесь присутствует сленг, отсутствие необходимости обращать внимание на детали и другое.

Но давайте кратко проясним разницу между формальными и неформальными отчетами. Неофициальные отчеты обычно короткие, от одной до трех страниц без предварительных частей, информативны, не содержат исследований, используют прямой подход и простой язык. С другой стороны, официальные отчеты обычно длиннее, содержат множество дополнительных частей, требуют исследования и анализа, а формулировки более косвенные.

Начало для этого более короткого, неформального отчета о поездке может начинаться непосредственно с: «Вот обзор моей недавней поездки на конференцию в Будапешт». Однако более длинный официальный отчет должен подготовить читателя к исследованию и убедить читателя в фактах, прежде чем представлять рекомендацию. Введение в официальный отчет будет включать проблему и цель отчета до представления исследования.

В неформальном отчете могут использоваться слова и структура предложений, которые больше ориентированы на автора. Например, трехстраничный отчет об успехе вашей команды в заключении нового контракта может включать следующее: «В результате трех наших телефонных разговоров с компанией «Конкорд» они согласились встретиться с нами на следующей неделе». Официальный отчет, однако, сформулирован более объективно, опираясь на проблему и ее решение.

Теперь давайте внимательнее рассмотрим некоторые из различий в формулировках. Во-первых, давайте посмотрим на фактический выбор слов. Неформальное письмо может использовать первое лицо: я, меня, наш; второе лицо: ты, вы; и третье лицо: они, их. Здесь же мнение писателя может быть учтено.

С другой стороны, формальное письмо не использует местоимений первого или второго лица. Только местоимения третьего лица. Так что никаких местоимений, относящихся к писателю или группе, частью которой является писатель: я, мы, мой, наш или нас. И никаких местоимений, относящихся к вашему читателю: вы, вас или ваш. Допускаются только местоимения третьего лица: они, их и т.д.

Наконец, в официальных отчетах следует избегать высказываний или бессмысленных комментариев, таких как «Лучший из всех» или «Мы быстро увеличим продажи». В вашем неофициальном отчете о поездке может быть сказано, что на конференции, которую вы посетили, были великолепные выступающие. Это ваше мнение, выраженное в превосходной степени «Великолепный». Даже если вы можете включить это в неофициальный отчет, вы должны понимать, что не все согласятся с вашей оценкой.

Однако в официальном отчете вы излагаете факты и позволяете читателю решать. Например, вместо того чтобы говорить о быстром росте продаж, вы должны предсказать, основываясь на фактах, что продажи могут вырасти на два процента в течение 12 месяцев. Затем вы позволяете читателю решить, будет ли это «быстро».

Взгляните на эти примеры:

• Неофициальная версия: «Мы внедрим новую процедуру расчета заработной платы, как только вы и ваши коллеги сообщите нам, какую форму вы предпочитаете».
• Официальная версия: «Новая процедура расчета заработной платы будет внедрена, как только все сотрудники определят предпочтительную форму».

Использование сокращений – еще одно различие между формальным и неформальным письмом. Сокращения никогда не используются в формальном письме, но осторожно приемлемы в большинстве неформальных писем.

Давайте посмотрим на еще одно различие, которое следует учитывать – длина абзацев. Абзацы в более коротких, менее формальных отчетах, как правило, не должны превышать шести-восьми строк. Длина абзаца в официальных более длинных отчетах может составлять от 10 до 12 строк. Хотя, если абзацы будут такими длинными, отчет может потерять удобство для чтения.

Информационные отчеты

Цель информационных отчетов – предоставить информацию организованным, объективным образом, без анализа или рекомендаций. Другими словами, сообщать факты. Автор должен резюмировать эту информацию. Предоставленная информация может быть самостоятельной или использоваться в качестве основы для принятия решения. Следовательно, включенная информация должна быть конкретной, полной и актуальной.

Большинство информационных отчетов являются неофициальными и написаны в виде служебных записок или писем. Некоторые информационные отчеты могут быть подготовлены по шаблону компании, в котором указано, что необходимо включить и в каком порядке. Эти узкоспециализированные информационные отчеты, как правило, являются наиболее простым типом отчетов.

Общие примеры информационных отчетов включают отчеты о поездках, отчеты о конференциях, инструкции и должностные инструкции. Другими примерами являются отчеты о продажах, отчеты о ходе работы, также иногда называемые промежуточные отчеты, отчеты о деятельности и даже годовые отчеты. Информационный отчет может даже включать несколько типов таких отчетов. Отчет о поездке и отчет о конференции, безусловно, могут частично совпадать, как и отчет о ходе работы и отчеты о деятельности.

Каждая компания может иметь собственное название для типов отчетов. Просто убедитесь, что вы знаете, что нужно в них включить. Например, отчеты о поездках и конференциях будут включать конкретные даты и места. Отчеты с инструкциями и описанием работы должны включать точную информацию, которой читатель может легко следовать при выполнении задачи. Отчеты о деятельности, отчеты о продажах и годовые отчеты будут предоставлять обновленную информацию вашим подчиненным, вашему руководителю или акционерам компании.

Давайте рассмотрим более подробно три из этих общих информационных отчетов:

Отчет о проделанной работе. Поскольку руководство не любит сюрпризов, отчет о ходе работы является часто запрашиваемым в бизнесе документом. Вы информируете руководство о ходе выполнения проекта. Вы указываете, что было выполнено, что выполняется, кто что делает, правильны ли прогнозируемые затраты и, если необходимо, части, которые не выполняются по графику, и почему.

Предупреждение руководства о возможных задержках через два месяца после четырехмесячного проекта поможет руководству внести необходимые корректировки сейчас, а не узнать о задержке за день до предполагаемого завершения проекта.

Отчеты о поездках и конференциях. Эти отчеты будут содержать подробную информацию, такую как даты поездок, места и понесенные расходы, даже если вы, вероятно, также заполните стандартный отчет о расходах.

Кроме того, вы будете включать знания, полученные во время участия в мероприятиях. Например, если вы посетили конференцию, чтобы узнать о передовых технологиях в своей области, вам нужно будет поделиться тем, что вы узнали. Руководство может использовать эту информацию, чтобы решить, следует ли отправлять других сотрудников на аналогичные конференции, или может даже попросить вас поделиться на собрании тем, что вы узнали.

Отчеты о деятельности также распространены. Они могут быть написаны для предоставления информации о продажах и показателях прибыли, уровнях запасов, текучести кадров или отсутствии на работе, обновлениях строительства или, возможно, о развитии команды. Такие отчеты помогают руководителям и высшему руководству оставаться вовлеченными в деятельность отдела и в конечном счете могут помочь руководству принимать решения.

Итак, информационные отчеты пишутся по разным причинам. Несмотря на то, что их легко подготовить, они должны быть полными, включая все необходимые детали. Воспринимайте их как окончательные отчеты, которые, вероятно, будут прочитаны руководством. Они могут быть использованы в качестве основы для принятия будущих решений компании, которые могут иметь далекоидущие последствия.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты также предоставляют информацию, но они также оценивают, интерпретируют и анализируют данные для читателя и предлагают ему выводы и рекомендации, основанные на этом анализе. Сбор достоверных данных, их оценка и интерпретация, а затем выводы и рекомендации относительно действий – все это суть аналитического отчета.

Так как остальная часть данного курса будет посвящена данному виду отчетов, давайте взглянем на основные его характеристики. Аналитические отчеты, как правило, длиннее информационных. Однако отчет не должен быть определенной длины. Каждый отчет должен быть настолько длинным, насколько это необходимо для достижения его цели. Сосредоточьтесь на краткости и полноте при написании всех отчетов.

Аналитические отчеты иногда называют отчетами с рекомендациями, если они предназначены для внешней аудитории. Их цель – убедить отдельного человека или группу лиц к выполнению рекомендованного автором курса действий на основе исследования и полноты анализа.

Например, ваша консалтинговая фирма была нанята для анализа высокой текучести кадров в компании вашего клиента и предоставления рекомендаций по снижению донного явления. Основываясь на записях компании и собеседованиях с сотрудниками вашего клиента, вы можете определить, что отсутствие ухода за детьми является основной причиной высокой текучести кадров. Ваша группа консультантов проанализирует ситуацию, представит доказательства исследования, а затем порекомендует местный детский сад.

Несмотря на то, что всегда необходима исчерпывающая и полная информация, аналитический отчет направлен не столько на простое предоставление данных, сколько на значение этих данных и то, как данные были объективно проанализированы для разработки этого решения или рекомендации. Аналитический отчет представляет собой не просто исследовательский отчет, он предназначен для конкретного читателя, о ситуации этого конкретного читателя и для его пользы.

Составитель аналитического отчета должен объективно подходить к любому проекту или исследованию. Сначала решить, какими будут рекомендации, а затем попытаться найти исследование, подтверждающее их – это верный способ написать предвзятый отчет и потерять доверие руководства. Авторы также должны определить, писать ли им отчет напрямую, что означает сначала давать рекомендацию, или косвенно, что подразумевает, в первую очередь, выявить и проанализировать проблему.

Чтобы решить, какой механизм будет более эффективным, вам нужно задать такие вопросы, как:

1. Утвержден ли отчет? В таком случае читатель, скорее всего, знаком с ситуацией и ожидает получить отчет. Например, внешние консультанты представляют свой отчет читателям, которые попросили решение по теме «Как мы можем снизить текучесть кадров?».
2. С другой стороны, отправляете ли вы незапрашиваемый отчет, основанный на ваших наблюдениях, а также на вашем опыте и опыте коллег? Вы сами решили изучить ценность местного центра по уходу за детьми. Рекомендованный на территории детский садик может обойти вниманием руководство. В этой ситуации, вероятно, будет использоваться косвенная договоренность, потому что читатель вряд ли сразу воспримет идею.

Аналитический отчет является более сложным и трудоемким, чем информационный отчет, потому что вы не представляете информацию, а постоянно изучаете полученные данные. Вы делаете прогнозы, ищете тенденции и предлагаете решение своему читателю, или, другими словами, необходимо много анализировать другие данные. Вот почему это называется аналитическим отчетом.

Периодические и специальные отчеты

Названия этих типов отчетов четко определяют, когда они готовятся. Периодические готовятся в определенный период времени: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно в течение определенного периода времени. Специальные отчеты готовятся по конкретной ситуации и происшествию.

Периодические отчеты обычно имеют стандартный формат, шаблон, который был разработан для удовлетворения потребностей и требований конкретного отдела или компании. В Microsoft Word есть шаблоны для еженедельного отчета о статусе проекта. Данный стандарт облегчает жизнь как составителю отчета, так и его читателя. Писатель точно знает, что и куда включить. Читатель точно знает, чего ожидать, какая информация будет предоставлена и где найти каждый раздел.

Информация, включенная в периодический отчет, может быть обновлением за предыдущий период времени или заранее установленный интервал. Прогулы, контакты с клиентами, новые клиенты, деятельность филиалов, продажи, отчеты о происшествиях. Это все примеры информации, которая будет предоставляться на постоянной основе.

Команду также могут попросить подавать еженедельный командный отчет, в котором будут указаны достижения команды за прошлую неделю. Или текущая повестка дня на следующую неделю или перед следующей встречей.

Журнал проекта – это еще один отчет, который, возможно, потребуется регулярно отправлять и обновлять. Шаблон включает название проекта, дату начала и дату окончания, ввод запланированных и фактических дат с указанием того, когда каждый элемент был завершен. Также отмечается конкретная задача, за которой могут следовать инициалы лица, ответственного за эту часть задачи.

Независимо от типа и конкретной цели этих периодических отчетов, они являются информационными. Поскольку составитель отчета знает, какая информация потребуется, и дату ее предоставления, он может легко отслеживать информацию, заполняя отчет конкретными деталями. Человек, получающий эти периодические отчеты, вероятно, объединит информацию в более подробный отчет, показывающий данные по отделам или филиалам.

Вопросы, которые необходимо проанализировать и ответить в специальном отчете, будут включать следующее: что вызвало ситуацию? Что было сделано, чтобы преодолеть данное негативное происшествие? Имеются ли варианты для предотвращения данной ситуации в будущем? Факты сложившейся ситуации станут информационной частью специального отчета.

Как повторяющиеся, так и неожиданные ситуации возникают во всех сферах бизнеса. Если вы знаете общие принципы и рекомендации по написанию бизнес-отчета, вы можете адаптироваться к любой ситуации и подготовить подробный и содержательный отчет.

Чтобы читать далее, пожалуйста, перейдите к следующей статье “Составные части бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 2”.