Иерархическая структура работ (ИСР), или структурная декомпозиция работ, или WBS (Work Breakdown Structure) ― метод разбиения большой цели на чёткие шаги, который позволяет выстроить путь к достижению результата и успешно выполнить рабочий или личный проект.
Команда онлайн-сервиса для управления бизнесом Flowlu рассказывает, зачем формировать ИСР, из чего она состоит и какие принципы помогут её сформировать.
Статья будет особенно интересна проектным командам, владельцам бизнеса, руководителям и тем, кто ставит жизненные цели.
ИСР ― это метод планирования работ, который обычно иллюстрируют в виде многоуровневой схемы задач, где главная задача — это масштабная цель, которая разбивается на этапы, а затем на более мелкие задачи и подзадачи — понятные и достижимые. Деление происходит до того момента, когда все необходимые работы для достижения результата учтены.
На каждую задачу назначаются ответственные.
ИСР позволяет команде сфокусироваться на выполнении конкретных измеримых задач и контрольных точек проекта, что помогает достичь поставленных целей быстрее и эффективнее.
ИСР не включает в себя информацию о сроках и ресурсах и представляет собой первый шаг в проектной стратегии. Далее команда создаёт план-график проекта — документ со списком работ в определённой последовательности и с установленными сроками.
ИСР ― универсальный и широко используемый инструмент. Применить его можно практически ко всему: от собственных целей вроде «купить машину» до разработки программного обеспечения.
Например, вот как может выглядеть ИСР по проекту «Завести собаку»:
Команда наглядно видит, как решение каждой задачи приближает достижение конечного результата.
ИСР обеспечивает эффективное планирование, помогает оценить загруженность команды на разных этапах и корректно закрепить задачи за участниками проекта.
Декомпозиция работ отразит, сколько на каждый этап выделить ресурсов, где задач больше всего, когда может понадобиться больше вложений или людей. А также определит зону ответственности исполнителя перед заказчиком и позволит своевременно выявить недопонимание или вопросы внутри команды — и проработать их.
Видно, на чём нужно заострить внимание, как распределить ресурсы, как заказчик представляет себе поставленные перед командой задачи и что ставит в приоритет.
ИСР становится основой для последующих задач, добавления и корректировки результатов. Может стать шаблоном для типовых проектов.
Кроме ИСР существуют и другие инструменты — их выбор зависит от условий, в которых предстоит реализовать цель.
Например, для завязанных с жёсткими сроками проектов используют метод критического пути, где также отражаются результаты и зависимости между ними, но с одной принципиальной разницей: вносятся определённые сроки их достижения. Все задачи в методе критического пути взаимозависимы, а сроки критичны, и при отклонении от графика нужно применять срочные меры, чтобы не нарушить ход всего проекта.
ИСР более гибкий с этой точки зрения инструмент, но если нужно ориентироваться на дедлайны, то больше подойдёт метод критического пути.
Пункт очевидный, но с нюансом: следует охватить весь спектр нужных задач, при этом оставить за рамками ИСР несоответствующие и посторонние.
Например, в планировании ремонта по ИСР нужно включить закупку материалов, но не нужно — «попросить скидку у поставщика», «ещё раз попросить скидку».
Также не нужно дублировать задачи и слишком детально прописывать шаги.
Здесь главное «что», а не «как» — это поможет концентрироваться на результатах. Например, сравним «составить план на разработку концепции» и «разработанная концепция». Последнее, более ёмкое и краткое, акцентирует внимание на полученном результате — смещает фокус в правильное русло.
Этого достаточно для большинства проектов. Ориентируясь на этот принцип, легче вычленять главное и делать упор на результат. Определить, где остановить декомпозицию, поможет положительный ответ на вопрос, можно ли поставить одного исполнителя на конкретный пакет работ. Если один человек с ним не справится ― разбивайте задачи дальше.
Каждый пакет работ закрепляется за конкретной командой или за отдельным ответственным. Если сформировать ИСР верно, обязанности всем будут понятны и не будут дублироваться.
- Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
- Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
- Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок
Исполнитель может составить ИСР проекта самостоятельно. Однако, если в процессе задействовать всю команду, а в идеале и представителя(ей) заказчика, участники будут лучше понимать суть работ, общий результат и отдельные задачи.
Ради чего создаётся планирование и к какому результату нужно прийти ― обозначаем это на вершине иерархической структуры.
Декомпозируем главную цель на достижимые, конкретные результаты.
Выполнить это разделение можно несколькими способами:
- по результатам проекта ― достигнутым вехам, например, при строительстве дома это могут быть фундамент, экстерьер, интерьер;
- по длительности выполнения или срокам — с привязкой к отчётным периодам (кварталам, полугодиям);
- по обязанностям — исполнителя, заказчика или поставщиков;
- по отделам — разработка, маркетинг, техподдержка;
- по финансированию — какие результаты будут достигнуты за счёт выделяемых средств.
Деление опционально и как его выполнять зависит от предпочтений сторон. Так как один и тот же проект может быть представлен в разных способах разделения по ИСР, при выборе советуем отталкиваться от того, какой из критериев важнее конкретно для рассматриваемого проекта.
Нужно сформулировать все задачи, которые станут ответвлениями от этапов, и внести их. По мере закрытия задач проект автоматически будет двигаться по ИСР к главной цели.
После создания уровня иерархии нужно добавить ещё один ― для выписывания подзадач и их группировки в пакеты работ.
Пакетами работ традиционно называют завершающие ответвления ИСР на самом низком уровне, где указываются действия для закрытия этапов. У каждого пакета работ должно быть описание с данными об ответственных и ходе выполнения соответствующих задач.
Это последняя стадия декомпозиции. За каждой задачей закрепляется представитель исполнителя, который будет отвечать за неё и участвовать в каждом из этапов работы.
Выбирая визуализацию ИСР, лучше ориентироваться на комфортное восприятие.
Рассмотрим основные форматы.
Самый простой и доступный вариант построения ИСР. Нужно собрать задачи вместе и расписать их значение и иерархической последовательности, пользуясь числовыми обозначениями для подзадач или располагая их друг под другом в определённой последовательности. Вот как на этом примере:
Показывает зависимость задач друг от друга ― иерархию, но без подробной визуализации. Поскольку это компактная таблица, её удобно построить и разместить в любом файле.
Как понятно из названия, по структуре этот вариант напоминает дерево. Он наглядно отображает суть построения: есть родительская и дочерняя задачи, ведущие к главной цели.
Цели ИСР — определить задачи на каждом этапе работы, показать результаты, которых нужно достичь, и всё это наглядно представить.
Для создания ИСР можно распределять стикеры на доске, использовать простой шаблон в Word или программное обеспечение с поддержкой управления проектами и инструментами для декомпозиции, которое пригодится для взаимодействия ИСР с разными данными и документами.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Для
того, чтобы проектом управлять, его
следует разбить на иерархические
подсистемы и компоненты.
Применительно
к реальным проектам, структура разбивки
проекта должна сочетать разделение на:
1)
компоненты продукции проекта;
2)
этапы жизненного цикла;
3)
элементы организационной структуры.
Таким
образом, к основным задачам структуризации
проекта нужно отнести следующие:
–
разбивка проекта на поддающиеся
управлению блоки;
–
распределение ответственности за
различные элементы проекта и увязка
работ со структурой организации
(ресурсами);
–
точная оценка необходимых затрат –
средств, времени и материальных ресурсов;
–
создание единой базы для планирования,
составления смет и контроля за затратами;
–
увязка работ по проекту с системой
ведения бухгалтерских счетов в компании;
–
переход от общих – не всегда конкретно
выражаемых, целей к определенным знаниям,
выполняемым подразделениями компании;
–
определение комплексов работ/подрядов.
Методические
основы структуризации
Для
структуризации проекта используют ряд
специальных моделей:
-
дерево
целей; -
дерево
решений; -
дерево
работ; -
организационную
структуру исполнителей; -
матрицу
ответственности; -
сетевую
модель; -
структуру
потребляемых ресурсов; -
структуру
затрат.
При
этом методы структуризации проекта
принципиально сводятся к двум:
-
“сверху-вниз”
– определяются общие задачи, на основе
которых далее осуществляется детализация
уровней проекта; -
“снизу-вверх”
– определяются частные задачи, а затем
происходит их обобщение.
Дерево
целей –
это графы, схемы, показывающие, как
генеральная цель проекта разбивается
на подцели следующего уровня и т.д
(Рисунок 4.1). Представление целей
начинается с верхнего уровня, дальше
они последовательно разукрупняются.
При этом основным правилом разукрупнения
целей является полнота: каждая цель
верхнего уровня должна быть представлена
в виде подцелей следующего уровня
исчерпывающим образом.
Рисунок
4.1- Дерево целей
Дерево
решений –
граф, схема, отражающие структуру задачи
оптимизации многошагового процесса.
Ветви дерева отображают различные
события, которые могут иметь место, а
узлы (вершины) – точки, в которых возникает
необходимость выбора. Причем узлы
различны – в одних выбор осуществляет
сам проект-менеджер из некоторого набора
альтернатив, в других выбор от него не
зависит. В таких случаях проект-менеджер
может осуществлять оценку вероятности
того или иного ее “решения”. Оно успешно
применяется во многих отраслях
(Рисунок
4.2).
Рисунок
4.2 – Дерево решений
Дерево
работ.
На каждой стадии планирования необходимо
разделить работы по проекту на части.
Например, на стадии технического
проектирования основные части проекта,
как правило, очевидны. В дальнейшем,
когда станет известно больше деталей,
эти части могут быть расчленены на
соответствующие разделы. Наконец, могут
быть определены подразделы и отдельные
группы (“пакеты”) работ. Эта процедура
известна как составление дерева работ
проекта (WBS – Work Breakdown Structure). Такое дерево
является средством расчленения большого,
сложного проекта на его компоненты или
хозяйственной программы на составляющие
проекта (Рисунок 4.3).
По
мере получения дополнительной информации
на последующих стадиях проектирования
плановик может добавить новые уровни
к дереву работ проекта. Нижний уровень
дерева соответствует пакетам работ.
Это – последние элементы подразделов,
за которые
ответственны
подрядчик или соответствующий отдел
организации-заказчика. Пакет работ не
следует отделять от других работ проекта,
но связи этого пакета с остальной частью
проекта должны быть четкими. Эти связи
не следует усложнять настолько, чтобы
затруднялась координация.
Пакет
работ является также самостоятельной
финансовой единицей. Он должен иметь
отдельную смету, бюджет и отчет о
расходах. Вычленение пакетов работ
представляет большое удобство при
разработке сетевого графика проекта.
Гораздо легче планировать отдельные
пакеты и затем собирать сетевой график
проекта из фрагментов, нежели разрабатывать
сетевой график в целом без дерева работ
проекта.
Кроме
того, WBS служит и другой важной цели, а
именно разработке структурной схемы
для административного управления
проектом. Таким образом, разделение
проекта на пакеты работ удовлетворяет
двум задачам: планирования и оперативного
управления. Поэтому одновременно с WBS
необходимо развивать
организационно-административное дерево
и увязывать его структурные единицы с
пакетами работ. Отсюда станет ясной
степень пригодности разработанного
дерева WBS.
Рисунок
4.3 – Дерево работ
Организационная
структура исполнителей.
Для обеспечения эффективного управления
проектом при разработке плана необходимо:
–
учесть в плане все разделы, этапы и
работы проекта;
–
учесть в плане все организации, участвующие
в проекте;
–
обеспечить действенность управления
путем распределения ответственности.
Первое
требование может быть удовлетворено
разбивкой проекта на пакеты работ с
помощью WBS. Для выполнения последних
двух требований плановик должен указать,
какая организация ответственна за
каждый пакет или уровень дерева работ.
Другими словами, он должен четко
определить уровни и объемы ответственности
в организационной структуре. Это может
быть сделано с помощью схемы организационной
структуры проекта (Рисунок 4.4). В этой
схеме руководитель проекта находится
на ее верхнем уровне, а на более низких
уровнях последовательно располагаются
отделы, требуемые для функционального
управления работами. Эти уровни иногда
соответствуют уровням WBS. Цель OBS состоит
в указании не только исполнителей работ
для каждого пакета, но и в определении
отделов организаций, ответственных за
выполнение соответствующих работ.
Рисунок
4.5- Организационная
структура исполнителей
Матрица
ответственности –
связывает пакеты работ с организациями
исполнителями на основе WBS и OBS. В матрице
определяются основные исполнители по
пакетам работ.
Сетевые
модели.
По мере продвижения работы над проектом
создаются деревья WBS и OBS, т.е. выделяются
пакеты работ с назначенными для них
исполнителями, что дает возможность
подготавливать сетевой график узловых
событий. Наконец, становится возможным
разработать детальные сетевые графики,
соответствующие узловым событиям и
целям. Поскольку эти сетевые графики
представляют не проект в целом, а его
отдельные пакеты работ, они называются
сетевыми блоками или подсетями. Если
работа по нескольким взаимозависимым
пакетам осуществляется одновременно,
причем для каждого из них требуется
разработать отдельное расписание, то
каждый пакет представляется отдельной
подсетью. Подсеть может составлять
часть сетевого графика, либо быть
автономной. Расчленение сетевого графика
на подсети позволяет персоналу,
ответственному за проект, концентрироваться
на своих собственных работах.
Структура
потребляемых ресурсов.
Для анализа средств, которые необходимы
для достижения целей и подцелей проекта,
осуществляется структуризация ресурсов
различных типов. Иерархически построенный
граф фиксирует необходимые на каждом
уровне ресурсы для реализации проекта.
Например, на первом уровне определяются
материально-технические, трудовые и
финансовые ресурсы. Затем
материально-технические ресурсы
дифференцируются на строительные
материалы, машины, оборудование.
Строительные материалы – на складируемые
и не складируемые и т.д.
Рассмотрим
использование вышеупомянутых схем на
конкретном примере. Для примера возьмем
проект под названием “MeiTan”
(проект по созданию магазина лечебной
косметики). В
качестве инструмента для определения
состава целей используется теория
графов. Посредством дерева целей
описывается их упорядоченная иерархия,
для чего осуществляется последовательная
декомпозиция главной цели на подцели.
Продукт проекта –
это его результат или конечная цель
проекта. Структура продукта проекта
представляет собой иерархическую
систему составляющих элементов продукта
по уровням вхождения в конечные состояния
продукта. Схемы дерева целей, структуры
продукта и структуры работ проекта
приведены в Приложении А.
Деревья решений — отличный способ отбросить эмоции при принятии важных решений. Используя деревья решений, вы можете сосредоточиться на важнейших решениях и возможностях, с которыми вы столкнетесь. Кроме того, с деревьями решений вы можете сосредоточиться на данных при принятии решения, чтобы сделать правильный выбор для своей организации или бизнеса. Более того, существует множество приложений и программного обеспечения, которые можно использовать для создания деревьев решений. А с Microsoft Word вы можете легко составить дерево решений. Поэтому, если вы хотите узнать больше о том, как составить дерево решений в Word, то дочитайте эту статью до конца.
- Часть 1. Шаги по созданию дерева решений в Word
- Часть 2. Плюсы и минусы использования Word для построения дерева решений
- Часть 3. Лучшая альтернатива Word для рисования дерева решений
- Часть 4. Часто задаваемые вопросы о том, как создать дерево решений в Word
Часть 1. Шаги по созданию дерева решений в Word
Microsoft Word — самый популярный коммерческий текстовый процессор, разработанный Microsoft. Первоначально он был запущен в 1983 году, и с тех пор он стал популярным приложением для обработки текстов и много раз пересматривался для улучшения его обслуживания. С Microsoft Word вы можете профессионально печатать документы. Но многие пользователи не знают, что с помощью Microsoft Word вы также можете создавать деревья решений, которые можно использовать в создаваемых вами документах. Итак, в этой части мы продемонстрируем, как построить дерево решений в Word. Обратите внимание, что в Microsoft Word вы можете создать дерево решений двумя способами. Вы можете использовать SmartArt или библиотеку фигур. Оба эти способа эффективны и отлично подходят для построения дерева решений. А ниже мы научим вас использовать эти два метода для построения дерева решений в Word.
Шаги по созданию дерева решений в Microsoft Word с использованием графики SmartArt
1
Если Microsoft Word еще не установлен на вашем компьютере, загрузите и установите его, а затем сразу же запустите приложение. После запуска перейдите к Вставка > Иллюстрации > SmartArt. И откроется всплывающее окно.
2
Затем перейдите к Иерархия и выберите диаграмму, которую вы хотите использовать в качестве дерева решений. Нажмите ХОРОШО чтобы использовать выбранный вами график.
3
Далее дважды щелкните Текст для ввода текста, который необходимо вставить. Вы также можете использовать панель «Текст», чтобы поместить текст на фигуры.
4
Чтобы добавить больше ветвей к вашему дереву решений, чтобы оно стало больше, нажмите кнопку Добавить фигуры на Графика панель. Вы также можете изменить или изменить цвет фигур, чтобы сделать дерево решений более профессиональным.
5
А затем сохраните свой проект, как только вы составите дерево решений. Чтобы сохранить таблицу, перейдите на Файл и нажмите Сохранять.
Шаги о том, как нарисовать дерево решений в Word с помощью библиотеки Shape
1
Откройте Microsoft Word на рабочем столе и перейдите к Вставка > Иллюстрации > Фигуры. Затем вы увидите раскрывающееся меню, которое подскажет вам.
2
И затем, используйте библиотека форм чтобы добавить фигуры, чтобы начать дерево решений. Начните с основной темы и добавляйте ветви к дереву решений. Вы можете использовать отрезок линии, чтобы соединить компоненты с основной темой.
3
Теперь перейдите на вкладку «Вставка», чтобы добавить текст к фигурам, и нажмите Формы. И в раскрывающемся списке фигур выберите Текстовое окно вариант. Вы также можете изменить формы, чтобы отличать их друг от друга.
4
Наконец, сохраните результат, нажав кнопку Файл > Сохранить кнопка. Выберите расположение вашего дерева решений, и вуаля! Теперь у вас есть дерево решений, которым вы можете поделиться или отправить своим друзьям или коллегам.
Часть 2. Плюсы и минусы использования Word для построения дерева решений
Microsoft Word действительно отличное приложение. Это не просто программа для создания документов. Кто бы мог подумать, что с помощью этого приложения вы можете создавать диаграммы, такие как дерево решений. Однако, как и другие инструменты, Microsoft Word также имеет ряд недостатков, которые необходимо учитывать. Прочтите ниже, чтобы узнать о преимуществах и недостатках использования Microsoft Word для построения дерева решений.
ПЛЮСЫ
- С помощью Microsoft Word вы можете легко создать дерево решений.
- Он имеет простые в навигации функции.
- Вы можете настроить цвет и размер включенных фигур.
- Вы можете легко добавить текст к фигурам.
- Вы можете импортировать изображения в дерево решений.
- Он имеет простой процесс экспорта.
- Это безопасно и бесплатно для скачивания.
МИНУСЫ
- Изначально это не было приложение для создания диаграмм.
- Имеет несколько функций редактирования для создания диаграмм.
- С помощью этого приложения вы можете создавать только простые диаграммы деревьев решений.
Часть 3. Лучшая альтернатива Word для рисования дерева решений
Поскольку Microsoft Word изначально не был приложением для создания диаграмм, многие люди ищут инструменты для создания диаграмм. Кроме того, люди не соглашаются использовать Microsoft Word для создания дерева решений, потому что в нем отсутствуют функции для его создания. Итак, вы можете использовать эту альтернативу, которую мы покажем ниже.
MindOnMap это приложение для создания диаграмм, которое позволяет вам создать дерево решений. Это безопасно для использования, и вы можете использовать его бесплатно. Вы можете использовать древовидную карту или правильную карту, чтобы составить дерево решений. MindOnMap — это удобное приложение, поскольку оно имеет интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Кроме того, вы можете добавлять значки, наклейки, изображения и ссылки в свое дерево решений, если хотите, чтобы оно выглядело профессионально. Кроме того, вы можете легко экспортировать результат в различные форматы, такие как PNG, JPG, JPEG, PDF, SVG и DOC. Кроме того, MindoOnMap имеет функцию автоматического сохранения; поэтому, если вы случайно закроете приложение, вы всегда сможете продолжить работу, не перезапуская его.
Как составить дерево решений с помощью MindOnMap
1
В браузере выполните поиск MindOnMap в поле поиска. А затем приложение потребует от вас войти или войти в свою учетную запись. Затем нажмите Создайте свою ментальную карту начать делать дерево решений.
2
Затем отметьте Новый кнопку и выберите Блок-схема возможность создать дерево решений.
3
В следующем интерфейсе вы увидите фигуры, которые можно использовать для создания дерева решений. Выберите прямоугольник форма для создания основной темы. Затем выберите линию на панели формы, чтобы создать ответвления.
4
Дважды щелкните узел, чтобы добавить тексты к узлам, а затем введите текст, который необходимо ввести.
5
MindOnMap позволяет вам работать с вашей командой при использовании их приложения. Нажмите на Делиться кнопку, затем скопируйте ссылку, чтобы поделиться своим решением с вашей командой. Теперь вы можете работать с ними, с Древо решений ты делаешь.
6
Но если вы хотите сохранить вывод, нажмите Экспорт кнопку и выберите нужный формат.
Часть 4. Часто задаваемые вопросы о том, как сделать дерево решений в Word
Можно ли использовать шаблон дерева решений в Word?
Нет. Нет шаблоны дерева решений в Microsoft Word. Однако, если вы используете графику SmartArt из шаблона Hierarchy, вы хотите создать дерево решений.
Могу ли я сделать блок-схемы в Word?
Да. Вы можете использовать панель «Фигуры» или графику SmartArt на вкладке «Вставка». В графике SmartArt вы найдете множество графических опций, которые вы можете использовать для блок-схем.
В чем важность дерева решений?
С помощью деревьев решений вы можете оценить возможные результаты или варианты, которые необходимо учитывать при выборе конкретного варианта или возможности. Он также позволяет обрабатывать непрерывные и категориальные переменные.
Вывод
Теперь, когда на ваш вопрос о том, как создать дерево решений в Word, дан ответ, вы можете выполнить шаги, упомянутые выше. Действительно, легко составить дерево решений в Word. Однако, как обсуждалось выше, изначально это не было приложением для создания диаграмм. Поэтому, если вы предпочитаете использовать инструмент, который имеет множество функций для создания деревьев решений и изначально был приложением для создания диаграмм, используйте MindOnMap в настоящее время.
