Как составить договор на работу с частным лицом

Добавить в «Нужное»

Договор ГПХ на выполнение работ / оказание услуг с физлицом: шпаргалка по заключению, оплате, налогам

Для выполнения определенных работ (оказания определенных услуг) организации зачастую заключают с физлицами договор гражданско-правового характера. Посмотрим, что это такое, в чем его отличие от трудового договора, как оплачивать и учитывать такой договор, как платить налоги. В общем дадим полную раскладку для заказчика и исполнителя. Сразу скажем, что заключение договора между организацией (как заказчиком) и индивидуальным предпринимателем (как исполнителем) в консультации не рассматривается.

Основное законодательство: Трудовой или Гражданский кодекс

• договор подряда (выполнения работ) регулируется главой 37 «Подряд» ГК РФ;
• договор оказания услуг регулируется главой 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ.

Какие бывают договоры ГПХ

В этой консультации мы рассматриваем 2 вида договоров ГПХ с физлицами: на выполнение работ и на оказание услуг. В чем же суть этих договоров ГПХ?

Договор подряда. По договору подряда подрядчик обязуется выполнить по заданию другой стороны – заказчика определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).

Договор возмездного оказания услуг. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ). Таким образом, в договоре нужно прописать:

• перечень (вид) услуг;
• объем услуг (например, количество часов оказания услуг).

При необходимости прописываются место оказания услуг и результат оказания услуг.

Отметим, что существенными могут быть и иные условия, о необходимости согласовать которые заявила сторона договора ГПХ.

Далее для упрощения подрядчика по договору выполнения работ будет называть исполнителем (так же, как для договора оказания услуг).

Образец договора об оказании услуг вы можете посмотреть и скачать здесь.

Когда и с кем можно заключать договор ГПХ

Договор ГПХ можно заключить с любым человеком, в том числе с иностранным гражданином. Причем допустимо заключение такого договора даже со своим работником, который оформлен в организации по трудовому договору. Главное, чтобы договор ГПХ предусматривал выполнение работ / оказание услуг, отличных от трудовой функции работника.

Как правило, договор ГПХ заключается при необходимости выполнения разовых (ограниченных) работ / услуг, не требующих постоянного пребывания физлица в месте нахождения заказчика-организации.

Какие документы необходимы при устройстве на работу по ГПХ

Для заключения договора ГПХ физлицо-исполнитель должно предоставить:

• паспорт;
• свидетельство СНИЛС. Оно необходимо, поскольку организация будет подавать определенные сведения на физлицо в Социальный фонд России и ИФНС;
• свидетельство об ИНН или распечатку ИНН с Госуслуг или сайта ФНС (специальный сервис «Узнать ИНН»);
• иные документы, необходимые для исполнения договора, а также перечисления оплаты исполнителю (например, реквизиты банковского счета физлица).

Особый договор – договор с самозанятым

Очень привлекательным для организации является заключение договора ГПХ с человеком, имеющим статус самозанятого. В этом случае организация сильно выигрывает на налогах, поскольку ей не нужно удерживать НДФЛ с дохода самозанятого, а также не нужно исчислять и уплачивать страховые взносы (подробности – ниже).

В договоре с самозанятым обязательно должен быть указан его статус, можно приложить к договору справку о регистрации физлица в качестве самозанятого.

При этом есть определенные ограничения – организация не может заключить договор с физлицом как с самозанятым, если тот является ее работником по трудовому договору или был таковым в последние 2 года (п. 1, 8 ч. 2 ст. 6 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Предмет договора ГПХ: трудовая функция или результат

Как мы уже сказали выше, предмет договора:

• подряда – определенная работа;
• оказания услуг – конкретные действия, деятельность, задание, которые должен выполнить исполнитель.

То есть предметом договора ГПХ является определенный результат, а не трудовая функция, как по трудовому договору. Из договора должно следовать, что для организации-заказчика важен конечный результат, а не процесс выполнения работ / оказания услуг. Это важно, в том числе, для того, чтобы договор ГПХ не был переквалифицирован в трудовой (см. об этом ниже).

На какой срок можно заключить ГПД

Срок действия договора – это период, в течение которого условия договора обязательны для сторон (п. 1 ст. 425 ГК РФ). То есть это период с момента вступления договора в силу (как правило, подписание ГПД сторонами) и до момента окончания его действия (этот момент лучше прописать в самом договоре как конкретную дату или определенное событие, например – подписание акта по результатам работ / услуг). В то же время договор может быть заключен и на неопределенный срок, как например договор абонентского консультационного обслуживания.

Срок выполнения работ / оказания услуг

В договоре, как правило, указываются:

• начальный срок выполнения работ (оказания услуг) – когда исполнитель должен приступить к работам / услугам;
• конечный срок – когда исполнитель должен завершить работы / оказание услуг.

Причем эти сроки могут и не совпадать со сроком действия договора. Например, исполнитель может приступить к выполнению работ не сразу, а через какое-то время после подписания договора. Аналогично, работы по договору могут быть уже выполнены, но дается время на их оплату, то есть день окончания действия договора не совпадает с днем подписания акта о выполненных работах.

Кроме того, могут быть прописаны промежуточные сроки, в которые должны быть выполнены определенные этапы работ / услуг (п. 1 ст. 708, ст. 783 ГК РФ).

Так вот конечный срок выполнения работ / оказания услуг в общем случае ничем не ограничен, то есть стороны договора определяет его самостоятельно. Договор может быть заключен на 1 день или на 10 лет в зависимости от видов работ / услуг.

Стоимость работ / услуг и порядок оплаты

Стоимость работ / услуг стороны определяет самостоятельно. При этом в договоре могут быть прописаны (п. 1 ст. 709 ГК РФ):

• либо фиксированная цена;
• либо порядок определения такой цены (к примеру, стоимость часа работы или услуги, а далее оплата зависит от объема выполненных работ / услуг).

В договоре подряда цена включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. 2 ст. 709 ГК РФ).

Оплата выполненных работ / оказанных услуг производится в порядке, прописанном в договоре (например, в течение 10 рабочих дней после подписания акта или авансом до начала выполнения работ). Если по договору предусмотрена предварительная оплата, то следует указать размер аванса и срок его перечисления (ст. 711, п. 1 ст. 781 ГК РФ). Поскольку договор заключается с физлицом, следует прописать форму расчетов – наличными деньгами или безналичными (в последнем случае лучше указать в договоре реквизиты банковского счета физлица, на который будут перечисляться деньги).

Отметим, что в общем случае цена договора на выполнение работ / оказание услуг не является существенным условием договора, то есть в договоре цена может быть и не указана. Тогда работы / услуги нужно оплатить по цене, которая при сравнимых обстоятельствах взимается за аналогичные работы / услуги (п. 1 ст. 709, п. 3 ст. 424 ГК РФ). Правда, это может привести к спорам между заказчиком и исполнителем.

Порой в договоре устанавливают приблизительную цену работ / услуг, а окончательная цена согласовывается отдельным актом (п. 4 ст. 709 ГК РФ).

Оплата труда по ГПД: регулярная или разовая

Этот вопрос отдан на откуп сторонам договора. То есть они вправе самостоятельно решить, как будут оплачиваться работы / услуги по договору. Скажем, авансом еще до сдачи окончательного результата, после сдачи результата работ / оказания услуг, к примеру, после оформления акта или отчета исполнителя.

А возможно, стороны решат, что работы / услуги будут оплачиваться ежемесячно. Однако этот вариант несет в себе определенные риски, особенно если оплата за месяц фиксированная и не зависит от объема выполненных работ / услуг. Ведь такой вариант похож на оплату по трудовому договору (выплата фиксированного оклада все зависимости от результата) и может повлечь переквалификацию договора в трудовой (см. ниже).

Табель рабочего времени, плата за процесс или результат

Исполнителей по ГПД не нужно включать в табель учета рабочего времени, поскольку оплата по договору ГПХ происходит за результат, а не за процесс. Исполнитель не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка заказчика. Хотя в договоре может быть предусмотрено, что работы выполняются / услуги оказываются в рабочее для заказчика время (например, ремонт и наладка компьютеров, принадлежащих заказчику, на территории заказчика с 9-00 до 18-00 в будни).

Если договором предусмотрено, что оплата производится за часы работы исполнителя, то можно зафиксировать в договоре, что исполнитель периодически составляет отчет о фактически выполненной работе / фактически оказанных услугах за определенный период, после чего этот отчет согласовывается с заказчиком. И только после этого производится оплата работ / услуг исходя из объема.

Условия труда: рабочее место и материалы

По общему правилу, исполнитель выполняет договор ГПХ своими силами, средствами, с использованием своих материалов (п. 1 ст. 704 ГК РФ). То есть заказчик не предоставляет ему рабочее место и оборудование (материалы) для работы. Но, безусловно, вариации возможны. Скажем, если речь идет об уборке помещений заказчика, то заказчик может выделить для исполнителя помещение для хранения одежды, чистящих средств и т.д. и даже свое оборудование.

Или, скажем, если по договору выполняется ремонт помещений заказчика, то заказчик может самостоятельно закупить те материалы для ремонта, которые его устраивают. Факт обеспечения исполнителя материалами следует зафиксировать в договоре (п. 1 ст. 704 ГК РФ).

Порядок сдачи и приемки выполненных работ / оказанных услуг

Что касается договора подряда, то в ГК четко прописано, что заказчик обязан в сроки и в порядке, предусмотренном договором, принять выполненную работу, зафиксировать недостатки (если они есть), сообщить об этом исполнителю (п. 1 ст. 720 ГК РФ). Как правило, результаты выполненных работ принимаются актом, подписываемым обеими сторонами (п. 2 ст. 720 ГК РФ).

Больше проблем возникает с договором об оказании услуг. Ведь зачастую результат услуг не имеет материальной формы. Так вот для того, чтобы подтвердить факт оказания услуг, лучше предусмотреть в договоре следующие моменты:

• в каком виде заказчик дает исполнителю задание (письменно, устно, насколько подробно);
• оказывается ли разовая услуга или это долгосрочное обслуживание;
• будут ли составляться отчеты (акты) по итогам оказания услуг и в какой форме, каковы сроки составления такого документа, требования к его содержанию;
• если услуги оказывают устно, то будут ли потом составляться отчеты исполнителя, будет ли вестись запись разговора и т.д.

Все это поможет избежать споров между заказчиком и исполнителем, а также поможет подтвердить расходы организации для налоговых целей (ст. 252 НК РФ). Также помните, что если акт об оказании услуг выступает в качестве первичного документа, то он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Образец акта об оказании услуг см. в разделе «Формы».

Возможность привлечения третьих лиц

По договору возмездного оказания услуг в общем случае исполнитель обязан оказать услуги лично, то есть без привлечения третьих лиц (ст. 780 ГК РФ). Поэтому если для оказания услуг исполнитель хочет привлечь кого-либо еще (субисполнителя), об этом должно быть прямо прописано в договоре.

Взаимная ответственность сторон по ГПД

Исполнитель несет ответственность перед заказчиком за качество услуг, а также за соблюдение сроков выполнения работ / оказания услуг. Исполнитель несет ответственность за своевременную оплату выполненных работ / оказанных услуг.

Также стороны могут прописать в договоре:

• условия о неустойке при нарушении обязательств по договору (например, пени при несвоевременной оплате или штраф за задержку результата работ);
• условие о взыскании убытков одновременно с неустойкой;
• условие о взыскании процентов по ст. 395 ГК РФ.

Порядок расторжения договора ГПХ

В общем случае договор может быть расторгнут досрочно по соглашению сторон (ст. 450 ГК РФ). Такое возможно:

• при существенном нарушении договора одной из сторон;
• в иных случаях, прописанных в самом договоре.

Есть специальное условие для договора оказания услуг. Он может быть расторгнут путем немотивированного отказа одной из сторон от его исполнения (ст. 782 ГК РФ). Иными словами, без объяснения причин:

• заказчик вправе отказаться от исполнения договора при условии, что он оплатит исполнителю фактически понесенные им расходы;
• исполнитель вправе отказаться от исполнения договора при условии полного возмещения заказчику убытков.

Образец уведомления о расторжении в одностороннем порядке договора возмездного оказания услуг – см. в разделе «Формы».

Похожая норма действует для договора подряда. Заказчик вправе в любое время до сдачи ему работы отказаться от исполнения договора (ст. 717 ГК РФ):

• уплатив исполнителю часть установленной цены пропорционально части уже выполненной работы;
• возместив исполнителю убытки, причиненные прекращением договора, в пределах разницы между ценой, определенной за всю работу, и частью цены, выплаченной за выполненную работу.

Договор ГПХ и пенсионный стаж

Сразу скажем, что период работы по договору ГПХ не вносится в трудовую книжку человека.

В то же время, если за физлицо по договору ГПХ платятся страховые взносы, то у него течет страховой стаж в том же порядке, что и по трудовому договору. Заказчик ежемесячно подает на тех физлиц, с которыми заключены договоры ГПХ, персонифицированные сведения в ИФНС. Кроме того, при заключении и при прекращении договора на физлицо подаются сведения по форме ЕФС-1 в СФР. То есть в СФР своевременно поступают все сведения, необходимые для начисления страхового (пенсионного) стажа исполнителям по ГПД.

А вот периоды работы самозанятыми в страховой стаж не включаются, если только самозанятый не платит страховые взносы самостоятельно.

Больничный по договору ГПХ

С 2023 г. исполнителей по договорам ГПХ (кроме самозанятых) включили в число застрахованных на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). То есть физлица, работающие по ГПХ, получили право на получение пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком.

Правда, есть важное условие. Для получения пособия необходимо, чтобы в предыдущем году с выплат физлицу были начислены страховые взносы в размере не менее стоимости страхового года. В частности, для получения пособия в 2023 г. за физлицо в 2022 г. должны быть уплачены взносы в размере не менее 4 833,72 руб. Подробнее читайте статью «Революционные новшества, или Как будут платить соцпособия в 2023 году».

Какие налоги платит работодатель по договору ГПХ

Организация – заказчик с вознаграждения по договору ГПХ:

• удерживает НДФЛ, перечисляет его в бюджет в качестве налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ);
• платит страховые взносы на ОПС, ВНиМ и ОМС в том же порядке, что и по трудовым выплатам, поскольку с 2023 г. порядок обложения взносами вознаграждений по договорам ГПХ уравняли с порядком по трудовым договорам (п. 1 ст. 419, п. 1 ст. 420 НК РФ).

А вот взносы на травматизм по договору ГПХ нужно платить только в том случае, если это предусмотрено самим договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Когда заказчику не нужно платить НДФЛ и страховые взносы

Ситуация, когда заказчику не надо платить НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения исполнителя, это когда исполнитель имеет статус самозанятого. То есть он зарегистрирован в качестве самозанятого, об этом сказано в договоре с ним и он выдает специальный чек на полученную от заказчика оплату по договору (ч. 1 ст. 15 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Какую отчетность сдают при договоре ГПХ

Организации – заказчики сдают на исполнителей по ГПД практически всю ту же отчетность, что и на работников по трудовому договору, а именно:

• подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1 при заключении и прекращении договора ГПХ (бывший СЗВ-ТД);
• расчет 6-НДФЛ при выплате вознаграждений по договору;
• персонифицированные сведения о физлицах в ИФНС;
• расчет по страховым взносам.

В раздел 2 формы ЕФС-1 (бывший 4-ФСС) исполнители по ГПД включаются только в том случае, если являются застрахованными лицами. То есть в договоре есть условие об уплате по ним взносов на травматизм.

Отметим, что с 2023 г. действуют новые правила заполнения подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1, в частности, действуют особые коды договора ГПХ в зависимости от его вида. Подробно мы рассказали об этом в статье «Как сообщать в СФР о заключении и прекращении ГПД с физлицом».

Договор ГПХ: плюсы и минусы

Как мы уже сказали выше, по договору ГПХ организация платит практически те же налоги и страховые взносы, что и по трудовому договору. Исключение – взносы на травматизм. Их нужно платить с вознаграждения по договору ГПХ, только если самим договором это предусмотрено. То есть в налоговом плане организация не сильно выигрывает за счет заключения договора ГПХ, а не трудового договора.

Вместе с тем, договор ГПХ предусматривает гораздо меньше гарантий для исполнителя, чем трудовое законодательство для работника по трудовому договору. Исполнителю по ГПХ не нужно оплачивать отпуск, периоды, в которые за работником сохраняется средний заработок, гарантии и компенсации, предусмотренные ТК (например, надбавки за работу во вредных и опасных условиях, компенсацию за неиспользованный отпуск при прекращении договора).

Подробнее о плюсах и минусах трудового договора и договора ГПХ для физлица читайте консультацию.

Переквалификация договора ГПХ в трудовой договор

На практике возможна переквалификация судом договора ГПХ в трудовой договор, если будет доказано, что между исполнителем и заказчиком фактически действовали трудовые отношения. Какие признаки говорят о наличии трудовых, а не гражданско-правовых отношений (п. 24 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15):

• выполнение исполнителем не конкретной разовой работы, а определенных трудовых функций, входящих в обязанности физлица;
• важность для заказчика не результата (выполненные работы, оказанные услуги), а самого процесса исполнения физлицом трудовой функции;
• принятие на себя физлицом обязанности выполнять работу по определенной трудовой функции, то есть исполнитель утрачивает положение самостоятельного хозяйствующего субъекта;
• включение физлица в состав персонала организации, подчинение установленному режиму труда, правилам внутреннего трудового распорядка;
• работа под контролем и руководством работодателя;
• отсутствие для физлица рисков, связанных с осуществлением своего труда, в то время как исполнитель по ГПД работает на свой риск.

Если договор будет переквалифицирован, то к исполнителю будут применены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, что может повлечь дополнительные выплаты, в частности, оплату отпуска, выплату компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, оплату сверхурочной работы, работы в выходные.

Кроме того, организацию могут оштрафовать за заключение договора ГПХ, фактически регулирующего трудовые отношения (ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ).