Как составить договор с электронной подписью

Я фрилансер, оказываю услуги заказчикам из других городов. Хочу перейти на электронный документооборот, чтобы делать все дистанционно: каждый раз отправлять договор почтой не очень удобно, плюс это дополнительные расходы.

Я купил электронную подпись, но не у всех заказчиков она тоже есть. Как быть в этом случае? Могу ли я со своей стороны подписывать документ электронной подписью, а заказчик — другим способом?

Письменные договоры обязательно должны подписать обе стороны. Подпись можно поставить любым способом, но так, чтобы можно было достоверно и однозначно определить подписанта.

Чтобы в будущем не было споров, состоялась сделка или нет, порядок дистанционного заключения договора нужно прописать в самом договоре. Отдельно надо согласовать электронную подпись и электронный обмен документами, если вы их используете.

Как заключают договоры дистанционно

Судя по вашему вопросу, раньше вы заключали письменный договор самым распространенным способом — составляли документ, который подписывала каждая из сторон, и отправляли бумажные оригиналы друг другу по почте. Но этот способ не единственный.

Договор можно заключить, обменявшись письмами, телеграммами или электронными документами. Стандартный бумажный экземпляр при этом оформлять не нужно.

Электронный документ с электронными подписями, то есть текстовый файл с информацией об ЭП, — это тоже письменный договор. Но чтобы он считался заключенным, нужно выполнить два условия:

Содержание договора можно воспроизвести в неизменном виде на материальном носителе. То есть электронный документ и его содержание не меняли и не дополняли после подписания.
По подписи, ее аналогу или способу обмена документами можно точно установить, кто заключил сделку.

Чтобы дистанционно заключить договор, необязательно пользоваться услугами Почты России или подписывать договор электронной подписью. Вот как, например, можно это сделать:

Стороны договариваются, как они будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Идентификаторами могут быть электронные адреса, с которых будут отправлять документы, или реквизиты аккаунтов в мессенджере — привязанные к аккаунтам номера телефона.
Одна из сторон составляет проект договора и направляет его контрагенту по электронной почте или через мессенджер.
Контрагент распечатывает, подписывает договор, сканирует его, преобразуя в электронный формат, и направляет другой стороне. То же самое ответно делает вторая сторона. Договор заключен — обе стороны его подписали.

Чтобы эта схема стала рабочей, в договоре нужно подробно описать:

Порядок заключения: распечатать, расписаться, отсканировать и отправить по электронной почте. Распечатать договор можно в черно-белом или цветном варианте — значения не имеет. Главное — содержание договора и его реквизиты.
Способ подписания. Если подпись электронная, еще нужно уточнить ее вид: простая, неквалифицированная или квалифицированная. Печать — необязательный реквизит, ее ставят только по желанию.
Порядок электронного обмена документами: по электронной почте, через мессенджер или какое-то другое приложение.
Электронные адреса или аккаунты, с которых будут приходить письма и сообщения, и будет считаться, что их отправила сторона договора.

Еще в тексте договора пишут, что если документы приходят в согласованном порядке, то стороны их безоговорочно признают. Например, в договоре указано, что стороны будут обмениваться документами по электронной почте. Исполнитель отправил акт выполненных работ электронно, заказчик получил его на свою почту и на этом основании оплатил работы. От исполнителя никакие документы больше не нужны — он прислал акт в согласованном порядке.

Как можно подписать договор, который заключили дистанционно

Договор можно подписать такими способами:

письменно от руки — ручкой;
электронной подписью любого вида.

Договор будет считаться подписанным, если по подписи можно достоверно определить, кто его подписал.

Закон не обязывает подписывать договор одинаковым способом. Стороны могут сами выбрать, как подписать документ, но этот способ нужно указать в договоре. Одна сторона может использовать, например, электронную подпись, а другая — собственноручную. Или одна ставит факсимиле, а вторая — ЭП.

Вы можете предложить своим заказчикам обмениваться скан-копиями документов через электронную почту и каждой стороне подписывать документы удобным для себя способом. Тогда подписывать и направлять друг другу бумажные оригиналы документов не понадобится.

Источник

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:

Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

kep

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Заказать

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

Форма договора должна соответствовать законодательству.
Содержание договора должно соответствовать закону.
Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.
Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).

kep

Заказать

Источник

Немного теории

Классическая письменная форма договора предполагает составление единого документа и подписание лицами, его заключающими. Сразу скажем: далеко не всегда составление единого документа обязательно. Это нужно, если есть требование законодательства (примеры: купля-продажа недвижимости, аренда здания и т. п., п. 1 статьи 550, п. 1 статьи 651 ГК) или сами стороны об этом договорились.

Чтобы заключить договор в форме единого документа, достаточно составить его, выразив суть и условия сделки, и подписать его. Договор можно заключить и другим способом, с помощью обмена документами (в т. ч. электронными), согласовав в этих документах существенные условия сделки (п. 1 статьи 432 ГК).

Форма может отличаться, а требование подписания в подтверждение волеизъявления стороны — неизменно.

В современных реалиях подписание предполагает не только собственноручно проставленную визу, но и любой иной способ, который позволят установить личность подписанта.

Обмен оригиналами

Старый добрый способ, самый надежный (условно)… и самый трудоемкий.

Требует изготовления бумажных экземпляров и сопутствующих затрат (расходы на почтовую отправку, доставку курьером). Риски тоже не исключены: работа с почтой по-прежнему чревата утратой документов, а недобросовестный контрагент — будь то частное или юридическое лицо, — может оспаривать достоверность проставленной визы («подписывал не я», «этот сотрудник уже уволен (не имел права подписывать)»).

Да и курьер, который за всю свою карьеру не потерял ни одного документа, не опоздал, не перепутал маршрута (а то и адресата), — большая редкость.

Альтернатива — электронный СФЕРА Курьер. Гораздо дешевле реального (от 250 руб. / в месяц за исходящие), точная настройка маршрутов согласования — как внутри фирмы, так и с контрагентами. Доступность — 24/7, из любой точки мира, если есть интернет. Бесплатный роуминг!

Обмен сканами

Можно назвать выбором между допустимым и худшим. Это быстрее и дешевле, чем отправлять документы по почте или с курьером. И закон (см. выше) вполне допускает такую операцию.

Однако, как известно, для бухгалтерии необходимы оригиналы и, хотя Минфин говорит, что в исключительных случаях допустимы сканы, не поясняет, что это за случаи (см., например, разъяснения от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451).

Чтобы «узаконить» сканы документов, необходимо прописать в договоре само условие о таком способе, адреса электронной почты, и вести переписку, в т. ч. обмениваясь сканами только через них.

Как правило, компании используют адреса корпоративной почты — и это очень хорошо, потому что по умолчанию предполагается, что ею пользуется уполномоченное лицо.

С физическими лицами сложнее. Они, как правило, используют бесплатную почту, расположенную на общедоступный серверах (например: Яндекс, Гугл, Майл), и при необходимости можно оспорить подпись, со ссылкой на то, что переписку с адресов мог вести кто угодно (ведь никаких документов для регистрации бесплатной почты предъявлять не надо). Чтобы укрепить свою позицию для потенциально возможного судебного спора, необходимо сохранять переписку, в т. ч. сканы, файлы и другую информацию.

Более надежный и удобный способ — сервис «Подписант». онлайн-сервис для юридических лиц, который помогает мгновенно отправлять и подписывать электронные документы с физическими лицами и самозанятыми.

Идеально, если физическое лицо или самозанятый имеют электронную подпись, но так бывает далеко не всегда. Идентификатор Сбер ID имеют более чем 96 млн. человек. И судами его использование признается в качестве «подписи» в подтверждение волеизъявления (см., например, определения 8-го КАС от 12.04.2022 № 88-6461/2022, 6 КАС от 19.02.2021 по делу № 88-3280/2021).

Подписание pdf-ки

Если у вашего контрагента — юридического или физического лица — имеется квалифицированная ЭП, но он не подключен к ЭДО, то возможно подписание документа в формате .pdf. Правда, для этого требуется приобрести лицензионную версию соответствующего ПО, которое поддерживает возможность добавлять криптографические записи в документы.

Изготавливается документ в традиционном формате .doc(x), вычитывается, проверяется, конвертируется в формат .pdf.

Тонкости алгоритма зависят от программы, но в общих чертах это выглядит так:

открываем нужный документ;
выбираем место размещения ЭП;
активируем работу с сертификатами;
в соответствующем разделе выбираем нужную ЭП;
добавляем ЭП.

Далее программа предложит:

ссылку для скачивания;
отправку подписанного файла по е-мейл;
отправку исходного документа (если один документ визируется несколькими подписантами с разными ЭП).

Теперь, чтобы соблюсти требование закона и получить файл, достаточно перейти по ссылке и скачать его.

Проблемы данного подхода очевидны. Во-первых, многие западные производители объявили об «уходе» с российского рынка, не исключено нарушение работы ПО. Во-вторых, несовместимость используемого ПО. Так, проставить двойную подпись в том же Adobe Acrobat можно, если и вы, и контрагент используете это ПО, равно как и обменяться файлами через Adobe Sign.

Работайте с «физиками» и самозанятыми выгодно: в сервисе «Подписант» все входящие бесплатно, исходящие — от 20 руб. за документ.

Бесплатные и «условно» бесплатные решения для подписания файлов .pdf, как правило, имеют ограничения по размерам подписываемых документов, не предполагают подписания файлов (только создание подписи с проверочным сертификатом).

Ну и, конечно, не исключены попадания отправок в «спам», случайное удаление и прочие проблемы, традиционные для обмена документами через электронную почту (в т. ч. оспаривание использования ящика на публичном сервере).

Использование ЭДО

Полагаем, что уже в обозримом будущем будет непросто найти юридическое лицо, не использующее ЭДО: хотя «оцифровка» формально не обязательна, но для целого ряда отраслей — оборот маркируемых и прослеживаемых товаров, грузоперевозки, госзакупки — ЭДО необходимо. Да и для сдачи отчетности, представления сведений в фонды большинство налогоплательщиков используют ЭДО.

В этой связи подписание договоров в ЭДО в отношениях между юридическими лицами представляется оптимальным вариантом, как минимум потому, что:

системы ЭДО поддерживают обмен всеми форматами документов (.doc(х), .xls, .pdf, .xml);
легкая интеграция позволяет осуществлять документооборот из привычного интерфейса (той же «1С»);
факт подписания договора практически невозможно оспорить;
согласование существенных условий договора — даже со многими персонами, — занимает считанные часы, а то минуты.

Алгоритм подписания договора в ЭДО прост: загрузить документ, выбрать получателя, запросить подпись (как правило, достаточно отметить галочкой нужное поле), подписать и отправить. Статус документа — ожидание подписи, подписан, отказ, — отображается тут же. Все документы хранятся в папке входящих, всегда есть возможность скачать печатную форму.

ЭДО от СберКорус — это широкая сеть покрытия (все крупнейшие торговые сети, маркетплейсы, поставщики), быстрая интеграция с системами госконтроля и вашей учетной системой («1С», SAP и др.). Минус 20% на годовое обслуживание, бесплатная настройка маршрутов согласования, индивидуальная доработка сервиса.

В заключение отметим: да, бумажные договоры еще долго не уйдут в прошлое. Встречи за круглыми столами, росчерки «паркерами», ритуальные рукопожатия — это традиция и необходимые элемент корпоративной культуры. Однако для решения повседневных задач договорной работы с контрагентом, когда требуется быстрота обмена информацией при 100%-ном соблюдении норм закона, оптимальный способ — именно ЭДО. Это быстрее, надежнее и удобнее.

ЭДО между организациями

Скидка до 20%. Чем больше пакет документов, тем больше скидка

Хотите узнать больше об ЭДО?

Оставьте заявку, и наш эксперт по ЭДО ответит на любые вопросы:

Источник

Современный мир с каждым днем все больше уходит в онлайн. Виртуальные отношения, компании, договоры — виртуальная жизнь уже давно приобрела правовые основы, и настойчиво соперничает с реальностью. Если люди старшего поколения еще недоверчиво относятся ко всему «электронному», то для более молодых, электронный вид работы, электронный документооборот, «электронные» отношения с начальством – стали нормой. Как заключить договор на расстоянии?

ПОЛЕЗНО: еще рекомендации по положения самого договора смотрите в видео на нашем канале YouTube:

Как подписать договор по электронной почте?

Часто люди говорят о том, что их работа тесно сопряжена с всемирной паутиной. Заключение договоров по электронной почте и заключение договоров в сети Интернет — крайне важная часть работы очень многих. Грамотность в этих моментах необходима и является основой безопасности коммерческой деятельности.

Чтобы подписать договор по электронной почте (или в сети Интернет) его нужно составить также, как это было бы, в обычном бумажном варианте. Разница в том, что нужно будет добавить пункт, где стороны обязуются признать юридическую силу за электронными письмами, документами, направленными по электронной почте (указывается электронная почта) и признают их равнозначными документам на бумажных носителях. Доступ к электронной почте каждая сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность. В договор нужно включить условие, признавать электронный адрес, простой электронной подписью. Либо нужно оформить квалифицированную ЭЦП и работать с ее использованием.

Электронный документооборот давно «поглотил» крупные и не очень компании, государственный аппарат, частные производства, физических лиц – потому что это удобно, экономит массу времени и, при правильном использовании, обладает всеми юридическими гарантиями.

Пишите нам свой вопрос, ведь каждая проблема индивидуально и требует разбора в отдельности, читайте также порядок оформления договора по ссылке в блоге. Звоните, если Вас заинтересовало наше выгодное предложение по составлению договора по льготной цене.

Автор статьи:

А.В. Кацайлиди

Источник

Заключаем договор в электронном виде

Заключение договора в электронной форме — это современный способ подписания соглашений с партнерами, не требующий личных встреч. В настоящий момент разработан такой порядок удаленного подписания, при котором цифровой документ по уровню достоверности и надежности не уступает бумажному.

Когда разрешено и когда запрещено заключать соглашения удаленно

Основным нормативным документом, регулирующим правила подписания и исполнения соглашений, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 устанавливает общие требования к форме соглашений и говорит о том, что сделки заключаются как в бумажном, так и цифровом виде. Таким образом, заключение электронного договора признано текущим российским законодательством и признается допустимой практикой.

Поскольку основным инструментом для удаленного подписания сделок является электронная подпись, правила подписания электронных документов регулируется федеральным законом №63-ФЗ. В этом законе подробно рассмотрены имеющиеся на территории РФ виды ЭП и сказано, что документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

В том же законе сказано, что заключение договора в электронном виде не исключается в отдельных случаях. К таким случаям относятся:

корпоративные соглашения согласно ст. 67.2 ГК РФ;
сделки по продаже недвижимости — ст. 550 ГК РФ;
сделки аренды здания — ст. 651 ГК РФ.

В то же время имеются случаи, когда заключение договора онлайн — это единственный способ подписать соглашение. Например, исключительно в цифровом виде подписываются контракты, заключаемые по итогам проведения тендеров.

Как подписать документ, чтобы он имел юридическую силу

Чтобы дистанционное заключение договора имело ту же юридическую силу, что и оформление бумажного документа, необходимо подписать его ЭП.

В соответствии с 63-ФЗ в Российской Федерации принято три их типа:

простая;
усиленная неквалифицированная;
усиленная квалифицированная.

Виды подписей различаются по уровню защиты: простая имеет наименьший уровень и применяется на отдельных сайтах и сервисах. Наивысшей степенью обладает усиленная квалифицированная подпись, используемые в ней средства криптозащиты сертифицированы ФСБ. Выдавать такие подписи вправе только аккредитованные удостоверяющие центры.

Перечень аккредитованных центров имеется на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ:

Для подписания соглашений стороны вправе использовать любые виды подписей, однако требуется соблюдение следующих условий:

если стороны используют усиленные квалифицированные подписи, они вправе делать это свободно без каких-либо предварительных договоренностей;
заключение договора электронной подписью иного типа возможно, если стороны предварительно условились о возможности такого подписания документов.

Что потребуется, чтобы заключать с партнерами е-сделки

Чтобы начать работать с цифровыми документами, достаточно получить ЭП. Целесообразно получать сразу усиленную квалифицированную подпись — с ее помощью допускается заключение договора по электронной почте путем пересылки друг другу подписанных файлов.

В некоторых случаях для подписания цифровых сделок дополнительно требуется регистрация на специальных сервисах:

заключение договора на сайте торговой площадки доступно после регистрации на ней, в частности это необходимо компаниям, которые работают в сфере госзаказа, — торги проходят на таких площадках, контракты подписываются там же;
для упрощения работы с контрагентами компании регистрируются в системе электронного документооборота — ЭДО.

Услуги ЭДО являются платными, но если на одной и той же площадке работает большинство контрагентов компании, регистрация на ней значительно экономит время, усилия и бумагу.

Гольцова Полина
юрист, специалист по госзакупкам

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Источник

Как заключают договоры дистанционно

Как можно подписать договор, который заключили дистанционно

Правовая основа