Как составить договор с работником без оформление

Из этой статьи вы узнаете:

1. Что такое срочный трудовой договор
2. Как рассчитываются налоги и взносы при работе по срочному трудовому договору
3. Что такое договор гражданско-правового характера
4. Как рассчитываются налоги и взносы при работе по договору ГПХ
5. Какие виды договоров ГПХ существуют
6. Как переквалифицировать договор подряда в трудовой договор
7. Признаки трудовых отношений — основания для заключения трудового договора

Срочный трудовой договор

Срочный трудовой договор заключают, когда работодатель и работник хотят установить трудовые отношения на определенный срок. Это могут быть сезонные или временные работы, замещение основного сотрудника на время длительного больничного или различные производственные практики и стажировки начинающих специалистов. По истечении заданного срока трудовой договор может быть прекращен или перезаключен.

Заключая трудовой договор — срочный или бессрочный — работодатель делает запись в трудовой книжке исполнителя. Кроме того, трудовые отношения подразумевают оплачиваемый отпуск и при необходимости больничные листы для работника.

В соответствии со статьей 56 ТК РФ, сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Предмет договора — личное выполнение работником определенных обязанностей. Рабочий процесс в этом случае регламентирован должностной инструкцией и происходит под управлением и контролем работодателя.

Компания обязана обеспечить сотруднику подходящие условия труда: подготовить рабочее место, выдать форму и инструменты, оплатить мобильную связь, провести инструктаж по технике безопасности. Если работника необходимо отправить в командировку, работодатель компенсирует связанные с поездкой расходы.

Определенные обязательства трудовой договор накладывает и на работника: он должен следовать внутреннему трудовому распорядку компании, присутствовать на рабочем месте в рабочее время, выполнять должностные обязанности и распоряжения руководства.

Вероника искала первую работу после окончания учебы в вузе. В одной из компаний менеджер по логистике уходила в декретный отпуск, и Веронике предложили поработать на ее должности. Стороны заключили срочный трудовой договор на весь период декретного отпуска и планируемого отпуска по уходу за ребенком.

Во время отпуска сотрудница забеременела еще раз, так что работодателю пришлось продлить ее отпуск и перезаключить срочный трудовой договор с Вероникой. Спустя 5 лет сотрудница вернулась на рабочее место, которое работодатель был обязан сохранить за ней. Вероника же получила желаемый опыт работы по специальности, запись в трудовой книжке и «белую» зарплату.

Как рассчитываются налоги и взносы при работе по срочному трудовому договору

Как бессрочный, так и срочный трудовой договор обязывает работодателя удерживать с начисленной заработной платы налог на доходы физических лиц — 13%. От оставшейся суммы нужно рассчитать и выплатить взносы в фонды: социального страхования (ФСС) — 2,9% (или 1,8% — за работников, которые не являются гражданами России), пенсионный (ПФР) — 22%, и обязательного медицинского страхования (ФОМС) — 5,1%.

Работодатель должен удерживать этот налог и взносы ежемесячно, причем уплатить их необходимо до 15-го числа месяца, следующего за расчетным месяцем.

Договор гражданско-правового характера

Договор гражданско-правового характера (далее — ГПХ) регулируется положениями ГК РФ. Его сторонами являются заказчик (юридическое лицо) и исполнитель (ИП, физическое или юридическое лицо). Предмет договора — не выполнение работы, а ее результат — например, это может быть оформленный сайт организации или законченный ремонт помещения.

Типовая форма договора ГПХ

На гражданско-правовые отношения не распространяются нормы трудового права — это значит, что работодатель не обязан оплачивать отпуск и больничный. Заказчик также не должен регулярно выплачивать заработную плату — вопрос оплаты труда в этом случае решается по соглашению сторон, например, по факту выполнения работы и ее приемки на основании акта выполненных работ.

С другой стороны, при заключении договора ГПХ исполнитель не становится частью компании — он не обязан подчиняться внутреннему регламенту и находиться на рабочем месте в определенные часы. Он также может не работать самостоятельно, а привлекать для выполнения поставленной задачи третьих лиц. Единственная обязанность исполнителя — это выполнить работу в заданный срок.

Раньше я работала в банке, в его штате не было архивариуса. В какой-то момент накопилось очень много документов, которые нужно было архивировать — а руки до этого ни у кого не доходили. Руководство решило не открывать отдельную ставку, а принять архивариуса на выполнение заданного объема работы по договору ГПХ. Пришел подрядчик, обработал весь объем документации и получил оплату по акту. Все остались довольны: организация не стала расширять штат, а подрядчик получил официальную временную подработку.— Юлия Казанцева, HR-эксперт

Виды договоров ГПХ

Существуют несколько видов договоров ГПХ. Все они регулируются разными статьями ГК РФ. Перечислим основные из них:

Виды договоров ГПХ

На практике при найме сотрудника на короткий срок заказчик и исполнитель чаще всего заключают договор подряда.

Как рассчитываются налоги и взносы при работе по договору ГПХ

Период работы по договору ГПХ обязательно включается в трудовой стаж исполнителя и в перспективе будет учитываться при начислении пенсии — это утверждено Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015.

Соответственно, работодатель обязан платить страховые взносы в ПФР — 22% от суммы вознаграждения, а также в ФОМС — 5,1%. А вот на платежах в ФСС компания экономит: работодатель может застраховать сотрудника от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — но лишь в том случае, если это предусмотрено условиями договора. Также работодатель обязан удержать из вознаграждения работника НДФЛ в размере 13%.

Если же в качестве исполнителя выступает не физическое лицо, а индивидуальный предприниматель, то работодатель не платит налоги и взносы — подрядчик должен сделать это самостоятельно.

Как переквалифицировать договор подряда в трудовой договор

Как правило, исполнителю выгоднее работать по трудовому договору — в этом случае он имеет право на больничный и отпуск, а также регулярные гарантированные выплаты заработной платы. А вот заказчику выгоднее заключить договор подряда, чтобы сэкономить на налогах.

На страже интересов исполнителя стоит Трудовая инспекция. Инициировать проверку и подать иск в суд могут налоговые органы, ФСС и ПФР, а также сам исполнитель — для этого ему следует обратиться с жалобой в районную прокуратуру или Государственную инспекцию труда.

Во время проверки инспекция может решить, что договор ГПХ регулирует трудовые отношения — если обнаружит, что соблюдены их объективные признаки. Тогда работодателю и работнику придется заключить трудовой договор, а датой его вступления в силу станет день подписания договора ГПХ. В этом случае работодателю также придется заплатить штраф и доначислить необходимые взносы в ФСС.

Признаки трудовых отношений

1. Работник обязан:
   • — соблюдать правила трудового распорядка и придерживаться графика работы;
   • — выполнять трудовые обязанности по договору в течение определенного срока;
   • — нести материальную ответственность;
2. Работодатель обязан:
   • — регулярно выплачивать работнику заработную плату;
   • — обустроить рабочее место для сотрудника, обеспечить его спецодеждой и инструментами.

Чтобы защитить свои интересы, работодатель тоже может обратиться в суд для признания договора, заключенного с физическим лицом, договором ГПХ. Это можно сделать на основании следующих признаков:

Чтобы защитить свои интересы, работодатель тоже может обратиться в суд для признания договора, заключенного с физическим лицом, договором ГПХ. Это можно сделать на основании следующих признаков:

1. Исполнитель выполняет работу по заданию заказчика;
2. Результат работы — создание новой вещи либо восстановление, улучшение, изменение уже существующей вещи;
3. Вещь, созданная по договору подряда, принадлежит подрядчику до момента принятия выполненной работы заказчиком;
4. Исполнитель самостоятелен в выборе средств и способов достижения результата;
5. Исполнитель выполняет работу за вознаграждение, право на получение которого у него возникает после выполнения и сдачи работы, если иное не предусмотрено договором подряда.

Выводы

1. Если нужно установить трудовые отношения: закрепить за исполнителем конкретные обязанности, обязать его работать по установленному графику, оборудовать рабочее место — необходимо заключить срочный трудовой договор;
2. Если предметом договора выступает выполнение фиксированного объема работы или создание новой вещи, стоит заключить договор ГПХ. В этом случае исполнитель не обязан трудиться по графику и может работать с привлечением третьих лиц;
3. Регулировать постоянные трудовые отношения договором ГПХ незаконно: в этом случае налоговая инспекция по подп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ или подп.1 п.1 ст. 31 НК РФ обяжет работодателя заключить трудовой договор, доначислит налоги и потребует оплатить штраф.

Работа по трудовому договору без трудовой книжки, как правило, невозможна. Но что если нужный вам сотрудник по личным причинам не желает делать запись о трудоустройстве? В настоящей статье вы найдете информацию о законных возможностях решения данной проблемы.

Исключения из общего правила

Согласно ст. 65 ТК РФ трудовая книжка (или электронные сведения о трудовой деятельности) является одним из обязательных документов, которые работник обязан предоставить в кадровую службу при приеме на должность.

В той же норме приводятся случаи, когда предоставлять книжку не нужно:

• Прием сотрудника без опыта работы (первичное оформление книжки, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, производится в 5-дневный срок с даты приема).
• Заключение договора по совместительству.
• Отсутствие книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иным причинам (документ оформляется новым работодателем на основании заявления работника с изложением причины отсутствия книжки).

Читайте о корректном заполнении документа работника в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Анализируя трудовое законодательство более детально, мы можем найти и другие случаи, когда прием на работу без трудовой книжки возможен:

• Заключение гражданско-правового договора с наемным лицом (ст. 11 ТК РФ).
• Работа у физического лица, не связанная с осуществлением предпринимательской деятельности (ст. 309 ТК РФ).
• Дистанционный труд (ст. 312.2 ТК РФ).

Во всех случаях работы по трудовому договору без трудовой книжки подтверждением стажа в Пенсионном фонде будут являться перечисленные работодателем пенсионные взносы по СНИЛС сотрудника, а также экземпляр соглашения о работе. Рассмотрим особенности способов такого трудоустройства более детально.

Трудовой договор без записи в трудовую книжку при работе с совместителем

В соответствии со ст. 282 ТК РФ совместительством является дополнительный труд, выполняемый или по месту основного трудоустройства, или у иного работодателя в свободное от основной работы время.

Главной особенностью такой формы трудоустройства является то, что рабочая смена совместителя не может превышать 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). Такое ограничение не касается дней, в которые работник освобожден от выполнения обязанностей по основному месту (в том числе выходные и праздники). Но даже с учетом этой возможности совместитель не может трудиться больше половины месячной нормы часов, установленной для сотрудников на аналогичных должностях.

Превысить 50-процентную планку нормы рабочего времени можно, только если работник приостановил труд по основному месту работы в связи с задержкой зарплаты или временно отстранен от работы в связи с отказом в переводе на другую должность по медпоказаниям (или отсутствии таковой на предприятии).

В договоре обязательно должно быть указано, что человек принимается по совместительству. Тогда наемный работник может маневрировать между решением о внесении сведений о стаже в свои документы и трудоустройством без трудовой книжки по договору совместительства.

Трудоустройство с помощью договора ГПХ

В отличие от трудового соглашения, которое регламентируется положениями ТК РФ, договор гражданско-правового характера подчиняется статьям ГК РФ. По этой причине запись о заключении/расторжении гражданского-правового договора (ГПД) заносить в трудовую книжку не нужно.

ВАЖНО! С 2023 года по договорам ГПХ следует подавать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Это аналог формы, действовавшей ранее – СЗВ-ТД, в которой данные по ГПД не отражались. Подробнее о новой форме ЕФС-1 мы писали в материале.

Предмет договора гражданского-правового характера (ГПХ) — вознаграждение за конкретную работу или услугу, результат которой будет закреплен в закрывающем бухгалтерском акте. Такая форма устройства требует взвешивания всех за и против с учетом интересов обеих сторон:

• «Несчастными» взносами выплаты облагаются только в случае, если договоренность между сторонами обязывает упомянуть об этом. Для работника это будет означать отсутствие выплат по больничным в случае травматизма.

ВАЖНО! С 2023 года выплаты по ГПД необходимо облагать аналогично выплатам по трудовым договорам по единому тарифу страховых взносов, куда входят в том числе и социальный взносы на временную нетрудоспособность и в связи с материнством. Подробнее о новшествах 2023 года по взносам читайте в нашей статье. 

• Продление договора ГПХ не разрешено, и работы по нему не выполняются на регулярной основе.
• Соблюдение социальных гарантий в виде отпускных, компенсации при увольнении и пр. с наемниками договором ГПХ не предусмотрено.

В случае если проверка обнаружит малейшие признаки трудовых отношений по ГПД, в том числе регулярные выплаты на основе ежемесячных актов, договор будет квалифицирован как трудовой. Тогда работодатель заплатит в бюджет все причитающиеся суммы страховых взносов и пени по ним.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Подменять трудовой договор гражданско-правовым опасно. Работник может пожаловаться в инспекцию труда или в суд. Если договор признают трудовым, организации грозит штраф 50 000 – 100 000 руб. Кроме того, суд может обязать вас выплатить работнику все деньги, которые полагались бы ему по трудовому договору (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, п. 24 Постановления Пленума ВС от 29.05.2018 N 15, п. 15 Обзора судебной практики ВС).
Подробнее о различиях между трудовым и гражданско-правовым договором читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ бесплатен.

Наемная работа у физического лица

В ст. 303 ТК РФ зафиксированы положения, которые позволяют выполнять регулярную работу для физических лиц, не сопряженную с предпринимательской деятельностью. В то же время внесение записей в трудовую книжку физическим лицом строго запрещено (ст. 309 ТК РФ).

Это не означает, что отношения между работодателем и наемным лицом нигде не будут зарегистрированы. При заключении подобного соглашения на физлицо-нанимателя ст. 303 ТК РФ накладывает определенные обязательства перед государством и нанятым работником. Так, физлицо обязано:

• оформить соглашение в письменной форме;
• уплатить все зарплатные налоги в соответствии с законодательством;
• оформить СНИЛС для работников без опыта;
• уведомить о заключении/расторжении договора городскую администрацию по месту жительства.

Оформление по трудовому договору без трудовой книжки дистанционных работников

Очевидным достижением законодательства является введение в ТК РФ с 2013 года положений, регулирующих специфику работы удаленных работников, которые не являются представителями аутсорсинговых компаний.

Составьте договор удаленной работы правильно с помощью статьи «Образец трудового договора с дистанционным работником 2022».

Оформить перевод работника на дистанционный труд вам поможет подборка форм от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Согласно ст. 312.1 удаленным сотрудником является лицо, которое трудится вне территории под контролем работодателя с помощью телекоммуникационных сетей, в том числе интернета.

С такими сотрудниками весь обмен документами может происходить в электронном виде путем использования усиленных квалифицированных ЭЦП. В то же время оригинал договора и допсоглашений к нему работодатель обязан отправить дистанционщику заказным письмом, равно как и другие рабочие документы по запросу работника.

Перед законом стационарный и дистанционный сотрудник равны в своих правах и обязанностях. Но главной «изюминкой» удаленной работы является возможность (по договоренности с работником) не заполнять и не оформлять трудовую книжку (ст. 312.2 ТК РФ).

Итоги

Современное законодательство предлагает несколько возможных законных путей обхода требований о предоставлении трудовой книжки. Каждый из этих способов имеет свои нюансы при оформлении, которые необходимо учитывать в работе.

Для трудоустройства кандидат должен представить кадровику обязательные документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Один из них — трудовая книжка (далее — ТК). Она содержит сведения о предыдущих местах работы, а также поощрениях работника в ходе трудовой деятельности.

Бумажную ТК не предъявляют только те, кто оформляется впервые или уже перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности (СТД). Новичкам, которые принимаются на работу с 2021 года, ЭТК заводит работодатель. Сотрудники, которые перешли на электронный формат в предыдущей организации, приносят кадровику СТД с прошлого места работы (ст. 66.1 ТК РФ).

Также Трудовой кодекс содержит еще несколько случаев, когда бумажная ТК может не предъявляться при трудоустройстве:

• работодатель — физическое лицо без статуса ИП (ст. 66 ТК РФ);
• работник устраивается на пять дней и меньше (ст. 66 ТК РФ);
• сотрудник оформляется по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
• заключается дистанционный трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ);
• кандидат заявил об утере или порче бумажной трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ);
• заключается договор гражданско-правового характера — ГПХ (ст. 11 ТК РФ).

Рассмотрим эти исключения подробнее.

Кандидаты, которые до трудоустройства нигде раньше не работали, ТК не имеют. По правилам им ее заводит работодатель (ст. 65 ТК РФ).

С 2021 года бумажные ТК для новичков не оформляются (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Работодатель сразу ведет на них сведения о трудовой деятельности в электронном формате.

Сотрудники, которые до 2021 года уже трудились, переходили на ЭТК добровольно, по письменному заявлению. Если они сделали это по предыдущему месту работы, то при трудоустройстве на новое место они предъявляют СТД.

Сведения можно получить у бывшего работодателя или в МФЦ. СТД в электронном виде должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.

Работодатель может не вести ТК для «удаленщиков» (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае факт занятости будет подтверждаться трудовым договором (ТД) с дистанционным работником.

Условие о том, что трудовая книжка не ведется, включают в ТД или соглашение. Так кадровик избежит вопросов от ГИТ.

Бывают ситуации, когда кандидат на трудоустройство заявлений о переходе на ЭТК у прошлого работодателя не писал, но и на новое место работы бумажный документ не принес. Он всегда может заявить, что трудовую книжку потерял, или она испорчена.

В этом случае кадровик оформляет новый документ по письменному заявлению работника (ст. 65 ТК РФ). Правила для дубликата ТК установлены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (раздел V). Кадровик вносит в документ сведения о трудоустройстве. Данные о предыдущих местах работы указывается одной записью об общем стаже, без расшифровки должностей и организаций-работодателей.

ТК ведется по основному месту работы. Совместители при трудоустройстве ее не предъявляют (ст. 283 ТК РФ).

Основной работодатель вносит записи о другом месте работы в ТК по желанию работника (п. 11 Порядка по Приказу Минтруда № 320н). Исключение — случай, когда сотрудник от него уже уволился. Тогда работник имеет право попросить внести запись о совместительстве в трудовую книжку в той организации, где он оформлен совместителем.

Что важно помнить кадровику:

• нельзя принимать на работу по совместительству лиц моложе 18-ти лет (ст. 282 ТК РФ);
• в те дни, когда работник занят по основному месту работы, продолжительность его рабочей смены не может превышать четыре часа (ст. 284 ТК РФ);
• если труд связан с опасными или вредными условиями труда, то от кандидата нужно попросить справку о характере и условиях труда в другой организации (ст. 283 ТК РФ).

Граждане без регистрации в качестве индивидуального предпринимателя имеют право принимать на работу по трудовому договору других граждан. Например, так оформляют помощников по хозяйству или нянь для ребенка.

Работодатель — физическое лицо без статуса ИП не имеет права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже имеющиеся ТК (ч. 2 ст. 309 ТК РФ). Факт трудовых отношений подтверждается трудовым договором, зарегистрированным в уведомительном порядке в органах местного самоуправления (ст. 303 ТК РФ).

Но такой работодатель не освобожден от других обязанностей:

• оформить ТД в письменной форме;
• уплачивать за работника страховые взносы;
• направить в СФР сведения для СНИЛС, если сотрудник его не имеет.

Работодатели — ИП ведут трудовые книжки работников по найму в общем порядке (ч. 1 ст. 309 ТК РФ). То есть для них действуют те же правила, что и для организаций.

Кадровик должен внести запись о трудоустройстве в ТК для всех работников, которые проработали больше пяти дней, и для них это место работы является основным (ст. 66 ТК РФ). То есть на сотрудников, которые заключили трудовой договор на меньший срок, это правило не распространяется.

ТК РФ не содержит ограничений по минимальной продолжительности работы. Но для заключения срочного трудового договора должны быть законные основания (ст. 59 ТК РФ). Например, сотрудника нанимают на выполнение работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя: монтажа конструкций или пусконаладки оборудования.

ИП или организация могут принять сотрудника по гражданско-правовому договору, без оформления трудовых отношений. В этом случае нормы ТК РФ не применяются, в том числе и в части ведения трудовой книжки (ст. 11 ТК РФ).

Договор ГПХ заключают для тех работ, которые не носят постоянного характера. Нельзя пытаться замаскировать под гражданско-правовые фактические трудовые отношения, чтобы не расширять штат или не страховать сотрудника «от травматизма».

Верховный Суд РФ насчитал 14 признаков, при которых договор ГПХ имеет признаки трудового:

• достижение сторонами соглашения о личном выполнении исполнителем определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя;
• подчинение сотрудника правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности);
• обеспечение работодателем условий труда;
• выполнение работником трудовой функции за плату;
• устойчивый и стабильный характер договорных отношений;
• подчиненность и зависимость труда;
• выполнение работы только по определенной специальности, квалификации или должности;
• наличие дополнительных гарантий сотруднику, установленных законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения;
• выполнение работы в соответствии с указаниями работодателя;
• интегрированность исполнителя в организационную структуру заказчика;
• признание таких прав работника, как еженедельные выходные дни и ежегодный отпуск;
• оплата работодателем расходов, связанных с поездками исполнителя в целях выполнения работы;
• осуществление периодических выплат работнику, которые являются для него единственным и (или) основным источником доходов;
• предоставление инструментов, материалов и механизмов работодателем.

Основание: п. 17 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.

Мы перечислили случаи, когда работа без трудовой книжки является законной. Во всех остальных ситуациях работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства. Это предупреждение или штраф для ИП от 1 000 до 5 000 рублей; для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

При этом неоформление трудовой книжки не избавляет работодателя от выполнения обязанностей по ТК РФ: вовремя оплачивать труд работника и предоставлять ему установленные законом льготы, гарантии.

ТК обязательно предъявляется при трудоустройстве.

В законодательстве есть ограниченный перечень случаев, когда бумажная трудовая не предоставляется:

• работник трудоустраивается впервые;
• сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде;
• работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя;
• заключается договор сроком менее шести дней;
• принимается совместитель;
• заключается договор с дистанционным работником;
• трудовая книжка утеряна или испорчена;
• исполнитель принимается по договору ГПХ.

Во всех остальных случаях наличие ТК обязательно. За ее неоформление работодателя могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа.