Как составить документ для ознакомления

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Обязанность знакомить сотрудников с разработанными локальными нормативными актами (ЛНА) прописана в ст. 22 ТК РФ.

Официального термина «лист ознакомления» не существует. Его можно определить как технический документ, который подтверждает факт того, что работник прочитал тот или иной документ и обязуется соблюдать его положения. Также законодатель не установил исчерпывающий перечень ЛНА, с которыми необходимо знакомить работников. Все зависит от специфики работодателя. Но среди основных и общераспространенных ЛНА можно выделить:

• коллективный договор (ст. 40 ТК РФ);
• положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• положения об оплате труда, о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ);
• положение об охране труда (раздел X ТК РФ);
• положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ);
• иные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.

С ЛНА работодатель обязан ознакомить работника под подпись при приеме на работу, но до заключения с ним трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Знакомить работника нужно не со всеми документами, а только с теми, которые относятся к его трудовым обязанностям. Например, с положением о командировках или о ненормированном рабочем дне знакомят только тех, чья работа непосредственно связана с этим. 

Важно! Если в действующие ЛНА вносятся изменения, то работодатель обязан ознакомить с ними работников также под подпись. Образец листа ознакомления с изменениями в ЛНА вы найдете в конце статьи.

Зачем нужен лист ознакомления с ЛНА

Судебная практика показывает, что из-за элементарной невнимательности в оформлении технических вопросов работодатели проигрывают немало дел. С другой стороны, своевременное и технически грамотное ознакомление с ЛНА не позволяет работникам злоупотреблять своими правами.

Кроме судебных споров, возможны ведомственные проверки. Нарушение требований об ознакомлении работников с ЛНА может повлечь для работодателя административное наказание (ч. 1 ст. 5.27 КоАП)  в виде предупреждения или штрафа:

• на должностное лицо и ИП — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Форму листа ознакомления работодатель разрабатывает самостоятельно.

Независимо от формы, лист обычно содержит:

• полное наименование ЛНА и его реквизиты;
• ФИО работника;
• должность работника;
• дату ознакомления;
• личную подпись работника;
• примечания — здесь можно ставить отметку, например, об отказе работника знакомиться с ЛНА.

Важно! Если все строки листа заполнены, то каждый последующий лист должен в «шапке» иметь те же графы, что и первый. Чтобы было видно, с каким ЛНА ознакомились работники. При разработке формы, как правило, исходят:

1. От работника. Составляется общий лист ознакомления на все основные ЛНА, с которыми он должен ознакомиться. Такой лист может быть оформлен отдельным документом или в качестве приложения к трудовому договору.

Образец листа ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

1. От акта. Лист ознакомления оформляется как приложение к каждому конкретному локальному акту.

Для обоих случаев возможно ведение Журнала ознакомления с ЛНА. Он удобен, когда численность работников небольшая и нет обособленных подразделений или дистанционных работников.

Когда в ЛНА вносятся изменения, то с ними необходимо ознакомить каждого работника. В этом случае удобнее использовать отдельные листы ознакомления, нежели журнал. В подразделение направляется электронный текст ЛНА или его изменения. Ответственный сотрудник собирает подписи работников и передает оригинал листа ознакомления в головной офис в установленный срок.

Образец журнала ознакомления с ЛНА до подписания трудового договора вы найдете в конце статьи.

Лист ознакомления оформляется в виде:

• Бумажного документа — самый распространенный вид. 
• Электронной версии — используется там, где введен электронный документооборот.

Важно! Бумажный текст ЛНА и листы ознакомления должны быть прошиты вместе и пронумерованы сквозной нумерацией. Прошивка подписывается «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах, из них ___ листов ознакомления». Скреплять листы степлером не рекомендуется. Листы заполняются по мере ознакомления работников с документом.

Какой способ ознакомления с ЛНА выбрать

1. Прямое ознакомление — от работника.

Работник изучает текст ЛНА в бумажном виде, после прочтения ставит свою подпись и дату в прикрепленном листе ознакомления. 

1. Косвенное ознакомление — от акта

При таком способе текст ЛНА и листы ознакомления с ним существуют отдельно друг от друга. Подписи работников могут быть собраны:

• в журнале ознакомления с ЛНА;
• на отдельных листах;
• в приложениях к трудовым договорам.

Есть дополнительный вариант косвенного ознакомления, без подписи: разместить ЛНА, например, в общем доступе на сайте работодателя.

Помните: любой вариант ознакомления с ЛНА на бумаге сегодня не дает стопроцентной гарантии защиты в суде.Самым надежным способом подтверждения стало электронное ознакомление. Однако это возможно только в организациях, где используется электронный документооборот (ЭДО).

В случае необходимости можно отследить:

• какой и когда ЛНА размещен;
• какие действия с документом (размещение, отмена, замена, изменение, открытие) и с какого ip-адреса осуществлял работник отдела кадров;
• когда и какие действия с документом (открытие, подписание) выполнял работник. 

Удобство заключается в прозрачности действий в личном кабинете работника, куда он заходит под своей электронной подписью. Хорошо, если работодатель создаст алгоритм ознакомления с ЛНА в электронном виде. Например, после изучения документа сотрудник ставит отметку «Ознакомлен».

Дистанционных работников можно ознакомить с ЛНА следующими способами:

• сотрудник подписывает лист ознакомления электронной подписью в личном кабинете, если в организации действует ЭДО;
• ответственный сотрудник обособленного подразделения собирает подписи работников и передает оригинал листа в головной офис;
• копия ЛНА отправляется заказным письмом работнику по почте;
• работник приезжает в офис для личного ознакомления с ЛНА. 

Каковы сроки хранения листов ознакомления

Сроки хранения законом не установлены. Логично соотнести их со сроками хранения самих документов. Например, коллективный договор, ЛНА в области нормирования и оплаты труда или противодействия коррупции хранятся постоянно. Должностные инструкции (регламенты) работников — 50-75 лет, уставы, положения организации — постоянно или до минования надобности. 

Срок зависит от значимости локального акта и устанавливается Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Что делать, если сотрудник отказывается подписать лист ознакомления с ЛНА

Последствия отказа сотрудника от письменного ознакомления с ЛНА зависят от того, на каком этапе это происходит.

При приеме на работу будущий сотрудник знакомится с основными ЛНА еще до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Отказ на этой стадии маловероятен, но возможен. Тогда работодатель может фактически не допустить сотрудника до работы, а если человек не вышел в первый же день — аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным (ст. 61 ТК РФ).

Если действующий работник отказывается подписывать ознакомление с новым ЛНА или изменениями в ЛНА, то работодатель комиссионно составляет акт об отказе. Представитель комиссии должен зачитать текст ЛНА сотруднику вслух и сделать об этом отметку в акте.

Важно! Ни работодателю, ни работнику не стоит пренебрегать регламентом, потому что при возникновении трудового спора лист ознакомления может выступить гарантом для одной из сторон трудового договора.

Мы не раз говорили об ознакомлении с документами[1]. В статье вспомним общие правила ознакомления работников организации с документами, а также разберем три сложных случая ознакомления: как организовать электронное ознакомление с документами? Что делать, если документ для ознакомления сдан в архив? Как быть, если работник отказывается от ознакомления?

КОГДА ОЗНАКОМЛЯЮТСЯ С ДОКУМЕНТАМИ?

До оформления на работу

Новый работник ознакомляется с некоторыми приказами и ЛНА до того, как будет оформлен на работу. Ознакомить работника с документом – обязанность работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ[2]. До подписания трудового договора работник должен прочитать как минимум:

► правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);

► положение о персональных данных;

► положение о заработной плате (если соответствующие условия не включены в ПВТР).

Это не формальность. Нельзя взять подпись работника о том, что он прочитал ЛНА, не выдав ему документ для ознакомления. Нельзя торопить и тем более комментировать, что человек слишком долго читает ЛНА. «В лучших домах» в отделах кадров оборудованы специальные места, где будущие работники могут спокойно прочитать все необходимые регламенты, пока кадровик оформляет прием. Прочитают ли регламенты «по диагонали» или вдумчиво, представителя организации волновать уже не должно. Главное, что возможность ознакомиться с документами предоставлена, и теперь с чистой совестью можно брать расписку об этом.

После утверждения и до введения в действие ЛНА

Со вновь издаваемыми ЛНА заинтересованных работников необходимо ознакомить до введения ЛНА в действие. Поэтому утверждать ЛНА лучше всего приказом по основной деятельности (Пример 1), в тексте которого определить дату введения документа в действие (более позднюю). Дату утверждения можно не указывать: в этом случае она «по умолчанию» будет соответствовать дате приказа. Тогда работники организации смогут ознакомиться с уже утвержденным документом до того, как он начнет действовать.

Ознакомлять работников с проектом ЛНА до его утверждения некорректно: получается, что работники распишутся о том, что прочитали несуществующий документ.

Не совсем верно знакомить с документом и после того, как он введен в действие. Если работник нарушит правила в промежутке между вступлением документа в силу и своим ознакомлением, никакой ответственности он не понесет: формально о новых правилах он ничего не знал.

Если дата утверждения документа совпадает с датой введения его в действие, работников необходимо ознакомить с документом в этот же день.

КАК ДОКУМЕНТИРУЕТСЯ ОЗНАКОМЛЕНИЕ?

Нам нужна отметка работника о том, что он прочитал ЛНА, – некий собственноручно написанный текст, а не просто автограф. Это вопрос безопасности: работник о простой подписи может заявить, что ее подделали, а сам он расписывается совершенно по-другому. Сказать такое хотя бы о нескольких написанных словах не получится: очевидно, что любая экспертиза тут же установит, кто писал этот текст.

Отметка об ознакомлении с ЛНА может выглядеть так:

Этого более чем достаточно. Указана информация об ознакомлении, должность работника, стоит его личная подпись, расшифровка подписи и дата. Весь текст написан собственноручно.

Отметку об ознакомлении с документом можно расположить:

• Непосредственно в трудовом договоре, но это касается только обязательных документов по работе с персоналом (ПВТР и другие).

В этом случае кадровики вводят в трудовые договоры специальный раздел, предшествующий разделу с подписями сторон. На специальных строках принимаемый работник ставит отметку об ознакомлении с ЛНА, причем для каждого по отдельности, как показано в Примере 2.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами – образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

Данный документ:

• подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
• включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

• подписывается всеми сотрудниками фирмы;
• содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

• тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
• перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
• даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

• граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
• граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
• отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:

Скачать пример заполнения листа ознакомления

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:

Скачать образец листа ознакомления

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

• «Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2023»;
• «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».

Работая в организации, вряд ли кто-то сможет избежать процедуры знакомства с ее внутренними документами. Причем ознакомиться с ними важно не только потому, что этого требует работодатель, но еще и потому, что работнику самому не будет лишним узнать и понять «правила игры» в компании. Ведь порядок взаимодействия сотрудников при осуществлении бизнес-процессов в каждой организации свой, и зависит он от многих факторов, включая организационные, юридические, экономические. В статье мы расскажем, с какими основными документами организации работодатель должен ознакомить работника, а также каким способом, в какие сроки ему необходимо это сделать и как он будет отвечать перед законом, если не выполнит установленные ­требования об ознакомлении с документами.

Кого знакомим?

Как знакомим?

Случается, что в крупных организациях с большой численностью персонала, особенно если у них много обособленных подразделений, находящихся в разных регионах, возникают сложности с личным ознакомлением работников с ЛНА. Кадровики в таких организациях пытаются ознакомить работников путем рассылки ЛНА по электронной почте или размещения на странице в Интранете или Интернете, на ­информационных досках, в корпоративных изданиях и пр.

Перечисленные способы ознакомления сотрудников с ЛНА имеют место быть, но, скорее всего, они будут носить дополнительный характер. Ведь если работник ознакомится с ЛНА, прочитав его на информационной доске, или вовсе проигнорирует его, то в случае необходимости предоставления доказательств ознакомления этого работника с ЛНА ­таковых не окажется.

Соответственно, если работник не будет ознакомлен с ЛНА, то в случае его нарушения у работодателя не будет оснований привлечения его к ответственности. Например, если в организации действует положение о коммерческой тайне, с которым по каким-то причинам не ознакомили работников, то в случае разглашения коммерческой тайны к работникам никаких претензий быть не может. И наоборот: если работники должным образом были ознакомлены с таким положением, то, если информация, отнесенная к коммерческой тайне, при определенных условиях попадет вовне по вине конкретного работника, его можно будет привлечь к дисциплинарной и гражданской ответственности за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

В какой срок?

Как мы уже говорили, с ЛНА работодатель знакомит работников до заключения трудового договора, а с остальными документами – после его заключения. Но, разумеется, далеко не всегда работодатель безупречно соблюдает такую процедуру. Зачастую о том, что работники не ознакомлены с ЛНА, становится известно при возникновении конфликтной ситуации, в которой работодатель во избежание неприятных прецедентов будет пытаться ознакомить с таким документом всех остальных ­работников в ускоренном порядке «задним числом».

Законно ли это? Конечно, нет. Однако при проставлении работником подписи при ознакомлении с ЛНА после заключения трудового договора с указанием даты ознакомления, предшествующей дате заключения трудового договора, вряд ли возможно доказать, что он ознакомился с ЛНА не в срок. По общему правилу на работника будут распространяться положения ЛНА с момента ознакомления с ним. Рассмотрим случай из практики.

Кроме того, новые ЛНА, утвержденные и введенные в действие в установленном порядке в процессе хозяйственной деятельности, также должны быть доведены до сведения всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают, – в определенном в ЛНА или приказе работодателя порядке. При этом ознакомление лиц, находящихся в это время в отпусках, служебных командировках, на «больничном» и т.п., обычно осуществляется в первый день их выхода на работу.

Кто отвечает?

Обязанность знакомить работников под личную подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, лежит на работодателе. Потому на основании абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ в случае несоблюдения этой обязанности работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа: на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб­лей или административное приостановление деятельности на срок до ­девяноста суток.

К слову, указанная ответственность может быть применена к работодателю за нарушение и иных норм трудового законодательства, в том числе за не ознакомление работника с иными документами, ознакомление с которыми закон вменяет в обязанность работодателю. Между тем факт нарушения норм трудового законодательства может быть установлен и при проверке работодателя уполномоченными госорганами. ­Рассмотрим ­случай из практики.

Таким образом, практически во всех случаях имеет значение именно факт ознакомления работника с теми или иными документами путем проставления работником собственноручной подписи – будь то в листе ознакомления, специальном журнале, трудовом договоре и пр. Только так можно будет доказать, что работник ознакомлен с документом, что не позволит ему манипулировать обратной информацией.