Как составить документ для утверждения руководителя

Как составить документ для утверждения руководителя

Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.

Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д.

Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.

В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия. К ним относятся:

• номенклатура дел;

• годовой план работы архива;

• акт обнаружения документов;

• акт приема-передачи дел при смене руководителя архива;

• положение об архиве организации;

• инструкция по делопроизводству;

• акт.

РЕКВИЗИТ 16 «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), который заменит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов:

Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.

На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.

Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов:

1. Должностным лицом.

2. Распорядительным документом.

3. Решением коллегиального органа.

Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.

Рассмотрим каждый способ.

СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ  

Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения). Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.

В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2018.

Источник

Вопрос

Как правильно писать в грифе утверждения: «утвержден приказом управляющего отделением» или «утвержден приказом отделения»? Его руководитель действует на основании Положения об отделении, в котором указано «управляющий отделением издает приказы и дает указания».
И еще один вопрос. Когда мы ссылаемся на приказ руководителя организации, как нужно писать:
– «утвержденный приказом АО «ХХХ» от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ» или
– «утвержденный приказом генерального директора от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ»
– или все-таки писать по полной «утвержденный приказом генерального директора АО «ХХХ» от ХХ.ХХ.ХХХ № ХХХ»?
В тексте документа, а также в отметке о приложении в заголовочной части этого приложения данное правило будет одинаковым?

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Первый вопрос связан с оформлением грифа утверждения. Здесь необходимо учитывать следующую управленческую ситуацию. Управляющий отделением осуществляет распорядительную деятельность на основе единоначалия, поэтому утверждение документов может оформляться следующими 2 способами:

1) приказом управляющего отделением с оформлением в грифе утверждения сведений о дате и номере приказа (Пример 1);

2) личной подписью управляющего в грифе утверждения, оформленном на самом документе, и датой (Пример 2).

Если речь идет об оформлении грифа на документе (например, на локальном нормативном акте), который утверждается приказом управляющего отделением, то оптимальным является следующий способ:

Пример 1. Гриф утверждения документа приказом управляющего отделением дополняется отметкой о приложении (отмечена «!»)

Если документ непосредственно утверждается управляющим без издания приказа, то оптимальным способом оформления грифа утверждения на самом документе будет следующий:

Пример 2. Гриф утверждения документа личной подписью управляющего отделением

Но при этом необходимо строго контролировать, что приказ как основной документ (при 1 способе) и утверждаемый документ (при 2 способе) оформлены на бланках (бланк приказа и общий бланк), на которых указаны полное наименование организации-автора с организационно-правовой формой и наименование отделения. Только тогда эти сведения можно не помещать в гриф утверждения.

Некоторые примеры оформления грифа утверждения, приведенные в заданном вопросе, соответствуют требованиям п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но в стандарте невозможно отразить все возможные управленческие ситуации, в частности систему делегирования права издания распорядительных документов заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. А в этом случае в грифе утверждения необходимо указывать наименование должностного лица1, чтобы можно было проверить его полномочия на дату издания или утверждения документа.

Пример 3. Гриф утверждения документа распорядительным документом не руководителя организации

Пример 4. Гриф утверждения документа личной подписью не руководителя организации

Второй вопрос относится к упоминанию утвержденного документа в тексте другого документа. Когда документ издается или составляется «во исполнение» нормативного правового акта, приказа, протокола и т.п., ссылка на него оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Последовательность оформления реквизитов ранее изданных распорядительных документов в тексте новых (своеобразные схемы описания) вы можете найти во втором абзаце п. 5.18 данного стандарта:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. …В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

  • наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
  • наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа…

Первый вариант применяется, когда оформляется ссылка на ранее изданный документ, не имеющий грифа утверждения (см. Примеры 5 и 6). Но и из этого правила есть исключения – см. Пример 7.

Пример 5. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»…

Пример 6. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения

В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации»…

Пример 7. Ссылка в тексте на документ, не требующий утверждения, который не имеет регистрационного номера

В соответствии с Рекомендациями Роскомнадзора от 31.07.2017 «По составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”».

Второй вариант в цитате из ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, должен применяться, когда документ утвержден подписью руководителя в грифе утверждения. Но таких видов документов на практике осталось совсем немного, в основном это: положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, схема оргструктуры и т.п., а из других систем документации – ежедневно издаваемые документы оперативного характера (тарифы, калькуляции, меню, прейскуранты, наряды на выполнение работ и т.п.).

Ссылки на них в тексте других документов оформляются не так часто. Вторую схему описания реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя признать удачной, т.к. упоминание наименования вида (или разновидности) ранее изданного или утвержденного документа в ссылке на него все равно обязательно, а наименование должностного лица, скорее, факультативно (Примеры 8 и 9).

Пример 8. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного ли

На основании штатного расписания ООО «Овал» на 2019 год, утвержденного генеральным директором 29.12.2018, …

Пример 9. Ссылка в тексте на документ, утвержденный подписью должностного лица

На основании Положения о службе ДОУ, утвержденного заместителем директора по общим вопросам 20.12.2018, …

Текст (см. Примеры 5–7), гриф утверждения (Примеры 1–4) и отметка о приложении (в Примере 1 помечена «!») – это разные реквизиты. Оформляйте и располагайте их по тем основным правилам и примерам, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с учетом конкретных управленческих ситуаций вашей организации.

А общее правило в их оформлении – последовательность расположения идентификационных реквизитов (даты и номера) во всех случаях должна быть единообразной:

  • сначала указывается дата,
  • а потом номер документа.

Это закреплено в формулярах-образцах (рисунки Б.1 и Б.2 справочного приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016) и в перечне реквизитов (раздел 4 данного стандарта). Требования к оформлению в тексте документа ссылки на ранее изданные нормативные правовые акты, когда первой всегда оформляется дата, сформулированы специально, чтобы исполнители, наконец, исправили «вечную» ошибку в порядке указания даты и номера документа, что допускается только в устном общении:

  • «В соответствии с Указом Президента № 609 от 30 мая 2005 года…»;
  • «На основании приказа Ростехнадзора № 478 от 16 ноября 2016 года…».

Источник

(Кострома) 07.03.2018 Рубрика: Работа

Обязателен ли приказ об утверждении внутреннего документа организации?

Обязательно ли утверждение  внутреннего документа (положения) организации отдельным приказом или достаточно грифа “Утверждаю”, заверенного руководителем?

Константин Алексеев

Константин Алексеев

Консультаций: 503

Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа в соответствии с “Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003”.

Документ в организации можно утвердить одним из трех способов:

1)   лично руководителем;

2)   приказом руководителя;

3) письмом, если требуется утверждение извне – контролирующей организацией или учреждением, министерством и т.п.

Обязательного утверждения документа в организации только отдельным приказом руководителя не требуется.

Источник

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016 . Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения ).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
  9. Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.

Источник статьи: http://www.docdelo.ru/2014/08/utverjdenie-documentov.html

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Три способа утвердить документ

Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Мы рассмотрим три способа утвердить документ в организации: лично руководителем и с помощью приказа, а также письмом, если требуется утверждение извне – контролирующей организацией или учреждением, министерством и т.п. Приведем примеры оформления реквизита и отметок на документе.

Для чего утверждаются документы?

В целом факт утверждения говорит о том, что руководитель организации видел документ и согласен с его содержанием. Во многих случаях – например, с инструкциями, положениями, регламентами – подпись под словом «УТВЕРЖДАЮ» означает введение документа в действие. Гриф утверждения является реквизитом, который придает документу юридическую силу.

Кто утверждает документы?

Обычно утверждение документов входит в компетенцию только первого лица компании – генерального директора. Однако если организация крупная и в ней работают несколько больших подразделений (департаменты, дирекции, управления), право на утверждение некоторых документов может быть передано руководителям этих подразделений по доверенностям. Гриф утверждения оформляется каждый раз одинаково независимо от того, кто утверждает документ.

Способ 1. Утверждение документа подписью директора

Это самый простой способ утвердить документ. Проект передается генеральному директору или уполномоченному им руководителю, который, ознакомившись с ним, расписывается в грифе, например:

Генеральный директор ООО «Альфа»

Обратите внимание: слово «утверждаю» стоит в первом лице единственного числа, указывается должность руководителя и наименование компании, а завершается гриф датой утверждения.

Статья о том, как передать право подписи за директора, в том числе право на утверждение документов, по ссылке.

Способ 2. Утверждение приказом

К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ.

Сначала издается приказ. Текст примерно следующий:

В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч»

  1. Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09.2015 №234, с 14.09.2015.
  2. Утвердить и ввести в действие с 14.09.2015 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).
  3. Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется так:

Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

Способ 3. Внешнее утверждение документа

Некоторые организации должны утверждать ряд своих документов в контролирующих, надзорных органах или в вышестоящих организациях. Согласование здесь может быть оформлено обоими перечисленными выше способами, но самый распространенный – третий, а именно письмом.

Алгоритм действий таков. Организация создает проект документа, согласует его, подписывает и направляет копию в вышестоящий орган. К проекту прилагается сопроводительное письмо с обоснованием и просьбой об утверждении. Если ответ положительный, то в ответ тоже придет письмо, и гриф будет выглядеть так:

Оригинал письма с утверждением нужно хранить вместе с оригиналом утвержденного документа столько, сколько хранится сам документ.

Если утверждающих несколько

Если документ утверждают несколько организаций, то грифы располагаются на одном уровне:

Ссылка на утвержденный документ

Поскольку, как уже говорилось, гриф утверждения придает документу юридическую силу, информация об утверждении теперь всегда будет «преследовать» этот документ, если понадобится где-то сослаться на него. Выглядит это так:

В соответствии с п. 3.7. Инструкции по делопроизводству ООО «Альфа» (утверждена генеральным директором 03.08.2015)…

Руководствуясь п.п. 4 – 9 Положения о взаимоотношениях организаций (утв. Приказом ООО «Бета» от 04.08.15 №234-ОРД и Приказом ООО «Гамма» от 05.08.2015 №35/467-15)…

Общие особенности оформления грифа утверждения

Гриф утверждения всегда располагается справа в верхней части первого (или титульного) листа документа. Повторять гриф на каждой странице документа не нужно. Независимо от того, как утвержден документ, в грифе обязательно содержится дата утверждения. Это и есть дата документа. Если документ утвержден несколькими организациями в разные дни, то даты все равно проставляют все, а датой документа будет считаться последняя – самая поздняя – из них.

Гриф утверждения – это не подпись!

Нельзя путать гриф утверждения с подписанием документа. Руководителю организации на утверждение должен попасть документ, уже подписанный другим должностным лицом, которое в иерархии компании стоит ниже на одну ступеньку. Например, Положение о бухгалтерии: его подписывает главбух, а утверждает генеральный директор.

Если документ утверждается внешней организацией (например, Ростехнадзором), то он попадает туда, подписанный руководителем организации-автора.

Какие документы нужно утверждать?

Примерный перечень документов, которые нужно утверждать руководителем, приведен в Приложении 7 документа по названием «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Каждая организация сама определяет для себя такой перечень и вносит его в свою инструкцию по делопроизводству.

Похожие статьи

2 комментария

Елена говорит:

В статье написано: Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

от 27.08.2015 №456
Так есть ли однозначное нормативное требование? или же можно просто указать Приложение к приказу от №. или все-таки указывать и «Приложение» и «утвержден приказом»? По этому вопросу и правда много споров. Спасибо.

Евгения Кожанова говорит:

Здравствуйте, Елена!
Есть «соломоново решение»: так как приложения являются неотъемлемой частью приказов и хранятся вместе с ними, то с оригиналом приказа хранится и оригинал приложения. На нем пишется «Приложение к приказу от… №…», все по ГОСТу. А все ссылки на это приложение оформляются так: «Инструкция по… утверждена приказом от… №…».
Сослаться тут не на что, это из практики.

Источник статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=4248

Утверждаю директор как правильно написать

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Коммерческий директор
ЗАО «Термика»

Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Технический директор
ЗАО «Термика»

Личная подпись К.В. Воробьев

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  • акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
  • инструкции (правила) — должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
  • номенклатура дел организации;
  • нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
  • отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
  • перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
  • планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
  • положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
  • программы (проведения работ, командировок и т.д.);
  • расценки на производство работ;
  • регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
  • структура и штатная численность;
  • тарифные ставки;
  • формы унифицированных документов;
  • штатное расписание.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Источник статьи: http://www.sites.google.com/site/sazdelo/home/dokumentacionnoe-obespecenie-upravlenia/oformlenie-dokumentov/16

Источник

Распорядительные документы: что про них нужно знать

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

Назначение распорядительных документов и их виды

При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

  • организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);

  • распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

  • создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;

  • содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

  • название вида документа;

  • дата его оформления;

  • наименование составителя;

  • описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;

  • количественные характеристики описываемого факта;

  • сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

  • возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;

  • обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;

  • проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;

  • возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;

  • рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);

  • установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);

  • необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);

  • использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;

  • ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);

  • возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;

  • обязательность составления на русском языке;

  • возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;

  • указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

  • эмблема организации;

  • товарный знак;

  • коммерческое обозначение юрлица.

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.

В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

  • «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;

  • «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.

К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).

Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

  • на последнем листе документа у его левой границы;

  • на обороте последней страницы внизу слева;

  • в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.

При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

Подводим итоги

  • Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).

  • Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.

  • Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.

  • При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.

Источник

Добавить комментарий