Как составить документ дсп

В КАКИХ НОРМАТИВНЫХ АКТАХ УСТАНОВЛЕН ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?

Порядок обращения с документами и фото-, кино-, видео- и аудиопленками, машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, содержится в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности[1] (далее – Положение № 1233).

В п. 1.1 Положения № 1233 указано, что его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, уполномоченный орган управления использованием атомной энергии и уполномоченный орган по космической деятельности, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации. Во многих субъектах Российской Федерации и отдельных ведомствах приняты свои нормативные акты, которые регулируют работу со служебной информацией ограниченного доступа[2].

В организации должен быть утвержден Перечень должностных лиц, которые имеют доступ к информации ограниченного использования. Помимо этого, обязанность работника работать с документами с пометкой «ДСП» должна быть закреплена в его должностной инструкции.

НА КАКИХ ДОКУМЕНТАХ СТАВИТЬ ПОМЕТКУ «ДСП»?

Согласно п. 1.4 Положения № 1233 пометку «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») проставляют на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. Согласно п. 1.2 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения относится:

1. Информация о деятельности организации, если ограничения на ее распространение обусловлены служебной необходимостью. К такой информации следует относить служебную информацию, запрет на распространение которой установлен решением уполномоченного должностного лица.

В соответствии с п 1.5 Положения № 1233 руководители федеральных органов исполнительной власти вправе определять:

• категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
• порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
• порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
• организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Такие документы утверждены многими федеральными органами исполнительной власти. Например, они размещены в соответствующих приложениях к приказам Минфина России[3], Росгвардии[4], Минюста России[5].

2. Информация, которая поступила в организацию и доступ к которой ограничен законодательством. Как правило, эти сведения государственные органы получают от граждан и организаций, не связанных с государственной службой, и запрет на их распространение устанавливается в интересах лиц, предоставивших сведения.

Согласно п. 1.3 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения не относятся:

• правовые акты, устанавливающие статус госорганов, организаций, общественных объединений;
• правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
• сведения о чрезвычайных ситуациях и других опасных явлениях и процессах, которые необходимы для обеспечения безопасности населения и производственных объектов;
• описание структуры госоргана и его функций, а также его адрес;
• порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, а также вынесенные по таким обращениям решения;
• сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;
• документы, которые хранятся в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций и которые необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

КАК СВЯЗАНЫ ГОСУДАРСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНЫ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?

С 01.01.2008 из Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) исключена ст. 139 «Служебная и коммерческая тайна», в которой информация, составляющая служебную тайну, относилась к объектам гражданских прав.

Отметим, что информация в документах с пометкой «ДСП» не секретная, а потому не является государственной тайной. Кроме этого, ее нельзя считать и коммерческой тайной, так как она имеет отношение к работе органов власти, государственных корпораций и подведомственных им юридических лиц. Согласно части четвертой ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[6] (далее – ФЗ № 149-ФЗ) условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение устанавливаются федеральными законами. В п. 3 Перечня сведений конфиденциального характера[7] указано, что служебной тайной являются служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами. Однако ни один федеральный закон не регламентирует порядок и условия ограничения доступа к служебной информации.

Какая ответственность предусмотрена за разглашение служебной тайны?

Согласно п. 2.1 Положения № 1233 решение о проставлении пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает документ. Как указано в п. 1.6 Положения № 1233, должностные лица, уполномоченные руководителем государственного органа и государственной корпорации относить служебную информацию к информации ограниченного использования, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения.

Согласно ст. 13.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.

В отдельных случаях (например, когда информация относится к двум и более видам тайн) за разглашение служебной тайны предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 138, 285, 310, 311 Уголовного кодекса Российской Федерации.

Однако основным видом юридической ответственности за разглашение служебной тайны является дисциплинарная ответственность. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) и отраслевом законодательстве о прохождении различных видов государственной службы (подп. в п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ, подп. в п. 3 части первой ст. 37 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[8], п. 5 части второй ст. 49, п. 6 части второй ст. 82 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[9] и т.д.) закреплена возможность увольнения лиц, допустивших разглашение охраняемой законом тайны.

Чтобы обосновать законность увольнения за разглашение служебной тайны, работодателю следует доказать три факта:

• факт 1: сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к служебной или иной охраняемой законом тайне;
• факт 2: сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
• факт 3: работник обязывался не разглашать такие сведения[10].

---

[1] Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (в ред. от 18.03.2016).

[2] См, например, Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России (утв. Приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 № 2233; в ред. от 10.08.2012).

[3] См. Приказ Минфина России от 19.06.2019 № 98н.

[4] См. Приказ Росгвардии от 30.05.2017 № 155.

[5] См. Приказ Минюста России от 07.10.2010 № 250.

[6] В ред. от 02.12.2019.

[7] Утв. Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (в ред. от 13.07.2015).

[8] В ред. от 16.12.2019.

[9] В ред. от 16.12.2019.

[10] См. п. 43 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2015).

---

На кого распространят правила

Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.

Что должен решить руководитель организации

Руководителю нужно определить:

• категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
• категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
• внутренний порядок обращения с документами ДСП;
• организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Как обращаться с документами ДСП

Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов и др.

Как создавать документы ДСП

Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:

• гриф “ДСП”;
• номер экземпляра документа;
• информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).

Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:

• о количестве оригинальных экземпляров;
• порядковом номере оригинального экземпляра;
• дате создания оригинального экземпляра;
• создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).

В тиражный экземпляр документа надо включать:

• номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
• порядковый номер оригинального экземпляра;
• дату создания тиражного экземпляра;
• фамилию, имя, отчество создавшего его лица.

Как передавать экземпляры документов

В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).

При передаче надо предусмотреть:

• защиту информации от несанкционированного доступа;
• гарантированную доставку;
• контроль целостности.

Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.

Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю.

Как принимать экземпляры документов

Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.

Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.

Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф “ДСП”.

При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.

Как использовать экземпляры документов

Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.

Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.

Как хранить экземпляры документов

Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф “ДСП”.

При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.

Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.

Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах — не реже 1 раза в 5 лет.

При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.

Как уничтожать экземпляры документов

Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают — в них делают отметку со ссылкой на акт.

Как снять ограничение на распространение экземпляра документа

Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа “ДСП”. Его снятие отражают в учетной форме.

На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.

Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.

За что сотрудника могут наказать

Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 4 августа 2015 г. N 228

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО
РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДАХ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ,
ФЕДЕРАЛЬНЫХ АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ

В целях упорядочения работы со служебной информацией ограниченного распространения и документами, содержащими такую информацию, в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах.

2. Считать недействующим приказ Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 29 марта 2000 г. N 10 ДСП “Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в арбитражных судах Российской Федерации”.

Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах (далее – Положение) определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.) в кассационных судах общей юрисдикции, кассационном военном суде, апелляционных судах общей юрисдикции, апелляционном военном суде (далее – кассационные и апелляционные суды), верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (далее – областные и равные им суды), окружных (флотских) военных судах, арбитражных судах округов, арбитражных апелляционных судах, арбитражных судах субъектов Российской Федерации, специализированных арбитражных судах (далее – федеральные арбитражные суды), районных, городских и межрайонных судах (далее также – районные суды), гарнизонных военных судах.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности федеральных судов общей юрисдикции и федеральных арбитражных судов (далее также – суды), ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

К служебным документам ограниченного распространения относятся поступившие в суды, а также подготовленные в суде несекретные документы и иные материальные носители, в том числе наряды, издания, материальные носители, содержащие данную информацию.

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в аппарате суда в порядке, установленном для работы с несекретными документами, с учетом особенностей, предусмотренных настоящим Положением.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения не относятся:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа представительной, исполнительной или судебной власти, функций, направлений, форм деятельности и адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и организаций;

судебные акты судов, а также иные решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, принятые в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Нормы настоящего Положения не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. На служебных документах, содержащих информацию ограниченного распространения, подготовленных в суде, проставляется пометка “Для служебного пользования” или его сокращенное обозначение “ДСП” и номер экземпляра. В случае необходимости указанная пометка может проставляться и на проектах служебных документах.

Решение об отнесении служебного документа, подготовленного в суде, к разряду ограниченного распространения и о необходимости проставления пометки “Для служебного пользования” принимается председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда или иным уполномоченным им лицом по предложению исполнителя документа или иного лица, подписывающего или утверждающего документ.

1.6. Контроль за порядком обращения с документами ограниченного распространения осуществляется председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда или иным уполномоченным лицом.

Служебная информация ограниченного распространения без разрешения председателя (исполняющего обязанности председателя) суда не подлежит разглашению (распространению). За разглашение (распространение) служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, их утрату работник аппарата суда, администратор суда несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения

2.1. Прием, регистрация и передача документов.

2.1.1. Функции по приему, регистрации и передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в суде возлагаются на работников аппарата суда соответствующим приказом (распоряжением) председателя (исполняющего обязанности председателя) суда или иного уполномоченного им лица.

Прием и регистрация поступающих в суд документов с пометкой “Для служебного пользования” производится уполномоченными работниками аппарата суда в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству (делопроизводству) и с учетом особенностей, установленных настоящим Положением. При этом при регистрации к номеру документа добавляется пометка “ДСП”.

Например: Вх. N 25-ДСП; экз. N 1.

Уполномоченный работник аппарата суда, на которого возложены функции приема, регистрации и передачи корреспонденции, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой “Для служебного пользования” или приложений к ним, отдельных листов данных материалов, а также при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложения документа уполномоченным работником аппарата суда, на которого возложены функции приема и регистрации входящей корреспонденции, составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Ошибочно поступившие документы высылаются отправителю.

При ведении регистрации документов в автоматизированном режиме электронный образ документа не сканируется и в системах ведения автоматизированного делопроизводства делается отметка “ДСП”.

В случае необходимости и при значительном объеме таких документов их регистрация осуществляется отдельно от несекретной документации в соответствующих журналах учета:

входящие документы – в журнале учета входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к настоящему Положению);

исходящие и внутренние документы – в журнале учета исходящих (внутренних) документов (приложение N 2 к настоящему Положению).

исходящие и внутренние документы – в журнале учета исходящих (внутренних) документов (приложение N 2 к настоящему Положению).

2.1.2. Передача документов в суде судьям, работникам аппаратов судов, администраторам судов осуществляется строго под расписку в журнале (реестре) учета и только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение.

Передача служебной информации ограниченного распространения, а также документов и иных носителей, содержащих такую информацию, сторонним лицам и организациям допускается только с разрешения председателя (исполняющего обязанности председателя) соответствующего суда.

Выносить документы, передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам факсимильной связи и электронной почте запрещается.

2.2. Разработка и оформление документов.

2.2.1. Печатание проектов документов, копирование и сканирование документов, содержащих информацию ограниченного распространения с пометкой “Для служебного пользования” производится уполномоченным лицом, на которое председателем (исполняющим обязанности председателя) суда возложена соответствующая обязанность. При этом уничтожаются файлы, черновики этих документов.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра указываются: количество отпечатанных экземпляров документа (в тех случаях, если их не более пяти), адресаты рассылки и место нахождения (хранения) экземпляра исходящего документа, остающегося в номенклатурном деле, фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона, дата исполнения документа.

Пример:

Отпечатано – 2 экз.

Экз. N 1 – ВС РФ

Экз. N 2 – в дело

Исп. – Иванов А.А.

Тел.: (495) 648-90-80

03.07.2015

2.2.2. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях с целью исключения ознакомления с данными документами посторонних лиц.

2.2.3. Пометка “Для служебного пользования” на разработанных документах и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой

2.2.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.2.5. Если документ имеет приложение, то об этом делается отметка.

Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя сокращенное наименование прилагаемого документа, номер экземпляра, количество листов и отметку “ДСП”.

Например:

Приложение: справка…, экз. N 1, на 3 л., ДСП.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или иные материальные носители информации, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:	1. Справочник…., 2 книги, экз. N 1, 2, ДСП.
	2. Список…………., 1 дискета, экз. N 1, ДСП.

2.3. Оформление и отправка исходящих документов, размножение и снятие копий.

2.3.1. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в другие суды, государственные органы, организации осуществляется уполномоченным работником аппарата суда, на которого данные обязанности возложены председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда.

Кассационными и апелляционными судами, областными и равными им судами, окружными (флотскими) военными судами, федеральными арбитражными судами и гарнизонными военными судами, расположенными за пределами территории Российской Федерации, отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется посредством фельдъегерской или специальной связи, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным под подпись.

Районными судами и гарнизонными военными судами отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным под роспись. В необходимых случаях отправка может осуществляться путем доставки в управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации из районного суда, гарнизонного военного суда данных документов нарочным под роспись для последующего направления управлением посредством фельдъегерской или специальной связи.

При необходимости направления таких документов нескольким адресатам (более чем в пять адресов) исполнитель составляет список рассылки (приложение N 3 к настоящему Положению), в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается председателем (исполняющим обязанности председателя) суда.

В случае направления документов нескольким адресатам на оборотной стороне подлинника документа делается отметка о наличии списка рассылки, указывается его дата и номер. Список рассылки приобщается к подлиннику документа и хранится вместе с ним в соответствующем деле по номенклатуре.

Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка “Для служебного пользования” или сокращенно “ДСП”, ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка “Лично” (приложение N 4 к настоящему Положению).

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (пастой черного, синего или фиолетового цвета).

2.3.2. Перед вложением в пакет документов уполномоченный работник аппарата суда сличает их номера и экземпляры. Пакет заклеивается и опечатывается.

2.3.3. Размножение, снятие копий документов осуществляется с письменного разрешения председателя (исполняющего обязанности председателя) суда уполномоченным им работником аппарата суда. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

О снятии копии делается соответствующая отметка в журнале учета (реестре) исходящих (внутренних) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в котором указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копий, дата. Разрешение председателя (исполняющего обязанности председателя) суда и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

2.3.4. Исполненные документы с пометкой “Для служебного пользования” формируются в наряды в соответствии с номенклатурой дел соответствующего суда. При этом на обложке наряда, в который подшиты документы, делается пометка “Для служебного пользования”.

2.4. Хранение и порядок уничтожения документов.

2.4.1. Документы с пометкой “Для служебного пользования” должны храниться в шкафах, сейфах, хранилищах, металлических шкафах, оборудованных дверью с запорным устройством и имеющих приспособления для опечатывания в служебных помещениях.

2.4.2. Для отбора и уничтожения документов, нарядов с пометкой “Для служебного пользования”, утративших практическое значение, приказом председателя (исполняющего обязанности председателя) суда создается экспертная комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. В состав экспертной комиссии подлежат включению судьи, работники аппарата суда, в том числе и работник, ответственный за хранение и учет таких документов, на которого данные обязанности возложены председателем (исполняющим обязанности председателя) суда.

Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и иными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы отбора и уничтожения документов, утративших практическое значение.

По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 5 к настоящему Положению).

2.4.3. Уничтожение документов производится только после утверждения акта председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинках. Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

2.4.4. При смене работника аппарата суда, ответственного за учет и хранение документов с пометкой “Для служебного пользования”, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда.

2.4.5. Проверка наличия документов, изданий и нарядов с пометкой “Для служебного пользования” производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми председателем (исполняющим обязанности председателя) суда. В состав таких комиссий включаются лица, ответственные за учет и хранение документов. По итогам проверки комиссией составляется акт, утверждаемый председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, в котором указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению (приложение N 6 к настоящему Положению).

2.4.6. О фактах утраты документов (изданий, нарядов, иных носителей), содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации уполномоченный работник аппарата суда информирует председателя (исполняющего обязанности председателя) суда, по распоряжению которого создается комиссия и проводится служебная проверка, о результатах которой письменно докладывается председателю (исполняющему обязанности председателя) суда.

На утраченные документы, издания, наряды с пометкой “Для служебного пользования” составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акт приобщается к соответствующему делу по номенклатуре суда или подшивается на место утраченного документа.

2.4.7. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не требуется, по решению председателя (исполняющего обязанности председателя) суда или иного лица, подписавшего или утвердившего документ или сопроводительное письмо, снимается пометка “Для служебного пользования” путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной отметки с проставлением фамилии и инициалов, подписи и даты. При снятии такой пометки в журналах учета (реестрах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

Порядковый учетный номер	Номер поступившего документа	Дата документа	Откуда (от кого) поступил	Наименование или краткое содержание документа	Количество экз.	N экз.	Количество листов	Кому передано	Расписка в получении документа и дата	Исходящий номер исполненного документа	Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Порядковый учетный номер	Ф.И.О. исполнителя, лица, производившего снятие копий	Дата документа	Кому (куда) отправлено (с указанием получателей копий)	Наименование или краткое содержание документа	Количество экз., снятых копий	N экз.	Количество листов	Кому передан документ	Расписка в получении документа и дата	Расписка принявшего документ обратно и дата	Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа, снятии отметки ДСП
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

                              Список рассылки

___________________________________________________________________________
       (наименование документа и организации, дата, номер документа)

N п/п	Наименование адресата	Отправление документа	N и дата почтового реестра	Получение ответа
основного	приложения
Исх. N	Экз. N	Исх. (вх.) N	Экз. N

________________________     ____________     _____________________________
 (должность исполнителя        (подпись)           (инициалы, фамилия)
        документа)

"__" _______ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО

___________________________________________________________________________
(Председатель (исполняющий обязанности        (подпись, инициалы, фамилия)
председателя) суда, иное уполномоченное
им лицо)

"__" _______ 20__ г.

Срочно печать	ДСП лично
ул. Гиляровского, д. 31, корп. 2 Москва, ГСП, 107996 Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации
N ________, инв. N 8-дсп (8, 9, 10) _____________________________________________________________________ ул. Б. Покровская д. 17, г. Нижний Новгород, 603950 Нижегородский областной суд

Лицевая сторона пакета

——печать————————————————————————печать—–
	Скрепляющий клапан

Оборотная сторона пакета

Перовский районный суд                  УТВЕРЖДАЮ
г. Москвы                               председатель
                                        Перовского районного суда г. Москвы

   АКТ

_______ N _____
                                          (подпись) (инициалы, фамилия)

                Дата
о выделении к уничтожению документов
и дел, не подлежащих хранению

    Экспертная комиссия по отбору  и  уничтожению  документов,  назначенная
приказом от _________ N __ в составе:
             (дата)
председателя комиссии ____________________________________________ и членов
                             (должность, инициалы и фамилия)
комиссии _________________________________________, руководствуясь перечнем
              (должности, инициалы, фамилии)
____________________________________, отобрала к уничтожению как не имеющие
       (название перечня)
научно-исторической ценности и утратившие практическое  значение  следующие
документы и дела:

N п/п	Заголовки документов и дел	Дата дела (документа) или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Количество документов дел (томов)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6	7

Итого _________________________________________ дел за _______________ годы
               (цифрами и прописью)
Описи  дел  постоянного  хранения  за ____ годы утверждены,  а  по  личному
составу согласованы с ________________________________________ (протокол от
                              (наименование архива)
________________ N ____________)

Председатель экспертной комиссии (подпись) (инициалы, фамилия)

Члены комиссии:           (подписи) (инициалы, фамилии)
Дата

Документы в количестве ___________________________________ дел измельчены и
                              (цифрами и прописью)
сданы __________________________________________________________________ по
             (наименование организации по переработке вторсырья)
приемо-сдаточной накладной от ________________ N ___________.

Наименование должности работника,
сдавшего документы             (подпись) (инициалы, фамилия)

Изменения в учетные данные внесены

Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные данные (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

                                    Акт
            о проверке наличия, приеме-сдаче документов и дел,
            содержащих информацию ограниченного распространения

"__" _____________ 20__ г.              N ______________

Основание: приказ суда ________________ N ________________ от _____________
Настоящий акт составлен комиссией в составе:
председателя ______________________________________________________________
                            (должность, фамилия, инициалы)
членов комиссии: 1. _______________________________________________________
                                (должность, фамилия, инициалы)
(располагаются   2. _______________________________________________________
по алфавиту)                    (должность, фамилия, инициалы)
Констатирующая часть: цели, задачи, характер работы, проделанной
составителями акта, и ее результаты, установленные в  ходе  проверки факты,
события, выводы и заключения.
Составлен в ___________ экз.
1-й экз. - ________________________________________________________________
2-й экз. - ________________________________________________________________
.... экз. - в дело по номенклатуре N ___________________

Председатель комиссии  ____________ _______________________________
                        (подпись)         (инициалы, фамилия)

Члены комиссии:        ____________ _______________________________
                        (подпись)         (инициалы, фамилия)
                       ____________ _______________________________
                        (подпись)         (инициалы, фамилия)