Как составить документ при помощи таблица

Среди
многообразия служебных документов
особое место занимают таблицы, т. е.
документы, текст которых заполняется
в принятых на предприятии или установленных
соответствующими инструкциями табличных
формах. Это практически все технологические
документы, финансово-бухгалтерские,
текстовые конструкторские и многие
другие.

Таблица
1 – Календарный план выполнения работ

Номер этапа работ	Содержание этапа работ	Срок выполнения	Стоимость, долл.	Чем заканчивается этап
1	Анализ технической доку­ментации и постановка задачи	05.01.2000	500	Структура баз данных
2	Разработка СУБД системы учета поступлений материалов и комплектующих	15.01.2000	150	СУБД
3	Разработка СУБД системы учета поставки материалов изготовителям продукции	20.01.2000	150	СУБД
4	Разработка СУБД системы поставки готовой продукции торгующим организациям	30.01.2000	200	СУБД
5	Разработка СУБД системы учета производственной деятельности фирмы	10.02.2000	285	СУБД
Итого	1285

В
табл.1
показан
пример оформления календарного плана
на выполнение работ при заключении
хозяйственных договоров.

Таблица
состоит из столбцов (колонок) и строк.
Каждый столбец имеет наименование.
Строку с наименованиями столбцов
называют заголовком таблицы (шапкой
таблицы). Область таблицы на пересечении
строки и столбца называют ячейкой.

Текстовый
редактор Word
обладает большими возможностями по
созданию и оформлению табличных
документов. В нем также имеются встроенные
функции, позволяющие выполнять
математические расчеты, строить графики
и диаграммы, например необходимые при
анализе экономической деятельности
фирмы.

Word
позволяет вставить в текст документа
таблицы, графики и диаграммы, разработанные
с помощью других приложений Windows,
например таблицы, созданные в Excel.

Возможны
две схемы оформления табличных документов
(далее таблиц):

• создание
таблицы и заполнение ее информацией;

• создание
текста и преобразование его в таблицу.

Первую
схему рекомендуется применять для
создания документов с установленной
структурой таблицы. Вторая схема
целесообразна при создании документов,
структура которых еще не определена.
Рассмотрим последовательность действий
при создании таблиц по этим схемам.

Создание
таблицы и заполнение ее информацией.
Эта схема создания документов выполняется
в следующем порядке: оформление заголовка
таблицы;

=>
заполнение таблицы информацией;

=>
оформление внешнего вида таблицы.

В
процессе создания таблицы операции
заполнения информацией и оформления
внешнего вида могут чередоваться.

Оформление
заголовка таблицы производится командами
из меню Таблица. Перед началом создания
таблицы необходимо установить курсор
в соответствующую область страницы
(экрана), а затем выполнить следующие
действия:

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Вставить таблицу;

=>
установить в появившемся диалоговом
окне требуемое число столбцов (при этом
ширина столбцов задается параметром
Авто);

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Такая
последовательность оформления заголовка
таблицы применяется при выполнении
простых документов. Для оформления
документов, имеющих более сложную
структурой , целесообразно использовать
команду Объединить ячейки, т.е. необходимо:

=>
создать структуру таблицы с требуемым
числом столбцов;

=>
выделить ячейки, которые должны быть
объединены;

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Объединить ячейки.

Если
таблица занимает несколько страниц, то
на каждой странице повторяют ее шапку,
для чего следует выполнить следующие
установки:

активизировать
меню Таблица;

=>
выбрать команду Заголовки.

Команды
для редактирования таблиц находятся в
меню Таблица. Это команды, позволяющие:
добавлять строки, вставлять столбцы,
удалять строки и столбцы.

Для
добавления строки в конец таблицы
необходимо:

=>
установить курсор в последнюю ячейку
последней строки таблицы;

=>
нажать клавишу [Tab].

Таблица
2 – Клавиши для выполнения перемещений
курсора

Перемещение курсора	Клавиши
На ячейку вправо	[Tab]
На ячейку влево	[Shift] + [Tab]
В начало таблицы	[Home]
В конец таблицы	[End]
В первую ячейку строки	[Alt] + [Home]
В последнюю ячейку строки	[Alt] + [End]
В верхнюю ячейку столбца	[Alt] + [Page Up]
В нижнюю ячейку столбца	[Alt] + [Page Down]

Примечания:

1.
При нажатии клавиши [Tab]
после набора текста в последней ячейке
строки курсор переместится в начало
первой ячейки следующей строки. Поэтому
при оформлении структуры таблицы
указывать в диалоговых окнах число
строк не обязательно.

2.
Технология набора текста в ячейке
полностью соответствует технологии
набора текста на отформатированной
странице. Если текст превышает по длине
ширину столбца, он автоматически
переносится на следующую строку ячейки.
При этом высота всей строки таблицы
увеличивается.

Для
добавления одной строки в любом месте
таблицы следует: установить текстовый
курсор в любом месте строки, над которой
требуется вставить дополнительную
строку; => активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Вставить строки.

Для
добавления сразу нескольких строк
таблицы необходимо:

=>
установить текстовый курсор в любом
месте строки, над которой требуется
вставить дополнительные строки;

=>
выделить вниз с помощью курсора столько
строк, сколько требуется добавить;

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Вставить (добавить)
строки.

Для
вставки (добавления) нового столбца
необходимо:

=>
выделить в таблице столбец, слева от
которого требуется добавить новый
столбец;

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Вставить (добавить)
столбцы.

Технология
вставки нескольких новых столбцов
аналогична технологии вставки строк с
той только разницей, что нужно выделять
соответствующее число столбцов слева
от того столбца, перед которым будут
добавлены новые.

Удаление
информации в строках и столбцах без
удаления самих строк и столбцов из
таблицы производится аналогично удалению
строки текста, т.е. необходимо:

=>
выделить курсором информацию в строке
или столбце;

=>
нажать клавишу [Del].

Удаление
строк или столбцов таблицы производится
в следующем порядке:

выделить
строку или столбец; => активизировать
меню Таблица; => выбрать команду Удалить
ячейки;

=>
в появившемся диалоговом окне выбрать
соответствующую команду (Удалить все
строки или Удалить все столбцы).

Оформление
внешнего вида таблицы включает в себя
следующие основные операции:

• изменение
ширины столбцов;

• изменение
высоты строк;

• оформление
сетки таблицы;

• изменение
положения таблицы на странице листа.
Способ изменения ширины столбца состоит
в следующем: => установить указатель
мыши на левую или правую вертикальную
линию столбца (при этом указатель
соответственно изменит направление
стрелки);

=>
нажать левую кнопку мыши и, не отпуская
ее, «перетащить» вертикальную линию
соответственно влево или вправо на
требуемое расстояние.

Ширину
столбцов можно задать с помощью команды
Высота и ширина ячейки из меню Таблица.

Высота
любой строки таблицы может быть задана
с помощью команды Высота и ширина ячейки
из меню Таблица одним из трех параметров:
Авто, Минимум, Точно.

Параметр
Авто определяет высоту строки таблицы
в соответствии с параметрами абзаца,
которые устанавливаются при первоначальном
форматировании документа. В этом случае
высота строки таблицы устанавливается
автоматически в зависимости от размеров
вводимого в ячейку текста.

Параметры
Минимум и Точно устанавливаются только
для строк создаваемой таблицы. При
выборе этих параметров высота строки
таблицы задается числом пиксельных
точек.

При
вводе текста в ячейку с установленным
параметром Минимум минимальная высота
строки определяется заданным числом
пиксельных точек. Однако если размеры
вводимого текста превышают заданные
размеры ячейки, высота строки таблицы
увеличивается в соответствии с размерами
текста.

При
вводе текста в ячейку с установленным
параметром Точно высота строки не
меняется. Если размер вводимого текста
превышает заданные размеры ячейки, в
ней остается только вместившаяся его
начальная часть.

Высота
строки может быть задана как для всей
таблицы сразу, так и для любой отдельной
строки. Установка высоты строк таблицы
производится в следующем порядке:

=>
выделить строку (или все строки);

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Высота и ширина ячейки;

=>
в появившемся диалоговом окне установить
параметры: Высота строки и Сколько
(размер в пиксельных точках);

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового
окна.

На
экране в созданной таблице строки и
столбцы (сетка таблицы) выделены
пунктирной линией, т.е. при выводе
документа на принтер таблица распечатается
без сетки. Для распечатки таблицы с
сеткой необходимо выполнить следующие
действия:

=>
выделить таблицу;

=>
активизировать меню Формат;

=>
выбрать команду Обрамление и заполнение…;

=>
в появившемся диалоговом окне
активизировать вкладку Обрамление и
выбрать необходимые установки (рамку
или сетку таблицы, толщину и цвет линий);

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового
окна.

При
желании отдельные столбцы или строки
таблицы можно выделить различным цветом.
Для этого требуется:

=>
выделить строку или столбец;

=>
активизировать меню Формат;

=>
выбрать команду Обрамление и заполнение…;

=»
в появившемся диалоговом окне
активизировать вкладку Заполнение и
выбрать необходимые установки (узор,
цвет узора и цвет фона);

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового
окна.

Оформить
таблицу можно с использованием
установленных в редакторе типовых
стилей, для чего требуется:

=>
установить курсор в любом месте таблицы;

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Автоформат таблицы..;

=>
в появившемся диалоговом окне выбрать
один из предлагаемых форматов;

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК] диалогового
окна.

Создание
текста и преобразование его в таблицу.
Эта схема создания таблиц применяется
при оформлении документов, для которых
не существует установленных форм. В
этом случае последовательность операций
и способы их выполнения аналогичны
используемым в схеме оформления табличных
документов первым способом (оформление
заголовка таблицы, заполнение таблицы
информацией, оформление внешнего вида
таблицы). Отличие состоит только в
последовательности оформления шапки
таблицы, которую рассмотрим на примере
создания календарного плана выполнения
работ :

=>
набрать текст заголовка таблицы, причем
в процессе набора в конце текста каждой
предполагаемой колонки (кроме последней)
нажимать клавишу [Tab];

=>
выделить набранный текст;

=>
активизировать меню Таблица;

=>
включить изображение сетки командой
Линии сетки; => выбрать команду
Преобразовать текст;

=>
в появившемся диалоговом окне щелкнуть
мышью по кнопке [ОК].

После
выполнения указанных действий на экране
появится заголовок таблицы.

Все
дальнейшие действия по созданию таблиц
были рассмотрены ранее.

Составление
табличных документов с расчетами

В
производственной деятельности любой
фирмы используется множество деловых
документов (кроме бухгалтерских), при
создании которых необходимо выполнять
различные математические вычисления.

Например,
документы по учету прихода и расхода
продукции; прогнозированию продаж,
изменений курса валют, динамики изменений
рынка по видам продукции, доходов и т.
п.; составлению балансовых таблиц; учету
денежных чеков и др.

При
разработке таких документов в Word можно
произвести необходимые расчеты, не
прибегая к таким приложениям Windows, как
Калькулятор или Excel. При этом результаты
расчетов автоматически вводятся в
соответствующие ячейки таблицы.

Word
обладает набором математических функций,
позволяющих выполнять следующие
операции:

• сложение,
вычитание, умножение, деление;

• вычисление
среднего значения;

• вычисление
процентов;

• выбор
минимальных и максимальных значений.

Выполнение
математических вычислений основывается
на методах обработки информации,
применяемых в табличных процессорах
Lotus, Excel и др. Сущность этих методов
сводится к тому, что все математические
действия производятся с числовыми
данными, находящимися в ячейках таблицы.
Каждая ячейка таблицы имеет буквенно-числовой
символ, например Al, А2, Bl, В2 и т.д., где
буква обозначает столбец таблицы, а
цифра – строку (включая строки шапки).

Первые
26 столбцов таблицы обозначаются буквами
латинского алфавита от А до Z. Если
столбцов в таблице больше 26, то они
обозначаются АА … AZ и т.д.

Строки
таблицы обозначаются числами, начиная
с единицы.

Таким
образом, выражение Dl = А4-С6 означает, что
число, записанное в ячейке первого
столбца четвертой строки таблицы (А4),
умножается на число, записанное в ячейке
третьего столбца шестой строки (С6), а
результат автоматически записывается
в ячейку четвертого столбца первой
строки (D1).

Формула
для расчета записывается в той ячейке,
где необходимо указать результат.

Порядок
выполнения расчетов рассмотрим на
примере составления накладной на выдачу
товаров фирме-покупателю со склада
фирмы-продавца. Форма такой накладной
показана в табл. 2.3 (некоторые реквизиты
накладной не представлены).

В
табл.3 над столбцами указаны обозначающие
их символы.

Таблица
3 – Накладная №
на
отгрузку товара

А	В	С	D	Е	F
№	Наименование товара	Ед. изм.	Кол.	Цена, р.	Стоимость, р.
1	Электрочайник «Tefal»	Шт.	400	500	200000
2	Электроутюг «Tefal»	Шт.	700	450	315000
Итого	515000

П

р

и
заполнении накладной требуется
автоматически выполнить расчет стоимости
по каждому наименованию и подвести итог
по общей стоимости отпущенного товара.

Стоимость
товара первого наименования рассчитывается
по формуле F2
= D2
• Е2.

Стоимость
товара второго наименования F3
= D3
• ЕЗ. Тогда стоимость всего товара будет
представлять собой сумму значений ячеек
F2
и F3,
т.е. F4-F2
+ F3.

Определив
расчетные формулы, можно приступать к
заполнению таблицы.

Последовательность
разработки таблицы была изложена ранее,
поэтому укажем теперь только
последовательность действий, связанных
с выполнением расчетов:

=>
ввести числа в ячейки столбцов Кол. и
Цена, р.);

=>
выделить вычисляемую ячейку (F2);

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Формула

=>
в появившееся диалоговое окно ввести
расчетную формулу (= D2-E2);

=>
выбрать формат записи числа;

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК].

Результат
вычислений автоматически будет записан
в ячейку F2.
Аналогичные действия выполнить для
ячеек F3
и F4,
введя соответствующие формулы.

Если
необходимо установить для всех чисел
таблицы одинаковый формат записи, то
вводить их следует через команду Формула,
т.е.
вводимое число сначала записывается в
строке Формула
диалогового
окна, а затем выбирается формат его
записи.

Формат
числа – это вид отображения его при
выводе на экран и в печать. В диалоговом
окне команды Формула
…
можно выбрать следующие форматы чисел:

# ##0
– целое число с разделением тысяч;

# ##0,00
– число, вычисляемое с точностью до
второго знака после запятой;

# ##0,00
р. – представление числа в рублях.

Для
суммирования результатов вычислений
можно использовать функцию SUM
в следующих формах записи:

=
SUM
(Al:
А10) -вычисление сумм для ячеек с 1-й по
10-ю столбца А;

=
SUM
(A1;D10)
– вычисление сумм для ячеек с Al
по D10;

=
SUM
(ABOVE)
– вычисление сумм для всех ячеек столбца,
находящихся выше текущей ячейки;

=
SUM
(LEFT)
или = SUM
(RIGHT)
– вычисление сумм для всех ячеек строки,
находящихся слева или справа от текущей
ячейки.

Word
предоставляет пользователю достаточный
набор математических функций для
выполнения широкого круга расчетных
задач.

Перечень
этих функций можно увидеть в диалоговом
окне команды Формула.

Итак,
накладная составлена, расчеты выполнены,
но вы обнаружили, что неправильно ввели
число отпущенных утюгов. Для перерасчета
необходимо выполнить следующие действия:

=>
выделить ячейку для замены числа;

=>
удалить число;

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Формула ;

=>
в появившееся диалоговое окно ввести
новое число;

=>
выбрать формат записи числа;

=>
щелкнуть мышью по кнопке [ОК] (при этом
новое значение запишется в ячейку);

=>
активизировать меню Таблица;

=>
выбрать команду Выделить таблицу;

=>
нажать клавишу [F9] (Word произведет пересчет
всей таблицы);

=>
отменить выделение таблицы.

При
необходимости правильность введенных
расчетных формул можно проверить,
выделив таблицу и нажав комбинацию
клавиш [Shift] + [F9].

Из
рисунка видно, что в ячейках столбца
Кол. формула отсутствует. Это означает,
что числа в эти ячейки вводились обычным
способом, т. е. без применения команды
Формула. В ячейках с формулами указан
еще и формат вывода числа.

Чтобы
вернуть таблице ее первоначальный вид,
необходимо выделить ее и нажать комбинацию
клавиш [Shift] + [F9].

Необходимость иллюстрирования текстового материала при помощи таблиц возникает достаточно часто. Поэтому среди инструментов Microsoft Word есть удобный редактор таблиц, позволяющий создавать их и адаптировать под самые разные задачи.

Алгоритм создания таблиц

Рассмотрим процесс создания таблицы пошагово на примере инструментов из пакета MS Word 2010. Итак, нужно выполнить несложную последовательность действий:

• переходим на вкладку Вставка основного меню;
• нажимаем Таблица – Вставить таблицу;
• в открывшемся окне Вставка таблицы указываем необходимое количество строк и столбцов.

Быстрая вставка

Функционал немного урезан, но значительно экономит время, если вы вставляете небольшую табличку.

Совет

Если нужно быстро добавить строку в нижнюю часть готовой таблицы, можно поставить курсор в крайнюю правую ячейку последней строки и нажать Tab.

Перевод текста в табличную форму

Можно преобразовать в табличную форму и уже набранный в MS Word текст. Для этого его необходимо выделить и воспользоваться все той же кнопкой Таблица из вкладки Вставка. При этом распределять компоненты текста по ячейкам Word будет, ориентируясь на определенный символ – разделитель. Например, если в качестве разделителя установлен Знак абзаца, то каждый абзац выделенного текста будет перенесен в отдельную строку таблицы.

Очевидно, что при таком автоматическом распределении по ячейкам таблица может принять совершенно не тот вид, какой хотелось бы. В таком случае нужно:

• отменить последнее действие (вставку таблицы) при помощи сочетания клавиш Ctrl+Z или стрелки на панели быстрого доступа;
• вновь открыть инструмент Таблица, но выбрать на этот раз пункт Преобразовать в таблицу;
• в открывшемся окне выбрать нужный разделитель из числа перечисленных или нажать Другой и указать свой вариант вручную;
• в этом же окне можно при необходимости изменить количество столбцов и выбрать один из вариантов их ширины.

Шаг 1

Шаг 2

Результат
В нашем примере в качестве разделителя был указана запятая. Таким образом, каждое слово и число было помещено в отдельную ячейку таблицы

Форматирование таблицы в MS Word

Созданную таблицу можно редактировать, а также применять к ней различные варианты оформления:

• изменять ширину и высоту ячейки, колонки, строки, а также общую ширину и высоту таблицы;
• добавлять и удалять ячейки, столбцы и строки;
• копировать готовую таблицу в MS Excel;
• объединять и разделять ячейки;
• менять оформление ячеек: толщину границ, цвет заливки, шрифт, выравнивание текста и т.д.

Разберем несколько пунктов подробнее.

1. Изменение ширины и высоты ячеек, строк, столбцов.

Чтобы поменять, например, высоту строки, нужно навести курсор на нижнюю линию границы. Когда вместо курсора появится значок с двумя стрелками, будет достаточно нажать левую кнопку мыши и потянуть границу в нужном направлении. Этот способ применим для увеличения и уменьшения любых параметров строк и столбцов.

Если нужно изменить одну конкретную ячейку, не затрагивая остальные, то ее сначала необходимо выделить. Для этого подведите курсор к левой границе ячейки до появления черной стрелки (рис. 4). Затем нажмите левую кнопку мыши, и ячейка выделится. Дальнейшие действия будут такими же, как для столбцов и строк.

Размеры строк, столбцов и ячеек также можно менять с помощью движков на горизонтальной и вертикальной линейках.

1. Редактирование и перемещение всей таблицы.

При наведении курсора на таблицу появляются два квадрата: один маленький и пустой расположен в правом нижнем углу, второй – немного больше и с крестиком – в левом верхнем. Потянув за первый из них можно менять ширину и высоту таблицы в целом. Нажав на квадрат с крестиком и удерживая его, можно перемещать таблицу по всему документу.

Совет

Если необходимо выдержать определенные размеры для таблицы, то можно задать ширину и высоту с точностью до миллиметра во вкладке Макет. Она появляется, когда курсор установлен внутри таблицы. С помощью этой вкладки можно редактировать и другие параметры (объединять ячейки, изменять выравнивание текста и т.д.)

1. Изменение параметра Автоподбор ширины столбцов.

Если при введении текста в ячейку ее граница отодвигается, значит для параметра Автоподбор ширины столбцов установлено значение По содержимому. Чтобы его изменить, достаточно нажать правой кнопкой мыши на таблице, найти в списке соответствующий параметр и выбрать Фиксированную ширину столбца.

1. Копирование таблицы в MS Excel.

Для переноса таблицы нужно ее выделить в Word, нажать правую кнопку мыши и выбрать Копировать либо использовать сочетание Ctrl+C. Затем открываем Excel, ставим курсор на пустую ячейку, снова нажимаем правую кнопку мыши, а затем – Вставить (либо Ctrl+V).

1. Дизайн таблицы в MS Word.

Программа имеет неплохой набор стандартных вариантов оформления. Чтобы ими воспользоваться, нужно перейти на вкладку Конструктор и подобать наиболее подходящий стиль для своей таблицы.

Совет

Инструмент Таблица содержит в подменю пункт Экспресс-таблицы. Он позволяет выбрать один из готовых шаблонов таблиц. Если найдется подходящий, останется только внести свои данные. Можно также сохранить сюда свой шаблон.

MS Word предлагает достаточно широкие возможности для создания, редактирования и оформления таблиц. Остается только решить, какой из инструментов удобнее и лучше всего подходит лично вам для создания качественного визуального ряда к текстам.

Если требуемая таблица уже существует в Excel, а вам нужно перенести ее в Word и редактировать уже там, воспользуйтесь инструкцией из нашего Справочника.

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.

2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.

3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.

4. Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS. 

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений. 

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря). 

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».

2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.

3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.

4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.

5. Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.

6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи! 

Заполнение бланков данными из таблицы

Постановка задачи

Имеем базу данных (список, таблицу – называйте как хотите) с информацией по платежам на листе Данные:

Задача: быстро распечатывать приходно-кассовый ордер (платежку, счет-фактуру…) для любой нужной записи выбранной из этого списка. Поехали!

Шаг 1. Создаем бланк

На другом листе книги (назовем этот лист Бланк) создаем пустой бланк. Можно самостоятельно, можно воспользоваться готовыми бланками, взятыми, например, с сайтов журнала “Главный Бухгалтер” или сайта Microsoft. У меня получилось примерно так:

В пустые ячейки (Счет, Сумма, Принято от и т.д.) будут попадать данные из таблицы платежей с другого листа – чуть позже мы этим займемся.

Шаг 2. Подготовка таблицы платежей

Шаг 3. Связываем таблицу и бланк

Для связи используем функцию ВПР (VLOOKUP) – подробнее про нее можно почитать здесь. В нашем случае для того, чтобы вставить в ячейку F9 на бланке номер помеченного “x” платежа с листа Данные надо ввести в ячейку F9 такую формулу:

=ВПР(“x”;Данные!A2:G16;2;0)

=VLOOKUP(“x”;Данные!B2:G16;2;0)

Т.е. в переводе на “русский понятный” функция должна найти в диапазоне A2:G16 на листе Данные строку, начинающуюся с символа “х” и выдать нам содержимое второго столбца этой строки, т.е. номер платежа.

Аналогичным образом заполняются все остальные ячейки на бланке – в формуле меняется только номер столбца.

Для вывода суммы прописью я воспользовался функцией Propis из надстройки PLEX.

В итоге должно получиться следующее:

Шаг 4. Чтобы не было двух “х”…

Если пользователь введет “х” напротив нескольких строк, то функция ВПР будет брать только первое найденное значение. Чтобы не было такой многозначности, щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа Данные и выберите Исходный текст (Source Code). В появившееся окно редактора Visual Basic скопируйте следующий код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Dim r As Long
Dim str As String

If Target.Count > 1 Then Exit Sub
If Target.Column = 1 Then
    str = Target.Value
    Application.EnableEvents = False
    r = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
     Range("A2:A" & r).ClearContents
    Target.Value = str
End If
  Application.EnableEvents = True
End Sub

Этот макрос не дает пользователю ввести больше одного “х” в первый столбец.

Ну, вот, собственно и все! Пользуйтесь!

Ссылки по теме

• Использование функции ВПР (VLOOKUP) для подстановки значений
• Улучшенный вариант функции ВПР (VLOOKUP)
• Сумма прописью (функция Propis) из надстройки PLEX

Предвзятое отношение к таблицам имеет свои глубокие корни. Чего греха таить, дюжину лет назад таблицы в Word не могли похвастаться удобством из-за несовершенства программы в целом. Но с тех пор прошло много времени. Microsoft прекрасно поработала над своими ошибками и сделала всё возможное для удобства пользователей. Жаль, конечно, что многие из тех самых пользователей об этом не знают и до сих пор работают в 2003-й редакции офисного пакета. Историю про ёжиков и кактусы не напоминает? 🙂

Всем застрявшим в прошлом просто по-человечески рекомендую обновиться как минимум до 2013-й версии Microsoft Office, а лучше — сразу до свежей, 2016-й. Поверьте, вам только кажется, что вы работаете в ставшей классикой среде, на самом деле она уже давно поросла мхом и плесенью.

Используйте шаблоны

Офисные будни полны однообразных документов, в том числе и таблиц. Берём одну электронную бумажку, вырезаем её часть, вставляем в новый документ и правим детали. Хорошая методика, но, как мне кажется, работа с шаблонами немного проще и быстрее. К слову, в самом Word шаблоны величают экспресс-таблицами.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».

Здесь вы найдёте несколько вполне полезных вариантов и, что самое главное, сможете сохранить в качестве шаблона любую другую таблицу или её фрагмент, в том числе и собственного производства.

Рисуйте таблицы

Помните медведя, который в детстве прошёлся по вашим ушам и рукам в безудержном цыганском танце? Именно с тех пор вы не любите пение и кисточки и именно с тех пор вы упорно игнорируете опцию «Нарисовать таблицу» в Word. Встряхнись, взрослый человек! Пора подавить мохнатое чудовище! Это проще, чем кажется.

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к пункту «Нарисовать таблицу».

И не бойтесь совершить промах: под рукой всегда найдётся ластик. Порой карандаш и стиралка существенно упрощают создание сложных таблиц с мелкими элементами.

Вставляйте строки и столбцы быстро

Начиная с Word 2013 добавление строк и столбцов из зубодробительной пытки превратилось в увлекательную забаву. Не подумайте, архаичные «Вставить столбцы слева/справа» и «Вставить строки сверху/снизу» никуда не делись, но о них теперь можно забыть.

Наведите курсор на пространство между строками или столбцами за пределами таблицы и нажмите на появившийся плюс.

В будущем хотелось бы видеть что-то похожее и для функции удаления.

Применяйте линейку

У каждого человека есть любимые и отталкивающие цифры, которые он без разбору использует или избегает в своей жизни. Даже в параметрах своих таблиц. Знаю таких. 🙂

Если вы привыкли точно выставлять значения отступов, ширину и высоту ячеек через свойства таблицы, попробуйте альтернативу — линейку.

Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.

Такой же трюк можно провернуть и с маркерами отступов и выступов. Наведите на них курсор и зажмите всё ту же клавишу Alt.

Используйте горячие клавиши

Будь я разработчиком программного обеспечения, я бы нарёк горячие клавиши душевными кнопками. Ведь порой так и хочется обняться с ноутбуком только потому, что они есть. Что же касается таблиц Word, я наиболее часто использую тройку комбинаций:

1. Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
2. Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
3. Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.

Преобразуйте текст в таблицу

Немного магии, которой можно прихвастнуть на глазах у изумлённой публики. Вместо того чтобы создавать таблицы привычным способом, попробуйте парочку других, более изощрённых, вариантов:

• Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.
• Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.

Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Обратите внимание на вспомогательные параметры: качество преобразования зависит от них напрямую.

Контролируйте размеры ячеек

Хочешь узнать человека, подкинь ему таблицу с текстом-самодуром. Немного свободная интерпретация известного мнения, конечно, но бьёт в точку. Только взгляните на скриншот, а точнее на первую колонку и слово «филологический» — безобразное бельмо.

По моим наблюдениям, в таких случаях люди сначала неприлично выражаются, а затем прибегают к не самому оптимальному выходу — уменьшают размер шрифта. Но лучше вместить текст другим путём.

Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».

Word поднатужится и вернёт убежавшую букву на место, а в мире снова воцарится мир. К слову, для наглядности «вписанный» текст будет подчёркиваться голубой линией.

А ещё, бывает, позаимствуешь чью-то таблицу и довольно напеваешь себе под нос: «Только ты, рыба моей мечты»! Хорошая работа чужими руками! Начинаешь заливать её своими данными, и тут происходит неконтролируемая чертовщина: одни столбцы расползаются за счёт похудения других. Голова отрезвляется, и реальность перестаёт радовать. Как быть?

Шутки шутками, но случается, что вам присылают таблицу строгого формата, с которой нельзя оплошать. Как минимум не поленитесь отправить её обратно с прежними размерами. Так получатель увидит то, что ожидает увидеть. А для этого отключите автоподбор размеров по содержимому.

Щёлкните в любой из ячеек правой клавишей мыши, выберите пункт «Свойства таблицы», перейдите к «Параметрам» и снимите галочку в графе «Автоподбор размеров по содержимому».

Эта же опция спасёт вашу таблицу от коллапса, если вам необходимо заполнить некоторые ячейки изображениями: они впишутся в виде миниатюры вместо полномасштабного размера.

Есть что добавить? Пишите в комментариях.