Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров.
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Данная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
- заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
- разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):
Пример 1
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»
Пример 2
Закрытое акционерное общество «АБВГД»
Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:
- протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
- протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).
Пример 3
Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»
Пример 4
Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности
Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).
Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:
Пример 5. Цифровой способ оформления даты
Пример 6. Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.
При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.
Пример 7. Буквенно-цифровой способ оформления даты
Пример 8. Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня
Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.
Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).
Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).
Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.
Пример 9
г. Коломна Московской обл.
Пример 11
с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.
В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.
Пример 12. Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола
Пример 13. Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола
Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).
Содержательная часть протокола, текст
Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.
Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.
Пример 14
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Пример 15
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.
Пример 16
Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.
Пример 17
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пример 18
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:
Пример 19
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
Пример 20
1. СЛУШАЛИ:
Краснова А.И. – об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Пример 21
Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?
Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.
Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.
Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится по речевым моделям:
- кому – что сделать – к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или
- что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (см. Пример 23).
Пример 22
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.
1.2. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на 2011 г. до сведения главных бухгалтеров филиалов и региональных представительств. Срок – 20.02.2011
Пример 23
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля 2011 г. и представить акты инвентаризации на утверждение к 20.04.2011. Ответственный – председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С.С.
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Оформляющая часть протокола
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Пример 24
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Пример 25. Отметка о заверении копии протокола
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Пример 26
Пример 27. Пример оформления протокола
– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе.
фильм «Гараж»
Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам.
ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ
Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел. Они сохранили традицию протоколирования. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе. Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике.
Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют.
ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ
Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:
- протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;
- протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
- протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
- протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту. Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.
Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению).
Реквизиты протокола совещания, оформление
При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.
В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:
- «Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
- «Наименование организации – автора документа» (реквизит 05). Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
- «Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
- «Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.
- «Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
- «Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.
- «Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
- «Заголовок к тексту» (реквизит 17). Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2019 года».
- «Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.
На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут «Приглашенные». Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют.
Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения. После каждого вопроса повестки указывают докладчика.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2019.
Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Какую форму используют для протокола
Выделяют три формы документа:
- краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
- полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
- стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
Для всех форм предусматривается наличие в тексте:
- названия документа;
- даты, места, времени проведения мероприятия;
- информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
Краткая
Полная
Стенографическая
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
ПРОТОКОЛ № 12
аппаратного совещания у руководителя
| г. Санкт-Петербург | «01» февраля 2021 г. |
Присутствовали:
1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.
2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.
3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.
4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.
5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.
6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.
Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.
Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.
Повестка дня:
Выплата премий за январь 2021 г.
Слушали:
1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.
2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.
Решили:
1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.
Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.
2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.
Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.
Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович
Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна
Правила оформления протоколов
Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:
- наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
- название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
- список присутствующих лиц;
- данные председателя и секретаря;
- повестку собрания;
- голосование, если оно проводилось;
- общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.
Образцы
Собрания
Совещания
Заседания
2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.7.3.2. В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога “О” (“Об”), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска “Текст выступления прилагается”. Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово “Присутствовали” печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога “О” (“Об”), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов “дата” и “номер” протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака “N ” и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 9.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 10.
2.7.3.8. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.
Оформление реквизитов постановления аналогично п. 2.7.1.6 данной типовой инструкции (Приложение N 4).
