Как составить документ в электронном виде

Справка по системе Платформа ELMA BPM

× Поиск Поиск Поиск  Предыдущая Следующая

(c) Company name, 2016Copyright © 2006–2021 ELMA

Электронный документ (документ ELMA) – это совокупность данных (атрибутов документа, его версий и других данных карточки документа). Документы располагаются в хранилище документов и служат для хранения и систематизации информации, а также для ее передачи, изменения, сортировки и т. д. Карточка документа содержит полную информацию об электронном документе (общую информацию, файлы версий, права доступа, задачи по документу и др.).

Электронный документ в системе ELMA может быть создан несколькими способами. Для этого необходимо:

Рис. 1. Кнопка “Создать документ” в верхнем меню системы ELMA

Рис. 2. Кнопка “Создать документ” в главном меню системы ELMA

• в разделе Документы в любой папке нажать на кнопку Документ или Документ – Создать документ (рис. 3);

Рис. 3. Кнопка “Документ – Создать документ” в разделе “Документы”

В открывшемся диалоговом окне (рис. 4) необходимо выбрать тип создаваемого документа.

Рис. 4. Диалоговое окно выбора типа документа

Тип документа может быть выбран несколькими способами:

• в выпадающем списке путем нажатия на кнопку . В данном списке отображаются все типы документов, существующие в системе, с учетом прав доступа текущего пользователя. Для перехода к следующему шагу необходимо нажать на кнопку Создать;

• ниже формы выбора типа документа нажать на один из пяти последних использованных типов документов.

После выбора типа создаваемого документа будет открыта страница создания документа. Формы создания документа, набор и порядок расположения полей на них могут различаться и зависят от настроек типа документа.

Например на рис. 5 приведен пример создания документа типа “Акт”, а на рис. 6 – типа “Веб-документ”.

Рис. 5. Страница создания документа типа “Акт”

Рис. 6. Страница создания документа типа “Веб-документ”

Поля, отмеченные жирным шрифтом и пиктограммой * являются обязательными для заполнения.

Страница создания документа состоит из нескольких разделов.

1. Раздел атрибутов документа (рис. 5). В данном разделе располагаются атрибуты документа, определяемые в Дизайнере ELMA.

2. Раздел Общая информация:

• Название * – название создаваемого документа. Поле является обязательным для заполнения. Название может быть введено пользователем вручную или автоматически сформировано, если для него в Дизайнере ELMA настроен шаблон. При ручном вводе допускается использование фигурных скобок только в том случае, если они содержат названия переменных. Например, Документ {$Document.CreationDate}. В остальных случаях, при написании фигурных скобок в названии документа, система сообщит об ошибке.

• Родительская папка – папка, в которую будет помещен созданный документ.

  При создании документа из определенной папки путь до данной папки будет автоматически подставлен в поле Родительская папка (при наличии у текущего пользователя соответствующих прав доступа).

  При отсутствии у текущего пользователя прав на данную папку уровня “Создание документов” и выше в поле Родительская папка будет подставлен путь до папки Мои документы. При этом на странице будет отображено соответствующее уведомление (рис. 7).

  

Рис. 7. Уведомление об отсутствии прав на сохранение документа в определенной папке

Также по умолчанию при создании документа с помощью кнопки Создать документ, расположенной в верхнем или главном меню системы, в поле Родительская папка будет подставлен путь до папки Мои документы.

Кроме того, при создании документа может быть указана другая папка (отличная от папки, из которой создается документ) – это возможно в том случае, если в типе документа указана папка по умолчанию (в типе документа на вкладке Общие настройки в разделе Администрирование – Документооборот – Типы документов).

Изменение родительской папки при создании документа может быть недоступно в том случае, если в типе документа на вкладке Общие настройки в блоке Папка по умолчанию установлен флажок Не позволять менять папку по умолчанию. Данная настройка выполняется администратором системы в разделе Администрирование – Документооборот – Типы документов.

Если при нажатии на кнопку Сохранить поле Родительская папка не заполнено, документ по умолчанию помещается в папку Мои документы текущего пользователя, и на странице отображается соответствующее уведомление (рис. 8). Кроме случаев, когда для типа документа предусмотрена папка по умолчанию (в данном случае документ будет помещен в указанную по умолчанию папку).

Рис. 8. Уведомление о сохранении документа в папку “Мои документы”

Наследовать права родительской папки – возможность автоматического наследования документом прав доступа папки, в которой он будет создан.

3. Раздел Версия. К карточке документа может быть прикреплен файл с компьютера или со сканера:

• Прикрепить файл с компьютера, Прикрепить файл со сканера – возможность прикрепления файла к создаваемому документу;

Да – прикрепленная версия документа будет сохранена как “Текущая”;

Нет – прикрепленная версия документа будет сохранена как “Черновик”.

При выборе одного из значений в поле Сделать текущей система запомнит последний выбор пользователя, т.е. данное значение будет автоматически выбрано при следующем создании документа. При необходимости автоматически выбранное значение может быть изменено.

4. Раздел Дополнительно:

• Описание – описание создаваемого документа.

Разделы Общая информация, Версия и Дополнительно располагаются на форме создания всех типов документов.

Для сохранения внесенных изменений необходимо в верхнем меню системы нажать на кнопку Сохранить.

Документы в системе ELMA могут быть созданы с помощью технологии Drag-n-Drop (рис. 9), т.е. путем захвата необходимого файла и перетаскиванием его из проводника операционной системы пользователя в определенную папку системы ELMA.

Рис. 9. Создание документа с помощью технологии Drag-n-Drop

Для создания документа с помощью технологии Drag-n-Drop необходимо открыть проводник операционной системы и папку в системе ELMA, в которой будет создаваться документ. В окне проводника операционной системы необходимо выделить требуемый файл и путем нажатия и удерживания данного файла следует перетащить его на страницу папки системы ELMA (рис. 9).

См. также:

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.

Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.

В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.

Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

• Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
• Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах. 

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

• ФЗ № 63  «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
• Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
• Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

• Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
• Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

• Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
• Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
• Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
• Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
• Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

• Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
• в штампе подписи указывается дата подписания;
• параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
• если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

• Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
• Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
• Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
• Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

• снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
• экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
• секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
• одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
• фиксация действий, отслеживание сроков;
• автоматизация обработки документов;
• минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
• быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
• уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
• освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
• улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Как создать и отправить документ в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите короткий видеоролик:

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.

Зачем вообще нужен конструктор документов?

Конструктор документов — это программа, которая создана для бизнеса, чтобы упростить систему документооборота.

Особенно такие программы актуальны для малого бизнеса, когда документации много, а в ресурсах, в том числе и человеческих, компания ограничена. Также она пригодится для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, в которых нет штатного бухгалтера.

Можно выделить основные проблемы, которые решает конструктор документов:

• упрощает документооборот,
• ускоряет сроки выставления счетов, актов и прочих,
• снижает риски использования неактуальных документов,
• способствует уменьшению ошибок в документации,
• незаменим для малого бизнеса, когда в штате нет бухгалтера или юриста,
• снижает расходы на специалистов для составления и проверки документов,
• упорядочивает процесс хранения документов.

Сейчас на рынке существует достаточно предложений от разработчиков конструкторов документов на любой выбор. Для небольших предприятий это, как правило, уже готовые решения. Для крупных компаний необходимо изготовление под заказ и внедрение с учетом особенностей бизнеса.

Конструктор документов Fresh Doc

Один из самых популярных сервисов в своей нише. Согласно данным сайта https://www.freshdoc.ru/ насчитывается более 1400 пользователей облачного сервиса.

Над продуктом трудится более 50 специалистов: программистов, юристов, аналитиков и специалистов службы правовой и технической поддержки.

Данный конструктор имеет множество шаблонов:

• документы кадрового производства,
• бухгалтерские документы и бланки строгой отчетности,
• типовые договоры,
• исковые заявления и претензии,
• различные доверенности,
• документы по процедуре банкротства,
• прочие документы.

С FreshDoc на составление сложных документов уйдет 15 минут, а простые можно будет составить за несколько секунд. Конструктор задает вопрос, пользователь выбирает нужный ответ, заполняет реквизиты и другие данные, и документ готов.

Если уже имеется наработанная база документов в Word или 1С, то ее можно перенести в FreshDoc и продолжить работу в новом удобном формате. В FreshDoc есть возможность воссоздать привычную структуру папок для хранения документов.

Круглосуточно и без выходных вам поможет юрист-консультант, который оперативно ответит на вопросы в чате.

Также есть возможность перенести базу документов из 1С или текстового редактора в личный кабинет на FreshDoc.ru.

На сегодняшний день у компании есть два тарифа:

• основной,
• профессионал.

Тариф «Профессионал» отличается тем, что у пользователей есть возможность загрузить документы из Word, а также создать многовариантные шаблоны под свои нужды.

Сервис поставляется по схеме SaaS (software as a service — то есть ПО как услуга).

Doczilla

Разработчик является одним из призеров Сколково и в 2017 году получил награду в номинации «Legal Tech Leader».

В компании работает большой штат юристов из самых разных отраслей. Благодаря этому конструктор от Doczilla подходит для всех: и для самозанятых, и для индивидуальных предпринимателей, и для юридических лиц, а также для государственных структур.

На сайте есть небольшой набор бесплатных документов в открытом доступе. Их можно скачать в различных текстовых форматах.

Doczilla предлагает три тарифа:

• «птеродактиль» — если вам время от времени требуется правовая и документальная помощь, вам будут доступны простые документы, а наполнение базы «Эксперт» можно будет получить за дополнительную плату;
• «мастодонт» — подойдет для регулярного ежедневного использования. За экспертные документы здесь также придется доплатить, а количество копий документов по шаблону уже не ограничено. Более того, в данном тарифе включен модуль совместной работы над документами;
• «тираннозавр» — безграничный доступ ко всей базе документов Doczilla. Подойдет для компаний, которым часто приходится заниматься документами разных уровней сложности.

Doczilla обещает компаниям повысить эффективность документооборота на 47% при внедрении автоматизированной программы.

У разработчика имеется бесплатная техническая служба, в которую можно обратиться по вопросам оплаты или работоспособности программы.

Еще у Doczilla есть продукт линейки Pro, с помощью которого можно автоматизировать типовые документы и процессы согласования документов внутри компании. Для удобства данные можно интегрировать с уже установленной CRM-системой клиента.

Внутри экосистемы

Если у вас уже есть CRM-система, которая вас полностью устраивает, то к ней можно подключить модуль конструктора, для того, чтобы можно было быстро и удобно создавать и редактировать документы.

Конструктор внутри CRM Битрикс

Если у вас еще нет Битрикс.24, то самое время начать им пользоваться, поскольку уже более восьми миллионов клиентов зарегистрированы в данном сервисе. Попробовать продукт, который применим практически в любом бизнесе, можно бесплатно.

Если у вас уже есть портал Битрикс.24, то вам останется только установить приложение «Конструктор документов».

Приобрести его можно двумя способами:

• у поставщика HTMLStudio — отправить запрос на подключение на сайте: https://www.bitrix24.ru/partners/?ID=45719,
• по подписке на каталог приложений на Маркете по ссылке: https://subscribe.bitrix24.site/#INTRANET_BUY_BUTTON__BUTTON_1.

Установить приложение можно автоматически через портал «Документы, бизнес-процессы».

На основании документов из CRM — это может быть счет, накладная, приказ и прочее — вы сможете создать неограниченное количество типовых документов в формате PDF или DOCX.

Для того, чтобы отредактировать нужно будет зайти в простой и интуитивно понятный редактор. Документу можно будет автоматически присвоить порядковый номер и отправить по электронной почте.

На сайте https://www.htmls.ru/learning/course/index.php?COURSE_ID=1&INDEX=Y выложен учебный курс по работе с Конструктором документов, где подробно расписана информация от установки до решения возможных неполадок в работе.

Внутри банков

Внутрибанковские продукты для документооборота тоже достойны внимания. Рассмотрим наиболее популярные решения от «Сбер» и «Тинькофф Банка».

Сбер (Сбербанк)

По словам Сбера, его сервисами на сегодняшний день пользуется более 1,6 миллиона человек.

Сервис содержит более 1400 шаблонов док-тов на все случаи.

С помощью вопросов бота вы выбираете отдельные опции, которые нужны или наоборот не нужны в документе. После того как документ готов, отправляете его через сервис электронного документооборота E-invoicing необходимому контактному лицу.

Помимо возможности скачать или напечатать документ, все созданные бумаги можно будет хранить в специальном реестре, который доступен в личном кабинете.

Сбер позиционирует свой продукт для:

• HR-специалистов,
• бухгалтеров,
• руководителей микро и малых предприятий.

Установить приложение можно через аккаунт в СбербанкБизнес, которым удобно пользоваться на смартфоне.

Приложение доступно на устройствах на:

• Andriod: https://play.google.com/store/apps/details?id=ru.sberbank_sbbol&hl=ru&referrer=appmetrica_tracking_id%3D98761644317889714%26ym_tracking_id%3D13923810700858960826.
• iPhone: https://apps.apple.com/ru/app/id899985834?referrer=appmetrica_tracking_id%3D1035510365686886951%26ym_tracking_id%3D648386758775322288.

Тинькофф

Tinkoff Bank — это еще один лидер удобных продуктов для бизнеса в России. Он предлагает всем зарегистрированным клиентам Тинькофф Бизнес отправить заявку на подключение Конструктора документов.

Здесь, также как и у Сбера, 1400 разнообразных шаблонов: от регистрации ООО до взыскания алиментов.

У всех документов есть ссылки на законодательство, а также краткая справка по документу, которая поможет правильно составить условия и внести все необходимые данные.

Для подключения услуги необходимо будет открытый расчетный счет в банке. Если его нет, то банк предложит открытие и даст два месяца обслуживания в подарок. А также поможет в оформлении кредита для бизнеса, если у клиента есть в этом необходимость. Плюс на остаток на счете будут ежемесячно начисляться проценты.

Бонус: 3 сервиса электронного документооборота

В качестве приятного дополнения к вышеперечисленным сервисам добавим еще несколько полезных продуктов для электронного документооборота.

Зачем нужны?

Эти системы позволяют упростить учет документов без распечатывания их на бумажных носителях.

Электронный документооборот — это наиболее современный способ ведения бизнеса, который позволяет экономить на печати, доставке и бумаге.

Для полноценной работы в таких системах пользователям понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая еще используется при подаче налоговой декларации онлайн.

Контур Диадок

На сегодняшний день системой электронного документооборота «Контур Диадок» пользуется более 1,5 миллионов компаний.

Диадок — это один из продуктов линейки Контур, который позволяет организовать электронный документооборот на предприятии.

Контур Диадок удобен тем, что его можно интегрировать с базами данных системы 1С, в SAP, Oracle, MS Dynamics и многих других.

Все входящие документы от других контрагентов по тарифу Контур будут бесплатны. Оплата взимается только с исходящих.

В тариф входят круглосуточная поддержка, доступ сотрудников для одобрения или согласования, а также бессрочное хранение созданных документов на серверах СКБ Контур.

Электронную цифровую подпись можно сделать у Контура, либо использовать уже имеющуюся.

Для начала работы в Диадоке, не нужно заключать бумажного договора. Достаточно войти на сайт по сертификату электронной подписи и принять условия лицензионного соглашения.

СБИС

Электронный оборот от СБИС — это детально продуманный сервис, который облегчит обмен документами между компаниями и физическими лицами, даже если они не зарегистрированы в СБИС.

Подписывать и просматривать документы можно на любом устройстве даже без доступа к Интернету.

Ваши документы всегда с вами на:

• смартфоне,
• планшете,
• компьютере,
• ноутбуке.

Также у СБИС есть готовые решения для настройки специфичных бизнес-процессов по различным отраслям хозяйства от энергетики до ритейла.

Система электронного документооборота позволит минимизировать налоговые риски, поскольку СБИС проверяет реквизиты, подписи и поставщиков. Также она сверяет ваши документы с контрагентами и заранее предупредит о возможных расхождениях в отчетности.

Электронный архив СБИС решит проблему хранения документов. Онлайн-документы сами будут автоматически поступать в архив, а бумажные — можно отсканировать и загрузить. В итоге, у вас все документы будут упорядоченно храниться в одном месте.

В случае, если у вас необычный формат документов, СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы налоговой службы и других органов, а также организует их подписание и отправку.

Elma

Компонент ELMA ECM+ предоставляет большие возможности для организации внутрикорпоративного электронного документооборота и позволяет связать их воедино с бизнес-процессами.

ELMA ECM+ позволяет автоматизировать процессы:

• регистрации и обработки входящих и исходящих документов,
• управления договорной работы,
• создание внутренних документов,
• согласование оплаты счетов с контрагентами.

В отличии от бумажного архива зарегистрированный документ в электронном виде всегда можно быстро найти буквально в несколько кликов. Еще один способ поиска — по штрих-коду: он добавляется на страницу документа при генерации по шаблону.

Для формирования криптозащиты при работе с электронными документами в комплекте вместе с ELMA ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись», которая подтверждает подлинность подписи лица, имеющего право подписи документов.

Предложений от поставщиков услуг электронного документооборота сейчас на рынке достаточно, чтобы выбрать наиболее подходящего под нужды компании. У многих из них есть уже готовые решения интеграции в бизнес-процессы, а также есть возможность заказать продукт по индивидуальному заказу.

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

• письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;
• сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
• скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной. Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой. Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо. В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой.

Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

РЕЗЮМЕ

1. Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
2. Работать с электронными документами можно на любом носителе.
3. Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
4. Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
5. Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

Создание в СЭД собственных документов

Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.

Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях