Как составить должностную инструкцию на секретаря референта

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2.  Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.  На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5.  Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

– Конституцией Российской Федерации;

– Гражданским кодексом Российской Федерации;

– Трудовым кодексом Российской Федерации;

– Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

– Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

– Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

– ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

– ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

– Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

– ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

– Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

– Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

– Единой государственной системой делопроизводства;

– Правилами и указаниями Росархива;

– Уставом Общества;

– Инструкцией по делопроизводству Общества;

– Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

– Приказами, распоряжениями руководства Общества;

– Настоящей должностной инструкцией.

1.6.  На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II.  ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

– прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

– подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

– контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

– контроль исполнения документов и поручений;

– организация работы приемной Генерального директора;

– документирование деятельности совещательных органов Общества;

– разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

– организация документов в делопроизводстве;

– организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III.  ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1.  выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2.  принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3.  следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4.  выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5.  отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6.  обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7.  получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8.  организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9.  принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10.  осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11.  выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12.  следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13.  принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14.  контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15.  контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16.  организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17.  ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18.  ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19.  ведет график работы водителей;

3.20.  решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21.  принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22.  участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23.  в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24.  систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25.  подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26.  участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27.  выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28.  консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3.  рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4.  вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5.  требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6.  работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7.  осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8.  предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9.  организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10.  требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11.  давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12.  разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13.  принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14.  вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15.  требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16.  требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17.  работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.  своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2.  своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3.  качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4.  небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5.  несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6.  сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7.  разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8.  сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9.  нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10.  невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1.  с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2.  с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3.  со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1.  Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII.  ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1.  Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

– изменения структуры Общества;

– изменение технологии документационного обеспечения;

– изменения функций Секретаря-референта.

Время чтения: 2 минут(ы)

Три ключевых качества секретаря-референта руководителя – это ответственность, исполнительность и организованность. Эта должность сопряжена с физической и психологической нагрузками, ненормированным рабочим днем и множеством переработок.

О том, как правильно составить должностную инструкцию секретаря-референта, и какие положения в ней следует прописать, мы сегодня и поговорим.

Как составить: общие положения

С помощью должностной инструкции можно сформулировать обязанности, права и ответственность сотрудника. В разделе «Общие положения» указывают следующую информацию:

• порядок назначения на должность;
• квалификационные требования к образованию и стажу;
• перечень необходимых знаний.

Секретарь-референт принимается на работу и увольняется с нее приказом директора компании. При этом на должность назначается лицо, имеющее среднее или высшее образование, с опытом работы от 1 года или без стажа вовсе, но при условии прохождения обучения на специализированных курсах.

Секретарь-референт должен знать:

• структуру предприятия;
• стандарты оформления корреспонденции;
• правила приема, учета и хранения документов;
• деловой этикет и правила делового общения;
• правила охраны труда.

В своей деятельности сотрудник должен руководствоваться законодательством РФ, нормативными актами организации, материалами по ведению делопроизводства и распоряжениями руководства.

Для успешного выполнения поставленных задач сотрудник должен уметь работать с современной оргтехникой и программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК, а также иметь навыки быстрого письма и чтения.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-референт и его ответственность

В данном разделе следует прописать функциональные обязанности секретаря-референта генерального директора, основными из которых являются:

• ведение делопроизводства;
• организация деловых поездок (оформление виз и билетов, бронирование отелей);
• планирование и координация рабочего графика руководителя;
• организация встреч посетителей и VIP-гостей;
• обеспечение телефонных звонков;
• координация получения и отправки корреспонденции;
• осуществление работы по подготовке совещаний и переговоров;
• ведение протоколов заседаний;
• выполнение распоряжений и поручений руководителя.

В третьем разделе необходимо указать права работника, закрепленные законодательством РФ и указанные в коллективном договоре компании. Так, секретарь-референт руководителя имеет право на:

• взаимодействие с другими отделами для решения оперативных вопросов;
• получение необходимых для работы сведений и материалов;
• получение рабочего места, соответствующего нормативным требованиям охраны труда.

Отдельным пунктом стоит прописать ответственность сотрудника в соответствии с административным, гражданским и уголовным законодательством, в том числе за:

• небрежное отношение к ведению и сохранности документации;
• несвоевременную отправку исходящей корреспонденции;
• разглашение коммерческой тайны организации;
• сохранность имущества на вверенной территории;
• нарушение противопожарных правил и техники безопасности.

Образцы инструкций для секретаря-референта

Типовой должностной

Скачать пример должностной инструкции данного сотрудника вы можете здесь: https://yadi.sk/i/9yB3IHNB3Tvgg8

По охране труда

С инструкцией по охране труда, подходящей для секретаря-референта, можно по следующему адресу: https://yadi.sk/i/vbp56fUW3Tvgx3

Итак, правильное оформление должностной инструкции позволяет разрешить рабочие споры и конфликтные ситуации, а также дифференцировать обязанности работника, тем самым правильно организовав работу предприятия. Именно поэтому документ должен быть составлен максимально грамотно и емко.

Общество с ограниченной ответственностью “Бета”
ООО “Бета”

Должностная инструкция секретаря-референта

              № 19-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря-референта ООО “Бета”.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО “Бета” по представлению Офис-менеджера.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Офис-менеджеру ООО “Бета”.

1.4. На должность Секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.

1.5. Секретарь-референт должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО “Бета” и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО “Бета” и его структурных подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства;

– английский язык на уровне свободного общения.

1.6. В своей деятельности Секретарь-референт руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО “Бета”, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО “Бета” и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Секретаря-референта его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО “Бета”.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Технически и организационно обеспечивает административно-распорядительную деятельность генерального директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов и контролирует их своевременную подготовку.
2.3. Принимает документы на подпись генерального директора.

2.4. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
2.5. Организует проведение переговоров и встреч генерального директора.
2.6. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает и своевременно доводит до сведения генерального директора информацию, полученную по любым каналам связи.
2.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.8. Оформляет протоколы заседаний и совещаний, осуществляет рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий заинтересованным сторонам.
2.9. Выполняет работу по организации командировок генерального директора (заказ и резервирование билетов, мест в гостиницах, подготовка документов для получения виз и т.д.).
2.10. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.11. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание посетителей, гостей, делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки, создает им комфортные условия, способствующие благоприятному решению производственных вопросов.
2.12. При необходимости и по распоряжению генерального директора сопровождает его в служебных поездках.
2.13 При необходимости выполняет для генерального директора перевод деловой документации с английского на русский язык.

3. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря-референта.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО “Бета”.
3.6. Получать от работников ООО “Бета” информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО “Бета”), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО “Бета”.

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря-референта в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО “Бета”.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО “Бета” № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

________________ М.Е. Иванова

Юрист _________________________ Н.А. Павлов