Перевод сотрудников на дистанционку может быть осуществлен по желанию работника или работодателя, но по взаимному согласию. В ТК РФ не прописаны конкретные причины для этого. Если в трудовом договоре с сотрудником не обозначена возможность труда на удаленке, то нужно сформировать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу .docСкачать образец дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу .doc
Основные сведения об удаленке
При дистанционке есть свои плюсы для руководства и подчиненных. Однако на такой вид работы можно перевести только некоторые категории сотрудников: тех, чья работа не связана с нахождением на территории нанимателя. Это могут быть юристы, программисты, кадровые работники, то есть те, кто не занимается производством, уборкой, готовкой, обучением и т.д.
Внимание! Трудовой кодекс содержит нормы, регулирующие удаленную работу, в главе 49.1.
Перевести сотрудника на такой тип работы можно только с его согласия (ст. 72 ТК РФ). Если инициатором выступает работник, то он должен подать заявление с просьбой работать удаленно, далее наниматель оформляет допсоглашение, издает приказ об этом, и работник начинает выполнять свои трудовые задачи из дома.
Если инициатор перевода — руководитель, то он должен предупредить об изменении условий труда за 2 месяца, не позже. С будущего дистанционщика нужно взять согласие, далее составляют допсоглашение к трудовому договору и издают приказ.
Когда удаленный режим труда рекомендует законодательство, перевод можно оформить в короткие сроки, не ждать 2 месяца.
Перед составлением соглашения работодатель и сотрудник должны оговорить новый режим труда и отдыха, как будет контролироваться работа, как будет устанавливаться связь с работником и другие важные детали.
К сведению! На удаленщиков распространяются все гарантии, положенные другим работникам, оплата труда не должна сокращаться, отгулы за труд в праздники и выходные дни и т.д. должны оплачиваться согласно законодательству.
Как составить дополнительное соглашение
Унифицированной формы для документа не существует. Работодатель может составить его на свое усмотрение.
В допсоглашении нужно указать следующие сведения:
- Наименование документа, его номер, а также реквизиты трудового договора, к которому будет прилагаться этот документ.
- Место и дату составления соглашения.
- Информацию о сторонах, заключающих соглашение (работодателе, работнике).
- Какие пункты трудового договора будут изменены и каким образом.
- Указание на то, что работник будет трудиться дистанционно.
- Режим работы, способы связи и контроля, предоставляемое руководством оборудование для выполнения сотрудником своих обязанностей (если это требуется).
- Способ отправки результатов работы.
- Будут ли оплачены расходы работника на связь (интернет, телефонные переговоры и т.д.).
- На какой период заключается дополнительное соглашение. Оно может заключаться и бессрочно.
- Количество экземпляров документа. Допсоглашение, как правило, готовят в двух экземплярах.
- Реквизиты и подписи сторон.
Если меняется состав должностных обязанностей на время удаленного выполнения задач, график заработной платы и т.д., то это тоже нужно прописать в документе.
Образец допсоглашения о переводе на дистанционку
Дополнительное соглашение № 432
к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД
г. Сарапул
«16» апреля 2020 г.
ООО «Меркурий», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сухорукова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам ООО «Меркурий» Вахрушева Светлана Петровна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили данное дополнительное соглашение к трудовому договору от «25» марта 2018 года № 56-ТД о нижеследующем:
- Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт 1.4 в следующей редакции: «1.4. Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет свои трудовые функции вне территории Работодателя либо иных помещений, находящихся под контролем Работодателя, при условии применения для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия (отправка результатов работы, контроль руководством, общение с сотрудниками) между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».
- Изложить п. 1.5 трудового договора в следующей редакции: «1.4. Работник исполняет функции, прописанные для него в трудовом договоре, место работы он выбирает самостоятельно».
- В пункт «7.2. Обязанности работодателя» трудового договора внести подпункт: «7.2.8. Не позднее 15-го числа каждого месяца компенсировать Работнику затраты, которые понес Работник на интернет и мобильную связь, на основании отправленных им удостоверяющих документов».
- Изложить п. 5.3 трудового договора в следующей редакции: «5.3. Режим труда и отдыха Работника утверждается по правилам ВТР: с 08:00 до 17:00. Время обеда — с 12:00 до 13:00. По собственной инициативе, получив согласие руководителя, Работник может изменить режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».
- Остальные условия трудового договора, не перечисленные в данном допсоглашении, не меняются.
- Настоящее дополнительное соглашение начинает действовать с «17» апреля 2020 г. и действует до «01» января 2021 года.
- Настоящий документ является неотъемлемой частью трудового договора от «25» марта 2018 № 56-ТД.
- Документ составлен в двух экземплярах на русском языке, имеющих одинаковую юридическую силу: по одному для каждой из сторон.
| Работодатель | Работник |
|---|---|
| ИНН 1834561328, КПП 1234567898, ОГРН 12345678987654 Место нахождения: г. Сарапул, ул. Пушкина, д. 78, оф. 19. Генеральный директор: Сухоруков И.И. |
Паспорт: 9000 123456, выдан Индустриальным РОВД гор. Ижевска, 23.12.2004 года. Место жительства: г. Сарапул, ул. Вокзальная, д. 123, кв. 34. |
Работодатель: Сухоруков / И.И. Сухоруков
Работник: Вахрушева / С.П. Вахрушева
Экземпляр дополнительного соглашения на руки получила:
Вахрушева / С.П. Вахрушева
Дата: «16» апреля 2020 года
Компания может перевести на удаленку специалистов из офиса или нанять сотрудника сразу на дистанционную работу. Расскажем, какие документы помогут грамотно оформить изменения
Общий порядок действий
Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).
С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.
Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.
Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.
- Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.
Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.
Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.
Постоянная удаленная работа
Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно.
- Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия. Но нужно учитывать, что если заключили с сотрудником соглашение о переводе на постоянную удаленку, вернуть его в офис без согласия не получится.
Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте.
После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Временная удаленная работа
До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).
Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.
Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
Комбинированная удаленная работа
Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.
В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе.
Курсы для кадровика
Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы
Посмотреть программы
Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома. Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое. Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц.
Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ.
Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.
Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях
В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.
Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.
Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.
Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу
654.3 КБ -
Допсоглашение о переводе на дистанционную работу
654.2 КБ -
Допсоглашение о переводе на комбинированную работу
657.1 КБ -
Положение о дистанционной работе
761.2 КБ -
Приказ об утверждении положения о дистанционной работе
722 КБ -
Приказ о переводе на временную дистанционную работу
723.6 КБ -
Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах
730.5 КБ -
Приказ о переводе на дистанционную работу
723.2 КБ -
Приказ о переводе на комбинированную работу
722.1 КБ -
Приказ о прекращении режима дистанционной работы
722.7 КБ
Скачать
Пандемия COVID-19 привела к тому, что для многих работодателей стало безопаснее и выгоднее организовать дистанционный режим работы персонала. Таким образом, предприятие продолжает функционировать, сотрудники получают заработную плату, а предприниматель экономит на реализации мероприятий по профилактике коронавируса.Эксперты компании «Проверка труда», специализирующиеся на кадровых вопросах и правовом сопровождении реорганизации предприятия, подготовили статью о переводе сотрудников на удаленный режим работы.
Суть и особенности «удаленки»
Дистанционная форма занятости позволяет сотруднику выполнять поставленные работодателем задачи из любого удобного места. В остальном на него распространяются те же требования и гарантии ТК РФ, что и на персонал, работающий в офисе. Основные отличия удаленной работы от обычного режима занятости:
- сотрудник самостоятельно устанавливает рабочий режим, если в трудовом договоре не предусмотрено иное;
- обязанности работодателя в части охраны труда ограничиваются минимумом;
- средства труда рекомендует работодатель, но принадлежать они могут, как организации, так и сотруднику лично;
- для передачи результатов работы разрешено использовать телекоммуникационные каналы связи;
- для работника, не имеющего возможность посетить офис, оформляется усиленная ЭЦП;
- особые условия в части обеспечения трудового процесса, обязательного страхования, охраны труда, предоставления отпусков и т.п. указываются в ТД.
Перевод сотрудников на удаленный режим работы на временной или постоянной основе можно выполнить, только если они согласны. При этом нужно помнить, что, несмотря на рекомендации федеральных и региональных властей, организация «удаленки» для персонала не обязанность, а право работодателя. Заставить сотрудника работать дистанционно нельзя. Даже на фоне пандемии и введении профилактических мер, переход на этот режим работы невозможен на основании инициативы руководителя предприятия. Порядок перевода сотрудника на удаленную работу важно соблюдать во избежание проблем с ГИТ.
Факт того, что работник не против смены формы занятости, следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе. В документе указываются новые условия труда.
Оформление перевода сотрудника на дистанционную работу
Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.
В трудовом договоре о переводе на дистанционную работу нужно обозначить причину (например, профилактика заболевания) и срок перехода (до нормализации обстановки), а также ряд условий:
- рабочее место сотрудник выбирает на свое усмотрение;
- порядок и сроки предоставления работнику ПО, средств защиты информации и прочего оборудования, необходимое для выполнения трудовых функций, либо регламент и размер выплат компенсаций за то, что работник использует личные технические ресурсы, мобильную связь и интернет;
- сроки и форма, в которой сотрудник будет направлять руководству отчеты о проделанной работе.
Перевод сотрудников на удаленную работу считается состоявшимся после подписания соглашения обеими сторонами и ознакомления работника с приказом.
Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
Скачать образец доп. соглашения о переводе на дистанционную работу
Остались вопросы?
Заполните форму, и наш эксперт свяжется с вами!
Что значит удаленная работа, и как на нее перевести сотрудника
С 2021 года сотрудника можно перевести на 4 вида удаленной (дистанционной) работы (см. Закон № 407-ФЗ от 08.12.2020):
- постоянная — сотрудник всегда трудится вне офиса,
- временная — сотрудник работает удаленно определенный период времени, не более 6 месяцев,
- экстренная — сотрудник вынужден трудиться не офиса, пока не прекратится угроза жизни или здоровью людей (период не ограничен),
- комбинированная — работник частично занят в офисе и частично может трудиться удаленно.
Чтобы перевести на удаленный режим работы действующего сотрудника, не обязательно расторгать с ним трудовой договор и заключать новый. Достаточно внести некоторые изменения в текст документа и оформить их в виде дополнительного соглашения. Главное при этом — получить письменное согласие самого подчиненного.
Процедура кадрового оформления на удаленку
Возможны два варианта развития событий:
- Инициатором перевода на удаленный режим работы выступает работодатель (например, в кризис у компании больше нет возможности арендовать просторный офис, поэтому часть сотрудников отправляется трудиться «на дом»).
- Инициатором выступает сам сотрудник, а работодатель не против такого решения (допустим, специалист вынужден уехать в другой регион по семейным обстоятельствам, но готов продолжить выполнять свою трудовую функцию дистанционно).
Процедура оформления кадровых документов в каждом из двух случаев будет несколько отличаться.
Дистанционная и удаленная работа — это одно и то же? Да, с 1 января 2021 г. оба понятия закреплены в Трудовом кодексе как равнозначные (см. ст. 312.1 ТК). Хотя еще недавно термина «удаленная работа» вообще не существовало в законе.
Быть в курсе всех изменений и грамотно организовать кадровое взаимодействие с сотрудниками в филиалах или на удаленке можно через облачный сервис кадрового делопроизводства Астрал iКЭДО.
Если инициатор — работодатель, потребуется:
- письменное согласие сотрудника,
- приказ о переводе на дистанционный режим работы,
- дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если инициатор — сотрудник:
- он должен написать заявление на имя работодателя с аргументацией, почему ему нужен перевод на удаленку,
- выражая свое согласие, руководитель издает приказ,
- в заключение процедуры стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.
Пример заявления работника о переводе его на удаленный формат работы:
Формулировка в дополнительном соглашении к трудовому договору в таком случае будет следующей:
Если же работник навсегда переходит на удаленный режим и через полгода возвращаться в офис не планирует, формулировка будет еще проще. Например:
Что еще прописать в дополнительном соглашении с удаленным работником
1. Режим рабочего времени дистанционного сотрудника.
Он может отличаться от режима офисных работников. Если не установить продолжительность рабочей недели, начало и окончание трудового дня, перерыв для отдыха и питания, сотрудник будет вправе выбирать для себя удобный график самостоятельно.
Учет рабочего времени удаленного сотрудника идет также, как обычно. В табеле Т-12 или Т-13 трудовые дни отмечаются кодами «Я» или «01».
2. Место работы.
К сожалению, недостаточно указать в дополнительном соглашении, что удаленный работник выполняет свою трудовую функцию через интернет. Место работы — это обязательное условие трудового договора. Рекомендуем в качестве локации зафиксировать, например, домашний адрес или любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс (см. письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).
3. Продолжительность временной дистанционной работы.
Если сотрудник ушел на удаленку временно, необходимо прописать в дополнительном соглашении, какой срок займет работа в таком режиме. Напомним, что максимальный срок для временной дистанционной работы — 6 месяцев.
4. График работы в офисе и дома — для комбинированной удаленной работы.
Например, с понедельник по среду сотрудник может быть занят в офисе, а четверг и пятницу работать из дома.
5. Порядок сдачи отчетов о проделанной работе.
Контролировать удаленщиков несколько сложнее, чем офисных сотрудников, как и оценивать результат их деятельности. Обычно компании решают этот вопрос с помощью возложения на работника обязанности периодически предоставлять отчет о проделанной работе. Форму отчета можно утвердить в приложении к доп.соглашению или просто указать, что ее определяет непосредственный руководитель.
6. Порядок предоставления отпусков.
На удаленщиков распространяются общие правила о предоставлении отпуска, поэтому достаточно сделать ссылку на ст. 122-125 ТК.
7. Порядок обеспечения программно-техническими средствами.
Предполагается, что работодатель должен обеспечить удаленного сотрудника всем необходимым для исполнения его трудовой функции: ПО, оборудованием, средствами защиты информации и т. д. Также рекомендуется прописать порядок возмещения расходов на интернет и мобильную связь, на основании представленных работником чеков, квитанций и т. д.
Электронный кадровый документооборот — это не только удобно, но и экономно.
С 22 ноября 2021 года бизнес может не дублировать на бумажном носителе почти все кадровые документы. Сервис iКЭДО от Калуга Астрал сократит расходы фирмы на бумагу, печать, отправку документов, аренду архива, трудовые ресурсы в непростое для бизнеса время.
Как обмениваться документами с удаленным сотрудником
С удаленными работниками обмен оригиналами документов затруднен. Теоретически можно сделать это по почте или курьерской службой. Но гораздо удобней и быстрей подписать их в электронном виде.
Для этого и сотруднику, и работодателю придется обзавестись электронной подписью.
Например, электронная подпись потребуется для дистанционного заключения, внесения правок и расторжения таких документов, как трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, соглашение о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении. При этом работодателю потребуется УКЭП, а работнику достаточно УНЭП.
Сервис iКЭДО от Калуга Астрал обеспечивает полноценный кадровый электронный документооборот: от выпуска электронной подписи для удаленных сотрудников до хранения электронных документов.
Обычно расходы по получению УНЭП на сотрудника, как и всю организацию этого процесса, берет на себя работодатель. В конечном итоге, именно ему грозят административные штрафы за ненадлежащее оформление кадровых документов (ст. 5.27. КоАП).
Однако работодателям не стоит бояться удаленки. Перевести на нее сотрудников не так сложно, как кажется на первый взгляд. А iКЭДО поможет решить все кадровые вопросы, не покидая офиса.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени.
Расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
