Как составить доску канбан

Метод Канбан (в Примерах) — Как использовать и внедрять, Доски и Карточки

Согласно статистическим данным 56% компаний IT-сферы работают по Канбан, а в торговле и сфере услуг – не более 5%. Возможно в этом кроется секрет, почему наше программное обеспечение высоко ценится и используется во всем мире, а персонал даже в крупных торговых сетях напоминает «суровых теток из гастронома в 90-е», не вызывающих желание больше купить или вернуться за следующей покупкой.

Канбан – это метод эффективного управления проектами в любой сфере: производство, строительство, закупки, ритейл, IT или HR. Цель метода – совершенствование текущих процессов, управление и оптимизация будущих проектов и сервисов. Чаще всего Канбан упоминается в связи с разработкой высокотехнологичного оборудования или программного обеспечения. На самом деле он помогает сделать эффективным рабочий процесс в любой компании.

Эффективность метода доказана на практике. Крупные компании используют его для получения максимальной производительности. Как следствие, они получают высоко маржинальный бизнес за счет оптимизации сил и времени сотрудников, тщательной организации процессов без временных потерь.

Как работает Канбан, что такое скрам, кайдзен и сколько денег нужно на внедрение рассмотрим подробнее, чтобы повысить эффективность бизнеса уже сегодня.

Что такое Канбан (простыми словами)

Слово “канбан” используется для обозначения рекламных щитов (в переводе от японского (看板) – рекламный щит, вывеска). Согласно Википедии, канбан – это метод управления задачами по принципу «точно в срок» и контролирующий равномерную нагрузку между сотрудниками. Рабочий процесс прозрачный, все поступающие задачи формируются в один список, откуда могут быть удалены или перемещены при их выполнении или утрате актуальности.

Самый простой канбан представляет себе обыкновенную пробковую доску с закрепленными на ней разноцветными стикерами, помогающими осуществлять мониторинг занятости сотрудника (или отдела).

Канбан (Kanban) простыми словами – метод, объясняющий, что, кому и когда делать, в каком количестве (или за какое время). Канбан дословно с японского (кан – визуальный, бан – доска). Одно из основных преимуществ системы – возможность ранжировать задачи по степени важности и в любой момент видеть текущую картину.

В менеджмент термин вошел благодаря корпорации Toyota, на заводе которой в 60-е годы крепили разноцветные карточки на детали по мере движения производственной линии. В ИТ-компаниях впервые был представлен в 2008 году Дэвидом Дж. Андерсоном.

Суть и как работает система Канбан

Для того, чтобы пользоваться данной системой, нужно неукоснительно соблюдать два основных правила:

1. Рабочий процесс должен быть визуализирован, ведь в каждый момент нужно объективно оценивать степень текущей загруженности, чтобы иметь возможность своевременно вносить коррективы.
2. Количество задач, одновременно находящихся в работе, должно быть строго ограничено. Ни один, даже самый одаренный человек, не может выполнять все и сразу, поэтому нужно определить свой максимум и придерживаться его.

Канбан – это способ правильного выстраивания процесса с целью максимально эффективного использования возможности каждого сотрудника.

«Точно в срок» успешно применяется в интеллектуальной сфере, когда услугу или продукт нельзя потрогать до завершения работы, это не только промышленность и производство. Метод Канбан позволяет увидеть основной поток работы на каждом этапе, обеспечивая равномерную нагрузку при выполнении процесса. В общем, если представить, что все методы делятся на процессные и результативные, то Канбан – процессный, когда при правильной организации результат всегда будет соответствовать ожиданиям.

Рассмотрим принципы работы метода в разных сферах.

Например, строительство недвижимости состоит из отдельных этапов: выбор и покупка участка, анализ грунта и сейсмичности, получение разрешение на строительство, подготовка проекта. На каждом этапе присутствуют разные подрядчики, однако цель у владельца (инвестора) одна – построить объект и получить с него прибыль путем перепродажи или сдачи в аренду.

Канбан помогает организовать процесс от «А» до «Я», определив, сколько подзадач на каждом этапе, возможные проблемы и стоп-факторы, мешающие выполнить проект в оптимальный срок.

Эффективность Канбан прямо пропорционально зависит от количества участников и/или подрядчиков, исполнителей и т.д. У метода нет «начального» события, его внедрение эффективно по принципу «берем что есть», мягко изменяя процесс и постепенно достигая пика результативности.

6 способов

1. Обязательный визуал – заполнить карточки Канбан на каждую задачу (текущие и планируемые), указать статус.
2. Ограничение незавершенной работы – определить оптимальное количество задач для продуктивной работы, над столбцами указать лимит.
3. Управление потоком выполнения задач – статус менять оперативно, если где-то скопился затор карточек, нужно устранить.
4. Использование Канбан-правил – обозначить правила работы, что делать с новыми задачами и как поступать при возникновении проблем.
5. Обратная связь – обязательно по итогам встречи вносить предложения, как оптимизировать процессы.
6. Анализ процесса, его улучшение и эволюция – вводить новые методики, которые влияют на рост эффективности и помогают быстрее завершить задачи.

Одновременное выполнение приемов улучшат любой процесс и повысят качество оказываемых услуг, работ или производимых товаров.

Весь процесс сопровождают Каденции (в переводе с англ. – ритм) – периодические встречи для решения вопросов, их регулярность зависит от количества задач и интенсивности работы с ними.

Встречи проводят:

• Ежедневно – если задача заблокирована.
• 2 раза в месяц с периодичностью в 2 недели. Один раз – добавление новых задач и распределение между исполнителями, второй – обзор результатов и способы улучшения сервисов.
• Ежемесячно – анализ рисков, проблемных задач, оценка их влияния на эффективность рабочего процесса.
• Ежеквартально – оценивают выбранный порядок работы, проводят корректировку при необходимости.

Для определения приоритетов и исключения срыва сроков, которые повлияют на уменьшение прибыли Компании или Заказчика, каждой задаче присваивают класс обслуживания.

4 класса на Доске соответствуют определенному цвету листа с задачей:

1. Приоритетный (красны или розовый лист) – оперативное решение проблемы, которая может блокировать процесс.
2. Фиксированная дата – определение планового срока выполнения и строгое ее соблюдение. Например, маркировка товаров согласно новому законодательству, нарушение сроков которой приведет к штрафным санкциям на юридическое лицо.
3. Стандартный – размер убытка прямо пропорционально зависит от скорости выполнения, чем быстрее сделаем, тем больше прибыли получим.
4. Моральный (низкий) – задача требует выполнения. Носит организационный характер и не имеет экономический эффект. Например, организация рабочего пространства. Можно работать с тем что есть или оптимизировать место для повышения комфорта – заменить кресло и/или стол, купить новый ПК. В первую очередь, это комфортно для исполнителя, так как выполнять работу и получать прибыль можно на обычном табурете и стареньком ноутбуке.

В любой методике применяют показатели, характеризующие эффективность работы, на основании которых принимаются управленческие решения об изменении стратегии и улучшении качества услуг или работ.

Как работает система Канбан

Как уже говорилось выше, самый простой канбан – пробковая доска со стикерами. Плоскость доски нужно разделить как минимум на три столбца:

• “Готово”;
• “В процессе”;
• “Нужно сделать”.

По мере выполнения стикер с наименованием задачи будет перемещаться из “нужно сделать” в “готово”. При этом можно добавить еще столбцы, например, для личных задач или отдыха, так как они также являются процессами, формирующими занятость.

Неоспоримый плюс данной системы – отсутствие брошенных на полпути дел, так как новая задача будет поступать в работу только после того, как предыдущая была выполнена. Со временем такая последовательность войдет в привычку и не будет чем-то особенным.

История появления

Канбан – система, разработанная инженерами компании «Toyota», которые писали мастерам участков листки с заданиями и вешали их на стены. Задания на листках позволяли контролировать количество и сложность задач в работе, очередность их реализации. Рабочий процесс стал логичным, работоспособность повысилась, так как количество карточек позволило контролировать одновременное выполнение операций на 1 сотрудника.

Вторая версия появления – опыт американских магазинов, который умело применили у себя японские инженеры после открытия завода в США. Посетив магазин, специалисты «Toyota» увидели, что по мере продажи товаров поставщики привозили новый, а заявки отправлялись в разное время в зависимости от сроков поставки. Гибкий график пополнения ассортимента регулировался оперативно, владельцу не нужно было оборудовать складские помещения для хранения запасов.

Официально Канбан был изобретен в 50-е годы, с 1962 начали повсеместно внедрять на всех заводах Toyota.

Бережливое производство

Принцип бережливого производства (Lean manufacturing) обеспечивается за счет своевременной поставки деталей, сокращения их морального и физического устаревания в процессе хранения, отсутствие перепроизводства. Задачи ставятся от обратного. Например, производство машин.

Отдел продаж пишет сколько автомобилей нужно произвести. Производство формирует карточки, кто и на каком этапе что делает, устанавливает лимит времени. Склад определяет сколько деталей, в какое время необходимо передать в производство. Поставщики или цех запчастей задают интенсивность их выпуска.

При бережливом производстве:

1. Лишние движения сводятся к минимуму или исключаются, в результате – организовано бережливое производство.
2. Экономия на рабочих ресурсах и времени.
3. Задействовано оптимальное количество людей, что позволит оптимизировать расходы на оплату труда.
4. Экономия на складских помещениях.
5. Поддерживается равномерный рабочий темп.
6. Розница своевременно получит продукцию.

Доски канбан

Цель метода – сделать любой проект понятным, обеспечить контроль выполнения работ, распределить нагрузки на специалиста.

Для визуализации применяют доску, поделенную на колонки, где каждая колонка – текущее состояние задачи. Все задачи пишут на канбан-карточках, когда задача завершила один этап, то ее переносят в следующую колонку.

Пример доски

Надо сделать (Do it)	В работе (Doing)	Выполнено (Done)
Задача 2	Задача 1	Задача 4
Задача 3	Задача 6	Задача 5
		Задача 7

В зависимости от проекта добавляют любое количество столбцов, например:

• Бэклог – весь список задач к распределению или новые (поступающие) задачи.
• Разработка – часто применяется для IT-сферы.
• Тест – тестирование.
• Согласование – проекты на финальной стадии разработки, отправленные участникам или владельцу.

Над каждой колонкой указывают лимит задач. Часто получается, что колонка «Выполнена» пустая, а «В работе» переполнена из-за неверного распределения нагрузки. Помимо ограничения поступления новых задач, необходимо определить эффективность потока – соотношение стадий ожидания и активной работы:

(Время активной работы / (время активной работы + время ожидания)) х 100% = Эффективность потока

Например, решение задачи заняло 4 дня, 5 дней был период ожидания необходимой информации: (4/ (4+5)) х 100 = 44,45%. Получается, что карточка 60% времени проводит в стадии простоя.

Доски бывают физические и онлайн. На физических досках каждая задача пишется на отдельном стикере, который клеят в соответствующий столбец и перемещают по мере работы с ней. Электронные доски не настолько ярко дают представление обо всех задачах в работе, но дают возможность участвовать в распределении задач на доске при удаленном режиме работы.

Ответственность за ведение доски лежит на всех членах коллектива или рабочей группы.

Карточки

Примеры, как это может выглядеть:

Канбан-карточка содержит описание задачи, ее цель, важность и дополнительную информацию.

В начале проекта в первом столбце «Бэклог» размещают все задачи, которые необходимо решить для получения результата, их количество не ограничено. По мере утраты актуальности столбец чистят. Карточки сортируют по приоритету, который определяют члены группы самостоятельно. Приоритеты доступно менять, в чем достоинство «гибкого» способа.

Для каждой карточке определяют вес – время, необходимое на решение. Если проект не будет закончен в необходимое время – это вина команды, которая неправильно определила вес.

В работе может быть у каждого ограниченное количество карточке, чтобы избежать зависания.

Как внедрить метод канбан и где его можно применять

Если принято решение внедрить Канбан, создайте Доску задач, которые необходимо проработать. По мере заполнения Доски определяют, какое количество задач поступает, как быстро они продвигаются по этапам выполнения, какие возникают проблемы.

Канбан позволяет определить загруженность специалистов и эффективность организации процесса.

Если сотрудники перегружены из-за большого объема задач, нужно расставить приоритеты и добавлять в работу новые вопросы, только после решения предыдущих.

Основная трудность внедрения – объяснить сотрудникам и/или коллегам ценность метода: построение визуала и закрытие всех незавершенных заявок. Так как объем интеллектуального труда невозможно увидеть, сложно понять, кто, чем в коллективе занимается, как распределена нагрузка. Когда поток задач представлен на Доске, корректируется его регулярность, количество результативно завершенных задач растет.

Метод используют в отечественных и зарубежных компаниях: ХоумКредит, Почта-Банк, Альфа Банк, HH.ru, Додо пицца, Microsoft, Siemens и почти все предприятия Китая, Кореи и Японии.

Внедрение метода должно быть постепенным. В Интернет рекомендуют систему S.T.A.T.I.K. Другой вариант – начните со сбора информации, которую разметите на доске, затем ежеквартально анализируйте результаты и доводите систему управления проектами до совершенства.

Чаще всего выделяют 3 направления:

1. Производственное.
2. Софтверное.
3. Персональное.

Например, канбан-доска для личных задач у фрилансера предназначена, чтобы контролировать сроки, не допускать просрочек и дедлайнов.

Канбан в Toyota

У мирового лидера автомобильного рынка Toyota Канбан реализует принцип «точно в срок», который лег в основу бережливого производства. Впервые именно с Toyota этот термин начал использоваться в менеджменте и управлении. Опираясь на положительный опыт автогиганта и безупречное качество машин, много экспертов стали изучать опыт применения «карточек».

На каждом этапе сборки машины крепилась карточка для следующего исполнителя – сколько и каких деталей потребуется для выполнения обязанностей, после сборки определенной части исполнитель клеил новую карточку для следующего этапа и т.д.

Рассмотрим на примере сборки одного автомобиля. Задачи распределяются от обратного: сколько колес и какие шины, необходимый объем краски, запчастей и т.д. Фактически происходит расклад на составные части, в результате – отсутствуют лишние детали и необходимость хранения излишков, появляется экономия на оптимизации производственных и складских площадей, происходит оптимизация труда работников (минимальное количество задач исключает ошибки в работе).

Канбан в IT

После активного внедрения в производство система нашла применение и в настоящий момент лидирует в IT-сфере.

Доска Канбан в сфере программного обеспечения включает колонки:

• Execute – задачи, которые требуется проработать.
• Work – карточки в работе.
• Specify – уточнить информацию.
• Does – задачи выполненные, но не прошедшие тестирование.
• Test – задачи на тестировании.
• Management – задачи на согласовании руководителем проекта.
• Finish (Ok) – выполненные задачи.

Наименование колонок не фиксированное и зависит от специфики проекта – могут добавляться или отсутствовать из вышеперечисленных. Над колонками написаны ограничения – максимальное количество задач в работе и время на их решение.

Отдельно может присутствовать колонка с заявками в высоком приоритете, и первый освободившийся сотрудник должен ее взять. Все незаконченные задачи после окончания отведенного на проработку времени возвращаются в начало или убираются с доски.

Принципы Канбан для IT:

1. Браться за следующую задача можно после выполнения первой или если она заблокирована.
2. Очень короткий срок задачи отразится на ее качестве.
3. Слишком большое время проработки увеличивает стоимость работ и снижает ценность.
4. Программисты любят физические доски, так как они позволяют наладить коммуникации и улучшить взаимодействие в группе.

Канбан в Corbis

Основной вид деятельности компании Билла Гейтса – лицензирование фотографий, что позволяет ей занимать второе место в мире среди фотостоков. Интервал выхода релизов составлял 2 недели, из которых несколько дней уходило на согласование с менеджером, вместо того чтобы направить силы на реализацию основных или новых проектов.

На доске было добавлено поле «Мусор», куда разместили слишком большие задачи, чтобы выровнять поток заявок и устранить «узкие» места, где возникает «затор». Например, тестирование новых проектов длилось не менее 3 дней, а так как сотрудников не хватало, срок могли увеличить. Лимиты колонки были увеличены.

Дополнительно выявили ошибку некорректности входящих запросов, которые вызывали трудозатраты на получение дополнительной информации или время на понимание сути. Разработанная маска позволила объективно формировать запрос с наличием информации для анализа.

Внедрение Канбан позволило проводить релизы с точностью 1 раз в 2 недели, улучшилась обстановка в коллективе, системное стал подход к выполнению задач.

Принципы

В системе Канбан придерживаются 9 ценностей:

• Прозрачность;
• Баланс;
• Сотрудничество;
• Клиентоориентированность;
• Поток;
• Лидерство;
• Понимание;
• Согласие;
• Уважение.

Все ценности лежат в основе методики, которая придерживается принципов:

1. Начните сейчас с того, что имеете.
2. Договоритесь об этапах развития.
3. Поощряйте лидерство на каждом уровне.

Сервисные задачи Канбан:

• Выясняйте потребность и ожидания Клиента.
• Управляйте процессом и позвольте людям выполнять ее качественно.
• Создавайте правила для улучшения показателей.

Приложения

Для ведения Канбан разработаны программы:

• Kaiten (ru.kaiten.io)
• TargetProcess (targetprocess.com)
• SwiftKanban (digite.com/swiftkanban)
• LaenKit (planview.com/products-solutions/products/leankit)

Приложения для ведения досок:

Trello (trello.com) – количество проектов в работе без ограничений с разным составом экспертов. К карточкам допускается добавлять разноцветные метки, прикреплять документы во вложение, обмениваться комментариями. Число колонок любое. Приложение интегрируется с другими модулями и сервисами. В бесплатной версии доступен полный функционал Отличие платной версии – нет ограничений по объему вложений, возможность настройки цветовой гаммы, добавление личных стикеров.

Taskify (taskify.us) – регистрация без ограничений. Сервис включает только 3 колонки: общий список, в работе, выполнено.

Asana (asana.com) – интегрируется с большим количеством приложений. Доска доступна в платном и бесплатном режимах.

Worksection (worksection.com) – приложение украинских разработчиков для управления проектами. Роме учета стоимости, сроков и доски позволяет строит диаграммы Ганта.

Kanbanize (kanbanize.com) – платный сервис с отличным меню и функциями. Есть абсолютно все, что необходимо в работе, а разработчики гарантируют прирост производительности 250 % в течение 30 дней бесплатный период.

Kanbantool (kanbantool.com/ru) – приложение для 2 пользователей, поддерживает touch-интерфейс (управление касанием).

Книги

В литературе подробно описана методология, принципы и как применять Канбан:

1. Тайити Оно «Производственная система Тойоты» – история метода и предпосылки его появления у автогиганта.
2. Маттиас Скарин «10 канбан досок и их контекст»– статья с примерами досок для разных сфер, дополнительно содержится описание от Scrum к Канбан.
3. Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь Agile» – подробное описание применения Канбан в IT и залог успешного функционирования системы.

Дополнительно почитайте книги по бережливому производству и кайдзен, методикам анализа и работы с проектами. Их суть сводится к непрерывному совершенствованию – оптимизации текущего процесса и его постоянному улучшению для получения максимальной эффективности от процессов, в которых задействован человеческий ресурс.

Сравнение

Канбан сравнивают или считают синонимами с другими способами и концепциями, а иногда и вовсе считают составным элементом Agile .

В Интернет на вопрос, что такое Agile, принято отвечать – это подход к управлению на основе Scrum, но ориентирован только на IT. Kanban – это универсальный инструмент, позволяющий повысить производительность любой сфере. Подобные определения могут ввести в заблуждение. Объясним, что такое lean и почему кайдзен применяют все, даже не замечая этого.

Определение основных методик оптимизации производственного процесса

Наименование	Определение
Agile	Комплекс методов для повышения скорости получения готового продукта или задачи с минимальными рисками.
Scrum	Универсальный метод управления проектами.
Lean	Философия бережливого мышления, которая создает ценность, сокращая расходы на производство.
Six Sigma	Концепция управления с целью улучшения качества работы отдела или всей компании на основе статистических методов и японской философии управления проектами процессами.
PRINCE2	(аббревиатура PRojects IN Controlled Environments version 2) Метод контроля социальными проектами, созданный в Великобритании. Цель – структурировать процесс и выполнять его эффективно, пока есть экономическая выгода.
Andon	Средство управления, которое позволяет контролировать текущее состояние проекта, информирует о возникновении проблемы.
Dmaic	(аббревиатура от англ. define, measure, analyze, improve, control — определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль) Метод поступательного решения проблем и совершенствования бизнес-процессов.
КайДзен	Совершенствование всех процессов и методов управления, жизни в целом.

Управление – сложный комплекс мер. Только грамотная комбинация методик и инструментов поможет достичь поставленных целей. PRINC самый структурированный, так как направлен на ведение государственных программ. Сигмы и канбан похожи, ведь один инструмент лежал в создании другого с небольшим уклоном на европейское ведение бизнеса. Канбан борется с незавершенными задачами, тогда как другие методики могут меняться «под новые условия отходя от первоначального проекта».

Сравним методики, которые могут применяться без дополнений в любой сфере деятельности.

Канбан и Скрам часто считают идентичными методологиями, на самом деле различий у них больше, чем общего.

Принципиально, Скрам – директива, которая не обсуждается с жесткими сроками и границами процесса, однако позволяет часть задач не выполнить в работе. Канбан – лояльный способ, который смотрит за интенсивность процесса работы периодически дополняя задачи и контролируя среднюю «скорость» их выполнения независимо от количества. В финале – часть задач может быть не выполнена.

Сходство:

• Автономные команды 4-9 человек, без формального руководителя.
• Солидарная ответственность членов команды за результат.
• Работа в одном помещении, свободное общение между специалистами, совместное обсуждение.
• Доска задач – повышение прозрачности нагрузки, установка ограничений, выявление проблем.
• Составление списка задач и их деление на десяток и более подзадач, формируется бэклог. По мере актуальности бэклог пополняется или очищается (если вопрос неактуальный).

Отличия методик

Канбан	Scrum – директивная методология
Над задачей работают узкопрофильные и, что практикуется реже, универсальные команды на определенном этапе.	Работает одна универсальная команда, нет жестких компетенций и все друг другу помогают
Отсутствие ролей у членов команды.	Выделено две роли: Мастер (ведет встречи, устраняет причины, влияющие на качество работы, контролирует методологию и статус задач) и Владелец продукта (расставляет приоритеты по задачам и определяет направление проекта).
Приоритет расставляет команда.	Время работы с проектом делится на одинаковые интервалы времени (спринты) – день, неделя, месяц. Стандарт – 2 недели.
Новые задачи добавляют в любое время, нет жестких отрезков времени, в которые требуется добиться результата, задача остается в работе, пока не будет завершена или ее не отменят.	Запрещено добавлять новые задачи в текущий спринт. Все незавершенные задачи возвращаются в бэклог и их завершение зависит от новой расстановки приоритетов.
Лимит на количество задан на каждом этапе, независимо от общего количества и трудоемкости.	Установлено максимальное количество задач в работе на группу.
Показатель эффективности – среднее время прохождение по доске. Команда может не довести задачу до конца, главный критерий – минимальное время выполнения всех этапов.	Задача команды – повышение производительности и увеличение максимального количества выполненных задач за спринт.

В целом каждая из систем направлена на дисциплинированнее штата и выявления проблем, а Канбан еще способствует их устранению и росту производительности.

Кто не знает, теперь что такое андон или кайдзен – это инструменты, позволяющие раскрыть личную и профессиональную продуктивность и масштабировать на решение производственных вопросов.

Преимущества и недостатки

Метод отражает производительность сотрудников в режиме реального времени, помогает распределять и контролировать их нагрузку.

Преимущества Канбан:

1. Гибкость планирования. Команда активно работает с текущими задачами, по желанию владельца меняет приоритеты.
2. Высокий уровень вовлеченности. При работе над проектом все задачи обсуждаются совместно, вопрос и поиск оптимальных решений объединяют коллектив, и каждый участник понимает, что может повлиять на успешный результат.
3. Уменьшение срока итераций (действия, работы на задачей) При возникновении трудностей можно обратиться к коллегам, а не тратить врем на поиск информации, команда поможет преодолеть барьер.
4. Оперативное выявление «заторов». При нарушении лимитов по количеству карточек или времени выполнения сразу принимаются решения, чтобы разобрать причины, которые к этому привели.
5. Наглядность. Каждый сотрудник может просматривать статусы и этапы задач.

Недостатки метода

• Ограниченное количество сотрудников в команде – от 5-14. Чем больше человек в группе, тем сложение отслеживать статусы. В зависимости от содержания проекта рекомендуется делить сотрудников на подгруппы из 3-5 человек.
• Краткосрочность планов. Канбан – это план на одну задачу, срок выполнения которой не более 6-12 месяцев. Эффективно планировать деятельность организации в долгосрочной перспективе нельзя.

Почему канбан эффективнее, чем список дел?

Канбан — это интерактивный и наглядный способ планирования, позволяющий контролировать и регулировать уровень рабочей нагрузки, не допуская профессионального выгорания.

Kanban – возможность без дополнительных подсчетов увидеть свой результат, оценить и проанализировать собственную деловую активность, выделяя наиболее легкие и наиболее сложные задачи, чтобы в будущем начинать с того, что хуже получается.

Если нет возможности организовать собственную доску со стикерами в пределах офиса, можно скачать электронную версию в виде приложения или сделать то же самое с помощью записок на рабочем столе персонального компьютера. Главное – это комфорт и полученный результат.

Частые вопросы

Что такое Kanban простыми словами?

Это бережливый метод управления и улучшения работы в любом коллективе.

Зачем нужен метод Канбан?

Этот подход направлен на управление работой путем уравновешивания требований к каждому сотруднику и улучшения обработки отдельных этапов процесса на уровне системы.

В чем суть Канбана?

Рабочие элементы визуализируются, чтобы дать участникам представление о задачах, прогрессе и процессе от начала до конца (обычно с помощью канбан-доски). Работа выстраивается разумно, выполняется по мере возможности, отдельный исполнитель не подталкивается к процессу по запросу.

Что такое канбан-метрики?

Канбан использует определенные показатели для измерения потенциала команды и оценки продолжительности проекта. Например, скорость – параметр, который определяет, сколько задач команда может выполнить за определенный период времени.

Как работать по Канбану?

Чтобы работать по канбан, нужно понять основу, ведь этот метод означает, что работа втягивается в систему, когда у команды есть для этого возможности, а не ставятся задачи, которые назначаются сверху.

Какие проекты выигрывают от Канбан?

Канбан, вероятно, будет хорошим методом для команды, если ваши рабочие процессы в основном функционируют, но могут быть более плавными и эффективными; вы сталкиваетесь с незавершенной работой; ваша организация предпочитает постепенно улучшать существующие процессы, а не навязывать радикально новую систему.

Какие есть инструменты для работы с методом Канбан?

В то время как некоторые компании предпочитают использовать физические доски Kanban с белой доской и наклейками, большинство использует онлайн-решения. На рынке существует множество инструментов Канбан, а также платформ управления проектами, подходящих для его реализации. Одними из самых простых и гибких являются Trello, Asana , Jira и Azure DevOps , идеально подходящие для создания канбан-досок и управления проектами.

Что такое Канбан в производстве?

Это способ управления производственными процессами «точно в срок» (JIT).

Заключение

Система гибкая и прозрачная, но сразу внедрить изменения, несмотря на доступность описания и организации процесса, не получится. Теперь понятно, что такое Канбан – это не просто доска с листочками, а вовлеченный персонал, налаженные коммуникации и эффективное взаимодействие, то есть фундамент эффективной реализации любой системы.

Канбан – это метод, который помогает добиваться успеха несмотря на лояльность принципов и отсутствие вложений при его организации.

Загрузка…

 vlada_maestro / shutterstock

Пишет про управление в Skillbox Media. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.

Вы когда-нибудь собирали вместе группу людей, чтобы создать продукт или запустить проект? В качестве бонусов — жёсткий дедлайн, объемное техзадание и несговорчивый заказчик. Получилось? Всему этому мы учим на курсе «Руководитель digital-проектов».

Волшебной таблетки для решения всех проблем не существует. Но есть методы, которые упрощают работу команды. Один из них ― Kanban.

Kanban ― это метод улучшения процессов разработки и часть agile-философии. В его основе ― «Манифест гибкой разработки программного обеспечения».

Только одна ― получать готовый качественный продукт вовремя. Давайте разбираться, как этого добиться.

Kanban начинается с визуализации, чтобы процессы были на виду у команды. Для этого используют специальную доску и набор карточек или стикеров.

Доска ― это обязательный элемент для гибкой методологии. Она есть в Scrum, есть и в Kanban. Каждый член команды получает к ней доступ в любое время и видит, на каком этапе находится задача.

Доска подойдёт и реальная, и виртуальная: можно использовать простую пробковую или программы вроде Trello. Kanban-доска подстраивается под любой процесс и применяется в любой области. Например, чтобы составить список дел.

У каждого проекта есть план процесса работ. Сначала мы его анализируем и разделяем доску на столбцы, которые отражают этапы. Например, для процесса создания IT-проекта этапы могут быть такими:

Имена столбцов меняются в зависимости от проекта, но важно сохранять их последовательность ― это ключевая ценность Kanban, которую называют потоком.

Kanban-карточки ― это задачи, которые движутся по потоку и перетекают в другие столбцы в зависимости от их состояния. На карточке или стикере пишут название задачи и прикрепляют в начало доски.

C помощью kanban-доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.

На доске отражаются все процессы. Команда их анализирует и устраняет слабые места. В Kanban это называется управлением потоком.

---

Чтобы использовать Kanban, одной доски недостаточно. Команда должна знать принципы, по которым работает.

---

Команда в Kanban ― единый механизм. Если кто-то не справляется, то страдает общее дело. Работу планируют на доске, поэтому каждый может увидеть свой вклад и ценность для проекта.

В Kanban смешались принципы agile-методологий и lean-мышления. Здесь нет жёстких правил, но есть принципы, на которые можно опираться.

Визуализация помогает видеть картину целиком и корректировать отдельные её части, понимая, как изменения затронут весь проект. Получить результат точно в срок возможно, если контролировать нагрузку команды. Определите количество задач: сколько команда реально способна решать в установленные сроки. Например, в «Проектировании» одновременно ― не больше двух задач, а на «Тестировании» ― только одна. Всё в зависимости от возможностей команды.

---

Пример

Ситуация: разработчик ещё не закончил с текущей задачей, а ему уже поступила следующая. Он не успевает и тормозит всю работу.

Решение: прекратить передавать задачи в разработку и дать программисту время закончить текущую.

---

Важно найти баланс: выбрать темп работы, который удобен команде и не вредит срокам проекта. Для этого в Kanban учитывают время выполнения каждой задачи. Так команда понимает, что занимает больше времени, а что ― меньше, и может правильно организовать работу.

---

Пример

Ситуация: на этапе тестирования продукта возникли трудности. Нужно больше времени.

Решение: выяснить, какую часть работы можно сделать быстрее, не потеряв в качестве. Или выделить сотрудника, который свободен и поможет тестировщику.

---

Kanban часто путают или объединяют с гибкой методологией Scrum. Но это не совсем так.

KANBAN	SCRUM
Нет совещаний	Есть совещания
Нужна отправная точка	Не нужна отправная точка
Могут работать узкопрофильные команды	Только кроссфункциональная команда
Последовательные и плавные перемены	Кардинальные перемены
В команде нет разделения на роли	В команде есть разделение на роли

Представьте, что разработка ведётся по стандартному водопадному подходу. Много времени уходит на утверждение документации, а ошибки всплывают в самый последний момент. Команда понимает, что пора меняться. Scrum сейчас популярен, все говорят о его пользе. Но страшно: придется уйти от привычного процесса разработки, а вдруг не поможет.

В такой ситуации лучше начать с Kanban. Если команда заметит явные улучшения, то после сможет решиться и на Scrum.

---

Команда уже внедрила Scrum, но хочет продолжать совершенствовать процесс. Тут снова поможет Kanban.

---

Если вы решили использовать Kanban, то запаситесь терпением и научитесь самодисциплине. Не думайте о радикальных переменах, не внедряйте все практики сразу. Kanban ― это про последовательные и плавные улучшения. Возможно, для достойного результата и не понадобится часть инструментов.

Теперь вы знаете, что есть Kanban, как использовать метод и чем он отличается от Scrum. И уже готовы проверять всё в деле. Теория ― это хорошо, но нужна практика. И лучше практиковаться без опасений, что одно неверное движение может навредить проекту.

В Skillbox есть курс, который прокачает вас в управлении проектами. Вы сможете внедрять в свою работу любые agile-системы и будете уверены в результате.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 5.7K

• Создать карточку;
• Изменять карточку и двигать ее по трекам.

В целях минимизации разработки запуск на исполнения функций будет осуществляться с помощью http запросов, чуть позже сделаю веб интерфейс который можно будет посмотреть в другой статье (пока ссылка отсутствует).

Я полагаю, что у меня будет доска со следующими треками (вы можете задать свою конфигурацию):

В качестве базы данных вы можете взять все что у вас есть под рукой, я возьму MS SQL и создам всего лишь одну таблицу (в моем случае на предприятии крутится куча таких баз, так что наличие одной таблички не делает погоды)

create table tasks(
ID int IDENTITY(1,1) PRIMARY KEY,
Project nvarchar(250) default 'Unknown',
Track nvarchar(250) default 'To Do',
Worker nvarchar(250) default 'Unknown',
[Description] nvarchar(1000) DEFAULT '', 
UpdDate datetime default GETDATE(),
CrtDate datetime default GETDATE()
)

Как можно увидеть из определения я буду автоматически нумеровать задачи по порядку номеров 1, 2, 3… Разделять задачи на треки — Track. Проекты — Project. Указывать исполнителя — Worker. Хранить короткое описание в — Description, и две даты: CrtDate — дата создания, UpdDate — Дата последнего обновления задачи, например перемещения в данный трек.

Визуализировать доску будем с помощью генератора отчетов FastReport Desktop. Ссылка на коды и файл с отчетом дана в конце статьи. Демоверсия бесплатная, для покрытия подобных задач ее вполне достаточно по функционалу. Итак скачиваете отчет и открываете его в дизайнере

Все что вам не понравилось меняете по своему усмотрению. Например добавляете новые треки и тд. Не забудьте настроить отчет на вашу базу данных.

Доска готова. Теперь создаем первую задачу

Для этого реализуем функцию в Azure, которая будет вставлять новую запись в таблицу

#r "Newtonsoft.Json"

using System.Net;
using Microsoft.AspNetCore.Mvc;
using Microsoft.Extensions.Primitives;
using Newtonsoft.Json;
using System.Data.SqlClient;

public static async Task<IActionResult> Run(HttpRequest req, ILogger log)
{
    log.LogInformation("Create task function processed a request.");
    
    string requestBody = await new StreamReader(req.Body).ReadToEndAsync();
    log.LogInformation($"{requestBody}");

    dynamic data = JsonConvert.DeserializeObject(requestBody);

    string project = data?.project;
    if (project==null) {return new BadRequestObjectResult($"Please pass a Project in the request body");}

    string worker = data?.worker;
    if (worker==null) {return new BadRequestObjectResult($"Please pass a Worker in the request body");}

    string description = data?.description??"";

    var your_username = "ufocombat";
    var your_password = "***";

    using (SqlConnection conn = new SqlConnection($"Server=tcp:fast,1433;Initial Catalog=FastReportSQL;Persist Security Info=False;User ID={your_username};Password={your_password};MultipleActiveResultSets=False;Encrypt=True;TrustServerCertificate=False;Connection Timeout=30;"))
    {
        conn.Open();
        SqlCommand cmd = new SqlCommand($"INSERT INTO tasks(Project,Worker,Description) VALUES (@p,@w,@d)", conn); 
        cmd.Parameters.AddWithValue("p",project); 
        cmd.Parameters.AddWithValue("w",worker); 
        cmd.Parameters.AddWithValue("d",description); 
        cmd.ExecuteNonQuery(); 
        conn.Close(); 
    }
 
    return new OkObjectResult($"Task created {DateTime.Now}");
}

 Не забудьте указать свой логин и пароль для подключения к БД. Открываем любую программу способную посылать веб запросы. Я беру Postman. Вставляем адрес ссылки и заполняем в боди карточку в формате json. Запрос сохраняем на случай повторного использования. Отправляем запрос. Если все успешно то получаем дату и время создания карточки на сервере.

Запускаем отчет в FastReport:

Для изменения карточки или перемещения создаем функцию в Azure

#r "Newtonsoft.Json"

using System.Net;
using Microsoft.AspNetCore.Mvc;
using Microsoft.Extensions.Primitives;
using Newtonsoft.Json;
using System.Data.SqlClient;

public static async Task<IActionResult> Run(HttpRequest req, ILogger log)
{
log.LogInformation("Update task function processed a request.");
    
    string requestBody = await new StreamReader(req.Body).ReadToEndAsync();
    log.LogInformation($"{requestBody}");

    dynamic data = JsonConvert.DeserializeObject(requestBody);

    string ID = data?.id;
    if (ID == null) {return new BadRequestObjectResult($"Please pass an ID in the request body");}

    string paras = "UpdDate=@u";
    string description = data?.description;
    if (description != null) { paras += ", Description=@d"; }

    string track = data?.track;
    if (track != null) { paras += ", Track=@t"; }

    string worker = data?.worker;
    if (worker != null) { paras += ", Worker=@w"; }

    var your_username = "ufocombat";
    var your_password = "***;

    if (paras!="")
    {
        using (SqlConnection conn = new SqlConnection($"Server=tcp:fast,1433;Initial Catalog=FastReportSQL;Persist Security Info=False;User ID={your_username};Password={your_password};MultipleActiveResultSets=False;Encrypt=True;TrustServerCertificate=False;Connection Timeout=30;"))
        {
            conn.Open();
            SqlCommand cmd = new SqlCommand($"UPDATE tasks SET {paras} WHERE ID=@id", conn); 
            cmd.Parameters.AddWithValue("id",ID);
            cmd.Parameters.AddWithValue("u",DateTime.Now.AddHours(3)); 
            
            if (description != null)
            {  
              cmd.Parameters.AddWithValue("d",description); 
            }

            if (worker != null )
            {
              cmd.Parameters.AddWithValue("w",worker); 
            }

            if (track != null)
            {
              cmd.Parameters.AddWithValue("t",track); 
            }
            cmd.ExecuteNonQuery(); 
            conn.Close(); 
        }
    }
 
    return new OkObjectResult($"Task created {DateTime.Now}");
}

С ее помощью будем менять любое поле карточки кроме ID, в том числе и Track.

Для перемещения карточки в другой трек вызываем http запрос:

FastReport понимает в какую колонку поместить данную карточку с помощью скрипта который встроен в отчет:

      if (string.Compare(track,"Doing",false)==0)
      {
        Shape1.Left = Units.Centimeters * 6.75F;
      }
      else if (string.Compare(track,"Done",false)==0)
      {
        Shape1.Left = Units.Centimeters * 13.25F;
      }
      else
      {
         Shape1.Left = 0;
      }
      

Если вы решите добавить колонки, то измените скрипт таким образом, чтобы отступ карточки соответствовал названию нового трека. В итоге получаем:

Итак подведем итоги, что нужно сделать

1. Скачиваем FastReport Demo
2. Скачиваем готовый отчет Kanban
3. Создаем одну табличку на сервере
4. Создаем две функции для управления карточками

полезная штука на проектах, если пользоваться приведенным кодом можно быстро приспособить под свои задачи. В следующих статьях я покажу как разместить отчет на сайте чтобы вообще не заморачиваться с Desktop версией. Отчет будет доступен на планшетах и мобилках крутых проджект менеджеров :), следите за обновлениями…

Скачать готовый отчет Kanban

Что такое Канбан?

Канбан – это визуальная система управления и оптимизации рабочего процесса. Цель Канбана – определить и устранить узкие места, чтобы работа могла проходить эффективно. Канбан визуализирует как рабочий процесс, так и фактическую работу, проходящую через этот процесс.

Команды разработчиков приняли Канбан как способ реализации принципов Lean и Agile. Сегодня Канбан считается методом, который обеспечивает гибкость в управлении постепенным, эволюционным образом.

Канбан-метод – это процесс постепенного улучшения всего, чем вы занимаетесь: разработка программного обеспечения, подбор персонала, маркетинг и продажи, закупки и т. д.

Принципы Канбан

Канбан-метод содержит набор принципов и методов управления и улучшения рабочего процесса. Метод состоит из 4 основополагающих принципов, 5 практик и различных метрик.

4 основополагающих принципа Канбан

1. Начните с того, что вы делаете сейчас. Канбан должен применяться непосредственно к текущему рабочему процессу. Изменения должны проходить постепенно в удобном для команды темпе.
2. Проводите постепенные, эволюционные изменения. Канбан поощряет вносить постепенные, а не радикальные изменения, которые могут вызвать сопротивление внутри команды.
3. Уважайте текущие роли, обязанности и должности. Канбан сам по себе не навязывает никаких организационных изменений. Нет необходимости вносить изменения в существующие роли и функции, которые уже работают хорошо.
4. Поощряйте лидерство на всех уровнях. Канбан поощряет постоянное совершенствование на всех уровнях организации и говорит о том, что лидерские действия не должны исходить только от высшего руководства. Люди на всех уровнях могут предлагать идеи и проявлять лидерство в реализации изменений.

5 практик Канбан

1. Визуализируйте ход работы: чтобы эффективно управлять работой с помощью Канбана, необходимо ее визуализировать. С помощью актуальной канбан-доски, работающей в режиме реального времени, можно быстро визуализировать работу и устранять проблемы на раннем этапе.
2. Ограничение незавершенного производства WIP (work in progress): лимиты незавершенного производства определяют объем работы, которую команда может выполнить для каждой фазы и рабочего процесса, отслеживаемого на доске. Канбан фокусируется на сокращении незавершенного производства для увеличения скорости и пропускной способности.
3. Управление потоком: перемещение работы или поток работы по доске Канбан необходимо отслеживать и улучшать. Для этого необходимо измерять и отслеживать показатели производительности, такие как количество элементов в процессе и количество завершенных элементов, чтобы рассчитать среднюю скорость выполнения и общее время цикла.
4. Сделать политики процессов явными: формулируя четкие руководящие принципы процесса, вы создаете основу для понимания всеми участниками того, как выполнять любой тип работы в системе.
5. Непрерывное совершенствование: после того как команда запустит систему Канбан, она сможет выявлять проблемы и предоставлять обратную связь по процессу, чтобы обеспечить максимальную пропускную способность.

Канбан-метрики

Канбан использует показатели для измерения потенциала команды и оценки продолжительности проекта. Использование метрик Канбан необходимо для понимания того, как работает команда и что нужно улучшить.

• Скорость команды определяет, сколько задач команда может выполнить за период времени.
• Время выполнения и цикла определяет среднее время, необходимое для выполнения задачи.
• Производительность – количество задач, выполненных в единицу времени.
• WIP – количество задач, одновременно находящихся в работе. Используется для установки лимитов.
• Время простоя задачи в очередях – время, которое задача проводит в очередях.
• Эффективность – процент времени, которое тратится непосредственно на работу с задачей, а не на ожидания в различных очередях.

Здесь представлены только основные метрики, на которые можно ориентироваться в процессе внедрения Канбан. В зависимости от типа команды, целей, продукта и других факторов можно использовать и другие показатели для оценки производительности и эффективности.

Как спроектировать канбан-доску

Пример пошагового руководства внедрения Канбан в рабочий процесс.

Шаг 1: Задайте ключевые вопросы

Прежде чем начать излагать ежедневные задачи и процессы, сначала согласуйте некоторые ключевые вопросы.

• Для кого разрабатываем доску? Это только для наших внутренних целей или наши заинтересованные стороны также выиграют от этого?
• Какие моменты наиболее критичны? Что мы хотим увидеть? Рабочая нагрузка? Статус отдельных задач?
• Насколько подробными должны быть отдельные карты?
• Как часто мы будем обновлять доску? Как только задача меняет статус или приемлемо обновлять ее ежедневно?

Шаг 2: Обсудите процессы и задачи

После выявления основных вопросов стоит определиться с задачами и процессами.

• Где вы собираете информацию и задачи?
• Как выглядят рабочие процессы?
• Какие роли выполняют члены команды?

Шаг 3: Сгруппируйте задачи и начните визуализировать процесс

Вы можете сгруппировать некоторые шаги в одном столбце. Избегайте перемещения карточек туда и обратно. Они должны всегда «перетекать» в одном направлении. Вы можете выбрать разные цвета для разных людей, использовать инициалы или аватары. Это еще одна практика Канбана, позволяющая ограничить объем незавершенной работы (WIP), чтобы выполнять задачи в определенном темпе, не создавая очереди. Мониторинг времени отдельных карточек поможет улучшить цикл и время выполнения задачи.

Необязательно использовать столбцы и строки. Вы можете проявить творческий подход и спроектировать доску сообразно вашим целям. Например, чтобы видеть распределение рабочей нагрузки для одинаково важных параллельных задач, лучше подойдет круговая диаграмма.

Шаг 4: Соберите информацию по метрикам

После визуализации процессов не стоит сразу бросаться все оптимизировать. Соберите информацию за период по целевым метрикам. Постарайтесь совместно проанализировать узкие места. Где собираются очереди? Какие роли перегружены, а какие, напротив, простаивают? На что стоит обратить внимание? Наладьте формы оперативной обратной связи по ключевым моментам, чтобы каждый член команды понимал, когда и каким образом он должен проинформировать о том или ином событии, будь то изменение статуса задачи, проблема, появление новой вводной информации.

Шаг 5: Начните оптимизировать процесс

Когда необходимое количество информации собрано и визуализировано, начните постепенно оптимизировать потоки производства. Стимулируйте коллег проявлять инициативу и внедрять постепенные инновации на каждом этапе. Проверяйте гипотезы. Не пытайтесь решить все проблемы резким изменением ролей. Это может негативно сказаться на показателях.

Преимущества и недостатки Канбан

Визуальный характер Канбана предлагает уникальную ценность при принятии решения о том, подходит ли эта методология управления проектами для вашей команды.

Преимущества

• Повышение гибкости: Канбан представляет собой гибкую модель, в которой приоритеты переоцениваются при появлении новой информации.
• Сокращение потерь: Канбан фокусируется на сокращении потерь, гарантируя, что команды не тратят время на выполнение ненужной работы.
• Легко начать: визуальная природа Канбана делает его интуитивно понятным и простым для понимания, поэтому командам не нужно с нуля изучать новую методологию.
• Улучшение показателей: Канбан фокусируется на своевременном подходе к ценности и регулярном выполнении работы.
• Минимизация времени цикла: в Канбане вся команда сосредоточена на устранении узких мест, чтобы обеспечить быстрое продвижение работы по всему процессу.

Недостатки

• Чрезмерно сложная доска: красота Канбана заключается в ее простоте, поэтому доска должна оставаться ясной и легко читаемой.
• Устаревшая доска: команды должны поддерживать доски в актуальном состоянии, иначе они рискуют получить неверную информацию.
• Нехватка времени: поскольку столбцы помечены только фазами, может быть трудно увидеть, когда что-то будет сделано.

Недостатки легко минимизировать, если серьезно подойти к процессу визуализации. Но в некоторых случаях (очень сложный рабочий процесс, большая команда, плохая коммуникация, отсутствие четких ролей в команде, недостаточная информированность и мотивация коллег) этот подход действительно может не подойти. При этом, если ваша команда еще не пользуется никакими методами планирования рабочего процесса, можно смело рекомендовать Канбан как один из самых простых в освоении и эффективных инструментов.

***

Материалы по теме

• ✔️ Ключевые различия между Agile, Scrum и Kanban
• Применение принципов Agile на практике
• Хватит говорить об Agile. Почему нельзя просто работать?

Наша компания живет и работает под девизом «Больше дела»: чем меньше времени уходит на пустую болтовню, тем лучше — остается больше времени на решение рабочих задач. И в этом нам помогает удаленка: коммуникация между сотрудниками налажена так, что у нас не бывает лишних встреч и созвонов — мы и без постоянного контроля знаем, что сейчас делает отдельный сотрудник или целая команда, а также можем спокойно работать в разных часовых поясах без потери скорости и качества. В этом материале расскажем, с помощью какого инструмента нам это удается.

Речь пойдет о Канбан — особом наборе правил совместной работы, придуманном в Японии. Методология Канбан — это прежде всего про процесс непрерывных улучшений и изменений, которые эволюционно встраиваются в бизнес-процессы. Эти процессы помогают экономить время, получать больше денег и снижать эмоциональные нагрузки и стресс сотрудников.

• Что такое Канбан-доска

• В каких проектах стоит использовать Канбан-доску, а в каких нет

• Как работать с Канбан-доской — пошаговая инструкция

• Что делать, если задачи закончились, а неделя нет

• Что делать, если неделя закончилась, а задачи выполнены не все

• Какие еще колонки можно добавить в Канбан-доску

• Как приоритизировать задачи, чтобы всё успевать

• Выбор классов обслуживания, или Какие пометки оставлять к задаче, чтобы было видно ее приоритет

• Как составлять карточки задач

Что такое Канбан-доска

Изначально это была реальная доска, разделенная на три колонки: «Сделать», «В работе» и «Завершено». Иногда таких колонок было больше. На доску приклеивали задачи, написанные на стикерах, и перемещали их по колонкам в зависимости от статуса выполнения.

Например, есть задача — подготовить отчет для клиента с данными по кампании. Когда у специалиста по рекламе появляется время, он переводит ее в колонку «В работе» и собирает данные. Когда отчет будет готов, он отправит его клиенту и перенесет задачу в столбец «Завершено».

Сейчас такие доски в основном используют в цифровом пространстве. В случае работы с удаленными командами нам нужно создать цифровые Канбан-доски, чтобы у всех сотрудников был к ним доступ из любой точки мира и в любое время.

Вот пример доски из нашей практики. Мы создали ее на бесплатном тарифе в пространстве YouGile.

Мы создавали доску по такой логике:

• столбец «Сделать» — накопитель всех задач;

• столбец с датами (08.12–15.12) — место, где собраны задачи, которые мы берем в работу на недельный отрезок;

• столбец «В работе» — здесь отображаются задачи, над которыми сотрудники трудятся прямо сейчас;

• столбец «Тесты» — сюда перемещаем задачи, которые готовы, но их нужно дополнительно проверить, провести тестирование;

• столбец «Готово» — здесь хранятся уже завершенные задачи.

В каких проектах стоит использовать Канбан-доску, а в каких нет

Канбан-доска не панацея и не волшебная палочка. Она скорее всего сработает, если:

• можно разбить проект на сравнительно небольшие задачи;

• задачи решают конкретные исполнители;

• вы договорились о правилах игры: как ставить задачи, зачем менять статусы и т. д.;

• все участники заинтересованы в визуализации и прозрачности процесса работы.

Внедрять Канбан-доску не стоит в проектах, где:

• задачи очень большие, сложные и редко решаются конкретным исполнителем;

• все поручения обсуждаются устно на встречах/по телефону или формулируются через переписку по email, и это всех устраивает;

• люди не имеют доступа к цифровой доске Канбан, а физически в офисе бывают редко, и статусы по задачам менять просто некому.

Таким образом, думая о внедрении Канбан-доски, в первую очередь нужно оценить сами задачи и процессы их решения, а потом вспомнить о том, что нам нужно продать идею команде и продумать, как именно научить их работать по новой системе и как потом поддерживать мотивацию.

Как работать с Канбан-доской — пошаговая инструкция

Шаг 0. Определитесь с носителем. Если вы хотите работать со стикерами и реальной доской в офисе, организуйте пространство и стикеры. Если выбираете совместную работу с цифровой доской, то настраиваете саму доску и доступ для сотрудников в специализированном ПО: например, в YouGile, «Битрикс 24», Planfix и других сервисах.

Шаг 1. Выберите проект, в который вы хотите внедрить Канбан-доску. Например, вам нужно реализовать интеграцию интернет-магазина с маркетплейсом Ozon.

Шаг 2. Создайте три столбца — «Сделать», «В работе», «Завершено». Возможно, позже вы поймете, что нужны еще какие-то столбцы: например, захотите выделить определенный объем работы на неделю или вынести в отдельный блок стадии тестирования и согласования готовой работы.

Шаг 3. Выпишите на доску все задачи проекта. На этом шаге достаточно сделать это «крупными мазками», детализация и конкретика — задача следующих шагов.

При выборе задач, которые нужно вынести на доску, ограничивайтесь теми, что находятся в вашей зоне ответственности. Если ваша команда отвечает только за часть работ по проекту, то всё, что происходит до вашего участка работ, и всё, что случится после, на Канбан-доске отображаться не должно.

Рассмотрим на примере. Для интеграции интернет-магазина с маркетплейсом нужно:

• зарегистрироваться в качестве партнера маркетплейса;

• получить доступ к ЛК;

• изучить условия хранения и доставки;

• выбрать товары, которые будем продавать;

• разработать дизайн витрины магазина внутри маркетплейса;

• настроить обмен между сайтом и площадкой;

• разобраться в маркетинговых инструментах;

• настроить рекламную кампанию и пр.

Если ваша команда занимается только продвижением, на вашу доску нужно вынести только две последние задачи. Остальные — зона ответственности других людей.

Шаг 4. Из всего списка задач выберите те, которые будут в работе в выбранный отрезок времени. Переместите их в колонку «В работе». Можно явно обозначить список задач на неделю в отдельной колонке, а столбец «В работе» переносить только те задачи, которыми команда занимается прямо сейчас.

При разработке программного обеспечения команды часто выбирают двухнедельные периоды для планирования работ. Мы рекомендуем брать более короткие периоды для начала работы с Канбан — один день или рабочая неделя. Всё зависит от готовности участников команды к работе по новым правилам и от особенностей самих задач. Если даже самые маленькие задачи выполняются несколько дней, то отрезок должен быть минимум недельным.

Итак, после этих четырех шагов мы получили первый результат: увидели объем предстоящей работы, поняли, какие задачи прямо сейчас находятся в работе, а какие — в листе ожидания.

Если мы сразу договорились о том, что планируем работу на неделю, то понимаем, сколько задач команда планирует сделать за недельный промежуток времени. Можно начинать работать.

Что делать, если задачи закончились, а неделя нет

В большинстве случаев команда использует оставшееся время по своему усмотрению. Это время, чтобы навести порядок в папках и файлах, поучиться чему-то новому, отдохнуть. Строго говоря, при планировании задач все договорились, что именно такой объем работы нужно сделать, и то, что скорость выполнения оказалась выше, ничего не меняет. Нет необходимости сразу хвататься за новую работу.

Например, мы хотели за неделю собрать все документы, которые требует Ozon от продавца, получить доступ к личному кабинету, проанализировать условия хранения товаров на складах Ozon, штрафы за отсутствие заказанного товара, тарифы на доставку и прочую информацию, важную для организации дальнейших работ.

Уже к среде всё это получилось сделать. Осталось два рабочих дня до намеченного срока. Стоит ли немедленно двигаться дальше и начинать проектировать витрину магазина? Нет. Дорожная карта проекта предполагает, что витриной мы займемся после того, как внимательно проанализируем разные риски и поймем, какими товарами торгуем и на каких условиях работаем с площадкой.

Но время же осталось? Отлично. Можно найти сообщества, в которых общаются действующие продавцы товаров на Ozon, задать вопросы, почитать обсуждения реальных ситуаций. Не всё и не всегда отражено в сухой документации, которая есть в личном кабинете. Также за это время можно собрать команду и обсудить полученную информацию и нашу стратегию, поискать возможные подводные камни.

Не нужно сразу браться за следующий этап — мы в графике.

Что делать, если неделя закончилась, а задачи выполнены не все

Это совершенно нормальный процесс на старте работы с Канбан. Люди склонны преувеличивать свою скорость и недооценивать разного рода препятствия в работе.

Смотрим на сделанное и несделанное, обсуждаем причины сбоя и принимаем решения в зависимости от причин. Глобально их может быть три:

• Вы занимаетесь задачами, над которыми работают и другие команды — не всё зависит от вас

• Вы взяли слишком много задач

• Вы неправильно оценили объем работ по задачам и взяли больше, чем можете сделать

Вы работаете над задачей параллельно с другими командами

Представим, что вы хотели не только подключить личный кабинет и сделать тестовую выгрузку товаров для продажи на Ozon, но и настроить регулярный обмен товарами и ценами, запустить рекламные инструменты и сделать индивидуальное оформление витрины магазина на текущей неделе. Личный кабинет подключили, тестовую выгрузку сделали, обмен товарами и ценами прошел, а рекламные инструменты и витрину сделать не успели.

Выясняем причины. Оказывается, стратегию продвижения, рекламный бюджет и дизайн новой витрины нужно согласовать с руководителем компании, а он занят — встреча так и не состоялась.

Причина — мы не учли, что решение задач не на 100% зависит от команды. В данном случае задача в Канбан может быть сформулирована только как «подготовить рекламный бюджет и стратегию продвижения» и «подготовить дизайн витрины магазина в Ozon». Плюс дополнительная задача — «организовать встречу для согласования проекта».

В такой формулировке задачи можно решить. И уже после согласования с руководителем компании в Канбан могут появиться новые задачи: «запустить рекламную кампанию по продвижению товаров на Ozon» и «реализовать новый дизайн витрины».

Взяли слишком много задач

Вы запланировали одновременно релиз нового дизайна карточки товара на сайте интернет-магазина, запуск продаж на Ozon, проведение рекламной кампании в соцсетях. Команда сосредоточилась на запуске новой карточки в магазине, частично успела подготовить запуск продаж и полностью готова к запуску акции, но к сроку не успела подготовить все посты и письма для рассылок. Максимальное количество времени потребовалось на финальные тесты и отладку сайта, остальные задачи тоже заняли больше времени, чем ожидалось.

В данном случае стоит сосредоточиться на одном—двух проектах и что-то отложить. Если важно запустить продажи и акцию в соцсетях, то переносим релиз новой карточки на следующую неделю.

Общее правило — сокращайте объем задач до тех пор, пока скорость их реализации и время на их реализацию наконец не совпадут.

Хорошая история — это когда в конце выделенного отрезка времени все задачи решены и не осталось много времени без задач.

Объем работы больше, чем планировали

Вы хотели за неделю не только выбрать товары для продажи в Ozon, но и выгрузить их в личный кабинет, настроить рекламу, включить регулярный обмен остатками и ценами между сайтом и площадкой маркетплейса. По факту успели выбрать товары и выгрузить их в личный кабинет. Всё потому, что при работе с настройкой регулярного обмена между сайтом и Ozon выяснилось, что остатки товаров, которые показаны на сайте, часто не актуальны. Это происходит потому, что обмен между складской программой интернет-магазина и сайтом происходит слишком редко — раз в сутки. Раньше этого было достаточно, но для Ozon этого мало, ведь за проданный товар, которого уже нет в наличии, вас отключат от площадки, и работа магазина будет приостановлена.

Таким образом, вместо автоматизации обмена с Ozon вам нужно перестроить бизнес-процессы в интернет-магазине и наладить обмен между складской программой и сайтом, и лишь потом решать вопросы с обменом сайта и Ozon (или настроить обмен непосредственно между складской программой учета товаров и Ozon). Выписываем новые задачи и формируем новый план работ с учетом этих данных.

Какие еще колонки можно добавить в Канбан-доску

Не всегда и не всё идет гладко: может оказаться, что задачу невозможно сделать, пока не будет решен какой-то вопрос, связанный с ней. Мы можем добавить столбец «Не могу делать» между столбцами «Сделать» и «В работе» и обсудить, чего не хватает в задаче, чтобы человек мог ею заняться.

Теперь задача, в которой что-то мешает нормальному ходу процесса, визуально будет выделена в потоке остальных. Сотрудник может начать работать над другой задачей, а не ждать, пока вы сможете поговорить с ним о задержке с первой задачей и примете решение, что делать дальше.

Если в процессе есть этап тестирования/приемки выполненной работы, то добавляем колонку «Тестирование» — в ней будет работать тот, кто отвечает за приемку задачи.

Если нужно, чтобы решение было согласовано, добавляем колонку «Согласование» — там ответственный увидит готовые к согласованию документы и процессы.

Как приоритизировать задачи, чтобы всё успевать

В самом начале работы мы с вами выписывали все задачи проекта в колонку «Сделать», не вдаваясь в детали и подробности. Теперь, когда мы прожили один—два цикла работы с Канбан, можем перейти на другой уровень сложности. Для начала научимся работать со списком задач в колонке «Сделать».

У задач есть оптимальная последовательность решения. Рассмотрим простой пример. Чтобы сделать индивидуальный дизайн витрины магазина в Ozon, нам нужно:

• обсудить, что за товары будут продаваться, в какие группы они собираются, какие баннеры, какие рекламные слоганы и акции мы хотим запускать на витрине;

• подготовить весь контент для постановки задачи дизайнеру;

• поставить задачу дизайнеру;

• получить от него макет;

• передать его на реализацию.

Именно в такой последовательности мы и будем хранить задачи в нашем списке «Сделать»: наверху задачи, которые нужно сделать раньше других.

Если по плану задача берется в работу на следующую неделю, то в ней должно быть прописано максимум деталей и требований — с формулировкой, написанной «широкими мазками», она не должна идти в реализацию.

За детализацию задачи отвечает ее постановщик. Детализация и проработка важна для задач, которые приближаются к верхней части списка задач в колонке «Сделать». До этого тщательная проработка требований может оказаться лишней: ситуация может измениться и задача может стать неактуальной.

Другие принципы приоритезации списка, кроме оптимальной последовательности выполнения, — это:

• бизнес-ценность, которую создает решение задачи;

• скорость их решения (быстро/долго);

• задачи требуют/не требуют сложных и дорогих вложений.

Например, задача «добавить быстрый заказ в карточку товара», которая позволит оформить заказ, не проходя авторизацию и не заполняя сложных форм в корзине, потенциально увеличит конверсию на сайте. Это задача с высокой бизнес-ценностью.

Обновить слайдер на главной странице сайта, разместив фото новых товаров, — задача несложная и быстрая.

Добавить в карточку товаров отзывы с премодерацией — задача относительно сложная и потребует определенных трудозатрат и времени.

Что в каждом случае брать в работу в первую очередь, а что потом, тоже нужно договориться с командой и руководством. Хорошая практика, например, раз в месяц встречаться и выстраивать приоритеты в списке «Сделать», сочетая логику последовательности решения задач с оценкой бизнес-ценности, времени и ресурсов на реализацию.

Оценка списка и его приоритезация может быть не только командным решением. За это может отвечать владелец продукта: руководитель или продакт-менеджер.

Выбор классов обслуживания, или Какие пометки оставлять к задаче, чтобы было видно ее приоритет

Класс обслуживания — это приоритет, который выставляется командой согласно некоторым договоренностям. На первом этапе внедрения Канбан в рабочий процесс нам хватит применения четырех классов обслуживания, которые выставляются по следующим правилам:

• Первый класс обслуживания: высокий приоритет, ускоренный класс обслуживания

• Второй класс обслуживания: задачи с фиксированным дедлайном

• Третий класс обслуживания: стандартные плановые задачи

• Четвертый класс обслуживания: низкий приоритет

Первый класс обслуживания: высокий приоритет, ускоренный класс обслуживания

Такие карточки могут быть красного цвета, чтобы всем было видно — это класс задач с высоким приоритетом.

Базовые правила для этого класса задач:

1. Если в списке задач появляется карточка с высоким приоритетом, то она берется в работу вне очереди, как только это становится возможным.

2. У специалиста в работе может быть только одна такая задача — одновременно две взять нельзя.

3. Вся другая работа этого специалиста приостанавливается.

В дополнение к базовым правилам вы можете договориться об определенных лимитах и особенностях коммуникации. Например, такая задача должна быть взята в работу в течение 15 минут, и сотрудник обязательно должен сообщить, что увидел и начал работать. Если при выполнении задачи такого класса обслуживания возникли сложности, ее нельзя просто убрать в колонку «Не могу делать» — нужно подробно объяснить постановщику задачи, в чем проблема, и сделать это сразу, как только работа остановилась.

Примеры ситуаций, когда мы создаем задачи первого класса обслуживания:

• не работает сайт интернет-магазина;

• зафиксирована выгрузка неверных цен и наличия товаров в Ozon;

• не отправляется заказ из корзины;

• при попытке оплатить на сайте пользователи не попадают на страницу оплаты, а видят бесконечную загрузку страницы (потеряна интеграция с платежной системой).

Часто задачи с таким классом обслуживания несут в себе финансовые потери или высокий репутационный риск.

Второй класс обслуживания: задачи с фиксированным дедлайном

Есть задачи, которые после наступления определенного события теряют актуальность. Украсить новогоднюю елку и подготовить встречу Нового года нужно до 31 декабря — делать это в январе не имеет смысла.

Мы можем использовать для задач с фиксированным дедлайном, например, оранжевые карточки.

Базовые правила для таких задач:

1. На карточке задачи написан ее дедлайн.

2. Задачи с фиксированным дедлайном имеют второй приоритет при заполнении очереди задач, которые берутся в работу.

3. При поступлении такой задачи специалист оценивает объем работы и обсуждает с постановщиком реалистичность срока выполнения. Если специалист не сделает вовремя задачу в текущей постановке, то нужно изменить требования (упростить), изменить срок или разделить работу на нескольких людей.

4. При разделении задачи на несколько подзадач каждой из них нужно назначить фиксированный дедлайн и оценить с исполнителями реалистичность выполнения в срок.

Если какие-то задачи с фиксированным дедлайном оказываются под угрозой срыва сроков, им может быть присвоен более высокий приоритет и на них будут действовать правила первого класса обслуживания.

Примеры задач с фиксированным дедлайном:

• подготовить поздравительную рассылку для женщин к 8 марта (дедлайн 7 марта);

• изменить цены на товары для акции «минус 10% на все в период с 3 марта по 12 марта» (дедлайн 3 марта, 8:00)

• подготовить отчет о продажах на Ozon к совещанию 6 марта (дедлайн 5 марта).

Как меняется класс задач? Если, например, мы понимаем, что на отчет с дедлайном завтра требуется 4 часа, рабочий день до 18:00, и в 14:00 мы еще не начинали над ним работать, то задача переводится в первый класс обслуживания, и всё остальное откладывается (или мы договариваемся о новой дате совещания и меняем дедлайн).

Третий класс обслуживания: стандартные плановые задачи

Какие-то задачи просто нужно сделать. Будут они сделаны в понедельник или в среду — не так важно. Такие задачи мы можем записать на желтых карточках.

Базовые правила для таких задач:

1. В колонке «В работе» приоритет выстраивается в порядке поступления: сначала решается самая старая задача из списка. Нужно фиксировать в карточке задачи дату, когда она была взята в работу.

2. Команда может договориться, что сроки ожидания таких задач определены в каком-то временном промежутке. Например, 70% задач стандартного класса обслуживания выполняются в течение 10 рабочих дней. Таким образом, задача может получить другой класс обслуживания, если сроки затягиваются. Ей можно поставить фиксированный дедлайн или присвоить первый класс обслуживания при изменении ситуации.

Четвертый класс обслуживания: низкий приоритет

Иногда мы видим задачи, которые могут быть отложены на длительный срок, но обладают определенной ценностью. Часто они не очень сложные, но на них не хочется отвлекаться, пока есть что-то более важное. Мы можем записать такие задачи на зеленых стикерах.

Базовые правила:

1. Выполнение такой задачи начинается в том случае, когда нет задач более высокого уровня.

2. Выполнение задач с низким приоритетом не определяется датой постановки задачи. Они могут выбираться из очереди по желанию специалиста.

3. Чтобы ускорить выполнение такой задачи, нужно изменить ее класс обслуживания.

Примеры задач с четвертым классом обслуживания:

1. К лету неплохо бы расширить ассортимент товаров для дачи. У нас нет надувных бассейнов. Задача (в декабре): проанализировать ассортимент поставщиков дачных товаров. Найти оптимальные условия для закупки надувных бассейнов.

2. Используем типовые инфоповоды для рекламных рассылок — всё как у всех, а хотим выделиться. Задача: найти необычные праздники в календаре, чтобы обсудить их использование как новый инфоповод к рассылкам.

Пожалуй, самый важный эффект при работе по классам обслуживания — это повышение удовлетворенности работой команды, даже если весь намеченный объем работ не выполняется. Всё потому, что самые важные задачи сотрудники берут в работу в первую очередь, а остальные таски могут подождать.

Как составлять карточки задач

Мы расскажем, что может быть в карточке задачи, а вы, поработав с Канбан-доской, поймете, что из этого нужно именно вам.

1. Добавляем название или краткую формулировку задачи. Формулировка задачи должна содержать в себе результат, быть максимально понятной.

   • «Добавить форму „Быстрый заказ“ в карточку товара в соответствии с макетом» — хорошая задача с точки зрения формулировки.

   • «Добавить на сайт „Быстрый заказ“» — уже хуже.

   • «У нас много отказов от покупки в корзине, надо уже что-то с этим сделать» — не задача, а мини-проект.

2. Описываем действия или дополнительные условия, важные для выполнения задачи.

   «Добавляем „Быстрый заказ“ на страницу с детальным описанием товара в форму быстрого просмотра информации о товаре в списке, выводим дополнительно вызов формы в списке товаров на витрине. Обратите внимание, сделать нужно и для десктопной версии сайта, и для просмотра на мобильных устройствах».

   Если задача выполняется в несколько простых действий, прописываем список шагов для выполнения задачи и составляем чек-лист.

3. Выбираем исполнителя — тогда он увидит, что ему назначена новая задача.

4. Можем попросить исполнителя предварительно оценить время выполнения задачи. Вносим оценку времени в карточку.

5. Назначаем срок выполнения задачи для задач с фиксированным дедлайном.

Итого: что нам потребуется для первого запуска Канбан-доски

1. Выбрать программное обеспечение для работы.

2. Выписать все задачи на стикеры — детализация минимальная.

3. Присвоить классы обслуживания и выстроить список задач в колонке «Сделать» от самых актуальных к менее актуальным.

4. Определиться с временным отрезком планирования.

5. Выбрать задачи, которые будут сделаны за этот отрезок.

6. Только эти задачи проработать в деталях.

7. Назначить исполнителей и договориться о правилах перемещения задач в колонках, определить сами колонки.

8. Начать работать по плану, вытягивая задачи из очереди.

В конце первого временного отрезка смотрим на результаты и планируем новый цикл.

Если задач оказалось слишком много, проводим предварительную оценку и берем на новый временной отрезок меньше задач. Если всё сделали и осталось время, берите на следующий цикл больше задач.

С каждым новым циклом мы учимся точнее прогнозировать сроки и понимаем свою реальную производительность. Обсуждая итоги недели, можем задаваться вопросом, что стоит делать по-другому, чтобы успевать больше или повысить качество работы. Также на таких встречах мы выясняем причины сбоев и задержек, устраняем их и меняем процессы.

Когда команда научится точно прогнозировать сроки завершения задач, можно будет предварительно оценить сроки движения по всем задачам проекта, зафиксировать контрольные точки и его продолжительность, не забывая оставлять дополнительное время на разного рода риски и непредвиденные обстоятельства. Теперь мы можем с уверенностью говорить, что работа будет сделана к определенному сроку.

В контрольных точках проверяем, не ошиблись ли мы с оценкой? Если в контрольную точку пришли с ожидаемым результатом — всё хорошо. Если задерживаемся на определенном этапе, узнаем о риске не сделать всё к сроку на ранней стадии и принимаем новые управленческие решения: меняем сроки, объем и сложность задач или бюджет.

Таким образом, мы одновременно получаем:

• способ договариваться о приоритетах;

• способ сообщать друг другу о процессе решения задач без постоянных встреч и созвонов;

• инструмент контроля за прогрессом выполнения проекта.

Рекомендуем пробовать и внедрять. У вас обязательно получится!