Как составить дубликат договора

Представьте ситуацию: вы получили от налоговой службы или банка запрос на подтверждение сделки с вашим партнёром, но не можете предоставить нужный документ — его нет, потому что договор утерян по каким-то причинам.

Что делать в этом случае? Разбираемся.

Что будет, если потерян договор

В случае если договор не будет восстановлен, могут возникнуть неприятные последствия:

• Налоговая служба может пересчитать налог на прибыль по сумме, указанной в акте, а также возможен перерасчёт налога на добавленную стоимость.
• Утеря договора может привести к штрафу в размере 200 рублей за каждый потерянный документ по статье за нарушение закона об архивном деле (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ).
• Могут возникнуть задержки работы с банком, поскольку он имеет право не перечислять вам деньги от вашего партнёра, пока не получит подтверждение сделки.

В наше время успех бизнеса зависит от того, насколько эффективно удаётся контролировать временные и трудовые затраты, что отражается в растущих трендах на автоматизацию и цифровизацию бизнес-процессов. Бумажный документооборот — одна из первых сфер, которая подверглась изменениям в связи с этими тенденциями. Скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге невелика, а их хранение зачастую вызывает сложности и риски. Все эти условия сегодня могут стать препятствием на пути к успеху любого бизнеса.

С помощью организации электронного документооборота в вашей компании вы сможете значительно сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, упростить взаимодействие с контрагентами и избавиться от бумажной волокиты.

Варианты восстановления утраченного договора

Если вы потеряли бумажный договор, есть несколько способов его восстановления. Какой лучше выбрать? Тут всё зависит от типа договора и отношений с контрагентом, особенно если у вас ещё нет электронного документооборота в компании.

Создать новый экземпляр

• Создание новой копии

Если вы потеряли свой экземпляр документа, наилучший сценарий — когда у вашего делового партнёра есть оригинал или хотя бы копия. В этом случае вы можете попросить партнёра предоставить вам копию и затем обратиться к нотариусу, который удостоверит подлинность документа. Так вы получите новую копию договора.

• Заключение нового договора

Если оригинал документа потеряли обе стороны, но содержание договора всё ещё известно, вы можете распечатать его и заключить новый договор. Необходимость в нотариусе отпадает, так как это будет полноценный оригинал, а не копия.

• Восстановление договора

Если у вас нет копии договора и текстовое содержание не сохранилось, то нужно проводить восстановление документа в соответствии с его типом и договорённостями с партнёром. В таком случае лучше всего обратиться за помощью к юристу, чтобы восстановить документ в соответствии с требованиями законодательства.

Искать контакты, проверить архивы

Если вам вдруг потребовался договор спустя годы после заключения сделки, но обнаружилось, что документ потерялся, а ваш партнёр уже не работает или обанкротился, решение всё равно есть. Существует несколько вариантов действий:

• Попытаться найти последнего директора организации-контрагента и попросить его переподписать договор.
• Обратиться в местные и судебные архивы с запросом на получение копии договора.

Если вы не можете найти контакты руководителя, можно обратиться к главному бухгалтеру, юристу или менеджерам, которые участвовали в заключении договора, чтобы получить дополнительную информацию.

В том случае, если ваш контрагент обанкротился, проверка судебного архива может стать полезным способом поиска необходимых документов. Арбитражные суды хранят подробную документацию об обанкротившихся компаниях в своих архивах. Вся документация, включая постановления суда, находится в открытом доступе.

Однако, чтобы получить доступ к договорам, вы должны быть заинтересованной стороной и написать ходатайство в суд о запросе материалов дела. В этом случае судья может одобрить запрос и предоставить вам информацию. Вы можете сфотографировать или скопировать содержимое дела — выносить документы за пределы архива строго запрещено.

Если организация решает прекратить свою деятельность, она может передать всю свою рабочую документацию на хранение в местный архив. Это не является обязательным для закрытия бизнеса, однако запросить информацию всё же стоит. Но учтите, что архив не имеет электронной версии, поэтому найти документ дистанционно не получится и потребуется личный визит. Для запроса документов необходимо предоставить свой паспорт и уставные документы организации.

Важно помнить, что не все организации передают свою документацию в архив, поскольку законодательство не предусматривает такой обязанности и штрафов за её неисполнение.

Запросить копию у Росреестра или Роспатента

Если потерялся договор на недвижимость и интеллектуальную собственность, восстановить её будет проще. Существуют определённые требования, которые необходимо соблюсти при заключении такого договора. Так, для сделки необходимо обязательно предоставить копию договора в Росреестр или Роспатент. Чтобы найти дубликат договора аренды или продажи недвижимости, следует обратиться в хранилище Росреестра. Для получения дубликата договора, связанного с интеллектуальной собственностью (например, лицензионного или об отчуждении прав), следует отправить запрос в Роспатент.

В базах данных Росреестра и Роспатента содержатся сведения о сторонах сделки, поэтому доступ к копии договора может быть предоставлен только тем, кто является участником сделки. Для получения копии документа необходимо явиться лично и оплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа. Важно отметить, что версия на бумаге обойдётся дороже, чем электронная копия.

Что сделать, чтобы не потерять договор

Когда речь идёт о сборе и хранении документов в организации, следует учитывать, что в этом процессе играет роль человеческий фактор. Работники могут случайно, по невнимательности или ошибочно потерять важные бумажные документы. Чтобы защитить себя от таких утрат, необходимо принимать надёжные меры. Например, перейти на электронный документооборот — самый эффективный способ снизить риски утери бумажных документов.

1. Для заверения договорных отношений с контрагентами можно обратиться к нотариусу. Это особенно важно, если сделка крупномасштабная. Заверенная нотариусом копия договора хранится в течение 10 лет и затем передаётся в архив, что делает процесс восстановления проще и более надёжным.
2. На дополнительных документах, связанных со сделкой (например, счетах, актах и т.д.), следует указывать номера договоров, чтобы их было легче найти и восстановить.
3. После заключения договора следует обменяться сканами документов с контрагентом. Если вы сохраните сканы документов, подписанных обеими сторонами, в облачном хранилище, вы сможете быстро отправить их, например, банку, когда это будет необходимо.
4. Также следует сохранять выданные акты в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения в офисных или архивных помещениях. Эти документы могут быть оформлены представителями управляющей компании или пожарной инспекции. Если вам нужно предоставить договор налоговой, а оригинал был утерян по непредвиденным обстоятельствам, такой акт будет достаточным доказательством.

Выводы

Если потерять договор с контрагентом, последствия для компании могут быть серьёзными — убытки, судебные разбирательства и ухудшение деловой репутации. С другой стороны, существуют способы предотвращения утери документов и быстрого их восстановления в случае необходимости.

Соблюдение нескольких простых правил сбора и хранения документов, а также использование электронного документооборота позволит компании минимизировать риски потери документов и обеспечить свою безопасность и надёжность в бизнесе.

Бывают такие случаи – от налоговой или банка вдруг приходит запрос на подтверждение сделки с вашим контрагентом, а вам нечего предоставить – договор утрачен по непонятным обстоятельствам.

Что будет, если не получится восстановить договор?

• Могут доначислить налог на прибыль, например, т.к. при отсутствии договора перерасчет будет произведен по сумме, указанной в акте

• При отсутствии подтверждающего сделку договора могут сделать перерасчет по налогу на добавленную стоимость

• Штраф по статье за нарушение федерального закона об архивном деле в размере 200 руб., выставляется за каждый утерянный документ

• Задержки работы с банком, ведь он имеет право не перечислять вам денежные средства от контрагента до тех пор, пока не получит подтверждение сделки.

Успех предпринимательской деятельности в современном мире зависит от минимизации временных и трудовых затрат, о чем свидетельствуют растущие тренды на автоматизацию и дигитализацию бизнес-процессов. Сфера бумажного документооборота одна из первых попала под удары прогресса. Низкая скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге, а также их сложное и рискованное хранение – условия, при которых в наше время на плаву не удержаться.

СберКорус, будучи экспертом в IT-решениях для бизнеса, предлагает своим клиентам передовой сервис СФЕРА Курьер для получения и отправки юридически значимых электронных документов. Широкий функционал системы доступен не только в личном кабинете сервиса, но и в любых других учетных системах, т.к. Сберкорус предлагает готовое интеграционное решение (можно подключить 1С, SAP, СФЕРА EDI и др.)

А в настоящей статье мы рассмотрим доступные методы восстановления договора на случай, если  потерянный документ бумажный и в компании еще не внедрен электронный документооборот. Выбор конкретной схемы действий зависит от типа договора и отношений, которые у вас сложились с партнером.

Сделать новый экземпляр

Наилучший сценарий для вас – тот, в котором у бизнес-партнера сохранился его оригинальный экземпляр или хотя бы образец документа.

В первом случае следует запросить у партнера его экземпляр и сделать дубликат. Далее необходимо обратиться за услугами к нотариусу, который сравнит оригинал и дубликат договора и при отсутствии расхождений заверит копию печатью. Ваш договор восстановлен.

Если документ утрачен всеми сторонами договора, но текстовое содержание сохранилось – можно распечатать и заключить договор заново. Он будет являться не копией, а полноценным оригиналом, и нотариус вам не понадобится.

Искать крайнего директора и проверять архивы 

Бывает так, что документ вам срочно понадобился спустя много лет после сделки, а партнер к тому времени уже не работает или даже обанкротился.

В такой ситуации у вас следующие варианты:

1. Найти контактные данные и связаться с последним директором контрагента, чтобы попросить его переподписать нужный договор

2. Сделать запросы на получение копии в архивы (местные и судебные)

Розыск контактов последнего руководителя может помочь в ситуации, когда компания-контрагент уже не работает по тем или иным причинам. Зацепки можно найти также через контакты с главбухом, юристом или менеджерами, которые занимались этим договором.

Проверка судебного архива на наличие нужных вам документов подойдет в случае, если контрагент стал банкротом по решению суда. Арбитражные суды ведут картотеку, в которой хранится большая часть документации обанкротившихся компаний. В открытом доступе представлены все постановления суда. Для получения доступа к договорам необходимо являться участником дела и письменно ходатайствовать в суд о запросе материалов дела – в таком случае судья одобрит выдачу информации. Состав дела, полученного из архива, можно сфотографировать или же скопировать, а вот взять с собой за пределы архива – строго запрещено.

Когда организация прекращает деятельность  по собственному желанию, всю рабочую документацию она может предоставлять на хранение в местный архив. Это не является обязанностью при закрытии бизнеса, тем не менее шанс есть, а значит запрос информации имеет смысл. Так как электронной версии у архива нет –  дистанционно осуществить поиск невозможно. Если какой-либо документ крайне необходим – придется явиться в архив лично, для запроса нужно иметь при себе паспорт и уставные документы организации. Учтите, что организация могла и не передавать документацию в местные архивы, ибо законодательно такой обязанности и штрафов за несдачу не предусмотрено.

Разобраться в переписках по электронной почте

В соответствии с 434 статьей ГК РФ переписка по электронной почте признается договором, а налоговики и банки принимают ее для целей доказательства сделок по поставкам и оказанию услуг. Стороны должны письменно договориться о сотрудничестве и это должно быть очевидно. Например, руководитель компании “Бетон” напишет в электронном письме: -”Ок, 20 тонн вертикальных стоек по цене 3 млн рублей доставляю 10 марта, надо оформлять накладные, следом отправлю подписанный договор”.

На практике очень многие переписки в таком формате принимаются в качестве доказательства сделки. Исключением являются договора на недвижимое имущество или интеллектуальную собственность: там иные правила и в них мы разберемся в следующем пункте.

Запрос копии у Росреестра или Роспатента

С договорами на недвижимое имущество и интеллектуальную собственность все немного проще. Условием действительности договора является обязательное предоставление его копии в Росреестр или Роспатент. Дубликат договора аренды или продажи недвижимости можно найти в хранилище Росреестра, а договора по части интеллектуальной собственности (лицензионные или об отчуждении прав) – в Роспатенте.

В базах данных Росреестра и Роспатента хранятся сведения о сторонах заключенной сделки, и если копию запросит кто-либо другой – в получении будет отказано. Следовательно, обращаться может только человек, подпись которого стоит на документах. Вам потребуется явиться лично и заплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа: версия на бумаге обойдется дороже электронной.

Как застраховать себя от риска утраты договора?

Процесс сбора и хранения документов в организации предполагает влияние человеческого фактора. Работники могут потерять документ случайно, от невнимательности, или по ошибке. Рассказываем как правильно и надежно обезопасить себя от утери бумажных документов, при этом напоминаем, что самый ценный вклад со стороны компании – это скорейший переход на электронный документооборот.

1. Договорные отношения с контрагентами можно заверять у нотариуса, а в случае если сделка существенная – даже необходимо. Заверенная нотариусом копия документа хранится 10 лет, а по истечении срока передается в архив. Это, пожалуй, самый простой вариант восстановления.

2. На сопровождающих сделку документах (счета, акты и пр.) проставляйте единые с контрагентами номера договоров, так их легче будет находить и восстанавливать.

3. После заключения договора обменяйтесь с контрагентом сканами. Если для каждого договора зафиксировать скан с подписями и печатями – он оперативно и всегда будет доступен для отправки, например, банку. Желательно обеспечить хранение сканов документов сети интернет, в облачном хранилище.

4. Сохраняйте выданные акты вследствие потопов/пожаров в офисных или в архивных помещениях, их оформлением занимаются представители управляющей компании или пожарной инспекции. Если, к примеру, налоговая запросит у вас договор, а он утрачен ввиду обстоятельств непреодолимой силы – достаточно предоставить такой акт.

Трудовой договор потерялся

При приеме нового сотрудника на работу стороны должны заключить трудовой договор, в котором указываются права и обязанности каждой стороны. Если в ходе проверки выяснится, что указанный документ отсутствует, то организация может быть привлечена к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

При утере документа необходимо воссоздать потерянный договор. В действующем законодательстве отсутствуют требования и нормативы по процедуре восстановления пропавшего документа. Организация вправе самостоятельно разработать локальный нормативный акт по процедуре воссоздания утерянного документа.

Как восстановить договор при его утере работодателем

При заключении ТД подготавливается два экземпляра. Один их экземпляров остается у работодателя, второй передается работнику. Иногда может возникнуть ситуация, когда документ теряется и требуется его восстановление.

Организация вправе самостоятельно разработать процедуру восстановления, но обычно выполняются следующие действия:

1. для воссоздания документа используется экземпляр работника;
2. руководство организации просит работника представить свой экземпляр;
3. на основании полученного от работника договора изготавливается дубликат;
4. оригинал договора возвращается работнику.

В законодательных актах отсутствуют временные рамки, в течение которых организация обязана восстановить утерянный документ. Для исключения неприятных ситуаций рекомендуется прописать в локальных нормативных документах процедуру восстановления и сроки возврата оригинала работнику. В обычных ситуациях срок восстановления занимает не более одного дня.

Если утеряны оба экземпляра (работодателя и работника), то потребуется заключение нового договора. При подписании нового соглашения используется информация, указанная в карточке Т-2. При указании даты подписания используется текущая, а для приема используется фактическая дата. В новом договоре должна присутствовать информация, что новый документ был заключен вместо утерянного варианта.

Как восстановить документ при его утере работником

Не все работники бережно хранят полученные от работодателя документы. Для воссоздания ТД работник обращается в ОК с письменной просьбой восстановить утерянный документ.
Отдел кадров изготавливает дубликат договора и на основании письменного обращения сотрудника согласно ст. 62 ТК РФ выдает копию документа. Срок исполнения не регламентируется, но в большинстве случаев не превышает трех дней.

Если сотруднику требуется нотариально заверенный экземпляр договора, то ОК может отказать в предоставлении заверенного экземпляра, если это не предусмотрено локальными нормативными актами. После получения дубликата работник может самостоятельно обратиться к нотариусу и заверить договор.

Как выглядит дубликат

По содержанию изготовленный дубликат ничем не отличается от оригинала. Единственными отличиями являются новый порядковый номер и дата документа. Дополнительно на документе ставиться штамп «Дубликат» и печать организации. Руководитель организации должен поставить подпись, тем самым заверив его подлинность. Выданный дубликат обладает такой же юридической силой, как и оригинал.

все статьи