Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Download Article
Download Article
In today’s increasingly online world, many editors are now accepting email query letters in addition to, or instead of, traditional snail mail query letters. There are some important tips you should consider when sending an email query instead of a mail query.
Email Query Template
-
1
Email the correct editor. Take the time to find the exact email address you need to send your query to.[1]
- Ensure the editor you are contacting accepts email query letters. While it is becoming increasing more popular, some editors still prefer snail mail query letters. Make sure your email will be accepted before you send it.[2]
- Ensure the editor you are contacting accepts email query letters. While it is becoming increasing more popular, some editors still prefer snail mail query letters. Make sure your email will be accepted before you send it.[2]
-
2
Use an appropriate subject line. To prevent your email from appearing to be spam, use the subject line “Query: Subject/Title”.[3]
Advertisement
-
3
Use a formal salutation. Email is often perceived as more casual, but this is a business communication, so use a formal salutation.
-
4
Present your idea. Use the same format and information as you would in a written query, however try to make it more concise.[4]
- If necessary include to include any attachments.
-
5
Add a signature. Include your writing address and telephone number, as well as your email address.[5]
-
6
Review your email before sending. Proofread, spellcheck, and read over your email.[6]
- Use proper grammar. Don’t use net-speak.
- If you wrote your email in a word-processor and then copy-pasted it to email, check for characters that did not copy properly. Often word-processors use special characters that will appear as gibberish in email programs.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I write an email to a customer?
Try to stay polite and professional when interacting with a customer. Discuss the situation with a calm and well-oriented manner, and tend to the customer’s needs and inquiries during the transaction. Just before you finish the transaction, ask the customer if they have any more questions.
-
Question
How do I send writing samples in an email?
You should only do this once someone asks for it. If they do, send a link to your document in view only mode. This document should not be your entire novel, just a small sample of it.
-
Question
What can I use for a greeting instead of “Dear Sir”?
You can use “Dear Sir/Ma’am” or simply “To Whom It May Concern.” If it’s not a terribly formal email, you could also just begin with “Greetings.”
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
When listing your credentials, it is acceptable to include a link to a website where your credentials or clips can be viewed.
Advertisement
-
Don’t use special fonts, color or graphics.
-
Never include attachments to your email.
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 100,299 times.
Reader Success Stories
-
Thato Mahese
Aug 23, 2018
“It’s really helped me, I got what I wanted.”
Did this article help you?
Get all the best how-tos!
Sign up for wikiHow’s weekly email newsletter
Subscribe
You’re all set!
Загрузить PDF
Загрузить PDF
В общении по электронной почте, как и в других сферах, есть свои правила этикета и социальный протокол. Если вам нужно написать письмо с просьбой об обратной связи на работе или на учебе либо получить отзыв на свою письменную работу, вам стоит подумать над формулировками, структурой письма, а также выбрать подходящий момент. Это позволит вам сделать письмо максимально эффективным. Будьте вежливы, пунктуальны и пишите по существу, чтобы получить ту информацию, которая вам нужна.
-
1
Обратитесь к человеку, который может комментировать вашу работу. Чаще всего это непосредственный руководитель. Начните с руководителя или со старшего по должности коллеги. Эти люди обладают необходимым опытом и смогут предоставить вам отзыв.[1]
-
2
В письме будет скромны. Следуйте правилам переписки, принятым у вас на работе. Скромность поможет вам получить отзыв, но не перегибайте палку, иначе ваш руководитель может решить, что вы ничего не знаете о своей работы. Формулируйте вопросы так, чтобы всем был виден ваш прогресс в каком-либо проекте или задаче.[2]
Это даст вашему руководителю понять, что вы не бездельничаете. Ниже мы приводим еще несколько важных рекомендаций.[3]
- Можно сказать так: “Я работала над презентацией, которая нужна завтра, и у меня возник вопрос к формату. Я не уверена, что правильно понимаю стандарты, принятые в нашей компании. Я прикрепляю презентацию к этому письму и буду очень благодарна, если Вы посмотрите ее и прокомментируете, все ли в порядке. Спасибо за помощь”.
- Не забудьте поблагодарить человека.
-
3
Говорите о конкретных вещах. Это позволит избежать общих фраз, которые окажутся бесполезными. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить “да” или “нет, если только в этом нет острой необходимости. Постарайтесь не задавать руководителю или коллеге слишком много вопросов сразу.[4]
- Можно сказать так: “Я не знаю, что делать с делом Петрова. Клиент не отвечает на мои письма, но поскольку это крайне важное задание, я решил, что мне стоит посоветоваться с Вами, что делать дальше”.
- Если вам нужен более общий отзыв в виде отчета или обзора вашей деятельности, скажите об этом. Будьте вежливы, кратки и четко сформулируйте свою просьбу. К примеру, можно попросить об отчете о вашей производительности или креативности. Если вам нужно собрать мнения людей, которые по должности находятся ниже вас, лучше устроить анонимный опрос.[5]
-
4
Поблагодарите человека, когда он ответит. Если вам посоветуют больше работать или сообщат, что ваша работа еще не дотягивает до нужного уровня, объясните, что вы планируете делать, чтобы исправить это. Не отвечайте сразу — дайте себе возможность успокоиться и обдумать информацию.[6]
- Отвечайте не позже, чем через 1–2 дня.
Реклама
-
1
Представьтесь. У преподавателя могут быть сотни студентов, особенно если это университет. Вам следует указать свое имя и фамилию, номер группы и факультет. Если вы учитесь в старших классах и занимаетесь на подготовительных курсах, укажите класс. Так преподавателю не придется гадать, кто вы, и ему будет проще написать отзыв.[7]
-
2
Не выходите за рамки делового общения. Иногда студентам сложно писать преподавателям, поскольку они не могут определиться со стилем. Если ваш преподаватель уже писал вам сам, придерживайтесь того же стиля, что и он. Лучше формулировать свои мысли так: “Я не уверена, что правильно поняла задание. У меня есть несколько вопросов относительно работы”.[8]
-
3
Пишите кратко. Не пытайтесь объяснить весь контекст ваших вопросов, за исключением тех случаев, когда контекст необходим для понимания вопросов. К примеру, если вы хотите попросить о продлении срока сдачи работы, преподавателю могут потребоваться подробные объяснения, но если вы просто хотите задать вопрос по работе, не рассказывайте, почему вы не успели написать раньше из-за своей собаки и почему вы пишете сейчас (если только срок сдачи не наступает совсем скоро). Не говорите о том, что не имеет большого значения сейчас.[9]
-
4
Не откладывайте просьбу об обратной связи до последнего. Ваш преподаватель вряд ли захочет помогать вам накануне сдачи и наверняка будет недоволен тем, что вы не потрудились обратиться раньше. Если вы вынуждены задавать вопросы в последний момент, пишите кратко, по делу и извиняйтесь за беспокойство. Благодаря этому вероятность того, что преподаватель вам ответит, будет выше (но при условии, что он прочитает письмо вовремя).[10]
-
5
Используйте формат, оговоренный преподавателем. Нередко преподаватели оговаривают конкретный формат, в котором должно быть выполнено задание. Например, если преподаватель попросил выслать работу в формате .doc, не высылайте документ в .pdf или .pages. Если вы не знаете, какой формат нужно использовать, используйте .rtf или .pdf либо задайте вопрос преподавателю.
-
6
Попросите дать отзыв о работе, которую вы уже сдали, или о вашем выступлении на экзамене. Напишите преподавателю вежливое письмо. Если у преподавателя есть приемные часы, сходите к нему лично. Скажите так: “Я сдал экзамен не так хорошо, как надеялся. Не могли бы вы указать мне на мои ошибки, чтобы мне было проще подготовиться к следующему экзамену?” Как правило, преподаватели охотно дают рекомендации в таких случаях.
Реклама
-
1
Сначала напишите кому-то, кого вы знаете лично. Если вы хотите получить развернутый отзыв, вам следует обратиться к человеку, которого вы хорошо знаете (к примеру, к другу или коллеге). Пишите так, как вы обычно это делаете. Если обычно вы звоните человеку, так и поступите. Не отправляйте свою работу в первом письме, если вы не уверены, что человек согласится помочь вам (например, если вы еще не просили человека прочитать работу или если человек сам не предлагал этого).[11]
- Можно включить в письмо короткий отрывок или описание. Это зависит от того, другу вы пишете или коллеге.
-
2
Напишите специалисту в данной области. Если вам нужно получить мнение профессионала, напишите письмо знакомому специалисту и объясните, что у вас за проект и почему вам нужен отзыв. Не давите на человека — просто вежливо попросите его подумать. Скажите так: “Я пойму, если у вас нет времени на это”. Возможно, стоит спросить человека, не порекомендует ли он вам какого-нибудь другого эксперта.[12]
-
3
Не отправляйте свою работу в первом письме. Скорее всего, такое письмо останется без ответа, если только вы не укажете, что эта работа будет оплачиваемой. Если вы обращаетесь к известному человеку, он вряд ли ответит вам, поскольку он получает кучу подобных писем.[13]
Лучше сначала попросить друзей, коллег, преподавателей. Наверняка они будут готовы помочь вам и пойдут навстречу.[14]
-
4
Объясните, какой отзыв вам нужен. Если вы хотите услышать только положительное, так и скажите. Объясните человеку, нужен ли вам подробный анализ и насколько общими должны быть фразы. Укажите, нужно ли человеку оценивать стиль, грамматику и структуру работы. Это позволит читателю понять, что вам нужно.[15]
- Позитивный отзыв не обязательно будет неконструктивным. Если в отзыве человек объяснит, почему ему нравится то, что ему нравится, вы многое узнаете о своей работе.[16]
- Если вы получите негативный отзыв, дайте себе время обдумать его и ответить. Если отзыв предоставил ваш друг, скорее всего, он просто хочет вам помочь. Если работу оценивал преподаватель, не стоит отвечать резко, даже если вы расстроены или злитесь. Поблагодарите человека за помощь и примите этот опыт. Со временем вы поймете, что этот отзыв был вам полезен, пусть даже подача информации была неприятной.[17]
- Позитивный отзыв не обязательно будет неконструктивным. Если в отзыве человек объяснит, почему ему нравится то, что ему нравится, вы многое узнаете о своей работе.[16]
-
5
Дайте человеку время ответить. Если вы попросили о подробном отзыве на большую работу, не ожидайте получить отзыв через день или неделю. На анализ большой работы нужно много времени. Если у вас есть крайний срок сдачи работы, сообщите об этом своему адресату. Можно также попросить человека сделать поправки к определенной дате. Но помните, что у человека есть своя жизнь и свои дела.[18]
-
6
Поблагодарите человека за помощь. Если вам помогал друг, купите ему небольшой подарок (например коробку конфет) или ответьте услугой на услугу. Если отзыв предоставил преподаватель, напишите благодарственное письмо. Если вы не поблагодарите человека, он будет чувствовать себя использованным и недостойным благодарности, из-за чего в будущем вам будет сложнее обращаться к нему за помощью.[19]
Реклама
-
1
Не задавайте слишком много вопросов. Клиенты получают огромное количество просьб пройти опрос от всевозможных компаний. Если вы хотите, чтобы клиент удалил ваше письмо при получении, включите в него огромное количество вопросов. Если же вы хотите заинтересовать человека, ограничьтесь парой вопросов.[20]
-
2
Задавайте вопросы, требующие развернутого ответа. Не задавайте вопросы, на которые можно ответить “да” или “нет”. Вместо “Порекомендуете ли вы нас своим друзьям?”, задайте следующий вопрос: “Как бы вы описали нас другому человеку?” Такие вопросы помогут вам получить больше информации.[21]
-
3
Пообещайте клиенту ответить ему как можно скорее. Благодаря этому клиент будет чувствовать, что его мнение может повлиять на что-то. Если человек будет знать, что ему ответят, он напишет более искренний отзыв.[22]
- Отвечая на отзыв, будьте честны и ведите себя как профессионал. В современном мире из-за возможностей интернета можно в один момент лишиться репутации, если повести себя с людьми непрофессионально.
-
4
Не используйте flash-графику и другие объекты, которые будут долго грузиться. Если у человека медленное соединение, он наверняка удалит сообщение, если поймет, что оно грузится слишком долго. Помните: отзыв нужен вам, а не клиенту.[23]
-
5
Подберите подходящий шрифт и формат. Письмо должно выглядеть аккуратным и профессиональным. Письмо, набранное шрифтом Comic Sans и содержащее некачественную графику, вряд ли произведет впечатление на ваших клиентов. Лучше использовать стандартные шрифты (Times New Roman, Arial), если вы не разбираетесь в шрифтах, и отказаться от большого количества графики.[24]
-
6
Убедитесь, что письмо будет хорошо читаться на всех устройствах. Текст одной колонкой будет удобнее многоколоночного. Шрифт не должен быть слишком мелким. Письмо должно хорошо читаться на ноутбуке, телефоне и планшете. Поскольку в современном мире многие читают почту с телефона, письмо должно соответствовать этому формату.[25]
Реклама
Советы
- Будьте скромны.
- Откажитесь от назойливых просьб.
- Придерживайтесь правил этикета.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 44 546 раз.
Была ли эта статья полезной?
Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.
В каких случаях пишется
Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:
- предоставление отсрочки по оплате долга;
- снижение стоимости аренды помещения;
- выделение средств на оплату проекта;
- содействие в разрешении сложной ситуации;
- продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.
Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь
Как составить письмо-просьбу
Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:
- шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
- основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
- заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).
Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).
Этот вид писем не предполагает проставление печати на подписи заявителя, однако некоторые организации ее ставят, чтобы придать весомость документу.
Надо знать: требования к оформлению документации
Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН/КПП 1234567890/121001001
ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101
адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Звезда»
Иванову И.И.
456789, пр. Замечательный, д. 3
Генерального директора ООО «Ppt.ru»
Петрова П.П.
Письмо-прошение № 1 от 10.04.2023
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2022заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров.
Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки.
За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%.
Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения.
Генеральный директор П.П. Петров
Исп. П.П. Пэпэтэшина
123-45-67
Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.
Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.
Главе государственной администрации
Г. Иваново
Ивановой Н.П.
от Пэпэтэшина П.П.,
Проживающего по адресу: Садоводство-1
Иваново г., участок 87
тел.: 123-45-67
Письмо-прошение
Уважаемая Наталья Петровна!
Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2022 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.
Приложение: фото на 3 листах.
10.04.2023 П.П. Пэпэтэшина
Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.
Не забывайте об оформлении: выровняйте текст, выбирайте 12-14 шрифт с интервалом 1-1,5. Выделяйте абзацы, одна мысль — один абзац. Обратите внимание, насколько читаем выбранный шрифт, чаще всего используется Times New Roman.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Яценко Виктория
Юрист по трудовому праву
Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. Последние 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.
Все статьи автора
Когда вы собираетесь связаться с профессионалом по электронной или обычной почте, существуют определенные формулы для завершения письма. 💯 Электронная почта в настоящее время является наиболее используемым инструментом для общения с клиентами, потенциальными клиентами или поставщиками, воспользуйтесь примерами электронных писем с профессионального просьбой о встрече, представленными здесь, чтобы быть уверенным, что вас прочтут. 🥸
Итак, давайте перейдем к 10 примерам профессиональных писем с просьбой о встрече, не так ли? 💫
10 примеров письма с профессионального просьбой о встрече
1. Образец электронного письма с просьбой о встрече после собеседования
Здравствуйте {{FirstName}},
После нашего сегодняшнегособеседования вы найдете в этом письме прикрепленные документы, в которых представлена наша компания и предложения, которые могут решить вашу проблему. Я рекомендую вам ознакомиться с этими документами и связаться со мной снова, чтобы обсудить предложение, которое лучше всего подходит вам.
Вот a ссылка на мой повестку дня [ссылка]. Вы можете также связаться с нами по звоните по адресу [номер сайта номер телефона]. Мы обсуждаем их в подробно из ваш проект и ответить à на все вопросы ваш вопросы.
Желаю вам отличного дня.
Искренне,
X.
[Контактная информация].
2. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте с предложением о коммерческой встрече
Здравствуйте {{FirstName}},
I хотел бы à вас поздравить вас за то, что представленный ваш проект революционер [название сайта проект] в вашем выступлении à сайт конференция [название сайта сайт конференция] на [дата].
Могу ли я договориться о встрече, чтобы объяснить, как мы можем помочь вам воплотить ваш проект в жизнь?
Искренне,
X.
[контактная информация].
3. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте для холодного контакта
Здравствуйте {{FirstName}},
Я посетил ваш сайт Web и нашел его очень приятным, а содержание было очень актуальным и интересным для меня. Однако, с точки зрения SEO, мы заметили некоторые моменты для улучшения, чтобы сделать ваш сайт более заметным для вашей цели, особенно в Google.
Мы предоставляем услуги по созданию ссылок для генерации трафика на ваш сайт с бизнес-сайта. Если вы заинтересованы, свяжитесь с нами, и мы будем рады назначить встречу и более подробно обсудить наши различные предложения.
Искренне,
X.
[Контактная информация].
4. Образец запроса на подтверждение назначения по электронной почте
Здравствуйте {{FirstName}},
Спасибо, что связались с нами, мы будем рады проконсультировать вас.
Пожалуйста, подтвердите нашу встречу,забронировав временной интервал для демонстрации по ссылке ниже:
[ссылка].
До скорой встречи,
X.
[контактная информация].
5. Образец запроса на профессиональный контакт в LinkedIn
Привет {{FirstName}},
Я видел ваш профиль в LinkedIn , он мне очень понравился, поэтому я посетил и ваш сайт. Содержание очень интересное, а дизайн очень элегантный!
Однако я заметил ограниченную доступность при просмотре на смартфоне… Я уверен, что смогу помочь вам решить эту проблему. Не хотели бы вы встретиться со мной, чтобы представить вам различные решения для оптимизации вашего сайта и сделать его более отзывчивым?
Снаилучшими пожеланиями,
X.
[Контактная информация].
6. Образец запроса на напоминание о назначении по электронной почте
Снова здравствуйте {{FirstName}},
Я снова обращаюсь к вам со сметой для проекта ремонта , который я сделал в (дата). Я не получил от вас ответа, есть ли у вас еще вопросы?
Если да, то я приглашаю вас обсудить их по электронной почте. Есть ли у вас свободные дни на неделю 15-го числа?
Искренне,
X.
[Контактная информация].
7. Пример запроса на назначение специалиста по электронной почте для отдела кадров
Здравствуйте {{FirstName}},
Я проверил ваш профиль в LinkedIn и заметил, что вы являетесь менеджером по персоналу в {{CompanyName}}. Я также заметил , что вы недавно разместили вакансию на должность [название должности].
Я думаю, что мой профессиональный опыт может удовлетворить эту потребность, не хотели бы вы встретиться сомной в ближайшее время, чтобы мы могли обсудить этот вопрос?
Искренне,
X.
[Контактная информация].
8. Пример запроса на профессиональную встречу по электронной почте для клиента
Здравствуйте {{FirstName}},
Мы знаем , что достичь [ целей] не всегда легко.Какие проблемы стоят перед вами сейчас?
Мы предлагаем бесплатную консультацию по телефону. Нажмите здесь, чтобы забронировать демонстрацию!
Искренне ваш,
X.
[Контактная информация].
9. Пример запроса на встречу по электронной почте директору
Здравствуйте, господин/госпожа {{LastName}},
Наша команда должна работать над проектом [название проекта] , и обмен мнениями с вами может быть интересен для проверки прогресса.
Если вам удобно, мы предлагаем назначить встречу для обсуждения первого этапа проекта на вторник, 15 февраля 2023 года в 11:00 утра.
Это позволит нам быстро представить вам деятельность и организацию между заинтересованными командами, чтобы оптимизировать развитие общих проектов.
Желаю вам приятного дня.
Искренне Ваш,
X.
[название должности и имя сайта отдела].
10. Образец заявления о назначении специалиста по электронной почте
Здравствуйте {{FirstName}},
Я очень рад, что вы скачали наш документ!
Возможно, мы могли бы обсудить темы, которые заинтересовали вас больше всего?
С учетом этого, какие у вас есть ближайшие возможности для быстрого 15-минутного телефонного разговора?
С наилучшими пожеланиями,
X.
[Контактная информация].
💡 Чтобы пойти еще дальше, загрузите эти шаблоны электронных писем бесплатно для создания эффективных и действенных писем по поиску потенциальных клиентов, или попробуйте наш бесплатный Waalaxy CRM, чтобы автоматизировать рассылку писем!
Discover Waalaxy 🪐
Как отправить профессиональное письмо с просьбой о встрече?
Чтобы эффективно назначить встречу по электронной почте, отправитель должен сначала персонализировать свое сообщение чтобы можно было легко назначать встречи по электронной почте. 👌 Для этого необходимо использовать персонализированный и последовательный адрес отправителя, избегайте адресов, которые были у вас в колледже, типа “joker1999@hotmail.com”. 🤡
Также позаботьтесь о своей подписи к электронному письму, указав внизу сообщения свое имя, фамилию, название компании и контактную информацию . В настоящее время существует множество инструментов для ее создания! ⚒️
Кроме того, отправитель может одновременно отправить письмо только одному получателю и может добавить кого-либо в качестве копии или дополнительных получателей. Электронное письмо должно быть персонализировано путем включения имени клиента в тело сообщения сообщения. 📩
Массовые электронные письма обычно оказывают меньшее влияние на потенциальных клиентов и покупателей, а также могут автоматически классифицироваться почтовыми службами как “спам” (нежелательная почта). 👀
В то же время электронная почта тематические строки должны быть простыми, понятными и эффективными. 💎 Фактически, этот элемент является первым , что на получатели читают, поскольку это единственный текст , который они видят, когда открывают свой почтовый ящик.
Получатель должен быть в состоянии быстро понять, о чем письмо. 🧐 Как правило, тематические строки состоят из 5-6 слов. Основной текст обычно составляет до 15 строк, в идеале – 5 коротких предложений. Обратите внимание, что первое предложение читается более внимательно, чем второе.
👉 Поэтомуотправитель должен следовать принципу перевернутой пирамиды при написании письма. Переходите к сути, переходите к сути с самого начала и, наконец, переходите к деталям.
Кроме того, содержание должно быть ясным и кратким. ✍️ Отправитель должен четко сформулировать действие, которого он ожидает от получателя. В нашем случае цель состоит в том, чтобы подтвердить деловую встречуа не продать товар прямо сейчас!
С другой стороны, подумайте о том, чтобы добавить призыв ккнопка действия чтобы закрыть письмо, 🛎️ когда это уместно. Например, вы можете предложить бронирование через программу планирования бронирования.
Наконец, обратите особое внимание на орфографию и синтаксису в электронных писем. Слова не должны быть подчеркнуты, выделены жирным шрифтом или написаны заглавными буквами. 📣
Этот формат зарезервирован для гиперссылок или ключевых дат/мест.
Восклицательные, вопросительные знаки и многоточия должны использоваться в соответствии с обычными правилами пунктуации, и сайт эмодзи можно использовать в небольших дозах, чтобы сохранить профессионализм. 🤠
Наконец, отправитель должен проверить адрес получателя и вычитать его перед отправкой ошибочного письма 🫠, а также не забыть вставить необходимые вложения, если они есть.
Советы по получению ответа на запрос о деловой встрече
Знаете ли вы , что когда кто-то посылает письмо по адресу электронное письмо, у вас есть всего 3 секунды, чтобы решить, читать его или нет? 🤫
Поэтому важно знать, как писать маркетинговые электронные письма, которые являются релевантные которые быстро привлекают внимание получателя, особенно когда вы хотите пригласить его на встречу. 📆
Вот несколько советов, которые помогут вам писать их лучше: 👇
- Тема письма: Должна состоять максимум из 5-7 слов , быть простой и понятной. Избегайте длинных предложений.
- Тело письма Должно быть не более 15 строк . В идеале оно должно состоять из 5 предложений (включая переносы строк). Обратите внимание , что первое предложение письма всегда читается легче, чем второе .
- Говорите в своем письмеоб одной теме . Если у вас несколько запросов, мы рекомендуем отправить разные электронные письма.
- Соблюдайте минимум вежливости: Всегда приветствуйте получателя в конце письма и перед тем, как перейти к теме.
- Всегда подписывайте сообщения: Для удобства вы можете использовать автоматические подписи.
- Правописание и сайт синтаксис из вашего сообщение являются существенным для привлечь внимания людей внимание.
- Используйте вопросительные, восклицательные или отстраненные знаки в соответствии с традиционными правилами пунктуации. Конечно, при желании вы можете сопроводить ихэмодзи .
- Подчеркивать в сообщениях следуеттолько гиперссылки.
- Забудьте о таких сокращениях, как “TLDR” или “ASAP” ,потому что не все их поймут.
- Наконец, проверьте почту ваш получателей и не забудьте на вычитывать ваше сообщение перед тем, как на отправить его.
👉 В заключение, если у вас есть общие интересы, всегда полезно начать письмо с комплимента. Это может помочь сгладить ситуацию . Например, вы также можете применить метод AIDA, чтобы вызвать желание у вашего потенциального клиента!
Теперь увас есть несколько шаблонов которые вы можете адаптировать для своей компании. Они являются источником вдохновения для совершенствования вашего подхода, начиная с назначения встреч и заканчивая привлечением потенциальных клиентов.
И самое главное, никогда не забывайте проводить несколько тестов ,чтобы определить , какие электронные письма наиболее успешны для ваш потенциальными клиентами. 💥
Заключение: Электронное письмо с просьбой о профессиональной встрече
Самым важнымдействием, которое должен совершить продавец , является назначение встречи с потенциальным клиентом. 🤓
Электронная почта – это очень простой и эффективный инструмент, который он может использовать для достижения этой цели. Этот маркетинговый канал , безусловно, менее формален, чем письмо, но его гораздо легче отправить .
Однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, и особенно для того, чтобы вы смогли начать отношения однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, а тем более для того, чтобы вы смогли начать бизнес отношения, вы также должны соблюдать определенные правила письма или “копирайтинга”. 🪶 В этой статье мы рассмотрели 10 примеров профессионального письма с просьбой о встрече, которые работают во всех случаях.
Вы могли заметить , что эти различные типы электронные письма содержат информацию о потенциальных клиентах. 🧲 Это важный момент, который необходимо учитывать, так как он позволяет вам использовать персонализированный подход при написании электронных писем.
Например, если вы разделяете те же интересы , что и ваш потенциальный клиент, не стесняйтесь упомянуть это в своем сообщении с помощью персонализации через Waalaxy. 😉
💡 Также важно быть конкретным в своем контенте. Но помните , что основная цель электронного письма – добиться встречи, а не продать товар или услугу.
Watch The Demo 🪐
Часто задаваемые вопросы о профессионального просьбой письме с о встрече
Как написать профессиональное письмо с просьбой о встрече?
Вы хотите знать, как начать начать ваш электронную почту? 🦶 В этой статьемы покажем вам 5 лучших приветствий для отправки электронного письма по любому поводу. 💯 Помните , что первое впечатление необратимо. 👀 Поэтому, отправляя деловые или личные электронные письма, обязательно представьтесь, чтобы начать с хорошего старта! 🤝
Как написать письмо с просьбой о назначении профессиональной встречи?
Вот образец письма, как правильно сформулировать просьбу о профессиональной встрече: ⏬
Имя и фамилия
Адрес
Почтовый индекс – Город
Телефон
Электронная почта
Место, дата
Тема: Запрос о встрече
Уважаемый господин или госпожа,
Я хотел бы связаться с вами, чтобы попросить о встрече с вами, как можно скорее, чтобы обсудить…
Я доступен по вторникам и четвергам в моем офисе с 14:00. Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по почте или электронной почте, чтобы договориться о взаимоудобном времени.
В случае необходимости я остаюсь в вашем распоряжении.
С уважением,
X.
[Контактная информация].
N
Вот так, теперь вы знаете лучшие практики и 10 лучших примеров письма с профессионального просьбой о встрече. 📨
