Вопрос делегирования ответственности подчиненным стоит в каждом бизнесе. И чем меньше предприятие, тем острее вопрос. Для закрепления ответственности помимо устной договоренности с сотрудником желательно оформить ее документально.
Самый популярный документ передачи ответственности – должностная инструкция. Самый популярный и, пожалуй, самый проблемный. В двух предыдущих статьях «Почему не работают должностные инструкции. Часть 1» и «Часть 2» мы уже обозначили слабые места этого управленческого инструмента.
Инструкция — слабый инструмент
С точки зрения закрепления ответственности, должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным. Большинство фраз инструкции формальны. Их много. Представьте усилия руководителя, чтобы проговорить каждую идею инструкции с каждым подчиненным. Не просто проговорить, но еще и прийти к взаимному согласию. Обе стороны должны быть согласны с формулировкой каждого участка ответственности, вменяемого сотруднику в обязанность. При необходимости иметь возможность корректировать любую формулировку инструкции.
Мы не встали на путь внедрения «слабого инструмента» любыми средствами и способами. Они, несомненно, есть. Например, «огнем и мечом». Но это не наш метод. Для нас важно, чтобы любой документ в системе управления бизнесом появился в результате договоренностей сторон, а не вместо них. Договор с клиентом – результат переговоров между поставщиком и клиентом. Бизнес-процесс – результат работы группы участников процесса на нескольких встречах. Стратегия развития предприятия появится по итогам встречи первых лиц компании и их взаимном согласии.
Функционал как набор требований к должности
Мы создали новый инструмент для закрепления ответственности за сотрудником компании – должностной функционал (ДФ). Он простой и лаконичный. Вся информация об ответственности и полномочиях сотрудника умещается на 1 листе формата А4.
Должностной функционал определяет требования к сотруднику в данной должности:
1) какую зону ответственности обязан взять на себя сотрудник;
2) кому подчиняется сотрудник – административно и функционально;
3) какую цель должен достигать сотрудник регулярно (ежемесячно или ежеквартально);
4) какой круг задач необходимо решать сотруднику на постоянной основе;
5) по каким критериям будет оцениваться деятельность сотрудника.
Требования необходимы:
– при запуске вакансии,
– при отборе кандидата,
– при адаптации нового сотрудника в должности,
– при планировании программ обучения сотрудника,
– а также для текущего управления деятельностью сотрудника.
Для создания должностного функционала разработана методология. Создан программный продукт «Bizarc.pro», который помимо моделирования бизнес-процессов и структуры подразделений и должностей позволяет формировать функционал каждого должности. На рисунке пример функционала, созданный в программе «Bizarc.pro».
Методика применения функционала уже передана десятками предприятий в ходе стратегических сессий. Частично раскрою методику в данной статье.
Программа «Bizarc.pro» – это ваш персональный бизнес-архитектор, удобный сервис для моделирования всех инструментов управления предприятием. Бесплатная учебная версия доступна 3 месяца после регистрации предприятия в системе. Информационная страница программы – http://process-manager.ru. Изучите 3 видео с примерами моделирования. Существует гостевой вход для просмотра готового предприятия. Адрес облачного сервиса: http://bizarc.pro, логин – «гость», пароль – «0123».
Методология должностного функционала
Методология должностного функционалаВернемся к методологии. В основе «должностного функционала» лежит известный метод управленческой пирамиды: «Цель – задачи – действия».
В одной пирамиде – одна цель. Цель декомпозируется на 7-10 задач. Для решения каждой задачи используется набор действий. На практике требуется не менее 70 различных действий для решения всех задач.
Цель отвечает на вопрос «зачем?». Применительно к функционалу звучит так: «Зачем нужна данная должность в компании?» Для достижения какой цели она нужна?
Задачи отвечают на вопрос «что?». Что нужно сделать, чтобы реализовать поставленную цель? Задачи собираем вокруг цели, создавая так называемый «круг задач». Важно, чтобы каждая задача отображала свой сектор деятельности, не дублируя сектора других задач. Необходимо посмотреть на достижение цели со всех сторон, чтобы в «кругу задач» не осталось белых пятен.
«Круг задач» – это иная проекция управленческой пирамиды. Взгляд на пирамиду сверху вниз.
Действия отвечают на вопрос «как?». Как нужно решать каждую из задач? Действия собираем в алгоритмы для решения задач – бизнес-процессы, регламенты или рабочие инструкции. При формировании «круга задач» мы исключаем действия из поля зрения. Абстрагируемся от демотивирующего вопроса «а КАК мы это сделаем?». Для правильного определения зон ответственности важно понимать «что делать», а не «как делать».
«Как делать» оставляем на откуп бизнес-процессов и регламентов, а также на квалификацию правильно подобранного исполнителя, которому мы сможем доверить данный круг задач.
Сразу скажу, что пирамид может быть несколько – для разных уровней управления:
1) стратегия
2) тактика
3) оперативка
Должностной функционал создаем для оперативного или регулярного уровня управления. Регулярность устанавливаем календарный месяц, реже квартал. Такая регулярность определяется плановым периодом деятельности сотрудника и частотой выплат премий за реализацию плана.
Исходя из этой жизненной логики, цель должности всегда связана с планом: «выполнить план продаж», «выполнить производственный план», «выполнить план работ», «выполнить план мероприятий», «выполнить плановые показатели».
Для функционала выработан следующий типовой круг задач, который подходит для любой должности. См.рис.
Есть отличия между руководителями и их подчиненными. Руководители должны обеспечить выполнение задачи, исполнители – выполнить задачу. У руководителя задачи масштабнее, чем у исполнителей. Задача исполнителя – индивидуальная, задача руководителя – коллективная. Руководитель обязан обеспечить выполнение всех индивидуальных задач подчиненными.
Соответственно задачи могут иметь следующую формулировку:
|
Руководитель |
Исполнитель |
|---|---|
|
1. Обеспечить подчиненных технологией работы и ее точное исполнение |
1. Точно исполнять технологию работы |
|
2. Обеспечить подразделение квалифицированными сотрудниками |
2. Соответствовать квалификации согласно технологии работ |
|
3. Обеспечить выполнение текущих показателей работы всеми подчиненными |
3. Выполнить индивидуальные показатели работы |
|
4. Обеспечить подчиненных ресурсами и работоспособными оборудованием |
4. Рационально использовать ресурсы и поддерживать работоспособность оборудования |
|
5. Обеспечить подчиненных условиями труда и соблюдение техники безопасности |
5. Соблюдать технику безопасности и условия труда |
Специальные задачи необходимы для конкретизации задач в рамках конкретной деятельности. Например, у сотрудника отдела продаж будут специальные задачи, связанные с клиентами, дебиторкой, продуктом, ценами и т.д. У сотрудника склада – задачи по товародвижению на складе, у бухгалтера – по налоговой и управленческой отчетности, кассовой дисциплине и пр.
В специальные задачи мы включаем все те секторы деятельности сотрудника, на которые необходимо постоянно обращать внимание.
Детализация круга задач
Для лучшего понимания своих задач сотрудником в программе «Bizarc.pro» к каждой функциональной задаче можно привязать:
– бизнес-процессы
– и регламентирующие документы.
Другими словами, обеспечить нужную степень детализации задач с помощью действий. Информация о детализации задач выводится в Приложение к Должностному функционалу.
Практически освоить данный материал поможет прохождение курса «Школа бизнес-архитектора». Ближайший курс пройдет с 26 по 28 мая 2020 года. Записывайтесь.
Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).
Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!
С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода
Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov
Положение о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) организации является локальным нормативным актом, который не обязателен с точки зрения трудового законодательства. Положения о структурных подразделениях помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством, так как они закрепляют распределение ролей и функций между подразделениями внутри организации. В статье предложена пошаговая технология разработки положения о структурном подразделении, которая может быть использована в работе кадровика любого предприятия.
Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.
Типовой шаблон положения о структурном подразделении
Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).
В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:
- место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
- структура подразделения,
- непосредственный руководитель подразделения,
- основные задачи подразделения,
- функции, права, ответственность подразделения.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.
Пример 1. Пример типового шаблона положения о структурном подразделении
Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).
Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:
- статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
- цели и задачи кадровой службы;
- функции кадровой службы компании;
- взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
- права и ответственность сотрудников кадровой службы.
Этапы разработки Положения о кадровой службе
1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.
Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.
2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.
3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).
Таблица 1
4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.
Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.
Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.
5. Согласование и подписание документа.
Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.
Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.
Пример 2. Пример Положения об Управлении кадров
В этой статье поговорим о построении отдела продаж на вашем предприятии
Сооснователь ADWAI Digital
Думаю, многие смотрели фильм «Волк с Уолл-стрит», в котором Джордан Белфорт (роль которого исполнил талантливый Леонардо Ди Каприо) показывает пример построения мощного отдела продаж на предприятии.
Разве есть собственник бизнеса, который не хотел бы построить подобную машину по зарабатыванию денег? Конечно же нет. Очевидно, что маркетинг и продажи – это 2 основных двигателя развития любой компании. И именно о построении отдела продаж мы и поговорим в данной статье.
Структура предприятия и отдела продаж
Структура отдела продаж формируется исходя из бизнес-процессов и специфики компании (у производственной компании и риэлторского агентства будут разные структуры отдела продаж). Нельзя взять какой-то единый шаблон отдела продаж и внедрить его в любую компанию. Потребуется оптимизация, доработка и шлифовка бизнес-процессов и регламентной базы, под особенности организации.
Как и в любом командном виде спорта (хоккей, футбол, баскетбол и т.п.) в продажах существует базовая структура, которую, как конструктор, можно собирать для любой из компаний:
– Руководитель отдела продаж: здесь, думаю, все понятно. Это человек, который ставит цели и задачи на отдел/на сотрудника, контролирует выполнение поставленных KPI, разрабатывает индивидуальные планы развития для подчиненных и многое другое.
– Поиск и привлечение клиентов (Хантер – охотник): это человек, главной задачей которого является максимальное наращивание объема потенциальных клиентов. Инструментарий может быть самый разный: конференции, холодные звонки, доски объявлений, заявки из интернета и многое другое. Заявку хотя бы с минимальным уровнем заинтересованности Хантер передает Клоузеру.
– Выявление заинтересованности и продажа (Клоузер – тот, кто закрывает сделки): это сотрудник, который отвечает за окончательные продажи. Клоузер знает как из потенциального клиента – сделать покупателя, которого он сможет передать Фермеру.
– Работа с клиентами (Фермер – проектный менеджер): после закрытия сделки и получения оплаты от клиента – подключается Фермер, который отвечает за оказание услуги, выстраивает коммуникацию, следит за дедлайнами, отслеживает KPI. Другими словами, Фермер строит прочные отношения с заказчиками, тем самым, увеличивая LTV (сумма, которую в среднем приносит клиент вашей компании за весь период совместной работы).
Данная структура, описанная выше, позволяет минимизировать вероятность, когда сотрудник увольняется и “уводит” с собой всех крупных клиентов и систему оказания услуг. Почему? Потому что за счет разбиения этапов продаж – мы передаем только часть функций под управление одного сотрудника, минимизируя риски. При этом, повышается эффективность, т.к. один человек не занимается “всем и сразу”, а оттачивает одно действие и становится в нем профессионалом.
7 основных функций отдела продаж на предприятии
Мы выделяем 7 ключевых функций, чем занимается отдел продаж на предприятии:
– Выделение целевой аудитории;
– Привлечение потенциальных клиентов;
– Работа с базой имеющихся клиентов;
– Проведение презентации продукта/услуги;
– Закрытие сделок;
– Передача клиента далее по бизнес-процессу;
– Построение взаимоотношений с клиентами и увеличение лояльности.
Каждая из функций является отдельным бизнес-процессом, который должен быть сформирован и описан в регламентах компании. Нет бизнес-процесса и регламента = задача не будет выполняться и на каком-то из этапов воронки вы будете упускать прибыль.
Этапы построения отдела продаж на предприятии
При построении отдела продаж, так же как и при построении отдела маркетинга, статью о котором мы писали недавно, мы делим большую задачу по формированию отдела на несколько ключевых шагов.
1. Цели и задачи
С описания целей начинается построение любого бизнес-проекта, коим и является отдел продаж. Необходимо ответить на один простой вопрос: “к какому будущему мы планируем прийти через N месяцев/лет?”. Чего вы хотите? Оборот в 10 миллионов или оборот в 500 миллионов?
От целей, которые вы установите сейчас – будет зависеть тот подход, тот инструментарий и те задачи, которые вы опишете далее. Ведь, очевидно, что для того, чтобы сделать оборот в 10 миллионов и оборот в 500 миллионов – необходимо решать совершенно разные задачи. Как по масштабности, так по сложности и уровню ответственности.
2. Маркетинг и входящие заявки или исходящие “холодные” звонки?
Также необходимо понять, какую стратегию привлечения клиентов вы будете использовать:
– Входящий поток: стратегия “Входящего потока” подразумевает активный Интернет и офлайн-маркетинг, за счет которого в компанию привлекаются новые лиды (заявки). По этому поводу обязательно почитайте нашу статью про “27 способов получить клиентов в сложной нише”;
– Исходящий поток: стратегия “Исходящего потока” означает активную деятельность ваших менеджеров (Хантеров) по поиску клиентов. Если в предыдущей стратегии ваши сотрудники работают только с входящими заявками, то в этой они самостоятельно занимаются поиском потенциальных клиентов, выявлением их потребностей и предложением ваших товаров/услуг;
– Комбинированная стратегия: эта стратегия позволяет работать как с созданием входящего потока клиентов, так и с исходящими контактами. Наиболее оптимальная стратегия по соотношению: вложения/окупаемость.
Очевидно, что разные стратегии – требуют разного объема ресурсов (подсказка: самая затратная стратегия – это Комбинированная стратегия, но при этом, она же самая потенциально прибыльная из всех, т.к. позволяет “не складывать все яйца в одну корзину” и не рассчитывать только на один инструмент продаж).
3. Подбор команды
Описали цели и задачи, продумали стратегию. Можно переходить к формированию команды отдела продаж. Что такое команда? Если упрощать, то это “винтики”, которые заставят вашу “машину по зарабатыванию денег” (ваш бизнес) приносить прибыль. Нет надежной и сильной команды = вы недополучаете прибыль.
При формировании команды отдела продаж важно находить людей с опытом решения задач, которые прямо сейчас стоят перед вами. Не обязательно брать продавца без опыта и вкладывать ресурсы в его обучение. Зачем усложнять себе жизнь? Найдите человека, который уже достигал тех целей, которые вы поставили в своей компании.
Где можно находить сильных сотрудников в отдел продаж:
– HeadHunter – входящий трафик: думаю, здесь все понятно. Размещаете объявление, просеиваете входящие отклики и ищите сотрудников, которые подходят под ваши критерии;
– HeadHunter – исходящий трафик: рассылка предложений по базе резюме. Порой, этим способом можно найти очень сильного сотрудника;
– Фриланс площадки (группы ВКонтакте, Фейсбуке и Телеграм по запросам: “фриланс”, “работа фриланс”, “удаленная работа” и т.п): если ваши бизнес-процессы позволяют управлять удаленной командой – то вы легко сможете найти необходимых специалистов на удаленке.
4. Подготовка инфраструктуры
В работе отдела продаж существуют несколько очень важных элементов, без которых его функционирование трудно представить:
– CRM-система в отделе продаж: это и работа с базой клиентов и список задач для ваших сотрудников. Для отдела продаж мы рекомендуем amoCRM и Bitrix24;
– Телефония в отделе продаж: позволяет эффективно обрабатывать входящие заявки. Рекомендуем сервис “Скорозвон”;
– Скрипты в отделе продаж: примерный сценарий разговора вашего сотрудника с потенциальным клиентом.
Еще одним важным элементом любого отдела – являются отлаженные бизнес-процессы и описанные регламенты. Мы всегда, когда нас привлекают на проекты построения отделов продаж или отделов маркетинга в компаниях клиентов, настаиваем на формировании системы. Если есть система (бизнес-процессы, регламенты, скрипты, структура), то только в этом случае люди понимают, что необходимо делать при той или иной задаче. Устали от того, что ваши сотрудники выполняют задачи “как считают правильным”? Начинайте строить систему.
5. Аналитика и контроль результатов
Отдел продаж – это система, которую необходимо оцифровывать. Вы должны понимать:
– сколько денег приносит каждый сотрудник;
– сколько денег приносит каждая заявка;
– сколько денег приносит каждый исходящий звонок вашего менеджера;
– и т.д.
Чем больше данных вы будете собирать и считать, тем больше возможностей для развития бизнеса сможете увидеть (например, в нашей компании ADWAI мы считаем более 25+ показателей эффективности и такие же аналитические системы за несколько дней внедряем на проектах наших клиентов). Кстати, мы недавно писали статью про KPI (обязательно прочитайте).
Оставляйте заявку на БЕСПЛАТНУЮ стратегическую сессию-аудит вашего маркетинга с нашим специалистом:
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Заключение
Работа отдела продаж на предприятии оценивается по одному простому показателю: по объему прибыли, который он приносит. Но, на самом деле, по нашему опыту мы знаем, что эффективность отдела не всегда зависит от команды.
Порой, собственнику требуется помощь в построении системы в отделе продаж или, бывает так, что не внедрены основные инструменты отдела продаж (CRM-система/телефония/скрипты). Если вы уже давно пытаетесь создать из своего отдела систему по увеличению баланса на вашей банковской карте – еще раз перечитайте эту статью, пройдитесь по каждому из этапов и внедрите тот минимум, который здесь описан.
Успехов вам в вашем бизнесе!
Мы используем файлы cookies, чтобы сделать этот сайт удобным для вас.
Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.
При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.
О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.
Зачем нужна должностная инструкция?
Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.
- В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
- Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
- С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
- Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.
Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?
подробнее
Какие разделы должны быть в должностной инструкции?
Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.
- Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
- Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
- Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.
При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.
Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.
В каком виде составляется должностная инструкция?
Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.
Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.
Вопрос:
Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?
Ответ:
Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:
- 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
- 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.
Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – путеводители по кадровым вопросам.
подробнее
Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
