Как составить функциональную карту должности

Должностная карта включает в себя основную цель должности и  содержит значимые процессы функционала. В ней описываются все  действия, которые обеспечивают вам достижение цели в компании.  Количество функций зависит от сложности каждой должности, а их  подробное описание содержит все требования к действиям сотрудника и  предназначено для анализа, самоанализа.  

Также должностная карта: 

1. помогает выявить эффективные и неэффективные процессы в  подразделении, компании; 
2. является профессиональным стандартом; 
3. представляет собой инструмент исследования вашего рабочего  времени;
4. выступает средством создания единого понятийного поля между  сотрудником и руководителем; 
5. является инструментом для карьерного роста и автоматизации  бизнес-процессов в компании. 

Должностная карта НЕ РАВНО должностная инструкция!

Важно отличать должностную карту и должностную инструкцию. Как  правило, должностная инструкция в компаниях является формальностью и  не слишком используется в вашей дальнейшей работе. К тому же эти инструкции: 

• составляются довольно шаблонно,  
• не меняются годами, 
• имеют мало отношения к реальным задачам, которые  выполняет тот или иной сотрудник.  

Такой актуальный инструмент, как должностная карта позволяет вовлечь сотрудника в работу, помогает без страха перейти на KPI мотивацию.

В каждой компании есть  основные и вспомогательные процессы и чем дольше работает сотрудник, тем их становится больше. При этом руководитель не всегда знает о том, что же делает сотрудник и может представлять ситуацию совершенно не так, как она есть на  самом деле.   Как вы уже знаете — есть ваша картина мира и руководителя, и если они не  совпадают в понимании вашей загруженности, тогда и возникают  претензии с обеих сторон. И именно такой инструмент, как должностная  карта, поможет эти две картины мира привести к одной реальности, чтобы  все и всем были довольны. 

Зачем нужна должностная карта?

Она помогает понять: 

1. Какую зону ответственности вы можете взять на себя, а от чего — отказаться. 
2. Какую цель вы должны достигать регулярно и не забывать о задачах, которые помогут добиваться этого. 
3. Какой круг задач необходимо решать вам на постоянной основе. 
4. По каким критериям будет оцениваться ваша деятельность руководителем. 

Очень важно отнестись к созданию должностной карты со всей  серьезностью, потому что именно она является залогом построения правильной KPI-мотивации и представляет собой динамичный инструмент,  который отображает реальный функционал каждого члена команды. 

Как составлять должностную карту?

Правильно составлять должностную карту — самостоятельно и лучше  всего делать это в программах для интеллект-карт или диаграмма связей (список которых вы уже имеете). В них вы сможете легко изменять, дополнять, структурировать  информацию.  Алгоритм построения должностной карты: 

Шаг 1. Мозговой штурм. В центре карты нужно написать должность и  приступить к мозговому штурму – в течение нескольких дней вспоминайте абсолютно все задачи, обязанности, которые делаете и заполняйте карту. Затем — объедините  функции по рубрикам и продолжите  добавлять свою карту.  

Шаг 2. Дополняем карту задачами из системы. Здесь на помощь придет  Битрикс24, потому что там зафиксированы абсолютно все задачи, которые  выполняет любой из сотрудников.  

Шаг 3. Выполните хронометраж. Это поможет выявить те задачи, на  которые вы, вероятнее всего, не обратили внимания и не внесли их в карту,  хотя постоянно делаете. Это возможно из-за того, что не придаете  значения таким заданиям, находитесь «в потоке». 

Шаг 4. Подробное описание всех функций. Пропишите, что включает  каждая из функций. 

Шаг 5. Структурируйте. На этом этапе важно выявить повторы, распределить все пункты по группам, удалить те задачи, которые были лишь единожды и не повторялись, либо же наоборот – зафиксируйте те, которые вы выполнили только 1 раз и хотели бы в дальнейшем получать такие задания. 

Шаг 6. Отдайте составленную должностную карту руководителю. Он  сможет проанализировать ее и снять лишние задачи, автоматизировать  некоторые из них.   Если же должностную карту составлял кто-то из сотрудников, то он  передает ее вам на проверку, чтобы вы могли по системе Бирикс24  отследить, все ли функции он вписал, а затем уже передать ее  руководителю. 

Запросить внедрение должностных карт в компании

Карта должности является главным элементом при подборе персонала. Она представляет собой документ, в котором описаны обязанности и требования к работнику, а также элементы корпоративной культуры. Документ используется при приеме новичков, чтобы они в максимально короткие сроки поняли, что ожидает от них работодатель. 

Функциональные обязанности

В основе карты должности лежит перечень функциональных обязанностей. Это список задач, которые работнику предстоит выполнять. При формировании списка обязанностей учитывается карта рабочего дня, то есть распорядок и все выполняемые процессы. 

Карта должности выгодна и работодателю, и сотрудникам. HR-специалист сравнивает резюме кандидата с картой и определяет, подходит ли тот на должность. Если требования совпадают с качествами соискателя, то HR-работник приглашает его на собеседование и трудоустраивает. Но если видны явные расхождения, то на кандидата не тратят время. 

Сотруднику тоже гораздо проще работать, когда есть перечень должностных обязанностей. Из списка работник видит, ему предстоит делать. С первого дня в компании он начинает приносить предприятию экономическую выгоду. Благодаря этому новичок чувствует себя уверенно, а значит, более лояльно относится к работодателю.

Карта должности и регламент

Готовая карта очень похожа на регламент, ведь в нем также собраны все действия работника в течение дня. Однако карта гораздо информативнее. Ведь кроме действий персонала, в ней содержатся требования к работникам (в том числе социально-демографические), навыки, опыт, ключевые показатели эффективности. 

При составлении карты важно понимать отличия между должностными и функциональными обязанностями. Функциональные обязанности – это общий список действий и задач для работника. 

Должностные – это тот же список, но максимально конкретизированный. Именно они ложатся в основу карты должности.

Два вида обязанностей выполняют разную функцию в регулировании работы отдела:

• должностные необходимы для нормативного урегулирования задач. Именно с этим перечнем знакомят новичка в первую очередь после приема на работу. Если его действия отличаются от описанных в регламенте, то его наказывают;
• функциональные нужны для того, чтобы сотрудник приносил компании экономическую прибыль. Обязанности прописываются в трудовом договоре, должностной инструкции или в отдельном документе.

Создание должностного функционала

Главная ошибка в большинстве должностных инструкций заключается в их излишнем формализме и завышенном объеме. Информация тяжело воспринимается как исполнителем, так и работодателем, что мешает обеим сторонам сконцентрироваться на важным моментах. Поэтому вместо должностных инструкций рекомендуется использовать должностной функционал или карту должности. Этот документ можно уместить в 1–2 листа. 

Карта используется при открытии новой вакансии, при составлении программ обучения новичков и опытных сотрудников, а также при оценке работников для выплаты премий. Вот что регулирует документ:

• цели, которые необходимо достигать ежемесячно или ежеквартально;
• зоны ответственности, которые берет на себя каждый сотрудник;
• порядок подчинения, иерархию сотрудников;
• перечень поставленных задач;
• критерии для оценки работы и расчета премии.

С помощью карты должности можно решить несколько задач:

• подобрать среди всех соискателей того кандидата, который максимально соответствует профилю должности, то есть сможет эффективно выполнять задачи;
• оценить конкретного кандидата или уже действующего члена команды;
• построить комплексную систему обучения персонала;
• сформировать кадровый резерв;
• убрать из коллектива функциональные конфликты, когда сотрудники не могут поделить обязанности;
• справедливо рассчитать размер оклада, премий по KPI для каждой должности. 

Составление карты должности

Составлением карты занимается HR-специалист. Однако для некоторых должностей разумно передавать формирование документа руководителю отдела. Особенно, если должность предполагает выполнение сложных и нестандартных задач. Но процесс формирования карты одинаков. 

Сначала необходимо проанализировать корпоративную культуру организации, чтобы определить, каким социально-демографическим или поведенческим характеристикам должен соответствовать работник. 

Затем на основе организационной структуры, стратегических целей и планов прописываются функциональные обязанности. Если в отделе уже разработаны регламенты и должностные инструкции, можно взять их за основу и детализировать каждое действие. 

После этого можно сформировать таблицу в программе и заполнить ее. Обычно карта занимает 1–2 листа. Первую часть документа можно посвятить требованиям компании. Вот что там следует указать:

• требуемые знания и навыки. Этот раздел рекомендуется разделить, чтобы указать несколько видов навыков – профессиональных, коммуникативных и дополнительных;
• опыт работы. Важно указать минимальный стаж, который должен быть у работника в момент прихода в компанию. Нужно выбрать тот срок, за который сотрудник успеет сформировать нужные навыки;
• обязанности. Все обязанности тоже нужно разделить на группы. Например, есть прямые обязанности. У менеджера по продажам это будет взаимодействие с клиентами, сопровождение сделки. Но также у него будет ряд дополнительных обязанностей, которые необходимы для поддержания порядка и организации работы. Это поддержание чистоты на рабочем месте, соблюдение техники безопасности, создание внутренней отчетности, сохранение оборудования в надлежащем виде. Важно помнить, что взаимодействие с коллегами тоже являются частью обязанностей, то есть от работника ожидается поддержание рабочей и позитивной атмосферы в коллективе. 
• зона ответственности. Она определяется на основе специфических обязанностей. Но есть и универсальная зона ответственности, которая должна быть у работника любой должности. Это соблюдение правил и норм поведения, техники безопасности, а также сохранение оборудования, материалов;
• показатели эффективности. Они также определяются на основе функционала и стратегической цели, которой достигает компания с помощью сотрудника. Например, для менеджера отдела продаж показателями эффективности являются количество клиентов, сделок, итоговая выручка с личных продаж и средний чек.

Вторая часть документа должна быть отведена под обязанности компании. Ведь карта должности используется в том числе и для работника, чтобы он получил полное представление о процессе работы. Чтобы прописать вторую часть карты, необходимо ответить на вопросы:

1. Как организовано рабочее место?
2. Какая система оплаты труда (расчета итоговой зарплаты) принята в компании?
3. Есть ли дополнительные социальные гарантии и какие?
4. Какая система оценки работы принята в фирме?
5. Какие возможности для карьерного или профессионального роста есть?
6. Чем компания отличается от аналогичных работодателей? 

Чтобы подробно описать рабочее место и его организацию, необходимо оценить, насколько оно соответствует нормам ТК. Оно должно быть оснащено техническими средствами, используемыми в работе, материалами и инструментами. 

Система оплаты труда описывается с помощью нескольких пунктов:

• периодичность выплат;
• наличие и размер гарантированного минимума (оклада);
• принцип расчета остальной части зарплаты;
• наличие надбавок за стаж работы, за категории;
• расчет дополнительных выплат – отпускных, больничных, стипендий, командировочных.

Необходимо описать дополнительные социальных гарантии. Вот что подразумевается в этом блоке карты должности:

• медицинское страхование;
• льготы и выплаты сотрудникам, у которых есть дети;
• оплата обучения, сторонних тренингов;
• поддержка работников, которые участвуют в профессиональных конкурсах и представляют на них свою компанию;
• оплата фитнеса и других услуг.

Вместе с описанием обязательных выплат необходимо дать подробное объяснение, как производится оценка работы сотрудника. Ведь от нее часто зависит размер премиальных начислений. Например, в карте должности для отдела продаж оценка менеджеров может производиться так:

• с помощью опроса и обратной связи клиентов;
• с помощью CRM-системы, в которой отображен весь процесс взаимодействия с покупателем;
• по выполнению поставленного личного плана;
• по результатам проверок по чек-листам развития;
• по итогам тестирования после обучения.

Дополнительные методы формирования карты должности

Существует несколько дополнительных приемов, с помощью которых можно повысить эффективность от карты должности. Например, можно при составлении документа взять за основу конкурентов. Необходимо найти компанию, у которой уже есть эффективный перечень функциональных обязанностей. Профиль должности, особенности оценки, требования и другие детали переносятся в свой документ.

Вместе с этим можно провести интервью со своим персоналом. В каждом отделе необходимо найти наиболее продуктивных работников. Важно понять, что их объединяет. Возможно, у них схожее образование, опыт работы или уровень компетенций. Эти же требования нужно предъявлять ко всем соискателям на свободные аналогичные вакансии. Затем необходимо сформировать карту рабочего дня лучших сотрудников. Важно понять, какими процессами они занимаются на протяжении своей рабочей смены и сколько времени тратят на каждое полезное действие. На основе полученных данных можно сформировать обязанности для других работников. 

Если у руководителя нет времени на составление карты должности, но хочется получить выгоды от ее использования, он может обратиться к сторонним специалистам. Например, в консалтинговую компании или к частному эксперту. Они сформируют требования к сотрудникам, чтобы те приносили максимум прибыли работодателю.

Должностная инструкция более масштабный документ, в котором подробно описаны обязанности должности, права и ответственность обеих сторон. Карта должности — это сокращённая версия должностной инструкции и, как правило, состоит из 1-2 страниц;

Но есть и сходства: оба документа нацелены на устранение путаницы в обязанностях сотрудников, помогают компании оценивать сотрудников в соответствии с четко установленными стандартами и принимать обоснованные решения относительно того, какие сотрудники нуждаются в вознаграждениях, продвижении по службе, а какие не так успешно выполняют задачи, необходимые для их роли.

Определение компетенций

Этому пункту стоит уделить особое внимание. В карте должности вы можете указать компетенции связанные с должностью, сосредоточив внимание как на требуемых, так и на желаемых компетенциях. Постарайтесь включить от семи до десяти компетенций с подробным описанием или пунктами, объясняющими каждую из них.

Чтобы вы и сотрудник или кандидат на позицию были на одной «волне». Составить точный список вам помогут наблюдение за сотрудниками, выполняющими аналогичные задачи или консультации с руководителями отделов.

Общие/организационные компетенции

Компетенции можно разбить на две основные категории. Первая группа — общие или организационные компетенции, которые представляют собой навыки, знания и нормы поведения, которые должны демонстрировать все сотрудники организации.

Эти компетенции должны отражать общие цели, задачи и миссию компании. Подходящей организационной компетенцией для компании, которая занимается обслуживанием клиентов, например, может быть «навык выстраивать межличностные отношения». Это означает, что все сотрудники должны уметь устанавливать открытую коммуникацию, быть в партнёрстве и способствовать достижению целей организации.

Конкретные/индивидуальные компетенции

Вторая категория компетенций — навыки, знания и умения, характерные для конкретной должности. Например, супервайзер по обслуживанию розничных клиентов должен уметь обучать членов своей команды, четко определяя их цели и ожидания, делясь конструктивной обратной связью.

Пример карты должности

• Обязанности
• Консультирование клиентов по ассортименту
• Разъяснение технических параметров товара
• Ведение отчетности
• Поиск и привлечение потенциальных клиентов

• Знание ПК
• Знание программного обеспечения для учета
• Знание цен аналогичных товаров на рынке

• Увеличение клиентской базы
• Умение вести переговоры

• Увеличение продаж 3%
• Привлечение новых клиентов 15 чел. в месяц

• Образование – высшее, специализация менеджер, экономист
• Опыт работы в сфере продаж – не менее 1 года
• Водительские права В категории

Составление карты должности потребует вложений времени, но составив и применив её один раз, все усилия окупятся. Но как и любой другой документ, карту нужно актуализировать в соответствии с рынком, тенденциями и новыми технологиями.

Зачем нужна должностная карта?

Она помогает понять:

1. Какую зону ответственности вы можете взять на себя, а от чего — отказаться.
2. Какую цель вы должны достигать регулярно и не забывать о задачах, которые помогут добиваться этого.
3. Какой круг задач необходимо решать вам на постоянной основе.
4. По каким критериям будет оцениваться ваша деятельность руководителем.

Очень важно отнестись к созданию должностной карты со всей серьезностью, потому что именно она является залогом построения правильной KPI-мотивации и представляет собой динамичный инструмент, который отображает реальный функционал каждого члена команды.

Как составлять должностную карту?

Правильно составлять должностную карту — самостоятельно и лучше всего делать это в программах для интеллект-карт или диаграмма связей (список которых вы уже имеете). В них вы сможете легко изменять, дополнять, структурировать информацию. Алгоритм построения должностной карты:

Шаг 1. Мозговой штурм. В центре карты нужно написать должность и приступить к мозговому штурму – в течение нескольких дней вспоминайте абсолютно все задачи, обязанности, которые делаете и заполняйте карту. Затем — объедините функции по рубрикам и продолжите добавлять свою карту.

Шаг 2. Дополняем карту задачами из системы. Здесь на помощь придет Битрикс24, потому что там зафиксированы абсолютно все задачи, которые выполняет любой из сотрудников.

Шаг 3. Выполните хронометраж. Это поможет выявить те задачи, на которые вы, вероятнее всего, не обратили внимания и не внесли их в карту, хотя постоянно делаете. Это возможно из-за того, что не придаете значения таким заданиям, находитесь «в потоке».

Шаг 4. Подробное описание всех функций. Пропишите, что включает каждая из функций.

Шаг 5. Структурируйте. На этом этапе важно выявить повторы, распределить все пункты по группам, удалить те задачи, которые были лишь единожды и не повторялись, либо же наоборот – зафиксируйте те, которые вы выполнили только 1 раз и хотели бы в дальнейшем получать такие задания.

Шаг 6. Отдайте составленную должностную карту руководителю. Он сможет проанализировать ее и снять лишние задачи, автоматизировать некоторые из них.

Если же должностную карту составлял кто-то из сотрудников, то он передает ее вам на проверку, чтобы вы могли по системе Бирикс24 отследить, все ли функции он вписал, а затем уже передать ее руководителю.

Функциональные обязанности

В основе карты должности лежит перечень функциональных обязанностей. Это список задач, которые работнику предстоит выполнять. При формировании списка обязанностей учитывается карта рабочего дня, то есть распорядок и все выполняемые процессы.

Карта должности выгодна и работодателю, и сотрудникам. HR-специалист сравнивает резюме кандидата с картой и определяет, подходит ли тот на должность. Если требования совпадают с качествами соискателя, то HR-работник приглашает его на собеседование и трудоустраивает. Но если видны явные расхождения, то на кандидата не тратят время.

Сотруднику тоже гораздо проще работать, когда есть перечень должностных обязанностей. Из списка работник видит, ему предстоит делать. С первого дня в компании он начинает приносить предприятию экономическую выгоду. Благодаря этому новичок чувствует себя уверенно, а значит, более лояльно относится к работодателю.

Создание должностного функционала

Главная ошибка в большинстве должностных инструкций заключается в их излишнем формализме и завышенном объеме. Информация тяжело воспринимается как исполнителем, так и работодателем, что мешает обеим сторонам сконцентрироваться на важным моментах. Поэтому вместо должностных инструкций рекомендуется использовать должностной функционал или карту должности.

Этот документ можно уместить в 1–2 листа.

Карта используется при открытии новой вакансии, при составлении программ обучения новичков и опытных сотрудников, а также при оценке работников для выплаты премий. Вот что регулирует документ:

• цели, которые необходимо достигать ежемесячно или ежеквартально;
• зоны ответственности, которые берет на себя каждый сотрудник;
• порядок подчинения, иерархию сотрудников;
• перечень поставленных задач;
• критерии для оценки работы и расчета премии.

С помощью карты должности можно решить несколько задач:

• подобрать среди всех соискателей того кандидата, который максимально соответствует профилю должности, то есть сможет эффективно выполнять задачи;
• оценить конкретного кандидата или уже действующего члена команды;
• построить комплексную систему обучения персонала;
• сформировать кадровый резерв;
• убрать из коллектива функциональные конфликты, когда сотрудники не могут поделить обязанности;
• справедливо рассчитать размер оклада, премий по KPI для каждой должности.

Дополнительные методы формирования карты должности

Существует несколько дополнительных приемов, с помощью которых можно повысить эффективность от карты должности. Например, можно при составлении документа взять за основу конкурентов. Необходимо найти компанию, у которой уже есть эффективный перечень функциональных обязанностей.

Профиль должности, особенности оценки, требования и другие детали переносятся в свой документ.

Вместе с этим можно провести интервью со своим персоналом. В каждом отделе необходимо найти наиболее продуктивных работников. Важно понять, что их объединяет.

Возможно, у них схожее образование, опыт работы или уровень компетенций. Эти же требования нужно предъявлять ко всем соискателям на свободные аналогичные вакансии. Затем необходимо сформировать карту рабочего дня лучших сотрудников.

Важно понять, какими процессами они занимаются на протяжении своей рабочей смены и сколько времени тратят на каждое полезное действие. На основе полученных данных можно сформировать обязанности для других работников.

Если у руководителя нет времени на составление карты должности, но хочется получить выгоды от ее использования, он может обратиться к сторонним специалистам. Например, в консалтинговую компании или к частному эксперту. Они сформируют требования к сотрудникам, чтобы те приносили максимум прибыли работодателю.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к.

именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности.

Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое.

Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС?

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

общая информация о работодателе и сотруднике;

сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

перечень должностных обязанностей и прав работника;

сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности.

Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Карта должности сотрудника: что, зачем и как?

Есть вещи, которые заметно упрощают работу: Excel, который подсчитает всех клиентов и покажет, где цифры «не бьются», программное обеспечение с автодозвоном, которое само свяжется с клиентом и карта должности, которая облегчит поиск подходящего менеджера по продажам. Последней и посвящена эта статья. Рассказываем, что это за карта такая, в чём её удобство и из каких разделов она состоит.

Содержание

В этой статье:

Что такое карта должности и зачем она нужна?

Карта должности — это документ-выручалочка не только для рекрутера, но и для новенького сотрудника. Карта описывает детали работы на должности:

• ключевые задачи, для выполнения которых наняли сотрудника;
• навыки, знания и опыт, необходимые для выполнения задач;
• KPI, которые стоят перед сотрудником;
• место должности в корпоративной иерархии и кому подотчётен сотрудник.

Почему это документ-выручалочка?

• Благодаря карте легче отсеивать кандидатов на этапе отбора, а новенький сотрудник точно знает, что входит в его обязанности и каких результатов от него ждут;
• Карта должности выручает в планировании обучении: по итогам определённого периода становится понятно, какие навыки сотруднику нужно подтянуть, чтобы улучшить свои результаты работы;
• Документ обеспечивает прозрачность: в нём прописан оклад и за выполнение каких KPI можно претендовать на бонусы;
• Если сотрудника начали нагружать сверх его обязанностей, это также легко доказать благодаря карте должности.

Итог: потому, что с ней нет бардака в работе сотрудников.

Как составить карту должности?

Шаг 1: Анализ обязанностей

Всё начинается со сбора, изучения и интерпретации данных о задачах должности. Собирать информацию можно несколькими способами: опрашивать сотрудников, занимающих должность, или их супервайзеров или выдать им для заполнения анкеты / рабочие листы. Если должность новая, данные можно собрать из вакансий других компаний. Важно собирать не общую информацию, а по пунктам:

• Необходимые знания, бэкграунд, опыт и образование, которые помогут быстрее понять суть работы и выполнять её эффективно;
• Без каких навыков сотруднику будет тяжело;
• Физические характеристики, опционально для отдельных сфер деятельности;
• Что есть результат работы или по каким KPI будет оцениваться работы;
• Карьерные перспективы, на которые может рассчитывать сотрудник;
• Зарплатная вилка, установленная в компании.

Шаг 2: Наведение порядка в функциях

После сбора всех данных, нужно проанализировать функционал должности:

• Убедитесь, что задачи в рамках должностных функций действительно необходимы для выполнения работы;
• Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи;
• Определите последствия невыполнения функции и будет ли это наносить ущерб деятельности работодателя;
• Определите, можно ли изменить задачи или выполнить их по-другому, проще;
• Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После такого анализа будет проще определить основные и второстепенные функции.

Шаг 3: Структурирование информации в документе

Структура карты должности может разница в разных компаниях, но в рамках одной организации — унифицирована. Примерная структура может быть такой:

• Наименование документа и дата его составления.
• Должность — название должности.
• Подотчетен — название должности, которой подчиняется эта должность.
• Резюме/цель — краткое изложение и общие цели работы.
• Основные функции — в том числе частота, с которой выполняются задачи.
• Компетентность – знания, навыки и умения.
• Условия работы — удалённый, офисный или гибридный формат, график работы, длительность рабочего дня, возможность брать больничные, период отпусков.
• Диапазон заработной платы, а также периодичность возможного пересмотра.
• Требования — образование и опыт работы.
• Дополнительные квалификационные требования — сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.

Карта должности vs. Должностная инструкция

Между картой должности и должностной инструкцией есть два основных различия:

• • Должностная инструкция более официальный документ для внутреннего пользования компании, а карта должности составляется для удобства найма и больше удобна для кандидатов — они могут сравнить требования к работе со своими собственными навыками и определить, подходят ли они для этой роли;
  • Должностная инструкция более масштабный документ, в котором подробно описаны обязанности должности, права и ответственность обеих сторон. Карта должности — это сокращённая версия должностной инструкции и, как правило, состоит из 1-2 страниц;

Но есть и сходства: оба документа нацелены на устранение путаницы в обязанностях сотрудников, помогают компании оценивать сотрудников в соответствии с четко установленными стандартами и принимать обоснованные решения относительно того, какие сотрудники нуждаются в вознаграждениях, продвижении по службе, а какие не так успешно выполняют задачи, необходимые для их роли.

Определение компетенций

Этому пункту стоит уделить особое внимание. В карте должности вы можете указать компетенции связанные с должностью, сосредоточив внимание как на требуемых, так и на желаемых компетенциях. Постарайтесь включить от семи до десяти компетенций с подробным описанием или пунктами, объясняющими каждую из них. Чтобы вы и сотрудник или кандидат на позицию были на одной «волне». Составить точный список вам помогут наблюдение за сотрудниками, выполняющими аналогичные задачи или консультации с руководителями отделов.

Общие/организационные компетенции

Компетенции можно разбить на две основные категории. Первая группа — общие или организационные компетенции, которые представляют собой навыки, знания и нормы поведения, которые должны демонстрировать все сотрудники организации.

Эти компетенции должны отражать общие цели, задачи и миссию компании. Подходящей организационной компетенцией для компании, которая занимается обслуживанием клиентов, например, может быть «навык выстраивать межличностные отношения». Это означает, что все сотрудники должны уметь устанавливать открытую коммуникацию, быть в партнёрстве и способствовать достижению целей организации.

Конкретные/индивидуальные компетенции

Вторая категория компетенций — навыки, знания и умения, характерные для конкретной должности. Например, супервайзер по обслуживанию розничных клиентов должен уметь обучать членов своей команды, четко определяя их цели и ожидания, делясь конструктивной обратной связью.

Пример карты должности

Должность	Менеджер по продажам
Отдел	Отдел продаж
Руководитель	Начальник отдела продаж
Подчиненный персонал	—
Смежные отделы	Отдел обслуживания, отдел маркетинга
Цель должности	Увеличение базы новых клиентов, повышение уровня лояльности и осведомленности у клиентов, выполнение плана продаж, предложение способов увеличения продаж.
Обязанности	Обязанности Консультирование клиентов по ассортименту Разъяснение технических параметров товара Ведение отчетности Поиск и привлечение потенциальных клиентов
Профессиональные знания	Знание ПК Знание программного обеспечения для учета Знание цен аналогичных товаров на рынке
Профессиональные навыки	Увеличение клиентской базы Умение вести переговоры
KPI	Увеличение продаж 3% Привлечение новых клиентов 15 чел. в месяц
Личные качества	Общительность, умение слушать собеседника, вежливость, способность убеждать
Требования к кандидатам	Образование – высшее, специализация менеджер, экономист Опыт работы в сфере продаж – не менее 1 года Водительские права В категории
Условия работы	Удалённый формат работы, с 10:00 до 17:00 МСК, официальное трудоустройство, оплачиваемый больничный, 24 дня отпуска в год.
Зарплатная вилка	В первый месяц — 25 000 ₽. Далее — 35 000 ₽ + % от продаж В конце каждого квартала предусмотрено вознаграждение по результатам работы.

Составление карты должности потребует вложений времени, но составив и применив её один раз, все усилия окупятся. Но как и любой другой документ, карту нужно актуализировать в соответствии с рынком, тенденциями и новыми технологиями.