Как составить график дел на неделю

Привет! Хочу поделиться, как я составляю план недели так, чтобы и сделать всё, и не устать, как лошадь. Когда я начала так планировать, моя жизнь изменилась – я сразу стала более спокойной и эффективной и успевала гораздо больше, чем раньше, а кроме того, и стрессовала меньше. Вкратце всё просто – надо грамотно выделить время и на отдых, и на работу. Однако вначале я допускала существенные ошибки, от которых хочу вас предостеречь. В этой статье я даю свой вариант, как планировать неделю – и уверена, что вы почерпнёте отсюда что-то новенькое!

Когда лучше планировать неделю?

Ответ ясен – когда она, эта неделя, ещё не началась! А предыдущая уже закончена, и можно не спеша её проанализировать, акцентировав внимание на главном.

Поэтому планируем в конце уходящей недели – это может быть вечер пятницы, если всё важное вы делаете по рабочим дням, или вечер воскресенья. Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают. Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!).

У вас должно оставаться немного времени, чтобы провести его в тишине и подвести итоги прошедшей недели, ну и следующую запланировать. У меня на это уходит не менее получаса. В идеале – выделить себе пару часов, заварить чайник чая иии…

И да, время на планирование тоже надо запланировать – иначе откуда оно возьмётся?

Где планировать неделю?

В идеале – использовать планер с недельной раскладкой (разлиновкой), но и просто чистый лист бумаги и ручка тоже пригодятся.

Очень удобно, когда есть немного места, чтобы выписать приоритеты и важные дела, чтобы фокус не сбивался.

Планеры бывают совершенно различные. Как выбираю я? Распечатываю листок понравившегося и веду. Подошло – заказываю планер целиком.

Мне больше нравится бумажное планирование, поскольку видна вся неделя целиком, и сразу понятно, какой день перегружен, а в какой можно сделать что-то ещё.

Если вы – «электронный» человек, то можете в приложениях или программах.

Удобнее всего оказываются:

• Программы для составления интеллект-карт, например, Xmind, MindMeister.
• Программы для планирования дел – Trello, TickTick, Any.do, Google Keep и другие.

Как я планирую неделю: пошаговая инструкция

Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю

Планирование недели нужно обязательно начать с анализа предыдущей. Так я могу понять (и задокументировать) уроки, которые она мне принесла.

Для начала я кратко записываю, что за неделя была.

Например: «Неделя была суматошной, т.к. приехала в гости M. с семьёй. Делу N поэтому не уделила большого внимания, зато пришлось много готовить и убирать».

Я выписываю, какие дела мне удались полностью – и почему. Какие дела я сделала не в полной мере – и почему. И какие не сделала совсем — возможно, на это были веские причины (плохое самочувствие, внезапные дела), а не прокрастинация и лень. Отношусь к себе с пониманием и уважением.

В конце я выписываю главные события прошедшей недели – это даёт мне ощущение, что жизнь не проходит зря.

Что упущено. Обязательно пишу свои мысли на эту тему, например, мало общалась с родными, забыла уделить внимание физической форме, окна не помыла…

Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела

Беру раскладку на неделю и вношу в неё дела, привязанные к определённому времени – встречи, уроки, вебинары и прочее.

Если есть обязательные дела – тоже их обозначаю.

Например, если в субботу ко мне приедет подруга, то в пятницу я должна закупить продукты к застолью и даже что-то приготовить. Но сделать я это могу в течение всего дня.

Шаг 3. Выбираю время отдыха

Отдых – это важнейшая составляющая продуктивной работы. Я думаю о моментах отдыха в течение дня. В некоторые моменты я наверняка устану, и естественным будет дать себе передышку. Так пусть она будет законной!

Например, после похода по магазинам я вряд ли сразу засяду за дела – логично будет выпить чая, посидеть в соцсетях и прийти в себя. А после отъезда гостившей подруги мне потребуется целый день, чтобы отдохнуть и освежить дом.

Я учитываю свой режим дня и не планирую дела с утра до вечера – всё равно не сделаю всего. По крайней мере, 2 часа в день я отвожу на законное ничегонеделание.

И помните, что сидение в соцсетях – это тоже работа, и от неё устают.

Походы в кино, кафе, встречи с подругами, поездки в парк я также заношу в план.

Шаг 4. Определяю приоритеты недели

Далее я решаю, чему посвящу эту неделю. Приоритетов должно быть не более трёх.

Например, на будущей неделе я уделю время обучающему курсу, займусь весенней уборкой дома и напишу 1 статью. Если останется время – поделаю какие-то другие дела, но вот эти три будут у меня в приоритете каждый день.

Для меня эффективно вести трекер по этим делам, закрашивая день, когда уделила время этому делу (а если не уделила – ставлю точку).

Ну, а за удачно завершённую неделю полезно себя вознаградить!

Шаг 5. Составляю примерный список дел

Беру чистый лист бумаги и записываю туда все-все дела, которые хотела бы сделать на этой неделе. Не забываю те, которые не сделали на прошлой!

Это можно делать и в программах – причём, дела можно накапливать, а также сортировать их по сферам жизни.

Около дела рисую примерное время, которое оно потребует. Если дело крупное, разбиваю его на более мелкие задачи либо решаю заниматься им, например, полчаса.

Шаг 6. Распределяю дела по неделе

Напомню, что дела, привязанные ко времени, уже там! Затем вписываю приоритетные дела. И потом уже думаю, как разместить остальные дела из списка.

Кому-то удобно разнести все дела по неделе и также все выполнить. У меня же жизнь довольно изменчива, поэтому наверняка я знаю только о двух первых днях. В дальнейшем же вечером, после окончания работы, я смотрю в список дел и планирую, какими делами займусь завтра. Попробуйте и делайте, как удобнее вам!

Да, да! Многие дела просто не войдут. Мы всегда хотим от себя больше, как будто кто-то другой будет это делать вместо нас.

Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования

Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится

Планирование – штука индивидуальная. Надо всё пробовать на себе, чтобы понять, что работает, а что нет. Кроме того, если вы только начали планировать, то не знаете, сколько времени занимает то или иное дело – и поэтому планировать неделю трудновато.

Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть

Многие дела растягиваются, их приходится доделывать в другие дни – из-за этого остальные планы летят в тар-тарары. Бывалые советуют планировать лишь 70% времени. Возможно, вам подойдёт всего 50% — будьте гибкими!

Ошибка 3. Забывать про отдых

В итоге в конце дня вы – как выжатый лимон. Не надо так! Отдых тоже надо планировать!

Некоторые даже спят в середине дня – не более 25 минут, чтобы не перейти в фазу глубокого сна.

Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени

Соцсети – главные поглотители времени: кажется, что просидела совсем немного, а прошло несколько часов. Поставьте на телефон специальное приложение, которое считает время, проведенное в соцсети, и напоминает, что вы сидите там слишком долго, а жизнь проходит мимо.

Пример планирования недели для женщины

Предположим, наша женщина работает полный день – с 9.00 до 17.00, у неё муж и ребёнок, и ей нужно планирование, чтобы оставшееся время использовать эффективно. Женщина выделила для себя на неделю такие приоритетные задачи:

1.   Делать упражнения для лица (30 минут в день)
2.   Помыть окна (30 минут в день)
3.   Пройти обучающий курс (30 минут в день)

Выходит, что для важного ей нужно 1,5 часа в день.

Помимо этого, у неё есть список дел, а также обязательные дела – утренняя и вечерняя рутины.

Дорога на работу и обратно – час утром и час вечером. Утром она своими делами заниматься не может – некогда. Зато вечером у неё есть 2 часа чистого времени. Вполне можно выделить 30 минут на лицо во время просмотра ТВ или сериала. Если обучающий курс позволит, можно слушать вебинар и заниматься чем-то ещё – например, мыть окна. За один раз вымыть все окна нереально, поэтому нужно разделить все окна на несколько дней. А во вторник женщина ведёт ребёнка к врачу, поэтому времени на любые дела останется меньше.

Итак, женщина решила запланировать неделю. У неё есть раскладка, но вносит она туда только те дела, которые НЕ само собой разумеющиеся (потому что если внести ВСЕ женские дела, любой планер лопнет))).

1.   Вносит дела, привязанные ко времени.
2.   Вносит приоритетные дела.
3.   Вносит оставшиеся дела.

И вот что у неё получается:

Но недельное планирование – это не самоцель, а часть большого плана на месяц и даже на год. Как правильно это делать, поговорим в следующих статьях.

Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!

https://vk.com/olga_grizlova

https://www.instagram.com/olga.grizlova/

https://t.me/olgagrizlova

Несмотря на обилие цифровых инструментов для планирования под любые запросы, рука иногда сама тянется к простому листу бумаги. Эксперты говорят, что выписывание дел из головы вручную помогает разгрузить мозг, приобрести ясность и даже снизить уровень стресса.

Чтобы эффективнее использовать силу бумаги с ручкой и не запутаться в своих записях, можно скачать и распечатать шаблоны планера на день, неделю и месяц. В отличие от простых листов ежедневника, они уже структурированы и форматированы. Расскажем, как планировать день с помощью бумажных шаблонов, какие есть плюсы и минусы у такого подхода, и когда лучше задуматься об альтернативах.

Какие шаблоны использовать для планирования

Чтобы организовать свое время на бумаге и не утонуть в длинном to-do листе, выбери для себя подходящий шаблон (или используй комбинацию из нескольких для разных задач):

1. План на день (горизонтальный и вертикальный) — универсальный шаблон для планирования, в который можно записать все задачи на сегодня или вынести только приоритетные. Есть версии с трекерами привычек.

   

2. План на неделю (горизонтальный и вертикальный, с заметками и с чеклистами) — шаблон дает обзор дел на неделю вперед, в него можно внести все обязательства и рутину, чтобы лучше видеть, сколько у тебя свободного времени на входящие задачи. Есть 4 версии шаблонов на неделю, в том числе с местами для заметок и боксами чек-листа рядом с каждой задачей — чтобы ставить любимые галочки.

   

3. План на месяц (горизонтальный и вертикальный) — для тех, кто любит видеть еще более объемную картину. В ежемесячный планер можно занести все главные даты, важные дедлайны и повторяющиеся обязательства. Например, когда заплатить за интернет или аренду.

   

4. Буллет-джорнал (горизонтальный/вертикальный) — для любителей классических буллетов. Шаблон можно использовать для планирования в свободной форме, для составления списка задач или чек-листов. Подойдет для ежедневников или папок на кольцах.

   

5. Листы для заметок с буллетами и линиями (горизонтальный и вертикальный) — комбинация привычных разлинованных листов и буллетов. Подойдет для заметок, список идей, чек-листов.

   

Шаблоны для ежедневника: когда это удобно и какие преимущества есть у планирования на бумаге

1. Одно из главных правил успешного планирования — не храни задачи в голове, вынеси их на внешний носитель. Для многих людей важно, чтобы этот носитель был именно физическим и аналоговым. Работа с листом бумаги и ручкой помогает разгрузить сознание, посмотреть на свои задачи со стороны, организовать их, как реальные физические объекты. К тому же само занятие, если оно доставляет тебе удовольствие, может быть анти-стресс упражнением.

2. Аналоговый подход стимулирует креативность, в процессе переноса разрозненного списка на лист бумаги, могут возникать необычные идеи и сами собой всплывать неожиданные решения. Поэтому многие писатели, например, предпочитают писать первые черновики или хотя бы тезисную структуру своих произведений именно от руки.

3. Физическая напоминалка перед глазами. Чтобы свериться со списком задач в цифровом планировщике, надо открыть его на телефоне или запустить на десктопе. Хочешь проверить to-do лист в бумажном ежедневнике — придется открыть и найти нужный день и список. Все это создает дополнительную последовательность движений. Проще распечатать планер с основными задачами и он может всегда лежать на твоем рабочем столе, висеть на пробковой доске или на стене. Так перед глазами будут основные приоритеты.

Как планировать свое время с помощью распечатанных шаблонов

Планирование по шаблонам не требует покупки каких-то сложных чек-листов от инфлюенсеров, достаточно выбрать и бесплатно скачать планер для распечатки.

Шаг 1: Выгрузи задачи в общий список. Начинаем все с того же золотого правила — выгрузить все из головы. На старте выпиши на лист бумаги все задачи, о которых ты помнишь — от горящих до ежедневных, регулярных обязательств и рутины. Удели особое внимание задачам, которые уже привязаны к конкретным срокам, например, назначение к врачу, мероприятие или встреча.

Для простой выгрузки можно распечатать листы для заметок или готовые шаблоны bullet journal:

Чтобы точно ничего не забыть, пройдись по списку из разных сфер жизни и деятельности — работа, творчество, здоровье, быт, личные отношения и т. д. Собери всё, что тебе нужно или просто хотелось бы сделать.

Шаг 2: Расставь приоритеты. Вопреки обещанной ясности груда разнородных задач, выписанная в один длинный чек-лист, может только еще больше запутать. «За что хвататься, с чего начинать?». После этапа «свалки», обязательно нужно распределить задачи по категориям и приоритетам. Существует множество методик для этих целей, одна из самых популярных — матрица Эйзенхауэра.

Матрица состоит из четырех квадрантов, которые помогают классифицировать задачи по двум критериям: важность и срочность.

• Важные и срочные задачи (квадрат A) — требуют немедленного внимания и должны быть выполнены первыми. Выдели их как приоритетные.
• Важные, но несрочные задачи (квадрат B) — важны для достижения долгосрочных целей, но их выполнение можно отложить.
• Срочные, но не важные задачи (квадрат С) — могут казаться приоритетными из-за срочности, но не приведут к долгосрочным результатам и могут отвлекать от более значимых задач.
• Неважные и несрочные задачи (квадрат D) — их можно отложить в долгий ящик, делегировать или вообще вычеркнуть из списка.

На этом этапе также стоит воспользоваться правилом двух минут — все что можно сделать за 2 минуты надо сделать прямо сейчас, потому что приоритизация и перенос этой задачи займет больше времени, чем ее выполнение.

Шаг 3: Занеси задачи с привязкой ко времени в шаблон планера на месяц или неделю. После этапа приоритизации, можем начинать составлять расписание. Начать лучше с задач, у которых уже есть конкретный дедлайн, либо установленное количество повторений. Например, ходишь в спортзал в среду и пятницу в 20:00 — заноси эту задачу в шаблон расписания на неделю.

Расстановка по местам рутинных повторяющихся задач или разовых обязательных мероприятий поможет тебе лучше понимать, каким временным бюджетом ты располагаешь. Часто нам кажется, что у нас есть куча времени, просто мы не умеем им пользоваться и сливаем впустую. Вычитая заранее все обязательные временные расходы, ты будешь видеть более реалистичную картину свободных часов каждый день, неделю или месяц.

Шаг: 4. Планирование конкретного дня. Расставив все известные в настоящий момент задачи на неделю и месяц, ты можешь перейти к заполнению шаблона расписания на день. Лучше делать это вечером накануне.

Добавляй задачи на день, опираясь на уровень приоритетности задачи. Если используешь матрицу Эйзенхауэра, то сначала выдели время для дел из квадрата А — позаботься о том, чтобы разобраться с ними в первую очередь. При этом срочные и важные задачи в идеале не должны занимать основную часть твоего расписания, иначе жизнь будет похожа на один сплошной аврал. Больше времени уделяй важным, но не срочным задачам — именно они, как правило, привязаны к твоим целям и ценностям.

Срочные, но неважные дела из квадрата C хорошо бы делегировать. Если есть такая возможность для конкретной задачи, занеси в планер, кому ты ее передашь и когда нужно это сделать. С задачами из квадрата D можно смело попрощаться и не занимать ими место в твоем планировщике.

При планировании дня пользуйся методом тайм-блокинга — выделяй отдельный блок под конкретный проект, задачу или группу задач, объединенных тематически. Например, проверку мессенджеров, входящей почты и ответы клиентам можно включить в один блок коммуникаций, выделив на него полчаса-час (смотря сколько у тебя сообщений) в течение дня. Это куда эффективнее, чем прерываться каждые 20 минут и проверять почту, сбивая фокус.

Не стремись подробно расписать вперед несколько дней. Для общего представления о задачах и обязательствах у тебя есть шаблон планера на неделю, а конкретное расписание на день имеет довольно короткий срок годности. Обстоятельства меняются слишком быстро, переносятся вчерашние задачи и т. д., не торопись забегать вперед.

Расставляя блоки в шаблоне плана на день, также сначала укажи уже занятые временные отрезки. Например, тебе требуется 1 час на дорогу до работы, 1,5 часа на обед и по 30 минут перерыва после каждой большой рабочей задачей. Отмечая это, ты помогаешь себе ориентироваться в количестве действительно свободного времени.

Оценивая время на каждый блок, всегда планируй его чуть дольше, чем кажется на первый взгляд. Люди склонны переоценивать свою скорость выполнения задач, поэтому, чтобы не создать спешку или не допустить «наложения» одной задачи на другую, создавай буферные отрезки между ними.

После заполнения шаблона на день, неделю и месяц, остается только выполнять намеченные задачи и держать план в пределах видимости. Можно также сделать несколько копий, чтобы не потерять.

Недостатки планирования на бумаге: чего не хватает аналоговым методам

Как бы нас не тянуло к традиционным и простым ручке с бумагой, в таком подходе все же есть несколько недостатков:

• нет напоминалок;
• нет навигации по задачам;
• сложно редактировать и удалять задачи;
• сложно систематизировать, отмечать приоритеты, расставлять по категориям;
• есть риск потерять свой план, пролить на него кофе и тогда придется все разрабатывать заново;
• неудобно работать в команде или с близкими, если тебе нужно поделиться с кем-то задачей или добавить к ней участников;
• в отличие от цифровых инструментов, которые всегда в телефоне или на десктопе, бумага не всегда под рукой;
• сложно планировать большое количество мелких задач, просто не хватит места на бумаге;
• повторяющиеся задачи придется переносить каждый раз вручную;
• задачи и события из календарей и почты тоже придется добавлять вручную, в отличие от цифрового планировщика, который может автоматизировать этот процесс за счет интеграций.

Как сочетать распечатанные шаблоны для планирования и цифровой планировщик

Необязательно останавливаться на чем-то одном, оба формата планирования могут при необходимости вполне комфортно уживаться и дополнять друг друга.

• Бумагу можно использовать для вдохновения — если переписывание задач на физический носитель помогает тебе находить пути их решений — пользуйся распечатками для подготовительного этапа планирования.
• В распечатанных шаблонах можно хранить только самые приоритетные задачи, которые хочется всегда держать перед глазами. На лист выпиши 3-5 главных задач на день и основные события на месяц, а остальную рутину оставь для приложения-планировщика.
• Переноси с бумажного носитель в электронный формат те задачи, которые требуют регулярных напоминалок, частых повторений или необходимости совместного доступа с коллегами.

Заключение

Готовые шаблоны для планирования подойдут любителям работать с аналоговыми инструментами и тем, кому лучше думается с ручкой в руках. Но если при этом ты все же не хочешь отказываться от всех удобств, которые несут цифровые инструменты, подумай над синергией планировщика и «бумаги». Два этих носителя могут успешно дополнять друг друга и помогут построить твою собственную систему, которая будет использовать сильные стороны каждого.