План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?
Содержание
- Почему важно составлять дневной план
- Джедайские техники
- Как работать с «инбоксом»
- Список задач (или to-do list)
- Распорядок дня
- Пример составления плана на день
- Советы по составлению дневного плана
- Другие полезные рекомендации по планированию
- Выводы
Почему важно составлять дневной план
Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.
На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.
Джедайские техники
«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).
«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.
Как работать с «инбоксом»
- Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
- Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
- Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
- «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
- Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».
Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.
Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».
Список задач (или to-do list)
В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).
Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.
Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.
Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.
Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.
Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:
- А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
- В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
- С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
- D — не срочные и не важные.
Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.
Распорядок дня
Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.
Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.
В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.
Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.
Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.
Пример составления плана на день
Примерный план на день выглядит так:
- 6.00-подъем;
- 6.00-6.30 – душ, зарядка;
- 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
- 7.00-7.40-сборы на работу;
- 8.30-12.30 – работа в офисе;
- 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
- 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
- 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
- 15.15-17.30 – рабочая встреча;
- 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
- 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
- 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
- 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
- 21.30 – 22.00 – душ;
- 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
- 23.00 – крепкий здоровый сон.
Этот образец распорядка дня можете взять за основу.
Советы по составлению дневного плана
Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:
- Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
- Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.
Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:
- Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
- Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
- Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
- Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
- Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
- Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
- Распределяйте дела на неделю равномерно.
Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.
Другие полезные рекомендации по планированию
Планируя день, воспользуйтесь советами:
- Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
- Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
- Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
- Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.
И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.
Выводы
Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.
Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!
Расписание — это техника планирования дня, лишь немногим уступающая по популярности обычному списку дел. Расписание позволяет человеку максимально контролировать свое время и эффективно распоряжаться каждой минутой. Но когда дело доходит до составления расписания, у людей обычно возникает множество вопросов. Какие задачи выполнять? В каком порядке? Сколько времени на них выделить?
Сегодня мы разберем алгоритм планирования, который помогает легко создавать расписания любой сложности. Сперва с его помощью мы составим расписание на листе бумаги, а затем — в современном планировщике.
Расписание на бумаге
Чтобы составить расписание на бумаге, нужны три листа: два для промежуточных списков и один для финальной версии. Впрочем, все это можно проделать и на одном листе.
Шаг 1. Составь список «жестких» задач. Запиши на отдельном листе все сегодняшние занятия, которые изначально привязаны к конкретному времени. Например: завтрак в 7:30, встреча с клиентом в 11:30, тренировка в 17:00. Получится примерно такой список:
Шаг 2. Запланируй время на «жесткие» задачи. Например, на обед и обеденный перерыв можно отвести один час, а на встречу с клиентом — 30 минут. В случае сомнений лучше перестраховаться и выделить на задачу чуть больше времени.
Шаг 3. Подсчитай размер «окон». «Окна» — это ничем не занятые промежутки времени между двумя задачами. Чтобы подсчитать их размер, воспользуйся формулой:
Размер «окна» = Начало занятия № 2 — Начало занятия № 1 — Продолжительность занятия № 1.
Например, в нашем примере размер «окна» между завтраком и встречей с клиентом составит 3 часа 30 минут (11:30 — 7:30 — 0:30). Точно так же нужно рассчитать остальные «окна».
Шаг 4. Составь список «гибких» задач. Возьми второй лист бумаги и запиши все задачи на день, которые не привязаны к конкретному времени. Например, ты можешь в любой момент сходить в магазин или проверить электронную почту.
Шаг 5. Расставь приоритеты. Пронумеруй «гибкие» задачи в порядке важности. Самая важная задача должна идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д. Все дела нумеровать не обязательно: достаточно отметить только самые важные.
Шаг 6. Подсчитай время на «гибкие» задачи. Напиши рядом с каждой задачей, сколько времени она займет. Если возникнут сомнения, увеличивай время в большую сторону.
Шаг 7. Объедини списки. Возьми третий лист бумаги (это будет уже готовое расписание) и перенеси на него задачи из первых двух списков. «Гибкие» дела записывают в порядке их важности в «окнах» между «жесткими» задачами. Уже запланированные задачи из первоначальных списков вычеркивают.
Вот как выглядит этот процесс:
Если какая-то задача не влезает в «окно», ее можно разделить на части или перенести в следующее «окно». Задачи, которые вообще не поместились в расписание, можно отменить или перенести на завтра.
Окончательное расписание будет выглядеть так:
В процессе составления расписания можно корректировать время на задачи, объединять их в серии, разбивать на подзадачи и т. д. Планирование дня — это творческий процесс.
Расписание в программах для планирования
Для создания расписания подойдет любая программа, которая поддерживает календарную сетку. Мы будем пользоваться планировщиком SingularityApp.
Обрати внимание: планировать в программе проще, чем на бумаге, поэтому этапы будут отличаться.
Шаг 1. Составь список «гибких» задач. Открой папку «Сегодня» и запланируй те задачи, которые не привязаны к конкретному времени. Например, ты можешь когда угодно написать статью в блог или заняться уборкой.
Шаг 2. Расставь приоритеты. Выбери самые важные задачи (от 3 до 5) и пронумеруй их в порядке важности. В Сингулярити важные задачи можно не нумеровать, а просто присвоить им высший приоритет (горячие клавиши CTRL+1).
Шаг 3. Запланируй «жесткие» задачи. Открой календарную сетку на сегодня и добавь в нее те занятия, которые уже привязаны к конкретному времени. Например: обед в 13:00, встреча с коллегой в 11:00, тренировка в 18:00.
Сразу установи продолжительность «жестких» занятий. Для этого перемести их границы с помощью указателя мыши.
Шаг 4. Объедини списки. Перенеси «гибкие» задачи в сетку (в порядке приоритетности), и сразу запланируй время на их выполнение. Чем важнее задача, тем ближе к началу списка она должна находиться.
Иногда бывает так, что задача в свободное «окно» не помещается. В этом случае ее можно разделить на части (если это допустимо) или же переместить в следующее «окно».
Расписание готово. Если неудобно работать с задачами прямо в сетке, открой папку «Сегодня». Там будет вот такая красота:
Если какие-то «гибкие» задачи не поместились в расписание, перенеси их на завтра. Обычно незапланированными остаются малозначительные дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать вовсе.
Как улучшить расписание
Напоследок несколько советов, которые помогут сделать расписание более надежным и эффективным.
- Планируй с запасом. Отводи на задачи чуть больше времени, чем они требуют. Например, если на уборку комнаты обычно уходит 15 минут, выдели на это занятие 20 минут. Если во время выполнения задачи ты столкнешься с непредвиденными трудностями, то справишься с ними за счет резерва, и расписание не пострадает.
- Добавь в свой план «зеленые зоны». Так называются промежутки времени, на которые в расписании ничего не запланировано. Если появится новая задача, ты выполнишь ее за счет «зеленой зоны», а потом спокойно вернешься к работе по расписанию.
- Избегай микропланирования. Совсем уж мелкие задачи не стоит добавлять в расписание, иначе оно станет громоздким и неудобным. Такие дела лучше объединять в тематические блоки. Например:
- Планируй отдых.Даже небольшие «островки» отдыха в расписании помогают дольше сохранять работоспособность. Планируют отдых точно так же, как и обычные задачи. Например:
- Если досрочно выполнил задачу, переходи к следующей. Некоторые люди рассматривают сэкономленное время как свободное: они награждают себя социальными сетями, видеороликами, пасьянсами и т. д.
Проблема в том, что время на выполнение задач может отклоняться в любую сторону. Если на одну задачу уйдет на 10 минут меньше, чем планировалось, то на другую — на 10 минут больше. Эти отклонения частично компенсируют друг друга. Но когда мы теряем сэкономленное время, опоздания начинают накапливаться, и расписание срывается.
Отдыхать лучше в специально отведенное для этого время, или когда все запланированные задачи будут выполнены.
- Заканчивай день досугом. В конце любого расписания должен находиться блок «Свободное время». Он не только помогает восстановить силы после трудового дня, но и является мощным источником мотивации. Если мы твердо знаем, что работа однажды закончится, нам легче ее выполнять.
Расписание — это список дел, в котором каждое занятие привязано к определенному времени. Например, мы можем запланировать завтрак на 8 часов утра, а прогулку в парке — на 6 часов вечера. В указанное время мы и должны выполнить эти задачи.
Расписание — вторая по популярности техника тайм-менеджмента, уступающая только обычному списку дел. И это не случайно: расписание на день дает человеку максимальный контроль над своим временем и помогает рационально использовать каждую минуту.
В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить расписание, и разберем некоторые особенности этой техники.
Для чего нужно расписание
По сравнению с обычным списком дел расписание считается более сложной техникой. Во-первых, на его составление уходит больше времени. Во-вторых, оно легко срывается из-за малейших форс-мажоров. Возникает закономерный вопрос: зачем нужно расписание, если с ним возникает столько хлопот?
Дело в том, что у расписания есть несколько серьезных преимуществ перед обычным списком дел. Вот они:
1. «Тонкое управление временем». Простой список дел не позволяет нам серьезно контролировать свое время. Часто бывает так, что на одни задачи у нас уходит целый день, а до других задач руки так и не доходят.
С расписанием мы сами решаем, сколько времени потратить на то или иное занятие. Мы можем равномерно распределять свой день между разными сферами жизни, зарезервировать время для целей и важных проектов, запланировать полноценный отдых и досуг.
2. Повышение уровня самодисциплины. Список дел дает больше гибкости и свободы, но это не всегда хорошо. С этой свободой человек запросто может выполнять легкие дела вместо важных и бесконечно откладывать то, что ему не хочется делать.
Расписание загоняет нас в жесткие рамки: мы всегда делаем ровно то, что запланировали. Пока человек придерживается строгого распорядка дня, он не может прокрастинировать, заниматься посторонними делами или избегать важной работы.
3. Снижение уровня стресса. Список дел подразумевает вариативность: мы постоянно должны выбирать, какая задача будет следующей. Когда дел много, это нередко приводит к сомнениям, спешке и нерешительности.
Расписание избавляет нас от «паралича выбора». Мы всегда четко знаем, чем должны сейчас заниматься, поэтому относимся к своим делам более спокойно.
Разновидности расписания
Расписание — это не какая-то одна техника, а целое «семейство» методов организации дня. Несмотря на некоторое сходство, в этих методах используются очень разные подходы к планированию времени.
Ниже вкратце перечислены самые популярные виды расписаний.
1. Обычное расписание. Это список отдельных задач, в котором каждая задача выполняется в определенное время. Техника используется для планирования одного конкретного дня. Несмотря на кажущуюся простоту, этот метод считается самым трудоемким и ненадежным.
2. Блочное расписание. Планируем не отдельные задачи, а целые группы задач. Можно предусмотреть отдельные блоки для разных видов деятельности, сфер жизни или проектов. Техника хорошо подходит для создания постоянного расписания, которым человек пользуется каждый день.
3. Относительное расписание. Тоже выстраивается из блоков, но эти блоки не привязаны ко времени: мы планируем только их последовательность и продолжительность. Относительное расписание дает нам больше гибкости и помогает двигаться вперед даже в условиях нестабильности.
4. Жестко-гибкий план. В расписание включают только те задачи, которые изначально привязаны к конкретному времени: встречи, совещания, выступления. Остальные дела выполняются в промежутках между этими «жесткими» задачами. Методика популярна у деловых людей: политиков, бизнесменов, менеджеров.
5. Антирасписание. Жестко планируем не работу, а отдых, досуг и развлечения. Работа выполняется в «свободное от отдыха время». Техника разработана психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.
В рамках этой статьи мы рассматриваем только две первых техники: обычное и блочное расписание.
Как составить расписание
Расписание бывает двух типов: постоянное, которым человек пользуется длительное время, и разовое, которое создается только на один день. Прежде чем составлять расписание на день, нужно определить, какой из этих типов вам нужен. Ниже мы рассмотрим оба варианта.
На один день
На составление такого расписания обычно уходит от 5 до 10 минут. Суть алгоритма в том, чтобы отдельно запланировать занятия, привязанные и не привязанные ко времени, а потом объединить их в один список.
Шаг 1. Составляем список жестких задач. Записываем дела и занятия, которые нужно выполнять строго в конкретное время. Сюда относятся подъем и отход ко сну, приемы пищи, встречи, выступления и т. д. В этом же списке можно зарезервировать время на отдых и досуг. Задачи располагаем в хронологическом порядке.
Шаг 2. Оцениваем продолжительность этих задач. В случае сомнений округляем время в большую сторону.
Шаг 3. Подсчитываем размер «окон» между жесткими задачами. Не забываем учитывать продолжительность самих задач.
Шаг 4. Составляем список гибких дел, то есть тех, которые не привязаны к конкретному времени. Например, мы можем в любой момент написать статью, погулять или сходить в магазин. По возможности стараемся планировать не отдельные задачи («помыть посуду»), а сразу группы задач («уборка в доме»).
Шаг 5. Планируем время на эти задачи. Аналогично: в случае сомнений округляем время в большую сторону.
Шаг 6. Объединяем списки. Записываем на новом листочке жесткие дела, а в «окнах» между ними — гибкие. Гибкие дела стараемся располагать в порядке их важности. Уже запланированные задачи вычеркиваем из первоначальных списков.
Задачи, которые «не влезли» в расписание, переносим на следующий день или удаляем, если они не очень важны. Вот что у нас получилось:
Для устойчивости в такое расписание (на этапе № 1) можно добавить «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано.
На каждый день
Расписание на каждый день составляют не из отдельных задач, а из блоков, посвященных разным видам деятельности: работе, учебе, делам по дому и т. д. Постоянное расписание обычно охватывает только будние дни. Что же касается выходных и праздников, то их планируют отдельно или не планируют совсем.
Шаг 1. Составляем список блоков. Подумайте, из каких видов деятельность должен складываться ваш день? Вы можете создавать блоки для разных сфер жизни, для целей и проектов.
В вашем расписании дня, скорее всего, будут присутствовать утренний блок (заправить кровать, почистить зубы и т. д.) и вечерний блок, а также блоки для работы и отдыха. Некоторые блоки изначально могут быть привязаны к конкретному времени: курсы, тренировки, обеденный перерыв на работе и т. д.
Шаг 2. Располагаем блоки по порядку начиная с утреннего:
Шаг 3. Планируем продолжительность блоков. Для этого определяем доступное для планирования время (чаще всего это 16 часов) и распределяем его между блоками:
Шаг 4. Рассчитываем время начала блоков. Здесь все просто: определяем начало дня и последовательно прибавляем к нему время на каждый блок. При необходимости можно изменять продолжительность блоков, менять их местами и т. д.
Вот такое ежедневное расписание у нас получилось:
При желании некоторые блоки в расписании можно сделать «плавающими». Например, на четные дни недели можно запланировать тренажерный зал, а на нечетные — бассейн.
Несколько важных правил
Расписание — это не очень сложная техника, но у него есть множество тонкостей и нюансов. Чтобы правильно составить расписание дня, нужно учесть несколько важных моментов:
1. Округляйте время. План, расписанный буквально по минутам, почти сразу развалится. Время в расписании принято округлять до 5–10 минут, а еще лучше — до 15–30 минут. Чем более «грубыми мазками» мы планируем свой день, тем надежнее наш план.
2. Время на каждое занятие должно быть обоснованно. Его нельзя «брать с потолка». Продолжительность задачи определяется одним из трех факторов:
- Возможностью выполнить задачу за это время. Если, например, на полноценную уборку дома нам нужно один час, значит, столько времени мы и должны отвести на эту задачу.
- Важностью занятий. На важные дела мы обычно тратим больше времени, а на второстепенные — меньше.
- Лимитом времени. Например, мы составляем расписание на весь день и видим, что не можем потратить на какую-то задачу больше 30 минут. Это время нам и придется указывать в своем плане.
3. Помните о целях. Правильное расписание на день всегда отражает наши цели. Например, если наша цель — карьера, то в расписании должны присутствовать курсы повышения квалификации или чтение профессиональной литературы. Без соблюдения этого принципа жизнь превращается в «день сурка» без шансов на улучшение.
4. Расставляйте приоритеты. Важные и сложные задачи старайтесь планировать на начало дня: это повышает шансы на их успешное выполнение.
5. Не мельчите. Не стоит выстраивать свое расписание из маленьких задач: их лучше объединять в блоки. Например:
6. Группируйте задачи. Объединяйте схожие задачи в серии: это позволит не терять время на переключения между разными видами деятельности.
7. Учитывайте свои суточные ритмы. У каждого человека свои есть индивидуальные пики и спады трудоспособности. Кто-то лучше работает по утрам, кто-то — вечером, а кто-то — во второй половине дня. Чтобы день был продуктивным, учитывайте эти колебания при составлении расписания.
8. Предусмотрите резервы времени. Чтобы сделать расписание дел на день более надежным, добавьте в него несколько промежутков времени, на которое ничего не запланировано. Также можно прибавить резервное время к некоторым задачам. Если, например, на составление отчета требуется вам 30 минут, отведите на это занятие 40 минут.
Если у вас возникло какое-то непредвиденное дело, вы можете выполнить его за счет резервов, а потом спокойно вернуться к расписанию.
9. Планируйте отдых. Своевременный отдых — это залог поддержания высокого уровня работоспособности. Не надейтесь, что сможете отдохнуть «между делом»: периоды отдыха следует планировать наряду с задачами. Также не забывайте каждые полчаса или час делать перерывы.
10. Не теряйте сэкономленное время. Иногда бывает так, что мы досрочно выполняем некоторые дела. Некоторые люди воспринимают выигранное таким образом время как свободное: они считают, что могут «наградить» себя видеороликом, пасьянсом или социальными сетями.
Проблема в том, что время в расписании может отклоняться как в ту, так и другую сторону. Если на одну задачу у нас уйдет на 10 минут меньше запланированного времени, то на другую — на 10 минут больше.
Эти отклонения в какой-то степени компенсируют друг друга. Но если мы тратим выигранное время на развлечения, этого не происходит: опоздания постепенно накапливаются, и мы не успеваем выполнить все запланированные на день задачи.
Выигранное время следует использовать для выполнения следующих задач. А отдыхать лучше в специально отведенные для этого часы или после завершения всех дел.
Как научиться жить по расписанию
На самом деле главная сложность не в том, чтобы составить расписание, а в том, чтобы начать жить по расписанию. Это очень распространенная проблема: многие люди пытаются планировать свой день, терпят неудачу и навсегда отказываются от этой затеи.
Здесь важно понимать вот что: расписание, как и другие техники тайм-менеджмента, требует привычки. Если мы раньше никогда им не пользовались, нам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление. И если в самом начале у вас ничего не получается — это нормально.
Вот несколько советов, которые помогут вам быстрее приспособиться к новой технике:
1. Установите «испытательный срок». Попробуйте пользоваться расписанием, скажем, в течение двух недель. Если к концу «испытательного срока» у вас по-прежнему ничего не получается, возможно, это действительно «не ваше».
2. Начините с малого. Пусть ваш план сперва охватывает только дела по работе или только дела по дому. Со временем вы сможете расширить свое расписание на целый день.
3. Держите расписание под рукой. В самом начале оно часто срываться лишь потому, что мы забываем в него заглядывать.
4. Сделайте расписание своего дня максимально приятным. Если жесткий распорядок дня ассоциируется у вас исключительно с «напрягом», разбавьте его блоками отдыха, досуга и развлечений. Например, наряду с работой вы можете запланировать посещение любимого кафе или просмотр фильма.
Но обратите внимание:
Расписание может вам действительно не подходить. Если ваша жизнь насыщена непредвиденными событиями, оно будет постоянно срываться.
В этом случае для организации дня следует использовать более «устойчивую» технику, например, обычный список дел.
Жизнь по расписанию: плюсы и минусы
В литературе по тайм-менеджменту встречаются крайне полярные оценки расписания. Некоторые считают, что эта техника устарела и не соответствует современным реалиям. Другие утверждают, что это по-прежнему наилучший способ планирования дня.
На самом же деле у жизни по расписанию есть как достоинства, так и недостатки.
Достоинства расписания
1. Движение к цели. Если расписание человека на день отражает его цели, он неизбежно будет двигаться к их достижению. Он словно создает «благоприятное течение», которое начинает нести его в нужном направлении.
2. Оптимальное использование времени. Речь не только о работе: мы также можем запланировать насыщенный досуг, полноценный отдых или время в кругу семьи.
3. Управление сферами жизни. Мы можем равномерно распределить время между важными для нас сферами (работой, хобби, семьей), чтобы жить более гармоничной жизнью. Или наоборот: сознательно пожертвовать какими-то сферами, чтобы сосредоточиться на самом важном.
4. Укрепление самодисциплины. Расписывая свой день по часам, мы не оставляем себе выбора. Мы или действуем строго по плану, или отказываемся от плана вообще.
5. Снижение уровня стресса. Нам не нужно мучительно думать о том, чем сейчас заняться: с расписанием мы всегда знаем, что делать.
6. Синхронизация с окружающим миром. Грамотно составленное расписание помогает нам «подстроиться» под работу госучреждений, коммерческих предприятий и транспорта, а также учесть распорядок дня наших деловых партнеров или близких.
7. Синхронизация «часов организма» с повседневной деятельностью. Наш организм со временем привыкает к постоянному расписанию и начинает лучше справляться с нагрузкой.
Недостатки
1. Неустойчивость планов. Главный недостаток расписания в том, что оно легко срывается. Любое непредвиденное событие может запросто разрушить наши планы: нам придется перекраивать свой распорядок, жертвовать какими-то делами или доделывать их во внеурочное время.
2. Расписание требует стабильности. В условиях постоянного хаоса оно просто не будет работать.
3. Снижение гибкости. Мы настраиваемся на выполнение конкретных задач в конкретное время. Из-за этого мы хуже реагируем на изменения обстановки, не замечаем угроз и упускаем благоприятные возможности.
4. Имитация работы. Жесткое расписание избавляет нас от прокрастинации, но приводит к другому неприятному эффекту: к желанию «тянуть время».
Например, фрилансер запланировал с 9 до 12 писать статью. Все это время он почти не заглядывает в текстовый редактор, а общается в социальных сетях. Но эти три часа он засчитывает как полноценную работу: ведь формально он действительно что-то делал. На самом же деле это была не работа, а лишь ее имитация.
5. Самопринуждение. Жизнь по расписанию сопровождается постоянным самопринуждением: мы действуем строго по плану, игнорируя свои желания и свое текущее состояние.
Например, у нас появилось вдохновение что-нибудь написать в блог. Но в расписании у нас стоит уборка, поэтому мы стискиваем зубы и отправляемся наводить порядок в доме. Вполне естественно, что из-за такого подхода мы часто испытываем внутреннее сопротивление и дискомфорт.
Некоторые проблемы и трудности
Что делать, если расписание «поехало» из-за непредвиденных событий?
Обычно расписание «выравнивают» за счет второстепенных дел. Их переносят на завтра, удаляют или сокращают время на их выполнение. Для подобных случаев полезно иметь «план Б», в котором отражаются только самые важные дела.
А что делать, если мое расписание срывается почти каждый день?
Возможно, в нем просто недостаточно «воздуха». Попробуйте добавить в него несколько «зеленых зон», т. е. промежутков времени, на которое ничего не запланировано. Если возникнут непредвиденные дела, вы выполните их за счет этого резерва, не ломая свой распорядок дня.
Как составлять расписание, если жизнь насыщена непредвиденными событиями, встречами и авралами?
В этом случае расписание вам в принципе не подходит: оно требует стабильности. Попробуйте использовать жестко-гибкое планирование.
Я постоянно ловлю себя на том, что просто тяну время до конца блока. Как с этим бороться?
Запишите на отдельном листочке задачи, которые вы хотите выполнить за данный промежуток времени, а в конце этого промежутка подведите итоги. Такие «мини-планы» заставляют нас ориентироваться на результат.
Мне очень некомфортно жить по расписанию. Как это исправить?
Попробуйте разбавить свой план приятными делами, отдыхом и досугом. Также не забывайте делать регулярные перерывы каждые полчаса или час. Нам легче выполнять работу, когда мы твердо знаем, что за ней обязательно последует какая-нибудь «награда»: прогулка, интересный фильм или хотя бы 5-минутный отдых.
Кроме того, расписание с его постоянным самопринуждением может просто не соответствовать вашему характеру. В этом случае лучше использовать какой-нибудь более «мягкий» метод планирования, например, технику Pomodoro или «Автофокус».
Поделиться:
Главный секрет — в понимании, когда вы наиболее продуктивны.
Составление эффективного расписания дня требует небольшой подготовки. Необходимо не только понять, какие задачи предстоит выполнить, но и зафиксировать, когда именно их нужно сделать. Эти пять шагов помогут вам организовать всё грамотно.
1. Составьте список ежедневных дел
Выделите полчаса и запишите всё, что делаете каждый день. Это должны быть как личные, так и рабочие задачи. Не стоит заморачиваться и продумывать структуру списка — это всего лишь черновик.
Если вам сложно вспомнить все дела сразу, добавляйте их в течение дня. Не забывайте, что незначительных и мелких задач не бывает: если вы хотите включить чистку зубов в своё расписание, сделайте это.
2. Структурируйте ежедневные задачи
Жаворонки лучше всего справляются с работой до обеда, а совы по вечерам. Вычислите свой пик продуктивности и в зависимости от него распределите дела в течение дня. Вот пример.
- Утро. Сюда можно добавить самые ранние активности — прогулку с собакой, приготовление кофе и другие. После выполнения рутины можно подумать о делах, которые требуют сосредоточенности и вдумчивого подхода. Можно воспользоваться популярным методом «Съешь лягушку». Он заключается в том, чтобы сразу же выполнить самую неприятную, но важную задачу дня, чтобы она не нависала над вами.
- Полдень. Это довольно сложный отрезок, потому что к середине дня наша энергия значительно снижается. Однако у этого есть и свои плюсы — на этот период можно оставить рутинные и скучные задачи, которые не требуют особой умственной активности. Можно ответить на почту, назначить необходимые встречи или прибраться на рабочем месте. Если вы находитесь дома, займите это время несложной уборкой.
- Вечер. Идеально подходит для подготовки к следующему дню. Выберите одежду и приготовьте обед заранее или наведите порядок в комнатах, где быстрее всего возникает хаос.
3. Распишите детали
Теперь, когда у вас есть общее понимание того, как выглядит ваш день, пора добавить детали. Например:
- 6:00 — проснуться, принять душ и почистить зубы.
- 6:30 — позавтракать.
- 7:00 — выйти из дома.
- 7:15 — отвезти детей в школу.
- 7:30 — приехать в офис.
Это очень подробное расписание, вы можете пропустить некоторые пункты, если так будет комфортнее.
4. Сделайте расписание гибким
Жизнь способна внести коррективы даже в самые детальные и проработанные планы. Главная цель вашего нового распорядка в том, чтобы использовать самое продуктивное время для сложных задач, а самое непродуктивное — для рутины. Иногда вам нужно будет пойти к врачу или сделать что‑то ещё в то время, на которое запланирована работа, а вашу вечернюю подготовку к следующему дню может прервать встреча с друзьями. Старайтесь составлять план на день так, чтобы всё работало как часы, даже когда в привычный ход дел вмешиваются неожиданности.
5. Опробуйте новый распорядок
Выделите месяц на тест‑драйв получившегося графика. Прислушайтесь к своим ощущениям. Подходит ли вам время, на которое вы запланировали каждую задачу? Или стоит что‑то изменить? Скорректируйте всё, что работает плохо. Постепенно вы доведёте расписание до совершенства.
Поначалу ежедневное планирование дня может показаться слишком сложной и муторной задачей. Но постепенно вы заметите, как изменилась ваша продуктивность и сколько свободного времени появилось.
Читайте также 👩💻
- Как подводить итоги недели, чтобы удвоить продуктивность
- 9 простых ежедневных действий, которые помогут стать более организованным
- 14 советов, которые помогут качественно отдохнуть во время обеденного перерыва
- Выбор производственного календаря
- Указание способа заполнения графика
- Ведение суммированного учета рабочего времени
- Настройки продолжительности рабочей недели
- Необходимость учета разных видов рабочего времени
- Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла
- Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)
- Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)
Графики работы, которые устанавливаются организациям штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе, описываются в справочнике Графики работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников).
В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка. Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.
Если график работы, установленный в организации, соответствует графику Пятидневка, то дополнительных настроек (изменения параметров графика) не требуется. Достаточно раз в год производить его заполнение на очередной календарный год. Однако предварительно необходимо проверять заполнение регламентированного производственного календаря, связанного с графиком работы.
Заполнение графика на последующие периоды (на следующий год) производится по мере необходимости, но обязательно до проведения расчетов начислений, приходящихся на следующий календарный год.
Чтобы составить график рабочего времени на очередной год, необходимо после заполнения производственного календаря в форме графика указать рабочий год в поле Год, за который отображается график работы и нажать на кнопку Заполнить.
В заполненном графике для дней, которые являются рабочими, проставляется продолжительность рабочего дня. Выходные и праздничные дни помечаются розовым цветом. Для каждого месяца показывается количество рабочих дней и часов. Заполненный график необходимо сохранить в программе, нажав на кнопку Записать и закрыть.
При добавлении нового графика в справочник Графики работы сотрудников по кнопке Создать необходимо :
- указать наименование графика
- выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные
- настроить свойства нового графика работы. Для этого по ссылке Изменить свойства графика… вызывается форма Настройка графика работы.
Настройка свойств графика работы в форме Настройка графика работы состоит из нескольких этапов.
Выбор производственного календаря
Становится доступным, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). Список производственных календарей хранится в справочнике «Производственные календари» (Настройка – Производственные календари). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием «Российская Федерация».
Указание способа заполнения графика
- По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.).
- По циклам произвольной длины (сменные графики).
Если выбран данный способ, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически, и они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. При заполнении графика учитываются праздничные дни. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели
Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание работы в виде режима работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени.
Флаг При заполнении учитывать праздничные дни устанавливается, если необходимо, чтобы при заполнении календаря графика учитывались праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час.
Ведение суммированного учета рабочего времени
- Флаг Суммированный учет рабочего времени установите для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени (если работа в организации ведется в непрерывном режиме, т.е. не останавливается на выходные и праздничные дни).
- Флаг Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флаг Применение почасовой оплаты.
Также если на данной закладке установлен флаг Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флага Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в настраиваемом графике можно указать, какая норма будет использоваться при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (Зарплата – Регистрации переработок), с помощью которого автоматически подсчитываются переработки за произвольный период.
Настройки продолжительности рабочей недели
- флаг Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя).
- флаг Считать норму по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд.
Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то установите переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установите переключатель в положение Неполная рабочая неделя.
При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флаг не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени.
Обратите внимание! Флаг Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флаг Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) установлен флаг Используется работа по неполной ставке. В разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.
Необходимость учета разных видов рабочего времени
- Флаг Явка всегда установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время.
- Флаг Ночные часы
- Флаг Вечерние часы
- Флаг Перерывы для кормления ребенка
- Флаг Вахта
Помимо времени явки, могут быть доступны созданные в качестве видов использования рабочего времени в справочнике «Виды использования рабочего времени» (Настройка – Виды рабочего времени) другие виды времени. Например, это может понадобиться для водителей, которым часы работы на линии и часы ремонта оплачиваются по разным ставкам. Для доступа других флагов, соответствующих по наименованию созданным самостоятельно видам времени, необходимо, чтобы был установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).
Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в ночные часы, т.е. установлен флаг Ночные часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в ночное время и часы работы в ночное время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.
Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в вечерние часы, т.е. установлен флаг Вечерние часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в вечернее время и часы работы в вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.
Флаг будет доступен, если на предприятии используются дополнительные перерывы для кормления ребенка, т.е. установлен флаг Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – закладка Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку.
Флаг будет доступен, если установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты). Установите в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.
Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла
Находятся в разделе Расписание работы, табличная часть которого видоизменяется в зависимости от выбранного способа заполнения графика :
- Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)
- В качестве расписания указывается продолжительность работы в часах по дням недели. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням недели.
- Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По циклам произвольной длины (сменные графики)
- В качестве расписания указывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням в течение цикла. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в таблицу, но для них указывается нулевое количество рабочих часов.
Учет ночных и вечерних часов ведется отдельно от дневных, т.е. количество ночных и вечерних часов не входит в количество рабочих часов явки.
Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)
Отражается в поле Длительность рабочей недели.
Для графиков пятидневка, шестидневка и т.п. длительность рабочей недели подсчитывается автоматически в зависимости от указанных часов явки в расписании работы (расписание работы при этом заполняется таким образом, чтобы длительность рабочей недели соответствовала еженедельной продолжительности рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).
Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).
При суммированном учете рабочего времени норма рабочего времени определяется за определенный учетный период (месяц, квартал и т.д., но не более календарного года). Соблюдение нормы рабочего времени за установленный учетный период для графиков суммированного учета в программе автоматически не контролируется, контроль над данными показателями возлагается на пользователя.
Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)
Задается в поле Дата отсчета. Данное поле доступно только для сменных графиков .
Смотрите в нашей статье: настройка производственного календаря в 1С.
