Как составить график оплаты услуг

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок – в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов – таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 – непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.

Описание ситуации

1. Компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей – до 20–30 в день.

2. Существует проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).

3. Перечень счетов к оплате поступает в финансовый отдел (до 100 платежных поручений, из которых 20–30 нужно оплатить «сегодня»), после чего возникает проблема определения приоритета платежей. Оперативные решения необходимо принимать по многим счетам различных подразделений.

4. Комплексная информационная система, которая позволила бы управлять платежами, не внедрена.

Ежедневно для составления графика платежей в компании проводились утренние планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров. Однако такое положение вещей приводило к возникновению ряда проблем:

– пять самых высокооплачиваемых людей компании ежедневно тратили примерно полчаса, чтобы обсудить вопрос платежей;

– поскольку подразделения компании расположены не только в регионах России, но и за рубежом, возникали трудности, связанные с разницей во времени. По правилам компании, согласование платежей проходит с участием всех центров бизнеса, при этом максимальное отставание по времени между удаленными регионами составляет 3–4 часа. Кроме того, банковский день до недавнего времени заканчивался в 13:00, сейчас он продлен до 16:00, однако по валютным платежам действует ограничение до 11:00, при том что выписки по счетам поступают в 9:00. Это означает, что за два часа нужно принять решение по управлению своими валютными средствами;

– в обсуждении принимает участие не только топ-менеджмент компании, но и финансовый контролер холдинга.

Таким образом, необходимо примерно за час определить приоритеты платежей, согласовать их как внутри компании, так и с финансовым контролером и принять решение, из какого банка осуществить платежи.

Вопрос:

Каким образом в отсутствие ERP-системы оптимизировать процесс распределения платежей по счетам?

Мнения специалистов

Елена Белякова,

руководитель финансового отдела компании «Инмарко» (Новосибирск)

Компании, столкнувшейся с подобной проблемой, можно предложить следующий вариант ее решения:

– составить бюджет доходов и расходов на год и на текущий месяц. Если при составлении месячного бюджета выявлены кассовые разрывы, заранее предусмотреть источники привлечения овердрафтов;

– ежемесячно определять приоритет

платежей на этапе утверждения бюджета доходов и расходов. Для нас приоритетны выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы, необходимые для стабильной работы предприятия и которых можно лишиться в случае просрочки платежа (сырье для производства, ГСМ, электроэнергия). Также к приоритетным статьям расходов можно отнести выплаты по кредитам. Принимая решение по очередности оплаты счетов с одинаковым приоритетом платежа, нужно руководствоваться датой исполнения платежа по договору;

– возложить ответственность на начальника казначейства компании за принятие ежедневных решений по платежам в рамках утвержденного месячного бюджета;

– внедрить процедуру согласования месячного бюджета доходов и расходов с финансовым контролером и порекомендовать ему в течение месяца проводить выборочный контроль платежей. Ежедневный контроль оплат проводит бюджет-менеджер. Он проверяет визы, наличие договора, правильность указания кодов затрат, соответствие месячному бюджету.

Денис Шальнев,

руководитель отдела управленческих технологий АКГ «Развитие бизнес-систем» (Москва)

Чтобы оптимизировать процесс распределения платежей в компании, необходимо создать комиссию (в ее состав должны входить руководители подразделений и финансовый директор), которая будет планировать и утверждать объемы поступлений и расходования денежных средств на календарный месяц. Комиссия ежедекадно проводит корректировку платежного календаря. Менеджер по банковским операциям при составлении перечня выплат на день должен руководствоваться планом на месяц и приоритетом платежа. Для того чтобы определить приоритет платежа, необходимо выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Статья расходов и ее статус. Приоритет платежа зависит от статьи расходов, к которой он относится, и ее статуса. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:

– защищенные счета, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);

– условно-защищенные счета, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку сырья и материалов для основного производства);

– незащищенные счета, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).

Шаг 2. Значимость контрагента для компании. Если компании предстоит оплатить несколько счетов, относящихся к одной и той же группе затрат, а доступных средств для этого не хватает, то следует руководствоваться значимостью контрагента. В первую очередь должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, теми из них, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).

Шаг 3. Статус договора. С одним контрагентом у компании может быть

заключено несколько договоров. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.

Если в компании преобладает проектный подход к ведению бизнеса, можно поменять очередность исполнения второго и третьего шагов и на втором этапе определять статус проекта, а не договора.

Для того чтобы решения о приоритетности платежей принимались оперативно, в компании следует вести базу данных по акцептованным счетам к оплате. Информация о счете должна содержать следующие сведения:

– статья затрат, к которой относится платеж;

– контрагент;

– договор (проект);

– сумма платежа;

– предполагаемая дата платежа;

– указание на необходимость внеочередной оплаты и комментарии ответственного лица о том, что в силу чрезвычайных обстоятельств оплата счета должна быть произведена вне установленной системы критериев.

В компании следует также ввести регламент, устанавливающий ответственных и сроки принятия решений по акцепту поступающих счетов, последовательность действий при обработке данных по принятым счетам, порядок согласования платежей на день.

Александр Зайцев, заместитель директора департамента казначейских операций ОАО «Аэрофлот»

Решить проблему можно путем создания в компании системы краткосрочного финансового планирования. Руководствуясь условиями контрактов с клиентами и партнерами, а также статистикой движения денежных средств за предыдущие периоды, предприятие может с достаточной точностью прогнозировать свои ежедневные финансовые потоки на ближайший месяц. Крупным компаниям целесообразно разделить планирование расходов по центрам ответственности. Для составления ежемесячного платежного календаря финансовая служба получает информацию от снабженцев о планируемой оплате предстоящих закупок, от IT-департамента – о расходах на связь и обслуживание техники и т.д.

Таким образом, специалисты службы имеют возможность составить график платежей. Далее расходная часть платежного календаря сопоставляется с планируемым графиком поступлений денежных средств, и определяются дни, в которые возникает нехватка средств. Кассовые разрывы финансируются за счет использования банковских овердрафтов. В случае если невозможно привлечь внешнее финансирование, часть платежей переносится на другую дату. После этого возникает задача определения первоочередных счетов к оплате. В первую очередь следует рассчитаться с налоговыми и другими государственными органами, выплатить заработную плату сотрудникам и погасить долговые обязательства (по кредитам, векселям и т.п.).

По всем остальным контрагентам необходимо составить график платежей, в соответствии с которым в первую очередь оплачиваются те счета, просрочка оплаты которых ведет к наибольшим штрафным санкциям (например, штрафы за просрочку исполнения финансовых обязательств по договорам, заключенным с контрагентами). Перенося выплаты по тем или иным счетам, важно довести до сведения партнеров график оплаты их услуг в соответствии с платежным календарем компании, поскольку такое решение благотворно повлияет на взаимоотношения.

Подобная последовательность действий расчетного центра (финансовой службы) компании должна быть однозначно определена и утверждена ее руководителем, главным бухгалтером или финансовым контролером холдинга.

Ежедневные планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров, посвященные составлению графика платежей, следует заменить еженедельным совещанием, на котором будет утверждаться платежный календарь компании на ближайшую неделю. Помимо этого потребуется ежемесячное совещание по утверждению кассового плана на предстоящий месяц. В экстренных случаях можно провести селекторное совещание.

Решение компании ООО «Воды Боржоми»

Чтобы решить проблему определения приоритетности платежей, в компании была разработана следующая процедура.

Шаг 1. Формирование реестра платежей

Руководитель соответствующего департамента визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). В компании нет строгой политики, на которую должен ориентироваться сотрудник при определении приоритета счета. Однако он принимает во внимание следующие факторы. Во-первых, наличие партнерских отношений с контрагентом. Иногда долгосрочное сотрудничество позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании. Во-вторых, определяет статью расходов, к которой относится платеж. Выставленные счета по таким статьям, как налоги, заработная плата, долговые обязательства, погашаются в первую очередь.

Следующими по приоритету будут счета, относящиеся к основному виду деятельности. И в последнюю очередь оплачиваются услуги и приобретенные ресурсы, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов. Например, если на предприятии заканчиваются упаковочные материалы, то становится невозможным осуществление продаж, то есть основной деятельности компании. Если же в офисе закончилось мыло, то компания без потерь может подождать один день, пока не будет оплачена его покупка.

Шаг 2. Проверка счета на соответствие бюджету и формирование списка платежей на день

После того как руководитель подразделения указал на счете приоритет платежа и критичную дату, счет передается финансовому директору для проверки на соответствие бюджету доходов и расходов на месяц.

От финансового директора счет поступает к менеджеру по банковским операциям, который заносит в таблицу, разработанную в компании (см. таблицу), данные по счету, а также сведения об остатках средств на счетах компании до 10:00. Если средств на счетах недостаточно, то менее приоритетные платежи с более поздней критичной датой полностью или частично переносятся на следующие дни. На подобную работу понадобится не более 15 минут.

В 10:15 по электронной почте сформированный реестр платежей на день отправляется руководителям подразделений, генеральному и финансовому директорам, а также финансовому контролеру. Подтверждение либо корректировки должны быть сделаны в течение 15 минут. По умолчанию считается, что согласие получено. Исключением является подтверждение от финансового контролера, получение которого является обязательным. В результате к 10:30 менеджер имеет согласованный план платежей.

Шаг 3. Понедельное планирование

Для планирования движения денежных средств на ближайшие недели неоплаченные счета, платежи по которым могут быть перенесены на пять дней и более, отражаются менеджером по банковским операциям как предстоящие выплаты ближайшего месяца в разбивке по неделям. Это позволяет ликвидировать кассовые разрывы в течение недели.

Достигнутые результаты

Данная процедура успешно применяется в ООО «Воды Боржоми» уже на протяжении пяти лет. Аналогичный подход можно реализовать, используя любые информационные системы, в том числе «1С», в которую для этого нужно дополнительно вводить счета на оплату и данные по банковским остаткам.

Единственное узкое место подобной системы планирования текущих платежей – человеческий фактор. Поскольку менеджер по банковским операциям вручную вносит данные о счетах и составляет график платежей, может быть допущена опечатка или ошибка на этапе ввода информации.

Однако то, что результаты работы менеджера по банковским операциям могут видеть все, кто заинтересован в оплате счетов (например, руководители департаментов), а также возможность своевременно внести изменения и сообщить об этом позволяют предотвратить появление практически любых ошибок.

Экономия от внедрения такой системы в компании составляет, по оценкам автора бизнес-кейса, примерно 25 тыс. долл. США в год благодаря тому, что топ-менеджеры тратят значительно меньше времени на решение повседневных вопросов осуществления платежей.

Остатки средств на расчетных счетах компании на начало	ДНЯ	04/09/06	05/09/06	06/09/06	07/09/06	08/09/06	Итого неоплаченные счета на конец недели	Распределение неоплаченных счетов по неделям
Пн.	Вт.	Ср.	Чт.	Пт.
Банк 1:							70 000	385 000	375 000	250 000	345 000
Банк 2:							450 000	10 000	50 000	290 000	0
Итого остатки (входящие)					520 000	395 000	425 000	540 000	345 000
Дата счета	Критичная дата платежа	Приоритет	№ счета	Компания	Сумма	Группа расходов							Неделя 1	Неделя 2
31/5/06	6/9/06	1	12-и	А	570 000	Логистика		200 000	370 000
8/6/06	11/9/06	2	1672	В	600 000	Логистика					300 000	300 000	150 000	150 000
5/6/06	1/9/06	1	13	С	450 000	Логистика	450 000
5/6/06	20/9/06	4	15	D	45 478	Логистика						45 478		45 478
8/8/06	8/9/06	1	475-М	Е	181 690	Реклама				181 690
17/8/06	1 5/9/06	3	345	F	45 087	Реклама						45 087	45 087
19/8/06	6/9/06	1	6790-п	1	59 000	Налоги		59 000
23/8/06	5/9/06	1	6780-п	2	68 957	Налоги	68 957
30/8/06	8/9/06	1		Зарплата	570 000	Персонал		130,000	50 000	350 000	40 000
Итого					2 590 212		518 957	389 000	420 000	531 690	340 000	390 565	195 087	195 478
Итого остаток на конец дня							1 043	6 000	5 000	8 310	5 000

О пользе применения календаря платежей

Деловая репутация компании сильно зависит от своевременности и полноты исполнения обязательств, в том числе и финансовых. А проконтролировать их можно с помощью платёжного календаря — распределив все поступления и выплаты на ближайшие несколько дней или недель.

Зная, в какой день компания столкнётся с недостатком денег на счёте, руководитель сможет вовремя принять управленческое решение — например, оформит займ или договорится об отсрочке платежа.

Таким образом, компания сможет сохранить реноме надёжного партнёра, и избежит возможных штрафов и санкций.

Преимущества ведения платёжного календаря

Применение данного финансового инструмента позволяет:

• распределять потоки доходов и расходов так, чтобы не создавать дефицита денег;
• повысить оборачиваемость денежных средств;
• синхронизировать положительные и отрицательные потоки;
• составить очередность платежей с учётом их приоритетности;
• гарантировать платёжеспособность предприятия на ближайшую перспективу.
• создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.

Регулярно работая с платёжным календарём, руководитель получает следующие возможности:

• оперативно управлять прибылью и затратами;
• принимать гибкие решения в быстро изменяющихся ситуациях;
• оптимизировать кредитную нагрузку на компанию.

Основная задача календаря платежей — предусмотреть финансовое состояние на ближайшие дни, недели, месяц. Чем короче контрольный период, тем точнее прогнозирование. Содержание таблицы определяется спецификой деятельности предприятия. Но в ней есть общие для всех графы, в которых указываются финансовые поступления, расходы и остатки.

Платёжный календарь также разрабатывается в ходе планирования погашения кредитов или займов, особенно краткосрочных.

Так выглядит календарь платежей

Вообще ,в зависимости от назначения, виды платёжных календарей (ПК) могут быть разными:

Налоговый ПК	Необходим для фиксации налоговых отчислений. Дата уплаты — последний день контрольного периода
ПК дебиторской задолженности	Даты платежей совпадают с датами, указанными в договорах с контрагентами. Даты получения средств фиксируются на момент их реального зачисления на счёт
ПК отдельного проекта	Учитываются денежные потоки в рамках отдельно взятого инвестиционного проекта
Зарплатный ПК	Рекомендуются для компаний, где выплаты зарплат организованы по многоступенчатому графику
ПК производственных резервов	Платежи ставятся в очередь согласно закупочным планам. Такой же документ формируется для выплат задолженностей поставщикам
ПК управленческих расходов	В таблицу заносятся суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, деловых поездок и т.д. Суммы определяются сметами, сроки согласовываются со смежными подразделениями предприятия.
ПК реализации продукции	Составляется из двух разделов. Первый посвящается поступлению платежей, второй учитывает расходы, связанные с реализацией товаров.

Как правило, в небольших компаниях составляется единый платёжный календарь, который включает все виды денежных потоков.

Рекомендации по составлению платёжного календаря

Форма документа произвольная, но чтобы он был максимально информативным, желательно включать в него следующие данные:

• доходные и расходные статьи ПК;
• наименование проектов, по которым проводятся платёжные операции;
• реквизиты контрагента;
• даты входящих или исходящих операций;
• суммы;
• контроль (ответственные);
• комментарии.

Как составить платёжный календарь? Каких-то особых знаний здесь не требуется. Таблица формируется с учётом особенностей предприятия и пожеланий руководства — так, чтобы с ней было удобно работать.

Так, к примеру ПК для ИП, работающего с населением, будет сильно отличаться от ПК крупного производственного холдинга. В первом случае таблицу можно вести в Excel, а во втором потребуется автоматизированная программа сбора и консолидации данных.

ПК в программе Excel

Перед созданием ПК рекомендуем определиться с:

• форматом таблицы;
• порядком её заполнения;
• используемыми источниками информации;
• доступом и правами пользователей;
• порядком внесения данных и их корректировки.

Порядок формирования и работы с платёжным календарём

Чтобы работа по контролю финансовых потоков носила систематический характер, желательно составить регламент платежей компании. В нём указывается процесс сбора и согласования заявок на оплату расходов от структурных подразделений согласно утверждённому бюджету. Прописываются приоритетность и очерёдность платежей, определяются ответственные лица.

Распишем, как составить график платежей и работать с ним дальше.

Этап первый

hidden>

Ответственное лицо, контролирующее исполнение бюджета (финансист, бухгалтер), собирает заявки от подразделений по планируемым затратам на ближайший месяц (реестр платежей). Отдел сбыта даёт прогноз продаж. Специалист распределяет данные в таблице календаря по дням.

Крупные статьи расходов целесообразно разделять на подпункты. В колонках дат составляемого документа рекомендуется включать выходные дни. Их выделяют другим цветом.

Методика расчёта показателей ПК крайне проста:

Как считаются показатели ПК

Этап второй

hidden>

В процессе сбора плановых значений выявляются даты с минусовым значением сальдо — когда прогнозируемая выручка в этот день не покрывает предполагаемые расходы. В рамках своих обязанностей специалист самостоятельно перераспределяет платежи согласно установленным в компании приоритетам.

Если ситуацию решить не получается, в дело включаются руководители: они проводят переговоры с покупателями и поставщиками по рассрочкам платежей, либо с банками — по открытию кредитных линий.

По итогам принятых решений в плановый ПК вносятся изменения.

Этап третий

hidden>

Ежедневная актуализация предварительно внесённой информации в платёжный календарь. Проводится в конце рабочего дня по результатам данных, внесённых из банковских выписок, кассовой книги. Фактические поступления и расходы сравниваются с плановыми, определяются отклонения.

Но это не единственный вариант корректирования данных. Платёжный календарь можно корректировать и еженедельно Такой вариант экономит время работы с документом, но снижает его информативность и актуальность.

Систематическая аналитика отклонений от графика помогает руководству:

• контролировать текущие расчёты предприятия и общую финансовую ситуацию. Можно легко оценить критичность отставаний от графика погашения задолженностей. Видение реальной ситуации помогает оперативно разработать план действий для решения потенциальных проблем;
• решать вопросы с определением бюджетных лимитов. Постоянный контроль позволяет устанавливать их максимально приближённо к фактическим показателям;
• своевременно закрывать кассовые разрывы. Если платёжный календарь показывает отставание от графика оплат, достаточно вовремя принять управленческое решение.

Основная трудность ведения платёжного календаря заключается в наполнении информацией. Её необходимо получать из разных источников. Финансисту необходимо постоянно взаимодействовать с различными отделами и службами компании.

Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль

Образец заполнения ПК

Рассмотрим что такое платёжный календарь на конкретном примере. Финансист ООО «Кредо» составил график на 3 ближайших дня:

Статья	24.01.2023	25.01.2023	26.01.2023
Сальдо ден.средств на начало дня	40 000	140 000	-190 000
Поступления, в том числе:
от покупателей	500 000		150 000
от аренды		30 000
Расходы:
материалы	400 000		20 000
оплата труда		300 000
содержание офиса		60 000
Сальдо ден.средств на конец дня	140 000	-190 000	-60 000

Выявился кассовый разрыв 25 января 2023 года. Его устранили следующим образом: перенесли платёж на содержание офиса на более поздний срок, а с покупателем, который должен был перечислить деньги 26 января договорились перенести на день раньше. В результате платёжный календарь сбалансирован, кассовый разрыв пропал:

Статья	24.01.2023	25.01.2023	26.01.2023
Сальдо ден.средств на начало дня	40 000	140 000	20 000
Поступления, в том числе:
от покупателей	500 000	150 000
от аренды		30 000
Расходы:
материалы	400 000		20 000
оплата труда		300 000
содержание офиса
Сальдо ден.средств на конец дня	140 000	20000	0

Нюансы формирования ПК

Существует два момента, на которые стоит обратить внимание. Первый связан с профицитом денежных средств. Поступления можно расходовать в полном объёме, но нулевое сальдо на счёте чревато проблемами — из-за возможных непредвиденных затрат. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, и его нужно обязательно фиксировать в календаре. Если счетов несколько, установить лимиты необходимо по каждому.

Второй момент — при регулярно возникающем дефиците денежных средств. Тогда имеет смысл ранжировать обязательства по приоритетности:

• задаёмся вопросом — возможно ли применение законодательных санкций за просрочку платежа? По налогам и зарплатам — да: последуют штрафы, административная или уголовная ответственность, блокировка счетов;
• значимость контрагента для предприятия. Просрочка оплаты за продукцию может повлечь прекращение поставок и сотрудничества;
• жёсткость штрафных санкций. Условия прописываются в договорах, и если есть санкции, их нужно указать в ПК;
• репутационные риски. Например, срыв исполнения государственного контракта приведёт предприятие в реестр недобросовестных поставщиков — а это потеря доверия и огромные штрафы.

Рассмотрев возможные варианты, можно определиться с очередностью платежей и их приоритетами. После этого договориться с поставщиками об отсрочке и внести изменения в договоры.

Схему ранжирования обязательств можно менять в зависимости от ситуации.

Автоматизация ведения ПК

Формирование и контроль ПК можно вести в любой бухгалтерской программе (1С, Парус, Галактика, и т.д). Автоматизация обработки данных значительно облегчит работу финансиста по сбору и распределению показателей. Но чтобы добиться результата, нужно чтобы процессы учёта были взаимосвязаны и унифицированы.

Если предприятие уже использует программный продукт, функционал платёжного календаря должен быть совместим с ПО и обладать следующими возможностями:

• создание заявок или реестров платежей;
• формирование отчётов. Опция отследит исполнение платежей в пределах установленного лимита;
• контроль платежей. Перед осуществлением транзакции заявка на оплату должна пройти проверку соответствующих служб;
• разграничение доступа. Информация о финансовой деятельности распределяется между профильными отделами, специалистами. Заявки на платежи в автоматизированном платёжном календаре видят только те исполнители, к которым они относятся.

Эффективность использования автоматизированного платёжного календаря зависит от правильности построения бизнес-процесса — соответствия его организационных и технических характеристик требованиям управленческого учёта.

Планирование денежных потоков в разбивке по дням – задача платежного календаря. Этот «младший брат» бюджета движения денежных средств поможет заранее увидеть кассовый разрыв. Значит, предпринять меры к его устранению. Читайте в статье об этапах формирования и скачивайте образец документа.

Платежный календарь – это

Краткосрочный план, в котором организация отражает ожидаемые ежедневные поступления, платежи и остатки денег.

От бюджета движения денежных средств (БДДС)  он отличается следующим:

• периодом планирования. Нет единого мнения о том, каким он должен быть. Кто-то из специалистов формирует документ на неделю, кто-то на 20 дней или на полтора месяца вперед. Но верно правило: это всегда ближайший период к текущей дате. Нет смысла разрабатывать документ на квартал и тем более на год;
• непрерывным характером формирования. Напрямую связано с предыдущей характеристикой. На каждую неделю нужен свой актуальный календарь. Поэтому подход «составить раз в год и забыть» – не про него;
• постоянно вносимыми корректировками. Считается: чем меньше корректировок вносится в бюджеты организации, тем качественнее налажен процесс бюджетирования и нет притягивания «за уши» плана к факту. В отношении платежного календаря – все иначе, и без постоянных корректировок не обойтись. Бюджеты формируются в тысячах или даже миллионах рублей. Погрешность всего в 1% при таких объемах выливается в значимые суммы. В календаре таких вольностей быть не может. Поэтому постоянная его актуализация и приведение плановых остатков денег к фактическим – обычная практика;
• большей детализацией. В бюджете строки показываются укрупненно. Например, «Налоги» или «Приобретение материалов». Для календаря такого недостаточно. Приводится дополнительная аналитика в разрезе контрагентов, видов оплачиваемых услуг, наименований расчетных счетов и т.п. Кроме того, оправдана внутренняя увязка календаря с БДДС.

Как разработать и применять платежный календарь

Перед тем, как разработать платежный календарь, ответьте на три вопроса:

• какой будет его форма?
• на основании чего и как он будет заполняться?
• когда будут вноситься корректировки?

Ответы на них – это, по сути, три этапа к его формированию и применению. Давайте подробнее разберемся с каждым.

Этап 1. Разрабатываем форму платежного календаря

Универсального рецепта для формы нет. Каждый специалист создает документ «под себя», руководствуясь своими предпочтениями. Но есть несколько советов от практиков, которые помогут определиться с вариантом, подходящим именно вам.

Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее

Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.

Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.

Избегайте и другой крайности: раздувание статей «Прочее». Они не должны оказаться больше 10% от общих поступлений и выплат.

Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни

Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.

Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.

Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов

Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.

Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.

В Excel это можно реализовать так:

• после колонки каждого дня добавляйте еще одну с раскрывающимся списком названий расчетных счетов;
• для корректного расчета остатков в разрезе счетов используйте функцию СУММЕСЛИ.

Этап 2. Определяемся с методикой заполнения платежного календаря

Данный этап – самый сложный во всем процессе. Вот советы, которые помогут в его реализации.

Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой

В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.

Поступления от контрагентов заполняются на основании:

• либо заключенных с ними договоров и сроков оплаты, которые указаны в них;
• либо на основании БДДС.

Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.

Платежи формируются по следующим документам:  

• бухгалтерские расчеты. Это сведения об авансе и окончательном расчете по зарплате, о начисленных страховых взносах и налогах; 
•  договоры с поставщиками и подрядчиками. В небольших организациях их достаточно, чтобы корректно составлять платежный календарь;
•  заявки на оплату и реестры платежей. Когда подразделений в компании много, то в оборот вводятся подобные документы. Их цель унифицировать и обобщить информацию из договоров для быстрого принятия решения об оплате и включения ее в календарь. Смотрите на схемах ниже, какая информация может быть в них представлена.

Рисунок 1. Заявка на платеж и реестр платежей: реквизиты

Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений

Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.

В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.

Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.

Это поможет видеть повторяющиеся платежи и быстрее их планировать. Чтобы данные за предыдущие месяцы не мешали, сверните их с помощью функции «Скрыть».

Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях

Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.

При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.

Рисунок 2. Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Совет 2.5. Напишите регламент формирования платежного календаря

Для небольшой организации такой документ может оказаться излишним. Когда все договоры, счета и платежи сосредоточены в руках одного или максимум двух бухгалтеров, то регламентировать попросту нечего. Для крупного предприятия – это, напротив, возможность четко определить правила игры для всех сотрудников и достичь бесперебойности в процессе формирования календаря.

В регламенте зафиксируйте:

• кем и с какой частотой календарь будет формироваться;
• откуда будет собираться информация о плановых поступлениях;
• кто вправе формировать заявки на платеж, с кем они согласовываются, в какое время передаются исполнителям для перевода денег;
• как контролировать целесообразность платежа и что делать, если он превышает лимит по соответствующей бюджетной статье;
• кому платить первому, если остаток средств не позволяет заплатить всем;
• каков неснижаемый остаток по кассе и расчетным счетам;
• когда плановые цифры в календаре будут корректироваться с учетом факта;
• кто и когда проведет анализ отклонений, как обобщит полученные результаты, кому их передаст и т.п.

Дальше некоторых из этих моментов мы рассмотрим подробнее.

Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа

Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.

Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.

Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:

• контролировать ситуацию с расчетами на предприятии. Понимание сути проблемы – ключ к ее решению. По календарю легче увидеть, сколь серьезна ситуация с нарушением сроков оплаты со стороны дебиторов. Значит, проще наметить план действий по решению проблемы;
• осознать сложности с соблюдением бюджетных лимитов. Бюджетирование как процесс оправданно, только если реальность не далеко уходит от плановых величин. Платежный календарь дает оперативный ответ на вопрос: насколько организация придерживается собственных планов по поступлениям и тратам;
• предвидеть «кассовые разрывы» и заранее их закрывать. Для этого в компаниях меняют политику расчетов с покупателями и поставщиками, подключают банковский овердрафт, ранжируют клиентов по категориям и договариваются об отсрочке и т.п.

Сложности при формировании платежного календаря

Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.

Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами

Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.

Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает

Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:

• есть ли законодательные санкции за задержку платежа? Например, несвоевременная выплата зарплаты чревата административным штрафом или даже уголовным преследованием, а за неуплату налогов заблокируют счета;
• насколько значим контрагент и то, что он поставляет предприятию? Не остановит ли задержка с оплатой хозяйственную деятельность организации?
• сколь высоки штрафы за просрочку по договору? Если они меньше ставки по кредиту, то пометьте это особо;
• высок ли риск серьезно повредить репутации компании? Например, из-за неоплаченной своевременно поставки сорвать сроки реализации госконтракта и попасть в Реестр недобросовестных поставщиков и подрядчиков.

Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.

Рисунок 3. Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам

Платежный календарь: пример составления

Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.

Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.

На рисунке 4 – скриншот созданного документа.

Рисунок 4. Платежный календарь: образец

Платежный календарь – важный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Кроме того, он помогает оперативно контролировать соблюдение бюджетных лимитов в отношении трат. Время, потраченное на его формирование и актуализацию, с лихвой окупится снижением риска блокировки счетов, получения административных штрафов за несвоевременные расчеты с бюджетом и работниками, а также пеней за несоблюдение договорных условий.