Как составить график отпусков без согласия работника

В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки в Контур.Школе:

• Кадровое делопроизводство. Повышение квалификации, коды А, В, С, D, E. 96 ак. часов
• Управление персоналом и кадровое делопроизводство. Профпереподготовка (коды А, В, С, D, E, F, G, H), 300 ак. часов
• Кадровое делопроизводство с нуля. Профпереподготовка, код А, 252 ак. часа
• Организация кадрового делопроизводства для специалиста кадровой службы. Профпереподготовка, коды А, В. 256 ак. часов

1. Отказ от унифицированной формы графика отпусков

Вопрос: решили отказаться от унифицированной формы графика отпусков. Необходимо ли утверждать отдельным приказом эту форму или достаточно того, что она будет приложением к приказу об утверждении графика отпусков?

Ответ: необходимо утвердить форму графика отпусков отдельным приказом по основной деятельности об утверждении формы графика отпусков и сделать ее (форму графика) приложением к данному приказу. Такой приказ издается единожды, потом график отпусков ежегодно утверждается в общем порядке.

2. Вносить ли в график отпусков отпуск, отгулянный авансом

Вопрос: сколько дней отпуска включать в график отпусков, если работник полностью отгулял отпуск в 2021 году и взял авансом отпуск из 2022 года?

Ответ: в график отпусков на 2022 год необходимо включить положенные по закону работнику за этот год дни отпуска. Минимально это 28 календарных дней, согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.

Учитывая, что работнику уже предоставили отпуск авансом, необходимо вести учет дней отпуска, которые использует работник, чтобы у него не было еще большей задолженности по отпуску перед вами.

Так как работник уже перегулял отпуск, то пока он не отработает необходимый рабочий период, у него всегда будет «перегул» по дням отпуска. В этом нет ничего страшного, за исключением того, что если работник вдруг захочет уволиться, то дни отпуска, которые он использовал авансом (если они еще будут), придется удержать из его заработной платы, конечно, если вы захотите производить удержания. Это ваше право, а не обязанность.

3. Сколько дней отпуска отражать в графике отпусков, если есть задолженность за предыдущие  периоды

Вопрос: если у сотрудника на 31.12.2021 года накоплено 20 дней неиспользованного отпуска за предыдущие периоды, нужно ли эти дни включать в график отпусков на 2022 год или в графике указываются только 28 календарных дней?

Ответ: эти дни желательно включить в график отпусков при планировании отпуска на 2022 год, так как работник их заработал. Однако необходимо понимать, что за 2022 год у работника есть право и на 28 календарных дней по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ.

Если вы готовы отпустить работника на 48 дней в 2022 году, то в графике отпусков можно указать это количество дней отпуска. Если нет, то лучше указать реальное количество дней отпуска, которые работник отгуляет, но должно быть не менее 28 календарных дней, включающих хотя бы часть остатков дней отпуска за предыдущие периоды.

4. Можно ли включить в график отпусков только 28 дней, если работник отработал больше года?

Вопрос: будет ли являться нарушением, если работник отработал 1 год и 4 месяца и его отправили в отпуск на 28 дней, а не на 37 дней с учетом остатков отпуска за уже истекший период?

Ответ: не будет, если работник за рабочий год использовал 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, положенных ему по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ. Если работнику полагается большее количество дней отпуска, например еще 3 дня за ненормированный рабочий день, то это будет нарушением порядка предоставления отпуска.

Отпуск планируется работодателем в графике отпусков, согласно которому работник должен его использовать. Если на момент утверждения графика отпусков у работника был отработан период 1 год и 4 месяца и ему было положено 37 дней отпуска, то они должны были быть запланированы в графике. Но это не означает, что работник их отгуляет полностью, так как сложно спрогнозировать это изначально (работник может взять не все дни, у работодателя могут возникнуть обстоятельства, которые не позволят уйти работнику в отпуск, и т.д.). Главное, чтобы был использован минимум дней отпуска за год по закону — 28 календарных дней.

5. Можно ли в графике отпусков разделять отпуск на части

Вопрос: можно ли в графике отпусков разбить 28 дней на части: одну часть 14 дней и две по 7? Или все-таки в графике отпусков ставить 28 дней, а потом составлять заявления и приказы о переносе? Если у сотрудника по графику отпуск во второй половине года, а ему понадобился отпуск весной, как быть?

Ответ: график отпусков является документом, согласно которому работник обязан использовать свой отпуск. Это документ, обязательный для исполнения работником в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.

Деление отпуска на части и его предоставление по частям возможно, но только по соглашению сторон и только после утверждения графика отпусков.

Для соблюдения требований законодательства необходимо в графике отпусков указывать (планировать) полное количество запланированных дней отпуска работнику (например, 28 календарных дней), а их деление осуществлять уже после утверждения графика отпусков.

Оптимально делить отпуск на основании заявления работника: работник в заявлении указывает, как он хочет разделить отпуск на части с указанием дат в течение года (как в начале, так и в конце), а работодатель согласовывает это деление.

Обратите внимание: деление отпуска должно осуществляться в соответствии со ст. 125 ТК РФ, одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Приказ на предоставление отпуска не является обязательным по закону документом, поэтому его можно не издавать, но при желании его можно оформлять.

6. Как распределять отпуска в графике отпусков и нужно ли учитывать пожелания работников

Вопрос: в организации 85 человек и невозможно спросить каждого, когда ему удобно пойти в отпуск, летние месяцы перегружены. Правильно ли, что если сотрудник отработал 11 месяцев с даты устройства, то он идет в отпуск? А те, кто работают уже не первый год, им можно поставить отпуск в любое время?

Ответ: в соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем, при этом закон не предполагает учитывать мнение работников о том, кто и когда хочет пойти в отпуск. Работодатель составляет график отпусков таким образом, чтобы это не сказалось негативно на работе организации в целом (нужные работники в нужное рабочее время должны быть на работе, а не в отпуске).

Право на отпуск у каждого работника возникает после того, как он отработал в организации
6 месяцев с даты приема на работу в соответствии со ст. 122 ТК РФ. Но есть исключения, установленные нормами ТК РФ и других законодательных актов, в отношении работников, которые могут пойти в отпуск удобное для них время. Например, по желанию может уйти в отпуск муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ; женщина перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком, в соответствии со ст. 122 и 260 ТК РФ, и т.д.

Таким образом, при составлении графика отпусков необходимо включить всех работников в график в нужные вам как работодателю даты и периоды. Но следует иметь в виду, что  категории работников, предусмотренных законом, могут пойти в отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от дат, указанных в графике отпусков, и вы обязаны будете им этот отпуск предоставить.

7. Ознакомление с графиком отпусков на микропредприятии

Вопрос: на микропредприятии в штате семь человек.  В целях упрощения учета и минимизации оформляемых документов не будет ли являться нарушением издание единого приказа на отпуска всех работников в начале года (в январе, в соответствии с графиком отпусков, в котором работники ставят свои подписи в декабре предыдущего года) с ознакомлением под подпись сотрудников в январе?

Ответ: в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель — некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

График отпусков не является локальным нормативным актом — он является графиком в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

В отношении микропредприятий отсутствует четкое правовое регулирование законодательством данного вопроса (можно ли график отпусков не утверждать в организации, которая является микропредприятием), поэтому лучше все-таки утвердить график отпусков, так как перечень, содержащийся в ст. 312.9 ТК РФ, полностью не конкретизирован.

При утверждении графика отпусков издание вами приказа не потребуется. Вы можете всех работников ознакомить с графиком отпусков.

8. Можно ли по желанию работника включить в график отпусков меньшее количество дней отпуска, нежели работник заработал в рабочем периоде

Вопрос: государственное казенное учреждение начало деятельность в январе 2021 года. Сотрудник принят 01.04.2021 и желает пойти в отпуск не до 01.04.2022, а в июле 2022 года за период 2021–2022 годов. А за период 2022–2023 годов он планирует пойти в отпуск в 2023 году. В график включили ему только отпуск за 2021–2022 годы. Не нарушит ли работодатель ТК РФ в предоставлении первого отпуска по истечении рабочего года, не включив в график на следующий год отпуск за период 2022–2023 годов?

Ответ: если работодатель в данной ситуации пойдет навстречу работнику, он нарушит порядок предоставления отпуска.

Право на отпуск у работника согласно ст. 122 ТК РФ возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя. Воспользоваться данным правом работник может сразу после 6 месяцев работы. Если же работник хочет использовать отпуск в июле 2022 года, т.е. уже после того, как пройдет больше года с даты его приема на работу, то работодатель нарушает порядок предоставления работнику отпуска.

Отпуск планирует работодатель. График отпусков является обязательным документом в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя. Работодатель не обязан (может, но не обязан) учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков.

В данной ситуации работнику необходимо предоставить отпуск, как только у него закончится первый рабочий год, т.е. после 01.04.2022, а не тогда, когда он хочет.

В график отпусков необходимо включать то количество дней, которое работник заработал за период работы, но не менее 28 календарных дней, так как это минимальная продолжительность по закону и меньше указывать нельзя.  

9. Отражать ли в графике отпусков перерасход дней за прошлые периоды

Вопрос: если включить в график отпусков все положенные работнику дни, то он может тогда претендовать и в 2022 году на все положенные ему 80 дней отпуска (педагог в РКС) и тогда все время будет перерасход отпуска? По графику 2021 года остаток отпуска 4 дня, авансом работник брал в 2020 году 6 дней. Если ему не предоставлять сейчас отпуск, так как он его уже взял ранее, то у него останется 2 дня перерасхода отпуска. И в 2022 году можно ли вместо заложенных по графику отпусков на 2022 год предоставить 78 дней?

Ответ: график отпусков в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя является обязательным документом для исполнения. То есть дни, которые работодатель планирует в графике отпусков для работника, должны быть использованы работником в том году, на который составляется график отпусков. Соответственно, работник может претендовать на все 80 дней отпуска, если они запланированы для него в графике отпусков на 2022 год.

Остатки отпуска тоже желательно включать в график на следующий год, так как этот отпуск уже заработан работником, просто не полностью использован.

То, что у работника есть перерасход отпуска, не влияет на количество дней отпуска, которое ему положено в год по закону. И если это 80 дней в год, то в графике отпусков должно быть указано не менее 80 дней в год, несмотря на перерасход.

Для того чтобы избежать нарушений в графике отпусков, необходимо предусмотреть то количество дней отпуска, которые положены ему по закону ежегодно с включением дней отпуска, оставшихся за предыдущий период, то есть 80 дней + 4 дня, итого 84 дня.

10. Нужно ли в график отпусков вносить остатки отпуска с предыдущего года

Вопрос: сотрудник работает с 25.03.2020, отпуск 28 дней. Всего отпускных дней использовано
31 день, то есть остаток 18 дней. Правильно ли, что в график отпусков нужно внести остаток 
18 дней и запланировать отпуск 28 дней?

Ответ: в данной ситуации вы можете поступить так: за период с 25.03.2020 по, например, 15.12.2021 (на текущую дату) работник заработал 48,72 дня (28 + 2,33 х 8 + 0,08 х 26) дня отпуска, из которых 31 он уже использовал, у него осталось 17,72 дня отпуска.

Таким образом, в графике отпусков вы можете предусмотреть 28 + 18 = итого 46 дней отпуска.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается ежегодно графиком отпусков — эту норму ст. 123 ТК РФ помнят практически все работодатели и в середине декабря уже имеют готовый и утвержденный график отпусков. А вот исполняется он не всегда так же четко, как утверждается.

Во многих случаях ни работник, ни работодатель не могут предположить заранее точное время для ухода в отпуск. Со стороны работодателя на решение об отпуске работника не по графику могут повлиять не только просьбы работника и собственные интересы, но и внешние обстоятельства. А пресловутая «производственная необходимость» может возникнуть спонтанно и вне планов самого работодателя, но в этом случае перенос отпуска возможен только с письменного согласия работника и не далее чем на следующий рабочий год (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Со стороны работника планы изменяются по самыми разным причинам.

Поэтому нередко в конце года можно констатировать: график отпусков исполнялся лишь частично, основная же масса отпусков предоставлена не по графику. И здесь кадровику и бухгалтеру становится не по себе. Прежде всего страшно из-за того, что непонятно, ждет ли работодателя наказание за то, что график так плохо исполнялся, но при этом все (и работники, и работодатель) остались довольны. Еще страшнее, если не выполнялись требования о заблаговременном уведомлении и оплате за три дня до отпуска.

Но давайте рассмотрим все по порядку.

ГРАФИК ОТПУСКОВ ОТСУТСТВУЕТ — ЭТО БЕЗУСЛОВНОЕ НАРУШЕНИЕ

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в размере:

• для юрлица — от 30 до 50 тыс. руб.;
• для ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
• для ответственных должностных лиц организации — предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. руб.

Никаких способов минимизации риска наступления ответственности, кроме как своевременного утверждения графика отпусков, не существует.

ГРАФИК ОТПУСКОВ ЧАСТИЧНО ИЛИ ПОЛНОСТЬЮ НЕ ИСПОЛНЯЕТСЯ — ЭТО НЕ ВСЕГДА НАРУШЕНИЕ

График отпусков обязателен для работника и работодателя[1]. По общему правилу график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года[2].

В отличие от полного отсутствия утвержденного графика факт неисполнения графика отпусков довольно легко можно исправить: для этого нужно всего лишь иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок.

Если работодатели пользуются унифицированной формой № Т-7[3], то все изменения в графике отпусков будут отражаться в предусмотренных для этого графах:

• новая дата отпуска — в графе 7 (а также дублируется в графе 9);
• основание перенесения (например, заявление работника) — в графе 8.

Нарушения:

• не иметь графика отпусков;
• не предоставлять отпуск по графику, если нет заявлений от работников;
• не информировать работника о дате начала отпуска, если отпуск предоставляется по графику;
• не выплатить работнику отпускные в установленный срок.

Нюанс и парадокс

Если не предоставить отпуск по графику, то работодатель может быть не только оштрафован — работник может подать на него в суд и отсудить компенсацию морального вреда. Однако с требованиями предоставить отпуск в действительности оказалось не все так просто:

• пока суд да дело, требовать предоставить отпуск по графику становится нелогичным и даже утопичным, ведь предусмотренный по графику период по факту уже прошел;
• требования работника обязать работодателя предоставить отпуск вне графика тоже не подлежат удовлетворению даже судом — закон не предоставил право суду обязывать работодателя предоставить отпуск работнику вне графика, если у того нет льготного права использовать его в удобное для него время.

Рассматриваемый пример из судебной практики в этой ситуации показателен. Увы, но получается, что работодатель, не отпустивший работника в отпуск по графику, рискует лишь своими деньгами. Законным способом нельзя заставить его предоставить этот отпуск работнику, не имеющему льготу по его использованию в удобный для себя период, даже если нарушение графика — вина работодателя. А на следующий год ситуация может повториться или, что еще хуже для работника, работодатель утвердит график отпусков, не спрашивая у работника его пожеланий (имеет на это право в отношении всех работников, не обладающих льготным статусом использовать отпуск в удобное для них время), и намеренно отправит такого строптивого и отстаивающего свои интересы работника в отпуск в самое неподходящее для реального отдыха время (например, в слякотный ноябрь или морозный февраль).

В ГРАФИКЕ ПРЕДУСМОТРЕНА ЛИШЬ ЧАСТЬ ОТПУСКА — ЭТО НАРУШЕНИЕ

Довольно часто камнем преткновения для кадровиков становятся работники, которые приняты в середине года или в его второй половине. По сути, за полгода к дате утверждения графика отпусков они заработали лишь на половину отпуска, которую работодатель и отражает в графике. Однако это неправильный подход.

Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

С учетом этого в графике отпусков работникам, которые к моменту начала нового календарного года уже отработали(-ют) шесть месяцев, отпуск следует предусматривать в полном объеме.

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Скачать бесплатно бланк Т-7

Разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. 

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

• нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
• должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• графа 3 – имя, фамилия и отчество;
• графа 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Обычно в декабре все организации утверждают график отпусков на следующий календарный год.

График отпусков – один из обязательных документов в каждой организации, наличие которого всегда проверяют трудовые инспекторы.

ТК РФ Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Если работник не согласен с графиком отпусков, что делать?

Заблаговременно и тщательно составленный график отпусков сотрудников помогает руководителю распланировать отпуска коллектива так, чтобы один выходящий из отпуска работник сменял только собирающегося на отдых человека. Впрочем, люди предпочитают отдыхать летом, поэтому работодатель крайне заинтересован, чтобы отпуска сотрудников не вносили неразбериху в производственный процесс.

В статье 123 ТК говорится лишь о том, что наемный работник должен быть ознакомлен с решением работодателя об этом не позже двух недель до отпуска. Прямого ответа действующее законодательство не предусматривает. Тем более, в типовой форме графика отпусков № Т-7 не предусмотрена соответствующая графа для ознакомления работника.

При рассмотрении сроков предполагаемого отпуска сотрудника берется во внимание необходимость его присутствия на рабочем месте и рациональность распределения уходящих в отпуск внутри подразделений.

Пожелания работников при планировании отпусков бывают приняты во внимание, только если это не принесет ущерба производственному процессу. График отпусков составлен без согласия работника в том случае, если этого сотрудника на текущий момент некем заменить и его отсутствие негативно отразится на работе предприятия. На это руководство имеет полное право.

Если при рассмотрении отпускного графика окажется, что несколько сотрудников в одно и то же время хотят отправиться в отпуск, это может нарушить рабочий процесс на предприятии. В таком случае руководитель может перенести время отпуска без согласия работающего.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (262.2 ТК РФ).
• лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
• работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
• инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 – 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»);
• лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
• супруги военнослужащих – им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

Обратите внимание, что работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Таким образом, при решении вопроса о предоставлении отпуска женщинам, имеющим детей до 12 лет, необходимо запросить документ, подтверждающий статус многодетной семьи (как правило, это справка), и свидетельства о рождении детей. Если всем детям до 12 лет, то отпуск может быть предоставлен. Все остальные льготы также должны быть подтверждены документально.

Напоминаем, что в 2020 году последний день для утверждения графиков отпусков – это 17 декабря. К этому времени всё должно быть согласовано и утверждено.

Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить следующие разборы популярных вопросов охраны труда и трудового законодательства.