Как составить график отпусков если есть остатки отпуска

Если при составлении графика отпусков вы обнаружили не отгулянные отпуска работников за прошлые годы — не паникуйте. Расскажем, что делать с ними, и как правильно включить их в новый график.

Неиспользованный отпуск — нормативка

Неиспользованные дни ежегодного отпуска не сгорают, а переносятся на будущий год. Работодатель обязан предоставить их не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставлялся отпуск (ст. 124 ТК РФ).

Пример.

Отпуск работника в 2021 году составил 28 календарных дней. Из них он отгулял только 20 дней. Значит, мы должны предоставить ему оставшиеся 8 дней в будущем 2022 году.

Прибавим эти дни к отпуску, положенному в 2022 году. Если работник вообще не отдыхал в этом году, то мы также прибавим его не отгулянный отпуск в полном объеме к отпуску на будущий год.

На практике бывает и так, что работник не ходил в отпуск в этом году и не собирается в следующем. Здесь нужно учитывать еще одно правило — запрещается непредставление ежегодного отпуска в течение 2 лет подряд (ст. 124 ТК РФ).

Так, если работник не отдыхал в 2021 году и не пойдет в 2022-м, то выходит, что ему не предоставили отпуск уже в течение двух лет подряд. Чтобы не нарушить норму ст. 124 ТК РФ, вы обязаны отправить работника в отпуск без его желания в 2022 году. В противном случае можете быть наказаны за нарушение трудового законодательства.

Есть отдельные работники, которым вообще нельзя переносить отпуск — несовершеннолетние и трудящиеся на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Хотят они того или нет, но в отпуск должны ходить каждый год.

Предоставить накопленные дни за прошлый год можно двумя способами:

• включить эти дни в график отпусков на новый рабочий год;

• предоставить их сверх графика по соглашению с работником.

Оба варианта не противоречат закону и содержатся в Письме Минтруда от 08.06.2007 № 1921-6. Однако с практической стороны рекомендуем выбрать первый способ, потому что отражение неиспользованных дней в графике позволяет наглядно распределить отпуска и нагрузку на оставшийся персонал, а также доказать трудовой инспекции, что обязанность по предоставлению отпусков вы исправно выполняете. Второй способ неудобен для работодателя тем, что работник в любое время может потребовать свои дни, и его придется отпустить даже в самый неподходящий момент.

Крайняя дата составления графика отпусков на 2022 год — 17 декабря 2021 года.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко! 

“Клерк” создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

Как включить неиспользованный отпуск в новый график

Когда у работодателя есть задолженность по отпускам, то составление графика — задача не из легких: придется уместить в будущем году не только своевременные основные и дополнительные отпуска, но и все неиспользованные дни работников за прошлый год.

При этом важно учесть и мнение лиц, имеющих право на отпуск в любое время года:

• несовершеннолетних (ст. 267 ТК РФ);

• совместителей на период ежегодного отпуска на основной работе (ст. 286 ТК РФ);

• беременных перед уходом в декрет и сразу после него (ст. 260 ТК РФ);

• мужчин, чьи жены находятся в декрете (ст. 123 ТК РФ);

• усыновивших ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);

• родителей трех и более несовершеннолетних детей, младшему из которых меньше 14 лет (ст. 123 ТК РФ);

• родителей, опекунов, попечителей инвалида, не достигшего 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);

• почетных доноров (подп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);

• супруги военнослужащего на период отпуска мужа/жены (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);

• чернобыльцев (ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1);

• ветеранов боевых действий (подп. 3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ).

Если работник вообще не ходил в отпуск в прошлом году, или у него осталось много дней, то нагрузка на оставшийся персонал может быть весомой: придется переставлять кадры и находить резервы, чтобы предприятие работало бесперебойно.

Пример.

Если работник в 2021 году использовал только 14 из положенных 36 дней, то в графике на 2022 год мы должны включить ему 22 дня за 2021 год и 36 дней за 2022 год. В общей сложности отпуск в 2022 году составит 58 календарных дней.

Дней выходит много, но мы все равно обязаны предоставить работнику все его неиспользованные дни за прошлый 2021 год в течение 12 месяцев со дня окончания 2021 года. Согласуем даты, внесем их в график и в графе «Примечание» отметим, что добавили 22 дня за 2021 год.

Какой отпуск (прошлый или текущий) предоставить работнику вначале — не имеет значения. Это законодательство не регулирует, а значит работодатель вправе сам решить, как действовать в таких ситуациях, и закрепить соответствующий порядок в локальных актах.

Замена неиспользованных дней компенсацией

Если не получается уместить все дни в будущем году, то с разрешения работника можно несколько дней просроченного отпуска заменить денежной компенсацией.

По общему правилу длительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), но у некоторых работников он может быть дольше. Так, учителя отдыхают 56 дней, несовершеннолетние — 31 день и т. д. Их отпуск складывается из основного (28 дней) и дополнительных дней.

Заменить компенсацией можно только дополнительную часть, т. е. превышающую 28 дней (ст. 126 ТК РФ). Основную же часть отпуска заменить деньгами нельзя. Если продолжительность отпуска стандартная — 28 дней, ни о какой компенсации речи быть не может.

Однако при перенесении неиспользованного отпуска с прошлого года может сложиться слишком длинный отпуск в новом году. По заявлению работника можно вместо дополнительной части выдать компенсацию.

Пример.

Если отпуск составил 31 день за 2021 год и 31 день за 2022 год, то компенсацией можно заменить дополнительные части обоих отпусков (31 день минус 28 дней): 3 дня за 2021 год и 3 дня за 2022 год.

Выходит, что работник в течение 2022 года отдохнет 56 дней, а за остальные 6 дней возьмет компенсацию. Так работодатель выигрывает неделю присутствия сотрудника на рабочем месте.

Опять же, на несовершеннолетних лиц, работников с тяжелыми условиями труда, а также беременных женщин это правило не распространяется — им замена отпуска компенсацией не допускается.

Ответственность работодателя за накопление отпусков

Бывает, что работник сам не хочет идти в отпуск по личным причинам. Это связано с чем угодно — от боязни потерять бонусы за месяц до нежелания проводить время дома.

Обычно такие работники пишут заявление, в котором просят перенести отпуск на следующий год. А когда наступает тот самый год, опять просят перенести их отпуск. Неграмотному работодателю это нравится — работник годами не ходит в отпуск, не требует замены. Однако это прямое нарушение трудового законодательства, за которое рано или поздно придет расплата.

Не предоставить отпуск можно только за один год и только с условием, что когда этот год закончится, в течение 12 ближайших месяцев работник возьмет свои неиспользованные дни. Если не выполнить это условие, получится, что работник не был в отпуске уже 2 года, а вы нарушили требование ст. 124 ТК РФ. Трудовая инспекция, скорее всего, не примет доводы работника, его заявления и прочие объяснения. Работодатель обязан знать и выполнять требования ТК РФ, а не идти на поводу у персонала.

При этом сам работник не понесет никакой ответственности, а вот работодатель заплатит штраф. За нарушение норм трудового законодательства работодателю грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):

• индивидуальному предпринимателю — от 1 до 5 тыс. руб.;

• юридическому лицу — от 30 до 50 тыс. руб.

Если работник против отпуска и не согласовывает время отдыха, принудительно включайте его в график отпусков на будущий год. Так вы обезопасите себя от штрафа и не получите обвинения в том, что не предоставили работнику законный отдых.

Работодателю невыгодно копить отпуска не только из-за штрафа, но и с финансовой точки зрения.

Представьте, что вы должны работнику отпуск за прошлый год, а он внезапно решил уволиться. Придется выплатить ему приличную компенсацию за неиспользованные дни отпуска, а это непредвиденные расходы.

Отвечаем на основные вопросы

• Сгорают ли неиспользованные дни отпуска?

Нет, но они должны быть включены в график отпусков на следующий год и предоставлены в ближайшие 12 месяцев с окончания того года, отпуск за который не был использован своевременно.

• Что делать, если работник не хочет брать отпуск вообще?

Работник может работать без отпуска только 1 год, а на следующий год обязательно нужно отправить его на отдых. Работа без отпуска в течение 2 лет подряд — нарушение ст. 124 ТК РФ. Если он не соглашается, включите его в график на второй год принудительно, а также не забудьте предоставить неиспользованные дни за первый год.

• Как предоставлять отпуск за прошлый год — по графику или вне очереди (по соглашению с работником)?

Оба варианта допустимы, но для работодателя гораздо удобнее включать неиспользованные дни работника в график на новый год.

• Можно ли заменить часть неиспользованного отпуска денежной компенсацией?

Можно, но только дополнительную его часть — превышающую 28 календарных дней.

• Кто понесет ответственность, если трудовая инспекция обнаружит непредоставление отпуска в течение 2 лет — работник или работодатель?

Только работодатель (в рамках ст. 5.27 КоАП РФ).