Как составить график отпусков на вновь принятого сотрудника

В графике отпусков должны присутствовать все работники, которые числятся в организации на дату его составления. Это касается и тех сотрудников, о предстоящем увольнении которых известно на момент составления графика. И даже тех, кто к этому моменту уже находится в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

Что касается вновь принятых сотрудников, то вносить изменения в график отпусков из-за них не требуется. Это подтвердил Роструд на сайте онлайнинспекция.рф. График вы утверждаете в установленные сроки (до 17 декабря предыдущего года). И работников, которые пришли позже, в него можно не добавлять. Отпуска им предоставляются по заявлению путем издания соответствующего приказа. И этого вполне достаточно.

Но при желании сделать график на новых работников можно. Процедура разъясняется в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

Бланк и образец заполнения графика отпусков можно скачать тут.

Как составить график отпусков на 2023 год

До 17 декабря нужно утвердить график отпусков на следующий год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Документ обязателен для всех работодателей, кроме микропредприятий. Рассказываем, как правильно его составить.

Кто может пойти в отпуск и на сколько дней

По ТК РФ отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

В первый год работы в компании сотрудник может пойти в отпуск через 6 месяцев. Хотя первый оплачиваемый отпуск можно предоставить и до того, как он отработает в компании полгода (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Сотруднику, который работает по трудовому договору, ТК РФ гарантирует минимальную продолжительность оплачиваемого отдыха — 28 календарных дней за полностью отработанный год (12 месяцев). Речь идет о рабочем годе, а не о календарном. То есть год считается с момента трудоустройства в компанию. Например, Иванов устроился на работу 5 сентября 2022 года, рабочий год у него считается по 4 сентября 2023 года.

Неиспользованные отпуска прошлых лет сотрудник вправе использовать в одном календарном году по согласованию с руководителем (ст. 115 и 120 ТК РФ). Например, за 2022 год у Иванова осталось 5 дней, поэтому в 2023 году он планирует отгулять 28 + 5 = 33 дня.

Что такое график отпусков

Это документ, в котором работодатель расписывает, кто из сотрудников когда идет в отпуск и на сколько дней. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но обычно никто не составляет десяток соглашений, а делают один график.

График отпусков обязаны соблюдать и сотрудники, и работодатель. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: во время отпуска сотрудник нужен на работе, тогда  отпуск можно перенести, если сотрудник не возражает.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

По какой форме составить график отпусков на 2023 год

График отпусков можно заполнять по утвержденному бланку или разработать форму самостоятельно.

Унифицированный бланк. Привычнее всего использовать бланк графика отпусков, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк графика отпусков по форме № Т-7 на 2023 год

Обязательно нужно заполнить:

• реквизиты работодателя; 
• информацию о сотруднике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество; 
• дату начала отпуска; 
• количество календарных дней отдыха; 
• данные о переносе и примечания, отражающие его причину. 

Собственный бланк. Если компания самостоятельно разрабатывает бланк графика отпусков, его необходимо утвердить приказом руководителя.

Не забудьте прописать в учетной политике, какую форму графика отпусков будете использовать: унифицированный бланк № Т-7 или собственный.

Утвердить график отпусков нужно за две недели до начала календарного года. То есть документ на 2023 год у вас должен быть к 19 декабря 2022 года.

Как составить и утвердить график отпусков 

Порядок утверждения графика отпусков сотрудников зависит от того, есть ли в компании профсоюзная организация или нет:

• Если профсоюз есть — направьте туда проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное для них время (ст. 372 ТК РФ).
• Если профсоюза нет, график отпусков сразу направляется на утверждение руководству компании.

График отпусков подписывает начальник отдела кадров, специалист кадровой службы или главный бухгалтер. Утверждает — руководитель компании.

Как ознакомить персонал с приказом

С графиком отпусков нужно ознакомить персонал. В законе не прописано, как это сделать.

Есть два способа:

1. Попросить сотрудника поставить свою подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в поле «Примечание» и указать дату ознакомления.
2. Подготовить отдельный ознакомительный лист, оформив его в виде приложения к графику отпусков. Все сотрудники должны расписаться на этом листе и поставить дату.

Если работник по каким-то причинам отказывается расписаться в графике отпусков, составьте об этом акт в произвольной форме, зафиксировав причины отказа.

Как заполнить график отпусков 

График отпусков составляют на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Исключение — сотрудники на срочном трудовом договоре длительностью до 6 месяцев. Если с работником заключен срочный трудовой договор более чем на 6 месяцев, его отпуск включают в график.

Еще не забудьте включить:

• сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, но планируют пойти в ежегодный отпуск;
• внутренних совместителей, их укажите по обеим должностям, с одним и тем же периодом отдыха;
• внешних совместителей — хотя такие сотрудники работают неполный день, отпуск они могут брать на общих основаниях;
• сотрудников на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты, так как они могут вернуться на работу в любое время. 

Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их тоже нужно отразить в графике.

Как вносить изменения в график отпусков, читайте в статье.

Как соблюсти очередность отдыха в графике отпусков 

Некоторые сотрудники имеют приоритет в предоставлении отпусков по сравнению с остальными. Например, могут пойти в отпуск вне графика. Или — по графику, но в удобное для них время.

Отпуск вне графика предоставляется только тем сотрудникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК РФ. Это:

• сотрудники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
• работники, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Остальным отпуск вне графика предоставляется на усмотрение работодателя.

В удобное время отпуск предоставляется:

• ветеранам (ст. 14–19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1);
• родителям детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ);
• мужьям в период, когда их жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• работникам, у которых трое и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей 14 лет или одним из старших — 18 (ст. 262.2 ТК РФ);
• женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Удлиненные ежегодные отпуска могут брать:

• инвалиды — 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
• несовершеннолетние сотрудники (моложе 18 лет) — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

4 популярных вопроса про график отпусков

Когда включать нового сотрудника в график отпусков?

Сотрудников, принятых на работу в первой половине календарного года, сразу же включают в график отпусков на текущий рабочий год.

А сотрудников, принятых во второй половине года, можно включить в график отпусков уже на следующий календарный год. Этот график  будет утверждаться за две недели до конца года.

Генеральный директор собирается в отпуск по графику отпусков. Заявление на отпуск он не пишет, но подписывает уведомление от отдела кадров. Как оформить желание гендиректора к положенным 28 дням прибавить неиспользованные дни за прошлые годы, если нет заявления?

ТК РФ не регулирует вопрос об учете дней неиспользованного отпуска прошлого года в графике отпусков на текущий год. Роструд считает, что если у работника накопились неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска за предыдущие периоды, работодатель обязан учесть эти дни при составлении графика отпусков. Все отпуска — за текущий и предыдущий период — должны предоставляться по графику отпусков.

Генеральный директор должен оформить заявление на имя своего работодателя (в лице общего собрания участников ООО или единственного участника), чтобы уведомить его о наличии у гендиректора неиспользованного отпуска за прошлые годы. В заявлении нужно также указать желаемые сроки использования такого отпуска.

Если возможна ситуация отказа в предоставлении такого отпуска, стоит запастись доказательством вручения заявления работодателю. Тогда в случае судебного спора проще будет доказать, что было обращение к работодателю по поводу предоставления отпуска. Разъяснение представителей Роструда размещено на сайте Онлайнинспекция.рф.

Если директор не захочет разделить отпуск на части или использовать его в другое время, работодатель включит все неиспользованные дни в график отпусков. Тогда достаточно будет направить директору уведомление о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Если у сотрудника трое детей, но старшему 20 лет, можно отказать ему в особых условиях предоставления отпуска?

Если у работника трое детей, но из них только двое не достигли возраста 18 лет, то такой работник не будет иметь права на предоставление отпуска в удобное время на основании ст. 262.2 ТК РФ. То есть если работник не относится к «льготной» категории, то работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска не по графику.

В графике отпусков отсутствует графа «Окончание отпуска», можно ее добавить?

Не обязательно применять унифицированную форму графика отпусков Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Организация может как изменить эту форму под себя, добавив в нее необходимые столбцы и графы (и утвердив своим приказом использование именно такой формы графика), так и разработать свою форму графика отпусков с нуля (также утвердив собственную форму приказом). На сайте Роструда поясняется, что форма Т-7 носит рекомендательный характер.

Екатерина Костакова, эксперт по бухучету и налогообложению

Статья подготовлена по материалам рубрики «Вопросы экспертам»
справочно-правового сервиса Контур.Норматив

Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному. 

Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.

Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:

Скачать список категорий сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для себя время

• «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
• Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.

Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).

Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В Трудовом кодексе нет правил о том, что работодатель должен собрать пожелания всех сотрудников и только на их основе составить проект графика отпусков. Есть норма о том, что документ должен утверждаться с учетом мнения профсоюза (ст. 123 ТК РФ). И не обязательно положительного.

Также есть правило, что разделение ежегодного отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем (ст. 125 ТК РФ). Роструд считает, что в одностороннем порядке это делать нельзя. Если работодатель не договорился с работником о разделении отпуска на части, то он обязан дать ему полный отпуск в 28 дней и более.

Как применить эти правила при составлении графика:

1. Трудовой кодекс не обязывает собирать пожелания работников. Сотрудник может попросить у работодателя отпуск в удобные для себя сроки, но если он не «льготник», работодатель имеет право ему отказать. Руководитель отвечает за непрерывный производственный процесс и по общему правилу сам решает, кто из работников и когда идет на отдых. Воля работодателя выражена в графике отпусков.
   Мы считаем, что пожелания от сотрудников стоит собирать. Но окончательное решение будет за работодателем. Исходя из этого, руководитель сам планирует отпуска сотрудников, которых нет на рабочем месте в период составления проекта графика. Это, например, работники, находящиеся на больничном, в длительной командировке.
2. Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
3. В 2022 году еще не сложилось практики по мобилизованным работникам. С одной стороны, трудовой договор с ними приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ). С другой стороны, этот период включается в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). И Трудовой кодекс не содержит исключений по категориям работников при планировании графика отпусков. Рекомендуем включить мобилизованных работников в график, а сведения о приостановке трудового договора указать в примечании.
4. При планировании ежегодного отдыха интересы работников защищает профсоюз. График отпусков составляется с учетом его мотивированного мнения (ст. 123, 372 ТК РФ). При этом руководитель может не согласиться с профсоюзом и принять свой вариант локального нормативного акта. Такой порядок предусмотрен в ст. 372 ТК РФ.
   На получение мотивированного мнения профсоюза нужно пять рабочих дней. Еще три рабочих дня прибавляются для оформления протокола разногласий, если они есть. Только после этого можно утвердить график. Надо учесть эти сроки, чтобы успеть утвердить график до 16 декабря.
5. Разделить отпуск работника на части можно только по соглашению сторон. На практике это как раз и реализуется сбором предложений от работников по срокам и продолжительности их отдыха на этапе составления ежегодного графика.

Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:

1. Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
2. В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
3. Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней. 
4. Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ. 
5. При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
6. Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
7. Если по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск делится на части, то, как минимум, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
8. В графике отпусков по каждому периоду отдыха указывают дату начала и продолжительность. Работодатель сам решает, будет ли он указывать в плане дату окончания, поскольку нормативными документами этот вопрос не урегулирован.
9. Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время. 
   Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.

Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.

Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.

Скачать бланк графика отпусков Т-7

В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.

В шапке формы Т-7 есть два грифа:

• о мотивированном мнении профсоюза;
• об утверждении руководителем организации.

Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.

Мы рекомендуем все-таки получать личную подпись работников. Особенно, если в графике есть разделение отпуска на части. Считаем, что личной подписи сотрудника будет достаточно, чтобы считать это соглашением с работодателем по ст. 125 ТК РФ.

Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).

Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:

• доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск;
• закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.

При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.

Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).

Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.

График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.

Принят новый сотрудник

Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.

Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.

«Льготник» ушел в отпуск не по графику

Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Сотрудник захотел перенести сроки

Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.

В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Сроки нужно перенести по закону

Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.

Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.

Сроки переносятся по инициативе руководителя

Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.

При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Скачать бесплатно бланк Т-7

Разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. 

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

• нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
• должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• графа 3 – имя, фамилия и отчество;
• графа 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт