Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.
Нормативная база
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Обязательно ли применять унифицированную форму
Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Скачать бесплатно бланк Т-7
Разъяснения чиновников про график отпусков
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов.
Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).
В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.
Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:
- нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
- должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).
Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.
В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.
Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Чьё мнение учитывать
Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.
А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.
Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.
График отпусков: пошаговая инструкция
Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.
Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы
Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.
Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:
- графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
- графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
- графа 3 – имя, фамилия и отчество;
- графа 4 – табельный номер;
- графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
- графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.
Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Шаг 2. Согласование с профсоюзом
Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.
Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.
Шаг 3. Подписание
Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.
Шаг 4. Утверждение
Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.
Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)
Шаг 5. Ознакомление
Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.
Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:
- завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
- предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
- собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Хранение графика отпусков
График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен – анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.
Кто обязан составлять график отпусков
График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доходы — до 120 млн рублей.
У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.
Сроки составления
График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день.
График отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021 года включительно. Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.
Какие отпуска и каких работников включают в график
В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:
- Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней.
- Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.
В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.
График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.
У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:
- несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
- воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- воспитывающие троих и более детей до 18 лет, если младшему ещё не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- награждённых знаком «Почётный донор» (п. 1 ч. 1 ст. 23 № 125-ФЗ от 20 июля 2012 г.).
Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.
Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:
- женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ);
- усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев (абз. 3 ст. 122 ТК РФ);
- мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
- жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями (п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г.);
- работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ);
- внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.
В график не нужно включать:
- работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
- исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.
Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Как оформить график отпусков
Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.
Порядок оформления
Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.
На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.
При составлении нужно проанализировать:
- не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
- не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии.
То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.
Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.
В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.
Форма документа
Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7, утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми.
Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.
Заполнение формы № Т-7
В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.
В табличной части указывают сведения по каждому работнику:
- графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
- графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
- графа 3 — его ФИО;
- графа 4 — табельный номер;
- графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
- графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска.
Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.
Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.
Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.
Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.
Кто подписывает
Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.
Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.
Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.
Как ознакомить работников с графиком отпусков
В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:
- сделать отдельный лист ознакомления и приложить его к графику отпусков;
- в самостоятельно разработанной форме предусмотреть графу «С графиком ознакомлен», в которой работники поставят подпись и дату;
- вести специальный журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.
Можно ли менять график в течение года
Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:
- отпуск с согласия работника переносят на другие даты, потому что в текущем году отсутствие работника плохо скажется на рабочем процессе. Но этот отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего периода, за который его предоставляют;
- работник относится к тем, кто может брать отпуск авансом или в любое удобное время и решил воспользоваться таким правом;
- отпускник во время отдыха заболел и хочет перенести неиспользованную часть на другие даты, а не продлить его на дни болезни.
При переносе сроков отпуска в графике делают дополнительные записи. Так, в унифицированной форме № Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»:
- графу 8 «Основание (документ)»;
- графа 9 «Дата предполагаемого отпуска».
В графе «Примечание» вписывают причину переноса.
В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.
Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков
За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:
- штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица (например, руководителя организации) или ИП;
- штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.
Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.
Моё дело Профбухгалтер
Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок
Все работники по трудовому договору имеют право на ежегодный оплачиваемый отдых (ст. 114 ТК РФ). Он состоит из основной части продолжительностью не менее 28 календарных дней и дополнительного отпуска, который присоединяется к основному.
Очередность отдыха работников устанавливается ежегодным графиком отпусков. Его утверждает руководитель компании не позднее, чем за две недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). План нужен, чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса без нарушения права сотрудников на ежегодный отдых.
Утвержденный график отпусков обязателен для исполнения работодателем и работником (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что сотрудник не может самовольно назначить себе дни отдыха — за это его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. В свою очередь, работодатель не может наказать за прогул работника, который ушел в отпуск без приказа, но по утвержденному графику. Это отдельно разъясняет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Есть только две категории работников, на которых график отпусков может не распространяться:
Скачать список категорий сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для себя время
- «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время. Это достаточно обширная группа.
- Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика.
Если работодатель не будет вносить изменения в годовой план, то новички будут уходить на отдых по отдельному приказу и в сроки, согласованные с работодателем. В этом случае на них не будет распространяться норма о письменном уведомлении об отпуске за две недели (ст. 123 ТК РФ).
Во всех остальных случаях отсутствие графика отпусков или отклонения от него могут рассматриваться инспектором ГИТ как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Отчитаться
В Трудовом кодексе нет правил о том, что работодатель должен собрать пожелания всех сотрудников и только на их основе составить проект графика отпусков. Есть норма о том, что документ должен утверждаться с учетом мнения профсоюза (ст. 123 ТК РФ). И не обязательно положительного.
Также есть правило, что разделение ежегодного отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем (ст. 125 ТК РФ). Роструд считает, что в одностороннем порядке это делать нельзя. Если работодатель не договорился с работником о разделении отпуска на части, то он обязан дать ему полный отпуск в 28 дней и более.
Как применить эти правила при составлении графика:
- Трудовой кодекс не обязывает собирать пожелания работников. Сотрудник может попросить у работодателя отпуск в удобные для себя сроки, но если он не «льготник», работодатель имеет право ему отказать. Руководитель отвечает за непрерывный производственный процесс и по общему правилу сам решает, кто из работников и когда идет на отдых. Воля работодателя выражена в графике отпусков.
Мы считаем, что пожелания от сотрудников стоит собирать. Но окончательное решение будет за работодателем. Исходя из этого, руководитель сам планирует отпуска сотрудников, которых нет на рабочем месте в период составления проекта графика. Это, например, работники, находящиеся на больничном, в длительной командировке. - Порядок предоставления отпуска дистанционным работникам определяется коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). Если работодатель не установил в этих документах каких-то особенностей по сравнению с нормами Трудового кодекса, то он применяет главу 19 ТК РФ и соответственно включает удаленных сотрудников в график.
- В 2022 году еще не сложилось практики по мобилизованным работникам. С одной стороны, трудовой договор с ними приостанавливается (ст. 351.7 ТК РФ). С другой стороны, этот период включается в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). И Трудовой кодекс не содержит исключений по категориям работников при планировании графика отпусков. Рекомендуем включить мобилизованных работников в график, а сведения о приостановке трудового договора указать в примечании.
- При планировании ежегодного отдыха интересы работников защищает профсоюз. График отпусков составляется с учетом его мотивированного мнения (ст. 123, 372 ТК РФ). При этом руководитель может не согласиться с профсоюзом и принять свой вариант локального нормативного акта. Такой порядок предусмотрен в ст. 372 ТК РФ.
На получение мотивированного мнения профсоюза нужно пять рабочих дней. Еще три рабочих дня прибавляются для оформления протокола разногласий, если они есть. Только после этого можно утвердить график. Надо учесть эти сроки, чтобы успеть утвердить график до 16 декабря. - Разделить отпуск работника на части можно только по соглашению сторон. На практике это как раз и реализуется сбором предложений от работников по срокам и продолжительности их отдыха на этапе составления ежегодного графика.
«Льготников» также включают в график отпусков. Кадровик должен заранее учитывать, что по этим работникам могут быть отклонения от плана в течение года. Это не будет нарушением, поскольку гарантии «льготников» на отпуск в удобное для них время закреплены законодательно.
Правила, которые нужно учитывать при составлении графика на год:
- Право на первый отпуск возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не касается определенных категорий «льготников», например, работников в возрасте до 18-ти лет или совместителей.
- В график отпусков включают всех работников, в том числе работающих по срочному трудовому договору. Это разъяснил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
- Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня, у педагогов — 42 дней.
- Отдельным работникам предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, по закону он дается за ненормированный рабочий день. Работодатель имеет право установить дополнительные оплачиваемые отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ.
- При составлении графика основной и дополнительный отдых суммируются (ст. 120 ТК РФ).
- Отпуск считается в календарных днях. В него не включаются нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ). Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по дате начала отпуска. Роструд отдельно разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что первый день отдыха может выпадать на выходной день работника.
- Если по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск делится на части, то, как минимум, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
- В графике отпусков по каждому периоду отдыха указывают дату начала и продолжительность. Работодатель сам решает, будет ли он указывать в плане дату окончания, поскольку нормативными документами этот вопрос не урегулирован.
- Отпуска планируют на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за его пределы в графике нельзя даже по «льготникам», которые выбирают удобное для себя время.
Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» разъясняет, что отпуск дается работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В исключительных случаях, по производственной необходимости его можно перенести. При этом весь отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). Поэтому заранее планировать переносы отдыха на будущее неправильно.
Напомним, что рабочий год работника отличается от календарного. Он начинается с первого рабочего дня и длится 12 полных месяцев без учета дней, которые не включаются в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ). Например, сотрудник принят в компанию 24 октября 2022 года. Его рабочий год начнется с этой даты, а не с 1 января (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Периоды прогулов или отстранения от работы в стаж для отпуска не включаются. Соответственно, они будут «удлинять» рабочий год.
Для графика отпусков есть унифицированный бланк Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Но его применяют добровольно. Работодатель может взять Т-7 за основу и дополнить его под свою организацию. Например, добавить графы о рабочем годе, за который дается отпуск, а также об ознакомлении работников с документом под личную подпись.
Форму графика, который используется в компании, утверждают приказом или закрепляют в локальном акте. В нем же определяют порядок заполнения бланка. Это нужно, чтобы все отделы и службы использовали одну форму и единообразно ее оформляли.
Скачать бланк графика отпусков Т-7
В форме Т-7 при планировании графы 7-9 не заполняются. Кадровик вносит в них данные при фактическом исполнении графика отпусков в календарном году. Например, когда ежегодный отдых работника переносится.
В шапке формы Т-7 есть два грифа:
- о мотивированном мнении профсоюза;
- об утверждении руководителем организации.
Подписи директора и реквизитов письма от профсоюза достаточно, чтобы график считался утвержденным. На практике его часто вводят в действие приказом, в котором дают организационные поручения. Например, в определенный срок ознакомить работников.
Минтруд считает, что подписи работников на графике отпусков не нужны (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Роструд также на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления с этим документом работодатель выбирает самостоятельно. Например, график отпусков можно вывесить на доске с корпоративной информацией.
Мы рекомендуем все-таки получать личную подпись работников. Особенно, если в графике есть разделение отпуска на части. Считаем, что личной подписи сотрудника будет достаточно, чтобы считать это соглашением с работодателем по ст. 125 ТК РФ.
Работодатель письменно предупреждает работника о дате начала очередного отпуска (ст. 123 ТК РФ). Если он пропустит этот срок, то у сотрудника возникает право перенести свой отдых на удобное для себя время по письменному заявлению на директора (ст. 124 ТК РФ).
Уход в отпуск оформляется приказом. В Трудовом кодексе нет такого правила, но организационно-распорядительный документ оформляют в двух целях:
- доказать документально, в том числе инспектору ГИТ, что работнику был предоставлен ежегодный отпуск;
- закрепить основание для начисления и выплаты отпускных.
При этом если работник уходит на отдых по графику, то получать письменное заявление для приказа не нужно. Этот документ требуется, если сроки отпуска не установлены, или сотрудник хочет их изменить.
Работник имеет право уйти на плановый ежегодный отдых и без приказа директора. Повторим, что график отпусков обязателен к исполнению для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ).
Фактические даты отдыха отмечаются в графе 7 формы Т-7.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Попробовать
График отпусков действует с 1 января по 31 декабря. За это время в компании происходят изменения: кто-то увольняется, кого-то принимают на работу. Трудовой кодекс не обязывает работодателя корректировать график отпусков в таких случаях. Рассмотрим порядок действий в разных ситуациях.
Принят новый сотрудник
Здесь у работодателя два варианта действий. Первый — отправить работника на отдых приказом по его письменному заявлению. Минус этого варианта в том, что в графике будут указаны не все работники в штате. Это вредит управленческому учету.
Второй вариант — скорректировать график отпусков. Изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком он утверждался. То есть опять нужно получить мотивированное мнение профсоюза. Если был приказ, внести изменения также приказом.
«Льготник» ушел в отпуск не по графику
Здесь изменять график не нужно. Повторим, что на «льготников» он фактически не распространяется. Кадровик делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.
Сотрудник захотел перенести сроки
Работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением об уходе в отпуск вне графика, в котором указать причину. Если руководитель сочтет ее уважительной, то он может пойти навстречу и перенести сроки.
В форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.
Сроки нужно перенести по закону
Работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника о его начале за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК РФ). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.
Если во время отпуска работник заболел или был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей, отпуск продлевается либо переносится на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Новую дату определяет работодатель с учетом пожеланий сотрудника.
Все продления или переносы отпуска оформляются приказом, на основании которого кадровик заполняет графы 8-9 формы Т-7.
Сроки переносятся по инициативе руководителя
Работодатель может предложить работнику перенести сроки отдыха из-за производственной необходимости, но тот не обязан соглашаться (ст. 124 ТК РФ). Точно так же отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Изменить в одностороннем порядке график нельзя.
При переносе отпуска руководитель должен помнить, что непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено. Работники с вредными и опасными условиями труда, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК РФ).
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
- Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
- Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
- внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
- женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
- граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Попробовать бесплатно
График отпусков — это внутренний документ, который устанавливает очередность оплачиваемых отпусков для сотрудников в календарном году (ст. 123 ТК РФ). Составляют график исходя из пожеланий работников и особенностей труда на предприятии.
Утвердить график на следующих год нужно за две недели до конца текущего года. То есть до 17 декабря документ нужно оформить и получить согласия сотрудников по поводу дат отпусков.
Составлять такой график обязаны почти все работодатели с любым размером штата. Инспекция труда сообщает, что заменить график отпусков на письменное соглашение работника с работодателем может только микропредприятие, которое отказалось от работы с локальными нормативными актами, и тогда это оговаривают в трудовом договоре (письмо ГИТ Москвы от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Правила составления графика можно прописать в локальных актах компании: например коллективном договоре или правилах трудового распорядка. Каждое структурное подразделение может установить собственный график, особенно если речь идет о крупных компаниях. Тогда проекты графиков разрабатывают руководители подразделений, а затем сотрудники кадровой службы сводят эти графики в единый документ по подразделению.
График должен содержать данные о точном времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника на трудовом договоре. Продолжительность отдыха зависит от количества положенных дней отпуска в течение года и количества дней отпуска, оставшихся с прошлого года. Данные фиксируются на 1 января нового года.
При согласовании отпусков с новичками нужно предусмотреть, чтобы они могли до конца года воспользоваться отпуском, отработав в компании первые полгода.
Еще один момент: при составлении графика помните, что нерабочие праздники из ст. 112 ТК РФ не должны входить в число дней основного или дополнительного отпусков. Если в течение отпуска встречаются праздничные дни, срок его окончания переносится на число этих дней. Также надо учитывать перенос выходных дней в году.
В график нужно вносить всех работников на трудовом договоре, которые числятся в компании на момент утверждения графика, даже если сотрудник написал заявление на увольнение и уйдет в январе (письмо Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321).
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Попробовать бесплатно
Есть установленная продолжительность отпуска для разных категорий сотрудников:
- 28 дней — для всех работников вне льготных категорий (ст. 115 ТК РФ);
- 30 дней — для инвалидов (закон от 24.11.1995 №181-ФЗ);
- 31 день — для сотрудников младше 18 лет;
- 30-40 дней — для спасателей, в зависимости от стажа (закон от 22.08.95 №151-ФЗ);
- 42-56 дней — для сотрудников, которые имеют дело с химическим оружием, и некоторых категорий педагогов (закон от 07.11.2000 №136-ФЗ; постановление Правительства РФ от 14.05.2015 №466).
Некоторые категории сотрудников получают отпуска по особым правилам.
Сотрудники с правом получить отпуск в первые полгода на новом рабочем месте:
- женщины перед декретом или сразу после него (ст. 122 ТК РФ);
- несовершеннолетние сотрудники (там же);
- работники, усыновившие детей до 3 месяцев (там же);
- сотрудники-мужчины в период нахождения жены в декрете (ст. 123 ТК РФ).
Совместители получают отпуска на всех своих рабочих местах одновременно (ст. 286 ТК РФ). Так что если на новом месте работы совместитель не отработал полгода, отпуск в этом случае ему все равно предоставляют.
Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет могут брать отпуск в удобное для них время (ст. 262.2 ТК РФ). Возраст детей смотрят на начало года, когда будет предоставляться отпуск, а не на момент отпуска: если на начало года старшему ребенку еще нет 12 лет, то право за сотрудником сохраняется (письмо Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166). Брать отпуск частями такие сотрудники могут по согласованию с работодателем.
Ветераны, почетные доноры, родители детей-инвалидов до 18 лет, супруги военнослужащих могут брать отпуск в удобное для них время.
Роструд считает неверным указывать в графике только месяц отпуска. Поэтому рекомендуется вносить в график точные даты начала и окончания отпуска. Это поможет также избежать разногласий с сотрудниками.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно, и переносы его допускаются только экстренные ситуации: скажем, болезнь сотрудника, исключительная производственная необходимость (ст. 124 ТК РФ). Поэтому если сотрудник при составлении графика отпусков попросит перенести его отдых на следующий год, ему придется отказать.
Сервис рассчитает дивиденды, зарплату, налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает и оформит в учете налоги и все выплаты сотрудникам и собственникам. Ведите учет легко.
Попробовать бесплатно
Для графика отпусков используют форму Т-7 (постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26). При планировании дат отдыха заполняют графы с 1 по 6. В 6 графу вписывают дату начала отпуска каждого работника, включая тех, кто может брать отпуск в любое удобное время.
Графы 7-9 при утверждении графика оставляют пустыми и заполняют в течение года, исходя из дней фактического ухода сотрудников в отпуск.
Еще одну графу «С графиком ознакомлен» рекомендует добавить Роструд, чтобы фиксировать ознакомление работников с датами их отпусков. Вместо этой графы к графику можно приложить лист ознакомления. О дате начала отпуска работника нужно уведомить минимум за две недели (ст. 123 ТК РФ). Поэтому в нужном поле сотрудник ставить свою подпись и дату ознакомления.
До 17 декабря текущего года руководитель кадровой службы и директора структурных подразделений (или руководитель компании, если подразделений нет) должны подписать документ. Если в компании есть профсоюз, после этого график отправляют туда (ст. 372 ТК РФ). Профсоюз подтверждает график, это заверяется выпиской из протокола заседания комитета профсоюза.
График нужно утвердить, передать для подтверждения в профсоюз (если он есть в организации), ознакомить с ним под роспись сотрудников.
После этого документ хранят в бухгалтерии и отделе кадров и вывешивают в удобном месте для ознакомления. А еще копии документа отправляют в структурные подразделения компании.
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Попробовать бесплатно
Работодатель может учитывать пожелания сотрудников о днях отдыха, но не обязан этого делать, если речь не идет о категориях работников, которые получают отпуск по особым правилам — их мы перечислили выше. Некоторые суды даже считают, что сотрудников необязательно знакомить с графиком после его утверждения, а нужно лишь уведомить о начале отпуска за две недели. Если же о предстоящем отпуске работника предупредили позднее, чем за две недели, тот может письменно потребовать переноса отпуска на другой срок.
И все же по соглашению с сотрудником дни отпуска можно «двигать». Также работник может делить отпуск на части: одна часть должна быть не меньше 14 дней, остальные части можно дробить на фрагменты даже по одному дню. Но об этом сотрудник должен договориться с руководством: если условия позволяют — ему могут пойти навстречу. В этом случае работник пишет заявление о предоставлении отпуска.
Заявление на отпуск пишут и сотрудники, которые имеют право получить дни отдыха в любое удобное для них время. Поскольку нужно будет выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, работодатель может установить разумные сроки для подачи заявлений.
График отпусков — обязательный документ и для работодателя, и для работника. При внесении в него изменений стороны должны это согласовать. Новые дни отпуска вносят в графы 7-9 формы Т-7.
Для особых примечаний в форме есть графа 10, отметки в ней ставят в таких случаях:
- перенос отпуска связан с производственной необходимостью, чтобы избежать неблагоприятных последствий для предприятия (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
- перенос связан с отзывом из отпуска и переносом отдыха на следующий календарный год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Изменения в график отпусков приходится вносить и в случаях, когда в компанию приходят новые люди в течение года. Тогда можно внести изменения в существующий график или составить дополнительный график и «подшить» его к основному.
Санкции за отсутствие графика можно получить при проверке Роструда. Такое нарушение влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ):
- штраф 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и предпринимателей;
- штраф 30-50 тыс. рублей для юрлиц.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Попробовать бесплатно
