Добавить в «Нужное»
План обучения персонала: пример
Руководители организаций, заинтересованные в развитии вверенных им предприятий, понимают значение и роль в этом деле обучения сотрудников. Для этих целей ими регулярно проводятся соответствующие мероприятия. Неотъемлемым элементом данного процесса является план обучения персонала. Пример такого документа будет приведен в настоящей статье.
Что такое план обучения
Любой план – это структурированный документ, отражающий порядок действий или мероприятий, направленных на достижение конкретной цели или целей.
План обучения сотрудников представляет собой перечень мероприятий по наделению работников предприятия знаниями в определенной области для работы в конкретном направлении, рассчитанный на установленный в нем период, к примеру, месяц, квартал или год.
Такой план согласовывается руководящим составом предприятия и утверждается высшим руководством.
Далее рассмотрим порядок составления плана более подробно.
Этапы составления плана
Как правило, план обучения составляет специалист, трудовыми задачами которого являются обучение и подготовка персонала в данной организации. Как только руководству становится ясно, что имеется потребность в осуществлении обучения сотрудников, данному специалисту дается поручение подготовить соответствующий план с учетом направления, в котором выявлена недостаточная компетентность трудового коллектива.
Необходимость в обучении сотрудников может быть выявлена исходя из:
- распорядительных документов руководства, содержащих требования к уровню подготовки персонала или рекомендации по повышению квалификации сотрудников;
- предложений руководителей подразделений, сотрудники которых, по их мнению, нуждаются в обучении;
- результатов аттестации персонала;
- предложений самих сотрудников.
Для выполнения возложенной на специалиста задачи ему необходимо сделать следующее:
- разработать программу подготовки персонала, которая будет учитывать потребности и цели обучения;
- определить, какие мероприятия должны входить в план обучения;
- если для обучения необходимо привлечение сторонних организаций, провести оценку рынка соответствующих услуг и выбрать наиболее подходящий вариант;
- определить бюджет на проведение обучения с учетом расходов на внеплановые мероприятия, потребность в проведении которых может возникнуть непосредственно в ходе обучения;
- разработать собственно план обучения сотрудников, который затем направляется руководству на согласование.
Составленный план обучения персонала (пример) рассылается руководителям подразделений, отделов предприятия для изучения и вынесения предложений по его усовершенствованию. По окончании согласований план утверждается и передается ответственным лицам для непосредственной реализации.
Что входит в план обучения
План составляется в произвольной форме и обычно содержит следующие позиции и сведения:
- направление обучения и его цели;
- бюджет обучения с учетом возможных внеплановых мероприятий;
- в случае проведения обучения сторонней организацией сведения о такой организации и стоимость ее услуг;
- сроки проведения обучения;
- сведения об обучаемых сотрудниках (Ф.И.О., должности);
- форма и время обучения с учетом рабочего времени персонала;
- четко сформулированные действия и мероприятия по обучению с указанием сроков на их выполнение/проведение;
- места для отметок о проведении мероприятий и комментариев.
В ходе реализации плана может появиться потребность в проведении дополнительных мероприятий, о чем руководитель подразделения должен заявить вышестоящему руководителю заблаговременно.
Скачать план обучения персонала (пример)
Форум для бухгалтера:
Как организовать процесс обучения сотрудников
Разбираемся, кого учить и как разработать программу обучения
Конкурентная среда рынка постоянно требует все новых и новых компетенций персонала. Текущих навыков любого специалиста может не хватить для выполнения поставленных задач. Потому успех бизнеса зависит от постоянного развития сотрудников. Open Academy рассказывает, как грамотно организовать процесс обучения сотрудников.
Организация корпоративного обучения персонала предполагает несколько основных этапов.
Выявите необходимость обучения
Для начала определите, насколько реальная ситуация соответствует желаемому результату. Создайте профиль для каждой должности с учётом существующих компетенций. Опишите, что именно знают и умеют ваши сотрудники на текущий момент.
Возможно, что для оценки навыков потребуется проведение аттестации персонала, глубокое изучение личных дел сотрудников и анализ деятельности в период работы в вашей компании.
Затем создайте профили должностей, исходя из желаемых компетенций. Подумайте, каких знаний и навыков не хватает вашим сотрудникам для улучшения профессиональных результатов.
На этом этапе вы поймете, чему нужно обучать персонал.
Установите желаемые цели
Сформулируйте цели обучения по SMART. То есть цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени. Нужно четко определить:
- чему научатся сотрудники;
- какой результат действий считать хорошим;
- насколько реально научить сотрудников;
- какое значение будет иметь достижение целей для вашей компании;
- сколько времени потребуется на обучение.
Чтобы можно было оценить качество обучения, нужно установить учебные цели так, чтобы результаты были выражены в действиях участников. Например: после обучения сотрудник научится пользоваться определенными инструментами или вырастет производительность труда.
Определите методы обучения
Обучать сотрудников можно по-разному. Например, возможны такие варианты:
- Обучение в процессе работы. Такой формат подойдет, если в компании есть высококвалифицированные сотрудники, способные стать наставниками. Привлекать к обучению сотрудников собственных специалистов можно, если подобные обязанности прописаны в должностной инструкции и/или они оплачиваются отдельно. Также можно рассмотреть возможность стажировки отдельных сотрудников в других компаниях (к примеру, у заграничных партнёров).
- Готовые системы дистанционного обучения. Этот метод целесообразен, если нужно изучить определенное направление. К примеру, программисту нужно освоить новый язык или бухгалтеру необходимо освоить возможности конкретного ПО.
- Специально организованные учебные мероприятия. В этом случае вы можете самостоятельно разработать программу обучения, включив в неё только реально полезные навыки, которых не хватает вашим специалистам.
При выборе наставничества или стажировки вы можете лишь косвенно влиять на процесс обучения. В частности, от вас потребуется постановка целей для наставника или стажёра. Выбирать готовые программы стоит только в том случае, если они соответствуют вашим целям. При разработке собственной системы обучения вы вправе самостоятельно решать, чему и как обучать.
Выберите преподавателей
При выборе преподавателя обратите внимание на следующие критерии:
- Практический опыт в сфере обучения. В частности, является ли преподаватель теоретиком или практиком, добившимся определённого успеха.
- Методическая подготовка. Преподаватель должен разбираться в особенностях обучения взрослых людей, иметь навыки подготовки учебных материалов.
- Навыки преподавательской деятельности. Выясните, умеет ли преподаватель понятно излагать важную информацию, давать качественную обратную связь и управлять групповым обучением.
- Коммуникабельность. Любому хорошему преподавателю нужно уметь общаться с аудиторией и разговаривать с ней на одном языке.
Подготовьте сотрудников
После того как вы выбрали специалистов, которых следует обучать, нужно убедиться, что сотрудники:
- согласны пройти обучение и имеют такую возможность;
- понимают, что от них требуется не только получение знаний, но и последующее использование их на практике;
- в точности знают и понимают поставленные цели обучения;
- готовы к проверке полученных знаний и навыков после обучения;
- знают, по каким параметрам будут оцениваться результаты обучения.
Определите содержание процесса обучения
Качественное обучение должно строиться на принципах естественного получения опыта. Схема обучающего мероприятия может выглядеть следующим образом:
- Передача информации.
- Практическое задание.
- Контроль знаний.
- Обратная связь.
То есть после изучения темы участник должен на практике показать, что он понял и чему научился. Далее преподаватель проверяет готовую работу и дает рекомендации и/или разбирает ошибки.
Что касается подачи информации, то выбор методов зависит только от ваших возможностей и предпочтений.
Например, можно:
- организовать офлайн-лекции;
- показывать вебинары в записи;
- вести онлайн-обучение в режиме реального времени;
- осуществлять смешанное обучение (офлайн + онлайн).
Разработайте критерии оценки эффективности обучения
Один из самых известных способов оценки эффективности обучения — модель Дональда Киркпатрика. Согласно этой модели, нужно разделить процесс обучения на четыре уровня, которые и нужно оценивать:
- Реакция. Проверяем, понравилось ли обучение участникам и как они планируют применять знания. Способы оценки — опросные листы, интервью, фокус-группы.
- Обучение. Оцениваем качество полученных знаний. Инструменты оценки — тесты, практические задания, опросники.
- Поведение. Определяем изменения в поведении участников. В частности, используют ли сотрудники новые знания в рабочей деятельности. Способы оценки — обзор поведения и результатов работы, изучение рабочих планов, опросы участников.
- Результаты. На данном этапе оценивают экономическую эффективность обучения. Для этого нужно до начала обучения замерить определенные бизнес-показатели и после внедрения полученных знаний вновь замерить эти же показатели. Например, можно оценивать уровень продаж, повышение производительности, качество сервиса.
Обучение сотрудников жизненно необходимо компаниям, которые хотят соответствовать рыночным требованиям. Частая ошибка многих руководителей состоит в том, что они пытаются обновить штат при необходимости повышения уровня сотрудников. Это не лучший способ, поскольку знания и новых сотрудников со временем устаревают. Гораздо эффективнее обучать персонал самостоятельно по мере необходимости. Но важно правильно сформулировать цели обучения и чётко обозначить желаемые результаты.
Каждой компании нужны программы обучения персонала. Они помогут быстро входить в курс дела новым сотрудникам, давать старым сотрудникам актуальные навыки, вовлекать в работу неопытных стажеров, а также повысить мораль и желание оставаться в компании.
По данным Pew Research Center, в состав рабочей силы США помимо поколения X и бэби-бумеров сейчас входит более 50 млн миллениалов. Работодателям нужно смотреть в будущее, и пока традиционные компании начинают разве что нервно моргать при упоминании слова «миллениал», современные организации ищут способы привлечь их к работе. Лучший на сегодня способ это сделать – онлайн-обучение.
Программы обучения, разработанные для ваших сотрудников, усиливают их вовлеченность в работу, что приводит к повышению продуктивности в среднем на 38% и предотвращает утечку кадров. Как утверждает колумнист Forbes и директор по персоналу компании GL Group Лиза Уилон (Lisa Whealon), содействие в развитии карьеры ваших сотрудников показывает, что «вам небезразлично их будущее, а также позволяет повысить мораль и доверие людей, которые на вас работают».
Готовы вывести процессы обучения в онлайн, но не знаете, с чего начать? Ниже приведены три простых совета по построению успешной программы онлайн-обучения сотрудников, которая даст долгосрочные результаты.
Читайте также:
Training and development — обучение и развитие персонала. Как это работает?
Чтобы не проиграть конкурентам, вы должны обучать сотрудников. Как это делают другие компании?
Апгрейд персонала: когда стоит повышать квалификацию сотрудников и как оценить эффект
1. Задайте для себя цели обучения и KPI (создание структуры)
Фото: Ennio Dybeli/Unsplash
Начнем с начала: используйте существующие онлайн- и офлайн-ресурсы по построению учебных курсов. Разумеется, все хотят получить результат как можно быстрее, однако если не торопиться и уделить время теории, будет намного проще выбрать подходящий стиль, тон и контент для программы обучения. Великие вещи не создаются в одночасье, и ваш обучающий курс – не исключение. Возможно, вы также найдете несколько похожих программ, которые сможете использовать в качестве шаблонов.
Люди лучше всего воспримут программу, которая отвечает их текущим потребностям. Полезно будет оценить, как характеристики успешного онлайн-курса обучения сотрудников вписываются в контекст вашей компании. Вот ключевые факторы, на которые стоит обратить внимание:
- Какие навыки должны получить сотрудники к завершению программы?
- Какие KPI или бизнес-метрики должны быть улучшены в результате?
- Будет ли курс доступен в любое удобное для сотрудников время и с любого устройства?
- Будет ли информация актуальна в повседневной работе и полезна в самых разных ситуациях?
- Нацелена ли программа не только на оценку результатов прохождения, но и на получение обратной связи, чтобы улучшить курс?
Помните, что каждому подразделению компании важно не только качественно готовить специалистов, но и оценивать курс с позиции сотрудников, чтобы лучше его оптимизировать.
2. Создавайте контент (начать лучше с адаптации новых сотрудников)
Фото: Maarten van den Heuvel/Unsplash
После создания структуры для программы обучения нужно позаботиться о том, чтобы каждый элемент новой системы введения новых сотрудников играл на усиление команды. Приход в компанию новых кадров – идеальное время, чтобы закрыть слабые места в корпоративной культуре, наметить цели, получить ответы на рабочие вопросы и мотивировать людей развиваться.
Создавайте условия, чтобы сотрудники приветствовали приход в коллектив новых коллег и рядом всегда был кто-то, кто способен ответить на вопросы, которые неминуемо возникнут в первые недели работы и обучения.
Развитие навыков новых сотрудников и помощь им в выходе на новый уровень усиливает командный дух и вовлечение в работу. Вовлекайте в работу более опытных сотрудников, и вы сможете построить сплоченную и здоровую команду.
3. Следите за вовлечением и собирайте обратную связь (продолжайте совершенствовать курс)
Фото: Rawpixel/Shutterstock
Поскольку вы инвестируете значительное количество времени в своих сотрудников, вы захотите, чтобы они оставались в компании долгое время. Несмотря на то, что наличие программы онлайн-обучения сотрудников уже само по себе приводит к снижению утечки кадров, есть еще несколько способов улучшить ситуацию.
Важно сохранять открытость к обратной связи от участников программы (помимо других метрик), поскольку таким образом получится достичь лучших результатов в будущем. К самым полезным метрикам относятся:
- Сколько сотрудников смогли пройти каждый курс?
- Сколько участников успешно окончили каждый курс?
- Положительно ли в целом они оценили этот опыт?
- О чем сотрудники хотели бы узнать подробнее?
- Повлиял ли курс на рабочие процессы?
- Как быстро сотрудники записываются на дальнейшее обучение?
- Как в ходе адаптации программы менялись KPI и бизнес-метрики, заданные на первом шаге?
Улучшение программ онлайн-обучения сотрудников быстро приводит к повышению продуктивности и позволяет качественнее решать задачи, в то время как в долгосрочной перспективе помогает усилить мораль.
От правильно выстроенной программы обучения выигрывают все
Онлайн-обучение сотрудников должно одновременно четко вводить новых сотрудников в рабочие процессы и обеспечивать возможности для устойчивого роста. Адаптировать контент курса, а также максимизировать эффективность и командную динамику, можно благодаря обратной связи и другим метрикам.
Создайте курс, отработайте его детали и предложите команде, чтобы люди могли получать необходимые навыки. С каждым новым успешно введенным курсом вы будете проводить все меньше времени за отладкой программы и все больше – отмечая новые достижения.
Источник
Материалы по теме:
Мы ввели «план развития карьеры», и сотрудникам стало проще влиять на свое положение в компании
Названы лучшие компании для удаленной работы в 2018 году
Как управлять людьми, чтобы они были счастливы (и делали все, что тебе от них нужно)
Экономика офиса, или почему мы все еще ездим на работу
Фото на обложке: shio cracho/Shutterstock
В статье мы расскажем, чему и как научить сотрудников в первые дни на новом месте, как включить краткий курс делопроизводства в программу их адаптации. Даже если компания не ведет таких программ, корректные и доброжелательные объяснения помогут новичкам избежать ошибок и быстрее влиться в коллектив.
Каждый, кто приходит на новую работу, знает, какой это стресс. По основным обязанностям новичков довольно быстро вводят в курс дела и непосредственный начальник, и коллеги по отделу.
А о второстепенных вещах рассказать часто некому. Отсюда и ошибки, которые допускают новички в обращении с документами. Исправлять их порой дорого и долго. Поэтому новых работников нужно обучать и адаптировать.
СПОСОБЫ АДАПТАЦИИ НОВИЧКОВ
Обычно за адаптацию новых сотрудников отвечают кадровики. Они всячески поддерживают работников в их первые (действительно нелегкие) дни на новом месте.
■ «День нового работника». На крупных предприятиях, где количество работников измеряется тысячами, а кадровые передвижения происходят постоянно, обучающие мероприятия для новичков – распространенная практика. Примерно один раз в две недели группу из нескольких новых работников в течение целого дня водят с экскурсией по подразделениям, знакомят с производством, рассказывают им о компании, показывают презентационные фильмы, объясняют общие правила работы.
Обычно в этот день новички проводят несколько часов в учебном классе, где им показывают и объясняют структуру локальной сети компании, внутреннего корпоративного портала, а также объясняют принципы работы в основных программах.
■ Наставничество. В небольших и средних по размеру компаниях, где новые сотрудники появляются редко, организовать для каждого из них «День нового работника» вряд ли возможно и не совсем рационально. В этих случаях выручает так называемое наставничество, когда за новичком на пару недель закрепляют кого-то из коллег, который объясняет подопечному правила и принципы работы на новом месте и нормы корпоративной этики.
Даже если новый работник всего один, нужно помочь ему в адаптации. Чтобы новичок включился в работу как можно быстрее, его нужно обучать. Это относится и к небольшим компаниям, где трудится десяток человек, и к гигантам, одно беглое знакомство с которыми может занять день или два.
ВЫБИРАЕМ СПОСОБ АДАПТАЦИИ
Начальника канцелярии, секретаря и делопроизводителя не волнует, насколько быстро новые коллеги проникнутся корпоративным духом. Для них важно, чтобы новый работник как можно скорее освоил правила обработки документов. Это значит, что меньше будет ошибок в оформлении, реже будут возникать ситуации, когда маршрут согласования документа неверен или директор отказывается подписать неправильно составленный документ.
Рассмотрим преимущества и недостатки разных методов обучения новичков правилам работы с документами организации – наставничество и групповое обучение
(Таблица 1).
Конечно, есть еще и третий способ – отсутствие какой-либо программы адаптации в компании. Новый работник приходит в свое подразделение и сначала обращается с вопросами к коллегам, а затем учится на своих ошибках.
Отвечая на вопросы новенького, очень часто старожилы с удивлением обнаруживают, что у каждого из них свои представления об оформлении и маршрутах документов. В этом случае лучше всего сразу направлять новых работников (и старожилов за компанию) в службу ДОУ, которая должна организовать их обучение.
УЧИТЫВАЕМ «МЕСТНЫЙ КОЛОРИТ»
Все тонкости делопроизводства новым работникам знать не обязательно. Новички должны разбираться в особенностях процессов делопроизводства именно своей организации; знать, к кому обратиться за справкой или где получить информацию, если возникнут затруднения при работе с документами.
Большинство новичков приходят в компанию с собственными представлениями о том, как нужно работать с документами: «А на прошлой работе мы делали так…» (или вообще не делали). Если с самого начала не дать понять, что в компании для всех установлены общие четкие правила ДОУ, то шлейф предыдущего опыта еще долго будет сопровождать нового сотрудника и создавать проблемы ему и его коллегам.
Общие правила делопроизводства, конечно, универсальны. Но в каждой компании немало собственных традиций. В Таблице 2 на примере условной организации показано, какие это могут быть особенности.
Таким образом, если новичок прежде работал в более или менее серьезной организации, то с основами делопроизводства он знаком. Академический подход при корпоративном обучении вообще не приветствуется: начинать с азов некогда, да и не нужно. Главная задача – донести до нового коллеги только «местные» особенности обращения с документами.
Не нужно сообщать ему, что служебная записка – информационно-справочный документ, выполняющий определенные функции. Вместо этого нужно объяснить, в каких случаях в компании составляют служебные записки и как именно это делать.
Если сравнить приведенные выше примеры, становится понятно, почему разные категории работников обучаются по разным программам. Похожие программы можно составить для работников, которые ведут активную внешнюю переписку, и тех, кто работает в основном с внутренними документами, для сотрудников центра обслуживания клиентов и для ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Преимущество специализированных программ в том, что они помогают новым работникам быстро и эффективно освоить основные правила делопроизводства в организации. Менее значимыми умениями сотрудники овладеют сами в процессе работы.
На основе специализированных программ строится и индивидуальное обучение. Если в компании никто не занимается адаптацией новичков, то все равно кто-то должен объяснять им правила работы. Если речь идет о правилах и принципах делопроизводства, то лучшим консультантом станет сотрудник канцелярии, а не того отдела, в котором новичку предстоит работать. Программа обучения составляется в зависимости от того, какие обязанности будет выполнять новый сотрудник.
СОСТАВЛЯЕМ ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ
Если обучение новичков в компании проводится на постоянной основе, лучше составить одну универсальную и несколько специализированных программ. Обучение обязательно должно завершаться практикой.
УНИВЕРСАЛЬНАЯ ПРОГРАММА
Универсальная программа подойдет компаниям, которые практикуют «Дни новых работников» или похожие мероприятия. Она предполагает групповое обучение. Новым сотрудникам преподают только общие правила делопроизводства в организации (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Содержание универсальной программы обучения новых работников
Для кого предназначена: для всех новых работников.
Темы:
I. Правила подготовки и оформления документов.
1. Подготовка и оформление исходящих документов:
а) прием и выполнение задания;
б) отчет о выполнении задания.
2. Подготовка и оформление внутренних документов.
3. Маршруты согласования документов в компании.
II. Поиск документов.
III. Регламенты по делопроизводству.
Практические задания:
1. Создать служебную записку.
2. Отправить на согласование проект документа.
3. Выполнить задание по документу:
а) принять задание (например, создать письмо-ответ);
б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;
в) отчитаться о выполнении задания.
4. Найти документ в базе данных.
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ
Для обучения по специализированным программам «студенты» делятся на несколько категорий в зависимости от выполняемых ими обязанностей. Для каждой категории обучающихся составляется собственная программа (Примеры 2 и 3). Использовать такие программы удобно, когда практикуется наставничество.
ПРИМЕР 2
Содержание специализированной программы обучения «Руководитель»
Для кого предназначена: для начальников отделов, филиалов,
заместителей, топ-менеджеров.
Темы:
1. Рассмотрение документа в СЭД:
а) вынесение резолюции;
б) назначение исполнителя;
в) прием выполненного задания.
2. Маршруты согласования документов в компании.
3. Подписание и утверждение документа.
4. Создание документа в СЭД:
а) прием и выполнение задания;
б) отчет о выполнении задания.
5. Подготовка и оформление исходящих документов.
6. Поиск документов.
7. Делегирование полномочий помощнику в СЭД.
Практические задания:
1. Назначить исполнителя по входящему документу
с вынесением резолюции.
2. Согласовать проект документа.
3. Проверить лист согласования и утвердить/не утвердить
проект документа.
4. Выполнить задание по документу:
а) принять задачу в работу;
б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;
в) отчитаться о выполнении задания.
5. Найти документ в базе данных.
6. Делегировать свои полномочия помощнику в СЭД.
ПРИМЕР 3
Содержание специализированной программы обучения «Секретарь»
Для кого предназначена: для офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителей.
Темы:
1. Регистрация документов:
а) регистрация входящих документов;
б) регистрация исходящих документов;
в) регистрация внутренних документов.
2. Правила подготовки и оформления документов:
а) подготовка и оформление исходящих документов:
• прием и выполнение задания;
• отчет о выполнении задания;
б) подготовка и оформление внутренних документов;
в) маршруты согласования документов в компании.
3. Контроль выполнения заданий по документам:
а) назначение исполнителя;
б) отчет о выполнении задания;
в) справка-отчет о выполнении заданий.
4. Хранение документов:
а) составление номенклатуры дел;
б) формирование дел.
5. Поиск документов.
6. Регламенты по делопроизводству.
Практические задания:
1. Зарегистрировать документ.
2. Проверить маршрут согласования документа.
3. Отправить исполнителю задачу по документу.
4. Поместить документ в дело согласно номенклатуре.
5. Найти документ в базе данных.
ТЕОРИЯ ИЛИ ПРАКТИКА: РАССТАВЛЯЕМ АКЦЕНТЫ
Корпоративное обучение хорошо тем, что позволяет сотрудникам в минимальные сроки отработать максимум практических умений.
В школе или вузе у преподавателей есть время на разъяснение теории. У нас его нет, да и не студенты перед нами, а профессионалы своего дела, у большинства из которых за спиной свои университеты. Осваивать профессию делопроизводителя в их планы не входит.
Если мы делаем упор на практику, то вполне логично, что обучение должно проводиться в специально оборудованном помещении. В идеале каждого «студента» нужно посадить за компьютер, чтобы он мог выполнить задания по работе в СЭД. В крайнем случае компьютер может быть и один на всех, но каждый из новичков обязательно должен успеть поработать в программе в тестовом режиме. Обучать работе в СЭД с помощью показа презентаций – пустая трата времени.
Готовить ли для группы обучающихся обширный и красочный раздаточный материал? На наш взгляд, не стоит. Если есть возможность обойтись без лишних бумаг, то лучше так и сделать. Слушатели сами законспектируют то, что сочтут нужным, а упор лучше сделать на практических заданиях.
РЕЗЮМЕ
1. Программы адаптации и наставничества для новичков должны включать обучение делопроизводству. Если таких программ в организации нет, то новых сотрудников рекомендуется обучать индивидуально, направляя их к секретарю или в канцелярию.
2. При составлении программы обучения нужно учитывать особенности обращения с документами в каждой конкретной организации.
3. Если новички обучаются группой, для них составляется универсальная программа обучения делопроизводству. Если есть возможность разделить «студентов» по функционалу, для них разрабатываются специальные программы. Преимущество их в том, что работники получают больше нужной в работе информации.
4. При составлении программы обучения рекомендуется закладывать в нее минимум теории и максимум практики.
5. Обучение по любой программе должно завершаться практическими заданиями. Каждый «ученик» должен выполнить как можно больше заданий под руководством преподавателя.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2017.
Согласно исследованию TalentTech, Нетологии и FL.ru, только у 30% россиян был план адаптации при выходе на новую работу, а от 15% до 29% увольнялись по собственному желанию в первые месяцы после трудоустройства. Если бюджет на наём ограничен, такие показатели могут существенно повлиять на финансовое благополучие компаний.
О том, как эффективно организовать онбординг сотрудников и уменьшить расходы на подбор и адаптацию персонала, рассказывает Оксана Белан, эксперт исследовательской компании 4Service Group.
В классических HR-подходах главная цель адаптации нового сотрудника ― знакомство с культурой, ценностями, укладом, бизнес-процессами компании, а также освоение корпоративных приложений и сервисов. Всё это позволяет быстро и эффективно ввести новичка в работу, минимизировать риск ошибок с его стороны и добиться максимального вовлечения нового члена команды в будущем.
При этом требования персонала к работодателю растут несмотря ни на что. Так, в мае 2020 года компания 4Service Group провела онлайн-опрос, чтобы исследовать влияние пандемии на рынок труда России и понять, как изменились факторы выбора работодателя.
По итогам опроса выяснилось, что требования к работодателю не снизились: 73% респондентов, которые находились в поиске работы, согласились бы только на лучшие условия, чем были раньше, а 58% ожидали прежний или более высокий уровень заработной платы.
Процесс адаптации можно назвать фильтром, который помогает понять, насколько человек вписывается в общий пазл компании и насколько работодатель соответствует ожиданиям новичка.
Если посмотреть на американский рынок, то, согласно исследованию компании по подбору и найму персонала Jobvite, 43% новых сотрудников увольняются после приёма на работу по причине несоответствия ожиданий.
В России в первые месяца после трудоустройства по собственному желанию увольнялись от 15% до 29% сотрудников в зависимости от возраста — по данным TalentTech, Нетологии и FL.ru.
Процесс адаптации сотрудников влияет на качество найма. А это обходится бизнесу в круглые суммы. По мнению Ксении Сухановой, руководителя модуля TalentTech.Адаптация, при увольнении сотрудника во время испытательного срока повторный наём может стоить компании до 20% от годовой зарплаты сотрудников.
Если исключить ошибки на этапе адаптации, то можно оптимизировать расходы. Для этого нужно выстроить действенную стратегию онбординга и освоить инструменты для погружения персонала в рабочую среду.
Далее рассмотрим каждый этап онбординга и способы адаптации сотрудника.
Для разработки эффективной стратегию онбординга нужно понимать, из каких этапов состоит адаптация. Для этого потребуется встать на место сотрудника и представить, какие вопросы, страхи и сомнения появляются в его голове в первые рабочие дни.
Также стоит помнить, что акклиматизация в новой компании — это достаточно стрессовый период и от того, насколько компания проявит заботу, зависит успех дальнейшего взаимодействия компании и сотрудника.
За основу моделирования процесса адаптации возьмём этапность онбординга персонала в средних и крупных организациях — эти процессы можно сокращать или расширять под задачи бизнеса:
- знакомство с компанией: предаптационный период и корпоративная адаптация;
- забота: организационная, техническая и социальная адаптация;
- обучение: профессиональная адаптация;
- интеграция: взаимодействие с наставником и внедрение в рабочие процессы;
- реагирование: сбор обратной связи от сотрудника, HR, наставника и руководителя.
Рассмотрим детально каждый этап.
Обнаружение вакансии и изучение отзывов о работодателе
На этом этапе кандидат ещё не является сотрудником компании, но от упаковки вакансии и репутации компании в открытых источниках зависит решение кандидата об отклике на предложение о работе.
Согласно исследованию Хабр Карьеры и агентства Hays, 59% респондентов в первую очередь изучают отзывы бывших сотрудников — такое же количество специалистов ищет информацию о компании до отклика на вакансию. 34% вряд ли будут откликаться на вакансию компании с плохими отзывами, а 11% точно не откликнутся.
Глобальное исследование, в котором приняли участие 200 000 человек из 32 стран, включая Россию, показало, что 96% сотрудников, сменивших место работы, проверяли репутацию потенциальных работодателей. 91% изучали хотя бы один ресурс для оценки бренда перед тем, как откликнуться на вакансию. И 55%, если находили негативные высказывания о компании, не отправляли своё резюме.
Общение с рекрутером и выполнение тестового задания
Собеседование с руководителем, взаимная оценка возможностей сотрудника и компании
Согласование предложения о работе
На этом этапе компания должна предоставить чёткий список требований к кандидату и объективную информацию о работодателе.
Развёрнутые ответы на собеседовании помогут сформировать доверие сотрудника к организации, а достоверные данные исключат риск несоответствия ожиданиям.
Так, согласно тому же исследованию Хабр Карьеры и Hays, 20% опрошенных отказались от предложения о работе из-за несоответствия реального функционала и описания вакансии, 14% — из-за нечёткого функционала.
Среди других ключевых факторов, которые повлияли на решение отказаться от офера, соискатели отметили некорректное поведение представителей компании (29%), манеру проведения интервью (25%), личность руководителя (20%).
Корпоративная адаптация: сотрудник сопоставляет свои ценности и видение работы с мировоззрением и корпоративной культурой компании
Сюда входит изучение такой информации о компании, как:
- история, позиция на рынке, конкуренты, клиенты и партнёры;
- направления деятельности, стратегические цели и приоритетные задачи;
- миссия, ценности, особенности корпоративной культуры;
- организационная структура, политика вознаграждений, критерии оценки эффективности;
- правила коммуникации с сотрудниками и руководством, чтобы эффективно общаться и решать рабочие задачи;
- истории успеха и карьерного роста действующих работников для понимания возможностей карьерного развития.
Познакомиться с корпоративной культурой новому сотруднику поможет приветственный тренинг, который обычно проводится в формате встречи, вебинара или предзаписанного видео. При использовании последнего формата не стоит забывать своевременно актуализировать информацию.
Стоит отдельно отметить значение сильной корпоративной культуры для процветания компании, в частности благодаря привлечению ценных сотрудников, для которых важно находиться в комфортной корпоративной среде с близкими по духу коллегами.
По данным кадрового агентства «Визави Консалт», 45% сотрудников покидают компанию из-за несовпадения личных ценностей с корпоративными.
- Правила внутреннего трудового распорядка, график работы, пиковые нагрузки, сверхурочные, командировки;
- Расположение отделов в офисе, места отдыха, приёма пищи и т.п.;
- Доступ к устройствам (ПК, телефон, оргтехника) и ресурсам компании (канцелярия, вода-чай-кофе и другие), правила работы с техникой;
- Организационно-бытовые вопросы: получение пропуска в офис и ключа от кабинета, место для личных вещей;
- Правила оформления рабочего места и уход за ним — например, в банках предъявляют жёсткие требования к внешнему виду рабочих мест, так как они представляют собой также и зону взаимодействия с клиентом.
Акклиматизация к условиям труда проходит в первый месяц работы, но график рабочего дня, нагрузок и командировок должен быть оговорен ещё на этапе собеседования — эти факторы часто становятся причиной отказа от дальнейшего сотрудничества.
По результатам глобального исследования компании Jabra, 59% опрошенных работников умственного труда отметили гибкий график как основной фактор при трудоустройстве. 65% респондентов предпочитают работать по собственному графику.
Согласно исследованию Работа.ру, график работы важен для 66% опрошенных россиян. Этот фактор по значимости идёт сразу после зарплатного вопроса.
Проявление заботы со стороны компании на этапе организационной адаптации убережет сотрудника от стресса, ощущения беспомощности и необходимости задавать коллегам большое количество вопросов.
Новому члену команды потребуется:
- открытие доступов к корпоративным ресурсам (почте, системам учёта рабочего времени, планирования) и к ПО деятельности работника (CRM, кассовые программы и другие приложения для решения задач);
- инструктирование и обучение по работе с ПО;
- получение контактов технических специалистов и IT-поддержки.
Этап технической адаптации можно объединить с организационными процессами.
Сюда относится:
- атмосфера в коллективе, группы «по интересам»;
- стиль общения и нормы взаимодействия с руководителями, коллегами и подчинёнными;
- корпоративная конфиденциальность и этикет тем для обсуждения — например, что не нужно обсуждать с коллегами суммы сделок клиента или разглашать конфиденциальные данные компании или клиента, которые стали известны в процессе работы;
- значимые для компании торжества, правила празднования личных событий (день рождения, повышение и другое).
Задача компании — помочь новичку влиться в коллектив, предоставить общие вводные, информацию о смежных интересах и точках симпатии с другими членами коллектива. Также полезны рассылки с представлением нового сотрудника и проведение регулярных тимбилдингов.
Работа в дружелюбном коллективе и с коллегами по душе способствует максимально продуктивной работе. Согласно опросу 4Service Group, атмосфера в коллективе важна для 36% опрошенных россиян.
Этот этап ошибочно считается малозначительным. И зачастую специалист проходит социальную адаптацию в одиночку, что может стать причиной его ухода после испытательного срока. При отсутствии поддержки руководителя и команды сотрудник не будет чувствовать свою ценность для компании.
Это самый значимый этап адаптации — новичок соприкасается с выполнением прямых обязанностей и осознаёт свою значимость в организационной структуре компании. Сотрудник изучает:
- должностные инструкции и стандарты работы: правила взаимодействия с клиентами, правила коммуникаций, предоставления услуг и другое;
- специфику выполнения рабочих задач: например, кассовую дисциплину, технологию приготовления кофе или алгоритм заправки автомобиля;
- информацию о продуктах, товарах, услугах компании;
- алгоритмы работы с жалобами, возражениями и сложными вопросами, поведение в чрезвычайных ситуациях;
- контакты ключевых лиц для внутреннего взаимодействия.
Задача этапа ― устранение пробелов в знаниях сотрудника и знакомство с правилами, по которым живёт компания.
Профессиональная адаптация сопровождается практическими заданиями с обратной связью — это поможет закрепить новые знания и внести необходимые коррективы в будущее поведение сотрудника.
31% участников опроса TalentTech, Нетологии и FL.ru рассказали, что им помогли бы адаптироваться объяснения, кто из коллег за что отвечает. Некоторые отметили, что пригодилась бы шпаргалка с информацией о коллегах, компании и принятом профессиональном сленге. А 18% опрошенных указали, что руководитель не мог найти время обсудить с ними цели и особенности рабочего процесса.
Состоит из следующих этапов:
- передача наставнику — с инструкцией для наставника, в которой описаны его обязанности, реперные точки контроля, сроки предоставления обратной связи;
- выдача наставником практических заданий, исходя из плана задач для новичка;
- предоставление обратной связи по итогам выполнения задач;
- контроль действий нового сотрудника для их корректировки и исключения риска ошибок.
Это ключевой этап на пути к полноценному погружению новичка в работу и интеграцию в компанию, так как нацелен на формирование практического опыта жизни в команде.
Помогает сопоставить результаты онбординга с впечатлениями всех участников процесса:
- оценить настроение сотрудника, качество адаптации ― проводится HR-специалистом в формате анкетирования и интервью;
- составить чеклист от руководителя и наставника для оценки полученных знаний и навыков, индикаторов конструктивного и нежелательного поведения, вовлечённости новичка;
- проанализировать успешность обучения и заключение HR-специалиста на основании обратной связи от сотрудника, руководителя и наставника.
Этот этап важен для оценки настроений сотрудника и своевременной обработки возражений.
Обратная связь коллег помогает понять, справился ли новичок со своими обязанностями и стоит ли продолжать сотрудничество.
А конструктивная обратная связь сотрудника помогает HR-специалисту выявить зоны роста в процессе адаптации — например, несвоевременное предоставление заданий, отсутствие обратной связи руководителя по итогам выполнения задач, длительный процесс открытия доступов к техническим ресурсам компании.
Итак, мы увидели, что адаптация ― это объёмный разноуровневый процесс, на каждом этапе которого сотрудника должен сопровождать коллега, который поможет акклиматизироваться к новой среде и должности.
Для получения максимальной результативности онбординга следует закрепить ответственных. Это поможет оптимизировать время HR-специалиста или руководителя на работу с новым членом команды, что позволит не снижать показатели производительности компании в целом.
- Научитесь опираться на точные данные, а не на предположения
- Сократите расходы за счёт эффективной настройки
HR-процессов - Узнаете, как увеличить эффективность и производительность сотрудников
Для определения коллег, ответственных за онбординг, поможет визуализация: с кем сотрудник взаимодействует при первом контакте, кто сопровождает его дальше.
По опыту 4Service Group, в компаниях со штатом до 50 человек без ущерба для бизнеса подбор и внедрение может провести непосредственный руководитель, так как объём информации невелик. В этом случае ввод нового сотрудника в должность и коллектив не затратит много временных и эмоциональных ресурсов.
Если в организации несколько кросс-функциональных команд и иерархия уровней управления, адаптация будет многоуровневой и это потребует большего количества вовлечённых персон. Сотрудник будет поэтапно перемещаться от рекрутера к специалисту по адаптации, а от него к руководителю, наставнику — и обратно.
Рекрутер после первых контактов исключается из общего процесса коммуникаций. Остальные участники вовлечены в процесс каждый по своему сценарию:
- HR-специалист отвечает за отлаженность организационных процессов, назначает обучение (см. выше разделы корпоративной и профессиональной адаптации), отслеживает, на каком этапе адаптации находится сотрудник, контролирует выполнение плана онбординга и вовлечённость участников;
- руководитель проводит собеседования, контролирует освоение знаний, оценивает результаты сотрудника, принимает решение о продолжении или прекращении сотрудничества;
- наставник сопровождает новичка при выполнении практических задач, предоставляет ответы на вопросы, контролирует действия нового сотрудника, отвечает за его готовность к самостоятельному исполнению служебных обязанностей.
Чтобы чётко разграничить зоны ответственности, лучше составить инструкцию и ряд чеклистов для всех ролей. Подходящие методы помогут эффективно вовлечь представителей компании для равномерного касания с сотрудником на каждом этапе.
Это трудоёмкий процесс, облегчить который помогут технические решения и инструменты автоматизации. С их помощью процесс внедряется единожды и циклично повторяется с минимальными затратами усилий.
Автоматизированные сервисы для сбора и аналитики отзывов сотрудников позволяют оценить репутацию работодателя. При наличии негативных комментариев привлечение специалистов по работе с отзывами поможет минимизировать их влияние.
Воронки подбора помогают упростить работу рекрутера. На них можно переложить оценку кандидата на входе, чеклисты оценки компетенций, автообзвон кандидатов для назначения интервью или предоставления обратной связи по итогам собеседования.
Чатбот берёт на себя роль персонального куратора участников процесса:
- отправляет приветственные рассылки, чеклисты для выполнения задач наставника, руководителя и сотрудника;
- собирает данные о сотруднике, например, дату рождения, интересы;
- отвечает на популярные вопросы;
- напоминает о сроках и встречах;
- интересуется настроением, отправляет опросы;
- информирует о результатах получения обратной связи.
Платформы для обучения и оценки персонала:
- автоматизируют и консолидируют тренинговые материалы по адаптации в едином канале;
- минимизируют затраты времени и усилий на обучение;
- предоставляют расписание обучающих мероприятий;
- отправляют напоминания о назначенных курсах и оценках;
- проводят тестирование знаний;
- назначают практические задания и напоминают наставнику о предоставлении обратной связи;
- отображают аналитику результативности обучения, успешности адаптации и активности нового сотрудника.
Онбординг новых сотрудников ― важная составляющая в процессе управления персоналом. Эффективный менеджмент адаптации помогает новичкам быстро интегрироваться в организационную культуру, ценности и работу.
Успешная адаптация:
- позволяет избежать значительных затрат на поиск и обучение новых сотрудников;
- положительно влияет на внешний и внутренний имидж компании — в случае успешного онбординга сотрудник не только останется удовлетворен и не будет оставлять негативных отзывов, а будет готов рекомендовать компанию;
- помогает определить, принесёт ли новый сотрудник прибыль компании и как скоро.
Понимание задач адаптации поможет разработать чёткую стратегию привлечения кандидатов, удержать и повысить эффективность новичков с первых дней работы. А автоматизация сократит затраты времени, усилий и избавит от рутинных процессов.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
