Как составить график повышения заработной платы

С 01.11.2018 в Москве будут повышены оклады почти всем работникам (кроме работниц, находящихся в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет)[1].

Как правильно оформить повышение окладов работникам по соглашению сторон, какие документы надо оформить обязательно, в каком порядке и в какие сроки? Что первично: дополнительные соглашения к трудовым договорам или приказ о внесении изменений в штатное расписание? Нужно ли ознакомить работников с общим приказом о повышении окладов?

ЧТО ПЕРВИЧНО: ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ИЛИ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР?

Иерархия этих документов в Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) не определена, поэтому обратимся к логике.

Штатное расписание — это локальный акт, который выстраивает структуру организации, закрепляет экономически просчитанную численность штатных единиц, величину окладов, надбавок.

При оформлении трудового договора именно из штатного расписания размер оклада переносится в договор, а не наоборот. Поэтому можно сделать вывод, что при любых изменениях, в т. ч. при увеличении окладов, сначала новые оклады просчитываются с учетом возможностей организации, составляется штатное расписание с этими окладами и уже потом новые оклады согласовываются с работниками.

Если работник согласен с новым условием оплаты, составляется соглашение к трудовому договору, закрепляющее это изменение. Если не согласен — работодатель действует по алгоритму, прописанному в ст. 74 ТК РФ.

КАК ОФОРМИТЬ ПОВЫШЕНИЕ ОКЛАДОВ

ШАГ 1: Изменить штатное расписание

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

1. Составить документ заново и утвердить. Достоинство этого способа в том, что новое штатное расписание будет показывать реальную картину, вы не запутаетесь, разбираясь в старых и новых показателях. Недостаток — не зафиксировано, как и когда менялось штатное расписание, чтобы проанализировать эффект от изменений.

2. Издать приказ об изменениях (см. пример). Этот способ предпочтительнее в тех случаях, если изменений немного или предусмотрена сложная процедура согласования нового штатного расписания. В этом случае штатное расписание остается прежним: его номер, дата составления и другие реквизиты не меняются.

В таком приказе нужно обязательно указать:

 перечень должностей, для которых меняется размер окладов (или надбавок, или тарифных ставок);

 новый размер окладов;

 дату, с которой изменения вступают в силу.

Работников, ответственных за документальное оформление изменений, нужно ознакомить с приказом под роспись. Всех работников с этим приказом ознакомлять не нужно. Но если ознакомили, то это вовсе не значит, что работники согласны на изменение условий трудового договора. Согласие фиксируется в соглашении к трудовому договору.

ШАГ 2: Внести изменения в трудовой договор

Для этого нужно заключить с каждым работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение желательно подписать до вступления в силу изменений в штатном расписании.

Но нет ничего страшного, если по каким-то причинам соглашение будет заключено позже. Например, Роструд считает приемлемым, если в тексте соглашения дата вступления в силу изменений будет более ранняя, чем дата оформления этого документа (письмо Роструда от 12.08.2014 № 2705-ТЗ «О применении регионального МРОТ в Москве»). То есть возможна, к примеру, следующая ситуация: соглашение заключено 05.11.2018, но в нем указано, что новый оклад устанавливается работнику с 01.11.2018.

В принципе, этих двух шагов достаточно, чтобы документально оформить повышение окладов. Но в некоторых организациях еще издают приказ о повышении окладов с указанием фамилий и инициалов работников для бухгалтерии. Этот приказ не упоминается в Трудовом кодексе РФ, однако налоговая инспекция в большинстве случаев его требует, считая, что в противном случае новые оклады начисляются работникам необоснованно. Не будучи налоговыми консультантами, мы не станем давать оценку такому подходу налоговых органов, но считаем необходимым проинформировать о нем наших читателей.

В некоторых ситуациях могут возникнуть сложности.

В этом случае действует правило, установленное ст. 74 ТК РФ: еще два месяца работнику начисляется оклад в соответствии с трудовым договором в действующей редакции, после чего его либо переводят, с его письменного согласия, на другую работу, либо увольняют по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

В течение двух месяцев, установленных ст. 74 ТК РФ, это не является нарушением. В дальнейшем следует принять меры, указанные выше.

Приказ о повышении заработной платы – образец его представлен ниже – может составляться по-разному. Рассмотрим, от чего это зависит, и расскажем, как оформить такой приказ для разных вариантов повышения окладов.

Можно ли обойтись без поднятия зарплаты?

Прежде чем ответить на этот вопрос, разберем, что понимать под повышением зарплаты. Так, основаниями для него могут быть:

• Увеличение МРОТ— зарплата должна быть увеличена сотрудникам, выплаты за труд которых ниже уровня, предусмотренного законодательством.
• Обязательное индексирование зарплаты — в связи с ростом потребительских цен (ст. 134 ТК РФ).

Игнорирование данной обязанности — повод для наложения на нарушителя штрафов по ст. 5.27 КоАП. Подробности — в заметке «Индексация зарплаты в 2022-2023 годах: как, насколько, какой штраф».

• Добровольное повышение оклада по решению руководителя. В этом случае работодатель вправе повысить оклады на свое усмотрение, причем как всем сотрудникам/должностям, так и избирательно. Что касается размера окладов, никаких ограничений для добровольного повышения зарплат законодательство не ставит.

Можно ли внести изменения в штатное расписание и оформить допсоглашения к трудовым договорам, если в организации повысили оклады? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Обоснование обязательного повышения заработной платы — образец приказа

Повышение окладов оформите распорядительной документацией. Как это сделать, рассмотрим на примере.

С 1 июня 2022 года МРОТ составляет 15 279 руб. В регионах показатель может быть выше — и работодателям в соответствующих субъектах РФ необходимо ориентироваться на него.

Принят закон, согласно которому с 1 января 2023 года федеральный МРОТ увеличится до 16 242 руб.

Если у нас есть сотрудники, зарплата которых ниже уровня МРОТ, то мы обязаны ее увеличить.

Сделать это можно двумя способами:

• установлением новой суммы месячного оклада;
• установлением доплаты до МРОТ.

Чтобы установить новую сумму оклада, оформите приказ о его повышении. Приказ составляют в произвольной форме с указанием причин повышения оклада и новых сумм выплат.

Хороший ориентир для определения размера зарплаты — медианная ее величина по рынку труда.

Скачать приказ о повышении оклада до МРОТ можно, кликнув по картинке ниже:

Скачать приказ

На основании приказа внесите изменения в штатное расписание, а также заключите допсоглашения к трудовым договорам с работниками, поскольку условие об оплате труда — существенный пункт трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Узнайте больше о порядке внесения изменений в условия трудового договора с работником.

Однако повышать каждый раз оклад в связи с увеличением МРОТ вовсе не обязательно. Вы можете внести в положение об оплате труда условие о доплате до МРОТ, прописав условия ее назначения и порядок расчета.

ВАЖНО! Выбрав этот способ, вам придется ежемесячно следить за тем, чтобы общая сумма выплат работнику была не ниже МРОТ.

Нужно ли повышать зарплату работнику после выхода из отпуска по уходу за ребенком, если в этот период была проведена индексация, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Как обосновать добровольное повышение оклада и нужно ли заявление работника?

Документом — основанием для повышения зарплаты здесь также будет приказ или распоряжение руководства. А поводом для его издания могут послужить:

• Положение об оплате труда, в котором закреплены порядок и периодичность повышения окладов.
• Служебная записка, в которой нужно привести факты, обосновывающие необходимость повышения зарплаты, а также суммы, предлагаемые для утверждения.

Скачать образец такой служебки можно здесь, по ссылке ниже:

Скачать образец

• Заявление работника, которое должно содержать доводы, подтверждающие, что повышения зарплаты этот работник действительно заслуживает. В этом же заявлении непосредственный руководитель работника приводит резолюцию о своем согласии с увеличением оклада.

Посмотрите, как может выглядеть заявление о повышении заработной платы:

Скачать заявление

ВАЖНО! Повышая зарплату отдельным сотрудникам, не забывайте про ст. 3 ТК РФ, запрещающую какую-либо дискриминацию в сфере трудовых прав. Обиженные работники, занимающие аналогичную должность, вправе обратиться в Гострудинспекцию или в суд для того, чтобы добиться равной оплаты с более «везучими» коллегами.

Образец приказа о повышении заработной платы по решению работодателя вы найдете здесь, по ссылке ниже:

Скачать образец

А если рост зарплаты работника связан с повышением по службе, воспользуйтесь унифицированной формой Т-5.

Итоги

Повышение зарплаты сотрудникам может носить как обязательный, так и добровольный характер. От этого напрямую зависят обоснования увеличения зарплатных выплат и само содержание приказа.

.

Поддерживать доходы сотрудников в соответствии с уровнем инфляции — обязанность каждого работодателя. Эта трудовая гарантия установлена трудовым законодательством (ст. 130, ст. 134 ТК РФ). Но выполнить обязанность можно разными способами. Индексация заработной платы — один из них, но не единственный. 

Вместо индексации можно периодически повышать оклады, выплачивать ежемесячные премии и т.д. (п. 10 Обзора Президиума ВС от 15.11.2017, ответ Роструда). При этом в локальном НПА работодателя должно быть закреплено, что увеличение окладов, выплата премий приравнивается к индексации (Определение ВС от 08.04.2019 № 89-КГ18-14, Определение Мосгорсуда от 25.03.2019 № 4г/8-3376).

ТК РФ говорит об индексации очень лаконично (ст. 130, ст. 134 ТК РФ):

• бюджетники индексируют зарплату в порядке, установленном законодательством о труде и иными трудовыми НПА;
• частные компании проводят индексацию в порядке, закрепленном в коллективном договоре, соглашениях, локальной нормативке. 

Но даже если работодатель не установил порядок индексации, провести ее он все равно обязан (Определение ВС от 08.04.2019 № 89-КГ18-14). 

Остальные нюансы — периодичность индексации, порядок исчисления ее размера, перечень индексируемых выплат — ТК РФ не устанавливает. Все это работодатель должен прописать в своих НПА.

Проиндексировать зарплату необходимо всем работникам, оформленным по трудовым договорам, независимо от уровня дохода, должности, условий труда и т.д. Проведение индексации зарплаты не всем, а лишь отдельным работникам, является дискриминацией. На нарушителя-работодателя можно пожаловаться в ГИТ, прокуратуру, суд (ст. 352, ст. 353 ТК РФ, ст. 10 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1).

Даже если сотрудник находится на испытательном сроке или принят совсем недавно, его зарплату необходимо проиндексировать точно так же, как и зарплату остального персонала.

Индексировать зарплату необходимо не только рядовым сотрудникам, но и гендиректору. Единственная особенность заключается в том, что допсоглашение к трудовому договору с директором будет заключать учредитель как представитель работодателя. А вот размер индексации будет такой же, как и у подчиненных.

Сроки и частоту проведения индексации в 2023 году работодатель определяет самостоятельно. Из последних разъяснений Роструда следует, что если не было индексации в течение календарного года, это расценивается как нарушение трудового законодательства. Хотя еще совсем недавно ведомство разрешало проводить индексацию реже — раз в три года или в 5 лет. И даже были разъяснения, что разным группам работников можно индексировать зарплату в разные годы.

На наш взгляд, ежегодная индексация соответствует ее назначению — компенсировать уменьшение зарплаты из-за роста потребительских цен. Поэтому если есть ежегодная инфляция, должна быть и ежегодная индексация. 

Это решает сам работодатель — можно проиндексировать все выплаты, положенные сотруднику, а можно увеличить только некоторые части оплаты труда. Как правило, увеличивается оклад.

Допускается индексировать не весь оклад, а его часть. Произвольную или, например, равную федеральному либо региональному МРОТ. Роструд считает, что это правомерно.

Как ответить на требование ФНС по зарплате ниже среднеотраслевой и МРОТ

Доплаты и надбавки, привязанные к окладу, индексировать не нужно, т. к. они увеличатся автоматически.

Он тоже законодательством не регламентирован. Главное правило — процент увеличения не должен быть меньше уровня инфляции (Письмо Минтруда от 24.12.2018 № 14-1/ООГ-10305). 

Как провести удержания из зарплаты и сохранить прожиточный минимум

Устанавливая формулу индексации, можно ориентироваться на официальные показатели:

• уровень инфляции;
• индекс потребительских цен (ИПЦ);
• величину прожиточного минимума.

Кроме того, можно отталкиваться от прогнозируемого уровня инфляции или от другого обоснованного показателя. Выбранный способ закрепите в локальных актах. 

Нюансы проведения индексации пропишите в своих локальных документах, например, в положении об индексации. Отразите в нем:

• индексируемые виды выплат; 
• формулы расчета и коэффициенты;
• периодичность и сроки; 
• зависимость индексации от результатов деятельности или ситуации на рынке;
• ответственных за индексацию в компании.

Там же советуем указать, что размер индексации зависит от финансовых возможностей компании (Определение ВС от 24.04.2017 № 18-КГ17-10) или ее результатов деятельности (Определение Мосгорсуда от 08.08.2017 по делу № 4г-9814/2017).

А еще в ЛНА можно прописать порядок округления окладов после индексации — до целых рублей и обязательно в большую сторону (в пользу работника).

Решение о проведении индексации оформите приказом руководителя:

После увеличения окладов внесите соответствующие изменения в «штатку» и договоры с работниками. По мнению Роструда, каждая индексация должна сопровождаться оформлением допсоглашения к трудовому договору (ст. 57, ст. 135 ТК РФ).

Если работодатель не проводит индексацию зарплат, его могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: 

• ИП и директора — на 1–5 тыс. рублей;
• компанию — на 30–50 тыс. рублей.

За повторное нарушение накажут строже по ч. 2 ст. 5.27 КоАП:

• ИП — на 10–20 тыс. рублей;
• директора — на 10–20 тыс. рублей, а также могут дисквалифицировать на 1-3 года;
• компанию — на 50–70 тыс. рублей.

Такая же ответственность предусмотрена для работодателей, не имеющих локальной нормативки по индексации.