Как составить график работы для офиса

График работ — это документ, с помощью которого распределяется время труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.

Что собой представляет график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность трудовой деятельности (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели).

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется подготовить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять регулярно график дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон графика дежурств на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, график не требуется, режим работы для таких сотрудников указывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу с девяти утра до шести вечера с перерывом на обед с 13:00 до 14:00 ч. В этом случае каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели сотрудников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек может отработать всего за несколько дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.

За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:

• 175 часов при 40-часовой неделе;
• 157,4 часа при 36-часовой неделе;
• 104,6 часа при 24-часовой неделе.

Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.

Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.

Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):

• 57 рабочих дней;
• 33 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 454 часа;
• 36-часовой неделе — 408,4 часа;
• 24-часовой неделе — 271,6 часа.

Поэтому если:

• в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.

Составление графика работы для сотрудников может оказаться сложной задачей. К счастью, технологии значительно улучшили весь процесс. Хотя составление графика работы сотрудников стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует вдумчивого подхода. В этой статье мы рассмотрим лучшие методы составления расписания для сотрудников и предложим несколько идей, как сделать составление расписания для сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления графика для сотрудников

С развитием технологий дни составления расписания с помощью ручки и бумаги практически устарели. Вывешивание расписания в центральном месте по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вы должны избегать того, чтобы это был основной способ, с помощью которого люди узнают, когда они работают. Этот метод требует от сотрудников часто заходить или звонить, чтобы проверить расписание, тратя свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание с компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из этих вариантов:

Онлайн-программы для составления расписания

Онлайн-программы для составления таблиц часто бесплатны и легко доступны. Существуют разработанные шаблоны, которые можно найти в Интернете и скачать, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загрузили соответствующие приложения для просмотра календаря. После создания графика установите его в режим только для чтения , прежде чем рассылать его сотрудникам, и предложите им использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для составления расписания работы

Приложения для составления расписания работы – лучший и наиболее эффективный способ составления расписания для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют в себе средства составления расписания и общения с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам заходить и выходить на работу. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать смены через большинство приложений для составления расписания.

Советы по составлению расписания

Составление расписания – сложная задача со множеством движущихся частей. Вот несколько моментов, о которых следует помнить при составлении рабочего графика:

1. Выявите любые злоупотребления графиком у себя или своих сотрудников

График работы ваших сотрудников может выглядеть следующим образом:

• Частые просьбы уйти пораньше

• Избегать смен, которые требуют от них выполнения рутинных или напряженных задач

• Опоздание на смену

• Замена смены на ту, которая приносит больше денег

• частые вызовы

• Частое требование внести изменения в расписание в последнюю минуту

Программное обеспечение для составления расписания отлично помогает распознать, если кто-то из сотрудников нарушает график. В противном случае разговаривайте с сотрудниками и следите за посещаемостью. В вашем руководстве для сотрудников должна быть прописана процедура решения подобных вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществами, отведите его в сторону, чтобы выяснить, справляется ли он с кризисом или злоупотребляет графиком.

Злоупотребление расписанием со стороны работодателя может выглядеть следующим образом:

Составление расписания по вызову

Составление расписания по вызову – это когда вы просите кого-то быть готовым к работе, но в последний момент можете решить не вызывать его. Хотя такой тип расписания может быть полезен для сокращения расходов на оплату труда, он неуважительно относится ко времени и доходам работника. Сотрудник не имеет достаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или работа в другом месте. Кроме того, это деньги, на которые они могли бы рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать такую форму составления расписания, нанимайте сотрудников, которые понимают и принимают, что им не будут гарантированы смены. Некоторые люди могут искать такую работу для получения вторичного дохода.

отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична составлению графика дежурств. Вы лишили сотрудников смены и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам может нравиться иметь неожиданный выходной время от времени, большинство работников рассчитывают на этот доход, и это негативно скажется на их банковском счете в значительной степени.

Редактирование и составление расписания в последнюю минуту

Время от времени может потребоваться редактирование и составление расписания в последнюю минуту, но не делайте это привычкой. Уважительно относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в соответствии со сменами. Планирование заранее также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для решения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать график как минимум за две недели до окончания текущего графика.

Продление смен

Продление смены после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте это обычным делом. Некоторые сотрудники могут добровольно остаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не может или не хочет, никогда не должны подвергаться наказанию. Не забывайте спрашивать, хотят ли сотрудники остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который подходит вам и вашим сотрудникам. Есть ли у них дети, которых нужно забрать из школы? Учатся ли они в колледже? Продуманное составление расписания повысит моральный дух, а также удержит сотрудников.

Вы должны быть в курсе личной жизни сотрудников и их занятости, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны. Такой уровень осведомленности позволит вам составить график, который улучшит впечатления как сотрудников, так и клиентов.

Например, медленный, но приятный в общении сервер в загруженную обеденную смену может быть проблематичным, но вы можете легко решить эту проблему, назначив его на время обеденного обслуживания, когда у людей больше времени для общения.

К счастью, многие приложения для составления расписания позволяют сотрудникам добавлять информацию о своей занятости и предпочтениях в расписании, что делает продуманное составление расписания проще, чем когда-либо.

3. Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления продуманного и всеобъемлющего графика. Вы более загружены в разное время, дни или месяцы?? Укомплектовывайте штат в эти периоды и, наоборот, сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для составления расписания позволяют получить представление о тенденциях в бизнесе и потребностях в персонале.

Как составить график работы для сотрудников

Вы можете следовать этим шагам, чтобы составить расписание для своих сотрудников:

1. Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгулы

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для составления расписания, общий календарь или листок бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса на отгул. Удовлетворение просьб сотрудников об отгулах, хотя и требует много времени, всегда должно быть приоритетом. В конце концов, если сотрудники довольны, это означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Вы можете ввести правила и рекомендации, чтобы минимизировать это бремя:

• Просить сотрудников предупреждать об отгулах за определенное время. Все зависит от того, на какой срок вы составляете график, но обычно работодатели просят не менее двух недель.

• Вычеркивать определенные даты, когда вы знаете, что вам потребуется полная готовность сотрудников.

• Ограничение числа сотрудников, которые могут попросить отгул в одну и ту же дату.

2. Установите систему, позволяющую сотрудникам отменять или менять смены

Люди болеют, и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому хорошо бы определить ожидания для таких ситуаций. Поручить сотрудникам самим искать себе замену (за исключением экстренных случаев) – полезный способ снизить рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, установите, что все замены и подмены должны быть окончательно утверждены вами.

Наличие назначенного средства связи для вас и ваших сотрудников может значительно облегчить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые можно использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для составления расписания. Вместо того чтобы пытаться выяснить, кто работает или свободен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто готов ее принять, смогут так же быстро откликнуться.

3. Найти сотрудников, готовых заполнить пробелы, когда это необходимо

Не у всех жизнь гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не хотят или не могут брать дополнительные смены, и это нормально. Определите сотрудников, которые ищут дополнительный заработок, квалифицированы для подмены и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, подходящих под эти критерии, вы всегда можете составить список возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который рад снова работать с коллективом, или потенциальный наемный работник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые с удовольствием подменят вас в случае необходимости.

Вместе с эти материалом часто ищут:

Труд наëмных работников в разных сферах экономической деятельности предполагает абсолютно разнообразные графики их вовлечëнности в рабочий процесс. Если офисные работники трудятся, как правило, в условиях пяти- или шестидневной трудовой недели, то, к примеру, сфера обслуживания требует абсолютно другого режима. Для каждого сотрудника составляется график, который может включать и ночную работу, и смены, и «плавающие» выходные дни. Тем временем составить график, руководствуясь лишь собственными пожеланиями нанимателя и работника, нельзя — существует масса правил, которые закреплены трудовым законодательством.

Что такое режим труда, из каких элементов он состоит

Трудовой закон обязывает нанимателя вести строгий учëт рабочего времени по каждому сотруднику, ведь именно за время (за исключением довольно редких случаев сдельного труда) происходит проплата работы. Режим же труда — определëнные в первую очередь законом, а во вторую — нанимателем по согласию с профсоюзом и работником, правила распределения времени. ТК РФ содержит раздел, посвящëнный трудовому времени, отдельная глава которого (глава 16) регламентирует именно режим.

Время работы согласно ТК РФ может быть представлено несколькими разновидностями по своей продолжительности: нормальное, сокращëнное и неполное. Кроме того, особые разновидности представляют собой ночное трудовое время, сверхурочный труд, работа при возможности ненормированного дня. Основное различие между неполным и сокращëнным рабочим временем состоит в их проплате — первое обозначает оплату пропорционально отработанному, второе — независимо от отработанного. Ночной и сверхурочный труд проплачиваются в повышенном размере, ненормированный трудовой день, как правило, компенсируется дополнительными днями ежегодного отпускного периода.

Элементы режима трудового времени — те позиции, которые в соответствии с законом должны быть определены при формировании режима для каждого трудящегося. В числе этих основных позиций ТК РФ называет:

• длительность (количество трудовых дней) недели (к примеру, пятидневная или шестидневная, неполная с указанием числа дней и т. д.);
• наличие условия о ненормированном трудовом времени;
• длительность ежедневного труда — количество часов трудового дня или смены с точным указанием их начала и завершения, временных рамок для перерывов;
• количество смен в день;
• правила чередования трудовых и свободных дней (к примеру, «два рабочих через два выходных» и т. д.).

Как и какими документами определяется трудовой режим

Распорядок труда для каждого отдельного сотрудника обязательно оговаривается с ним заранее — при заключении трудового соглашения. В целом же, по организации в разрезе структурных подразделений или должностей режим работы определяется в правилах внутреннего трудового распорядка.

ПВТР — локальный НПА организации, определяющий основные моменты отношений коллектива работников с нанимателем — правила приëма на работу и завершения трудовых правоотношений, правомочия и обязательства сторон трудового соглашения в процессе работы, общие условия относительно режима трудового времени и пр. ПВТР утверждаются нанимателем по согласию с профсоюзной организацией, с этим документом каждый работник при заключении трудового контракта должен быть ознакомлен письменно.

В ПВТР режим трудового времени организации может быть отражён путëм:

• установления длительности трудовой недели и конкретных ежедневных временных рамок труда для одних групп должностей (например, «Для отделов: Руководство, Отдел по работе с персоналом, Юридическая служба, Бухгалтерия, Канцелярия — пятидневная трудовая неделя, начало трудового дня — 8:00, окончание трудового дня — 17:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00»);
• установления для отдельных должностей условия о ненормированном трудовом дне с указанием размера компенсации в виде дополнительных дней (не менее трëх) отпуска в соответствии со ст. 119 ТК РФ (например, «Для должностей: Директор, Заместитель директора, водитель — устанавливается ненормированный трудовой день с компенсацией в виде 4 дней дополнительного отпускного периода ежегодно»);
• установления режима работы по графику для отдельных отделов и должностей (например, «Для отдела продаж устанавливается режим работы по графику с соблюдением нормы труда для пятидневной 40-часовой трудовой недели»);
• установления суммированного учёта рабочего времени для отдельных должностей (например, «Для должности «Продавец» устанавливается суммированный учëт рабочего времени, учëтный период — квартал»);
• установления гибкого графика работы, ночного (приравниваемого дневному) режима труда, сменного графика, разделения рабочего дня на части для отдельных категорий работников (например, «Для должности «Кассир» устанавливается сменный график работы, при котором третья смена, приходящаяся на ночные часы, приравнивается к дневному трудовому времени»).

В трудовом соглашении обязательно должен присутствовать раздел, посвящëнный режиму труда. Для сотрудников, должность которых предполагает работу по обычному графику пяти- или шестидневной трудовой недели, в соглашении указывается точное расписание труда. Для тех же, кто будет работать по графику, с суммированным учëтом, с ненормированным трудовым днëм, с неполным трудовым временем, с разделением дня на части и т. д. эти обстоятельства должны быть отражены в указанном соглашении. Случаи установления неоговоренного режима трудового времени незаконны, такое нарушение может повлечь для нанимателя ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ со всеми вытекающими отсюда последствиями (штрафы и другие санкции).

Как установить новые правила режима в организации: порядок и документы

Если с уже существующим режимом для отдельной должности работник знакомится при приëме на работу путëм подписания трудового соглашения и отметки о прочтении ПВТР, то с изменением действующего режима всë несколько сложнее.

Порядок проведения процедуры таков:

1. Для начала руководитель должен принять обоснованное решение о том, для каких должностей или структурных подразделений вводятся новые правила.
2. Затем по всем правилам изменения локального НПА соответствующие изменения вносятся в ПВТР (проект в пятидневный срок должен быть согласован с профсоюзом, затем подписан руководителем).
3. На основании изменëнных ПВТР каждый работник, которого касаются изменения, предупреждается об изменении существенных условий работы (вручить уведомление под роспись следует не позднее чем за месяц до издания приказа). В случае отказа от продолжения трудовых правоотношений в изменëнных условиях сотрудник должен быть уволен по истечении срока предупреждения.
4. В установленный срок (спустя месяц после оповещения сотрудников) издаëтся приказ по предприятию об изменении режима для конкретных работников (на этом этапе они должны быть перечислены поимëнно). С приказом каждый работник знакомится под роспись.
5. В день издания распорядительного документа с каждым сотрудником заключается дополнительное соглашение к контракту, изменяющее условия по режиму трудового времени.
6. С даты, определëнной в допсоглашении и приказе, начинает своë действие новый режим с новым его документальным оформлением (к примеру, с составлением графиков).

График работы как документ, ежедневно регламентирующий индивидуальный режим труда

График работы — один из важнейших документов для организации труда тех сотрудников, что трудятся не по общему (производственному) календарю. Так, график каждый день регламентирует время прихода на работу, ухода с работы, время перерывов и даже закреплëнное за сотрудником рабочее место.

График составляется, как правило, на один месяц, однако законодательно этот период не регламентирован. Поэтому в зависимости от обстоятельств и особенностей производственного процесса документ может быть составлен и на неделю, и на квартал, и на год.

График, как документ, может быть составлен:

• одновременно на всех работников предприятия;
• на работников одного структурного подразделения;
• на определëнную группу работников из разных структурных подразделений;
• отдельно на одного работника.

Форма и условные обозначения

График выглядит как таблица, каждая строка которой присваивается отдельному работнику, столбцы же соответствуют календарным дням периода, избранного для определения трудового режима (например, календарного месяца).

Законодательство не обязывает нанимателей при составлении графика труда использовать какую-либо типовую унифицированную форму, придерживаться какой-либо единой системы условных обозначений. А это значит, что каждый работодатель вправе разработать собственные правила составления данного документа, учитывая специфику работы своей организации, руководствуясь максимальным удобством использования графика в работе.

В график можно включать любые сведения:

• в график сменности, когда непосредственное расписание работы смены уже закреплено в каком-либо ЛНПА (например, в ПВТР), удобно включать лишь указание на номер смены для работника в конкретный день;
• в скользящий же график неминуемо придëтся включить все возможные элементы трудового времени — время начала и завершения трудового дня, время перерывов, общее количество часов труда за день, сведения о закреплённом месте труда (если это необходимо).

Так как любой график является планом работы сотрудника в соответствии, прежде всего, с его индивидуальной нормой труда на учëтный период (месяц, квартал и т. д.), то итоговая колонка документа всегда отображает сумму запланированных часов. Если в качестве учётного периода выбран месяц — итоговая колонка будет одна — месячная норма. Если учëтный период — квартал — рекомендуется включать в форму две колонки — месячная норма и квартальная норма (последняя будет отображаться «с нарастающим итогом» на протяжении всего квартала).

Процесс составления и утверждения графика

Процедура составления и утверждения графика в организации может быть регламентирована либо локальным НПА, либо приказом руководителя. Лица, ответственные за ведение, визирование и утверждение документа, определяются путëм обозначения в этих документах и внесения соответствующего пункта в должностную инструкцию.

Как правило, график составляет лицо, ответственное за это в структурном подразделении (отделе, службе), визирует — начальник структурного подразделения, представитель отдела кадров и профсоюза, утверждает — руководитель предприятия или его заместитель, курирующий соответствующее направление деятельности.

График может составляться как вручную (посредством стандартных средств Office с выводом на бумажный носитель), так и в специализированных программных комплексах (например, «1С: кадры и зарплата», SAP и пр.).

Требования, предъявляемые к графику

Составляя график работы, наниматель находится в ситуации, когда необходимо соблюсти массу правил, требований и интересов. В первую очередь, это требования трудового законодательства, защищающего права, интересы и даже здоровье работника:

1. Продолжительность ежедневного труда не должна превышать установленных ст. 94 ТК РФ лимитов (особенные границы установлены для несовершеннолетних сотрудников, инвалидов, трудящихся во вредных небезопасных условиях).
2. Число трудовых часов в неделю не должно превышать норму по производственному календарю (40 часов — по общему правилу). Для тех, кому установлен суммированный учëт за учëтный период, обязательно соблюдать норму часов этого учётного периода (квартала, месяца и т. д.).
3. Смены, преимущественно приходящиеся на ночное время, должны быть сокращены на 1 час.
4. После смены, длившейся более 24 часов, предоставляется такой же или больший период отдыха.
5. Если для работника не установлено условие о разделении трудового дня на части, его обеденный перерыв (или сумма нескольких в течение дня) не должен длиться более двух часов.
6. Минимальный обеденный перерыв — 30 минут. Он обязателен для установления ежедневно, если для работника соглашением сторон и ПВТР не предусмотрено принятие пищи параллельно с работой. Обеденный перерыв не оплачивается.
7. Запрещается труд в течение двух смен, следующих одна за другой.
8. Часы, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудника, также учитываются в его месячную (квартальную) норму. Другими словами, дорабатывать до нормы фактически пропущенные часы сотрудник не обязан.
9. Нельзя превышать лимиты, установленные ст. 99 ТК РФ для сверхурочных работ (не более четырёх часов в двухдневный трудовой период, не более ста двадцати часов в год) и пр.

Безусловно, при формировании графика учитывается и режим работы предприятия, и нормативы нагрузки, и интересы самого работника.

Ознакомление работников

С графиком труда наниматель обязан ознакомить работников не позднее одного месяца до дня вступления его в действие — это прямое требование ст. 103 ТК РФ. Нарушение этого срока грозит административной ответственностью.

Во избежание нарушения требований закона приступать к составлению графика следует не позднее полутора месяцев до начала учëтного периода. К примеру, график на декабрь следует составить до 15 октября, чтобы успеть вовремя его согласовать, утвердить и ознакомить всех работников (ведь некоторые из них на момент ознакомления могут находиться в отпуске или на больничном, однако это обстоятельство не является оправданием в случае нарушения сроков ознакомления).

Как изменить установленный график трудового времени

Так как график труда устанавливается по соглашению обеих сторон трудовых правоотношений, то и инициатором его изменения может стать любая из них. Изменение режима (как понятия более общего, постоянного) по инициативе нанимателя описано в разделе об установлении режима труда на предприятии. Изменение же графика, как разовое мероприятие или случай, касающийся одного работника, происходит:

• либо путëм корректировки уже составленного графика (документа), если для сотрудника установлен режим работы по графику;
• либо путëм внесения изменений в трудовое соглашение — если сотрудник работает по зафиксированному в этом документе режиму (то есть по обычному производственному календарю).

В первом случае составитель графика по заявлению работника или по собственной инициативе (обусловленной производственной необходимостью) составляет корректирующий график, визирует и утверждает его по обычной процедуре подготовки этого документа.

Во втором случае по заявлению работника готовится приказ об изменении режима работы — этого достаточно, если график меняется на срок до двух недель. Если период изменения режима труда более длителен — необходимо заключить дополнительное соглашение к контракту.

Установление режима работы и составление графиков для работников — одна из первоочередных задач нанимателя в области организации трудового процесса. И дело это нелëгкое. График должен соответствовать не только производственным потребностям компании, но и условиям, определëнным законодателем. Кроме того, крайне важно вовремя ознакомить сотрудников с графиком, чтобы избежать возможных санкций со стороны государственных органов, осуществляющих контроль в сфере трудовых правоотношений.

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:

• Унифицированная форма № Т-12 – бланк и образец;
• Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец.

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.