Как составить график работы на 4 часа в неделю

График работ — это документ, с помощью которого распределяется время труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.

Что собой представляет график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность трудовой деятельности (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели).

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется подготовить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять регулярно график дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон графика дежурств на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, график не требуется, режим работы для таких сотрудников указывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу с девяти утра до шести вечера с перерывом на обед с 13:00 до 14:00 ч. В этом случае каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели сотрудников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек может отработать всего за несколько дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.

За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:

• 175 часов при 40-часовой неделе;
• 157,4 часа при 36-часовой неделе;
• 104,6 часа при 24-часовой неделе.

Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.

Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.

Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):

• 57 рабочих дней;
• 33 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 454 часа;
• 36-часовой неделе — 408,4 часа;
• 24-часовой неделе — 271,6 часа.

Поэтому если:

• в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

Идея перехода на неполную рабочую неделю регулярно обсуждается всеми сторонами трудовых отношений: Правительством, работодателями и профсоюзами. В 2019 году озвученное  предложение высшего руководства о переходе на четырехдневку вызвало большой общественный резонанс и волну критики.

Но нынешняя экономическая ситуация в стране из-за распространения коронавируса повышает актуальность внедрения неполной рабочей недели. Работодатели надеются через переход на неполную неделю сократить свои зарплатные издержки при сохранении численности штата, ведь они смогут пересчитать месячные оклады персонала пропорционально фактически отработанному времени.

⚖ Законодательные нормы

Возможность перехода на неполную неделю не противоречит действующему Трудовому кодексу (ТК). Минимальная продолжительность рабочего времени законом не установлена, лимитируется только максимальная: не более 40 часов в неделю.

Поэтому работодатели имеют право беспрепятственно сокращать рабочую неделю при условии сохранения оклада. Также по согласованию между работодателем и сотрудником допускается пересмотр рабочего графика с изменением доходов.

На основании ст. 57, 100 ТК работодатель должен установить определенную продолжительность рабочей недели. Это может быть пятидневка с двумя выходными, шестидневная неделя – с одним выходным, скользящие выходные, неполная неделя и пр. Но режим рабочего дня является существенным условием договора, и без него документ будет признан недействительным.

Важными для изменения режима рабочего времени являются следующие положения Трудового кодекса:

1. В ст. 72 ТК предусмотрено изменение условий трудового договора только по согласованию сторон.
2. В ст. 93 ТК указано, что неполный рабочий день или неделя устанавливаются, как при первичном приеме на работу, так и впоследствии.
3. В ст. 74 ТК предусмотрены условия для пересмотра графика в одностороннем порядке работодателем.

Среди последних законодательных изменений в части прав работодателя при внедрении режима рабочего времени:

• возможность установить неполную рабочую неделю и сократить ежедневную продолжительность рабочего дня (по ст. 93 ТК);
• право работодателя не устраивать обеденные перерывы, если персонал трудится до 4 часов ежедневно.

👇 Чем неполная неделя отличается от сокращенной

Неполную рабочую неделю следует отличать от сокращенной. Сокращенное рабочее время (например, 36 часов вместо 40) устанавливается для отдельных категорий работников. Например, несовершеннолетние до 16 лет могут рассчитывать на 24-часовую рабочую неделю. Тогда как неполная рабочая неделя может устанавливаться в отношении любых категорий сотрудников.

Еще одно отличие – сокращенная продолжительность рабочего времени является фиксированной. Зарплата таким работникам платится в том же размере, что и при 40-часовом рабочем дне. При неполном дне количество отработанных часов определяется договоренностью между работодателем и сотрудником, и с учетом этого пересматривается оклад.

На основании ст. 92 ТК на сокращенную продолжительность рабочего времени могут претендовать следующие категории работников:

1. Несовершеннолетние.
2. Инвалиды 1-2 групп.
3. Работники с вредными условиями труда.

Инициатива о переходе на сокращенную продолжительность работы может исходить как от работодателя, так и от сотрудника.

Некоторым категориям работников работодатель устанавливает режим неполного времени по их заявлению в обязательном порядке и не может им отказать. В их числе следующие группы сотрудников (на основании ст. 93 ТК):

1. Беременные женщины.
2. Родители с детьми до 14 лет или детьми-инвалидами до 18 лет.
3. Лица, ухаживающие за больным членом семьи с медзаключением установленного образца.
4. Аспиранты, которые учатся заочно.

Подать заявление о переходе на новый режим работы они вправе в любой момент, и компания не может их в этом ограничивать. В отношении других работников режим неполной недели могут установить по усмотрению работодателя (после предварительного согласования).

💡 Перевод на неполную неделю по инициативе работодателя

Различают следующие разновидности неполного рабочего дня:

1. Уменьшение продолжительности работы за день (смену).
2. Уменьшение количества рабочих дней (например, три дня в неделю вместо пяти).

Четырехдневная рабочая неделя необязательно предполагает сокращение рабочего времени. Сотруднику могут предписать работать 10-11 часов в день, чтобы получить взамен дополнительный выходной.

По статистике, ключевым мотивом перехода на неполную неделю по инициативе работодателя является кризисная ситуация на предприятии и снижение выручки. Но использовать экономические основания для пересмотра графика работы весьма сложно.

Порядок действий для внедрения неполной недели зависит от наличия согласия сотрудников на изменение режима работы.

Продолжительность рабочего времени по инициативе работодателя можно изменить только по согласованию с работником. Это требование установлено в ст. 72 ТК, по которой пересмотреть существенные условия допустимо только после получения одобрения от обеих сторон. Когда согласие получено, процедура внедрения нового графика становится предельно простой. Сторонам достаточно подписать допсоглашение к трудовому договору и узаконить новый график.

Отсутствие согласия существенно усложняет жизнь работодателю. Но законодательно предусмотрена возможность изменения условий трудового договора по инициативе работодателя в одностороннем порядке при одновременном соблюдении двух условий:

1. Изменились организационно-технологические условия труда. Это могут быть: внедрение инновационных технологий производства, реорганизация производства, усовершенствование рабочих мест по итогам аттестации и пр.
2. Возникла высокая вероятность массового увольнения по ч. 5 ст. 74 ТК. В такой ситуации у предприятия две альтернативы: сократить большое количество людей или же сохранить за ними места, но при снижении продолжительности работы. Работодатель в целях сохранения рабочих мест может вводить режим неполного рабочего дня на срок до полугода.

Если указанные выше условия совпадают, то работодателю дают возможность ввести неполную рабочую неделю для сохранения рабочих мест. Предварительно он согласует изменение графика с профсоюзами, но получать согласие от работников работодатель не должен. Когда работник отказался от продолжения работы в режиме неполного рабочего дня, то трудовой договор расторгается, согласно п. 2 ст. 81 ТК, через процедуру увольнения или сокращения.

Указанный алгоритм перевода предприятия на неполную рабочую неделю не может применяться, как антикризисная мера на предприятии. Так, работодатель не вправе принудительно внедрить сокращенную неделю в период распространения коронавируса из-за того, что он вынужден был временно закрыться, или объем заказов упал. Связано это с тем, что сложившаяся ситуация никак не изменила организационно-технологические условия труда сотрудников. А падение выручки является предпринимательским риском, который нельзя не учитывать при ведении бизнеса, и это не должно сказываться на доходах сотрудников. Поэтому изменить продолжительность недели в сложных экономических условиях можно только после согласования с персоналом.

Порядок перевода

Режим неполной рабочей недели может вводится для работника двумя способами:

1. Для нового работника при приеме на работу условие о четырехдневке указывается в трудовом договоре (на основании ст. 57 ТК). Продолжительность недели должна быть указана в приказе о приеме на работу в особых отметках.
2. Для сотрудника, который ранее работал на пятидневке, переход на новый график оформляется в допсоглашении к трудовому договору (по ст. 72 ТК).

Трудовой договор на неполный день (неделю) подписывается как со штатными сотрудниками, так и с совместителями. Такой режим работы вводится бессрочно или на определенный срок. В трудовом договоре, который подписывается на условиях неполного дня, включаются типовые условия:

• общие положения и предмет договора;
• права и обязанности сотрудника и работодателя;
• порядок и сроки оплаты;
• дата старта работы;
• сроки действия;
• ответственность сторон;
• основания для прекращения договора;
• дата подписания;
• реквизиты сторон.

В измененном графике работнику вводят неполный день или неделю (на основании ст. 93 ТК). В трудовом договоре прописывают фразу о том, что «работник устроен на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю – понедельник-пятница – с 9 до 13» либо должен отработать «20 часов в неделю».

Работодатель и работник согласуют дни, когда работник обязан приходить на работу для исполнения своих трудовых обязанностей с определенной периодичностью (например, еженедельно, ежемесячно и пр.).

Если работник в течение рабочего дня работает до 4 часов ежедневно, то перерыв на обед ему предоставлять необязательно. Но в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка должно быть указание на данный факт (по ст. 108 ТК).

При переводе сотрудника на неполный график формирование приказа не является обязательным. Но работодатель вправе издать распоряжение в свободном формате. В приказе стоит прописать следующие аспекты:

• какой режим работы внедряется на предприятии;
• чем обусловлена потребность сократить продолжительность работы;
• продолжительность действия нового графика;
• ответственные лица и разграничения полномочий: например, отдел кадров должен ознакомить сотрудников с возможными изменениями, бухгалтерия – пересчитать оклады и пр.

С образцом приказа об утверждении неполной недели можно ознакомиться по ссылке.

После издания приказа порядок действий работодателя будет следующим:

1. Сотрудникам передают уведомления о предстоящем изменении существенных условий договора с указанием на причины подобных изменений. Сделать это нужно как минимум за 2 месяца до их внедрения (на основании ч. 2 ст. 74 ТК).
2. Сотрудники должны подписаться о получении уведомления, в противном случае, оформляется акт об отказе от подписания документа.
3. При отказе от работы по новому графику сотрудников увольняют; при согласии – они продолжат работу. В трудовую книжку не вносят изменения в связи с установлением неполного рабочего времени.
4. Уведомляется служба занятости об изменении графика работы.

💰 Особенности оплаты

За исполнение рабочих обязанностей работнику положен месячный оклад без учета компенсаций, стимулирующих и социальных выплат либо плата по определенной тарифной ставке. За неполный месяц размер платы пересчитывается пропорционально фактически отработанному времени. При этом менять штатное расписание не нужно.

Формула для расчета зарплаты за неполный месяц будет следующей:

• месячный оклад / на количество дней в месяце * на количество отработанных дней.

Например, оклад работника установлен в 100 тыс. р. с учетом двух выходных. Работник отработал на 4-дневной неделе 18 дней вместо 22. Его оклад составит: (100000 руб. / 22 * 18) = 81818,18 р.

Но если работнику установили неполный рабочий день, то дополнительное время работы за пределами сокращенного графика должно оплачиваться, как сверхурочные.

При выплате зарплаты за неполный месяц она может не превышать МРОТ (12130 р. на федеральном уровне). При этом базовый месячный оклад не может быть меньше федерального или регионального МРОТ.

❗ Ответственность работодателя

Если работодатель не соблюдает установленные условия ТК по изменению рабочего графика, то ему грозит ответственность. Одним из типичных нарушений является пересмотр рабочей недели без согласования с сотрудниками в принудительном порядке.

Несправедливо уволенный сотрудник может пожаловаться на работодателя в суд и в трудовую инспекцию. Суд вправе постановить восстановить в должности работника с выплатой заработка за период вынужденного простоя.

За нарушение норм трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Должностным лицам предприятия по указанной статье грозит штраф в сумме до 5 тыс. р., а при повторном проступке – от 10 тыс. до 20 тыс. р. или в виде дисквалификации на период до 3 лет. Организация-работодатель в статусе юрлица может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. р., при повторном правонарушении – 50-70 тыс. р.

🔔 Неполное рабочее время по инициативе работника

Работник, который планирует перейти на неполный рабочий день, должен придерживаться следующего алгоритма:

1. Написать заявление на имя руководителя с указанием причины перехода и временного промежутка, на который он хотел бы сократить ежедневное количество часов.
2. Заявление передается в отдел кадров и далее подлежит согласованию с руководством.
3. Работодатель и работник подписывают допсоглашение к трудовому договору с указанием на перечень изменений и новую продолжительность рабочего дня. Каждая из сторон получает свой экземпляр соглашения.

Когда сотрудник относится к кругу льготников, которым работодатель не вправе отказать на просьбу о переходе на сокращенный день, то он должен предъявить документальные доказательства своего льготного статуса. Такими свидетельствами могут стать:

1. Справка из женской консультации о беременности.
2. Свидетельство о рождении ребенка.
3. Справка от УК о составе семьи.
4. Больничный листок.
5. Документ об опекунстве.

При изменении графика по инициативе работника биржу труда уведомлять не нужно.

👍 Плюсы и минусы перехода

В числе преимуществ перехода на неполную рабочую неделю можно отметить (по мнению Минтруда):

1. Работники получат больше времени на семейный досуг, восстановление после рабочей недели, отдых, спорт, культуру.
2. Возможность увеличения эффективности и производительности труда, благодаря большей продолжительности отдыха.
3. У работодателей будет меньше проблем с охраной здоровья персонала. У современных работников существенно сократились физические нагрузки и одновременно возросли психологические.

Недостатками неполной рабочей недели являются:

1. Для работодателя сокращение рабочей недели приведет к увеличению затрат на рабочую силу, так как платить будут столько же, сколько и при пятидневке. При пересчете на час времени работник обойдется дороже.
2. Вырастет себестоимость продукции.
3. Возможное сокращение заработной платы и персонала.
4. Вероятен рост нагрузки на сохранивших места работников.

Рядовые граждане положительно оценивают возможность получения дополнительного выходного, но опасаются, что за этим последуют массовые сокращения и уменьшение зарплат. Эксперты так же не дают однозначной оценки относительно того, к чему приведет сокращение рабочего времени.

❓ Часто задаваемые вопросы

Работа по сменам обеспечивает непрерывность производственного процесса и повышает производительность труда. Для соблюдения прав сотрудников на отдых и минимизации ошибок при суммированном учете рабочего времени работодатель составляет график смен, о котором расскажем далее.

Как рассчитать график смен

Для разработки оптимального графика учитываются положения ТК РФ:

• допускается ввод 2, 3 или 4 смен работы (ст. 103 ТК РФ);
• продолжительность смен определяется так, чтобы суммарно работа длилась не более 40 часов в неделю, а в некоторых случаях – еще меньше, согласно ст. 94 ТК РФ;
• работник не привлекается к труду две и более смены подряд (ст. 103 ТК РФ);
• каждую неделю работник должен отдыхать не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ).

График смен работников позволяет исключить переработку персонала, повысить результативность деятельности и эффективность использования оборудования. Для его оформления:

• при необходимости – увеличивается длительность производственного процесса;
• работники делятся на группы;
• устанавливается расписание смен для каждой группы.

График доводится до сведения работников не менее чем за месяц до начала работы по нему. При его составлении учитывается мнение профсоюза. Готовый документ становится дополнением к коллективному договору.

Смены рассчитываются на такой период, который удобен работодателю, чтобы обеспечить отсутствие переработок или их минимальное количество (минимум – на неделю, максимум – на год). Например, если график на месяц составлен так, что наблюдается переработка у одного из 3-х сотрудников, то, возможно, график, составленный на квартал, уравняет норму рабочего времени между всеми сотрудниками.

График работы по сменам: как оформить

Унифицированной формы документа нет, для его составления рекомендуем использовать бланк табеля учета рабочего времени.

График должен включать такие данные и реквизиты:

• учетный период, на протяжении которого актуален документ;
• время начала и конца смен, длительность перерывов;
• продолжительность рабочего времени за учетный период;
• подписи ознакомленных работников (можно составить отдельный лист ознакомления);
• должность и подпись руководителя, утвердившего график;
• подпись главы профсоюза, согласовавшего документ (если есть профсоюзная организация);
• подпись составителя графика;
• при необходимости – условные обозначения.

Как рассчитать график «2 х 2»

Такой вариант сменности достаточно популярен и предполагает занятость работника в течение 2 дней, затем 2 выходных, затем снова 2 рабочих дня и так далее.

В течение каждого рабочего дня сотрудник выполняет обязанности на протяжении 1 смены.

Пример

ООО «Квартал» – сеть круглосуточных магазинов продовольственных товаров. Для кассиров устанавливается сменный режим работы 2/2, смены по 12 часов. Одновременно в одном магазине должны присутствовать 2 кассира. Для одной из торговых точек – «Квартал на Кудрявцева» – график рабочих смен может выглядеть так:

Как рассчитать зарплату сменщиков при наличии в графике ночных смен и праздничных дней

Руководство должно учитывать, что рабочие часы, приходящиеся на праздничный нерабочий день или ночное время (с 22.00 до 6.00 ч – ст. 96 ТК РФ), оплачиваются в повышенном размере. Дополнительная оплата ночных часов не может оставлять менее 20% от оклада или тарифной ставки за час работы (Постановление Правительства № 554 от 08.07.2008). Если смена выпадает на субботу или воскресенье – оплачивается она как обычный рабочий день (ст. 111 ТК РФ), так как выходные при посменной работе отличаются от привычных.

Продолжим пример

Продолжительность рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе в июне 2020 года – 167 часов. У всех кассиров ООО «Квартал» наблюдается переработка, признаваемая сверхурочной работой, которая согласно ст. 152 ТК РФ:

• оплачивается в повышенном размере;
• или по желанию работника компенсируется дополнительным временем отдыха.

Так, кассир Абрамова А.Ю. переработает в июне 25 часов (192 – 167). Работница вправе затребовать 25 часов дополнительного отдыха у работодателя, либо получить за это время оплату в повышенном размере.

Если тариф за 1 час работы кассира ООО «Квартал» составляет 200 руб., а за работу в ночное время вводится доплата 25%, то с учетом положений ст. 152-154 ТК РФ Абрамова А.Ю. получит за июнь зарплату в размере:

• 167 х 200 = 33 400 руб. – по тарифу в пределах нормальной продолжительности рабочего времени;
• 2 х 200 х 1,5 = 600 руб. – первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере;
• 23 х 200 х 2 = 9 200 руб. – последующие сверхурочные часы оплачивают в двойном размере;
• на каждую 2 смену приходится 8 часов ночного времени (с 22 ч до 6 ч), кассиром отработано 8 ночных смен, т.е. 8 х 8 = 64 часа, за которые доплачиваются 25% от тарифной ставки:

64 х 200 х 25% = 3 200 руб.;

• 33 400 + 600 + 9 200 +3 200 = 46 400 руб. – зарплата Абрамовой А.Ю. за июнь 2020 года.

Читайте также: Перерыв при 12-часовом рабочем дне

Как составить график «3 смены»

Трехсменный график состоит в том, что ежедневно трое работников (или бригад) трудятся, а остальные отдыхают.

Например, в ДЮСШ «Юность» числятся 5 охранников, работающие в три смены по 8 часов: в течение суток 3 работника трудятся, 2 – отдыхает. График 3/1 в этом случае может выглядеть так:

При оплате труда охранников по итогам июня учитываются:

• переработка (сверхурочные часы);
• работа в праздничный день 12 июня (в двойном размере);
• ночные смены с 22.00 до 6.00 (повышенный тариф по локальному акту работодателя).

График «сутки через трое»

При графике работы «сутки через трое» (1/3) работник трудится в течение суток, т.е., его никто не сменяет 24 часа, а следующие 3 дня он отдыхает. Фактически такая работа не является сменной, поскольку при сменном графике предполагается наличие минимум двух смен в сутки.

Например, если в том же ДЮСШ «Юность» будут числиться 4 охранника, работающие по 24 часа, график 1/3 может выглядеть так:

Как составить график смен «4 х 4»

Рассмотрим на примере график работы «4х4».

В ООО «Коопхлеб» трудятся 4 бригады работников. Выпечка хлебобулочных изделий ведется в 2 смены по 9 часов: с 4.00 до 13.00 и с 13.00 до 22.00.

Каждая бригада работает 2 дня в первую смену, 2 дня – во вторую, затем 4 дня отдыхает.

График сменности в таком случае можно составить не для работников, а для бригад: продолжительность рабочего времени и количество выходных дней для сотрудников одной бригады совпадет. Ознакомить работников бригад с графиком можно на отдельном листе.

График смен 4/4 выглядит так:

При начислении зарплаты по итогам июня принимаются во внимание:

• работа в праздничный день 12 июня (оплата в двойном размере);
• ночные часы с 4.00 до 6.00 (повышенный тариф согласно локальному акту).

Возможен ли график смен 8 х 8

Трудовой кодекс допускает организацию работы сменно только при условии еженедельного отдыха работника в течение 42 часов подряд. Работа «8 через 8» такое условие нарушает. Более того, она имеет признаки вахты (ст. 299 ТК РФ) и регулируется иными положениями Трудового кодекса.

Заключение

Организация работы по сменам требуется для обеспечения непрерывности производственного процесса. Допускается введение 2, 3 или 4 смен. Для удобства сторон трудового договора и минимизации ошибок при суммированном учете рабочего времени составляется график рабочих смен по аналогии с табелем учета рабочего времени.