Как составить график работы предприятия на неделю

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:

• Унифицированная форма № Т-12 – бланк и образец;
• Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец.

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

1. Выбор производственного календаря
2. Указание способа заполнения графика
3. Ведение суммированного учета рабочего времени
4. Настройки продолжительности рабочей недели
5. Необходимость учета разных видов рабочего времени
6. Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла
7. Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)
8. Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)

Графики работы, которые устанавливаются организациям штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе, описываются в справочнике Графики работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников).

В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка. Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.

Если график работы, установленный в организации, соответствует графику Пятидневка, то дополнительных настроек (изменения параметров графика) не требуется. Достаточно раз в год производить его заполнение на очередной календарный год. Однако предварительно необходимо проверять заполнение регламентированного производственного календаря, связанного с графиком работы.

Заполнение графика на последующие периоды (на следующий год) производится по мере необходимости, но обязательно до проведения расчетов начислений, приходящихся на следующий календарный год.

Чтобы составить график рабочего времени на очередной год, необходимо после заполнения производственного календаря в форме графика указать рабочий год в поле Год, за который отображается график работы и нажать на кнопку Заполнить.

В заполненном графике для дней, которые являются рабочими, проставляется продолжительность рабочего дня. Выходные и праздничные дни помечаются розовым цветом. Для каждого месяца показывается количество рабочих дней и часов. Заполненный график необходимо сохранить в программе, нажав на кнопку Записать и закрыть.

При добавлении нового графика в справочник Графики работы сотрудников по кнопке Создать необходимо :

• указать наименование графика
• выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные
• настроить свойства нового графика работы. Для этого по ссылке Изменить свойства графика… вызывается форма Настройка графика работы.

Настройка свойств графика работы в форме Настройка графика работы состоит из нескольких этапов.

Выбор производственного календаря

Становится доступным, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). Список производственных календарей хранится в справочнике «Производственные календари» (Настройка – Производственные календари). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием «Российская Федерация».

Указание способа заполнения графика

• По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.).

Если выбран данный способ, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически, и они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. При заполнении графика учитываются праздничные дни. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели

• По циклам произвольной длины (сменные графики). 

Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание работы в виде режима работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени.

Флаг При заполнении учитывать праздничные дни устанавливается, если необходимо, чтобы при заполнении календаря графика учитывались праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час.

Ведение суммированного учета рабочего времени

• Флаг Суммированный учет рабочего времени установите для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени (если работа в организации ведется в непрерывном режиме, т.е. не останавливается на выходные и праздничные дни). 
• Флаг Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флаг Применение почасовой оплаты. 

Также если на данной закладке установлен флаг Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флага Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в настраиваемом графике можно указать, какая норма будет использоваться при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (Зарплата – Регистрации переработок), с помощью которого автоматически подсчитываются переработки за произвольный период.

Настройки продолжительности рабочей недели

• флаг Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя).

Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то установите переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установите переключатель в положение Неполная рабочая неделя.

• флаг Считать норму по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд.

При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флаг не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени.

Обратите внимание! Флаг Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флаг Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) установлен флаг Используется работа по неполной ставке. В разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.

Необходимость учета разных видов рабочего времени

• Флаг Явка всегда установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время.

Помимо времени явки, могут быть доступны созданные в качестве видов использования рабочего времени в справочнике «Виды использования рабочего времени» (Настройка – Виды рабочего времени) другие виды времени. Например, это может понадобиться для водителей, которым часы работы на линии и часы ремонта оплачиваются по разным ставкам. Для доступа других флагов, соответствующих по наименованию созданным самостоятельно видам времени, необходимо, чтобы был установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).



• Флаг Ночные часы

Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в ночные часы, т.е. установлен флаг Ночные часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в ночное время и часы работы в ночное время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.

• Флаг Вечерние часы

Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в вечерние часы, т.е. установлен флаг Вечерние часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в вечернее время и часы работы в вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.

• Флаг Перерывы для кормления ребенка

Флаг будет доступен, если на предприятии используются дополнительные перерывы для кормления ребенка, т.е. установлен флаг Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – закладка Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку.

• Флаг Вахта

Флаг будет доступен, если установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты). Установите в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.

Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла

Находятся в разделе Расписание работы, табличная часть которого видоизменяется в зависимости от выбранного способа заполнения графика :

• Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)
• В качестве расписания указывается продолжительность работы в часах по дням недели. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням недели.
• Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По циклам произвольной длины (сменные графики)
• В качестве расписания указывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням в течение цикла. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в таблицу, но для них указывается нулевое количество рабочих часов.

Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)

Отражается в поле Длительность рабочей недели.

Для графиков пятидневка, шестидневка и т.п. длительность рабочей недели подсчитывается автоматически в зависимости от указанных часов явки в расписании работы (расписание работы при этом заполняется таким образом, чтобы длительность рабочей недели соответствовала еженедельной продолжительности рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).

Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период). 

При суммированном учете рабочего времени норма рабочего времени определяется за определенный учетный период (месяц, квартал и т.д., но не более календарного года). Соблюдение нормы рабочего времени за установленный учетный период для графиков суммированного учета в программе автоматически не контролируется, контроль над данными показателями возлагается на пользователя.

Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)

Задается в поле Дата отсчета. Данное поле доступно только для сменных графиков .

Смотрите в нашей статье: настройка производственного календаря в 1С.