Как составить график работы ресторана

Многие собственники, управляющие, директора, менеджеры ресторанов, кафе, баров, сталкиваются с проблемой нехватки кадров, низкой мотивацией сотрудников, слабой производительностью труда с одной стороны и необходимостью постоянно контролировать свой персонал с целью заставить их работать, а не сидеть сложа руки, с другой. В часы максимальной загруженности сотрудников не хватает, поэтому блюда и напитки отдаются долго, а официанты не подходят к столам. Но как только «запара» спала и гости ушли, остаётся толпа сотрудников, которым нечем заняться. И причина такой ситуации кроется в продолжительности рабочей смены и количестве сотрудников на смене.

Как давно известно, рабочий день любого человека не должен превышать 8 часов. Ибо вот именно столько часов человек может концентрироваться на одной и той же работе. После 8-ми часов работы начинаются ошибки, стрессы, выходит накопленная усталость. В заведениях питания количество сотрудников на смене очень часто определяется эмпирическим путём, либо в зависимости от продуктивности сотрудников. Не успевают, руководство старается добавить, занимаясь поиском и подбором дополнительного штата.

Так вот, чтобы не быть заложником ситуации, чтобы не поддаваться шантажу сотрудников (нас мол не хватает, давайте новых), чтобы помочь сотрудникам не совершать ошибки и чётко понимать сколько необходимо сотрудников на смене и в штате, есть хороший, проверенный, эффективный инструмент – Мастер-график (МГ). Это таблица, которая показывает необходимое и достаточное количество сотрудников на смене, в тот или иной день недели.

Алгоритм составления МГ следующий:

1. Для начала, необходимо снять аналитику по продажам. Мастер-график составляется на неделю. Статистика берётся по каждому дню недели. Если составляем мастер-график для официантов, берём статистику по количеству открытых столов в час. Для поваров – количество продаваемых блюд в час. Для барменов – количество продаваемых напитков в час. 
2. Затем определяем критерий для расчёта необходимого количества сотрудников. Например: сколько столов в час без «запары» может обслуживать один ваш официант. Или сколько блюд в час без «запары» может готовить ваш один ваш повар. Этот критерий определяется исключительно вами и зависит от ваших требований к сотрудникам или действующих возможностей ваших сотрудников.
3. А дальше просто делим статистические показатели на критерий. И получается то количество сотрудников в час, которое необходимо для работы исходя из текущего гостевого потока. 
4. В итоге получается разное количество сотрудников в разные часы. Нам необходимо как-то оптимизировать полученные данные, чтобы мы смогли составить сменный график их работы. Поэтому мы определяем по каждому дню недели время начала и конца каждой смены и количество сотрудников в каждой смене. Продолжительность и количество смен может быть какое угодно. Но желательно не более 8-ми часов. Не забываем, что нам потребуется ещё какое-то количество официантов чтобы открыть зал утром (с учётом всех процедур по открытию, собрания смены и т.п. – начинаем работать с 10.00). А также не забываем, что кому-то придётся закрывать ресторан.

Таким образом получается Мастер-график представленный ниже.

Теперь вы точно знаете, сколько сотрудников вам требуется для обслуживания действующего потока гостей. И нет необходимости выводить сотрудников больше (и тратить на их ЗП деньги). И понятно что то количество, которое получилось по Мастер-графику, вам точно хватит для обслуживания гостей (ведь критерий вы сами определяли). Далее, на основании МГ составляется Лист пожеланий, в который сотрудники записываются самостоятельно. Их пожелания вписываются в свободные клетки – с целью обеспечить персоналу удобные смены. Для Вас главное, чтобы все клеточки были заполнены (ниже пример по официантам).

И уже на основании Листа пожеланий создаётся расписание работы сотрудников. Расписание на основе Листа пожеланий называется Гибкий график. Гибкие графики позволяют сотрудникам работать тогда когда они хотят и столько, сколько они хотят.

Вы получаете:

• дополнительную мотивацию персонала, т.к. он имеет свободу выбора графика;
• преимущество в виде гибкого графика;
• выполняется около 80% пожеланий сотрудников, хотя иногда приходится ставить лимит на утренние смены (например, как минимум, две смены в неделю должны быть утренние).

Составленное расписание выглядит следующим образом:

Остались вопросы? Пишите: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Маленькие шаги для достижения больших целей

Круто организованный еженедельный план может превратить дрейфующий по волнам рынка ресторан в растущее прибыльное заведение. Это касается ресторанов любого формата — больших или маленьких, тематических или высокой кухни, баров — суть везде одна. Ведь всех их объединяют одни и те же цели — снизить затраты, увеличить продажи и в целом оптимизировать работу. Чтобы достичь этого, владельцы заведений и их операторы должны сосредоточиться на общих и краткосрочных целях. Другое дело, что достигнуты они будут не в одночасье. 

Вот краткое руководство, как генерировать еженедельные цели вашего ресторана.

Шаг 1. Регулярно просматривайте отчеты

Недостаточно создать годовые цели по продажам и прибыли, а затем передать их своим менеджерам. Вам необходимо определить подцели, структурирующие более крупные цели, и сообщить четкий план менеджменту. Регулярно проверять выполнение этого плана поможет отчет «моментальный снимок». Большинство ресторанных POS-систем предоставляют эту функцию через панель управления или DSLR (ежедневный отчет о продажах и трудозатратах), кроме того есть появилось доступных приложений и сервисов.  Например, iikoDashBoard.

Шаг 2. Определите текущие цели и задачи в формате еженедельного планирования

Каждый ресторан работает по-своему. Но в качестве отправной точки можно взять следующие параметры:

• Цель продаж (для ресторана, бара, банкетов, кейтеринга или частных вечеринок)
• Центры доставки, мерчендайзинга или дополнительных доходов
• Контролируемые статьи затрат, влияющие на прибыльность: стоимость еды, стоимость напитков, стоимость рабочей силы
• Прямые операционные расходы (скатерти и салфетки, ремонт и техническое обслуживание, униформа, коммунальные услуги и т. д.)
• Маркетинговые проекты и задачи, которые должны выполнять менеджеры: реклама и продвижение, социальные проекты, PR

Шаг 3. Чек-лист 

Составьте чек-лист для контроля выполнения назначенных целей.

Шаг 4. Еженедельная встреча

Запланируйте определенный день и время для еженедельных встреч с менеджментом и персоналом заведения. Продумайте структуру этих встреч и к каждой из них разрабатывайте корректировки актуальных краткосрочных целей. Это позволит менеджерам, которые выполняют план под свою личную ответственность, иметь более четкое представление о своих задачах и способах их достижения.

Работников легче мотивировать, если они могут пошагово измерять свои достижения. А потому, как только вы определили еженедельные цели, детализируйте их, установив задачи на день. При этом нужно учитывать цель продаж за предыдущий год, общее количество клиентов, стоимость продуктов питания, число обслуженных на данной неделе клиентов, средний чек, локальные цели продаж, количество подтвержденных частных вечеринок и трудовые затраты.

Просматривать архив данных, конечно, нужно, но более важно правильно прогнозировать, ставить цели и проявлять активность в режиме реального времени.

Пример ежедневного программирования:

Понедельник

• оформляем документы за прошедшие выходные (счета, ежедневные проверки, банковские выписки и т. д.),
• готовим алкогольные, пивные и винные заказы,
• помогаем кухонному менеджеру/шеф-повару с заказами еды и ингредиентов (приправ),
• готовим еженедельную оценку сотрудников и программу для встречи с ними во вторник,
• подтверждаем частные вечеринки на неделю;

Вторник

• приемный день: сравниваем прогноз счетов на заказы и реальные затраты на покупку,
• встреча с рядовыми сотрудниками и менеджерами с 15:00 до 16:00;

Среда

• анализируем платежные ведомости;

Четверг

• составляем графики работы персонала и публикуем их до 14:00;
• помогаем кухонному менеджеру/шеф-повару с заказами на выходные;

Пятница

• заполняем отчетные документы за период с понедельника по четверг и отправляем их в офис с копиями счетов, бланками ежедневных проверок и банковскими выписками;
• день получения: сверяем счета с заказами на покупку;

Суббота

• специальный день: ремонт и техническое обслуживание оборудования, проверка знаний, умений и навыков персонала, анализ файлов сотрудников.

 Воскресенье

• еженедельная инвентаризация предметов первой необходимости, продуктов питания и напитков.

Хотите узнать больше о ресторанном бизнесе? Решить конкретную задачу по открытию или развитию ресторана, бара или кафе? Проконсультируйтесь с экспертом центра Alter Ego Андреем Игнатьевым — бизнес-психологом и предпринимателем с 10-летним опытом в ресторанном бизнесе.

Оставить заявку на консультацию

Какой режим работы ресторана (кафе) выбрать?

Прежде чем открыть свое дело, перед начинающим ресторатором возникает огромное количество вопросов. Но когда уже все готово к открытию заведения (получены разрешительные документы, обустроено помещение, закуплено оборудование, набран штат сотрудников), продуманы мельчайшие нюансы, нужно решить еще один немаловажный вопрос: какой режим работы предпочесть.

Зачастую всех владельцев устраивает стандартное время: с 11 до 22 часов или с 12 до 24 часов и т.п., в зависимости от специфики их учреждения, на какой контингент рассчитано заведение (дети, молодежь, деловая аудитория, семейный досуг, проведение праздников, свадеб, юбилеев и т.д.). Также имеет значение и место расположения, посещаемость, чтобы перейти на нестандартное время обслуживания, к примеру, на круглосуточное. Собственники и управляющие заведения сами определяют, какой режим будет выгодным в их случае.

Чего больше – преимуществ или недостатков при круглосуточной работе ресторана?

Плюсы:

• такое обслуживание повышает авторитет заведения и лояльность его клиентов;

• есть возможность составить конкуренцию другим подобным местам, получив при этом существенное преимущество;

• можно привлечь большее количество клиентов, которые будут наверняка знать, что ваш ресторан работает всегда 24/7, его двери открыты в любое время дня и ночи, и соответственно получить больший доход;

• персоналу в ночное время можно рассчитывать на неплохие чаевые, которые зачастую дают щедрые посетители.

Минусы:

• увеличивается такая статья расходов, как затраты на содержание заведения (оплата за электроэнергию), также нужно дополнительно оплачивать работу штата сотрудников (причем по ночному тарифу);

• для работников ночные смены являются более опасными, так как может присутствовать «веселый» и подвыпивший контингент, кроме этого, нужно еще и добираться домой в темное время суток, что небезопасно, да и для здоровья ночные смены менее благоприятны, так как нарушается биологическое время работы и отдыха человеческого организма.

Когда можно перейти на круглосуточный режим работы?

В это непростое время, когда экономика переживает не совсем благоприятный период, на который повлиял кризис и политическая обстановка, число ночных заведений, готовых получить прибыль любым путем, в том числе и удовлетворять капризы клиентов в ночной период, возрастает. Каждый борется за место на рынке таких услуг. И рестораторы стараются не упустить ни одного клиента.

В ночных заведениях можно заработать больше, такой режим выгодно сказывается на доходах и популярности, отличает от мелких и нестабильных конкурентов, которые работают только в дневное время. Готовность обслужить посетителей круглые сутки воспринимается гостями прежде всего как забота об их удобстве и комфорте. А наличие положительных отзывов о работе учреждения будет способствовать тому, что один посетитель, который побывал здесь в ночное время, приведет в следующий раз несколько других клиентов, их друзей, коллег и родственников этих друзей и так далее, как цепная реакция. Сарафанное радио отлично работает, поэтому посещение заведения при наличии отличного обслуживания гарантировано.

В случае, когда оно только открылось, работать круглосуточно будет неэффективно. Чтобы привлечь посетителей, их доверие нужно заслужить, и первое время можно работать даже не до полуночи, а к примеру до 22 часов. Отработав так какой-то период времени, скажем несколько месяцев, можно пробовать изменить график и перейти на круглосуточное посещение, заручившись таким конкурентным преимуществом, функционируя от заката до рассвета и далее.

Но есть несколько условий, когда рестораны или кафе могут круглосуточно быть открытыми для посещения. Такие заведения способны удержаться «на плаву» только в том случае, если у них достаточная посещаемость в ночное время суток. А этого можно достичь, если будет:

• налажено качественное обслуживание посетителей;
• отличное меню, предоставляющее возможность каждому найти блюда по вкусу;
• не «зашкаливать» ценовая политика;
• комфортная и уютная обстановка, уникальный дизайн, современная и изысканная мебель, предметы интерьера;
• музыка, караоке и прочие развлечения, чтобы посетителям было нескучно.

Совместив отличное обслуживание, доступную ценовую политику, причем цены должны быть ниже, чем у конкурентов, вместе с 24-часовой работой, подобная структура сможет нормально функционировать на рынке.

Владельцы заведений, которые приняли решение, что можно работать в ночной период, не должны рассчитывать, что это принесет сверхприбыль или многократно увеличит доход. Прежде всего это будет способствовать выполнению более важной задачи: круглосуточное обслуживание посетителей становится эффективной тактикой маркетингового хода, когда каждый клиент – желанный гость и на вес золота.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.