Как составить график совещаний

Можно не любить совещания, но проводить их всё равно придётся. Это важная часть рабочего процесса в любой компании. Один из способов сделать встречи более полезными и быстрыми — тщательно планировать их. С этим может помочь книга доктора экономических наук Ольги Демьяновой «Быстрые и эффективные совещания. От подготовки до получения желаемого результата».

С разрешения издательства «Альпина PRO» Лайфхакер публикует отрывок из второй главы.

---

Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти. Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок.

Наиболее распространённые типы совещаний:

• еженедельные;
• стратегические;
• рабочие;
• отчётные;
• планёрки;
• мозговые штурмы;
• деловые беседы и встречи;
• летучки.

Все эти типы можно объединить в четыре основные группы:

1. по продолжительности: быстрые (до 30 минут) и затяжные (более одного часа);
2. по количеству участников: до 10 человек и более;
3. по цели: рабочие, политические и информационные;
4. по времени проведения: запланированные и незапланированные.

Планирование совещаний: обязательные атрибуты

Что нужно планировать:

• цели;
• повестку дня;
• список приглашённых;
• график;
• информационные материалы;
• ответственного за ведение протокола;
• регламент выступлений.

В первую очередь руководитель должен учитывать цели совещания. Это стартовая точка повестки дня и списка участников, времени и регламента.

Основные цели совещаний:

1. Новая информация — для информационного совещания:

• важные новости и изменения в политике;
• обсуждение планов и стратегий;
• краткосрочное прогнозирование;
• презентация новых продуктов и подходов;
• обсуждение бюджета;
• кадровые вопросы.

2. Контроль событий и принятие оперативных решений — для регулярных совещаний:

• основные риски и сложности;
• параметры для оценки прогресса;
• оценка ключевых процессов и необходимые изменения;
• обсуждение происходящего: что идёт хорошо, что требует улучшения;
• ключевые уроки и результаты действий;
• координация усилий;
• коммуникации.

3. Мотивация— творческие совещания, выработка новых подходов и командообразование:

• побуждение к действию;
• принятие коллективных решений;
• чествование индивидуальных и коллективных успехов.

Таким образом, цель влияет на тип совещания и модель его организации. Например, информационные совещания отличаются многочисленностью участников и продолжительностью во времени. Регулярные носят плановый характер, по времени они более быстрые и с ограниченным количеством участников. Творческие совещания требуют особой подготовки: организация мебели (как правило, отдельных столов), чай, кофе и неофициальная обстановка; не требуют соблюдения дресс‑кода.

Матрица Эйзенхауэра для ранжирования вопросов к совещанию

Необходимо помнить, что совещание — это площадка, на которой принимаются важные решения и преодолеваются проблемы. Матрица Эйзенхауэра — поле, где собираются все проблемы и вопросы. Они ранжируются по степени важности и срочности.

	Срочно	Несрочно
Важно	A	B
Неважно	C	D

Квадрат A: важные и срочные дела

Квадрат важных и срочных дел должен быть пустым или малочисленным. Это будет свидетельствовать, что вы соблюдаете сроки выполнения. Если таких дел много — это признак неорганизованности. Примеры дел, которые можно вписывать в квадрат:

• дела, непосредственно касающиеся ваших функциональных обязанностей и влияющие на вашу результативность;
• дела, невыполнение которых может создать проблемы;
• дела, относящиеся к здоровью и психологическому климату в коллективе;
• дела, влияющие на безопасность коллектива;
• дела, результаты которых необходимо согласовать или презентовать своему руководству.

Квадрат B: важные, но несрочные дела

Когда поручения или дела не имеют срочности и нет конкретики, когда они должны быть выполнены, исполнитель сам назначает тайминг. В этот квадрат входят все дела, которые относятся к вашему функционалу на предприятии, дела, которые вы делаете на регулярной основе, и, как правило, их выполнение привязано к общему графику на предприятии (например, подготовка итоговой отчётности). К таким делам можно отнести и исследовательские поручения, которые требуют определённого времени, но объём трудозатрат неясен до момента выполнения. Задачи первого и второго квадратов должны постоянно мониториться, и поэтому целесообразно вносить их в повестку совещаний.

Квадрат C: срочные, но неважные дела

Это отвлекающие дела. Нередко они просто мешают сосредоточиться на важных задачах и снижают эффективность. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

В этот квадрат стоит вписывать:

• навязанные кем‑либо со стороны встречи или переговоры;
• обсуждение вопросов, которые могут решить подчинённые;
• обсуждение вопросов, не связанных с бизнесом;
• обсуждение отвлечённых тем.

Квадрат D: несрочные и неважные дела

Дела этой категории не продвигают вас в проектах, но отвлекают от работы над ними.

• не приносят совсем никакой пользы;
• полезно не заниматься ими вообще;
• «пожиратели времени».

По каждой цели руководитель ставит следующие вопросы:

• Кто обладает информацией и знаниями, касающимися рассматриваемого вопроса?
• Чьи интересы затрагивает этот вопрос?
• От кого зависит принимаемое решение?
• Кому нужно знать информацию, которая будет обсуждаться?
• Кто будет реализовывать принятые решения?

При планировании совещаний по проекту можно использовать методику 99/50/1.

Руководитель организует встречи в трёх важных точках проекта:

• на старте — для погружения всех участников в темп проекта и для командообразования группы;
• на промежуточном этапе — для обсуждения результатов проделанной работы и дальнейших корректировок, если это необходимо;
• на финише, когда остаётся реализовать 1% общего объёма, — для предварительного подведения итогов.

Такой тайминг позволит эффективнее использовать время на совещаниях.

Повестка дня

Повестка дня — план задач, которые нужно решить на совещании. Необходимо чётко определить время выступления каждого, отвести отдельное время на обсуждение и обратную связь от всех участников.

При планировании временного регламента совещания важно учесть следующее:

• важность вопроса, выносимого в повестку дня;
• регламент каждого выступления;
• перерывы, если они необходимы;
• 20% времени на дополнительную важную информацию.

Повестка дня рассылается всем участникам совещания.

Повестка дня с фиксацией времени и конкретики выступлений

Повестка дня:

1. Результаты работы по заключению договоров. Доклад Иванова И. (15 минут).
2. Проблемы в транспортном обеспечении поставок. Доклад Петрова И. (15 минут).
3. Результаты и планы проектной работы. Доклад Сидорова Т. (20 минут).

Начало в 11:00.

Окончание в 12:15.

Необходимо тренироваться в проведении быстрых и результативных совещаний!

Ваши временные ориентиры:

Важные и срочные	12 минут
Важные и несрочные	24–36 минут Срочные и важные: 12 минут — здесь работает принцип Парето: 20% времени создаёт 80% результата, при среднем совещании в один час (60 минут), самое результативное время — 12 минут (20% от 60 минут). Важные и несрочные: как правило, планируются. Эффективное время таких совещаний составляет 24–36 минут. Здесь работает приём 60/40, согласно которому при составлении плана на день 40% времени нужно оставить свободным, 60% выделить на плановые работы, в том числе 20% — на «непредсказуемые» и 20% — на те, что возникнут спонтанно или станут сопутствующими. При среднем времени совещания в один час (60 минут), время на плановые важные, но несрочные дела — 24–36 минут (40–60% от 60 минут).
Неважные и срочные	Делегирование и контроль по телефону и другим средствам связи, не более трёх минут на контроль.
Неважные и несрочные	Делегирование и контроль со стороны руководства, не более одной минуты на делегирование.

Список приглашённых

Оптимальное количество участников быстрых совещаний — 5–7 человек. Состав от 8 до 12 человек допустим, если руководитель совещания обладает навыками фасилитатора.

Для генерации идей, постановки целей и летучек идеальный состав — не более 15 человек.

В компании Google существует негласное правило — максимальное количество участников не более 10.

В компании Amazon — правило «двух пицц»: на совещании должно быть столько человек, сколько можно накормить двумя пиццами.

Есть правило 8–18–1800:

• не более 8 человек — решение рабочих вопросов;
• не более 18 — мозговой штурм, коллективное решение проблем;
• до 1800 человек — информирование и возможность пообщаться.

Исследование, проведённое фирмой Bain and Company, говорит, что в группах, принимающих решения, добавление каждого участника сверх семи приводит к снижению эффективности примерно на 10%.

Непосредственно ответственные лица обязаны участвовать в совещаниях.

В компании Apple указывают имя ответственного исполнителя напротив каждого пункта совещания. Таким образом, каждый сотрудник имеет чёткую зону ответственности в рамках назначенного поручения.

Если вы часто организуете совещания, эта книга точно пригодится: Ольга Демьянова предлагает к изучению 16 методик и четыре инструмента, которые помогут повысить эффективность всех участников таких собраний.

Купить книгу

Читайте также 🧐

• Как сделать совещания более продуктивными
• 3 совета, которые помогут всегда заканчивать совещания вовремя
• Лайфхак: как избегать бесполезных совещаний через Zoom

Мы давно ездим на конференции и вот что заметили: многие люди приезжают туда и — сюрприз! — ничего не делают. Назначат пару встреч, а остальное время слоняются без дела, собирают раздатку со стендов или сидят за ноутбуком и слушают все подряд: даже те доклады и выступления, где им явно что-то пытаются продать. О каких продажах и успешных переговорах речь? Трата времени, трата денег компании, парад упущенных возможностей. Мы тоже в свое время много ошибались, но исправились. Поэтому хотим рассказать, что сейчас делаем иначе. Если интересно, добро пожаловать под кат!

Для нас каждая поездка — возможность, из которой хочется выжать максимум. До события у нас есть четкий план и график встреч, а после — горсть потенциальных партнеров и клиентов, с которыми мы уже установили близкий контакт.

ВАЖНО: Материал в первую очередь для тех, кто ездит на выставки и конференции для встреч с клиентами и партнерами, поиска новых лидов, развития своего бизнеса, проведения переговоров и нетворкинга. Но опыт будет полезен и если вы едете сделать доклад, собрать информацию, найти поставщиков или просто посмотреть.

Расскажем:

• как планировать и назначать встречи,
• как вести себя на переговорах,
• как использовать неформальные встречи (нетворкинг),
• как ничего не забыть после.

Всего запланировано три поста. В первом поговорим о подготовке к конференции.

Об авторе

Руководитель отдела развития бизнеса ISPsystem Павел Сыровацкий. Компания 14 лет разрабатывает программы для хостинга, серверной виртуализации и управления инфраструктурой провайдеров. Офис в Иркутске, а клиенты по всему миру.

Как выглядит конференция

Для начала разберемся, как выглядит типичная конференция в нашей индустрии хостинга (скорее всего, в вашей все примерно так же).

Зона со стендами. Чаще всего стенды ставят те, кто хочет вам что-то продать: поставщики услуг, оборудования или программного обеспечения. Ставят за отдельную высокую плату.

Зона для докладов. Эксперты от разных компаний делятся опытом (10%) и продают свой продукт (90%).

Отдельные зоны и переговорки для общения. Как раз здесь можно планировать встречи.

Нетворкинг. Обычно организаторы предусматривают возможность для неформального общения: фуршет, концерт, ужин.

Продолжительность. Конференция длится от одного до нескольких дней и проходит в каком-либо конференц-холле. Может быть поделена на секции по интересам.

Определяемся с целями

Зачем мы вообще едем на конференцию? В нашем случае цели таковы (по убыванию важности):

1. встречи и переговоры с потенциальными партнерами и клиентами,
2. встречи и переговоры с текущими партнерами и клиентами,
3. новые связи и знакомства (нетворкинг),
4. знакомство с докладами и участие в панельных обсуждениях,
5. поиск потенциальных вендоров (тех, кто может что-то предложить нам).

По моим наблюдениям, у большинства посетителей порядок ровно обратный: сначала ходят и смотрят кто что предлагает на стендах, слушают доклады, а в свободное время проводят пару спонтанных встреч. Поначалу мы тоже так делали, но потом поняли, что для развития бизнеса это плохой вариант. Сейчас действуем иначе. Каждый час на вес золота, поэтому стараемся назначить как можно больше встреч. На них уходит до 80-90% времени на конференции.

Не исключено, что в вашем случае все должно быть иначе. Может быть, вы едете послушать выступления экспертов, или вам поручили найти поставщиков оборудования. В таком случае приоритеты меняются.

Создаём график встреч

Если вы идете по нашему пути (на первом месте встречи с потенциальными клиентами и переговоры), то следующий совет — составьте пустой (пока еще) график встреч. График должен включать все дни конференции, каждый из которых будет разбит на слоты-ячейки для назначения встреч.

Да, встречи нужно будет назначать заранее. Идея приехать на конференцию без подготовки и попытаться там с кем-то познакомиться/найти интересного клиента заведомо гибельная.

Можно создать график в Google Spreadsheets, воспользоваться готовым шаблоном для Excel, например, таким. Неплохо подойдет Google Calendar или любой удобный для вас сервис. Главное, чтобы он:

• был наглядным — к середине дня в голове сварится «каша», а календарь поможет быстро понять, какая встреча на подходе и есть ли место для незапланированного, но важного разговора;
• позволял легко редактировать и переносить мероприятия — встречи съезжают или переносятся, причем на ходу;
• работал без интернета — связь на выставке почти всегда плохая;
• позволял добавлять и просматривать комментарии к встрече — заметки в них помогают быстро вспомнить предмет разговора;
• имел мобильную версию.

Не надейтесь на память, она обязательно вас подведет.

Назначаем встречи

Определяемся, с кем было бы интересно встретиться, и связываемся с ними. Этот шаг ключевой и займет бо́льшую часть подготовки к конференции. Порядок назначения встреч зависит от приоритетов, определенных ранее.

С кем встречаемся

Конференции бывают глобальные и локальные. Если конференция глобальная, то писать можно всем, кто может там быть. Даже с другого конца планеты. Если локальная, то пишите в первую очередь тем, чьи офисы находятся поблизости.

Уже общались

Текущие переговоры

Вспомните всех, с кем ведете переговоры прямо сейчас. Это необязательно ваши текущие клиенты. Скорее те, кто может ими стать. Встреча лицом к лицу поможет наладить личный контакт и даст буст текущему общению. Такие компании охотно соглашаются на встречу: вы знаете их, они знают вас, ваш запрос не будет холодным. Вероятно, больше половины согласятся встретиться, если будут там.

Вспомните, с кем вели переговоры ранее, но это ни к чему не привело (вы ведь храните информацию обо всех незакрытых сделках, правда?). Конференция — отличный повод снова написать или позвонить этим людям и спросить, планируют ли они быть на ней. Те, кто будут, с высокой степенью вероятности согласятся с вами встретиться, они ведь вас уже знают. У нас бывало, что такая встреча оживляла казавшиеся уже «мертвыми» переговоры.

Не общались, но можем

Используйте конференцию как повод встретиться.

Крупные компании

Имеет смысл поискать среди тех, кто всегда на виду. На больших и известных конференциях бывают представители самых крупных компаний, которые могут стать вашими клиентами. Если есть контакты их сотрудников, можно написать и спросить, кто от них будет присутствовать на данной конференции. Если есть хорошие знакомые в этих организациях, просто попросите связать вас с коллегами, которые поедут на конференцию. Обычно никто не отказывает и охотно делится по крайней мере именами, останется только найти контакт человека.

Компании рядом

Не забывайте про географическое положение конференции. Вы из Москвы, а конференция проходит во Франкфурте? Поищите, есть ли во Франкфурте и его окрестностях компании, которые вам интересны, и которым могут быть интересны ваши услуги. Скорее всего, если конференция тоже относится к их деятельности, они там будут. Если не будут, то можно предложить встретиться в их офисе. На заре наших поездок мы пренебрегали поиском по географической локации. Сейчас всегда делаем запас в 1–2 дня до и после самой конференции, в течение которых проводим отдельные встречи и переговоры в городе или вокруг него.

Докладчики и посетители конференции

Часто на сайте конференции публикуют список посетителей прошлых лет. Если среди них есть интересные вам люди, свяжитесь с ними. С большой вероятностью они будут и в этом году.

Идеальный вариант, когда конференция делится со всеми списком зарегистрировавшихся, но это бывает редко. Если делится, то отлично: регулярно просматривайте список, мониторьте тех, кто вам интересен, ищите их контакты и выходите на связь. Если списка нет, не стесняйтесь попросить его у организаторов: обычно никто не просит, и, вполне возможно, организаторы предоставят его вам как самому смелому (у нас такое бывало пару раз).

Посмотрите список докладчиков, партнеров, спонсоров и тех, кто выставляется со стендом в этом году. Возможно, среди них будет несколько компаний, которые вам интересны как потенциальные клиенты.

Вопрос о том, как искать контакты людей, которых вы не знаете (и которые не знают вас), в этой статье не поднимается. Это отдельная история. В нашем случае хорошо работают соцсети (Facebook в России, LinkedIn). Часто удается найти email человека в открытом доступе.

Текущие клиенты

В конце концов, есть текущие клиенты и партнеры. Напишите всем ключевым клиентам, спросите, поедут ли они на конференцию. Если поедут, предложите встретиться, чтобы обсудить накопившиеся вопросы и проблемы. Раньше мы уделяли слишком мало внимания таким встречам, а зря. Это отличная возможность укрепить отношения. Случалось, что клиент или партнер вовсе не собирался на конференцию, но когда узнавал о том, что мы едем, регистрировался и приезжал, чтобы обсудить накопившиеся вопросы.

С кем встречаться: люди

С людьми каких должностей назначать встречи? Это зависит минимум от двух факторов.

Что хотим обсудить? Если бизнес и сотрудничество, то всегда ищем встречи с любым лицом, принимающим решения (чаще всего это директор, глава отдела закупок, люди, отвечающие за бизнес и его развитие). Если технические особенности, то лучше искать технического или IT-директора.

Насколько большая компания? Если компания из нескольких тысяч человек, то может быть сложно выйти на связь с высшим руководством. Лучше ищите встречи с менеджерами по проектам, которые вас интересуют. Но если компания из SMB, то смело назначайте встречу с топами. Эти люди принимают решения, вам их нужно заинтересовать в первую очередь, и вероятность того, что они согласятся с вами встретиться, гораздо выше, чем в случае с большими компаниями.

К сожалению, чаще всего у вас не будет особого выбора. В большинстве случаев от компании на конференцию едет всего один человек, и он совсем не тот, кто вам нужен. Что делать в этой ситуации? Мы предпочитаем все равно назначать встречу. Так можно познакомиться, узнать больше про их компанию, потребности и попросить связать с нужными людьми. Главное, заранее честно сообщить человеку тему разговора.

Предупреждение: не назначайте встречи со всеми подряд. Если не уверены, что от встречи будет толк или предполагаете, что она может ухудшить текущее положение — не тратьте своего времени и времени коллег.

Время: когда назначать, сколько отводить на встречи, что делать в обед

Когда назначать встречи

Лучше начинать назначать встречи за две-три недели до начала конференции. Если писать раньше, скорее всего, вы будете получать слишком много ответов в стиле «еще не определился, поеду ли». Если начинать связываться с людьми позже, есть опасность, что останется слишком мало времени до начала конференции и графики многих посетителей, особенно докладчиков, будут уже забиты.

Сколько времени отводить на встречи

Очень важный вопрос. Отведете слишком мало времени — от небольшого опоздания или смещения встречи поедет весь график, слишком много — получится большая пауза между встречами, во время которой будет нечем заняться.

Поначалу мы отводили максимум 30 минут на одну встречу и старались проводить не менее 20 встреч в день. Одна задержка, один опоздавший на встречу человек, и все шло наперекосяк. К середине дня график становился неактуальным, приходилось массово переносить все встречи, какая-то часть из них отменялась. Сейчас отводим под каждую встречу 30-60 минут. К примеру, если конференция идет с 9:00 до 18:00, то получается 10-15 встреч в день, не больше.

Многое зависит от предмета разговора. Хотите обсудить ряд вопросов и назревших проблем с текущим партнером? 30 минут будет явно мало, закладывайте не менее часа. Назначили встречу с компанией, которая о вас ничего не знает и которая согласилась просто пообщаться и узнать больше о вашем продукте? Скорее всего, хватит и получаса. Если вы их заинтересуете, они пойдут изучать сайт и все общение перейдет в онлайн.

Запас времени

Оставлять ли на всякий случай небольшие промежутки между встречами? Как и раньше, мы назначаем встречи вплотную друг к другу, без пауз между ними. Но теперь оставляем как минимум один получасовой свободный слот каждые два часа. Такая получасовая подушка дает возможность в случае чего выровнять график и перевести дух. Если график поедет, коллапса не случится.

Рекомендуем ездить как минимум по двое. Если что-то пойдет не так, то напарник всегда может взять на себя другую встречу. Можно составить два графика встреч, по одному на каждого — тогда будет больше встреч. Однако в этом случае рекомендуем создавать больше свободных слотов про запас.

Что делать в обед

Порой график встреч становится настолько плотным, что не хватает времени на обед. В этом случае мы рекомендуем пригласить собеседника пообщаться за обедом. Вы и перекусить успеете, и время проведете эффективно. Кроме того, совместный прием пищи действительно располагает к разговору. По нашему опыту, встречи за обедом одни из самых эффективных и позитивных.

Где назначать встречи?

Стенд есть у вас
Если у вас есть стенд — отлично, назначайте встречу на нем. Только заранее уточните у организаторов его расположение и номер. Убедитесь, что номер не изменится.

На одной из первых конференций организаторы дали нашему стенду номер F11. Соответственно, на F11 мы и приглашали всех. Уже на месте выяснилось, что стенд стоит где нужно, но теперь под номером G11. А под F11 стенд другой компании в другом конце зала. Пришлось экстренно рассылать уведомления и просить коллег на F11 направлять всех потерявшихся людей к нам.

Стенд есть у них

Назначьте встречу на стенде компании, с которой встречаетесь, если он у них есть. Важный момент: всегда договаривайтесь о четком времени и месте встречи.

Не соглашайтесь, когда собеседник говорит: «просто подходите на стенд в любое время, буду рад поговорить». Ему либо неинтересно и он согласился для галочки, либо интересно, но без назначенного времени он про встречу благополучно забудет. А если не забудет, то будет занят общением с клиентами и потенциальными лидами, и вы так и не сможете к нему подступиться.

Без отметки в графике вы и сами можете легко забыть про встречу (у нас бывало). Поэтому всегда направляйте инвайт по почте или в календарь и просите человека принять его, занести в свой график и подтвердить встречу в назначенный час. А также советуем требовать у человека номер телефона — пригодится, если про встречу он все же забудет.

Стенда нет ни у кого

Чаще так и бывает. Это не беда. Предварительно изучите карту конференции (обычно есть на сайте) и выберите самый большой стенд, либо стенд очень известной в вашей сфере компании, желательно поближе к входу, либо в центре на видном месте. Назначайте встречу у этого стенда, предварительно выслав человеку вместе с инвайтом скриншот карты с назначенным местом. Скорее всего, этот стенд будет очень заметным, и ваш коллега легко найдет его. Другой хороший вариант — встретиться около стойки регистрации. Ее точно никто не пропустит.

Заполняем график

По итогам подготовки у вас должен появиться график встреч, который будет заполнен на 70-80%, по 10-15 встреч в день. Если остались слоты, ничего страшного: часто либо на самой конференции вы встречаете новых людей, либо вас с кем-то знакомят, либо отвечают те, кому вы предлагали встретиться две недели назад. Свободные слоты как раз дадут гибкость и позволят назначать запоздалые встречи.

Уф, вроде основные моменты затронул. Напоследок повторю, что это наш подход. У вас все иначе? Вы используете совсем другие подходы? Наши советы в вашем случае не работают? Отлично, делитесь вашим опытом в комментариях! Будет очень интересно обменяться наработками.

В следующей части расскажу, что происходит на самой конференции, как вести себя на встречах и что делать, если все плохо и идет не по плану.

Резюме

Итак, что нужно сделать на этапе подготовки к деловой поездке на конференцию?

1. Определиться с целями. Для чего вы едете на эту конференцию?
2. Создать график встреч. Убедиться, что вы можете просматривать и редактировать график с вашего телефона и без интернета.
3. Изучить расписание конференции. Определиться с докладами и выступлениями, которые вы обязательно хотите послушать. Внести их в график встреч как неприкасаемые.
4. Составить список компаний, с которыми вы хотели бы встретиться:
5. Найти имена и контакты нужных вам людей в данных компаниях.
6. Определиться с местом, на котором вы будете назначать встречи (стенд, стойка регистрации, у входа, другое).
7. Начать связываться и назначать встречи. Вносить встречи и информацию о них в график.

Предыдущую публикацию по тематике эффективных совещаний смотрите здесь.

Если правильно провести организационный этап, то опорная сетка (график, или план) совещаний будет одним из результатов работ на этом этапе. График совещаний можно рассматривать также как план коммуникаций группы участников совещаний, необходимый не только для выработки решений, но и для взаимодействия сотрудников друг с другом. Планирование совещаний дает компании (подразделению, группе) значительные преимущества, позволяющие:

1. Резервировать время для подготовки к совещаниям

2. Учитывать эти мероприятия в личном графике

3. Участникам влиять на повестку дня, заблаговременно предлагая свои вопросы

4. Не допускать накладок в случае нескольких совещаний

5. Скоординировать совещания с другими управленческими мероприятиями

6. Более качественно и без авралов готовить вопросы совещаний

7. Намечать встречи с коллегами для обсуждения профессиональных вопросов

8. Не отрывать сотрудников от работ для срочной подготовки начальника к совещаниям

Планирование придает дополнительную устойчивость совещательным процессам, поскольку заранее, на месяц, квартал, а то и год, позволяет ознакомить всех с планами и дать время для учета этих мероприятий в работе сотрудников компании.

Наличие план – графика совещаний верхнего уровня, например, у руководства компании, позволит составить и подстроить к этому графику совещания, проводимые на подчиненных уровнях, и сделать, тем самым, все совещательные процессы обозримыми и просматриваемыми, избегая ненужных сюрпризов и неожиданностей в личном и корпоративном плане работ.

Следует избегать ситуации с переносами совещаний, будет лучше не рассматривать отдельные вопросы, по которым нет должной готовности, чем отменять совещание по этой причине, или откладывать его вследствие отсутствия докладчика или даже руководителя (совещание проведет его заместитель).

Надо придать достаточный вес служебным совещаниям. Не приспосабливать расписание совещаний к возможностям и настроениям руководителя и участников, передвигая их в угоду привходящим обстоятельствам, а зафиксировать, путем договоренностей, незыблемые регулярные точки проведения совещаний на производственном календаре и строго выдерживать их. В этих условиях спрос с участников за качественную подготовку к совещаниям должен быть серьезно усилен.

Кудряшов Александр

Генеральный директор компании «Автоматизация менеджмента»

Сегодня работа большинства предприятий среднего и крупного бизнеса немыслима без использования продуктов Microsoft. Как правило, почти каждый сотрудник имеет доступ к полному офисному пакету, хотя зачастую установка такого программного обеспечения повсеместно просто нецелесообразна. Этим офисным пакетом для руководителя предусмотрен календарь, который ведется при помощи Outlook. Такое решение универсально, оно подходит и небольшим компаниям, и крупным, достигшим более высокого уровня. Но в то же время это сложный и замысловатый инструмент, понять все нюансы работы которого непросто даже системному администратору, не говоря о тех, кому он предназначен для работы.

Чем использовать в работе такой неудобный инструмент, лучше взять на вооружение более понятные и простые варианты календаря руководителей, а также сотрудников. Об одном из них давайте поговорим подробно.

Как грамотно и четко организовать рабочее время руководителя? Прежде всего нужно правильно поставить задачи для профильного программного обеспечения внутреннего пользования. Как правило, подобный софт используется в работе начальниками подразделений, директорами, руководителями департаментов, другими менеджерами разного уровня. Именно их профессиональные обязанности предусматривают:

• текущее и долгосрочное планирование собственных действий и работы сотрудников, состоящих в подчинении;
• определение целей и установка задач, которые надо решить для их достижения;
• контроль выполнения намеченного плана действий и мероприятий;
• составление графиков работы и отпусков сотрудников;
• ведения табеля рабочего времени — важнейшего документа для начисления зарплаты.

Это далеко не полный список обязанностей руководителя. Но самая важная из них — управление временем. Кроме того, управленцы решают и массу других задач. Они оценивают эффективность труда подразделений и отдельных сотрудников, нанимают на работу и увольняют, ведут разнообразную отчетность, на производственных подразделениях осуществляют контроль качества продукции, этапов производственного процесса и т. п.

При таком объеме обязанностей как не растеряться, ничего не упустить, делать всё в заданные сроки? Конечно же, выручит максимальная автоматизация трудового процесса. Эта идея не претендует на новизну. Приоритетным для достижения этой цели остается выбор оптимальных инструментов.

Варианты организации рабочего времени руководителя

Первый способ планирования рабочего времени, определения задач и контроля их эффективного решения — использование в работе записной книжки либо ежедневника, как это делалось 50, 100 и более лет назад. Кому-то такой консервативный способ проще. Но здесь высок риск человеческого фактора: при большом объеме задач и проблем что-то можно забыть или упустить. У записной книжки нет функции автоматического напоминания, и в этом ее большой минус, который может сыграть с руководителем злую шутку, а та негативно скажется на карьере.

Второй давно привычный вариант — офис-менеджеры. Это обученные люди, которым руководитель делегирует контроль организационных моментов. Секретарь либо помощник руководителя ведет график встреч, совещаний, других мероприятий, которые руководитель проводит либо принимает в них участие. Но это не единственная обязанность офис-менеджеров, поэтому нередко они пользуются в работе программными системами планирования.

Ну и самая прогрессивная категория вспомогательных инструментов — программы-органайзеры. Их устанавливают на рабочем месте пользователя в виде офлайн программного обеспечения либо частично standalone-софта. Такие помощники, в которых человеческий фактор минимизирован, облегчают работу руководителя любого звена. К числу таких органайзеров относится и Microsoft Outlook.

В чем преимущество такого софта:

• с ним удобнее намечать дела и увязывать их с рабочим графиком других сотрудников подчиненного подразделения;
• он способен автоматически уведомить о грядущем событии, отправив участнику письмо либо специальное сообщение;
• облегчает процесс согласования различных встреч, презентаций, видеоконференций и т. п.;
• он сохраняет в памяти все намеченные и исполненные действия. Это удобно для анализа, объективной оценки работы, составления отчетов;
• ускоряет документооборот. К примеру, Outlook представляет собой почтовую программу, при помощи которой удобно отправлять как индивидуальные сообщения с указаниями, так и распоряжения целой группе сотрудников. Удобно и наличие обратной связи.

Недостатки обычных программных органайзеров:

• узкая функциональность. К примеру, некоторые программы рассчитаны на работу с календарем, и только. Другие ориентированы на задачи одного работника. Отсутствует комплексная структура, элементы, входящие в систему, недостаточно связаны между собой;
• подобное ПО устанавливают на ПК, которые стоят дорого, нуждаются в системном администрировании, регулярном обновлении. С пользователями нужно проводить инструктаж, в том числе по вопросам техники безопасности и т. д.;
• нечасто есть возможность интеграции ПО с личными гаджетами сотрудников, поэтому уведомления отправляются только на рабочий стол;
• высокая цена и обязательные капитальные затраты. Покупать придется не только оборудование, но и комплект лицензий, весьма дорогостоящий.

Самый удобный рабочий календарь руководителя вам дадут профильные комплексные SaaS/IaaS-сервисы. При этом желаемый софт может функционировать в вашей инфраструктуре (как на собственном сервере, так и на арендованном) либо в инфраструктуре провайдера.

Если работать по подписке, то от капвложений можно уйти, а оплачивать услугу относительно небольшими взносами по итогу того или иного отчетного периода, то есть чаще.

Профильный инструмент обеспечит комплексное решение задач руководителя и сотрудников. К системе подключатся и подчиненные руководителю сотрудники. В таком режиме можно принимать поставленные задачи, равно как и отчеты об их решении. Руководители высокого ранга могут при помощи такого ПО отслеживать и анализировать закономерные тенденции, раздавать распоряжения, подключать новых исполнителей, выделять ресурсы, без которых решение поставленных задач невозможно.

Важное преимущество этого инструмента — повышение наглядности и прозрачности функции контроля выполнения планов. При этом нет необходимости в оборудовании мест персонала, можно использовать мобильные приложения и web-интерфейсы.

Не придется тестировать и регулярно обновлять софт в ручном режиме. Просто пользуйтесь готовым сервисом с гарантированными ресурсами. Причем и при выборе конфигурации для установки на собственный сервер обновление будет происходить централизованно.

Календарь руководителя с Projecto — удобно и эффективно

Ни один сервис не решит сразу все задачи. Не под силу это и Projecto. Но с нашим сервисом вам будет комфортно и удобно, мы гарантируем легкую адаптацию под нужды предприятий различного масштаба. С Projecto можно планировать и устанавливать широкий спектр задач, в т. ч. касающихся тайм-менеджмента, и осуществлять эффективный контроль их выполнения. Предусмотрена и возможность ведения календарей сотрудников по разработанному шаблону.

Готовые мобильные приложения Projecto позволяют моментально доставлять уведомления о намеченных событиях или действиях и новые распоряжения получателям по отдельности или всем одновременно.

Выбирайте, пользоваться нашей SaaS-инфраструктурой или разместить ПО на сервере своего предприятия (порой это необходимое условие бизнес-процессов).

Достоинства и преимущества сервиса Projecto при ведении календарей:

• доступ к интерфейсу можно получить при наличии современного браузера, установка клиентского ПО не обязательна;
• сервис позволяет наглядно отобразить картину запланированных событий и задач на тот или иной период времени;
• мероприятия на день, так же как и, например, командировки, календарь показывает в отдельных блоках. Это позволяет не загромождать рабочую зону календаря, дает возможность увидеть и учесть отсутствие сотрудника на рабочем месте;
• можно вести разные виды календарей — рабочий, в том числе для нескольких сотрудников, корпоративный и личный. События календаря отображаются одновременно у всех участников;
• специальное меню дает возможность не показывать события из разных календарей, если необходимо сконцентрироваться на самом важном;
• предусмотрена гибкая настройка цикла повторения событий под различный тип задач;
• есть возможность увеличивать число участников событий, прикреплять проекты, документы, файлы и т. д.;
• события можно объявлять приоритетными, обсуждать в посвященных им чатах, привязывать к месту проведения;
• разного типа напоминания не позволят никому забыть о планируемом мероприятии или упустить что-то при его подготовке. Уведомления всплывают в специальном меню, в почтовом ящике либо сработают в мобильном приложении.

История позволяет следить за статусом событий. Повестка событий не ограничивает число пунктов. При необходимости событие можно перевести в статус приватного и преобразовать, например, в задачи и т. п. Сервис позволяет сопоставлять календари работников, для чего в окне выбора указывают нескольких пользователей.

Чтобы создать новое событие, нужно просто кликнуть курсором на любую свободную ячейку со временем.

Перенести событие в другую временную ячейку можно простым перетягиванием. Нет нужды и в дополнительной интеграции: все требуемые функции уже предусмотрены системой, включая личные карточки персонала, автоматические отчеты и др.

Рассказывать о возможностях сервиса можно долго, но гораздо нагляднее попробовать его в действии. Для этого предлагается демоверсия системы. Убедитесь на собственном опыте, что с нами быстрее и удобней.

     В этой статье Вы узнаете о том, как провести совещание быстро и эффективно, так чтобы Ваши решения были выполнены на 100%. Вы сможете получить бланки, которые помогут подготовиться к совещанию и оформить результаты так, чтобы добиться выполнения принятых решений. Эти материалы можно выдать своим сотрудникам с краткой памяткой и потребовать заполнения!

     Итак, давайте начнем!

Типы совещаний в компаниях малого и среднего бизнеса.

Сразу скажу, мы практики, поэтому не будем мучать Вас скучными теориями, а сразу переходим к сути вопроса – как это должно быть в реальности.

Все совещания так или иначе можно разделить на 4 основных группы. Это важно понимать, потому что дальше для каждого типа совещания мы даем конкретный сценарий. Если его не соблюдать, то получаются как раз те совещания, которые все ненавидят!

1. Еженедельная координация планов. Это мега-важное совещание в любом бизнесе! На нем происходит оценка результатов прошлой недели и утверждение планов на будущую неделю. Проводит первое лицо с руководителями подразделений. Подробный сценарий будет ниже!

 

2. Проектное совещание. Тут возможны несколько тем для совещания:

– команда проекта планирует объем работы на ближайший период времени (от 1 до 4 недель), распределяет задачи,

– оценка результатов прошедшего временного интервала, выработка новых решений для реализации в следующем периоде.

3. Профильные совещания (по продажам, финансам, производству). Обычно это отчетные или проблемные совещания, когда ответственные лица отчитываются по своей области или обсуждают конкретную проблему. Подробный план проблемного совещания приведем ниже!

4. Информационные – донести новые идеи и направления развития. Руководитель рассказывает большому количеству сотрудников о новшествах в компании, отвечает на вопросы. Вроде ничего сложного, но часто сотрудники либо молчат и не интересуются тем, что говорит босс или обесценивают его идеи. Ниже дадим проверенный сценарий такого выступления, который поможет вызвать интерес и поддержку со стороны сотрудников.

Подготовка к совещанию.

К любому типу совещаний нужно готовиться. Разберем действия того, кто проводит и того, кто участвует в совещании.

     Со стороны руководителя, который проводит совещание, необходимо:

1. Составить план. Напишите – что и в какой последовательности должно быть. Например:

• Приветствие – 1 минута,
• Озвучить тему совещания, сказать, что в итоге нам нужно найти 3 разных варианта, как увеличить продажи флагманского продукта в новой торговой точке – 2 минуты.
• Заслушать по очереди: РОП, маркетолог, ком дир – по 5-10 минут каждому.
• Обсудить варианты – 10 минут.
• Раздать задания – 5 минут.

Если планируете что-то показывать, то составьте презентацию из 5-9 слайдов. На каждом слайде 1 мысль. Мозг человека в состоянии уловить в среднем 7 мыслей за 1 Ваше выступление.

2. Определить участников совещания. Они должны быть компетентны и ответственны за решения и результаты. Предупредите их заранее. Не стоит приглашать всех подряд «чтобы послушали», зовите только тех, кто реально нужен. Хорошо иметь график совещаний, с которым ознакомить всех, кто задействован. Но не переусердствуйте, не забирайте у людей больше 10 % рабочего времени на совещания.

3. Определить время. Расставьте совещания так, чтобы после них еще была возможность поработать. Иначе люди просто забудут, о чем шла речь. Помните, что самые эффективные часы – это утро с 08:00 до 11:00. Часто как раз на это время директора назначают совещания, а потом уматывают «по делам».  На практике хорошо как раз давать людям утром усиленно поработать, потому что после обеда им идти на совещание, а значит надо подобрать с утра все хвосты. Старайтесь уложиться в 30 или максимум 60 минут на одно совещание.  

4. Поднять протокол прошлого совещания и посмотреть какие были задачи. Да протокол должен быть. Либо сами записывайте, либо назначьте того, кто будет вести протокол. Потом хорошо завести все задачи в CRM и назначить ответственных. Это можно поручить секретарю.

5. План рассадки, если нужно. Это характерно для больших компаний и гос учреждений.

Со стороны участников тоже требуется подготовка.

В зависимости от темы совещания это может быть:

1. Отчет за неделю, либо отчет по задачам прошлого совещания этой темы. Это, по сути, план на прошлую неделю с отметками о выполнении.

2. План на следующую неделю. Бланк плана на неделю может выглядеть так:

Важно посчитать общее время, которое запланировано на выполнение задач. Будьте реалистами, не планируйте успеть ВСЁ.

3. Таблицы и графики с показателями. Нужно показать именно результаты. И не только за неделю, но и как они меняются в течение 1-3 месяцев.

4. Письменные предложения по теме, чтобы озвучить на совещании.

5. Блокнот и ручку.

 План проведения совещания.

 В зависимости от типа совещания структура его может отличаться. Приведем подробно структуру 2 самых сложных типов совещания, на которых часто руководители допускают ошибки в организации.

 1. Еженедельная координация планов.

Время: 30-40 минут 1 раз в неделю.

Директор должен провести совещание в начале отчетной недели. Этот день выбрать как удобно, не обязательно что это понедельник. Всегда в одно и то же время.

На это совещание участники приходят с 3 документами*:

1. План на прошлую неделю с отметками о выполнении.
2. График статистик подразделения – результаты в цифрах, чтобы оценить беспристрастно.
3. План на следующую неделю.

Никогда не позволяйте людям приходить неподготовленными.

Даже если кто-то один пришел без плана, то сразу переносите совещание на 1 час и отпускайте людей. За 1 час план можно написать. В дальнейшем это будет уроком, и все станут приходить с планами!

*Если участников более 5 человек, то нужно собрать заранее отчеты за прошлую неделю и изучить.

Порядок совещания по координации планов:

1. Отчет о выполнении планов за предыдущую неделю – слово руководителям подразделений по очереди.  Быстро без воды. Нужно понять на сколько выполнены задачи на прошлую неделю, почему не выполнены (возможно сотрудник сам профукал задачу, или план был завышенный, или возникли какие-то новые обстоятельства). Нет цели унизить сотрудника, а именно увидеть конечный результат и причины, которые к нему привели.

2. Постановка целей для каждого на следующую неделю. ВАЖНО – адекватно планировать, так как если планирование не адекватное и повторяется из раза в раз, то возникает ошибочное ощущение «неудачника», даже при том, что результаты есть, но они не соответствуют завышенным планам. Это приводит к демотивации. А задача руководителя здесь как раз и состоит в том, чтобы помочь сотрудникам рационально спланировать свое время так чтобы получить максимальные результаты.

3. Одобрение и координация планов на следующую неделю. Нужно добиться чтобы планы руководителей подразделений были согласованы между собой. То-есть, чтобы один выполнил свой план, ему нужно чтобы другой то же что-то сделал.

Такое совещание НЕ является:

1. Мозговым штурмом. Если натолкнулись на проблему и не знаем, что делать, то дать задание собрать нужные данные для решения проблемы и назначить отдельное совещание по этой проблеме.

2. Составлением планов. Участники должны прийти уже с готовыми планами!

3. Тренингом. Это не время для обучения сотрудников. Если кто-то не понимает, как сделать какую-то работу, то не занимайте время других людей на его обучение. Отдельно вызовите его или отправьте на обучение.

Важно:

Придерживайтесь плана совещания. По тому, как директор проводит совещание, можно судить на сколько он компетентен как руководитель.

 2. Совещание с поиском решения проблемы.

2.1 Подготовка.

Это лучше делать не на совещании, а заранее проанализировать ситуацию.

А. Определите, действительно ли это проблема.

Все участники дискуссии должны признать тот факт, что она действительно существует. Что она не возникла в голове под воздействием эмоций или манипуляций. Для этого ответьте на вопрос: каковы будут последствия, если данная проблема не будет решена?

Например, один из менеджеров озвучивает проблему «У нас цены выше, чем у конкурентов!»

Что случится, если вы не понизите цены: уйдут клиенты, упадет выручка или прибыль, наоборот, вырастет? Пусть на этот вопрос ответят все сотрудники.

Б. Оцените вероятность последствий в цифрах.

Важно учитывать точные цифры. Например, если Вы считаете, что при высоких ценах уйдут клиенты, о каком именно количестве вы говорите? Если уйдет всего 3 процента клиентов, то есть ли здесь проблема? Или эти 3 процента клиентов могут давать вам до 50 % объема продаж? Тогда последствия высоких цен будут для нас губительны. Цифры заставляют мыслить рационально и конкретно.

В. Оцените вероятность наступления последствий. Также в процентах.

Когда вы пропишете цифры и обозначите вероятность наступления последствий, вы четко увидите, действительно ли проблема существует и насколько она серьезна для вашего бизнеса.

№	Последствия	Характеристика в цифрах	Вероятность наступления
1	Уйдут клиенты	5%	средняя
2	Упадет выручка	На 10 %	средняя
3	Увеличится прибыль	На 20 %	высокая
4
5
6

2.2 Алгоритм совещания по решению проблемы

А. Разбейте проблему на составные части

Суть проблемы часто окутана эмоциями, манипуляциями, недосказанностями, чужим мнением и другими субъективными вещами. Это «одеяло» мешает решить проблему. Поэтому, для того чтобы увидеть проблему целиком и найти ее решение, нужно разбить ее на составные части, сбросив при этом все ненужные оболочки!

   Пример:

«Наши цены выше, чем у конкурентов». Эту проблему можно разбить на следующие части:

Предложите участникам совещания назвать составные части БОЛЬШОЙ ПРОБЛЕМЫ. Записывайте все что озвучивается.

Б. Расставьте приоритеты и найдите связи между задачами.

У Вас получился список из разных сегментов (задач), которые имеют отношение к ПРОБЛЕМЕ и связаны между собой. Некоторые сегменты являются частью других. Систематизируйте этот список – сгруппируйте, выберите самые важные (3-5 шт) расположите в определённом порядке чтобы было удобно с ним дальше работать. Остальные скорее всего будут являться частью этих самых важных задач.

В. Пропишите критерии

Как мы поймем, что задача успешно выполнена? Важно задать минимум 5 – 7 критериев правильного решения.

Когда из списка Вы выбрали 5 самых важных задач, то задайте участникам вопрос:

ЧТО Вы хотите получить (или чего избежать), решив эту задачу.

Так сотрудники сразу начинают искать варианты, учитывая этот критерий. Допустим, в качестве критериев успешного решения задачи «Научиться продавать по более высоким ценам» Вы установили такие: через 3 месяца внедрена система мотивации менеджеров на продажу по высоким чекам, внедрено 2 новых скрипта и 6 новых способов обработки возражений, увеличен средний чек на 20% за 3 месяца и т. д. Здесь так же, как при поиске последствий, необходимы точные цифры. Если вы не зададите цифры, то не сможете избавиться от эмоциональной составляющей и трезво взглянуть на проблему. Цифры необходимо согласовать в команде, потому что, если кто-то будет завышать эти цифры или, наоборот, занижать, это может привести к принятию неверного решения.

Запишите все выделенные задачи и критерии их успешного решения. Сразу сгруппируйте их по смыслу и причинно-следственным связям. Сделайте это прямо на совещании – используйте бланк для заполнения.

№	Части большой проблемы	Критерий в цифрах	Время на реализацию
1	Задача №1
	Критерии задачи
2	Задача №2
	Критерии задачи

При поиске решения важен еще один фактор – время. Установите время на достижение результата. Даже если здесь на совещании Вы ошибетесь и неверно укажете время, то ничего страшного. Пусть лучше так, чем вообще не ставить временных рамок.

ВАЖНО: следить за временем совещания. Не зацикливаться на каком-то узком вопросе. Запишите его и двигайтесь дальше. Возможно дальнейшее обсуждение поможет найти ответ или сделает вопрос не актуальным.

 Анализ результатов совещания.

Ведите протокол. Можете назначить ответственным секретаря. Пусть фиксирует в блокноте все что происходит, кто и что говорит. Сначала это будет черновик. Для него никакого бланка не нужно. После совещания пусть секретарь оформит все предложения, вынесенные решения и задания участникам в протоколе. 

Бланк может выглядеть так:

Комплект материалов для эффективного совещания.

Чтобы Вы могли использовать наш материал в своей работе мы приготовили специальный комплект. Он совершенно бесплатный.

В комплект входит:

1. «Методика быстрых и эффективных совещаний + 2 приема борьбы с вредителями».PDF
2. Приложении с бланками в формате word: План на неделю, Бланк для графика статистик, Бланк протокола совещания.

В методике борьбы с вредителями описаны 2 простых способа как бороться с теми, кто задает Вам неудобные вопросы на совещаниях.

Переходите по ссылке и скачивайте комплект материалов!