Как составить график выходов если один в отпуске

Как составить график выходов если один в отпуске

Как составить график отпусков на 2023 год

До 17 декабря нужно утвердить график отпусков на следующий год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Документ обязателен для всех работодателей, кроме микропредприятий. Рассказываем, как правильно его составить.

Кто может пойти в отпуск и на сколько дней

По ТК РФ отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

В первый год работы в компании сотрудник может пойти в отпуск через 6 месяцев. Хотя первый оплачиваемый отпуск можно предоставить и до того, как он отработает в компании полгода (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК РФ). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Сотруднику, который работает по трудовому договору, ТК РФ гарантирует минимальную продолжительность оплачиваемого отдыха — 28 календарных дней за полностью отработанный год (12 месяцев). Речь идет о рабочем годе, а не о календарном. То есть год считается с момента трудоустройства в компанию. Например, Иванов устроился на работу 5 сентября 2022 года, рабочий год у него считается по 4 сентября 2023 года.

Неиспользованные отпуска прошлых лет сотрудник вправе использовать в одном календарном году по согласованию с руководителем (ст. 115 и 120 ТК РФ). Например, за 2022 год у Иванова осталось 5 дней, поэтому в 2023 году он планирует отгулять 28 + 5 = 33 дня.

Что такое график отпусков

Это документ, в котором работодатель расписывает, кто из сотрудников когда идет в отпуск и на сколько дней. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но обычно никто не составляет десяток соглашений, а делают один график.

График отпусков обязаны соблюдать и сотрудники, и работодатель. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: во время отпуска сотрудник нужен на работе, тогда  отпуск можно перенести, если сотрудник не возражает.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

По какой форме составить график отпусков на 2023 год

График отпусков можно заполнять по утвержденному бланку или разработать форму самостоятельно.

Унифицированный бланк. Привычнее всего использовать бланк графика отпусков, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк графика отпусков по форме № Т-7 на 2023 год

Обязательно нужно заполнить:

  • реквизиты работодателя; 
  • информацию о сотруднике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество; 
  • дату начала отпуска; 
  • количество календарных дней отдыха; 
  • данные о переносе и примечания, отражающие его причину. 

Собственный бланк. Если компания самостоятельно разрабатывает бланк графика отпусков, его необходимо утвердить приказом руководителя.

Не забудьте прописать в учетной политике, какую форму графика отпусков будете использовать: унифицированный бланк № Т-7 или собственный.

Утвердить график отпусков нужно за две недели до начала календарного года. То есть документ на 2023 год у вас должен быть к 19 декабря 2022 года.

Как составить и утвердить график отпусков 

Порядок утверждения графика отпусков сотрудников зависит от того, есть ли в компании профсоюзная организация или нет:

  • Если профсоюз есть — направьте туда проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное для них время (ст. 372 ТК РФ).
  • Если профсоюза нет, график отпусков сразу направляется на утверждение руководству компании.

График отпусков подписывает начальник отдела кадров, специалист кадровой службы или главный бухгалтер. Утверждает — руководитель компании.

Как ознакомить персонал с приказом

С графиком отпусков нужно ознакомить персонал. В законе не прописано, как это сделать.

Есть два способа:

  1. Попросить сотрудника поставить свою подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в поле «Примечание» и указать дату ознакомления.
  2. Подготовить отдельный ознакомительный лист, оформив его в виде приложения к графику отпусков. Все сотрудники должны расписаться на этом листе и поставить дату.

Если работник по каким-то причинам отказывается расписаться в графике отпусков, составьте об этом акт в произвольной форме, зафиксировав причины отказа.

Как заполнить график отпусков 

График отпусков составляют на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. Исключение — сотрудники на срочном трудовом договоре длительностью до 6 месяцев. Если с работником заключен срочный трудовой договор более чем на 6 месяцев, его отпуск включают в график.

Еще не забудьте включить:

  • сотрудников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, но планируют пойти в ежегодный отпуск;
  • внутренних совместителей, их укажите по обеим должностям, с одним и тем же периодом отдыха;
  • внешних совместителей — хотя такие сотрудники работают неполный день, отпуск они могут брать на общих основаниях;
  • сотрудников на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты, так как они могут вернуться на работу в любое время. 

Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их тоже нужно отразить в графике.

Как вносить изменения в график отпусков, читайте в статье.

Как соблюсти очередность отдыха в графике отпусков 

Некоторые сотрудники имеют приоритет в предоставлении отпусков по сравнению с остальными. Например, могут пойти в отпуск вне графика. Или — по графику, но в удобное для них время.

Отпуск вне графика предоставляется только тем сотрудникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК РФ. Это:

  • сотрудники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
  • работники, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Остальным отпуск вне графика предоставляется на усмотрение работодателя.

В удобное время отпуск предоставляется:

  • ветеранам (ст. 14–19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • чернобыльцам (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1);
  • родителям детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК РФ);
  • мужьям в период, когда их жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • работникам, у которых трое и более детей в возрасте до 18 лет, до достижения младшим из детей 14 лет или одним из старших — 18 (ст. 262.2 ТК РФ);
  • женам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Удлиненные ежегодные отпуска могут брать:

  • инвалиды — 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
  • несовершеннолетние сотрудники (моложе 18 лет) — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

4 популярных вопроса про график отпусков

Когда включать нового сотрудника в график отпусков?

Сотрудников, принятых на работу в первой половине календарного года, сразу же включают в график отпусков на текущий рабочий год.

А сотрудников, принятых во второй половине года, можно включить в график отпусков уже на следующий календарный год. Этот график  будет утверждаться за две недели до конца года.

Генеральный директор собирается в отпуск по графику отпусков. Заявление на отпуск он не пишет, но подписывает уведомление от отдела кадров. Как оформить желание гендиректора к положенным 28 дням прибавить неиспользованные дни за прошлые годы, если нет заявления?

ТК РФ не регулирует вопрос об учете дней неиспользованного отпуска прошлого года в графике отпусков на текущий год. Роструд считает, что если у работника накопились неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска за предыдущие периоды, работодатель обязан учесть эти дни при составлении графика отпусков. Все отпуска — за текущий и предыдущий период — должны предоставляться по графику отпусков.

Генеральный директор должен оформить заявление на имя своего работодателя (в лице общего собрания участников ООО или единственного участника), чтобы уведомить его о наличии у гендиректора неиспользованного отпуска за прошлые годы. В заявлении нужно также указать желаемые сроки использования такого отпуска.

Если возможна ситуация отказа в предоставлении такого отпуска, стоит запастись доказательством вручения заявления работодателю. Тогда в случае судебного спора проще будет доказать, что было обращение к работодателю по поводу предоставления отпуска. Разъяснение представителей Роструда размещено на сайте Онлайнинспекция.рф.

Если директор не захочет разделить отпуск на части или использовать его в другое время, работодатель включит все неиспользованные дни в график отпусков. Тогда достаточно будет направить директору уведомление о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Если у сотрудника трое детей, но старшему 20 лет, можно отказать ему в особых условиях предоставления отпуска?

Если у работника трое детей, но из них только двое не достигли возраста 18 лет, то такой работник не будет иметь права на предоставление отпуска в удобное время на основании ст. 262.2 ТК РФ. То есть если работник не относится к «льготной» категории, то работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска не по графику.

В графике отпусков отсутствует графа «Окончание отпуска», можно ее добавить?

Не обязательно применять унифицированную форму графика отпусков Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Организация может как изменить эту форму под себя, добавив в нее необходимые столбцы и графы (и утвердив своим приказом использование именно такой формы графика), так и разработать свою форму графика отпусков с нуля (также утвердив собственную форму приказом). На сайте Роструда поясняется, что форма Т-7 носит рекомендательный характер.

Екатерина Костакова, эксперт по бухучету и налогообложению

Статья подготовлена по материалам рубрики «Вопросы экспертам»
справочно-правового сервиса Контур.Норматив

Источник

Благодаря графику работник может заранее спланировать свой отдых, а работодатель сможет правильно выстроить бюджет на персонал, а также продумать, кем заменить отдыхающих сотрудников. Для работодателя это гарантия, что все сотрудники не уйдут в отпуск одновременно, а будут уходить последовательно, имея возможность заменить отсутствующих коллег.

На 2023 год график отпусков нужно утвердить до 16 декабря 2022 года – за 2 недели до начала нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК).

Отпуск для новых сотрудников

Первый раз право на отпуск возникает через шесть месяцев работы. Работник может уйти отдыхать на две недели. Но по согласованию с руководителем отпуск может быть предоставлен и ранее, и даже авансом.

Принятых в течение календарного года новых сотрудников работодатель может не вносить в уже утвержденный график. Либо может в течение года выпустить дополнительный график отпусков, в котором будет информация только по новым сотрудникам. Дополнительный график прикладывается к основному.

Переводите кадровый документооборот в электронный формат вместе с Рокет Кадры. Онлайн-платформа обеспечит автоматизацию кадровых процессов и вместе с этим порядок в системе кадрового документооборота, облачное хранение документов, освободит от рутины и бумаг.

Кто решает, когда отдыхать

При составлении графика отпусков учитываются интересы сотрудников и особенности рабочего процесса.

Например, есть компании, где ярко выражена сезонность работ/услуг. Это могут быть компании, занимающиеся строительством, укладкой асфальта, облагораживанием территории. Для таких компаний зимний период – спокойная пора, когда отпустить сотрудника в отпуск можно без потерь для рабочего процесса. Летом же наступает горячая пора, когда каждый сотрудник на вес золота, и если кто-то уходит в отпуск, то его обязанности перераспределяются на коллег.

В таких компаниях, как правило, летом взять 28 дней отпуска практически нереально, но 7-14 дней вполне можно. А вот в период с поздней осени по раннюю весну (пока еще «не сезон») можно взять отпуск без ограничений в рамках тех дней, что накопились у работника (за полный месяц работы сотруднику полагается 2,33 дня отпуска).

Иногда в компаниях много сотрудников хотят отдохнуть в один и тот же период времени: летом, в начале сентября, перед Новым годом. В таких случаях придется составить очередность.

Например, этим летом отдыхают три менеджера, которые уже работают в компании 5 лет и более, а в следующем году летние отпуска достаются следующим менеджерам, которые раньше отдыхали в другие сезоны.

График отпусков – это гарантия для работника, что в запланированный период времени ему будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Что включают в график отпусков

В графике отпусков отражается период отпуска и его продолжительность.

Например, менеджер по продажам Петров Геннадий в 2023 году будет отдыхать так: с 1 февраля 2023 года на 14 календарных дней – первая часть отпуска, с 18 апреля 2023 года на 7 календарных дней – вторая часть отпуска, с 20 июня 2023 года на 7 календарных дней – третья часть отпуска.

Если за 2022 год (или года ранее) не были использованы все полагающиеся дни отпуска, то их отражают также в графике отпусков на 2023 год и планируем отгулять.

Не включать работника в график отпусков нельзя. Например, когда он не планирует отдыхать в 2023 году, а просит перенести отпуск на 2024 год. Это будет нарушением со стороны работодателя.

Перенос отпуска по инициативе работника

Работник имеет право по личным или семейным обстоятельствам перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, но этот перенос должен быть согласован с руководителем. Работник пишет заявление о переносе отпуска, а работодатель издает приказ и вносит изменение в график отпусков.

Отпуск может быть перенесен также по инициативе работника в случаях, когда он не был своевременно уведомлен о его начале, когда не были своевременно выплачены отпускные (за три дня до начала отпуска), в случае наступления нетрудоспособности в период отпуска (именно нетрудоспособность самого работника, а не уход за заболевшим родственником).

24.10.2022 на рассмотрение внесен законопроект № 219349-8. Если его примут, то для выплаты отпускных будут новые сроки:

  • в течение двух рабочих дней после подачи работником заявления, если деньги переводят на карту;
  • не позже первого рабочего дня после отпуска при выдаче отпускных наличными.

Отпуск может быть сразу продлен на период листка нетрудоспособности или перенесен на другой согласованный период. Работодатель издает приказ о переносе отпуска и вносит корректировки в график отпусков.

Исключения

Совместители

По ст. 286 ТК отпуск совместителей должен предоставляться работнику одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Работодатель сотрудников-совместителей перед составлением графика отпусков должен запросить у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

Однако это право, а не обязанность работника брать сразу отпуск на основном месте работы и на работе по совместительству. Он может взять ежегодный отпуск на каждом месте работы и в абсолютно разные периоды, если ему так удобно, и данные периоды согласованы с работодателями.

Сотрудники-мужчины, когда жена ждет ребенка

Согласно ст. 123 ТК сотрудник (мужчина) может написать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, который должен быть предоставлен ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

С Рокет Кадры все кадровые процессы оцифрованы: от приема на работу до увольнения. Все документы подписывают в онлайн формате. Дублировать на бумаге не придется.

Сотрудники, которые могут уйти отпуск раньше

Статья 122 ТК говорит нам о том, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Но есть особые категории работников, которые могут уйти в отпуск раньше (то есть, даже если не отработали 6 месяцев в компании):

  • женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет

Родители троих и более детей в возрасте до 12 лет имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время (ст. 262.2 ТК).

Работодатель должен учитывать и этот момент при составлении графика отпусков.

Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих

Эти категории работников также имеют приоритетное право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2023 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Онлайн-платформа Рокет Кадры для полноценного КЭДО: стоимость от 450 руб. за сотрудника в год. В стоимость включен весь функционал, в том числе выпуск ЭЦП для каждого сотрудника.

Оставьте заявку

Форма для графика отпусков

Обычно кадровые специалисты при оформлении графика отпусков используют старую привычную форму Т-7 (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Это необязательно, можно разработать свой бланк.

На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска работников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Данные в графы 7, 8 и 9 вносятся в течение года (рукописно) по мере ухода работников в отпуск.

Работодатель может внести в форму Т- 7 дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись.

Как правило, график отпусков хранится в отделе кадров (копии могут быть направлены в бухгалтерию, руководителям структурных подразделений, выложены на внутреннем сайте компании).

ТК обязывает работодателя известить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК). Специалист отдела кадров направляет работнику уведомление о начале отпуска, с которым работник знакомится под роспись.

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска несвоевременно, то есть позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок.

Таким образом, график отпусков является важным локальным нормативным актом, которым не стоит пренебрегать, ведь он помогает планировать наперед отсутствие сотрудников, чтобы руководители отделов могли своевременно перераспределить нагрузку.

Штраф

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц и предпринимателей в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Источник

Как составить график отпусков

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Скачать бесплатно бланк Т-7

Разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. 

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

  • нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
  • должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Поручите кадровый учёт профессионалам 1С

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

  • графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
  • графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
  • графа 3 – имя, фамилия и отчество;
  • графа 4 – табельный номер;
  • графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
  • графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

  • завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
  • предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
  • собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Мы в соцсетях: Телеграм,  ВКонтакте,  Дзен  – анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса

Источник

Работаю в графике день/ночь.Ухожу в отпуск на 14 дней,последний день отпуска выпадает на ночную смену,которая заканчивается в 8.00 утра следующего дня.(Так же этот день по моему графику считается выходным с 8.00 утра).Работодатель заставляет выйти на работу в последний день отпуска,мотивируя тем,что в 00ч.00м мой отпуск заканчивается.Отпуск оплачивается из расчета 14 дней по 8 часов итого 112 часов,за период отпуска у меня 8 рабочих смен по 12 часов итого 96 часов,из чего следует что эти часы уже оплачены и покрыты отпуском.Законно ли требовать от меня выхода на работу в мой последний день отпуска?

Ответ:

Не законно. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности, с которым работники должны быть ознакомлены не позднее чем за один месяц до введения его в действие.
Если работник работает в сменном режиме (с 20.00 до 08.00), то работник обязан выйти на работу в первую после последнего дня отпуска полную рабочую смену. Вы не обязаны выходить на работу с 00.00 часов. То есть очередной рабочей сменой будет являться следующая полная смена после смены, частично приходящейся на последний день отпуска.
За защитой своих прав Вы вправе обратиться в территориальный орган Роструда – государственную инспекцию труда (в том числе через данный ресурс), а также в суд.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
В соответствии со ст. 103 ТК РФ сменная работа – работа в две, три или четыре смены – вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.
Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.
Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Согласно ст. 352 ТК РФ каждый имеет право защищать свои трудовые права и свободы всеми способами, не запрещенными законом.
В соответствии со ст. 353 ТК РФ федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) и ее территориальными органами (государственными инспекциями труда). За защитой своих трудовых прав работник может обратиться в государственную инспекцию труда по месту нахождения работодателя, в том числе через данный ресурс.
Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). При пропуске по уважительным причинам сроков они могут быть восстановлены судом. Трудовые споры рассматриваются районными (городскими) судами по месту нахождения работодателя.
При этом необходимо иметь в виду, что государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав посредством обращения в государственную инспекцию труда.

Источник

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Обязанность по предоставлению отпусков

Работодатель обязан предоставлять работникам все виды отпусков, предусмотренные ТК РФ, в том числе:

  • основной (обычный или удлиненный) ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • дополнительный оплачиваемый отпуск (отдельным категориям работников).

Процесс предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков регулирует именно работодатель (письмо Минтруда России от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Поэтому он обязан:

  • вовремя составить и утвердить график отпусков;
  • своевременно предупредить каждого сотрудника о времени начала и окончания отпуска.

Кроме того, работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы – ​в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (продолжительностью до 5 календарных дней), а также в иных случаях 1, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ). Во всех остальных ситуациях работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника, и тогда его продолжительность будет определяться по соглашению сторон.

Вносить периоды отдыха за свой счет в график отпусков не обязательно, поскольку он должен определять только периоды оплачиваемых ежегодных отпусков. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на внесение неоплачиваемых отпусков в график. Поэтому, если дополнительно указать в графике периоды отпусков за свой счет, нарушением это не будет.

Можно ли график отпусков не составлять?

Составлять и утверждать график отпусков обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили хотя бы один трудовой договор с работником 2. Исключение сделано только:

  • для организаций и предпринимателей, которые считаются микропредприятиями, т. е. соответствуют всем требованиям ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и внесены в соответствующий реестр ФНС России (https://ofd.nalog.ru/);
  • некоммерческих организаций (за исключением гос- и муниципальных учреждений, госкорпораций, публично-правовых компаний, госкомпаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций).

У микропредприятия и некоммерческой организации прошлогодняя среднесписочная численность сотрудников должна составлять до 15 человек, а прошлогодний предельный доход не превышать 120 млн руб. 3

Микропредприятия и некоммерческие организации вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов по вопросам трудового права, за исключением локального акта о временном переводе персонала на дистанционную работу в исключительных случаях в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ. Если они отказались от принятия локальных актов, то должны включить дополнительные условия, регулируемые ЛНА, непосредственно в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Поэтому такие трудовые договоры составляют по типовой форме (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

В п. 22 такой типовой формы предусмотрена возможность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск не в соответствии с графиком отпусков, а по письменному соглашению между работником и работодателем. Поэтому вместо графика отпусков такие организации и ИП вправе составлять письменные соглашения с работниками. И тогда на их составление следует указать в п. 22 трудового договора, заключаемого с каждым работником.

Остальные работодатели, не относящиеся к названным, не вправе вместо графика отпусков прописать периоды отпуска каждого работника в его трудовом договоре. Для обычных работодателей трудовой договор не заменяет график отпусков, такая замена противоречила бы трудовому законодательству.

График отпусков в первый год работы

По общему правилу, график отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который его составляют (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

ТК РФ не устанавливает специальных норм по составлению графика отпусков в первый год образования организации или регистрации предпринимателя. Поэтому юрлица и ИП могут в первый, в том числе неполный, год работы (до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока) обойтись без графика отпусков. Это не будет нарушением законодательства и не повлечет каких-либо штрафов или иных санкций. В таком случае ежегодные оплачиваемые отпуска будут предоставляться по согласованию сторон трудового договора (например, согласно письменному заявлению каждого работника, являющегося основанием для издания приказа).

Однако отсутствие графика отпусков в первый год работы крайне невыгодно работодателю, т. к. дает возможность всем работникам претендовать на оплачиваемый отпуск в удобное для них время, без учета производственной ситуации. Поэтому, если у нового работодателя заключены трудовые договоры, желательно составить и утвердить график отпусков даже в первый год работы. Дата его составления может быть и датой его утверждения. После чего по мере найма новых сотрудников график отпусков на первый год можно дополнять (см., например, письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Кстати, требования обязательно вносить изменения в утвержденный график отпусков с приходом каждого нового работника нет 4.

Форма графика отпусков

На сегодняшний день в ТК РФ форма и содержание графика отпусков не конкретизированы. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 5, уже давно носит не обязательный, а рекомендательный характер. Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, будет ли он использовать ее или разработает и утвердит собственную форму, в которой должны быть учтены все требования ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 6 . Решение об этом рекомендуется закрепить в локальном акте по вопросам трудового права (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800).

Кроме того, действующее трудовое законодательство не запрещает составлять график отпусков в электронном виде. В таком случае его следует заверить электронной подписью.

Независимо от того, по какой форме и в каком виде будет оформлен график, важно соблюсти все требования к его составлению и процедуре его утверждения.

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

  1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
    • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
    • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
    • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
    • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
    • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
  2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
  3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
  4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…

Источник

Добавить комментарий