Как составить график выполнения проектов

Новый проект в работе зачастую сигнализирует о начале ещё одного приключения со всеми его заинтересованными сторонами, сроками, результатами и инструментами. Но будь то запуск нового продукта, проведение мероприятия для поставщиков, составление контент-календаря на год или даже адаптация новых сотрудников, у каждого проекта обязательно должен быть график его реализации.

Чтобы вести свою команду верным курсом, знать, кто что и когда делает, а также видеть, как отдельные элементы стыкуются между собой, крайне важно подготовить график проекта с чёткими планами, процессами и обязанностями. Несмотря на то, что подготовка может занять некоторое время, тщательно проработанный график проекта позволит повысить эффективность работы, ответственность за результат и отлаженность действий. А эти три словосочетания — просто как музыка для ушей (особенно для начальства, которое поручило вам этот проект). Кроме того, можно будет избавиться от лишних инструментов, которые, по идее, должны помогать вам в управлении проектом, но на самом деле лишь усложняют процесс.

Пусть на вашей визитке и не написано, что вы руководитель проекта, но знаете что? В этом проекте, как и во многих проектах в будущем, фактически это и есть ваша функция. Примите это! Когда вы научитесь думать, как руководитель проекта, вы начнёте делать свою работу эффективно.

Как создать график проекта

Теперь, когда вы готовы двигаться вперёд в качестве руководителя проекта, самое время начать планирование и составить график проекта. Поскольку процесс составления графика в рамках управления проектом может показаться вам незнакомым, ниже приведён список действий, которые необходимо выполнить при создании плана проекта.

1. Определите цели проекта. Запишите ключевые вехи и ожидаемые результаты, которые позволят судить об успешности проекта.

2. Определите все заинтересованные стороны. Составьте список лиц, которых нужно будет привлечь к проекту, даже если их функции ограничиваются лишь подписью.

3. Определите крайний срок. Когда проект должен быть полностью завершён? Обязательно выделите достаточно времени на устранение нестыковок, которые непременно возникнут.

4. Составьте список всех действий или задач. Возьмите вехи и ожидаемые результаты, которые вы определили, выполняя действие № 1, и разбейте их на более мелкие задачи и подзадачи, чтобы учесть все возможные варианты.

5. Назначьте участников группы, ответственных за каждую из задач. Решите, кто возьмёт на себя ту или иную задачу или подзадачу, и чётко обозначьте сроки их выполнения. Помните, что ваши коллеги наверняка заняты и в других проектах. Рассчитывайте их рабочую нагрузку так, чтобы они не оказались перегружены.

6. Проработайте сроки выполнения всех задач. Определите, сколько времени займёт выполнение каждой из них (сроки начала и завершения) с учётом неизбежных задержек. Также важно учитывать последовательность работы, поскольку к некоторым задачам можно будет приступить только после завершения других задач.

7. Организуйте график проекта в одном инструменте и поделитесь им с группой.

   После составления плана проекта необходимо организовать его таким образом, чтобы все участники могли использовать его в своей работе. Наличие инструмента, позволяющего сделать и то, и другое, будет иметь решающее значение для вашего успеха.

Когда у вас появится детальный график проекта, вы (и ваш коллектив) будете тратить меньше времени непосредственно на управление проектом и больше заниматься качественной работой. В конце концов, разве не для этого вас нанимали?

Попробовать Asana для управления проектами

Примеры графика проекта

После выполнения всех перечисленных выше действий у вас будет график с чётко прописанными временными рамками и этапами проекта. Ниже приводятся несколько примеров того, как это может выглядеть.

Пример графика планирования мероприятия

Планируете виртуальное мероприятие? В вашем графике должно быть отражено всё, что нужно сделать, с указанием сроков вплоть до самого главного события.

Бесплатный шаблон для планирования мероприятий

Пример графика проекта по запуску нового продукта

Создайте структуру разбивки работ, отразив в ней все необходимые этапы, и определите зависимости между задачами для запуска очередного нового продукта, а затем просмотрите всё это в одном проекте, которым можно легко поделиться со всеми коллегами, чтобы каждый понимал, что от него требуется.

Бесплатный шаблон запуска продукта

Пример графика маркетинговой кампании

План проекта, в котором расписана каждая деталь, позволяет точно знать, что происходит в тот или иной день вашей маркетинговой кампании.

Бесплатный шаблон для управления кампанией

Действия после составления графика проекта

Хронология проекта предназначена для того, чтобы эффективнее делать больше полезной работы. Если видеть общую картину проекта и создать тщательно продуманный план, стресса будет меньше, а производительность повысится. После составления плана останется выполнить ещё два важных действия.

Предоставление плана коллективу

Имея график проекта, участники группы будут точно знать свои обязанности в рамках проекта и смогут высказывать собственное мнение об отведённых им частях плана. Сначала разошлите график проекта всем его участникам, а затем попросите их рассказать, что они о нём думают (поделиться вопросами, сомнениями или идеями).

Чтобы поддерживать высокий уровень организации, предложите единое место, куда должны отправляться все ответы, и укажите срок, до которого они принимаются, приучая тем самым участников группы выполнять действия своевременно. Собрав все отзывы, сформируйте обновлённую версию графика проекта и ещё раз поделитесь ею со всеми заинтересованными сторонами. Также обязательно внесите график проекта во все важные документы по его планированию, такие как проектное задание и пояснительная записка.

Корректировка проекта по ходу выполнения

В Древней Греции Гераклит как-то озвучил интересную мысль о том, что постоянны лишь изменения. Это относится и к вашему плану проекта. Приступив к работе над проектом, постоянно сверяйтесь со своим графиком. Корректируйте его по мере необходимости при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Когда управление графиком и остальными материалами проекта ведётся централизованно, у всех его участников есть единый источник достоверной информации, а сами они всегда используют актуальную версию графика проекта.

Повышение эффективности путём преобразования планов и графиков в шаблоны

Чтобы сэкономить ещё больше времени при планировании проектов, используйте проверенный шаблон и перестаньте заново изобретать колесо всякий раз, когда запускаете новый проект.

Если ваш текущий проект представляет собой ежегодное событие, скажем, отраслевую выставку-ярмарку, то нет ничего сложного в том, чтобы взять тщательно проработанный график проекта сегодня и использовать его для проведения такого же мероприятия в следующем году. А над какими ещё проектами, которые каждый раз проходят по одной и той же схеме, вы работаете? Например, в рамках выставки-ярмарки могут выполняться задачи, схожие с теми, которые потребуются для организации виртуального обеда с клиентами, устраиваемого вами позднее в этом году. Наличие шаблона графика проекта позволит быстрее и эффективнее запускать проекты в будущем.

Где составлять график проекта?

Раз уж вы фактически берёте на себя новую роль руководителя проекта и принимаете более эффективный подход к работе, предусматривающий создание графиков проектов, то наверняка пришло время перейти на универсальный инструмент. (Да-да, такие бывают!)

На рынке представлены инструменты управления работой, позволяющие строить динамические графики проектов и интуитивно понятные хронологии, похожие на диаграммы Ганта, которые обеспечивают высокую прозрачность на всех этапах и для всех заинтересованных сторон. Попрощайтесь с электронной почтой, электронными таблицами и чатами, которые никак не взаимодействуют друг с другом.

Создать хронологии проектов с помощью Asana

Разработка графика проекта и управление им в централизованной системе позволяет определять каждое отдельное действие и его длительность с помощью календаря проекта, выстраивать задачи и подзадачи, а также назначать их соответствующим исполнителям. Когда же план проекта нужно будет скорректировать, вы сможете оперативно внести изменения с помощью этого инструмента, о которых будут автоматически уведомлены все заинтересованные стороны. При этом различные варианты представления графика проекта отражают все стили работы и обучения, а рабочие процессы идеально сочетаются друг с другом, поскольку вы всегда знаете, кто что и когда делает.

Визуализировать календари групп в Asana

Работайте умнее с помощью графиков проектов

Поздравляем вас, руководитель проекта по факту! Вы на пути к тому, чтобы работать умнее. Теперь у вас есть всё необходимое для того, чтобы перестроить ваш процесс работы над проектами и вдохнуть в него новую жизнь. Вы можете делать всё это (и даже больше) с помощью такого решения для управления работой, как Asana. Считайте его своим универсальным инструментом для достижения успеха в проектах. Удачного планирования!

Автор статьи: Александр Захаркин

Рубрики: Управление проектом

Каждый проект – это множество задач, связанных между собой. В процессе работы приходится все время учитывать сроки и ресурсы, зависимости и связи между разными этапами работ. Для четкого выполнения планов и соблюдения сроков требуется единый инструмент, которым и является график проекта. Зачем он нужен, в чем его значение и как он помогает справляться с рабочими ситуациями на проекте?

Что такое график проекта и зачем он нужен

График проекта – детальная и проработанная маршрутная карта, в которой учтены сроки, ресурсы и последовательность выполнения этапов работ. Уместно сравнить график с нотной партитурой. Без нее большой оркестр не сможет слаженно сыграть произведение. Если каждый будет исполнять партию на слух и когда хочет, то вместо музыки мы получим какофонию.

А теперь представим, что все исполнители проекта делают работу по своему усмотрению, без координации действий друг с другом, без согласования последовательности шагов.

В итоге мы получим подписание договора аренды до согласования и юридической экспертизы, стройку раньше утверждения проекта, а монтаж выключателей до того, как будет проложена проводка. Абсурд, верно?

График проекта нужен для того, чтобы соблюсти необходимую последовательность работ, исполнение сроков и технологий.

Для составления графика мы используем специализированное ПО. Удобно работать, например в MSP (Microsoft Project). Программа позволяет следить за реализацией каждого этапа, отслеживать связи задач и подзадач, вносить необходимые коррективы.

Структура графика проекта

С чего начать составление проектного графика? Сначала необходимо обозначить главные этапы проекта. В рамках этих основных блоков будут реализованы десятки и сотни более мелких подзадач.

В наших проектных графиках основные блоки могут выглядеть следующим образом.

• Предпроектная подготовка.
• Поиск помещения.
• Тендер на проект.
• Проектная документация.
• Тендер на строительство.
• Строительные работы.

Затем каждый этап детализируется. Мы прописываем, что включает в себя конкретный блок работ, сколько на него требуется времени, какие ресурсы необходимы и как между собой связаны задачи и подзадачи этапа.

Например, блок «Тендер» может состоять из таких задач и подзадач:

• Предквалификационный тендер: подготовка, отправка и анализ предквалификационного пакета, проведение предквалификационного тендера, выбор кандидатов на тендер.

• Основной тендер: подготовка и отправка тендерного пакета, объявление тендера, получение предложений, анализ предложений, интервью с кандидатами, выбор подрядчика.

Итогом этапа станет список выбранных подрядчиков.

Все подзадачи связаны между собой, и очень важно соблюдать последовательность действий.

Например, нельзя заключить договор аренды без проведения подготовительных работ, анализа условий, экспертизы и согласования. Значит, для этапа этого мы прописываем соответствующие задачи. По каждой из них определены ключевые параметры:

• кто вовлечен в каждый из этапов;
• кто несет ответственность за этап;
• в какие сроки должно быть выполнено каждое действие;
• что станет результатом выполненного действия – согласование или утверждение документов.

После выполнения всех задач результатом этапа станет подписание договора.

Особенности работы по графику проекта

График текущего проекта отражает его ритм. Реальность иногда отличается от идеального плана, случаются проволочки и задержки, но график позволяет своевременно реагировать на это и корректировать колебания сроков. Я знаю по опыту, что больше всего времени отнимают различные согласования, которые могут затянуться на неделю вместо одного дня. Такая задержка приводит к синхронному сдвигу сроков. Потери времени на подготовительных этапах мы можем компенсировать при непосредственном выполнении работ. Мы всегда сотрудничаем с профессионалами, поэтому можем оптимизировать и скорректировать ход строительства, чтобы не нарушить общий график проекта.

Проектный график эффективен для решения самых разных задач. Когда мы зашли в один из проектов, в нем уже работали 13 подрядчиков, каждый из которых имел свои собственные сроки и задачи. Это приводило к серьезным сбоям в последовательности действий. Проиллюстрировать ситуацию можно на примере известной басни «Лебедь, щука и рак». Сроки проекта были под угрозой срыва. Мы составили единый проектный график работ, обеспечили его исполнение подрядчиками. В результате строительство закончили в запланированные сроки.

Контроль и оперативная коррекция хода работ с помощью графика

График дает возможность не только планировать, но и контролировать рабочий процесс, уточнять состояние каждого этапа. Например, напомнить об окончании срока задачи ее исполнителю. Если же подрядчик не успевает провести работу до установленного срока, то задачу можно быстро и без рисков скорректировать.

К примеру, в упомянутом выше проекте у нас был единый график установки выключателей для всех помещений, но произошла задержка из-за неготовности стен. Тогда мы разбили график установки на отдельные задачи по каждому помещению, чтобы работа шла по мере готовности стен. Общую последовательность работ мы изменили с сохранением сроков. Подрядчики были поставлены в известность о новой последовательности работ и могли согласовать свои действия. Проблему мы решили быстро, сроки не пострадали.

Работа по графику выгодна для всех участников проекта.

• Заказчик отслеживает процесс выполнения и видит состояние каждого этапа.
• Мы контролируем все этапы, элементы и связи процесса.
• Подрядчики избегают рисков срыва сроков из-за несогласованности действий.

График – это организованный, понятный и расписанный процесс исполнения проекта. Он обеспечивает необходимую гибкость выполнения задач, сохраняя ход проекта управляемым и прогнозируемым.

Представьте, что вы собираетесь построить дом. Станете ли вы сразу копать фундамент, рассчитывая, что разберетесь со всеми деталями по ходу дела? Скорее всего, нет. Прежде чем браться за инструмент, вы составите план.

Вы должны иметь четкое представление обо всех необходимых этапах и о специалистах, которые будут участвовать в строительстве. Вам нужно будет знать порядок выполнения задач (не станете же вы устанавливать крышу, когда у вас еще нет стен!). И, самое главное, вы составите график, чтобы завершить этапы работ в срок.

Разве этот пример не доказывает, какое огромное значение имеет планирование?

Даже если речь идет не о строительстве дома, менеджеры проектов ответственны за то, чтобы проекты выполнялись эффективно и своевременно. Процесс планирования необходим для устранения препятствий, эффективного использования ресурсов, а также для того, чтобы сдавать проекты вовремя и без превышения сметы.

И тут встает вопрос о графике работ по проекту. Давайте обсудим, что такое этот график и как его составить, чтобы ваш дом (то есть проект) был успешно завершен.  

Что такое график работ по проекту?

График работ по проекту (часто в форме диаграммы Ганта) включает в себя все этапы, необходимые для выполнения проекта, начиная от запуска и заканчивая сдачей отчетных материалов.

О сдаче проекта следует упомянуть особо. Ваш график работ не должен заканчиваться на моменте создания и оформления отчетных материалов.

Например, сотрудники маркетингового агентства не должны считать проект по созданию электронной книги завершенным, когда у них на руках окажется готовый PDF-файл. Проект будет завершен только после сдачи — то есть после того, как клиент предоставит отзыв, подпишет акт сдачи-приемки оказанных услуг и выложит электронную книгу на своем сайте.

Сдача проекта — это очень важный завершающий этап. Во многих организациях помимо менеджеров проектов, которые координируют и контролируют ход работ, есть специальные менеджеры по сдаче проекта. Они ответственны за то, чтобы проект был доведен до конца.

А если у вас нет ни тех, ни других? Не волнуйтесь. Ваш график работ по проекту поможет вам следить за ходом выполнения работ и гарантировать, что проект будет благополучно доведен до финишной черты.

Шесть шагов для соблюдения графика работ по проекту

График очень важен, но лишь в том случае, если он правильно составлен.

Что нужно знать, чтобы составить собственный график работ и выполнить важнейший процесс сдачи отчетных материалов по проекту? Вот шесть шагов, которые необходимо выполнить.

1. Определите объем работ

Прежде чем приступить к составлению календарного плана проекта, вам нужно четко знать, что включают в себя отчетные материалы. Это поможет вам в планировании, а также позволит проинформировать всех участников проектной группы.

Для начала составьте краткое описание объема проекта. Оно может быть простым или сложным в зависимости от самого проекта. Но описание должно включать в себя следующую информацию:

• Цель. Укажите контекстные данные о том, почему выполняется этот проект и какая цель должна быть достигнута.
• Отчетные материалы. Перечислите основные отчетные материалы, которые будут указаны в графике работ по проекту.
• Требования заказчика. Опишите критерии, которые должны быть соблюдены, чтобы отчетные материалы были признаны приемлемыми.

Часто в описании объема проекта указывают сведения о сметной стоимости, заинтересованных лицах, ограничениях, исключениях и проектных допущениях. Но для начала давайте остановимся на самом простом варианте.

Если рассматривать наш пример с маркетинговым агентством, выпускающим для клиента электронную книгу, то простой образец описания объема проекта может выглядеть примерно так:

Мы создаем и выпускаем 12-страничную электронную книгу для клиента XYZ с подробной информацией о кадровых процессах с целью повысить число подписчиков на почтовую рассылку клиента.

Вы видите, какие основные компоненты включены в это описание? Вот они:

• Цель: повысить число подписчиков на почтовую рассылку клиента.
• Отчетные материалы: электронная книга с подробной информацией о кадровых процессах.
• Требования заказчика: объем электронной книги должен составлять 12 страниц.

Когда вы стремитесь быстрее приступить к работе над проектом, этот этап может показаться вам ненужной формальностью. Но такое описание поможет гарантировать, что у всех участников команды будут одинаковые ожидания в отношении проекта, и что они получат одинаковые инструкции.

Представьте, что на этом этапе вы выбираете тип дома, который станете строить. Ранчо? Двухэтажный особняк? Небольшой загородный домик для отдыха? Это важная контекстная информация, которая нужна вам до того, как вы перейдете к следующему этапу.

2. Создайте иерархическую структуру работ (WBS)

Теперь, когда вы выяснили, какими будут ваши отчетные материалы, пора разбить их на еще более мелкие фрагменты. Процесс создания иерархической структуры работ может показаться вам сложным или даже пугающим, но на самом деле это не так.

В ходе этого процесса нужно всего лишь подумать о том, какие вехи постепенно приведут к завершению проекта. Не путайте их с отдельными задачами и обязанностями — это должны быть реальные, существенные материалы, связанные с вашим проектом.

В нашем примере с электронной книгой мы знаем, что будем сдавать заказчику электронную книгу размером в 12 страниц. Но в ходе выполнения проекта мы создадим несколько промежуточных материалов, а именно:

• Черновик текста
• Черновой вариант дизайна электронной книги
• Целевую страницу
• Анонс электронной книги для рассылки по эл. почте

Чтобы выполнить проект, эти четыре материала должны быть созданы в нужной последовательности. Разбейте ваш проект на соответствующие рабочие этапы.

3. Составьте список задач

Теперь вместо большого проекта у вас есть четыре вехи, с которыми нужно работать — создание черновика текста, чернового дизайна, целевой страницы и анонса для почтовой рассылки.

Благодаря этой более удобной структуре вам будет проще выявить задачи, связанные с вашим проектом. Подумайте о том, какие задачи нужно выполнить для создания этих материалов. Какие действия нужно предпринять в правильном порядке?

Например, для создания чернового варианта текста электронной книги, ваша команда должна будет выполнить следующие действия:

• Провести исследование
• Запланировать интервью со специалистами
• Провести интервью
• Составить план текста
• Написать черновой вариант текста
• Отредактировать текст

Повторите этот же процесс для каждого из запланированных материалов. Вы получите полный список задач, выполнив которые, сможете завершить проект.

4. Выявите зависимости задач

Каждая задача по отдельности может казаться достаточно легкой. Но любой менеджер проекта скажет вам, что их тесная взаимосвязь значительно усложняет проект.

Поэтому очень важно выявить все зависимости задач на этапе планирования — до того, как вы начнете составлять график работ по проекту. Разобравшись в зависимостях между задачами, вы сможете составить план работ по проекту, который окажется гораздо более продуманным и эффективным.

Вооружившись списком задач, посмотрите, как они связаны между собой. Ваши дизайнеры должны создать схемы и инфографику для электронной книги. Но смогут ли они начать до того, как получат текст и статистические данные от группы разработки контента? Скорее всего, нет.

Отметьте все эти зависимости сейчас, чтобы учесть их на последующих этапах.

5. Оцените время, необходимое для выполнения задачи

Чтобы создать как можно более точный график проекта, вам нужно хотя бы приблизительно знать, сколько времени займет выполнение той или иной задачи. Это поможет вам устанавливать более реалистичные сроки.

Посмотрим правде в глаза — оценить затраты времени на выполнение задачи может быть очень сложно, в том числе из-за ошибок планирования и излишнего оптимизма. Чтобы не впасть в идеализм и не установить невыполнимые сроки, обратитесь за помощью к сотрудникам, работающим над проектом.

6. Создайте диаграмму Ганта

Итак, вы уже разобрались с целями проекта, материалами, задачами. зависимостями и ожидаемыми сроками. Это означает, что у вас есть все необходимое для составления графика работ по проекту — в форме диаграммы Ганта.

На диаграмме Ганта отображаются задачи, относящиеся к проекту, рядом с временной шкалой. Задачи при этом показаны в виде горизонтальных полос. Длина каждой полосы соответствует ожидаемому промежутку времени, отведенному на выполнение задачи. Такая диаграмма представляет в наглядном виде календарный план, а также позволяет отслеживать весь ход выполнения проекта.

В ходе жизненного цикла проекта менеджер может пользоваться диаграммой Ганта для корректировки длительности задач, сроков выполнения и зависимостей, чтобы действовать в соответствии с изменяющимися приоритетами и избежать возможных задержек.

Для максимальной результативности диаграмма Ганта должна быть доступна всем участникам проектной группы с самого начала работ. Это позволяет использовать более целостный подход, характеризующийся высоким уровнем взаимодействия, — когда все участники проектной группы оказываются вовлечены в работу с самого начала, а не подключаются на различных этапах. В результате повышается прозрачность информации и уровень подотчетности в команде.

Не надо недооценивать этап сдачи работ

Ваш проект будет считаться незавершенным, пока он не будет сдан, и именно поэтому за сдачу проекта во многих организациях отвечает отдельный специалист. Этот финальный этап имеет очень большое значение.

Тем не менее, вы можете выполнить этот важный этап даже без менеджера, отвечающего за сдачу проекта.

Ваш график работ по проекту поможет вам успешно создать план, следить за ходом выполнения работ и гарантировать, что проект будет благополучно доведен до финишной черты. Дополнительные советы по составлению графиков работ см. в статье «Почему нарушается график работ по проекту и как с этим бороться».

Планируете заключить договор на выполнение строительства, капитального, текущего ремонта или иных подрядных работ? Время продумать и составить план графика выполнения работ, который ляжет в основу  взаимодействия заказчика с подрядчиком и спланирует начало, этапы и окончание сроков выполнения подряда.

Что такое ГПР и зачем он нужен

Единые требования ГПР по стройке утверждены Приказом Минстроя от 05.06.2018 № 336/пр «Об утверждении методики». Документ применяется заказчиками и при составлении плана по капитальному и текущему ремонту.

Как составить график производства работ в строительстве:

• определите сроки выполнения, в том числе начало и окончание этапов внутри комплекса подряда, включая промежуточные этапы. Если предусмотрено, то срок ввода в эксплуатацию отдельных систем, например, водоотведения и (или) водоснабжения, численность рабочих, количество техники, инструментов и иных ресурсов;
• предусмотрите перечень и порядок выполнения этапов (при наличии);
• составьте ежедневный график производства работ при строительстве;
• посчитайте затрачиваемое рабочее время;
• продумайте сроки оплаты.

Каждый из показателей прописывается подробно, с указанием всех величин: часы, дни, месяцы, штуки, метры и т. п. Если какой-то параметр не учтен при составлении документации, возможна несогласованность работ, просрочка сдачи объекта по этапу из-за отклонения от графика производства работ и иные негативные последствия вплоть до расторжения договора из-за невозможности исполнить контракт.

Исходя из объекта договора, его сложности, объема и продолжительности, выделяют виды календарных планов:

• сводный — самый масштабный и сложный, разрабатывается в целом по комплексу объектов, к примеру, строительство олимпийской деревни;
• объектный, рассчитанный индивидуально под строящийся объект. План разбивается на временные отрезки, месяцы, дни с подробным описанием вида деятельности в том или ином периоде, последовательности выполнения подряда и связь процессов между собой;
• рабочий — прикладная схема выполнения процессов на стройке для оперативного планирования и руководства за рабочим процессом (формы утверждены МДС 12-81.2007 и СТО НОРСТРОЙ 2.3351-2011). Он составляется на месяц или дни, подлежит корректировке по ситуации, исходя из погодных условий, задержек поставок материалов и т. п.

Кто составляет календарный план

По общему правилу, ГПР является приложением к контракту на выполнение тех или иных работ. Он разрабатывается вместе со всей документацией и проектом договора на основании сметных расчетов, проектной и рабочей документации (при наличии). Если закупка осуществляется конкурентным способом в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ, план подлежит размещению в Единой информационной системе в сфере закупок вместе с документацией об осуществлении закупки, извещением о закупке.

В шапке ГПР указывается наименование объекта, в отношении которого создается документ.

В соответствии с разделом 2 Приказа Минстроя от 05.06.2018 № 336/пр, он содержит разделы:

• порядковый номер этапа исполнения контракта, части отдельного вида подряда;
• наименование этапа;
• сроки исполнения этапа;
• физический объем;
• срок передачи и (или) поставки материальных ресурсов (техника, строительные материалы) (при наличии).

Внизу после всех графиков и таблиц раздела с подписями сторон по договору указываются следующие контрольные даты:

• подписание сторонами акта о соответствии состояния земельного участка, на котором расположен объект закупки, условиям договора;
• передача подрядчику копии разрешения на строительство, реконструкцию объекта; копии технической документации на присоединение объекта к централизованным коммунальным сетям;
• подключение объекта к сетям инженерно-технического обеспечения (при наличии);
• подписание акта по завершении подряда о соответствии состояния земельного участка условиям договора.

По структуре он состоит из двух частей: графическая и расчетная.

Графическая часть относительно листа располагается справа, содержит в графическом виде ход и пересечение процессов.

Расчетная, с левой стороны листа, предполагает наличие расчетов по объему и перечню работ, временных затрат с учетом применения нормативов по использованию техники и людских ресурсов и иные вычисления. Крупными организациями для составления плана применяется программа для графиков производства работ в строительстве, которая проста в установке и использовании. Такие программы полностью автоматизируют процесс расчетов и исключают ошибки, возникающие из-за «человеческого фактора».

Календарный план составляется функциональным подразделением заказчика: департаментом строительства, отделом или группой кап. строительства и ремонта. Если у организации в штатном расписании такие службы отсутствуют, кто составляет график производства работ, решает руководитель организации, назначая ответственное лицо, закрепляя за ним исполнение обязанностей в приказе и должностной инструкции.

Кем утверждается ГПР

План утверждается руководителем организации или физическим лицом, в случае наличия статуса индивидуального предпринимателя. По решению руководства компании может определяться другое лицо, кто утверждает график производства работ:

• заместитель руководителя;
• руководитель функционального подразделения;
• иное лицо, определенное локальным документом организации, например, приказом о распределении полномочий и т. п.

Пример ГПР в строительстве

Исходя из графического отображения работ при строительстве, выделяют 3 вида графиков.

Линейный

Длительность процесса отображается горизонтальными отрезками. Это самые простые схемы, включающие в себя:

• список и объем подряда;
• продолжительность и сроки выполнения этапа;
• определение трудоемкости на все виды подряда по нормативу;
• оптимизацию трудовой силы, ресурсов и своевременное исполнение контракта.

Минус графика состоит в невозможности внести изменения и устранить ошибки в подсчетах. Если допущены неточности в определении объема, продолжительность сроков сдвинется, что приведет в дальнейшем к нарушению сроков исполнения контракта, начислению и взысканию неустойки..

Сетевой

Он состоит из кружочков, соединяющихся стрелками — сплошными и пунктирными. Распространенным видом графика признается схема, где кружки обозначают начало и конец процесса, а стрелки — процесс. Над стрелкой расписываются виды подряда, а под — длительность выполнения. Нумерация соответствует той очередности строительно-монтажных работ, по которой они будут проводиться.

Главным преимуществом сетевого графика, по сравнению с линейным, — это возможность поменять сроки без изменения самой схемы. Просто поменяйте цифры длительности этапа.

Пунктирными линиями отображены процессы, не требующие привлечения ресурсов и времени. Сетевой график не имеет тупиков, поскольку каждый процесс соединен стрелкой с предыдущим и следующим этапами.

Циклограмма

Это график периодичности организационного и технологического движения по процессу с учетом времени и пространства. Изображается при помощи прямых линий.

Линии обозначают:

• на оси Y отображены этапы подряда;
• на оси X — временные отрезки;
• срок и ход исполнения указывают с помощью прямой наклонной линии, начало линии — старт процесса на определенном этапе, а конец линии — окончание этапа.