Как составить графика специалистов

График работы — это обязательное условие трудовых взаимоотношений, которое определяет, сколько должен трудиться той или иной работник. Продолжительность трудовой смены, перерывы на отдых и прием пищи — все эти периоды должны быть закреплены в трудовом договоре либо в отдельном документе. В статье расскажем, что такое график работы, для чего необходим документ, и как правильно его составить. Актуальные примеры и готовые образцы доступны для бесплатного скачивания.

Начнем с понятий

Итак, что такое график рабочего времени? Это документ, содержащий порядок распределения трудовых периодов и перерывов на отдых в течение определенного расчетного периода. Данный термин используются повсеместно. Однако несмотря на его популярность, не многие встречались с этим документом. Разберемся, почему?

Итак, среднестатистический работник трудится 8 часов в день и пять дней в неделю — это стандартная пятидневка или 40-часовая рабочая неделя. Для таких работников отдельное составление графика работы не требуется. Да и зачем. Пришел на работу к девяти, «отсидел» до шести с перерывом на обед — зарплату получил.

Для специалистов данной категории ключевые условия о продолжительности трудового времени и отдыха обычно прописываются в трудовом договоре. То есть определяют при трудоустройстве. Но ведь не все работают на пятидневке. Так вот, если время труда у конкретного работодателя отличается от общепринятых стандартных норм, то необходим график работы, как правильно оформить образец — рассмотрим далее.

Однако не стоит полагать, что только исключительные условия труда являются основанием для утверждения отдельного документа. Вовсе нет. Так, режимность рабочего времени может быть утверждена и для трудящихся на пятидневке. Например, если на предприятии предусмотрено несколько смен или совмещены разные продолжительности труда.

В чем предназначение

Определимся, для чего нужен ГР сотрудников? Для того чтобы определить продолжительность труда и отдыха для каждого работника в отдельности на определенный отрезок времени. Например, утвердить смены для производственного цеха на март 2020 года. Этот документ позволяет решить сразу несколько задач. Он необходим для:

• определения режима труда;
• упорядочения сменности, продолжительности труда и отдыха;
• для выявления переработок, сверхурочных часов;
• для определения размера оплаты труда (совмещения, замещения, работа в ночное и вечернее время),
• для составления статистической отчетности.

Однако не стоит путать документ с табелем учета рабочего времени. ГРВ — это то, как будут работать сотрудники, а табель — это часы, смены и дни, учтенные по факту, то есть уже отработанные. Подробнее — в материале «График учета рабочего времени, как правильно составить».

Особенности составления

Итак, прежде чем определить, как составить рабочий график, обозначим ключевые особенности составления документа.

Кто должен составлять график работы сотрудников? Составлением документа должен заниматься сам руководитель либо ответственный работник, в должностные обязанности которого включены такие действия. Допустимо возложить обязанности на кадровика, секретаря, бухгалтера или, например, начальника отдела или смены. В любом случае к подготовке требуется подойти ответственно.

При разработке документа необходимо руководствоваться действующими нормами и требованиями трудового законодательства, а также положениями локальных распоряжений (коллективный договор, внутренний распорядок, отдельные приказы и распоряжения руководства).

Унифицированная форма отсутствует, поэтому придется разработать бланк самостоятельно. Закрепите структуру и формат документа в отдельном распоряжении руководителя.

Как оформить график работы сотрудников, примерный бланк:

Заполненный бланк утверждают приказом. Затем знакомят работников с содержанием распоряжения под подпись. Если кто-то отказался расписаться в ознакомлении, то составляется соответствующий акт.

При обычном режиме

Итак, как правильно написать график работы? В первую очередь изучите локальные положения и нормативы, действующие внутри организации. Затем укажите начало и окончание рабочей смены, дня. Если смена предусматривает перерывы на отдых или на приемы пищи (как определено в колдоговоре и внутреннем распорядке), закрепите данные перерывы по утвержденным нормам. Теперь обозначьте продолжительность смены, дня, их количество в расчетном периоде. Также закрепите порядок чередования труда и отдыха.

Стоит отметить, что на предприятии могут быть установлены не только стандартные нормы труда, но и сокращенные. Подробнее — в материале «Сокращенный рабочий день: 4 примера расчетов».

Пример, как составить график работы на 3 человека (4 человека, 5 человек…).

Сменные режимы

Такие режимы труда обычно устанавливаются на предприятиях и производственных организациях. Простыми словами, когда производственный цикл (процесс) требует круглосуточного труда (обслуживания, сопровождения, изготовления). Именно в таком случае работодатель заинтересован организовать несколько смен, чтобы производственный цикл не останавливался.

Такой режим труда совершенно не похож на стандартную пятидневку. Это может быть и работа два через два, и иные способы чередования смен. Общие инструкции и актуальные примеры представлены в специальном материале «Как сделать сменный график работы».

---

Бланк

Будущее — за более гибким графиком. Руководитель направления систем бизнес-аналитики BIA Technologies Станислав Воронин объясняет, как оптимизация применяется в сфере workforce management (WFM) и почему Amazon не прав.

Как известно, цель любой коммерческой организации — создание прибыли. Чтобы компания работала эффективно, она должна грамотно управлять всеми факторами производства. Об оптимизации управления физическим капиталом я подробно рассказывал в предыдущих статьях. На этот раз речь пойдёт о людях.

Конечно, есть высокороботизированные индустрии, для которых задача оптимального использования человеческих ресурсов менее актуальна — по причине небольшого числа сотрудников. Однако во множестве отраслей продолжают работать сотни, тысячи, десятки тысяч людей. Больше того — как это ни парадоксально, в некоторых компаниях с увеличением количества роботов увеличилось и количество сотрудников.

Чем больше в компании человек, тем сложнее вручную составить график работы, который устроил бы всех. Вот минимальный список сфер, для которых задача оптимизации расписания смен стоит наиболее остро:

– ритейл (кассиры, менеджеры торгового зала, мерчендайзеры и т. д.);

– транспорт (водители, машинисты, проводники, контролёры, пилоты, стюардессы, специалисты на стойках регистрации в аэропорту и т. д.);

– склады (грузчики, логисты, менеджеры распределительного центра и т. д.);

– банки (финансовые консультанты, менеджеры по обслуживанию клиентов и т. д.);

– госсектор и предоставление госуслуг (специалисты МФЦ и другие).

У каждой сферы есть своя специфика. Но одна вещь их объединяет: неравномерная потребность в персонале в течение дня. В пятницу вечером в магазине всегда больше покупателей, чем в понедельник утром. Звонки в колл-центр поступают с разной частотностью: в какие-то часы одновременно звонят 400 человек, а в какие-то — лишь 40. Машины также прибывают на склад неравномерно. В какие-то часы может потребоваться сразу пять грузчиков, а в какие-то — всего двое.

Загвоздка в том, что бизнесу невыгодно держать дополнительных людей в штате всего на один час пик в день или, скажем, на четыре часа в неделю. В игру вступает математическая оптимизация. Задача — составить расписания таким образом, чтобы выводить примерно одинаковое количество человек в день на полноценную 8-часовую смену и при этом выполнять KPI по обслуживанию клиентов.

Для начала в математическую модель заносятся следующие вводные данные:

1. Прогноз загрузки

Оценочное количество клиентов, звонков или машин в разные дни и часы. Прогноз делается статистическими методами на основе данных по аналогичным периодам в прошлом.

Чтобы получить достоверные данные о загрузке в банке или МФЦ, внедряют электронную очередь по талонам, а затем анализируют количество посетителей и открытых окон.

В случае с колл-центром для расчётов используется модель Эрланга. Это уравнение позволяет определить требуемое число операторов на основе желаемого уровня сервиса, то есть продолжительности ожидания ответа. Датский математик А. К. Эрланг придумал формулу в 1917 году. Она используется до сих пор. Впрочем, несмотря на свою популярность, Erlang неидеальна: например, она исходит из предположения, что звонящие висят на линии до ответа специалиста, и не учитывает вероятность того, что клиент может не дождаться и повесить трубку. Таким образом модель преувеличивает потребность в операторах.

2. Внутренние требования компании

В первую очередь, речь идёт о нормативах показателей эффективности (скажем, клиент не должен висеть на линии или стоять в очереди дольше 5 минут).

Кроме этого, в некоторых компаниях существует ряд специфических внутренних правил. Когда мы разрабатывали математическую модель для сети ювелирных магазинов, среди вводных были и такие: старший продавец обязан находиться в магазине в пиковые дни; если магазин располагается не в торговом центре, то в нём должны присутствовать как минимум три сотрудника и один охранник.

3. Нормативы на труд и отдых

Положения Трудового кодекса, праздничные дни, корректировка расписания при отпусках и больничных, отдых после ночной смены и т. п.

Отмечу, что право сотрудника на отдых — один из важнейших факторов хорошей системы планирования. Люди всегда должны быть на первом месте. Когда бизнес об этом забывает и начинает думать только о прибыли, мы получаем историю про Amazon. Об ужасах работы под руководством богатейшего человека планеты можно прочитать в статьях The Guardian, Forbes и Business Insider. Дополнительные красочные детали — в рассказе бывшего сотрудника склада Amazon: 60 рабочих часов в неделю, стоячая работа, недостижимые KPI, соревновательная таблица, трекинг-браслеты и бесконечная текучка кадров.

Дальше в работу включается один из двух методов решения задачи оптимизации:

– целочисленное программирование: свободно по задаче правил, но обычно считается дольше;

– программирование в ограничениях: здесь просто заводится набор ограничений, которые должны быть выполнены при планировании, и они автоматически выполняются, что делает этот метод сравнительно быстрее.

В прошлой статье меня спрашивали, какие инструменты способны решать как целочисленные задачи, так и задачи в ограничениях. Если говорить именно про математическое ядро, то популярным продуктом является CPLEX — оптимизационное программное обеспечение от IBM.

WFM-система обрабатывает входные данные, определяет точное количество сотрудников, которые должны быть на работе в конкретный день (или в определённый временной интервал дня) и выдаёт оптимальное расписание.

В некоторых случаях система может даже указать на неоправданно раздутый штат. Склад, для которого мы разработали математическую модель, сумел сократить численность персонала на 20% при сохранении уровня сервиса. Впрочем, тут всё зависит от стартовых условий. Иногда ситуация бывает и обратной: диву даёшься, как неадекватно маленький штат справляется с валом работы. В таких случаях система определяет необходимость дополнительного найма.

Как WFM справляется с проблемой неравномерной потребности в персонале?

Здесь есть несколько вариантов решения. Они не позволяют полностью покрыть потребительский спрос в часы пик, но помогают найти золотую середину между ожиданиями клиентов и выгодой для бизнеса:

1. Гибкий график

При сохранении 8-часового рабочего дня, начинать его можно в разное время. Кто-то будет работать с 9 утра, кто-то — с 10 утра, кто-то — с 12 часов дня и т. д. Пересечение смен планируется так, чтобы в пиковые часы работало наибольшее число сотрудников. Именно этот подход используют многие банки. В колл-центрах тот же эффект достигается за счёт открытия офисов в разных регионах страны и соответствующей разницы в часовых поясах.

2. «Мультифункциональность»

Специалисты с широким спектром компетенций могут переключаться между задачами в течение дня. Наверняка вы замечали в супермаркетах объявление: «Если в очереди перед вами больше 5 человек, позвоните по номеру или обратитесь к кассиру». После такого обращения сотрудник, который до этого расставлял продукты по полкам или проводил инвентаризацию, будет временно перенаправлен на кассовое обслуживание покупателей.

Похожая ситуация наблюдается и в аэропортах: нередко один и тот же человек встречает пассажиров на стойке регистрации, а затем перемещается к гейту, чтобы обеспечить посадку на самолёт.

В нашей практике был кейс разработки математической модели для ювелирной сети — там при неожиданном наплыве посетителей в одной точке продаж была возможность вызвать на помощь сотрудника из близлежащего магазина, где пик спроса уже прошёл (несколько точек сети располагаются на одной улице).

С точки зрения потребителя, разница между компаниями, которые в своё время озаботились оптимизацией расписания, и компаниями, которые решили сэкономить в краткосрочной перспективе, видна невооружённым взглядом. В первую категорию входят, например, крупные российские банки. Так Сбербанк сократил среднее время ожидания в очереди с 20 минут в 2010 году до 3,5 минут в 2019 году. Компания внедрила гибкий рабочий график, обязала руководителей отделений вставать к окнам обслуживания в случае наплыва посетителей и привязала доходы сотрудников к наличию очередей.

Эксперименты с графиком работы проводят и зарубежные банки. Например, в 2021 году британский Atom Bank перевёл 430 сотрудников на четырёхдневную рабочую неделю без сокращения заработной платы. При этом рабочее время в неделю сократилось с 37,5 до 34 часов. График «с 9 до 5» руководитель банка Марк Маллен назвал «старомодным». Он уверен, что четырёхдневка сделает сотрудников более продуктивными и счастливыми.

Хочется, чтобы оптимизацией расписаний всерьёз озаботились и в других крупных компаниях. Тогда мы как потребители перестанем тратить время в очередях (почта и дешёвые супермаркеты, я смотрю на вас). Грамотный подход руководства к планированию принесёт выгоду как клиентам, так и бизнесу. При этом, как уже было сказано, в погоне за прибылью нельзя забывать о том, что работники — это живые люди. На мой взгляд, будущее — за более гибким графиком, который соответствует циркадным ритмам и предпочтениям сотрудников. Довольный и хорошо отдохнувший человек работает лучше, чем измученный работник, который страдает от выгорания и пашет 12-часовую смену. В долгосрочной перспективе подход Amazon себя не оправдает. А что думаете вы?

Составление графика работы для сотрудников может оказаться сложной задачей. К счастью, технологии значительно улучшили весь процесс. Хотя составление графика работы сотрудников стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует вдумчивого подхода. В этой статье мы рассмотрим лучшие методы составления расписания для сотрудников и предложим несколько идей, как сделать составление расписания для сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления графика для сотрудников

С развитием технологий дни составления расписания с помощью ручки и бумаги практически устарели. Вывешивание расписания в центральном месте по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вы должны избегать того, чтобы это был основной способ, с помощью которого люди узнают, когда они работают. Этот метод требует от сотрудников часто заходить или звонить, чтобы проверить расписание, тратя свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание с компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из этих вариантов:

Онлайн-программы для составления расписания

Онлайн-программы для составления таблиц часто бесплатны и легко доступны. Существуют разработанные шаблоны, которые можно найти в Интернете и скачать, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загрузили соответствующие приложения для просмотра календаря. После создания графика установите его в режим только для чтения , прежде чем рассылать его сотрудникам, и предложите им использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для составления расписания работы

Приложения для составления расписания работы – лучший и наиболее эффективный способ составления расписания для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют в себе средства составления расписания и общения с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам заходить и выходить на работу. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать смены через большинство приложений для составления расписания.

Советы по составлению расписания

Составление расписания – сложная задача со множеством движущихся частей. Вот несколько моментов, о которых следует помнить при составлении рабочего графика:

1. Выявите любые злоупотребления графиком у себя или своих сотрудников

График работы ваших сотрудников может выглядеть следующим образом:

• Частые просьбы уйти пораньше

• Избегать смен, которые требуют от них выполнения рутинных или напряженных задач

• Опоздание на смену

• Замена смены на ту, которая приносит больше денег

• частые вызовы

• Частое требование внести изменения в расписание в последнюю минуту

Программное обеспечение для составления расписания отлично помогает распознать, если кто-то из сотрудников нарушает график. В противном случае разговаривайте с сотрудниками и следите за посещаемостью. В вашем руководстве для сотрудников должна быть прописана процедура решения подобных вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществами, отведите его в сторону, чтобы выяснить, справляется ли он с кризисом или злоупотребляет графиком.

Злоупотребление расписанием со стороны работодателя может выглядеть следующим образом:

Составление расписания по вызову

Составление расписания по вызову – это когда вы просите кого-то быть готовым к работе, но в последний момент можете решить не вызывать его. Хотя такой тип расписания может быть полезен для сокращения расходов на оплату труда, он неуважительно относится ко времени и доходам работника. Сотрудник не имеет достаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или работа в другом месте. Кроме того, это деньги, на которые они могли бы рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать такую форму составления расписания, нанимайте сотрудников, которые понимают и принимают, что им не будут гарантированы смены. Некоторые люди могут искать такую работу для получения вторичного дохода.

отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична составлению графика дежурств. Вы лишили сотрудников смены и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам может нравиться иметь неожиданный выходной время от времени, большинство работников рассчитывают на этот доход, и это негативно скажется на их банковском счете в значительной степени.

Редактирование и составление расписания в последнюю минуту

Время от времени может потребоваться редактирование и составление расписания в последнюю минуту, но не делайте это привычкой. Уважительно относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в соответствии со сменами. Планирование заранее также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для решения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать график как минимум за две недели до окончания текущего графика.

Продление смен

Продление смены после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте это обычным делом. Некоторые сотрудники могут добровольно остаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не может или не хочет, никогда не должны подвергаться наказанию. Не забывайте спрашивать, хотят ли сотрудники остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который подходит вам и вашим сотрудникам. Есть ли у них дети, которых нужно забрать из школы? Учатся ли они в колледже? Продуманное составление расписания повысит моральный дух, а также удержит сотрудников.

Вы должны быть в курсе личной жизни сотрудников и их занятости, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны. Такой уровень осведомленности позволит вам составить график, который улучшит впечатления как сотрудников, так и клиентов.

Например, медленный, но приятный в общении сервер в загруженную обеденную смену может быть проблематичным, но вы можете легко решить эту проблему, назначив его на время обеденного обслуживания, когда у людей больше времени для общения.

К счастью, многие приложения для составления расписания позволяют сотрудникам добавлять информацию о своей занятости и предпочтениях в расписании, что делает продуманное составление расписания проще, чем когда-либо.

3. Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления продуманного и всеобъемлющего графика. Вы более загружены в разное время, дни или месяцы?? Укомплектовывайте штат в эти периоды и, наоборот, сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для составления расписания позволяют получить представление о тенденциях в бизнесе и потребностях в персонале.

Как составить график работы для сотрудников

Вы можете следовать этим шагам, чтобы составить расписание для своих сотрудников:

1. Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгулы

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для составления расписания, общий календарь или листок бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса на отгул. Удовлетворение просьб сотрудников об отгулах, хотя и требует много времени, всегда должно быть приоритетом. В конце концов, если сотрудники довольны, это означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Вы можете ввести правила и рекомендации, чтобы минимизировать это бремя:

• Просить сотрудников предупреждать об отгулах за определенное время. Все зависит от того, на какой срок вы составляете график, но обычно работодатели просят не менее двух недель.

• Вычеркивать определенные даты, когда вы знаете, что вам потребуется полная готовность сотрудников.

• Ограничение числа сотрудников, которые могут попросить отгул в одну и ту же дату.

2. Установите систему, позволяющую сотрудникам отменять или менять смены

Люди болеют, и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому хорошо бы определить ожидания для таких ситуаций. Поручить сотрудникам самим искать себе замену (за исключением экстренных случаев) – полезный способ снизить рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, установите, что все замены и подмены должны быть окончательно утверждены вами.

Наличие назначенного средства связи для вас и ваших сотрудников может значительно облегчить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые можно использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для составления расписания. Вместо того чтобы пытаться выяснить, кто работает или свободен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто готов ее принять, смогут так же быстро откликнуться.

3. Найти сотрудников, готовых заполнить пробелы, когда это необходимо

Не у всех жизнь гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не хотят или не могут брать дополнительные смены, и это нормально. Определите сотрудников, которые ищут дополнительный заработок, квалифицированы для подмены и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, подходящих под эти критерии, вы всегда можете составить список возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который рад снова работать с коллективом, или потенциальный наемный работник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые с удовольствием подменят вас в случае необходимости.

Когда персонал работает посменно или в гибком режиме, легко не заметить переработку или недоработку. Узнайте, как заранее распланировать рабочее время и обеспечить условия для выработки каждым работником установленной нормы часов.

Используйте в работе образцы от экспертов:

Когда составляется и что дает расписание смен

У графика работы нет унифицированной формы. Работодатель вправе разработать документ самостоятельно. В график включают список всех работников с указанием должности. За каждой фамилией следует таблица с указанием календарных дней и пометками с днями работы, отдыха, нахождения на больничном листе, в отпуске и так далее.

В образец графика работы рационально включить отдельный столбец или графу, в которой работники поставят свои подписи и дату ознакомления с заполненным документом. Если такая графа не предусмотрена, составляют отдельный лист ознакомления, где будут проставлены подписи и дата.  

Образец графика работы сотрудников на месяц заполняет руководитель структурного подразделения или ответственное лицо, назначенное приказом. Утвердить документ может непосредственный руководитель организации путем издания отдельного приказа.

Подробнее о графике работы читайте здесь:

Если работа сменная, необходимо учитывать, что согласно части 3 статьи 103 ТК РФ график сменности составляют и утверждают с учетом мнения профсоюзной организации или представительского органа работников (при его наличии).  

Приказ об утверждении графика отпусков

Скачать образец

Обратите внимание! Образец графика работ заполняют и утверждают, учитывая специальный порядок — это регламентировано статьей 103 только для графиков сменности. На остальные режимы работы такие правила не распространяются.

★Не путайте график работы (образец скачать в Word можно в «Системе Кадры» здесь) с табелем учета рабочего времени. Это два совершенно разных документа.

Первый предусмотрен статьей 103 ТК РФ, проходит предварительное согласование с профсоюзом и устанавливает на предприятии определенное расписание труда. Ведется, как правило, только на предприятиях со сменным режимом работы.

Табель учета рабочего времени обязателен для всех работодателей, ведется в соответствии с требованиями статьи 91 ТК РФ и просто фиксирует количество часов и дней, отработанных каждым сотрудником.

Заполнять табель на основании графика сменности нельзя, поскольку в графике отражается только запланированное, а не фактически отработанное время! Как табелировать сменную работу, выделять ли ночные смены отдельным кодом и что делать, если сотрудник взял больничный сразу же после завершения смены, читайте в журнале «Кадровое дело». 

Подсказка от экспертов журнала «Кадровое дело». 7 правил о сменном графике работы

Смотреть подсказку полностью

Как должен выглядеть график работы сотрудников (образец)

Поскольку унифицированная форма не предусмотрена, работодатель сам решает, как должен выглядеть образец графика работы сотрудников на месяц, неделю, декаду, квартал и любой другой период (вплоть до года).

Но определенные правила оформления все же есть.

• составляя документ, придерживайтесь общих требований ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• оптимально делать график в виде таблицы с колонками для разных типов сведений;
• таблица должна быть такого объема, чтобы поместились фамилии всех сотрудников, включаемых в график;
• не забудьте предусмотреть поля для заверительных реквизитов (подписи, печати). 

★ Если персонал предприятия работает посменно или в гибком режиме, используйте для планирования и учета умный график работы сотрудников (образец скачать могут все подписчики «Системы Кадры»).

С помощью этого удобного документа  от экспертов «Системы Кадры» вы без проблем спланируете работу в рамках любого календарного периода, зафиксируете все недоработки и переработки, заранее просчитаете и скорректируете норму часов для каждого работника.

Когда утверждают заполненный образец графика рабочего времени

При составлении графика работы или сменности преимущественно используется суммированный учет рабочего времени. Образец графика рабочего времени заполняют на весь учетный период. Это позволяет избежать переработок и соблюдать нормы рабочего времени. Если в организации за учетный период берется один год, документ составляют сразу на весь календарный год.

Обратите внимание! Образец графика рабочего времени заполняют и утверждают заранее. Работников необходимо ознакомить с документом до начала очередного учетного периода.

При сменном режиме график доводят до сведения сотрудников не позднее чем за один месяц до введения его в действие (статья 103 ТК РФ).

Работодатель обязан учитывать, что ознакомление происходит с уже готовым графиком, а не с проектом, созданным предварительно.   

Справка

Пример

В организации в качестве учетного периода принимается квартал. Третий отчетный период начинается с первого июля 2019 года. Это значит, что ответственное лицо или руководитель структурного подразделения заполняет график, проводится утверждение. Ознакомление работников с документом должно произойти заранее, рекомендуется не позднее 1 июня 2019 года.

Как составить график работы в Еxcel: образец + инструкция

Как правило, именно кадровик или секретарь составляет для всего предприятия или для отдельных его подразделений официальный график работы: как правильно оформить образец, вы узнаете из пошаговой инструкции. 

1. Заполните «шапку». Любой график рабочего времени (образец) должен содержать сведения о работодателе. Достаточно указать название организации и структурного подразделения — цеха, филиала, бригады или отдела, для которого составлен документ. Ниже, под заголовком укажите регистрационный номер и дату составления графика, а также период его действия (устанавливает работодатель).
2. Основную часть оформляйте в виде таблицы. Разработать ее можно с нуля, но гораздо проще, когда под рукой есть готовая таблица графика работы на месяц (образец, пустая). Все, что нужно — скачать базовый бланк и перенести в него сведения по конкретному предприятию. Каждая графа таблицы предназначена для отдельного типа сведений. 

Укажите:

• порядковый номер записи (нумеруйте строки по количеству сотрудников в отделе);
• фамилию, инициалы и должность сотрудника: как правило, первым указывают руководителя отдела или службы, начальника цеха и т.д., потом ведущих специалистов и рядовой персонал;
• табельный номер каждого сотрудника;
• распределение смен по дням недели и числам месяца;
• суммарное количество дней и часов, которое каждый сотрудник должен отработать в течение учетного периода;
• суммарное количество часов, отработанных каждым сотрудником в ночное время. 

Образец заполнения графика сменности: сотрудники работают в две смены

Скачать образец

Содержание таблицы определяется продолжительностью учетного периода, количеством сотрудников в подразделении и режимом его работы (двухсменным, трехсменным и т.д.

), наличием или отсутствием ночных смен в расписании. Поскольку ночные смены по закону должны быть на один час короче дневных, а за отработанное ночью время положена доплата, его учитывают отдельно.

Если на предприятии никто не работает по ночам, эта колонка не нужна. 

1. Добавьте общие сведения и пояснения. Укажите общее количество сотрудников, внесенных в график, кратко охарактеризуйте режим их работы — количество смен, время начала и окончания каждой смены, продолжительность перерывов в работе. Здесь же можно дать расшифровку условных обозначений, используемых при заполнении таблицы. Единой системы кодов нет, поэтому чаще всего применяются общепринятые и интуитивно понятные обозначения: римскими цифрами маркируются смены, буквой «В» — выходные дни и т.д. 

1. Заверьте документ. Гриф утверждения, на котором должен расписаться руководитель компании, ставится в «шапке» или в нижней части бланка. 

★ Составляя график, соблюдайте трудовые права работников.

Помните: трудовой кодекс запрещает работу в течение двух смен подряд, смены перед нерабочим праздничным днем следует сокращать на один час, а продолжительность непрерывного еженедельного отдыха должна составлять не менее 42 часов. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как организовать работу в несколько смен, не нарушая закон и не вызывая претензий ГИТ. 

Только после того, как сотрудники ознакомятся с утвержденной версией графика под подпись, они будут обязаны его соблюдать. Довести информацию до сведения персонала следует не позднее чем за месяц до его вступления в силу (ст. 103 ТК РФ).

Подтвердить, что работники ознакомлены с новым графиком и согласны его придерживаться, поможет ознакомительный лист. Оформляйте его отдельным документом или как приложение к графику.

Как вариант, можно завести отдельный журнал для отметок об ознакомлении. 

Образец оформления листа ознакомления с графиком сменности

Скачать образец

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384590-qqq-17-m7-grafik-raboty-obrazets

Как составить график работы: образец заполнения с учетом специфики деятельности предприятия

Найм Труда > Трудовые отношения > Как составить график работы: образец, виды, порядок оформления и введения в действие

Напряженный ритм современной жизни требует, чтобы многие производства работали круглосуточно.

С необходимостью перевода работы с односменного варианта на двухсменный и даже трехсменный часто сталкиваются и небольшие фирмы, когда выполнение важного заказа требует оптимизации рабочего времени.

Однако не всегда составленный график отвечает всем требованиям законодательства. Как составить образец графика работы, вы узнаете в данной статье.

График работы: требования нормативной базы

Как известно, право на труд является основным из прав граждан государства. И как неотъемлемая часть прав и свобод гражданина, независимо от его положения и статуса, это право охраняется государством. Но это только с одной стороны.

Нормы права, регулирующие составление графика работы

С другой стороны, работник в процессе реализации этого права часто сталкивается с ситуацией, когда предлагаемая работа имеет свои специфические характеристики, например, необходимость работы в две смены или переход на трехсменную систему, или даже круглосуточный режим работы. Такой вариант, как правило, предлагается во время начала правовых отношений между работодателем и наемным работником в виде подписания трудового договора.

В дальнейшем в процессе исполнения служебных обязанностей работник и работодатель используют для урегулирования всех вопросов, связанных с учетом рабочего времени, прядка смен и графика работы существующее на сегодняшний день законодательство, в котором прописывается в том числе варианты рабочего времени.

В число законодательных актов, регулирующих распределение рабочего времени, специфику посменной работы, а также условий отдыха прежде всего следует отнести Трудовой кодекс. В статьях этого сборника законов определяются все основные моменты, связанные с составлением графика работы.

Однако, сам кодекс не раскрывает такие специфические моменты, как другие права граждан и способы их реализации. Здесь нужно указать, что граждане могут обладать особыми правами и статусом, который государством не внесен в Трудовой кодекс, но при этом работник имеет гарантированную льготу или преимущество. К этим документам относятся законодательные акты, регулирующие работу:

• несовершеннолетних граждан;
• граждан, имеющих различные степени инвалидности;
• тех, кто совмещает работу и учебу;
• матерей, воспитывающих детей в неполных семьях;
• женщин в период беременности;
• работников, имеющих статус ветеранов труда;
• работников, задействованных на вредных и тяжелых производствах;
• работников, работающих вахтовым методом.

Отраслевые коллективные договоры, в которых на основании законодательства и прописывается все моменты, связанные с режимами и графиками работы, также определяют нормативы рабочего времени.

Режимы работы

Понятие режима работы введено Трудовым кодексом. Это понятие раскрывает основные виды графиков производственной деятельности персонала в процессе трудового времени, которые могут быть установлены администрацией предприятия, при этом они нисколько не противоречат законодательству.

Режимы работы: ненормированный рабочий день

Такой компромисс, как выбор режима рабочего времени, позволяет создать для персонала наиболее комфортные условия производственной деятельности, а работодателю —  обеспечить максимальное задействование трудящихся в производстве.

Согласно Трудовому кодексу в коллективном трудовом договоре между коллективом и работодателем могут быть учтены и реализованы на практике следующие варианты режима работы:

1. Односменный или обычный режим работы.
2. Режим, при котором рабочий день может быть ненормированный — режим ненормированного рабочего времени.
3. Режим, при котором учитываются все пожелания работника и для которого устанавливается гибкий режим рабочего времени.
4.  Вариант, при котором производственные задания выполняются несколькими сменами работников в период определенной части суток или круглосуточно — сменный режим работы.
5. Режим вахтовой работы.
6. Вариант, при котором рабочее время дробится на несколько отрезков — режим дробленого рабочего дня.

Обычный режим характеризуется работой в дневное время во время полной загрузки 5 или 6 дней в неделю. Для такого режима работы устанавливается рабочая неделя с выходным или двумя выходными и нормативное количество рабочих часов.

Для такой односменной работы кроме основного режима рабочего времени возможно привлечение персонала и в дополнительное время — сверхурочные часы, которые при острой необходимости производства по решению работодателя отрабатываются работниками.

Ненормированный режим работы в основном применяется к управленческому персоналу и предусматривает выполнение как своих непосредственных обязанностей, так и обязанностей, делегированных им руководством в плане контрольно-ревизионных поручений.

Режим гибкого рабочего времени предусматривает организацию трудовой деятельности с учетом интересов и запросов работника. Правда, это не означает что нормативное количество рабочего времени при этом не будет выполнено. Работник хоть и имеет право при этом графике самостоятельно изменять начало и конец работы, но норму часов обязательно должен выполнить.

Сменная работа включает в себя организацию производственного процесса таким образом, чтобы максимально эффективно задействовать все производственные мощности и трудовые ресурсы для выполнения производственных задач.

Сменная работа обычно объявляется на какой-то период. Особенностью нормирования этого вида режима выступает обязательное соблюдение установленной законодательством нормы времени для 5- или 6-дневной рабочей недели.

Кроме этого, для сменного режима разрабатывается график, когда работники выполняют производственные задания, чередуясь между собой и переходя из смены в смену.

Необходимость введения сменного графика

Урегулирование вопроса переводом работника в смены закреплено в ст.103 Трудового кодекса. Согласно документу, делать это возможно при возникновении объективных обстоятельств, сложившихся на производстве:

• если технологический режим производства не укладывается в одну смену;
• существует необходимость увеличить нагрузку на оборудование с целью его более рационального использования.

Когда введение сменного графика — это необходимость

Принцип сменного графика работы предусматривает задействование на выполнении одних и тех же производственных заданий групп персонала на протяжении нормального по продолжительности времени работы. Таким образом, составляя документ, необходимо учитывать прежде всего потребности производства в выполнении наиболее важных процессов.

Разбивка рабочего времени по сменам и составление сменного графика работы относится к компетенции администрации предприятия и не требует согласования с другими органами, это прямая обязанность работодателя.

Все этапы составления, согласования и утверждения графика, должны быть сделаны заблаговременно, чтобы к моменту введения в действие документа все технологические процессы были переведены в нужный режим, а персонал получил уведомление о переходе на посменную работу.

Согласно законодательству, согласование графика, его целесообразности и привлечения дополнительного персонала для работы посменно обязательно должно пройти в представительном органе рабочих предприятия.

Кроме этого, вопросы, которые могут касаться сменной модели работы, должны быть отражены в коллективном договоре.

При отсутствии такого органа сменный график обязательно доводится до всего персонала в виде нормативного акта предприятия, утвержденного администрацией.

Порядок оформления

График работы, в каком бы виде он ни был составлен, является официальным документом, а значит на него распространяются все требования, связанные с порядком оформления документов.

Опытные кадровики и бухгалтера требуют, чтобы график был оформлен с обязательным выполнением их требований, особенно это касается учета ночных работ, дополнительных работ, переработки во время выходных и праздничных дней. Но это касается финального варианта документа с отображением всего персонала, задействованного на производстве, тех кто трудится посменно во время сдачи его для начисления зарплаты.

Предварительно график составляется с учетом всех возможных требований и условий производства, связанных с необходимостью задействования оборудования и персонала. Разработка подобного документа должна учитывать в первую очередь возможность выполнения плана-задания на имеющемся оборудовании персоналом без возможных производственных аварий.

В график обязательно должны быть включены все обязательные производственные процессы, в том числе и техническое обслуживание оборудования. Просто привлечение для работы в 2-3 смены персонала без полной загрузки оборудования смысла не имеет, тем более что по условиям оплаты работа в ночные смены и выходные оплачивается в большем размере.

Составление графика на период или утверждение решения о переходе на постоянный сменный режим должно учитывать нормативные показатели рабочего времени для каждой профессии, индивидуальные качества работников и в итоге не должно влиять на годовой баланс трудового времени.

Для предприятий, загрузка которых меняется в зависимости от поступающих заказов и не требующих предельно жесткого технологического ритма процесса производства, возможен вариант временного введения сменного режима работы. В таком случае обязательно рассчитывается, чтобы был баланс рабочего времени.

И как выход, возможно привлечение персонала на сверхурочные работы вместо введения полноценной второй смены. Законодательство при этом допускает, что работник будет занят на работе дополнительные 4 часа с соответствующими условиями оплаты.

Но в то же время привлечение персонала на подобные мероприятия нельзя делать 2 дня подряд. Проводя расчет графика, включая в него сверхурочные часы, руководителю нужно ориентироваться и в годовой норме этого вида работ. Она составляет не больше 120 часов в год на одного сотрудника.

• О суммированном учете рабочего времени смотрите этот видеоматериал:
• При составлении документа нужно учитывать:

1. Факторы, влияющие на условия работы — закрепленные законодательством условия труда по профессии и спискам вредности производства.
2. Наличие у сотрудников индивидуальных льгот, подтвержденных соответствующими документами.
3. Гарантии, которые защищены законодательством относительно условий труда — продолжительность трудового времени во время смены, количество перерывов в работе, времени, необходимого для отдыха во время рабочей смены и для приема пищи.
4. Время для междусменного отдыха.
5. Порядок перехода в другие смены и смена рабочего графика.

Образец, как составить график работы

Планирование производства сталкивается с необходимостью рационального распределения ресурсов, в том числе и персонала. Одним из вариантов наглядного отображения такого распределения выступают графики работы или графики сменности.

По сути, график сменности — это расписание, обозначающее, когда работник должен выходить на работу и когда ее заканчивать, исходя из того, в какую смену ему пришлось трудиться. Удобство сменного графика как отчетного документа заключается в том, что по нему очень легко получить всю информацию, касающуюся участия каждого в общем результате работы.

При планировании сменного режима учитывается и такой фактор, как порядок чередования смен. Для персонала, привлекаемого к работе посменно, обычно применяется два вида чередования смен:

1. Прямой — когда смены меняются в порядке возрастания.
2. Обратный — замены рабочих смен в обратном порядке из первой в третью, из третьей во вторую.

Правила составления графика работы

1. Алгоритм составления сменного расписания заключается в распределении ресурсов предприятия таким образом, чтобы максимально эффективно использовать и промышленное оборудование, и работников для выполнения поставленных задач.
2. Специального бланка графика смен в законодательстве сегодня не предусмотрено, поэтому в большинстве случаев это результат работы управленческого персонала, но здесь существенную помощь могут оказать современные компьютерные технологии планирования.
3. При составлении сменного графика работы вручную берется во внимание:

• временной период, на который составляется график;
• минимально необходимое оправданное количество трудовых смен для загрузки производства;
• сколько рабочих смен предусмотрено на протяжении суток;
• какой порядок выхода работников для работы;
• длительность по времени каждой рабочей смены, четкое определение времени начала работы и окончания;
• обязательные перерывы во время смены, как технологические, так и вызванные условиями охраны труда работников — на обед, на отдых;
• режим ежедневного отдыха между сменами;
• обязательный еженедельный отдых для работников;
• определяется механизм перехода из смены в смену, их чередование.

Для составления графика на сегодняшний день используются как новые документы и методические рекомендации, так и те, что были разработаны еще в период Советского Союза, например, метод рекомендованный Госкомтруда СССР 1988 года.

Введение в действие

Процесс перевода предприятия на посменную работу, кроме технологического имеет еще и управленческие аспекты, которые важно учитывать как в процессе составления документа, так и на протяжении введения его в действие.

Сменный график, по сути, — это только один из документов, который разрабатывается на предприятии.

Кроме него, необходимо разработать и внедрить целую систему работы, охватывающую буквально все стороны жизнедеятельности предприятия.

Введение в действие сменного графика работы начинается с момента разработки и согласования его проекта со всеми подразделениями, участвующими в производственном цикле. Отдельно график согласовывается с представительным органом работников предприятия.

На завершающем этапе он подписывается ответственным за разработку должностным лицом и утверждается руководителем предприятия, сам график может быть узаконен как приложение к приказу по предприятию о смене режима работы.

После подписания соответствующего распоряжения и до введения его в действие не позднее чем за 1 месяц график должен быть доведен под подпись всем работникам предприятия.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/kak-sostavit-grafik-raboty-obrazets.html

Составление графиков работы сотрудников: сменный, скользящий, недельный режимы

Юридическая консультация > Трудовое право > Отпуск > Особенности составления графиков работы сотрудников с учетом принципов, содержащихся в Трудовом кодексе РФ

Составление графиков работы сотрудников необходимо для правильной организации хозяйственной деятельности компании. Это настолько важно, что входит в ключевые показатели, по которым аналитики определяют перспективы развития и расширения компании.

Составление графиков работы сотрудников — порядок в трудовом процессе

График работы может быть подготовлен в виде отдельного документа или в качестве приложения к тексту коллективного договора. Эта ответственность возлагается на работников кадрового отдела.

Один из руководителей должен ознакомиться с составленным графиком, заверить его подписью и передать на утверждение генеральному директору организации. График составляется с учетом мнения работников или их представительного органа (обычно профсоюз).

Этот документ определяет количество рабочих и выходных/праздничных дней, а также обеденных или технических перерывов. Руководитель имеет право изменить его в любой момент, но не чаще одного раза в месяц, уведомив своих работников за один месяц до введения данного расписания.

Если сменный график вводится впервые, то уведомить следует за два месяца до начала его применения в организации. После его утверждения сотрудники ставят свои подписи и даты в специально отведенной для этого части документа.

Форма и виды графика работы

Законодательство не предусматривает одну стандартную форму для графика работ. Он может быть оформлен в виде таблицы, диаграммы и т. д. Часто для этой цели используется программа «1С: Зарплата и кадры», позволяющая внести в готовые формы особенности организации работы отдельных предприятий. В начале каждого такого расписания в обязательном порядке приводятся реквизиты:

1. полное название компании и аббревиатура (если имеется) или ФИО предпринимателя;
2. название документа;
3. когда вступает в силу и на какой период времени был разработан;
4. название отдела (или другой структурной единицы предприятия), для которого он предназначается.

При составлении графика работы учитывается, сколько часов работает каждый сотрудник, какова продолжительность рабочего дня на данном предприятии, чем оно занимается, каким образом организуется трудовой процесс. График работы может быть:

1. сменным (рекомендуется для производств и предприятий сферы обслуживания с круглосуточным режимом труда;
2. основная его характеристика — непрерывность рабочего процесса);
3. скользящим (подходит для тех компаний, где персонал ездит в командировки);
4. недельным (сотрудники обязаны отработать определенное количество часов в неделю, и с каждым лично согласовывается время его присутствия в офисе организации).

Если наемные работники трудятся в одно и то же время в определенные дни недели, то составление отдельного графика работы не требуется, достаточно оговорить эту информацию в одном из пунктов трудового договора.

Сменный график работы: требования, предъявляемые законодательством РФ

График работы сотрудников — пример

Работа по сменам применяется, когда время производственного процесса больше, чем допустимое время работы отдельных сотрудников, и когда необходимость работать без перерыва вызвана спецификой оборудования, продукции или услуг (например, чугунолитейный завод, автозаправка и т. д.).

Чаще всего используется график 2/2 или 3/3. Принципы, которые следует учитывать при распределении смен:

• Если рабочий день составляет двенадцать часов, то работнику нельзя поставить более сорока рабочих часов в неделю. При этом время непрерывного отдыха не может быть меньше сорока двух часов в неделю.
• Продолжительность ночной смены на час меньше, чем дневной.
• За ночные часы дают надбавку.
• Перед нерабочим праздничным днем смена становится на час меньше или этот час оплачивается по двойному тарифу.
• Запрещено ставить подряд две смены. Смена может быть продлена только в аварийной ситуации.
• Если смена продолжается двадцать четыре часа, то необходимо предоставить работнику отдых такой же продолжительности или более.
• Закон не устанавливает максимальную длительность смены для всех сотрудников, только для отдельных категорий (например, железнодорожники, плавсостав на кораблях и т. д.).
• При трехсменном режиме работы смены чередуют каждую неделю.
• Каждый сотрудник должен отработать одинаковое количество часов за одно и то же время.
• Если большая половина смены приходится на ночное время, она должна быть сокращена на один час.

Как составить сменный график и что учесть при оплате

Процедура составления графика:

1. выбрать учетный период — месяц/квартал/несколько месяцев/год (не может быть больше года);
2. вычислить, сколько времени необходимо на обслуживание рабочего места;
3. написать норму рабочих часов для всех сотрудников (для каждого по отдельности, если она отличается в зависимости от специальности);
4. рассчитать количество работников на рабочее место и численность всего штата.

Например, нужно организовать круглосуточную службу для приема телефонных звонков о предоставлении неотложной медицинской помощи. Проставляется учетный период, равный году. Время обслуживания рабочего места: 365 дней х 24 ч = 8760 ч.

Чтобы рассчитать количество человек, которые должны работать на этом месте, количество рабочих часов в неделю (40) умножается на число недель в году (52); затем 8760 ч. делят на полученный результат. 8760 ч. : (40 ч. х 52 нед.

) = 4,8. Это значит, что работодатель должен принять на работу пять человек с неполной ставкой или четыре человека, на которых распределяется по несколько добавочных часов к полной ставке.

При оплате труда важно учесть следующее:

• Все часы работы сверх нормы за учетный период считаются сверхурочными и соответственно оплачиваются.
• Ни один сотрудник не должен иметь больше 120 сверхурочных часов в год. Если смена приходится на нерабочий праздничный день, то он оплачивается по повышенному тарифу.
• Если смена выпадает на праздник, то за нее предоставляют плату в двойном размере или (по желанию работника и с разрешения руководителя) обычную плату и один день отдыха, не входящий в отпуск.
• Дни, проведенные на больничном, вычитаются из нормы рабочего времени сотрудника без каких-либо отработок.
• Перерывы на обед и отдых не оплачиваются.

Скользящий и недельный режимы

График работы сотрудников может быть скользящим

В случае использования скользящего графика отмечается начало рабочего дня по факту выхода на рабочее место (например, автобус отправляется в рейс) и конец рабочего дня, когда была выполнена поставленная задача (автобус добрался до места назначения).

Со второго момента отсчитывается время, положенное на отдых, затем снова фиксируется время начала и конца выполнения рабочих обязанностей. Даты выходных даются приблизительно, с уточнением по факту получения.

Каждый работник имеет свой индивидуальный скользящий график, отражающий непредвиденные задержки, поломки и другие обстоятельства. Недельный график привлекателен тем, что не требуется постоянно находиться на рабочем месте.

Среди его преимуществ возможность трудиться в удобное для себя время, улучшенные показатели работы и общего состоянии сотрудников, как физического, так и эмоционального.

В этом случае акцент делается на факт выполнения работы, а не на количество часов, проведенное за ней. Норма часов проставляется, исходя их того, сколько приблизительно времени может быть затрачено на определенное задание.

Также учитывается время, необходимое для отдыха и восстановления сил.

Недельный график хорошо подходит для тех, кто работает с заказами клиентов: агентов по работе с недвижимостью, курьеров, менеджеров, бухгалтеров, нанятых обслуживать небольшие компании, переводчиков и др.

Итак, график работы подбирается таким образом, чтобы отвечать потребностям производственного процесса и способствовать эффективному использованию труда. Он обеспечивает равномерность нагрузки, смену труда и отдыха для работников и защищает их здоровье.

Особенности составления графика отпусков — находим ответ в видеоматериале:

• Поделиться
• ВКонтакте
• Класс
• WhatsApp
• Telegram

Источник: http://juristpomog.com/labor-law/vacation/sostavlenie-grafikov-raboty-sotrudnikov.html

График работы: зачем нужен и как составлять

Статья будет полезна руководителям больших организаций и подразделений, в которых трудится много людей. Образец графика работы (скачать в Excel готовый пример можно ниже) поможет спланировать бесперебойную работу сотрудников и избежать ситуаций, когда все по какой-то причине отсутствуют и работать некому.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает. Те два дня, что он отдыхает, на его месте другой работник. В таких обстоятельствах режим квалифицируется как сменный и требует составления определенного режима работ. Для этого и нужен образец графика работы сотрудников на месяц.

Скачать график работы на месяц образец пустой бланк

Скачать

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст.

91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю.

На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже.

В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Скачать бесплатно в Excel график учета рабочего времени на 2023 год

Скачать

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

• упорядочения времени труда сотрудников;
• для расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
• для расчета среднего заработка;
• для вычисления пособий;
• при определении страхового стажа работника;
• во избежание ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (помимо табелей учета рабочего времени, он тоже может быть документом, на основании которого рассчитывается заработная плата и другие выплаты);
• для выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с ним под подпись за один месяц до его ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт за подписью двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Образец графика выхода на работу сотрудников на следующий месяц составляет руководитель или ответственное за составление подобного документа лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике обычно этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание должен составлять руководитель структурного подразделения.

После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения. Для простоты можно образец графика работы скачать в exel и использовать в качестве шаблона.

Есть ли обязательный бланк

Ввиду отсутствия установленной унифицированной формы каждый работодатель может самостоятельно разработать собственный бланк документа. Можете воспользоваться для этого нашим образцом.

В нем обязательно указывают полный список работников с указанием их должностей. После фамилий отмечают дни, в которые конкретный человек должен будет выйти на работу.

Разработать документ желательно таким образом, чтобы в результате не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени, а также обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы.

Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая форма, заполняется с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. В нем указывают начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.

Продолжительность дня регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени. Также может быть предусмотрена сокращенная продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 Т РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Скачать бесплатно бланк графика работы сотрудников на месяц

Скачать

Где и сколько хранится

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/sostavlyaem-grafik-raboty

Составляем графики работы и учета рабочего времени

Рабочий график — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и(или) смены, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, устанавливается колдоговором, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.

Итак, в соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организуеут работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать образец графика рабочего времени на месяц по унифицированным формам можно в конце статьи.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией.

Следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом.

В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени.

Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/grafik-vremeni

как сделать таблицу для графика работы

График Работы Таблица Образец На Месяц — spisokbuddy

Образец графика работы 2019 | Скачать форму, бланк

Образец графика работы 2019 | Скачать форму, бланк

Образец графика работы в Excel 2019 | Скачать форму, бланк

Образец графика работы 2019 | Скачать форму, бланк

График работы — что это такое, образец, в праздничные дни, по …

Как сделать таблицу графика работы в excel?

Бесплатные шаблоны Excel для отдела кадров

14.1.3. График работы

Образец графика работы 2019 | Скачать бланк в excel, форму

График смен сотрудников (бесплатная программа) — Готовые решения в …

Образец графика работы 2019 | Скачать бланк в excel, форму

График работы

Бесплатные шаблоны Excel для отдела кадров

Как сделать график отпусков в Excel скачать бесплатно шаблон

Как составить сменный и скользящий график работы на месяц и на …

Как создать простейшую таблицу в программе Excel? — YouTube

MoyGrafik u2014 система для управления графиком работы персонала …

Как составить сменный и скользящий график работы на месяц и на …

Образец графика работы 2019 | Скачать бланк в excel, форму

Microsoft Excel для менеджера по персоналу

График производства работ

План и организация ремонта в квартире — блог СамЭлектрик.ру

График рабочего времени на 2019 год — скачать бланк — nalog-nalog.ru

Образец графика работы 2019 | Скачать бланк в excel, форму

Как построить график в Excel | Эксель ПрактикЭксель Практик

График сменности операторов котельной

Образец графика сменности. Приказ об утверждении графика 2019 г.

Программа расчета зарплаты. Документация.

Бесплатные шаблоны Excel для отдела кадров

Образец графика работы 2019 | Скачать бланк в excel, форму

S-work. Сменный график on-line

Как построить график в Excel | Эксель ПрактикЭксель Практик

Как составить график дежурств?

Как составить график дежурств?

Как составить график работы сотрудников? :: BusinessMan.ru

Как построить график в Excel u2014 Подробная инструкция

Программа для составления графиков работы операторов контакт-центра …

Как создать простейшую таблицу в программе Excel? — YouTube

Построение графиков в Excel по данным таблицы

Рекомендации Рекомендации по разработке календарных планов и …

Образец графика сменности. Приказ об утверждении графика 2019 г.

Как составить график работы официантов? Программа для составления …

График сменности операторов котельной

Как сделать график рабочего времени в excel?

Cоздание проектной диаграммы Ганта в Excel — YouTube

Как построить график в Excel по данным таблицы — ExcelHack

Календарный план-график реализации проекта

Графики в Google Таблицах

Два в одном — как сделать? | Excel для всех

Наклейки график работы на входную дверь, наклейки Левобережная режим …

График уборки помещений, нормативы уборки помещений

График работы — что это такое, образец, в праздничные дни, по …

Пути перехода к посменной работе на складе. Программа для создания …

Как распечатать страницу Excel на одном листе и другие полезности …

Диаграмма Ганта u2014 инструмент для тех, кто не любит срывать сроки …

Как построить график в Excel | Эксель ПрактикЭксель Практик

Календарный план-график реализации проекта

Графики в Google Таблицах

Бесплатные шаблоны Excel для отдела кадров

График производства работ в строительстве: скачать образец в excel

Шаблоны Excel u2014 как их применить в малом бизнесе — Маркетинг c азов

Три способа создания календаря проектов

12 простых, но эффективных приёмов для ускоренной работы в Excel …

Бланк графика работы на месяц скачать бесплатно — thylsserdimau0027s diary

Быстрые диаграммы Ганта + крутой шаблон GoogleDocs u2013 Emel.in u2013 Medium

Опубликован график работы городских служб в праздники — Московская …

Все о таблицах в программе Word — YouTube | Электроника | Графика …

График поставки материалов. Образец и бланк 2019 года

Графики учета и планирования рабочего времени | Простор u2014 от частей …

Презентация на тему:

Спарклайн позволяет создать мини график в ячейке Excel

График рабочего времени на 2019 год для Украины

Построение графиков в Python при помощи Matplotlib

Управление проектами «для чайников»: как все успевать и ничего не …

Инструменты и шаблоны для оформления контент-плана

Программа для составления графиков работы операторов контакт-центра …

Как составить график дежурств?

Как составить график работы сотрудников? :: BusinessMan.ru

Microsoft Excel для менеджера по персоналу

График производства. Документация VOGBIT — система управления …

Графики в Google Таблицах

Источник: https://six-hundread-schemas.appspot.com/kak-sdelat-tablitsu-dlia-grafika-raboty