Как составить идеальный договор универсальное руководство

ЛАЙФХАКИ (что необходимо знать при составлении договора).

Начнём с того, что вряд ли, договор можно составить «идеальный». Так как в договоре минимум 2 стороны.

Договор-это прекрасный инструмент для снятия всех вопросов и разрешения споров. Для того чтобы правильно им пользоваться, для начала необходимо правильно его составить.

Большинство компаний, представители малого и среднего бизнеса не имеют в своем штате единицы юриста. Однако, в своей ежедневной деятельности Компании, независимо от числа их сотрудников или годового оборота заключают десятки различных договоров.

✔️Несмотря на этот факт, лишь немногие предприниматели ответственно подходят к формальной составляющей договорной работы, зачастую ориентируясь только на показатели сиюминутного финансового результата заключенного контракта. Иными словами, выгодный «здесь и сейчас» договор, при внезапном изменении обстоятельств или с неизбежным течением времени, способен в одночасье превратиться в серьезную проблему, способную отравить вашу жизнь надолго.
Кроме того, за последние годы законодательство претерпело существенные изменения, серьезно изменилась и судебная практика, поэтому мы постараемся осветить не только базовые понятия по теме, но и наиболее важные изменения законов.

Итак ЛАЙФХАКИ, с помощью которых конечный финансовый результат от ваших договоров будет выше, а головная боль от них – меньше.

ЛАЙФХАК №1. «У МЕНЯ ПРЕКРАСНЫЕ ОТНОШЕНИЯ С КОНТРАГЕНТОМ!» -возмущённо заявите Вы. Однако, никогда не надейтесь на то, что отношения с вашим контрагентом будут такими же простыми, понятными и конструктивными как в период переговоров и заключения договора. Оформляя ваши договоренности на бумаге отталкивайтесь от обратного.

ЛАЙФХАК №2. БУМАГ МНОГО НЕ БЫВАЕТ. Современные механизмы разрешения споров наделяют нас довольно широкими механизмами доказывания своей позиции. Поэтому аккуратно сохраненные электронные письма или вовремя зафиксированный на бумаге акт (письмо, справка, возражения) способны не только напомнить контрагенту о договоренностях, но и создать серьезный перевес в случае судебного спора.

Желаем успехов в договорных отношениях!

Шевченко Вероника Вадимовна
Младший партнер FLC GROUP

http://1flc.ru/

С договором или договорными отношениями каждый из нас сталкивается постоянно. Человек – существо социальное, поэтому умение договариваться можно назвать определяющим для благополучной жизни. Договориться – значит прийти к согласию по какому-то вопросу, и не всегда договорные условия будут справедливыми и равноправными для обеих (или более) сторон. В частной жизни каждый из нас волен поступать, как посчитает нужным или возможным для себя в имеющихся условиях, но если говорить о договорах в предпринимательской деятельности, то их заключение и исполнение жестко определяется законом.

Гражданский кодекс РФ дает определение договора как соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются положения о сделках, предусмотренные главой 9 ГК РФ.

Поручать подготовку договоров надо специалистам, но каждый бизнесмен тоже должен иметь общее представление о том, что это за документ, и как он должен быть составлен.

Общие требования к оформлению договоров

1. Первое и главное требование к оформлению договора – это само наличие договора как письменного документа. Звучит довольно странно. Разве может быть договор без договора? Да, может, только называется это наличием договорных отношений в рамках внедоговорных сделок. Поясним на примере.

Вступление сторон в договорные отношения без заключения договора называется принятием оферты. Оферта – это предложение вашего контрагента. По сути, таким предложением может быть любая реклама товара или услуг, адресованная неопределенному кругу лиц. Если вы согласились с офертой, то следующим шагом контрагента будет выписывание вам счета и предложение его оплатить. Чаще всего на этом этапе продавец не будет предлагать вам заключить договор. После оплаты товара он просто выпишет накладную и счет-фактуру.

Тот факт, что вы оплатили выставленный счет, является согласием с офертой и называется акцептом. При этом вы не можете самостоятельно изменять условия оферты – например, заплатить не ту сумму, которая указана в счете. Регулируют исполнение оферты и акцепта статьи 435 – 443 ГК РФ.

Конечно, в выставленном счете нет таких договорных условий как ответственность сторон, сроки исполнения обязательств, штрафные санкции и т.д., тем не менее, в таких внедоговорных сделках отношения сторон регулируются Гражданским кодексом так же, как и при заключении договора в письменной форме. Казалось бы, договорные отношения в виде принятия оферты достаточно удобны, не надо огород городить с заключением договора, но это не так.

Статья 161 ГК РФ указывает, что сделки юридических лиц между собой и с гражданами, а также сделки граждан между собой на сумму более 10 тысяч рублей должны совершаться в письменной форме.

Еще одно предупреждение можно найти в статье 162 Гражданского кодекса: некоторые виды сделок, например, внешнеэкономические, без соблюдения письменной формы, будут признаваться недействительными. Приведем еще неполный перечень сделок, которые обязательно должны быть заключены письменно. Это сделки залога, поручительства, продажи недвижимости, аренды зданий и сооружений, страхования, доверительного управления, коммерческой концессии, кредитный договор, договор банковского вклада и др.

Но есть еще и налоговые последствия того факта, что договор, как письменный документ, отсутствует. Это дает возможность налоговым органам проявить свою инициативу в виде навязывания сторонам обязательств или лишения их каких-либо прав. Свято место пусто не бывает, и раз вы сами не озаботились подробным прописыванием прав и обязанностей сторон, то налоговики сделают это и вас, и за контрагента.

Например, налоговые органы попытались обложить налогом все имущество, хранящееся на складе хранителя, т.к. с поклажедателями не были заключены письменные договоры. Возникают также проблемы с вычетом входного НДС, попытки переквалификации договора дарения в договор купли-продажи, и наоборот, признание возмездной сделки безвозмездной и т.д.

В этом случае остается только судиться (кстати, с высокой вероятностью выигрыша), но ведь это значительные затраты как времени, так и денег. Наличие договора в письменной форме с четко прописанными условиями во многом обезопасит вас от споров, как с контрагентами, так и с надзорными органами.

2. Наименование договора в шапке желательно указывать, а не ограничиваться просто «Договор №__», хотя и без этого договор все равно будет иметь юридическую силу. В гражданском праве существует приоритет экономического содержания документа над его юридической формой.

Например, если договор назван договором дарения, а из его текста следует, что это – договор аренды, то права и обязанности сторон будут соответствовать арендному договору. Договор без наименования тоже будет исполняться, исходя из его содержания. И все же давать наименование договору стоит, чтобы не провоцировать налоговые органы к переквалификации его юридической сути, да и самому не запутаться в своих документах.

3. Дата подписания – важный реквизит договора. Если в условиях договора не прописано, с какого момента он вступает в силу, то права и обязанности сторон возникают с даты подписания. Договор, подписанный контрагентами в разное время, считается заключенным с момента его подписания последней стороной.

Не всегда партнеры начинают свои отношения с заключения договора. Иногда между сторонами осуществляются расчеты, подписываются накладные и акты о приеме товаров, работ, услуг без составления письменного договора. Налоговые органы часто обращают внимание на это и оспаривают законность подтверждения расходов по таким сделкам. Из этой ситуации есть простой выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: при подписании договора сделать в его тексте оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Нежелательно подписывать договор датой, которая приходится на нерабочий день, или днем, когда лицо, подписавшее договор, по документам находилось в отпуске, командировке, на больничном и т.д. Это может вызвать налоговые споры о том, что договор подписан неустановленным лицом.

4. Если в договоре не указано его место заключения, то им будут считать место нахождения юридического лица (место жительства физического лица), которое направило оферту, то есть предложило заключить договор. Этот реквизит может быть особенно важным для внешнеэкономических сделок, когда в тексте нет оговорки о том, по законодательству какой страны будет исполняться договор. В этом случае будет выбрано право той страны (региона), где был заключен договор.

5. Номер договора обязателен только для сделок, которые подлежат государственной регистрации, но если номера нет, то это неудобно для самих сторон, особенно если договоров с одним контрагентом несколько. Обычно присваивает номер договору тот партнер, который инициировал его заключение и предложил свой вариант текста. Если возникают споры по поводу нумерации договора, то номер может быть двойным, через знак «/». В первой части указывают внутренний регистрационный номер одной стороны, а во второй части – другой.

6. Наименование стороны договора – это обязательный реквизит, ошибка в котором может поставить под сомнение юридическую значимость документа. Указывать наименование надо в полной форме, так, как оно внесено в государственные регистры.

Если ошибка в наименовании стороны обнаружена на момент подписания договора, то ее легко исправить, просто заменив неправильный текст новым экземпляром. Но вот если по договору с неверным наименованием было оформлено платежное поручение, выписан счет, сдана отчетность, то надо составить дополнительное соглашение с указанием текста исправления. Иногда дело может дойти и до судебных разбирательств, в которых можно сослаться на преддоговорную переписку или на документы, где наименование стороны написано правильно.

7. Существенные условия договора – это такие условия, по которым стороны должны прийти к согласию, иначе договор будет считаться незаключенным. Согласно статье 432 ГК РФ существенными являются условия:

• о предмете договора;
• условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида;
• условия, которые должно быть согласованы по заявлению одной из сторон.

Существенные условия могут быть указаны в нормах ГК, в законах и в других нормативных актах или в преддоговорной переписке. Если сторона настаивает на включение в текст определенных условий, то такие спорные положения надо обоюдно принять, изменить или отказаться от них. 

8. Лучший способ подписания договора – при личной встрече представителей сторон, но на практике контрагенты часто просто обмениваются отсканированными копиями подписанных документов по Интернету. Если эти копии не подписаны электронной подписью, то договор может быть признан незаключенным.

Чтобы этого избежать, надо прописать в тексте договора подобное условие: «Договор и прилагаемые к нему документы, переданные при помощи электронной связи, имеют юридическую силу до момента предоставления их оригиналов. Подписанные оригиналы документов должны быть переданы сторонами друг другу курьером или посредством почтовой связи в течение ___ дней с момента заключения договора».

Структура договора

Договор может быть одностраничным или объемным, с большим или меньшим числом разделов, но самая простая его структура обычно выглядит так:

Что такое свобода договора?

Свобода договора, предусмотренная статьей 421 ГК РФ, означает, что не допускается принуждать кого бы то ни было к заключению договора против его воли, если только такая обязанность не предусмотрена законом или добровольно принятым обязательством. Что касается самих договорных условий, то тут стороны свободны лишь отчасти.

Статья 422 ГК РФ указывает, что договор должен соответствовать императивным нормам, то есть тем обязательным для сторон правилам, которые установлены законом или другими правовыми актами. Если какое-то условие договора противоречит императивной норме, то оно незаконно и не подлежит исполнению сторонами. Но верно и другое – императивная норма, не внесенная в текст договора, должна исполняться в любом случае.

Стороны не могут изменять императивные нормы по договоренности между собой, но кроме таких жестких норм есть еще и диспозитивные. Такие нормы описывают условие договора в виде возможного варианта или вообще не дают никакого варианта, а оставляют его на усмотрение сторон.

Таким образом, при заключении договора надо четко различать императивные и диспозитивные нормы. Сделать это довольно просто. Рассмотрим для примера ст. 456 ГК РФ. Императивная норма указана в п.1 и звучит следующим образом: «Продавец обязан передать покупателю товар, предусмотренный договором купли-продажи». Диспозитивную норму мы найдем в п. 2 – «Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы…».

Можно ли применять типовые договоры?

В отличие от обязательных налоговых и бухгалтерских форм и бланков, нет таких шаблонов договоров, которые предусмотрены законом. Обычно под типовыми договорами понимают стандартные или часто применяющиеся условия, характерные для определенного вида договоров. Такие условия Гражданский кодекс называет примерными, и дает возможность их применять «в форме примерного договора или иного документа, содержащего эти условия» (статья 427 ГК РФ).

Чаще всего такие готовые тексты содержат все необходимые положения, позволяющие считать договор юридически значимым, но лучше все же подстраховаться. Можно поручить проверить проект договора юристу, а можно самому убедиться в том, что договор соответствует требованиям закона.

В Гражданском кодекс е РФ в главах с 30 по 55 прописаны требования к конкретным видам договоров (всего их 24, а некоторые делятся еще и на подвиды). Разрешено заключать и смешанные договоры, которые содержат элементы разных видов, но браться за такое творчество рекомендуем только профессионалам. Кстати, к ним можно отнести не только юристов, хорошие бухгалтеры тоже неплохо разбираются в договорах, т.к. именно они потом доказывают налоговым органам обоснованность договорных расходов.

Документы, подтверждающие исполнение сторонами условий договора

Важно знать, что пока стороны не подтвердили документально исполнение обязательств по отношению друг к другу, в юридическом смысле они остаются должниками, даже если фактически условия договора уже исполнены. Такими документами могут быть:

• акты приемки-передачи товаров, работ, услуг;
• платежные поручения об оплате товаров, работ, услуг;
• квитанции об отгрузке товара в адрес грузополучателя;
• складские квитанции о сдаче-приемке товара и др.;

Прием товаров сопровождается такими сопроводительными документами, как счета-фактуры, описи, накладные, спецификации и т.д. Качество продукции может подтверждаться техническими паспортами, сертификатами или удостоверениями качества и другими документами. Если обнаружены недостачи продукции или качественные недостатки, то в случаях, предусмотренных нормативными правилами либо договором, получатель может вызвать для составления акта представителя контрагента.

10 важных фактов, которые надо знать о договорах

1. Общие положения договорного процесса определяются статьями 420 – 453 ГК РФ, кроме того, к договорным отношениям применяют правила о сделках (статьи 153 – 181 ГК РФ).
2. Перед составлением проекта договора надо ознакомиться с соответствующей главой ГК РФ, содержащей требования к указанному виду договора и убедиться в том, что условия договора не противоречат императивным нормам. Некоторые виды договоров могут потребовать обращения и к другим нормативно-правовым актам (кодексам, постановлениям Правительства, приказам министерств и ведомств и др.)
3. Договор между субъектами предпринимательской деятельности должен быть заключен в письменной форме. Некоторые виды договоров требуют еще и нотариального заверения или государственной регистрации.
4. За основу проекта простых договоров можно брать так называемые типовые шаблоны или образцы, если вы доверяете их источнику, и можете проверить самостоятельно или с помощью специалиста соответствие текста требованиям закона.
5. Обязательной структуры договора нет, но есть часто используемый стандарт, которого можно придерживаться, добавляя, при необходимости, нужные вам разделы.
6. Желательно указать в договоре все стандартные реквизиты: наименование, номер, дата и место заключения, это снизит вероятность налоговых споров. Будьте особенно внимательны при указании такого обязательного реквизита как наименование стороны.
7. Убедитесь, что в договоре прописаны все существенные условия договора, и у вас нет по ним споров с контрагентом.
8. Чтобы избежать последующих обвинений в отсутствии должной осторожности и осмотрительности, проведите предварительную проверку добросовестности контрагента.
9. Проверяйте полномочия лиц, подписывающих договор от имени другой стороны.
10. Исполнение условий договора подтверждайте сопроводительными документами.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Материал предоставлен
журналом Журнал “Расчет”№ 7, 2003г.

Наталья ЛЕЙМАН

В договорах из типовых сборников вы не найдете оптимального сочетания норм
гражданского законодательства с правилами бухучета и налогообложения. Любой
стандартный текст лучше тщательно проанализировать, иначе у вас могут появиться
не только проблемы при возврате долгов, но и лишние налоги.

Любой опытный главбух свято соблюдает основную финансовую заповедь: как можно
дольше держать в обороте чужие средства и как можно быстрее получать обратно
свои. Словом, побольше кредиторки (но так, чтобы без штрафных санкций) и поменьше
дебиторки.

Такие способы регулирования долгов, как факторинг, продуманная кредитная политика
и прочие, – элементы высшего пилотажа и тема для отдельного разговора. А вот
задуматься над содержанием текста договоров под силу каждому бухгалтеру.

Подпись на договоре – это еще не все

На переговорах по подписанию контракта все внимание, как правило, сосредоточено
на его цене и условиях выполнения. За редким исключением обсуждается ответственность.
О предмете договора в пылу переговоров обычно забывают, всем и так понятно,
зачем собрались и что обсуждают.

А зря – от этого напрямую зависит момент заключения договора. С этой точки
зрения большую опасность представляют так называемые рамочные договоры. Алгоритм
их работы сводится к следующему.
Вы оговариваете условия поставки или оказания услуг, цену контракта, момент
совершения операций, ответственность и некоторые другие, менее существенные
моменты. А вот ассортимент товара, перечень услуг или состав работ определяются
позже, на основании спецификаций и заявок.

Такие договоры считаются вступившими в силу отнюдь не в момент подписания.
Ведь одно из существенных условий (предмет договора) будет обозначено лишь тогда,
когда вы дадите согласие (акцепт) на заказ покупателя.
По Гражданскому кодексу акцептовать заказ можно хоть по телефону. Однако к исковому
заявлению телефонный звонок не пришьешь, и даже телефонограмма окажется слабым
доказательством. Поэтому свое согласие лучше оформить на бумаге и отправить
с курьером.

Впрочем, к акцепту приравниваются и фактические действия. Например, отгрузка
заказанного товара. Доказательством в этом случае будет служить товарно-транспортная
накладная с печатью и подписью получателя.
Понятно, что генеральный директор фирмы-покупателя не будет сидеть и подписывать
каждую накладную. Поэтому в договоре неплохо бы указать, что покупатель должен
передать вам образцы подписей сотрудников, принимающих товар.
В противном случае придется инструктировать всех шоферов, которые доставляют
ваш товар на склад покупателя. Они должны будут не только проштамповать накладную,
но и привезти вам доверенность, подписанную руководителем и главным бухгалтером
фирмы-покупателя. Без нее накладная окажется слабым доказательством в суде.

Не путайте предмет договора с его целью

О том, что любую хозяйственную цель можно достичь разными способами, объяснять
не нужно. Поэтому предмет договора нужно сформулировать так, чтобы достичь максимальной
минимизации налогов.
Например, договор купли-продажи основного средства можно заменить на лизинговый.
Это позволит применять повышающий коэффициент к норме амортизации и увеличить
ее в 3 раза.

Нередко подрядчик настаивает на терминах «реконструкция» и «модернизация»
лишь для того, чтобы повысить статус и соответственно стоимость работ. Для вас
выгоднее выделить из реконструкции работы, которые можно отнести к капитальному
ремонту, и списать их на себестоимость. Конечно, для этого придется заключить
не один, а два договора.
Чтобы подрядчик не называл ремонт основного средства модернизацией, приложите
к договору дефектную ведомость. В ней главный инженер вашей фирмы перечислит
все неисправности, которые нужно устранить.

Детализация предмета договора сослужит вам хорошую службу не только при списании
затрат на ремонт. Если вы заключаете договор с дочерним предприятием или продаете
один и тот же вид товара с разбросом цен в 20 процентов, вам не избежать налогового
контроля за уровнем цен.

Проводить его налоговики будут по статье 40 Налогового кодекса. И чем подробнее
вы сделаете детализацию, тем сложнее будет налоговикам отыскать информацию о
ценах на аналогичные товары или услуги.
Еще один случай обязательного контроля за вашими ценами – бартерный договор.
«Замените товарообменную операцию на два самостоятельных встречных договора.
Последующий зачет взаимных требований по ним исключит условия, при которых возможно
применить статью 40 Налогового кодекса», – советует Андрей Гольцблат, управляющий
партнер юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры».

Пишем «по отгрузке», считаем «по оплате»

Использование различных договоров поможет вам обойти даже метод начисления
по налогу на прибыль. По словам Андрея Гольцблата, платить налоги лишь после
получения оплаты от покупателей – вполне реально.
Для производителей он предлагает такую схему. Поручите дочерней фирме (существующей
или учрежденной для этих целей) продажу своей продукции или снабжение. А можно
и то и другое. Главное – заключить при этом договор простого товарищества, больше
известный как договор о совместной деятельности.

Доходы товарищей учитываются в составе внереализационных на основании пункта
4 статьи 278 Налогового кодекса. Естественно, что эти доходы будут сформированы
только после поступления оплаты за продукцию.

А Андрей Никонов, партнер юридической компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»,
считает, что иногда метод начисления может оказаться даже предпочтительнее,
чем кассовый. Вся хитрость в регулировании момента перехода права собственности.
«Если вашему партнеру безразлична проблема зачета НДС (иностранные компании,
производители льготной продукции, упрощенцы и т. д. – прим. ред.), укажите в
договоре, что право собственности переходит после полной оплаты. Такая формулировка
позволит не начислять налоги по каждой частичной оплате, что было бы обязательно
при кассовом методе», – объясняет он.

Такой подход наиболее естественен для многих строительных фирм. Хотя они ежемесячно
подписывают акты выполненных работ по форме № КС-2, момент реализации можно
и нужно определять по дате акта передачи результатов всех выполненных работ.

Пожалуй, никаких проблем не возникнет и с покупателем, который использует
ваш товар как материал для своей продукции. «Для налогового учета расходов момент
перехода права собственности не имеет ровно никакого значения, – утверждает
Андрей Никонов. – Покупатель может списать стоимость ваших товаров после их
фактического использования».
И даже если партнер – торговое предприятие, ему трудно будет вам возразить.
По Гражданскому кодексу, если вы передаете товар, не получив за него оплату,
он считается в залоге и покупатель все равно не имеет права его реализовать.
Конечно, в этом случае формулировку «после полной оплаты» скорее всего придется
заменить менее радикальной «после оплаты». Более того, если вашим партнером
окажется одна из торговых сетей, вряд ли вам позволять диктовать какие-либо
условия.

И все-таки отодвинуть момент перехода права собственности возможно даже при
общении с монополистами. «Старайтесь не указывать в договоре, что поставщик
взял на себя обязанность по доставке товара, – советует Владимир Чикин, старший
юрист компании “Пепеляев, Гольцблат и партнеры”. – В этом случае датой реализации
служит момент передачи груза транспортной компании. А вот если вы обязуетесь
самостоятельно доставить товар, то реализация будет определяться по дате получения
товара покупателем. Поэтому лучше в договоре указать, что поставщик оплатит
доставку, но не доставит товар сам, хотя все риски в связи с доставкой товара
оставит за собой».

Договор плох, накладной нет…

Непроработанные условия договора позволят вашему партнеру трактовать их в
свою пользу. Ради получения отсрочки или рассрочки должник может отследить все
факты нарушений договора и обернуть их в свою пользу.
В зависимости от их серьезности ему будет по силам отсрочить оплату (п. 3 ст.
405 ГК) или даже приостановить ее до полного выполнения обязательств, о которых
вы, может быть, даже не подозревали.

«Мы не придали значения, когда в договоре наш заказчик сделал ссылку на свой
собственный договор поставки с получателем груза, – рассказывает Иван Деревьев,
грузоперевозчик из Нижнего Новгорода. – Позже нас обвинили в срыве графика поставок.
Уже потом мы выяснили, что упоминать договор поставки в договоре грузоперевозки
вовсе не обязательно. Однако, подписав такой договор, мы должны были блюсти
интересы грузоотправителя. То есть ради того, чтобы исполнялся собственный договор,
нам надо было следовать графику поставок, приведенному в договоре заказчика
и получателя».

Поэтому иногда уж лучше вообще обойтись без письменного договора. «Я отсудил
задолженность, не имея на руках договора, – вспоминает Амиран Попхадзе, предприниматель
из г. Боровска Калужской области. – У меня были более веские доказательства:
товарно-транспортная накладная и доверенность, подписанные фирмой-должником».

Действительно, порой проблема заключена не в крючкотворстве партнера, а в плохой
организации хранения документов на фирме. По словам Владимира Чикина, юристам
зачастую приходится сталкиваться с отсутствием у клиента первичной документации.
Счастье фирмы, если товары были отправлены по железной дороге. В этом случае
накладная составляется в трех экземплярах, и один из них всегда можно найти
в железнодорожном архиве.

Можно попытаться восстановить потерянные документы. Однако вероятность того,
что должник пойдет вам навстречу, невысока. Именно поэтому считается, что внесудебное
погашение задолженности – самый оптимальный путь. Ради того чтобы дебитор полностью
признал свой долг, можно пойти даже на некоторые уступки.

К сожалению, при несчастливом стечении обстоятельств единственным вашим утешением
будет уменьшение прибыли на сумму сомнительного долга. Со времен Древнего Рима
законы защищают не кредитора, а должника – особенно процессуально.
«Вам остается только внесудебное воздействие. Некрасиво, конечно, но – с волками
жить…. Да и делать это можно интеллигентно – для начала, например, ославить
их на весь свет. А лучше перекупить адвокатов, помогающих должнику отбиваться
от приставов. Можно еще в обеспечение тикающих штрафов постоянно налагать аресты
на их имущество: пусть побегают», – советует посетитель форума Банкир.Ру .

В такой ситуации нелишне вспомнить старую японскую мудрость: «Ищи причину,
а не виновного». Денежные неприятности не возникают на пустом месте. Как правило,
они результат нарушений в учете договоров и хранении документов.

При подготовке статьи использованы материалы двух конференций, проведенных
газетой The Moscow Times и юридической компанией «Пепеляев, Гольцблат и партнеры»:
«Ритейл в России. Краеугольные камни во взаимоотношениях с партнерами и властью»,
«Налоговый аудит: эффективный способ оптимизации налогообложения, выявления
и возврата налоговых переплат».

Верное средство от проблем с первичкой

Наши корреспонденты провели опрос среди главных бухгалтеров небольших предприятий.
Оказалось, вопрос «Что для вас означает учет договоров?» вызывает у большинства
полное недоумение. В лучшем случае нам рассказывали о журнале регистрации, в
который секретарь записывает все договоры. Иногда говорили о менеджерах, которые
ведут особую статистику долгов и переплат по каждому договору.

Но в обязанности менеджеров не входит контроль за оформлением и соблюдением
договорных обязательств. И уж тем более учет договоров нельзя приравнивать к
простому делопроизводству.

По словам Владимира Головлева, аудитора компании «ФРК-Аудит», отсутствие учета
договоров – типичная проблема многих фирм. В лучшем случае договоры проходят
юридическую экспертизу. Главный бухгалтер, как правило, проверяет лишь правильность
реквизитов.

Несмотря на то что журнал регистрации есть почти на каждой фирме, договоры
обычно хранятся бессистемно. В результате конечные исполнители не могут ознакомиться
с существенными условиями договоров и допускают серьезные ошибки при оформлении
приемки-сдачи работ (товаров, готовой продукции и т. д.).

«Основная причина такой ситуации, – считает Владимир Головлев, – в большом
количестве ответственных за оформление и хранение договоров, за сроки их выполнения,
за оформление результатов и передачу необходимых документов в бухгалтерию. Как
говорится, у семи нянек дитя без глазу».

А в результате фирма платит штрафы за несоблюдение договорных обязательств,
накапливает дебиторскую задолженность. Из-за отсутствия актов выполненных работ,
расходных и приходных накладных и других первичных документов бухгалтерия не
имеет возможности своевременно и правильно определить себестоимость и выручку
от реализации, оприходовать или списать имущество, начислить налоги. Как правило,
в таких ситуациях аудиторы могут помочь клиенту разработать более эффективную
схему документооборота.

Проблема в том, что эффект от самой идеальной схемы может быть нулевым, если
все время придется выяснять, кто за что отвечает. Поэтому следующим этапом работы
с договорами должна стать автоматизация документооборота.
Благодаря автоматизации любой сотрудник (получивший, разумеется, допуск) моментально
определит не только, кто за что отвечает, но и какие документы получены по каждому
этапу выполнения обязательств, что оплачено, а что только предстоит оплатить.
На самом деле эта задача не настолько сложна, чтобы покупать специальную программу.
Наверняка компания, создавшая вашу бухгалтерскую программу, может предложить
к ней и модуль по учету договоров.

Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

«Редактор от юристов» – о дружелюбных договорах

Понятные договоры помогут быстрее прийти к соглашению с контрагентами и избавят вас от 9 кругов (ада!) согласования документов

Что такое понятные договоры и зачем они нужны – ответом на эти вопросы стала лекция управляющего партнера юридической фирмы Runetlex Павла Мищенко, которую он провел для участников программы повышения квалификации «LegalTech-директор»^®.

«От договоров по жизни больно. Вам передают документ. Вы должны разобраться, что там написано. А написано гарантированно непонятно. Потом смысл договора нужно донести до бизнеса и узнать, об этом ли стороны договорились. Естественно, не об этом. Вы начинаете вносить изменения. Но договор-то путаный – вы ошибаетесь. Дальше отправляете документ контрагенту. И получаете в ответ вот это: “Ты что, совсем, ведь все было понятно написано”. Опять вносите изменения. Начинается очередной круг согласования, второй, третий. И через год вы договор согласовали, – докладчик сделал небольшую паузу. – Что вы будете чувствовать? Наверняка облегчение: “Ну наконец-то!”».

Как такие проблемы договорной работы помогает решать автоматизация – слушателям рассказывали другие эксперты (полезные тезисы я собрала для вас в материале «Технологии на службе у юристов»). А Павел Мищенко, энтузиаст понятных договоров, говорил о том, почему даже автоматизация может не помочь. Ведь до того, как, например, внедрять конструктор документов, эти документы нужно подготовить. Как сказал на другой лекции управляющий партнер юридической компании TAXADVISOR Дмитрий Костальгин, бардак автоматизировать бессмысленно.