Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк информационного письма о деятельности компании .docСкачать образец информационного письма о деятельности компании .doc
Обязательно или нет
Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:
- информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
- мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
- повышают имидж компании.
Кто составляет информационное письмо
Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:
- начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
- заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.
Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Письма могут быть:
- конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
- отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).
Общие правила для всех писем
Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.
Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.
Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.
Что в письме допускать запрещено
В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.
Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
- Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
- Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
- Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
- Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
- Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
- Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.
Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Содержание
Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.
Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.
Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.
Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Приветствие
Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.
Правила создания эффектного заголовка:
- Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
- Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
- Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
- Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».
Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.
Суть предложения
Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
- Повысьте конверсию сайта на 30%
- Новым клиентам 50 минут в подарок
Узнать подробнее
Благодарность
Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Как усилить предложение о сотрудничестве
Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит.
Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.
Правила оформления
Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.
Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве
«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России).
В услугу входит:
- привлечение новых подписчиков;
- создание и оформление интересного контента;
- поддержка активности в профиле или группе;
- настройка таргета.
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.
Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:
- скидка 15% на размещение статей в журнале;
- скидка 10% на рекламные объявления.
Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.
Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035
Телеграм @artempetrov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.
Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика.
Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».
Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве
☑ Логичная структура.
☑ Ясность и лаконичность.
☑ Отсутствие грамматических ошибок.
☑ Вежливость, уместный тон.
☑ Информативность.
Что недопустимо при составлении письма
✕ Шаблонные формулировки и обращения.
✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.
✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.
✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.
✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.
✕ Перегруженность текста ненужной информацией.
Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Как отправлять письмо
По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.
Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.
Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.
Когда ждать ответа на письмо
Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.
Коротко о главном
- Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу.
- В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
- Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.
Советы
Что такое информационные рассылки и как они работают
Информационная рассылка — это способ повысить авторитет компании, сформировать общественное мнение, стать другом и помощником потенциальному или реальному клиенту.
В статье расскажу, что такое информационные рассылки, кому они пригодятся и как создать информационное письмо.
Какие бывают виды рассылок и чем они отличаются
Основные виды email-рассылок:
- Продающие — рассказывают о скидках, акциях, новых продуктах. Основная цель — увеличить продажи.
- Триггерные — автоматические письма, которые отправляются при соблюдении определенных условий. Например, если человек добавил товар в корзину и не оплатил заказ, или когда у клиента день рождения. Основная задача — перевести человека на следующий этап воронки.
- Транзакционные — автоматические письма, которые информируют клиента о каком-то процессе. Например, что заказ принят и его уже собирают, или если клиент успешно подписался на рассылку.
- Реактивационные — помогают возобновить общение с подписчиком. Например, если он не открывал последние 10 писем или не покупал в магазине уже год.
А информационные рассылки стоят особняком, т.к. они не связаны с конкретными действиями клиента и не влияют напрямую на продажи. Их задача — вовлечь пользователя, подружить его с брендом, увеличить лояльность. Информационные письма могут развлекать читателя, а могут решать его проблему — которая прямо или косвенно касается бренда и его продуктов.
Например, онлайн-школа программирования продает курсы по разработке. В информационных рассылках компания может рассказывать, как стать разработчиком, как устроиться на стажировку, как повысить зарплату.
И если даже ничего не предлагают купить, читатель понимает — если что, пойду учиться в эту школу, они пишут толковые письма по теме. Еще по ссылкам он может перейти в блог, а там увидеть рекламу продукта. То есть информационная рассылка косвенно влияет на продажи.
«ВкусВилл» пишет про здоровое питание: как выбрать спелое авокадо, какие есть полезные сладости, чем защититься в сезон простуд
Банк «Точка» в письмах делится советами по развитию бизнеса и комментирует отраслевые новости
Кому нужна информационная рассылка
Информационные рассылки подойдут практически любой компании, которая регулярно общается со своими пользователями. Однако есть ниши, в которых это один из основных видов коммуникации.
Онлайн-журналы, новостные порталы, медиа, СМИ. Письма помогают удерживать внимание аудитории, привлекать посетителей на сайт, увеличивать количество читателей.
Образовательные компании. Рассылки обучают подписчиков и создают спрос на платные продукты: курсы, семинары, подписки в приложениях.
Медицинские компании. Письма помогают обсуждать важные и деликатные вопросы, которые бывает неловко обсуждать с живым человеком.
B2B-компании, которые оказывают услуги. Рассылки помогают донести ценность услуг и подтвердить экспертность компании.
Сложные продукты: сервисы, ПО. Письма объясняют подписчикам, как пользоваться сервисом или программой наиболее эффективно.
Рассылка информационных писем вряд ли подойдет онлайн-магазинам, которые продают товары потребительского спроса. Клиенты сами знают, что им нужны продукты питания или бытовая химия, можно не объяснять, как они работают.
А вот если товар дорогой — информационная рассылка пригодится. Например, ювелирный салон в письмах может рассказывать, как правильно ухаживать за изделиями из золота и серебра.
Как создать информационную рассылку
Пропишите стратегию. Стратегия — это план, который отвечает на ключевые вопросы:
- О чем будем писать?
- Как будем иллюстрировать?
- Что попытаемся донести до аудитории?
- Какие показатели будем отслеживать?
В стратегию также включают анализ целевой аудитории и конкурентов. Что делают другие компании, каких результатов они добиваются? Кто будет читать рассылку, почему этим людям будут интересны наши письма?
Стратегия — это что-то вроде карты или компаса. Двигаться без них можно, но с ними путешествие будет более комфортным.
Мы уже писали, как подготовить стратегию email-маркетинга.
Соберите базу подписчиков. Рассылка не имеет смысла, если ее некому читать. Есть множество способов собрать базу:
- Разместить на сайте встроенные и всплывающие формы подписки.
- Предлагать клиентам подарки, промокоды, лид-магниты за подписку.
- Просить клиентов заполнить анкету — например, чтобы получить скидочную карту.
Главное, не отправлять письма человеку, который не соглашался их получать — за спам компанию могут привлечь к административной ответственности.
В блоге Unisender уже рассказывали про 10 способов собрать базу подписчиков.
Напишите текст и придумайте дизайн. Информационная рассылка всегда крутится вокруг интересов аудитории. Если я подписана на рассылку условного Aviasales, жду письма об интересных местах для путешествий, а не о том, что сейчас авиарынок переживает кризис и половина самолетов стоят в ангарах без дела.
Что касается дизайна, письма лучше верстать в одну колонку и не усложнять. Информационные рассылки обычно очень объемные. Если перемудрить с дизайном и разбавить текст лишними украшательствами, через него будет сложно продираться, человек может не дочитать до конца. В примерах из следующего раздела вы увидите, что информационные письма выглядят очень просто — такой подход автоматически настраивает на вдумчивое чтение.
Как написать работающий текст для email-рассылки: детальный чек-лист. Часть 1
Как написать работающий текст для email-рассылки: детальный чек-лист. Часть 2
Как создать красивое письмо. Дизайн и верстка
Сегментируйте подписчиков. Сегмент — это группа подписчиков с однотипными запросами.
Деление на такие группы помогает общаться с аудиторией более эффективно: сегментация повышает вероятность, что письмо дочитают и после этого совершат целевое действие.
Например, книжное издательство может отправлять письма про детские книги одним подписчикам, а письма про бизнес-книги — другим. Так каждая группа получает максимально релевантный для себя контент.
Сегментировать можно как угодно: по полу или географии клиентов, по их действиям при получении рассылок или по поведению на сайте. Скажем, если я много времени провела на странице с курсом по маркетингу, меня стоит приглашать на вебинар именно на эту тему, а не про дизайн или менеджмент. Почитайте подробнее, как сегментировать базу.
Проанализируйте эффективность и доработайте рассылку. После отправки письма не забудьте про аналитику:
- Сколько писем дошло?
- Сколько раз письмо открыли?
- Сколько человек дочитали письмо?
- Сколько отправили его в спам?
- Сколько человек отписались от рассылки?
- Сколько перешли на сайт?
Анализ эффективности поможет планировать будущие письма. Например, если у письма небольшая открываемость, можно докрутить тему и сделать ее более цепляющей. А если большинство подписчиков закрыли письмо на середине, возможно, стоит сократить текст.
В блоге есть подробная статья о том, как создать email-рассылку: от идеи до отправки первого письма. Для информационных рассылок тоже подходит.
Прокачайте рассылки по-максимуму 💪
Учитесь в школе email-маркетинга → получаете 100% кешбек на счет в Unisender → делаете крутые рассылки и много зарабатываете 💸
Вперёд!
7 идей для информационной рассылки
Полезная статья. Подробный материал, который раскрывает какую-то проблему читателя. Например, советы по выбору кредитной карты от банка. Или рецепт блюда, которое можно приготовить из продуктов магазина.
Издательство «Альпина» в письмах рассказывает о своих книгах: приводит краткую выжимку, делится интересными отрывками. После этого вроде и читать книгу не нужно — самое важное понятно. Но если хочешь — вот ссылка на промокод
Мобильное приложение банка «Открытие» в небольших статьях рассказывает про выгодные инвестиционные стратегии
Инструкция по использованию продукта или сервиса. Если объяснять пользователям, как работает продукт, вероятность покупки возрастет. Читатели увидят, каких результатов можно добиться с помощью сервиса, и захотят повторить.
Парсер PepperNinja в письмах рассказывает, как наиболее эффективно пользоваться сервисом — собирать базы, создавать отчеты, анализировать результаты
«Почта России» в письме рассказывает о нововведениях и делится тремя способами отправить посылку
Анонс мероприятия. Чаще всего анонсы используют образовательные компании — приглашают читателей на вебинары, курсы, конференции. Обычно это анонс бесплатного мероприятия, на котором пользователю предлагают что-то купить.
Образовательная компания для IT-специалистов EpicGrowth в письмах регулярно анонсирует собственные мероприятия: вебинары и конференции
«Университет зерокодинга» каждую неделю проводит для подписчиков вебинары и сообщает об этом в рассылках
История клиента или сотрудника. Такие письма — это социальные доказательства, которые показывают, какую пользу приносит компания. Историям живых людей веришь больше, чем рекламным рассылкам.
Онлайн-школа «Синхронизация» в письме рассказывает, как курсы по искусству изменили жизнь одной из сотрудниц компании
«Яндекс Практикум» в письме пошел дальше. Они рассказывают не про одного ученика или сотрудника, а сразу про всех студентов: кто и где учится, что делают после обучения, что им нравится на курсах
Email-курс. Полноценный образовательный курс в формате писем. Может решать две задачи: прогреть аудиторию для покупки платного курса или обучить пользоваться продуктом, чтобы читатели тратили на него больше денег.
GetCourse в серии писем рассказывает, как образовательным компаниям увеличить трафик с помощью их платформы
У UniSender есть бесплатный email-курс по email-маркетингу. В нем мы рассказываем, как создавать и верстать письма, проводить A/B-тесты, анализировать эффективность. Идеальный результат — читатели будут настраивать рассылки в Unisender и платить нам за отправку писем
Отраслевые новости. Помогают держать пользователей в курсе происходящего и благодаря этому объяснять изменения в работе компании. Яркий пример — письма авиакомпаний и туроператоров во время пандемии.
«Работа.ру» в рассылках рассказывает о рынке труда: что изменилось у крупных работодателей, какие поправки внесли в Трудовой кодекс и пр.
Сервис по продаже билетов «Туту.ру» рассказывает, как спецоперация коснулась Крыма и можно ли ехать туда в отпуск
Дайджест статей из блога. Если у компании регулярно выходят полезные публикации в блоге, можно не уделять каждой из них отдельное письмо, а отправлять подборку. Например, тематическую или лучших материалов за месяц.
Медиа про образование и воспитание детей «Мел» рассылает подборку лучших материалов пару раз в неделю
Unisender в дайджесте рассказывает о свежих статьях в блоге, делится новостями email-маркетинга и рекомендует тематические мероприятия
Запомнить
Информационная рассылка не влияет напрямую на продажи, зато помогает повысить лояльность клиентов, т.е. приносит пользу в долгосрочной перспективе.
Такая рассылка пригодится компаниям, которые регулярно общаются с клиентами. Чаще всего информационные письма отправляют медиа и СМИ, образовательные, медицинские и B2B-компании, разработчики ПО и сервисов.
Чтобы создать информационную рассылку, нужно продумать стратегию, собрать и сегментировать базу подписчиков, написать текст, придумать дизайн и сверстать письмо, проанализировать эффективность. А чтобы запустить и вести ее, у сервиса Unisender есть все возможности.
В информационной рассылке можно делиться новостями и полезным контентом, инструкциями, анонсами мероприятий, историями клиентов, обучающими материалами, подборками статей.
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Информационное письмо – это часть делового общения, которая используется в email-маркетинге. С его помощью можно уведомить адресата о важных событиях, например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах и прочем.
В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить информационное письмо, что оно в себя включает и чем может быть полезно для подписчиков рассылки.
Цель информационного письма
Основная цель информационного письма в корпоративной среде – рассказать о недавних изменениях. Вот что в него может входить:
- оповещение партнеров или сотрудников об изменениях внутри компании;
- напоминание контрагентам об исполнении обязательств по договору;
- информирование клиента о новых поступлениях или внедрении дополнительных услуг.
Подобная рассылка не призывает подписчика выполнить какое-либо действие, как, например, это происходит в продающем письме. Важно рассказать об изменениях и донести информацию до пользователей.
Размер информационного письма может разниться – от пары предложений до нескольких тысяч знаков. В таком письме, как правило, есть подпись руководителя или ответственного лица, при этом в массовых рассылках ручная подпись может быть опущена.
В большинстве случаев письма такого рода оформляют по шаблону, в содержании могут быть использованы цитаты из официальной документации. А само содержание включает в себя фотографии, документы, таблицы и/или pdf-файлы.
Вот один из примеров бумажного информационного письма:
В email-маркетинге такие письма могут быть оформлены совершенно иначе – с инфографикой и прочими дизайнерскими элементами. Их цель – привлечь новых клиентов и удержать постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей и вебинаров, информация о товарах или услугах.
В целом, четкое определение информационного письма в подобных рассылках отсутствует. Чаще всего такие письма считают контентными рассылками, которые несут полезную информацию для пользователя.
Вот один из примеров такого письма:
В отличие от корпоративной среды, в email-маркетинге могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Разновидности информационного письма
Принято выделять 5 основных разновидностей информационного письма: письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-заявление, рекламно-информационное письмо. Давайте остановимся на каждом и посмотрим, чем они отличаются друг от друга.
Письмо-уведомление
Такой формат писем уведомляет адресата о каких-либо изменениях или нововведениях. Например, Почта России рассылает подписчикам письма о том, что их ожидает посылка в пункте выдачи, а также предлагает получить посылку двумя способами: самостоятельно или с доставкой на дом.
Что касается официального письма, уведомление может поступить в виде документа с датой и подписями. Вот, например, одно из писем исследовательского института:
Письмо-напоминание
Данный тип рассылки напоминает пользователям о каком-либо действии, которое им необходимо совершить. Например, если человек подписался на мастер-класс, то перед его началом пользователю придет напоминание.
В корпоративной среде это может быть напоминание об оплате услуг. Выглядеть это может так:
Письмо-подтверждение
Подобные письма подтверждают какое-либо действие. Например, вы зашли в интернет-магазин и сделали заказ – в ответ получили письмо, что ваша покупка оформлена и находится в процессе обработки.
Вот так информирует своих клиентов СберМаркет:
Если речь идет о заключении договора между двумя компаниями, то бумажное письмо может быть оформлено следующим образом:
Письмо-заявление
Если вы планируете изменить условия в договоре, то используйте данный тип рассылки.
Вот пример письма-заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника:
Рекламно-информационное письмо
Такой формат писем похож на коммерческое предложение, которое направлено на конкретного потребителя и предполагает получение отдачи. В подобных рассылках можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.
Один из примеров письма рекламного характера:
В корпоративной среде таких письма могут информировать адресата об услугах и возможностях компании:
Как написать информационное письмо
Правила оформления информационного письма в корпоративном формате и в виде маркетинговой email-рассылки сильно отличаются. В первом случае потребуется соблюдать правила оформления документа, а во втором – не обойтись без хорошей визуальной начинки.
Письмо в корпоративной среде
Как вы уже могли заметить выше, все письма такого формата плюс-минус похожи, так как используют одинаковые правила. Вот что следует учитывать исходя из ГОСТа:
- Обязательное наличие полей. По правому краю должны быть поля в 20 мм., а по левому, верхнему и снизу – 10 мм.
- Выравнивание по ширине. Если в веб-дизайне такой вариант практически не используется, то в случае с корпоративными письмами без этого вовсе не обойтись.
- Отступы. Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
- Наименование разделов. Если в вашем письме предусмотрены разделы, то отцентрируйте их по ширине.
- Межстрочный интервал. Добавьте ко всему документу одинаковый межстрочный интервал: 1-1,5.
- Нумерация страниц. Если ваше письмо содержит несколько страниц, то проставьте нумерацию.
- Шрифты. Используйте исключительно один из этих шрифтов: Times New Roman размером 13/14 или Arial размером 12/13. В таблицах можно уменьшить размер до 9/10 пунктов.
Когда письмо будет готово, обязательно проверьте его на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Прочитайте его несколько раз, можно вслух. Если при прочтении вы будете делать неуместные паузы, то в таких местах формулировку лучше изменить.
При отправке письма учитывайте его тему – постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Также не забывайте про подпись.
Письмо в email-маркетинге
Чаще всего информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно – подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.
Информационные письма могут не содержать call to action – призыва к действию, направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Работает это следующим образом: подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.
Вот пример одной из таких рассылок:
Один из самых важных аспектов в таких рассылках – это общая стилистика. Придерживайтесь своего брендбука, а если его нет, то используйте те же цвета, что есть в логотипе и других элементах, олицетворяющих ваш бизнес.
Кажется, что создать такое письмо – это довольно емкая и трудная задача, но с приходом специальных сервисов ее может решить каждый пользователь. Вы можете использовать готовые шаблоны либо настраивать свои собственные, без привлечения каких-либо специалистов.
Например, на платформе Cheapsender доступен собственный конструктор писем, с помощью которого можно оформить любое информационное письмо. Работает это следующим образом:
- Регистрируемся на сервисе, подтверждаем почту и получаем доступ к аккаунту. В нем выбираем «Создать рассылку» и нажимаем «Создать шаблон».
- Далее мы можем пойти двумя путями – создать шаблон с помощью конструктора либо через HTML-редактор. Для обычных пользователей подойдет первый вариант – в нем можно создать контент простым перетаскиванием элементов и настроить всю визуальную составляющую.
- Вот так выглядит сам конструктор. Все интуитивно понятно – проблем возникнуть не должно. Обратите внимание на то, что есть отдельная настройка для мобильной версии письма.
Вот так быстро можно создать информационное письмо в Cheapsender. После создания шаблона останется импортировать подписчиков в сервис, и можно запускать рассылку.
Заключение
Сегодня мы затронули тему информационных писем в корпоративном варианте и email-рассылках. В первом случае уделяйте особое внимание оформлению документа. В email-маркетинге же основное правило – наполнение письма должно соответствовать целевой аудитории и отражать брендбук компании.
Автор текста — Виталий Говорухин, эксперт в области маркетинга и продаж, автор онлайн‑курсов, телеграм‑канала «Продажи в переписке» и одноимённой книги.
Посмотрите на скриншот:
Это — входящие сообщения электронной почты топ-менеджера банка. 7 тысяч непрочитанных писем в папке «Входящие» и ещё сотни — в других папках.
ЛПР (лица, принимающие решения) в секторе FCMG (товаров повседневного спроса) получают порядка ста холодных касаний ежедневно. Такой информационный шум отвлекает самих ЛПР и затрудняет работу менеджеров по продажам, которым намного сложнее получить внимание ЛПР.
Расскажу, как сделать холодное обращение менее холодным и эффективнее «достучаться» до адресата.
Три уровня персонализации в холодных касаниях
Фундамент эффективных холодных касаний — персонализация. Именно она позволяет «зацепить» человека, к которому направлено обращение: показать адресность, неслучайность, важность сообщения.
Есть три уровня персонализации:
- нулевая,
- под отрасль,
- под клиента.
Нулевая персонализация
По факту это отсутствие персонализации: «Здравствуйте! Мы такая-то компания, у нас есть услуги, давайте созвонимся, может быть, мы найдем точки соприкосновения». Здесь успех зависит от везения и воли случая: действительно, может найтись клиент, которому нужны будут именно эти услуги.
Персонализация под отрасль
Пишем клиенту с предсказанием проблем, которые потенциально могут возникнуть в его деятельности, и предлагаем решение. Чтобы написать такое письмо, придётся проделать аналитическую работу.
Пример
Автомобильный сегмент. Компания, которая занимается ремонтом, видит, что новых запчастей станет меньше, нужно больше их ремонтировать, а не выбрасывать. Используя этот инфоповод, можно сделать заход, чтобы продать услуги автомобильному сегменту.
Персонализация под компанию
Персонализация под компанию означает персонализацию под человека, который в ней работает. Вы пишете, условно, Виталию Говорухину, который занимается консалтингом, и предлагаете решения, которые могут быть ему полезны.
Персональные письма для конкретных людей — это всегда небольшой сегмент каких-то суперкрупных клиентов: может быть, 20 или 30 — в зависимости от сферы бизнеса.
У меня есть клиент, у которого всего лишь три тысячи потенциальных покупателей в мире. Эту базу нужно беречь, работать с ней аккуратно и понимать, что сделки будут длинные.
Как писать холодные текстовые касания
Чтобы писать холодные сообщения, которые будут приносить результат, нужно:
- Разбираться в проблематике бизнеса клиента, куда компания пробует зайти.
- Погружаться в то, что нужно людям «на той стороне» — сотрудникам компании-потенциального клиента.
Пример
Пишем директору по маркетингу. Чтобы написать эффективное письмо, нужно предварительно ответить на вопросы: Чем он занимается на работе? Как предложение связано с его деятельностью? Как предложение прямо или косвенно влияет на его KPI?
Когда мы хорошо понимаем бизнес и KPI контактных лиц, писать намного легче: нет ступора, проще сформулировать выгоды для клиента.
Вообще продажи — это очень просто: понять, что нужно человеку, и дать ему это. Но в реализации есть детали.
Пример холодного письма под отрасль
Бывает, показываю шаблон, а в ответ говорят: «На мне это точно не сработает». Что-то из того, что я покажу, может понравиться, а что-то будет непривычно. Разные ситуации, разные отрасли — письма тоже будут разные. Я постараюсь дать общие принципы на примере реальных писем, которые дают конверсии.
Пример письма для отраслевой проблематики
Письмо состоит из:
- Представления: кто пишет, чем занимается компания.
- Основного блока с выгодами или предложениями: ключевой блок в письме. Выгоды перечислены с учётом отрасли и «болей» контактного лица. Адресат сразу видит, что предложение сильное, экспертное, в нём есть конкретика.
- Мягкого призыва к действию: «Какое из решений вам интереснее всего?» Это помогает без давления диагностировать интерес к предложению: никаких просьб выделить час времени или встретиться. Такой призыв не вызывает негатива у собеседника и оставляет право на «нет».
Задание
Попробуйте структурировать клиентскую базу по отраслям: посмотрите, какие сегменты есть, сколько там лидов, какие более приоритетные, менее приоритетные. Доработайте текстовые коммуникации, чтобы под каждую отрасль получилось лаконичное и интересное письмо.
Пример холодного персонального сообщения
Перейдём к примеру персонального сообщения человеку. Банк предлагает интересное решение по инвестициям человеку, который продал стартап и получил серьезный капитал. Известно, что раньше он не занимался инвестициями, а также — что у него будет новый стартап.
Информация, которая была исследована в цифровом следе по этому человеку — в СМИ, новостях — использована как зацепка, инфоповод письма. Адресат понимает, что пишут ему лично и что это не массовая рассылка.
Обратите внимание, что в письме мы не предлагаем встречу, а только спрашиваем: «Хотите, скинем интересный отчет по инвестированию, который, может быть, вас заинтересует?» Это спокойный, мягкий вопрос, чтобы понять, интересна ли человеку в целом эта тема.
Смещаться в сторону более серьёзных шагов типа звонка или встречи можно будет, когда получим первую реакцию и интерес.
Три шага при составлении холодных обращений
- Определить вид персонализации в холодных касаниях: например, если потенциальных клиентов много, некоторые бизнесы решают использовать «нулевую персонализацию», и полагаются на удачу и случайность. Если потенциальных клиентов мало и каждый из них очень ценен, лучше сработает «персонализация под клиента».
- Изучить бизнес потенциальных клиентов: проблемы, потребности, перспективы. Понять, какие KPI стоят у ЛПР и контактных лиц, к которым будем обращаться. Исходя из этого, составить тексты сообщений: показать, как ваше решение поможет закрыть «боли» потенциальных клиентов, чем оно выгодно.
- Начинать контакт без давления и принуждения, задавать мягкие вопросы. Не стоит при первом же обращении напирать на собеседника, и настойчиво предлагать звонок, встречу. Стоит сначала «прощупать», интересно ли человеку предложение. А вот чрезмерное давление, скорее, вызовет неприятные эмоции и отторжение.
_____
Хотите больше? Прочитайте статью Виталия о скриптах продаж.
Посмотрите видео о том, как закрывать сделки в мессенджерах.
